Faste medlemmer: Ole Morten Balstad Sissel Pettersen Uthus Anne Kari Skotnes Arnstein Trøite Per Røsseth Nils-Even Fuglem Sissel Berge

Transkript

1 Selbu kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapets møterom, Selbu rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 Faste medlemmer: Ole Morten Balstad Sissel Pettersen Uthus Anne Kari Skotnes Arnstein Trøite Per Røsseth Nils-Even Fuglem Sissel Berge Forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Hvis noen av medlemmene er inhabile i noen saker, må det gis beskjed så snart som mulig slik at varamedlem kan innkalles. Selbu Ole Morten Balstad leder Gerd Fuglem sekretær 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold PS 38/19 Godkjenning av protokoll fra møte PS 39/19 Referatsaker Unntatt offentlighet Arkivsaksnr PS 40/19 Tertialrapport Selbu Kommune 2019/740 PS 41/19 Etablering av kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold i Selbu kommune 2018/1643 PS 42/19 Etablering av saksbehandlertjeneste 2018/1643 PS 43/19 Forslag til ny utvalgsstruktur, antall medlemmer i utvalg samt flytting av ansvarsområder PS 44/19 Behandling av revidert ROS-analyse år 2019 (Risikoog sårbarhetsanalyse) Beredskap 2010/ /222 PS 45/19 Behandling av Eierskapsmelding Selbu Trykk AS 2008/1330 PS 46/19 Behandling av Eierskapsmelding for Selbu Vekst AS juni /16 PS 47/19 Behandling av Eierskapsmelding for SIFA AS 2009/608 PS 48/19 Revidering av godtgjøringsreglement folkevalgte 2015/1424 2

3 PS 38/19 Godkjenning av protokoll fra møte PS 39/19 Referatsaker 3

4 Selbu kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: 2019/740-1 Saksbehandler: Anne Grete Bakken Stokmo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 10/ Hovedutvalg for oppvekst 11/ Hovedutvalg for samfunnsutvikling 43/ Formannskapet 40/ Kommunestyret Tertialrapport Selbu Kommune Vedlegg: Tertialrapport Selbu Kommune Rådmannens innstilling 1. Selbu kommunes tertialrapport pr tas til etterretning 2. Fremlagte budsjettskjema 2A jfr tertialrapportens pkt 7.2 vedtas. Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Tjenesteleder sykehjem og nattpatrulje redegjorde for den økonomiske situasjonen for sektor helse og sosial omsorg. Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg behandler Selbu kommunes tertialrapport for sektor helse og sosial. Votering: Rådmannens innstilling Innstilling Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg vil rå kommunestyret til å fatte følgende v e d t a k: Selbu kommunes tertialrapport pr tas til etterretning (med følgende tillegg) 4

5 Behandling i Hovedutvalg for samfunnsutvikling Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst. Innstilling i Hovedutvalg for samfunnsutvikling Hovedutvalg samfunnsutvikling vil rå kommunestyret til å fatte følgende v e d t a k: Som rådmannens innstilling 5

6 Saksopplysninger Rådmannen skal avlegge skriftlige rapporter til kommunestyret. Dette skal skje i form av to rapporter og en samlet rapportering ved årets slutt. For 2019 vil dette si en tertialrapport pr og pr samt årsmelding Rapporten skal omfatte en status for kommunens drift, investeringer og andre tiltak, en økonomisk vurdering for perioden og utsiktene for resten av året. Rådmannens rapporter behandles i formannskapet og kommunestyret. Hovedutvalgene behandler rapporten for egen sektor før formannskapets behandling. Vedr. Budsjettskjema 2A - investeringer Iht budsjettforskriften 6 skal kommunestyret vedta budsjett 2A. Ved behandling av budsjett 2019 og økonomiplan får rådmannen fullmakt til å overføre midler for investeringstiltak fra revidert budsjett 2018 som ikke er fullført i I tillegg vedtas totalbevilgninger for nye investeringstiltak i budsjett og økonomplan. Endelige rammer for inneværende år er lagt frem og vedtatt i Kommunestyret 8.april Samlet fremstilling av årets investeringer pr dato fremstilles i budsjettskjema 2A i tertialrapportens pkt 7.2. Vurdering 6

7 Selbu kommune Tertialrapport pr SELBU KOMMUNE 7

8 Selbu Kommune Tertialrapport Innholdsfortegnelse SAMLET OVERSIKT... 3 DRIFT... 3 INVESTERINGER... 4 PERSONAL... 4 SENTRAL ØKONOMIFORVALTNING... 5 FINANS... 7 SENTRALADMINISTRASJONEN... 9 RAMMEOMRÅDE 1 POLITISK NIVÅ, KONTROLL OG REVISJON... 9 RAMMEOMRÅDE 2 RÅDMANN OG STØTTEFUNKSJONER... 9 RAMMEOMRÅDE 3 KIRKE OG LIVSSYNSORGANISASJONER RAMMEOMRÅDE 4 VÆRNESREGIONEN RAMMEOMRÅDE 12 FELLESFORMÅL RAMMEOMRÅDE 7 NÆRINGSFOND RAMMEOMRÅDE 8 KULTUR AVDELING FOR PLAN, AREAL OG TEKNIKK RAMMEOMRÅDE 10 VARF RAMMEOMRÅDE 11 TEKNISKE TJENESTER AVDELING FOR BYGG OG EIENDOM RAMMEOMRÅDE 9 BYGG OG EIENDOM SEKTOR OPPVEKST RAMMEOMRÅDE 5 OPPVEKST SEKTOR HELSE OG SOSIAL RAMMEOMRÅDE 6 HELSE OG SOSIAL INVESTERINGSREGNSKAPET BEVILGNINGSOVERSIKT BUDSJETTSKJEMA 2A - INVESTERINGER MVA-REFUSJON BEVILGNINGER OVERSIKT KOMMENTARER PR INVESTERINGSOBJEKT: OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK ARBEID MED FORPLIKTENDE PLAN FOR ØKT HANDLEFRIHET SAMLET OVERSIKT: Side 2 8

9 Selbu Kommune Tertialrapport Samlet oversikt Regnskapet pr viser et regnskapsført merforbruk på 12 mill kr. Det er imidlertid flere forhold som må hensyntas og korrigert for disse forholdene gir det et korrigert merforbruk pr på 2,735 mill kr fordelt slik: For forklaring på korrigering se punktene om Drift og Sentral økonomiforvaltning. I henhold til oppsatt plan skal tertialrapporten pr behandles i formannskapet og i kommunestyret Regnskapet pr er avsluttet Dette betyr at det kan være fakturaer som gjelder 1.tertial som ennå ikke er ankommet eller bokført. Periodisering av budsjett Som utgangspunkt for periodisering brukes faktisk kunnskap om transaksjonen (eks lønn kommer i fast rytme), erfaringer fra tidligere år (gjennomsnitt eller basert på faktisk regnskap) eller kvalifiserte antagelser basert på kjente opplysninger (eksempelvis tilskuddsbrev mm). Det kan imidlertid være svært vanskelig å treffe akkurat på perioder fra år til år og feil periodisering kan gi store utslag og feil bilde av resultatet. Der vesentlige periodiseringsfeil oppdages så kommenteres dette særskilt. Drift Resultat pr Driftsregnskapet pr viser totalt et mindreforbruk på kr i forhold til periodisert revidert budsjett for alle rammeområder, fordelt slik: Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Side 3 9

10 Selbu Kommune Tertialrapport Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett POLITISK NIVÅ, KONTROLL OG REVISJON RÅDMANN OG STØTTEFUNKSJONER KIRKE VÆRNESREGIONEN OPPVEKST HS NÆRINGSFOND KULTUR BYGG- OG EIENDOMSSERVICE VARF TEKNISKE TJENESTER FELLESFORMÅL ALLE Regnskapsført mindreforbruk eksl. VARF kr Korrigering av resultat: Ved stenging av tertial 1 er det kr i ubehandlede fakturaer som tilhører perioden. Korrigert for ubehandlede fakturer gir et resultat pr viser et mindreforbruk på kr. Forventet resultat drift pr Pr 1 tertial kan det se ut som om det kan forventes et merforbruk på område Bygg på 3 mill som følge av høye strømpriser. I tillegg kan bli noe merforbruk på HS som følge av feil i budsjett og endring i kompensasjonsordningen for ressurskrevende tjenester. Det vises til rapportering for de enkelte rammeområder for nærmere forklaringer. Rådmann vil komme tilbake til en nærmere vurdering, og evt tiltak i tertialrapport Investeringer Pr er det totalt utgiftsført netto ca kr 24,9 mill på ulike objekter i investeringsregnskapet. Personal Sammenlignet sykefraværsprosent 1., 2. og 3. tertial 2017 og 2018 og 1. tertial Sektor/seksjon 1/2017 2/2017 3/2017 1/2018 2/2018 3/2018 1/2019 Sentraladministrasjonen 5,9 1,6 3,9 8,8 7,6 8,5 5,5 Oppvekst 9,9 8,4 7,5 6,7 3,5 5,0 6,1 Helse- og sosial 12,0 9,9 13,7 11,2 7,9 8,7 10,3 Samfunnsutvikling 10,6 4,1 4,4 9,0 6,2 2,9 5,0 Total % 10,7 8,2 9,4 8,9 6,0 6,4 7,6 Mer detaljerte rapporter legges fram for arbeidsmiljøutvalget. Side 4 10

11 Selbu Kommune Tertialrapport Sentral Økonomiforvaltning Resultat pr Regnskapet for Sentrale inntekter og utgifter, ansvar 820 Sentral økonomiforvaltning viser et regnskapsført merforbruk pr ift budsjett på godt 13 millioner. Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Ansvar 820 SENTRAL ØKONOMIFORVALTNING Regnskap Justert budsjett Avvik Justert budsjett Det store avviket skyldes i all hovedsak at budsjettet er feil periodisert ift måneder. I tillegg er SIO budsjettert som «B-kommunemodell» som igjen fører til annen periodisering i budsjett ift faktisk regnskap i Dersom dette korrigeres vil det gi et merforbruk på kr 1,547 mill pr fordelt slik: Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Skatt på inntekt for formue For 2019 er det budsjettert med skatt på inntekt og formue på kr 103,907 mill. Pr er skatteinngangen på kr 32,755 mill. Dette er kr 1,8 mill under periodisert budsjett. Tall i 1000 kr Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Sum Andel i % Budsjett Regnskap Avvik 12 % % % % % % 0 12 % % % % 0 19 % % Skatteinngangen er varierende fra måned til måned, år til år og der er derfor vanskelig å fastsette eksakt periodisering. Periodisert budsjett er basert på %vis skatteinngang pr mnd de foregående årene. Side 5 11

12 Selbu Kommune Tertialrapport Tall fra skatteoppkreveren viser imidlertid at skatteinngang pr mars 2019 er 2,6% høyere sammenlignet med skatteinngangen i mars Eiendomsskatt Det er budsjettert med kr 10 mill i eiendomsskatt for Pr dato er det utskrevet kr 13,7 mill kr for Merinntekten som følge av mer utskrevet i skatt enn budsjettert skyldes i hovedsak at nytt takstgrunnlag som følge av klagesak ikke er fastsatt og at det således er brukt påklagede takstgrunnlag ved utskrivingen. Takstgrunnlagene antas å reduseres kraftig og inntil 3 mill må påregnes tilbakebetalt ved endelig vedtak. Takstgrunnlaget ble påklaget i 2017 og 6 mill (3mill 2017 og 3 mill 2018) ble avsatt i Klagesaksbehandlingen trekker imidlertid ut i tid og det er usikkert når denne kan ferdigstilles Rammetilskudd Det er budsjettert med rammetilskudd på kr 35,11 mill (inkl. skjønnsmidler), kr 97,187 mill i SIO tilskudd og inntektsutjevnende tilskudd på kr 16,5 mill i Selbu kommune er deltaker i det såkalte SIO-prosjektet (forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenester). Som en del av dette prosjektet øremerkes en del av rammetilskuddet for at det skal være mulig å kontrollere at ressursene brukes i henhold til forutsetningene i prosjektet. Budsjettet for 2019 er estimert med bakgrunn i deltagelse som «B-kommune». I løpet av 2019 vil deltagelsen imidlertid endres til såkalt «A-kommune». Som følge av dette vil betingelsene endres og de økonomiske forutsetningene kan endres noe. Prosjektet medfører også at kommunen får et inntektspåslag i tillegg til rammetilskudd. For 2019 er inntektspåslaget budsjettert avsatt til fond i sin helhet. Pr ser tallene ut som følger: (tall i mill-kr) Regnskapsført Pr Rammetilskudd/Skjønnstilskudd 15,1 Inntektsutjevnende tilskudd 1,1 32,4 Tilskudd SIO-prosjektet (øremerket) Sum 48,6 Fra 1.mai endres SIO tilskudd til tilbakeført rammetilskudd B ,1 16,5 97,1 148,7 Feilføring på rammetilskudd januar 2019: Det er feilført 1,562 mill kr for mye i rammetilskudd for januar Dette er opprinnelig inntektsutjevning feilført for lite i Dette vil bli korrigert i 2019 og regnskapsførers i 2019 på inntektsutjevnende tilskudd. Det sånn sett en merinntekt i Resultat pr er korrigert for dette for å finne et mere reelt bilde for inneværende år. Utbytte fra aksjeselskaper Det er budsjettert med kr 9,5 mill i utbytte fra aksjeselskaper i Så langt er det ikke mottatt utbytte. Tilleggsbevilgninger Under tilleggsbevilgninger er det avsatt kr 3,5 mill til lønnsøkninger. Kr er av satt generelle tilleggsbevilgninger fra formannskapet. Det er så langt ikke foretatt budsjettjusteringer mot disse postene. Aksjer og andeler Det er ikke registrert kjøp av aksjer og andeler pr Det er regnskapsført kr i salg av aksjer (Aksjer Norbit) Side 6 12

13 Selbu Kommune Tertialrapport Forventet resultat Sentral økonomiforvaltning pr Så langt i 2019 er det vanskelig å forutse resultatet for sentrale inntekter og utgifter. Skatteinngangen ligger så langt noe under periodisert budsjett, dette til tross for 2019 anslås til å bli ett godt skatteår. I revidert nasjonalbudsjett fremlagt 15.mai er skatteanslaget for 2019 oppjustert med 1,5 milliarder. Videre kontroll av skatteinngang og ev endringer i skatteanslag for Selbu vil bli lagt frem ved tertialrapportering Rammetilskudd og inntektsutjevnende tilskudd er budsjettert ved hjelp av KS s prognosemodell. Inntektsutjevnende tilskudd er vanskelig å periodiser da dette varierer fra år til år. Disse er forsøkt periodisert ut ifra regnskapsføringen de siste årene. Så langt ligger vi noe under ift periodisert budsjett på innteksutjevninga. Evt endringer som følge av revidert nasjonalbudsjett vil bli lagt frem ved tertialrapportering Feilført rammetilskudd januar 2018 på 1,562 mill kr gir en merinntekt i 2019, men tilhører egentlig Dette vil avhjelpe evt svikt i øvrige tilskudd. Utskrevet eiendomsskatt er pr ,7 mill høyere enn budsjettert. Som følge av klagebehandling på kraftnett så må det påregnes at denne inntekten reduseres, estimert til 3 mill.i tillegg er det påløpt noen ekstra kostnader til ekstern bistand ifb med klagebehandlingen av disse sakene og andre saker. Det er derfor grunn til å tro at inntekten fra eiendomsskatt vil bli på 10 mill kr som budsjettert. Finans Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Selbu Kommune har inngått hovedbankavtale med Selbu Sparebank for perioden 2017 til 2020, med ensidig opsjon for kommunen på forlengelse i 1 år. Det er ingen ledig likviditet utover driftslikviditet ved årets slutt. Plassering av likvide midler Pr er alle likvide midler, med unntak av kassabeholdning, plassert som flytende innskudd uten tidsbinding i Selbu Sparebank. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler. Kommunens totale lånegjeld utgjorde pr kr 256,2 mill. som bestod av følgende låneportefølje: Tabellen nedenfor viser en oversikt over samtlige innlån i Selbu kommune: Side 7 13

14 Selbu Kommune Tertialrapport Lån som forfaller og som må refinansieres i løpet av påfølgende budsjettår. Ingen ordinære lån forfaller i mill i sertifikatlån forfaller Låneopptak Det er ikke tatt opp lån første tertial Opplysninger om utlån til andre selskaper Kommunens samlede utlån til andre selskaper utgjør pr ,3 mill kr fordelt på følgende utlån: Tall i kr Ansvarlig lån: ANSVARLIG LÅN SELBU ENERGIVERK UTLÅN TIL ÅRSØYA FRITIDSPARK AS ANSVARLIG LÅN SIFA 2018 Øvrig utlån: Årsøya forskuddsfinansiering Sum utlån pr Saldo pr Opprinnelig 2019 beløp Utbetaling Gjeldende Rentebetingelse Innfrielse Rente 3% fast Nibor 3mnd+1% fra Rente 3% fast Rente 3% fast - Rådmannens vurdering Rådmannen vurderer forvaltningen av ledige midler som tilfredsstillende. Selbu Kommune har til enhver tid likviditet nok (inkl trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser, og likvide midler er plassert i bank slik at man sikrer en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader. Kommunalbankens anslag for budsjettrenter viser at Nibor 3mnd vil være på 2,24 % ved utgangen av 2022 (Nibor 3mnd pr ,35%). Som følge av dette må det påregnes økte renteutgifter i de kommende årene men dette vil på kort sikt utlignes mot gode rentebetingelser på innskudd i gjeldende bankavtale. Gjeldende bankavtale utløper i 2019, med ensidig opsjon for forlengelse 1 år, en opsjon rådmannen vil benytte. Avtalen vil da bli forlenget i perioden på samme vilkår og betingelser som inngått avtale. Samlet sett vurderer Rådmannen risikoen for vesentlige renteendringer som får betydning for kommunens økonomi på kort sikt som lav. Side

15 Selbu Kommune Tertialrapport Sentraladministrasjonen Sentraladministrasjonen har ansvaret for rammeområde 1 Politisk nivå, kontroll og revisjon, rammeområde 2 Rådmann og støttefunksjoner, rammeområde 3 Kirken og livssynsorganisasjoner, rammeområde 4 Værnesregionen, rammeområde 7 Næringsfond, rammeområde 8 Kultur og rammeområde 12 Fellesformål. Rammeområde 1 Politisk nivå, kontroll og revisjon Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse: Enhet Ansvar Ansv. Leder Politikk 110 Politiske organer og tiltak Ole Morten Balstad Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett POLITISK NIVÅ, KONTROLL OG REVISJON POLITISKE ORGAN OG TILTAK Rådmannens vurdering Noe av mindreforbruket er knyttet til mindre aktivitet ift opplæring mm på politisk område og må ses i sammenheng med at det er på slutten av en valgperiode. Det må påregnes en økende aktivitet etter valg av nye folkevalgte. I tillegg er de noe mindreforbruk knyttet til møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Det er god budsjettkontroll på området, ingen tiltak anses som nødvendig Prognose for året etter eventuelle tiltak. Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Rammeområde 2 Rådmann og støttefunksjoner Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse: Enhet Ansvar Ansv. Leder Rådmann 100 Rådmann Stig Roald Amundsen Økonomi 120 Seksjon økonomi Kolbjørn Ballo 121 Seksjon IT Personal 170 Seksjon lønn og personal Anita Røset 171 Tillitsvalgte/verneombud Servicetorg 130 Servicetorget Gerd Fuglem Frivillighetssentralen 180 Frivillighetssentralen Karin Galaaen Næring 620 Næring Stig Roald Amundsen Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Side 9 15

16 Selbu Kommune Tertialrapport Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett RÅDMANN OG STØTTEFUNKSJONER RÅDMANN SEKSJON ØKONOMI SEKSJON IT SERVICETORGET SEKSJON PERSONAL OG ORGANISASJON TILLITSVALGTE/VERNEOMBUD FRIVILLIGSENTRALEN NÆRING Rådmannens vurdering Rammeområdet er som helhet i balanse ift budsjett. Dette skyldes imidlertid ubrukte midler knyttet til området næring. Det er noe merforbruk på områdene for 121 Seksjon IT, 130 Servicetorget og 180 Frivillighetssentralen. Avvikene såpass beskjedne og vil trolig utjevne seg til 2 tertial. Næring: Mindreforbruket på næring skyldes ubrukte lønnsmidler som følge av vakanse i stilling etter at ansatt er gått av med pensjon og ubrukte midler til annonser og andre tjenester. Noe av oppgavene som tidligere ble utført i dette ansvaret utføres i dag av rådgiver i rådmannens stab. Ansattefest 2018: kr av mindreforbruket i 2017 ble avsatt til ansattearrangement og 18 januar 2019 inviterte rådmannen alle «kommunaltrummulene» (fritt etter Græve ) til meget vellykket ansattefest i Selbuhallen. Regnskapsførte utgifter til arrangementet er kr ,67. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Det er god budsjettkontroll på området, ingen tiltak anses som nødvendig. Rådmannen vurderer fortløpende videre organisering av oppgavene knyttet ansvar 620 Næring. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Rammeområde 3 Kirke og livssynsorganisasjoner Rammeområdet består av kun et ansvar hvor det ytes et tilskudd til kirken og livssynsorganisasjoner. Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett KIRKE KIRKEN OG LIVSSYNSORGANISASJONER Rådmannens vurdering Driftstilskudd til kirke er utbetalt. Andre tilskudd betales ut på høsten. Rammeområde 4 Værnesregionen Rammeområdet består av følgende områder det kjøp av tjenester av gjennom Værnesregionsamarbeidet. Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Side 10 16

17 Selbu Kommune Tertialrapport Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett VÆRNESREGIONEN VR - SEKRETRIAT VR - INNKJØP VR - LØNN REGNSKAP VR - SKATTEOPPKREVEREN VR - IT VR - PPT VR - DMS VR - FORVALTNINGSKONTOR VR - BARNEVERN VR - LEGEVAKT VR - SAMHANDLING VR - NAV VR - SAMFUNNSMEDISINSK ENHET VR - RESPONSSENTER Rådmannens vurdering Områdene faktureres akonto for hvert tertial. 1.tertial vil bli avregnet iløpet av mai Noe av avvikene skyldes at innlagt budsjett ikke er justert etter endelig vedtatt budsjett. Det er bedt om å få endelige tall fra Stjørdal men disse foreligger ikke pr dato. Rammeområde 12 Fellesformål Dette rammeområdet representerer en del felleskostnader for drift av rammeområdene Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett FELLESFORMÅL FELLESFORMÅL Rådmannens vurdering Området er pr i balanse iht budsjett. Rammeområde 7 Næringsfond Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Ansvar Ansv. Leder Næringsfond 623 Næringsfond Stig Roald Amundsen Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett NÆRINGSFOND NÆRINGSFOND Når regnskapet for området viser «netto null» er alle transaksjoner ført mot næringsfondet og belaster ikke driftsregnskapet. Side 11 17

18 Selbu Kommune Tertialrapport Følgende er ført mot Næringsfondet pr : 623 NÆRINGSFOND Regnskap pr Justert Budsjett 2019 Avvik Bruk av grunnkapital Inntekter for øvrig Fra Grunnkapital SELBU VEKST SAMARBEIDSAVTALE PUNKT GRUNNFINANSIERING SELBU VEKST SAMARB.AVT PKT NÆRINGSRETTEDE POLITISKE VEDTAK PRIMÆRNÆRINGENE SUM Rådmannens vurdering Objektkode 8004 Næringsrettede politiske vedtak: De ,- som er betalt ut i 1. kvartal er feilført. De skal føres på objekt nr Primæringene. Dette blir korrigert i mai Rammeområde 8 Kultur Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Ansvar Ansv. leder Kultur 622 Kultur Stig Roald Amundsen Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett KULTUR KULTUR Rådmannens vurdering Rammeområdet viser et mindreforbruk på 472. Mindreforbruket skyldes bl.a. at det per ble redusert stillingsressurs fra 80% til 40%. Budsjettet er flatt periodisert. Når det gjelder bygdekino betales det halvårsvis og museet har sine kostnader i sommermånedene. Kulturmidler utbetales stort sett i 2 og 3 tertial. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Pr i dag er det ikke planlagt økt stillingsressurs innen kultur. Gjeldende avtale med Selbu Vekst ivaretar i utgangspunktet kulturutvikling. Det er imidlertid litt uklart hva vi legger i dette begrepet, og behov for videre avklaringer rundt dette. Kommuneplanens samfunnsdel som ble vedtatt i desember 18 gir overordnet føringer for hvordan kulturarbeidet skal prioriteres framover. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Avdeling for Plan, Areal og Teknikk Avdelingen har ansvaret for rammeområdene 10 VARF og 11 Tekniske tjenester. Rammeområde 10 VARF Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Side 12 18

19 Selbu Kommune Tertialrapport Enhet Ansvar Ansv. leder Avdeling for Plan, Areal og Teknikk 632 Seksjon Vann 633 Seksjon Avløp 634 Seksjon Feiing Jan Erik Marstad Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett VARF SEKSJON VANN SEKSJON AVLØP FEIING Rådmannens vurdering Det er stor aktivitet på området knyttet til vedlikehold. Det skiftes kummer og nettet vedlikeholdes for øvrig. Det er noe merforbruk på området 633 Seksjon avløp og noe underforbruk på 633 Seksjon vann. Transport av kloakkslam går nå til Trondheim og kan forklare noe av merforbruket på avløp. Men utover dette er det ingen ting for hverken vann eller avløp som tilsier et forbruk som ikke vil utjevne seg og at vi holder budsjett ved utgangen av året. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Det er fortsatt stort vedlikeholdsbehov på ledningsnettet både på vann og avløp. I tillegg står vi foran investeringer i høydebasseng for vannforsyning ved Berg og i Molia, samt flere renseanlegg for å tilfredsstille kravene til økologisk god tilstand i Neavassdraget, jf. Vanndirektivet. Det arbeides videre med revisjon av vedlikeholds- og investeringsplan for rammeområdet. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Rammeområde 11 Tekniske tjenester Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Ansvar Ansv. leder Avdeling for Plan, Areal og Teknikk 600 Sektorsjef SU 610 Selbu Brann og redningstjeneste 621 Landbruk 630 Plan, Bygg og Oppmåling 631 Veier, Plasser og Gater Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Jan Erik Marstad Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett TEKNISKE TJENESTER FELLES PLAN AREAL TEKNISK SELBU BRANN OG REDNINGSTJENESTE LANDBRUK PLAN, BYGG OG OPPMÅLING VEIER, PLASSER OG GATER Side 13 19

20 Selbu Kommune Tertialrapport Rådmannens vurdering Området har et mindreforbruk som i hovedsak skyldes 621 Landbruk. Kommunen har fått tildelt et ekstra stimuleringstilskudd på kroner merket utvidet veterinærtjeneste. Disse midlene er enda ikke utbetalt, men vil bli gjort i løpet av året. Også for dette rammeområdet vil forbruket utjevne seg slik at vi holder budsjettet ved utgangen av året. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Ingen av områdene foruten Landbruk har avvik i størrelsesorden som gjør at det må settes inn ekstra tiltak. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Avdeling for Bygg og Eiendom Avdelingen har ansvaret for rammeområde 9 Bygg og eiendom. Rammeområde 9 Bygg og Eiendom Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Ansvar Ansv. leder Enhet Bygg og eiendom 640 Bygg 641 Renhold 642 Boligforvaltning 611 Prosjektledelse Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Marius Sørensen Rådmannens vurdering Det er et merforbruk på avdelingen på til sammen kr ,-, det største merforbruket er på ansvar 640 Bygg og skyldes økt strømpris fra Selbu kommune hadde en fordelaktig fastprisavtale på strøm fra 2016 som ble avsluttet , grafen under viser merforbruket de første 4 månedene. Side 14 20

21 Selbu Kommune Tertialrapport Resten av avdelingen er i henhold til budsjett. Sykefraværet for avdelingen er totalt på 6,0 % pr , korttidsfraværet er på lave 0,7 %. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Oppfølging og involvering av ansatte for pågående investeringsprosjekter er i fokus i Forprosjekt for ombygging av eksisterende sykehjem til boliger med heldøgns bemanning vil fortsette igjennom året. Kommunen hadde pr ledige kommunale boliger, dette delvis på grunn av ferdigstillelse av 8 nye omsorgsleiligheter og leierett på 8 leiligheter som er bygget i privat regi ved Selbu VGS. Kommunen har vedtak om å selge ut et visst antall eldre hus og leiligheter og fortsatt kunne tilby et godt og differensiert botilbud for alle som kvalifiserer for leie av kommunal bolig. Kommunen bør fortsatt ha som mål å disponere 21 kommunale boliger pr innbygger. Det jobbes løpende med oppdatering av kommunens vedlikeholdsplan for kommunale bygg, denne utarbeides i samråd med vaktmestere og tjenesteledere, rektorer og styrere. Vedlikeholdsplanen skal være et verktøy for planlegging og prioritering av større vedlikehold som planlegges. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Om strømprisen vil ligge på tilsvarende nivå ut hele 2019 så vil man få et merforbruk på om lag 3 mill i løpet av året. Sektor Oppvekst Sektor Oppvekst har ansvaret for rammeområde 5 Oppvekst. Rammeområde 5 Oppvekst Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Sektorsjef Ansvar 200 Sektorsjef 201 Konsulent fritid og SLT 202 Skoleskyss 203 Flyktningetjenesten 204 Voksenopplæring 210 Konsulent grunnskole 211 Dragsten grunnskoletilbud Ansv. leder Geir Håvard Mebust Side 15 21

22 Selbu Kommune Tertialrapport Selbustrand skole 212 Selbustrand skole Eirin Wik Bell skole 214 Bell skole Kristin Balstad Øverbygda skole 215 Øverbygda skole Gunn Heidi Dyrdal Selbu ungdomsskole 218 Selbu ungdomsskole Nils Kjøsnes Selbu folkebibliotek 240 Selbu folkebibliotek Oddbjørg Øiberg Dragsten barnehage 271 Dragsten barnehage Vigdis Warmdal Tømra og Innbygda 272 Tømra og Innbygda barnehage Beate Skogmo barnehage Øverbygda barnehage 277 Øverbygda barnehage Cathrine Fuglem Kvellohaugen barnehage 278 Kvellohaugen barnehage Cathrine Fuglem PMTO 280 PMTO foreldreveiledning Geir Håvard Mebust Selbu kulturskole 290 Selbu kulturskole Frode Fredriksen Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett OPPVEKST SEKTORSJEF OPPVEKST KONSULENT FRITID OG SLT SKOLESKYSS FLYKTNINGETJENESTEN SELBU VOKSENOPPLÆRING KONSULENT GRUNNSKOLE OG BARNEHAGE DRAGSTEN GRUNNSKOLETILBUD SELBUSTRAND SKOLE BELL SKOLE ØVERBYGDA SKOLE SELBU UNGDOMSSKOLE SELBU FOLKEBIBLIOTEK DRAGSTEN BARNEHAGE TØMRA OG INNBYGDA BARNEHAGER ØVERBYGDA BARNEHAGE KVELLOHAUGEN BARNEHAGE PMTO SELBU KULTURSKOLE Rådmannens vurdering Det er et mindreforbruk på sektoren på kr ,- pr Mindreforbruk på ansvar 210 skyldes midler til økt lærertetthet som ikke var budsjettert. Selbu kommune oppfyller lærernormen og det var derfor varslet at kommunen ikke fikk øremerkede midler knyttet til dette. I februar ble kommunen likevel tildelt midler for 2019 og det medfører et mindreforbruk da det ikke ligger i budsjettet. Midlene er foreløpig ikke brukt da man må se det i sammenheng med innsparinger knyttet til forpliktende plan om økt handlefrihet. Et avvik på ansvar 211, Dragsten grunnskoletilbud skyldes fakturering fra Trondheim på et annet tidspunkt enn det som det er periodisert for. Merforbruk Tømra og Innbygda barnehage skyldes vedtak om spesialpedagogisk hjelp og mindre brukerbetaling enn budsjettert. Merforbruk Øverbygda og Kvellohaugen barnehage skyldes utestående refusjon fra fosterhjemskommune, samt økt bemanning pga supplerende opptak i januar. Det vil utjevne seg i løpet av året. Side 16 22

23 Selbu Kommune Tertialrapport Avvik Selbustrand skole skyldes lavere inntekt SFO, samt utestående intern overføring fra oppvekst knyttet til inkluderende barnehage- og skolemiljø. Merforbruk Bell skole skyldes utestående refusjon fosterhjemsplassert elev som er kommet etter at budsjettet ble lagt, samt utestående refusjon videreutdanning. Avvik på Selbu ungdomsskole skyldes periodisering leirskole. Avvik Øverbygda skole skyldes manglende budsjettering på tilskudd i forbindelse med videreutdanning lærere. Mindreforbruk på kulturskolen skyldes feil periodisering av brukerbetalinger. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Det arbeides med forpliktende plan for økt handlefrihet. Sektoren har kartlagt hvilke områder man kan vurdere å se nærmere på i så måte. Skolene er i gang med å forberede seg på nye fagplaner som trer i kraft høsten Barnehagene og skolene er godt i gang med satsingen inkluderende barnehage- og skolemiljø og vi ha stort fokus på dette resten av året. Ny pedagognorm og bemanningsnorm i barnehagene er vedtatt fra og skal sikre flere kvalifiserte ansatte. Kommunen skal kompenseres for denne normen, men midlene kommer som en del av rammetilskuddet. Innføringen av pedagognormen ble løst uten at kommunen måtte si opp fagarbeidere da man klarte å løse det ved naturlig avgang og omgjøring av stillinger. Bemanningen i Selbu kommune er fra lik vedtatte bemanningsnorm. Det arbeides med å endre fra to til ett barnehageopptak med løpende opptak hvis det er ledig kapasitet. Elevtallet på voksenopplæringen har gått ned som følge av at vi ikke lenger er anmodet om å bosette flere flyktninger. Det er derfor satt i gang en nedbemanningsprosess for å redusere antall ansatte som er overtallig på grunn av at vi neste skoleår vil kun ha ca 10 elever fordelt på grunnskole og norsk. Det arbeides også med å se på løsninger for å hjelpe flyktningene til å kvalifisere seg videre i utdanning- og yrkesliv da vi ser at de på grunn av språkferdigheter har vansker med å få lærlingeplasser og annen lønnet praksis. Det byr på utfordringer å opprettholde tjenestetilbudet når vi får mindre tilskudd av IMDI som følge av manglende bosetting. Sykefraværet for første kvartal 2019 er på 6,3% sektoren sett under ett, mot 5,2 i siste kvartal Sykefraværet har vært størst i barnehagene. Her ser vi også en nedgang fra tidligere. Forhåpentligvis skyldes resultatet at det jobbes godt med tematikken. Prognose for året etter eventuelle tiltak Rammeområdet forventes å holde budsjett ved årets slutt. Sektor Helse og sosial Sektor Helse og sosial har ansvaret for rammeområde 6 Helse og sosial. Rammeområde 6 Helse og sosial Området inneholder følgende enheter med ansvarsområder og ledelse Enhet Ansvar Ansv. leder Side 17 23

24 Selbu Kommune Tertialrapport Sektorsjef Helse/Aktivitet/ Service Miljøarbeidertjenesten Institusjon og natttpatrulje 300 Sektoradministrasjon HS 302 Gavemidler 311 Helsestasjonsvirksomhet 312 Legetjenesten 314 Ergo- og fysioterapitjenesten 316 Rus- og psykiatritjenesten 330 Fellesutgifter/inntekter hj.tj. 353 Kjøkken 323 Aktivitet og arbeidstilbud 340 Nestansringen 342 Vi3 350 Sykehjem og administrasjon 351 BRA-avdelingen 352 Langtidsavdelingen 354 Enhet for demente 360 Nattpatrulje Ragnhild Wesche Kvål Robert Michael Mulelid Heidi Bente Stokke Håvard Stavrum Larsen Hjemmetjenesten 331 Hjemmetjenesten Kristin Flakne Østbyhaug Regnskap pr Alle tall i 1000-kr negativt tall er merforbruk/mindreinntekt Regnskap Justert Budsjett Avvik Justert budsjett HS SEKTORADMINISTRASJON HELSE- OG SOSIAL GAVEMIDLER HS HELSESTASJONSVIRKSOMHET LEGE- OG PSYKIATRITJENESTEN ERGO- OG FYSIOTERAPITJENESTEN RUS OG PSYKISK HELSETJENESTE AKTIVITET- OG ARBEIDSTILBUD FELLESUTGIFTER/INNTEKTER HJEMMETJENESTEN HJEMMETJENESTEN NESTANSRINGEN VI SYKEHJEMSINNTEKTER FELLES BRA-ENHETEN SYKEHJEMMET ETG. SYKEHJEMMET KJØKKENAVDELINGEN ENHET FOR DEMENTE SYKEHJEMMET NATTPATRULJE PLEIE- OG OMSORG Rådmannens vurdering Rammeområde helse og sosial har et foreløpig mindreforbruk på kr. Mindreforbruket er i stor grad knyttet til ikke budsjettert inntekt ved salg av 3 sykehjemsplasser til Stjørdal kommune. Ansvar 300 Sektoradministrasjon har et foreløpig mindreforbruk på kr. Her forventes balanse ved årets slutt. Ansvar 311 Helsestasjon har et foreløpig merforbruk på kr kr. Dette skyldes at lønn oppdragsavtaler er budsjettert for lavt. Det forventes likevel ikke store avvik ved årets slutt. Ansvar 312 Lege- og psykiatritjenesten har et foreløpig mindreforbruk på kr. Dette kommer blant annet fra feil periodisering på en utgiftspost. Det forventes ikke store avvik ved årets slutt. Side 18 24

25 Selbu Kommune Tertialrapport Ansvar 314 Ergo- og fysioterapitjenesten har et merforbruk på kr kr. Dette skyldes feil periodisering av refusjon fra staten. Ansvaret forventes å få et mindreforbruk ved årets slutt. Ansvar 316 Rus- og psykisk helsetjeneste har et merforbruk på kr. Her er det også periodisert feil og det er i realiteten balanse. Det forventes ikke store avvik ved årets slutt. Ansvar 330 Fellesutgifter/ inntekter hjemmetjeneste er i tilnærmet balanse. På grunn av nye miljøkrav i tilknytning til anbudsutlysing vil nåværende avtaler bli forlenget ut året. Ansvar 353 Kjøkkenet har et foreløpig merforbruk på kr. Det forventes ikke store avvik ved årets slutt. Ansvar 331 Hjemmetjenesten har et mindreforbruk på kr. Det forventes at dette vil utjevnes noe i løpet av året. Ansvar 323 Aktivitet og arbeidstilbud har et foreløpig mindreforbruk på kr. Dette skyldes forsinkelser i fakturering. Det forventes ikke store avvik ved årets slutt. Ansvar 340 Nestansringen har et merforbruk på kr. Ca av dette skyldes feil i budsjettering av lønn i forbindelse med sammenslåing av 340 og 341, resten er innleie knyttet til ekstra behov. Det er svært sannsynlig at behovet for ekstra innleie vil vare. Samlet vil disse 2 faktorene derfor gi stor effekt utover året. Samtidig vil det bli bortfall av budsjettert inntekt knyttet til ressurskrevende brukere tilvarende kr. Det forventes likevel at noe kan tas inn, spesielt ved innleie av vikar i sommer. Miljøarbeidertjenesten har fått tildelt kr fra Helsedirektoratet til kompetanseheving, mesteparten vil gå til dekning av vikarutgifter knyttet til dette. Ansvar 342 Vi3 har et lite merforbruk på kr. Her forventes ikke store avvik ved årets slutt. Ansvar 350, 351, 352, 354 og 360 har et samlet regnskapsført mindreforbruk på kr. I realiteten er det på kr. Mindreforbruket skyldes ikke- budsjettert inntekt ved salg av plasser til Stjørdal. Det vil også i år bli nødvendig med innleie via bemanningsselskap i forbindelse med ferieavvikling. Det er budsjettert lavere enn behovet vi nå har på den posten. Det positive resultatet vil derfor ikke vokse proporsjonalt fram til årets slutt, men det forventes et betydelig mindreforbruk. Samlet sykefravær i rammeområdet i første tertial er 10,3% mot 12 % i samme periode i Av dette utgjør fravær inntil 16 dg 2,6 %. Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Fylkesmannens ordning med kompensasjon for ressurskrevende brukere over 67 år ble endret i forbindelse med statsbudsjettet, slik at det fra 2019 ikke lenger gis til brukere fra 70 år og oppover. Dette gir Selbu et bortfall av budsjettert inntekt på 1 mill. kr. Den endringen i ordningen som kom i 2018, og som også representerte ca. 1 mill. kr i redusert inntekt, ble det tatt høyde for i årets budsjett. Videre har lønnsutgifter falt ut ved sammenslåing av 2 ansvarsområder. Sammen med ekstra behov gir dette store utslag. Feilen som er gjort viser at det er behov for bedre kvalitetssikring ved oppsett av budsjett. På inntektssida vil ikke- budsjettert inntekt ved salg av plasser til Stjørdal (såfremt det ikke skjer endringer i avtalen), gi en merinntekt på 2, 5 mill.kr. Denne inntekten forventes i stor grad å veie opp for forventet merforbruk knyttet til feil og ekstra behov. Det vil likevel være nødvendig med ekstra fokus på innleie og fleksibel bruk av personalet for å bidra til å Side 19 25

26 Selbu Kommune Tertialrapport dekke opp. Dette gjelder hele rammeområdet. Det vil gå litt ut på høsten før en har et mer fullstendig bilde. Selv om det er gjort tiltak for å stimulere ansatte til å ta ekstra vakter, forskyve vakter og evt. forskyve ferie er det også i år nødvendig med innleie fra vikarbyrå for å få gjennomført ferieavvikling på en faglig forsvarlig måte, samtidig som arbeidsforholdene for ansatte ivaretas. Avtalene om kjøp av bemanningstjenester er gjort gjennom avtaler inngått via VR innkjøp. Bruk av bemanningstjenester er kostnadsdrivende og det må arbeides for å finne flere tiltak for å redusere behovet for innleie til neste år. I forbindelse med arbeidet med forpliktende plan for driftsreduksjon er det kartlagt områder som skal utredes videre. Prognose for året etter eventuelle tiltak. Det vil være et mål for rammeområdet at merforbruk som følge av feil i budsjett i størst mulig grad kan dekkes inn av blant annet ikke- budsjettert inntekt knyttet til salg av plasser til Stjørdal kommune. Inntektstapet som følge av endring i kompensasjonsordningen for ressurskrevende tjenester må sannsynligvis dekkes inn på annen måte, evt. ved bruk av avsatte SIO- midler. Investeringsregnskapet Bevilgningsoversikt Kommunestyret vedtok et investeringsbudsjett på kr , fordelt på 10 objekter, ved behandling av økonomiplan og budsjett for Det ble i samme sak delegert til rådmannen å overføre midler for investeringstiltak fra budsjett 2018 som ikke ble fullført i Totalt bevilgningsramme for pågående investeringsprosjekt er kr , med en restbevilgning pr på kr Videre er følgende tiltak bevilget av Kommunestyret i løpet av året: Dato Sak Tiltak Bevilgning 05/2 FSK 19/19 Nye lokaler politiet /2 FSK 20/19 Rørfornying rådhuset SUM Dette gir en total bevilgning pr på kr fordelt på 59 objekter. Bevilgningene er vedtatt finansiert på følgende måte: Bruk av lånemidler Bruk av næringsfond til kapitalformål (objekt 7608 Bredbånd) Anleggsbidrag (objekt 7102 Botn Dyrdalslia boligfelt og Svenngardsflata boligfelt, trinn 1) Statstilskudd (7104 Omsorgsboliger funksjonshemmede og objekt 7419 Nytt Selbu sykehjem inkl demensavdeling) Bundne driftsfond (7419 Nytt Selbu sykehjem inkl demensavdeling Omsorgsboliger Dagens sykehjem) Side 20 26

27 Selbu Kommune Tertialrapport SUM Budsjettskjema 2A - investeringer Iht budsjettforskriften 6 skal kommunestyret vedta budsjett 2A. Ved behandling av budsjett 2019 og økonomiplan får rådmannen fullmakt til å overføre midler for investeringstiltak fra revidert budsjett 2018 som ikke er fullført i I tillegg vedtas totalbevilgninger for nye investeringstiltak i budsjett og økonomiplan. Endelige rammer for inneværende år er lagt frem og vedtatt i Kommunestyret 8.april Samlet fremstilling av årets investeringer pr dato fremstilles i budsjettskjema 2A slik: MVA-refusjon bevilgninger Beløp ovenfor er oppgitt uten mva-andelen som refunderes. Beregnet mva som refunderes for justert budsjett 2019 er 18,6 mill kr. Side 21 27

28 Selbu Kommune Tertialrapport Oversikt kommentarer pr investeringsobjekt: Pr er det totalt utgiftsført netto 24,9 mill kr på ulike objekter i investeringsregnskapet. Status og avvik på de enkelte prosjekter er vist og kommentert nedenfor. Oppfølging av politiske vedtak Arbeid med forpliktende plan for økt handlefrihet Det arbeides med forpliktende plan for økt handlefrihet iht prosjektplanen som kommunestyret har vedtatt. KOSTRA-dybdeanalyse ble utført av KS konsulent og gjennomgått med prosjektgruppa, styringsgruppa og alle ledere i Selbu kommune den 26. Februar. Kommunekompassevaluering ble gjennomført i perioden. Prosjektgruppa gjennomførte første møte medio februar der aktiviteter i fase 1 ble gjennomgått og oppgaver ble fordelt ut til sektorer, virksomhetsområder og rådmann/økonomi. Oppgavene gikk bl.a. på kartlegging av nivå på kommunale tjenester, lovpålagte/ikke lovpålagte, vurdering av Side 22 28

29 Selbu Kommune Tertialrapport driftsinntekter, kartlegging av relevante funksjoner med økonomisk potensial pr sektor, samt vurdering av administrative kostnader og overordnede inntekter/utgifter. Gjennomgangen og kartleggingen danner grunnlag for utarbeidelse av mulige tiltak for økt handlefrihet (dvs driftsreduksjoner eller økte inntekter). En liste over mulige tiltak er under utarbeidelse, og ble gjennomgått på andre prosjektgruppemøte i mai. Lista over mulige tiltak er ikke fullstendig pr nå. Det gjenstår fortsatt arbeid ift å beregne mulig økonomisk potensial knyttet til tiltakene og vurdere/beskrive mulige konsekvenser, noe som er viktig med tanke på vurderinger og beslutninger ift hvilke tiltak som en skal jobbe videre med. Det er ikke mulig på nåværende tidspunkt å si noe konkret ift om tiltakene i sum oppfyller den overordnede målsetting på 12 millioner som kommunestyret har fastsatt. Nærmere beregning av tiltakene, prioritering av tiltak, samt å fastsette økonomiske målsettinger for rammeområdene er oppgaver som iht planen skal gjøres i fase 2 og 3 som vi nå er inne i. Videre planlegges også gjennomgang av kommunekompassevalueringen med vurdering av videre oppfølging. Denne kan danne grunnlag for en utviklingsstrategi for Selbu kommune der det velges ut prioriterte områder ved kommunens virksomhet og forvaltningspraksis som ønskes utviklet ytterligere. Som et ledd i dette kan det om ønskelig også fastsettes konkrete mål for hva som ønskes oppnådd og hvilket nivå kommunens forvaltningspraksis for fremtiden bør ligge på. Samlet oversikt: En komplett liste over åpne vedtak pr fra Formannskap og Kommunestyret er lagt inn som del av tertialrapporten. Side 23 29

30 Selbu kommune Arkivkode: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Ragnhild Wesche Kvål Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Råd for eldre og funksjonshemmede 13/ Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 11/ Formannskapet 41/ Kommunestyret Etablering av kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold i Selbu kommune Vedlegg: Værnesregionen DMS Dokumenter ikke vedlagt: Kommunenes plikt til øyeblikkelig hjelp døgnopphold. Veiledningsmateriell. Rådmannens innstilling 1. Selbu kommune sier opp vertskommuneavtale om samarbeid om Værnesregionen distriktsmedisinsk senter fra med virkning fra Selbu kommune etablerer fra samme dato kommunalt tilbud om døgnopphold for helseog omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp i Selbu sykehjem- jfr. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5. Tilbudet etableres med 1 seng. Behandling i Råd for eldre og funksjonshemmede Sektorleder orienterte om Votering: Innstilling i Råd for eldre og funksjonshemmede Råd for eldre og funksjonshemmede vil rå kommunestyret å fatte følgende 30

31 v e d t a k Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Sektorleder orienterer Votering: Innstilling Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalg helsevern og sosial omsorg vil rå formannskapet / kommunestyret til å fatte følgende v e d t a k: 31

32 Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i møte følgende vedtak: «Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak om Selbu kommune i egen regi, eventuelt i samarbeid med andre, på en god måte kan utføre de tjenestene som i dag utføres av Distriktsmedisinsk senter, DMS Værnesregionen.» Selbu kommune har siden 2011 deltatt i interkommunalt samarbeid om distriktsmedisinsk senter på Stjørdal. Samarbeidet innebærer 12 felles intermediære senger og 4 senger for kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud( KAD). I 2017 ble det kommunal øyeblikkelig hjelp utvidet til å gjelde rus og psykisk helse. Værnesregionen DMS har god dekning av sykepleiere og tilgang til lege (visitt) hver dag. I henhold til nye kostnadsnøkler skal Selbu betale kr inn i samarbeidet om DMS i Statistikk over bruk viser en nedgang i forhold til innbyggere fra Selbu fra 2016 til og med Antall pasienter Intermediært opphold KAD opphold For KAD opphold utgjør disse 9 pasientene 21 døgn i 2018, mens det for intermediær ble brukt 192 døgn i For 2018 ga dette en døgnpris pr. intermediær seng på kr, for KAD tilbudet kr pr. døgn. Den totale beleggsprosenten ved Værnesregionen DMS er samlet høy, med gjennomsnitt på 86,9 % på intermediær i 2018, og 46, 2 % for kommunalt akutt døgnopphold. Beleggsprosenten på kommunalt akutt døgnopphold framstår som lav, men den er likevel høy sammenlignet med resten av landet. Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen ( ) konkluderer i forhold til KAD tilbudet nasjonalt med at «kommunal øyeblikkelig hjelp døgntilbud ikke benyttes på en måte og i et omfang som er i tråd med intensjonen.» Stjørdal har hatt totalt 540 pasienter på DMS i 2018 (Stjørdals egne 4 kommunale senger holdt utenom). Dette utgjør 2 % av befolkningen. Selbu sine 33 pasienter utgjør ca. 1 % av befolkningen i Selbu. Det finnes ingen krav i lovverket om at kommunene skal ha intermediærsenger. Da DMS med intermediærsenger ble opprettet som et samarbeid mellom sykehus og kommuner var det med et gjensidig ønske om å korte ned liggetida på sykehus. Fra kommunenes side hadde dette bakgrunn i samhandlingsreformen og ordningen med kommunal medfinansiering ved innleggelse. Rask utskrivning fra sykehus til DMS ga sparte utgifter til medfinansiering. I tillegg kom oppgaveoverføring med mer behandling i kommunene, og usikkerhet om kommunen ville ha kompetanse og ressurser til å ta disse oppgavene alene. Ordningen med medfinansiering ble tatt bort i Det er kun kommuner som har DMS som har intermediære senger, det vil si at det er mange kommuner i Norge og i Trøndelag som ikke har intermediære senger. Helse Nord- Trøndelag bruker en annen definisjon på en utskrivningsklar pasient til intermediær seng kontra en utskrivningsklar pasient til ordinær kommunal plass. Den intermediære pasienten er mer behandlingskrevende, slik at DMS representerer et annet behandlingsnivå enn ordinær korttidsplass i sykehjem. Helse Nord- Trøndelag HF finansierer i dagens avtale 50 % av 32

33 kostnaden knyttet til intermediærsengene. St. Olavs hospital er gjennom egen avtale med Helse Nord -Trøndelag inn og finansierer 2 av disse sengene. Kommunens plikt til å etablere øyeblikkelig hjelp døgnopphold trådte i kraft Dette er hjemlet i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. Hensikten med tilbudet er å unngå innleggelser i spesialisthelsetjenesten når dette ikke er ønskelig eller nødvendig ut fra en helhetlig medisinsk og psykososial vurdering. Værnesregionen var tidlig ute og etablerte dette tilbudet ved DMS allerede fra , da fullfinansiert fra tilskuddsmidler. Fra 2016 ble disse midlene lagt i rammetilskuddet til kommunene. Etableringen i 2012 ble gjort med bakgrunn i en egen særavtale med sykehusene. Denne avtalen er utgått og det er pr. i dag samarbeidsavtalen med underliggende retningslinje knyttet til inn- og utskriving som i tillegg til lovverket regulerer kommunenes plikt til et slikt tilbud. Plikten gjelder «kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til.» Kommunene står fritt i hvordan de velger å organisere tilbudet om kommunal øyeblikkelig hjelp døgnopphold, innenfor de grensene som settes av blant annet forsvarlighetskravet og helselovgivningen for øvrig. Innretning, omfang og kvaliteten på tilbudet vil være avgjørende for hvilke pasienter som er aktuelle for tilbudet. Det må derfor gjøres en vurdering av om pasienten trenger øyeblikkelig hjelp, og om kommunen har et relevant tilbud og forutsetninger for å yte hjelpen eller om pasienten må henvises videre til spesialisthelsetjenesten. I tvilstilfelle bør pasienten henvises til spesialisthelsetjenesten. Pasienten skal være vurdert av lege i kommunen forut for en innleggelse. Det er fastlege eller legevaktslege som foretar den konkrete vurderingen av hvor pasienten bør få behandling, og som også henviser pasienten til sykehus eller kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold. Ved henvisning til kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold skal det være avklart diagnose og en plan for opphold og behandling. Risiko for forverring skal være vurdert som liten. Kompetansekravet i et slikt tilbud omfatter sykepleierressurs døgnet rundt. Det må i tillegg være avklart hvilken lege som til enhver tid har det medisinskfaglige ansvaret. På kveld, natt og i helg og høytider er det vanlig at det er legevakt som har dette ansvaret. Avstand til legevakt må vurderes. Det anbefales å gjøre en grundig ROS-analyse i forkant. For tilbudet ved Værnesregionen DMS (og andre KAD tilbud) er det laget definisjon på hvilke pasienter som egner seg for innleggelse og hvilke som ikke gjør det- dette i tråd med veiledningsmateriell utgitt i rapport fra Helsedirektoratet. Med bygging av nytt sykehjem og etablering av boliger med heldøgns omsorg vil kommunen få god dekning når det gjelder heldøgns omsorgstjenester. Hvis en forutsetter at minst 22 leiligheter i gammelt sykehjem er ferdig til 2025 vil dekningsgraden for innbyggere over 80 år være på 22 % i Selbu. På landsbasis (Norge utenom Oslo) viser statistikk fra SSB at dekningsgraden i 2017 var på 22 %, mens den i Selbu er på 19 %. Når nytt sykehjem er ferdig vil bygningsmassen legge godt til rette for tjenester med god kvalitet, og de fleste av plassene i nytt sykehjem er tenkt å skulle fungere som korttidsplasser. I 2018 var det 2455 ledige liggedøgn ved Selbu sykehjem. Selbu har pr i dag avtale med Stjørdal kommune om salg av 3 plasser ved Selbu sykehjem. Stjørdal har signalisert at avtalen vil sies opp når nytt helsehus på Stjørdal står ferdig høsten 2020, fordi man da har nok plasser i egen kommune til å dekke behovet. Vurdering Intermediære senger: Det er som tidligere nevnt ikke et lovkrav om å ha intermediære senger i kommunen. Kommunens tilbud og ansvar er hjemlet i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester. I lovens kap.6 beskrives plikten til å inngå samarbeidsavtale med helseforetak. St. Olavs hospital 33

34 har inngått likelydende avtale med alle kommuner i sin region, også Selbu. Retningslinje 2 som er en del av denne avtalen beskriver samarbeidet vedrørende innleggelse, utskrivning og overføring av pasienter. Gjennom denne avtalen er kommunen forpliktet til å ta i mot pasienter som er definerte som utskrivningsklar fra sykehus. I de tilfellene dette ikke er mulig må kommunen betale en døgnpris som i 2019 er på kr. Prisen reguleres årlig. Selbu har siden ordningen ble innført betalt for svært få døgn. I 2018 betalte Selbu St.Olavs hospital for 3 slike døgn, dette var 1 pasient som ble liggende på sykehuset over helg. Langt de fleste pasienter går direkte fra St.Olavs hospital tilbake til Selbu og får tjenester her. Helse Nord-Trøndelag som finansierer 50 % av DMS stiller krav til kort liggetid ( med et gjennomsnitt på 7 døgn). Dette sammen med at det i perioder er fullt ved DMS, gjør at DMS blir et midlertidig og begrenset tilbud. De fleste pasienter har derfor behov for et opphold ved Selbu sykehjem etter opphold ved DMS. I tillegg kommer at pasienter med kognitive utfordringer som regel vurderes slik at det er uheldig med et ekstra opphold, før tilbakeføring til et mer varig tilbud i kommunen(endringer og flytting gir risiko for økt forvirring). Dette betyr at vi på tross av samarbeidet om DMS uansett må ha kompetanse og ressurser til å ta i mot utskrivningsklare og behandlingskrevende pasienter i egen kommune, slik at det på mange måter blir en dobbelt kapasitet. Usikkerhet med om kommunen selv kunne rekruttere og utvikle kompetanse til å ta de nye oppgavene som kom med samhandlingsreformen var en av grunnene for å gå inn i samarbeid om DMS. DMS har og hadde sikker sykepleierdekning og god tilgang til leger, gjennom nærhet til legevakt og egne tilsatte leger. I tillegg har DMS i dag fysioterapeut og ergoterapeut tilgjengelig på helg og høytider, noe vi pr. i dag ikke har i Selbu. Tilbudet ved DMS vurderes derfor som å være av bedre kvalitet enn hva vi sannsynligvis har mulighet til å bygge opp i Selbu. Dette går spesielt på tilgang til lege. Vurderingen er likevel at tilbudet ved Selbu sykehjem vil være godt nok for å kunne ta i mot de fleste utskrivningsklare pasienter. Erfaringene fra de siste årene viser at det gjennom målrettet satsing er mulig å bygge kompetanse i egen organisasjon. En eventuell økning i antall utskrivningsklare pasienter vil ikke bli så stor at den gir særlig økonomisk utslag, inntjeningen ved å gå ut av samarbeidet vil uansett bli større. En eventuell økning på noen få døgn for Selbu vil heller ikke bety mye for pasientflyten fra St. Olavs hospital. En oppsigelse av avtalen om DMS vil gjøre at Selbu kommune ikke lenger har intermediære senger. Kommunalt akutt døgnopphold: Kommunene er pålagt å skulle ha et tilbud om akutt døgnopphold. Tilbudet skal gjelde for både somatisk sykdom, rus og psykiatri. Nasjonale og lokale erfaringer viser at tilbudet blir langt mindre brukt enn hva som var intensjonen. Dette kommer av legenes henvisningspraksis, og at innleggelse på sykehus vurderes som et faglig bedre tilbud for de fleste pasienter, samtidig som det krever mindre forarbeid fra legen. Gjennomsnittskostnaden per døgn blir derfor høy. Tilbudet ved DMS har god kvalitet. Det er god sykepleierdekning og det er daglig tilsyn av lege, også i helger og høytider. Et tilbud i Selbu vil ikke få like god legedekning. Hvilke pasienter som skal kunne innlegges på akutt døgnopphold må derfor tilpasses dette. Dette kan i teorien gjøre at noen som i dag kunne vært lagt inn på DMS blir innlagt ved sykehus. Det er likevel sannsynlig at et tilbud lokalisert i Selbu vil kunne bli minst like mye brukt som tilbudet i Stjørdal. Kort reisevei og nærhet til hjem og familie gjør at flere eldre pasienter foretrekker et tilbud i egen kommune. Legene har også signalisert at de gjerne ønsker muligheten for å legge inn akutt ved Selbu sykehjem. Dette gjøres av og til allerede i dag. Det er da gjerne brukere av hjemmetjenester som får en forverring i helsetilstand, og der fastlege eller legevakt vurderer at det er behov for et opphold på sykehjemmet. På den måten kan ytterligere forverring og eventuell sykehusinnleggelse unngås. Ved opprettelse av akutt døgnopphold ved Selbu sykehjem kan pasienter overføres direkte fra akutt tilbud til ordinært korttidsopphold. 34

35 Ut i fra dagens bruk vurderes det at Selbu vil ha god kapasitet med 1 seng avsatt til akutt døgnopphold. Personalet vil kunne brukes fleksibelt og dermed gi en styrking av ordinært tilbud når det ikke er inneliggende pasient på akutt opphold. Dette gjøres også ved Værnesregionen DMS i dag, og bidrar sannsynligvis til å holde prisen på øvrig tilbud der nede. Et faglig forsvarlig øyeblikkelig hjelp døgnopphold krever at personellet har observasjons-, vurderings- og handlingskompetanse. Det vil være nødvendig å styrke generalistkompetansen for alle faggrupper i behandling og oppfølging av de aktuelle pasientgruppene som tilbudet skal favne. I tillegg vil det være krav til prosedyrekunnskap for eksempel hjerte/lunge redning (HLR) og nødvendig bruk av medisinsk utstyr. Selv om ansatte til dels har slik kompetanse i dag også vil det likevel være nødvendig å sette av ekstra midler til oppdatering og utvikling av kompetanse. Den medisinskfaglige utviklingen går raskt, og for at tilbudet skal være faglig forsvarlig vil det være nødvendig å trygge ansatte i forkant, samt å gi tilbud om stadig påfyll av kompetanse. All kursing, utdanning og hospitering gir utgifter til vikar. Det foreslås en egen årlig pott på kr til dette. Videre må bemanningen styrkes med 1 sykepleierstilling. Dette koster ca kr, inkludert sosiale utgifter. Sykepleierbemanningen bør være slik at det er mulighet til drøfting som ledd i å sikre faglig trygghet. Det må også gjøres avtaler som sikrer nødvendig legetilsyn. Dette innebærer tilgang til lege hver ukedag. En slik avtale vil det måtte forhandles om, og er foreløpig vanskelig å beregne pris på. På kveld, natt og helg kan legevakt benyttes, men det vil også komme noen utgifter knyttet til bruk av legevakt. Veiledningsmateriell utgitt i rapport fra Helsedirektoratet kan tas til støtte for etablering av et mer lokalt og integrert tilbud: «Erfaringer så langt kan tyde på at noen kommunale tilbud blir organisert som en ny virksomhet og i en viss grad frikoblet fra de øvrige kommunale tjenestene. Det er derfor viktig at kommunen har et bevisst forhold til hvordan dette tilbudet skal integreres på en god og sømløs måte i de øvrige kommunale helse- og omsorgstjenestene. Dette vil være viktig for å besvare pasientens behov for koordinerte og helhetlige tjenester. Samtidig vil det gi muligheter for tjeneste- og kompetanseutvikling og effektiv utnyttelse av ressurser på tvers. De nye oppgavene og den nye kompetansen som tilbud om øyeblikkelig hjelp døgnopphold tilfører kommunene bør organiseres slik at det har positiv synergieffekt inn i de øvrige tjenestene lokalt». I forbindelse med saksutredningen er det tatt kontakt med Overhalla og Oppdal kommune. Begge disse kommunene har øyeblikkelig hjelp døgnopphold i egen kommune. Begge kommunene forteller om gode erfaringer, og at tilbudet oppleves positivt både for pasienter og ansatte. Kompetansehevingstiltak knyttet til tilbudet har bidratt til fagutvikling og sterkere fagmiljø for hele tjenesten. Inntrykket er videre at dette har hatt effekt på rekruttering, på grunn av sterkere fagmiljø og mer avanserte sykepleieroppgaver. I forbindelse med etableringen ble det kjøpt inn en del medisinskteknisk utstyr. Begge kommunene hadde i tillegg etablert et dagbehandlingstilbud. Dette var gjort i samarbeid med spesialisthelsetjenesten, som hadde gjennomført veiledning og opplæring i forkant. Det er mulig å se for seg at tilsvarende tilbud kan etableres i Selbu også. Ved etablering av tilbud i Selbu vil det i likhet med i Overhalla og Oppdal måtte kjøpes noe medisinskteknisk utstyr. Vi har fått en oversikt over dette og det er beregnet til å bli en investering på kr, i tillegg kommer noe økning på konto for drift og vedlikehold av utstyr. 35

36 Det polikliniske tilbudet ved DMS drives av Helse Nord-Trøndelag HF. Det er fritt sykehusvalg i Norge, og det forventes at innbyggerne i Selbu fortsatt kan benytte seg av dette tilbudet hvis de ønsker. Som ledd i drøftingsplikten som framgår av samarbeidsavtalen med St. Olavs hospital er det tatt kontakt med samhandlingsavdelingen for å informere om utredningen og prosessen som pågår i Selbu. Tilbakemeldingen fra St. Olavs er at de ikke ser grunn til å gå imot en eventuell uttreden av samarbeidet om Værnesregionen DMS. Det vurderes at Selbu med bygging av nytt sykehjem vil ha god kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter, og at helseforetaket ser fram til et videre samarbeid med de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Veiledning nevnes spesielt. Administrasjonen i Stjørdal kommune og de andre samarbeidskommunene er informert om pågående prosess i Selbu. Det hører til saken at det ikke har vært mulig å få beregning på framtidig kostnad knyttet til samarbeid om DMS ved innflytting i nytt helsehus, men at det overfor Helse Nord Trøndelag er skissert en høyere leiepris som følge av investeringskostnadene. Det har vært møte med administrasjonen i Tydal kommune om et eventuelt samarbeid om kommunalt akutt døgnopphold. Det ble ingen klar konklusjon på om dette vil være aktuelt. For Selbu kommune vurderes et samarbeid med Tydal til å være en fordel, men ikke en forutsetning for etablering. Det foreslås å gå ut av avtalen ved årsskiftet. Høsten 2020 vil nytt sykehjem stå ferdig, men det må påregnes at det vil ta noen måneder før uttesting- og innflyttingsprosessen er ferdig. Det vurderes som mindre heldig å starte med nye oppgaver midt oppe i en slik prosess. Det å gå ut ved årsskiftet vil også være mer ryddig både med hensyn til egen budsjettprosess og overfor samarbeidskommunene i Værnesregionen. Oppsigelsestid: Av punkt 12 i avtalen om vertskommunesamarbeid om DMS følger at oppsigelsestiden er 1 år. I samme punkt siste avsnitt er også følgende inntatt om utgiftsdekning: «Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd.» Som redegjort for av rådmannen i sak 5/19 i kommunestyret 25. februar 2019 så menes med utgiftsdekning her ansvar for å dekke «ekstrakostnader» som vertskommunen evt. måtte få/ha utover oppsigelsestiden ved en eller flere kommuners uttreden, for eksempel kostnader knyttet til ansatte i tjenesten som blir «overflødige» ved en eller flere kommuners uttreden. Normalt avklares evt slike kostnader i løpet av oppsigelsestiden slik at de ikke løper utover oppsigelsestiden, men punktet er tatt med for de tilfeller det unntaksvis ikke lar seg gjøre. Som ekstrakostnader regnes ikke kostnader som vertskommunen/tjenesten uansett fortsatt vil ha ved en eller flere kommuners uttreden, dvs at evt økning i gjenværende kommuners andel av samarbeidet pga noens uttreden regnes normalt ikke som ekstrakostnader. Denne forståelsen er bekreftet at rådmannen i vertskommunen som også var til stede i kommunestyret i Selbu ved behandling den 25. februar. Rådmannen kan ikke se at det i dette tilfellet vil bli aktuelt med noen utgiftsdekning etter dette punkt, og Selbu kommunes forpliktelser etter dagens avtale bortfaller således senest ved Selbu kommunes uttreden Konklusjon: På tross av at Værnesregionen distriktsmedisinske senter leverer tjenester av god kvalitet, og vurderes til å være et av de best fungerende samarbeidene innen helse i Værnesregionen, anbefaler rådmannen at avtalen om dette samarbeidet sies opp fra

37 Ressursene som i dag brukes inn i dette samarbeidet kan utnyttes på en bedre måte for kommunens innbyggere ved etablering av tilbud i egen kommune. Nytt tilbud vil primært bestå av 1 seng avsatt for kommunalt akutt døgnopphold, mens intermediært tilbud vil utgå. En samlet vurdering er at dette vil bli et godt tilbud i tråd med kravene som gjelder, forutsatt at det settes av nødvendige ressurser til bemanning, kompetanseheving og medisinsk utstyr. Sammenlignet med det som betales i dag kan det være et potensiale på årlig inntjening på ca kr. Inntjeningen kan være større i forhold til hva samarbeidet inn i et nytt helsehus vil koste. Samtidig vil etablering av tilbud i egen kommune gi en styrking av tjenestene, både faglig og ressursmessig. Det vil også kunne virke positivt på rekruttering. 37

38 Vertskommuneavtale Koml b administrativt vertskommunesamarbeid om Værnesregionen DMS mellom Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune (samarbeidskommuner) og Stjørdal kommune (vertskommune) Vedtatt: Revidert: Tydal kommune dd.mm.åååå Selbu kommune dd.mm.åååå Meråker kommune dd.mm.åååå Stjørdal kommune dd.mm.åååå Stjørdal desember

39 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. DEFINISJONER 3 3. OVERORDNET STYRING 3 4. MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 5. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 5 6. OPPGAVER SOM FALLER UTENFOR VERTSKOMMUNENS ANSVAR ORGANISERING AV VÆRNESREGIONEN DMS 6 8. RAPPORTERING PLAN OG ØKONOMI KLAGEINSTANS EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING 9 39

40 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS 1. Formål Værnesregionen Distriktsmedisinske senter (DMS) er opprettet for å utføre de oppgaver som er delegert rådmannen i vertskommunen med hjemmel i kommunelovens 28-1 b, Administrativt vertskommunesamarbeid, under Stjørdal kommune, Org.nr Avtale om vertskommunesamarbeid er en bilateral avtale mellom én vertskommune og én samarbeidskommune. Avtalene i Værnesregionen er av praktiske årsaker skrevet som én avtale mellom flere parter, men er i realiteten flere bilaterale avtaler. Avtale om Værnesregionen DMS er basert på kommunenes behov for god og systematisk ledelse og drift av felles tjenester. Samarbeidet vil være førende for den langsiktige forpliktelsen for de deltagende kommunene, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Kommunene er etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester pålagt ansvar for å sørge for at personer som bor eller oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse og omsorgstjenester. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngås avtale om vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 b for drift av Værnesregionen DMS. Formålet med avtalen er å: - Legge forholdene til rette for et kostnadseffektivt og nyskapende Værnesregionen DMS. - Legge forholdene til rette for et likeverdig samarbeid mellom deltakerkommunene. Formålet med å etablere et interkommunalt samarbeid om Værnesregionen DMS gjennom inngåelse av denne avtalen er: - Å skape en helhetlig tiltakskjede for pasienten og således sikre et helhetlig pasientforløp. - Oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. 2. Definisjoner Kommunene i samarbeidet defineres slik: Vertskommune: Den kommune som har fått delegert myndighet til å utføre oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Samarbeidskommune: Den kommune som har videredelegert sin myndighet til rådmannen i en vertskommune. Deltakerkommuner: Kommunene i samarbeidet. Vertskommune+Samarbeidskommune=Deltakerkommuner 3 40

41 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS 3. Overordnet styring Delegert myndighet Kommunestyrene i samarbeidskommunene gir i henhold til denne avtalen egen rådmann instruks om å delegere sin kompetanse til å treffe vedtak i enkeltsaker til rådmannen i vertskommunen på de områder det skal samarbeides om. Rådmannsutvalget Rådmannen i vertskommunen oppretter et rådmannsutvalg sammensatt av rådmenn i alle samarbeidskommunene og to tillitsvalgte. Rådmannsutvalget ledes av vertskommunerådmannen og har en rådgivende/koordinerende rolle i samarbeidet. Politisk samarbeid Det etableres faste møteplasser mellom politisk nivå og rådmannsutvalget som skaper en arena for dialog mellom de enkelte kommunene. Det politiske samarbeidet har en rådgivende/hørende rolle i tjenestesamarbeidene. 4. Myndighet og oppgaver Kommunene ber rådmannen delegere følgende myndighet og oppgaver til vertskommunerådmannen: 1. Myndighet til å utføre tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, punkt 5: - Sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering 2. Myndighet til å utføre tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, punkt 6: a. Plass i institusjon, herunder sykehjem og b. Avlastningstiltak 3. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5, 1. ledd: kommunens ansvar for øyeblikkelig hjelp. 4. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5, 1. ledd: kommunens ansvar for øyeblikkelig hjelp døgnopphold. 5. Myndighet til å treffe beslutninger som underinstans i klagesaker som ikke er av prinsipiell betydning og klagesaker hvor vedtaket er hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og bokstav a og b. 6. Myndighet til å kreve vederlag av pasient og bruker for opphold i institusjon hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

42 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS 7. Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til kommuneadministrasjonen hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til statens helsetilsyn og fylkesmannen hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering herunder registrering av individuell pleie og omsorgsstatistikk IPLOS hjemlet i lov av 18. mai 2001 nr 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) og forskrift av 17.februar 2006 nr 2004 om pseudonymt register for individbasert pleie og omsorgsstatistikk. 10. Ha søksmåls- og ankekompetansen samt være partsrepresentanter i rettssaker og tvister som knytter seg til oppgaver som tilligger samarbeidet og hvor deltakerkommunen er rett saksøker/saksøkt. Kommunene delegerer ikke myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Dette vil for eksempel gjelde virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter og årsrapport i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som kommunestyrene selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Saker av slik art skal alltid behandles av deltakerkommunenes egne organer. For den daglige drift legges de føringer som er gitt av vertskommunerådmannen eller politiske organer i vertskommunen til grunn. 5. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: - Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder ved Værnesregionen DMS. - Drifte alle tjenester i samarbeidet basert på nødvendige delegasjoner. - Stille til disposisjon nødvendige bygg og utstyr for det interkommunale samarbeidet. - Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale samarbeidet. - Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. - Inngå nødvendige kontrakter /avtaler for drift av Værnesregionen DMS på vegne av deltakerkommunene. 5 42

43 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS - Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. - Ha arkivansvar for Værnesregionen DMS og påse at arkivering utføres i henhold til arkivloven. - Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. - Utarbeide regnskap for drift av Værnesregionen DMS. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. - Utarbeide budsjett for tjenesten etter politiske føringer gitt i strategisamlinger med alle kommuner. 6. Oppgaver som faller utenfor vertskommunens ansvar. Deltakerkommunene ivaretar selv følgende oppgaver: a. Vedta forskrifter, herunder kommunale avgiftssatser b. Vedta planer for den enkelte kommune. c. Bestemme nivået på tjenesteinnholdet i den enkelte deltakerkommunen eller tjenester direkte rettet mot innbyggere i den enkelte deltakerkommunen. 7. Organisering av Værnesregionen DMS Værnesregionen DMS organiseres som en tjeneste ledet av en enhetsleder som delegeres ansvar for drift, personal og økonomi. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Samarbeidskommunene stiller lokaliteter som avdelingskontor hvis enhetsleder finner dette formålstjenlig. Hver kommune er ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. Oppmøtested for den enkelte ansatte er ved kontoret til vertskommunen. Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 8. Rapportering. Værnesregionen DMS rapporterer til rådmannen i vertskommunen. Vertskommunerådmannen rapporterer over virksomheten inkludert regnskap til kommunestyrene i samarbeidet pr. tertial og avlegger årsrapport. 6 43

44 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS 9. Plan og økonomi Virksomhetsplan Værnesregionen DMS skal styres etter en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal videre beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. Leder for Værnesregionen DMS har ansvaret for utarbeidelse av virksomhetsplan og årsrapporter for tjenesten. Værnesregionen DMS skal følge kommunenes e-kommunestrategi og tilrettelegge for digital kontakt med brukerne etter vedtatte strategier. Utgifter til drift Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter og annet, finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Vertskommunen fakturerer månedlig et akonto-beløp til den enkelte samarbeidskommune. Månedlig akonto utgjør 1/12 av kommunenes budsjetterte andel i samarbeidet. Ved tertialavslutning gjøres en fullstendig avregning. Avvik mellom avregning og akonto etterfaktureres den enkelte kommune i forbindelse med tertialoppgjøret. Beløpet kan da bli enten positivt eller negativt. Den enkelte kommune forplikter seg til å utføre tjenesten i tråd med vedtak som fattes av vertskommunen og selv bære kostnadene ved dette. I de tilfeller hvor en deltakerkommune fatter vedtak om avvikende fagsystemer eller avvikende forvaltningspraksis, vil vertskommunen kunne be om tilleggsdekning for merkostnader knyttet til dette. For vurderingen av hva som er avvikende i denne sammenheng legges til grunn de føringer som er gitt av vertskommunerådmannen eller de politiske organer i vertskommunen. Kostnadsfordeling Værnesregionen DMS Tjenestens kostnader vedrørende lønn, opplæring, veiledning, kurs, hospitering og utdanning og andre kompetansehevende tiltak, kontorutgifter, reiseutgifter, saksbehandlingssystem mv. fordeles mellom kommunene etter følgende fordelingsnøkkel: Fast andel som deles likt mellom kommunene: 10 % Variabel andel som fordeles etter antall innbyggere pr. 1. januar i budsjettåret: 90 % Vertskommunen tilkjennes dekning av overheadkostnader tilsvarende 2,5 % av deltakerkommunenes andel av tjenestesamarbeidet. 7 44

45 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS Kostnadsnøkkelen er gjeldende fra avtalens inngåelse. Endring av kostnadsnøkkel skal drøftes i Rådmannsutvalget før oversendelse til den enkelte deltakerkommune for vedtak. Kostnadsnøkler vedtas samlet for alle interkommunale tjenester i Værnesregionen. Innskudd, lån og investeringer Værnesregionen DMS har ikke anledning til å ta opp lån eller gjøre kapitalinvesteringer. Ved behov for dette skal de enkelte kommunene selv gjøre vedtak. Budsjett Det er vertskommunen som har det daglige ansvaret for tjenesteproduksjonen og partene i avtalen er enig om at budsjettvedtaket i vertskommunen vil være førende for samarbeidskommunenes vedtatte budsjett. Evt. avvikende endelig budsjettvedtak i samarbeidskommunen, vil anses som en uenighet mellom partene om inngått avtale og vil kunne medføre oppsigelse av avtalen for denne kommunen. 10. Klageinstans Klage på enkeltvedtak skal mottas og behandles av Værnesregionen DMS som underinstans. Hvis klagen ikke etterkommes til gunst for brukeren sendes klagen videre til Fylkesmannen i Trøndelag for behandling. 11. Evaluering Med bakgrunn i målsettingen i denne avtalen skal det legges opp til en overordnet gjennomgang og drøfting av fellestjenesten minst hvert fjerde år. 12. Oppsigelse Dersom deltagerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. KL s 28-1 i. Den enkelte kommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. De ansattes rettigheter skal ivaretas etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd. 8 45

46 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtalen, skal tilbakeføres til kommunene etter samme fordelingsnøkkel som er etablert for deling av kostnader. 13. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Endringer krever enighet mellom vertskommunen og samarbeidskommunen. 14. Mislighold Dersom samarbeidskommunen vesentlig misligholder sin forpliktelse etter denne avtalen, åpner dette for at vertskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, åpner dette for at samarbeidskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan da kreve sitt økonomiske tap dekket av den kommunen som misligholder avtalen. 15. Tvister Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting. 16. Ikrafttredelse og varighet Avtalen, og vertskommunens myndighet til å treffe vedtak, trer i kraft fra 1. januar Kommunestyrets godkjenning Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. KL s 28-1 e. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 4 fire eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. 9 46

47 Vertskommuneavtale Værnesregionen DMS Tydal kommune Dato: Ordfører Selbu kommune Dato: Ordfører Meråker kommune Dato: Ordfører Stjørdal kommune Dato: Ordfører 10 47

48 Selbu kommune Arkivkode: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Ragnhild Wesche Kvål Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Råd for eldre og funksjonshemmede 15/ Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 13/ Formannskapet 42/ Kommunestyret Etablering av saksbehandlertjeneste Vedlegg: Værnesregionen Forvaltningskontor Rådmannens innstilling 1. Selbu kommune sier opp vertskommuneavtale om samarbeid om forvaltningskontoret i Værnesregionen fra med virkning fra Selbu kommune etablerer fra samme dato i samarbeid med Tydal kommune en egen saksbehandlertjeneste for å ivareta de oppgavene som i dag ivaretas i forvaltningskontoret i Værnesregionen. 3. Vedtaket fattes med forbehold om tilsvarende vedtak i Tydal kommune. Behandling i Råd for eldre og funksjonshemmede Sektorleder orienterte om Votering: Innstilling Vedtak i Råd for eldre og funksjonshemmede Råd for eldre og funksjonshemmede vil rå kommunestyret å fatte følgende v e d t a k 48

49 Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Sektorleder orienterer Votering: Innstilling Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalg helsevern og sosial omsorg vil rå formannskapet / kommunestyret til å fatte følgende v e d t a k: 49

50 Saksopplysninger Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge frem en sak om Selbu kommune i egen regi, eventuelt i samarbeid med andre, på en god måte kan utføre de tjenestene som i dag utføres av forvaltningskontoret i Værnesregionen. Selbu Kommune gikk inn i det interkommunale samarbeidet om felles forvaltningskontor fra 1.mai Målsetting med felles forvaltningskontor var å styrke kompetansen innen forvaltningstjenesten til det beste for brukeren. Et større og mer robust fagmiljø skulle bidra til en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukere og samarbeidspartnere, god kompetanse og godt samarbeid med andre hjelpeinstanser, habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen, rask og effektiv saksbehandling. Et interkommunalt forvaltningskontor skulle i tillegg bidra til å skape en helhetlig tiltakskjede for pasienten og på den måten sikre et helhetlig pasientforløp og oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. Etableringen innebar en sammenslåing av alle årsverk på området fra alle kommunene. Selbu gikk inn med 1,5 årsverk. I samarbeidsavtalen lå en formulering med krav om evaluering i løpet av Dette ble ikke gjort, men det ble utarbeidet en rapport knyttet til arbeidet med etablering av kontoret som koordinerende enhet. Saksbehandlertjenestens oppgave er å gi nødvendig informasjon om kommunale helse- og omsorgstjenester innenfor de områder de tildeler tjenester. Videre å motta, kartlegge, og vurdere søknader om tjenester, og fatte enkeltvedtak med et riktig tjenestetilbud til den enkelte søker ut fra kartlagt hjelpebehov, lovens vilkår og politisk vedtatt tjenestenivå i Selbu kommune. Saksbehandlertjenesten skal sørge for at førstegangsregistrering i forhold til funksjonsvurdering (Iplos) blir gjort. Unntaket er pasienter som kommer direkte fra sykehus til korttids- og rehabiliteringsavdelingen, da foretas registrering der. Tjenesten skal kommunisere med spesialisthelsetjenesten ved inneliggende pasienter og formidle hjelpebehov og informasjon til tjenesteenhetene. Samtidig skal den formidle kartlagt hjelpebehov i tildelingsmøte, der nivået i omsorgstrappen blir avklart. En annen viktig oppgave er å tilby informasjon og veiledning i utfylling av søknader og eventuelt fremsettelse av klage på vedtak. Fra ble interkommunal koordinerende enhet etablert i Værnesregionen, den er organisatorisk underlagt Værnesregionen forvaltningskontor. Bakgrunnen var et ønske om sterkere fokus på felles koordinering av tjenester og tiltak for innbyggere med sammensatte helseutfordringer. Helse- og omsorgstjenesteloven stiller krav om at kommunene skal ha en koordinerende enhet. Koordinerende enhet skal bidra til å sikre helhetlige og koordinerte tilbud til pasienter og brukere med behov for tjenester fra flere fagområder, nivåer og sektorer. Enhetens har overordnet ansvar for individuell plan og koordinator. Det var videre et mål at enheten skal være pådriver for at tjenesteyterne i fellesskap kan lykkes i å sette pasient og brukers helhetlige behov i sentrum for tjenesteytingen. I forbindelse med opprettingen ble Forvaltningskontoret styrket med 1 årsverk. Ny leder av kontoret startet i desember Selbu kommune har utarbeidet egne helhetlige kriterier for tildeling av helse- og omsorgstjenester (tjenestebeskrivelser). Disse er forankret administrativt og politisk. Tjenesteledere og fagkoordinatorer har ansvar for at tjenestekriteriene blir forankret i den enkelte enhet. Forvaltningskontoret har ansvar for at kriteriene følges i saksbehandling og tildeling. 50

51 Fra årsskiftet vil Selbu bli A- kommune i forsøket med statlig finansierte omsorgtjenester (SIO). Dette vil gi økt arbeidsmengde og nye krav til saksbehandlerne i forvaltningskontoret. Alle eksisterende vedtak skal gjennomgås og kodes på nytt. Samtidig skal det arbeides etter nye kriterier og rutiner og nye maler skal innføres. Mesteparten av denne jobben må gjøres før ny finansieringsmodell trer i kraft Vurdering En god del av intensjonene med oppretting av felles forvaltningskontor er ikke nådd. Saksbehandlerne jobber fortsatt i stor grad med egne kommuner, og det oppleves at kompetanse og erfaringer i for liten grad deles internt i kontoret. En tilsynelatende enkel sak som å lage felles og likelydende maler, uavhengig av kommune, har man heller ikke lyktes med. Når det gjelder funksjonen som koordinerende enhet er det behov for utvikling og forbedring. Det arbeides nå med tydeliggjøring av denne rollen i Selbu sin del av kontoret. Noe av den manglende måloppnåelsen kan tilskrives lederskifter. I tillegg kommer at Stjørdal som A- kommune i SIO-prosjektet krevde mye ressurser og oppmerksomhet i oppstartsfasen. Når det gjelder sårbarhet kan måloppnåelsen delvis sies å være nådd. Selbu har fått tilført noe ressurser når det har vært fravær blant saksbehandlerne som vanligvis jobber med våre saker, men når det gjelder vederlagsberegning for langtidsopphold derimot er det bare 2 ansatte som kan dette. Her er altså sårbarheten større enn før opprettelsen da det var kompetanse på dette i alle kommunene. I forhold til brukerbetaling ser vi at vi må utføre kontrollfunksjoner lokalt, for å sikre at det ikke blir inntektstap, dette var ikke forutsatt ved etableringen. Det arbeides nå med rutiner rundt dette, og målet er å avklare ansvarsforholdet på området mellom forvaltningskontoret og kommunen. Det har vært stabil og god kompetanse i Selbu siste år, og samarbeidet mellom saksbehandlere og utøvende tjenester er godt. Dette gjelder både barn og unge og voksne. Selv om kontoret i Selbu ikke er bemannet alle dager oppleves god nok tilgjengelighet. Det er etablert samarbeidsorgan der saker på systemnivå tas opp. Noe av intensjonen med etablering av felles forvaltningskontor var å etablere en bestiller- utfører modell som skulle sikre rettsikkerhet og riktig bruk av ressurser. Erfaring viste tidlig at en rendyrket slik modell ikke var hensiktsmessig. Gode tilpassede tjenester krever nærhet til bruker og tett samarbeid og dialog mellom saksbehandler og tjenestene. Avtale om inn- og utskriving av pasienter fra sykehus krever tett dialog om innlagte pasienter. Målet er effektiv pasientflyt og at nødvendig informasjon er tilgjengelig for den som har behandlings- og oppfølgingsansvar. E- meldinger skal besvares så raskt som mulig og senest innen 3 timer. I kontortida er dette saksbehandlertjenesten sitt ansvar. Det er egne personer i forvaltningskontoret som har ansvar for dette. Opplevelsen er at dette fortsatt ikke fungerer godt nok, slik at det blir merarbeid i tjenesteapparatet. Det er for tiden stort fokus på arbeidsmiljøutfordringer ved kontoret på Stjørdal. Det er igangsatt arbeid med dette, noe som forhåpentlig vil gi resultat på sikt, men som med all sannsynlighet vil svekke evnen til annet utviklingsarbeid for en periode. Samarbeidet på systemnivå, mellom ledelse i forvaltningskontoret og sektorledelsen her har vært svekket siste et og halvt år. Det har vært få møtepunkt og ledelsen i forvaltning har vært lite til stede i Selbu. Kontoret har ikke lagt fram relevant oversikt over antall søknader, antall behandlede saker, saksbehandlingstid, vedtak, avslag og klager. Det er de 2 siste årene heller ikke lagt fram statistikk over pasientflyt ut fra sykehus slik det ble lagt fram tidligere. 51

52 En saksbehandlertjeneste organisert i et mindre samarbeid og underlagt sektorsjef i egen kommune vil gi mulighet for styring og koordinering på en annen måte enn når den er underlagt en større interkommunal enhet. Det vil bli kortere linjer, noe som vil gi mulighet for bedre kommunikasjon, og det vil bli enklere å ta tak i prosedyrer og arbeidsprosesser. I en egen saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal vil saksbehandlerne fortsatt fatte vedtak basert på brukers behov og rettigheter gitt i lovverk. Det er likevel i noen grad opp til den enkelte kommune hvordan hjelpen skal gis- så lenge den er forsvarlig. Et tett samarbeid med tjenestene og god kunnskap om lokalsamfunn og mulighetene i det vil kunne bidra til å finne nye løsninger. Gjennom deltakelsen i SIO prosjektet vil vi få bedre innsikt i sammenhengen mellom ressursbruk og tjenesteutmåling. En saksbehandlertjeneste som er tett på ledelse og tjenester vil være en integrert del av dette. Målet er god ressursutnyttelse og utviklingsarbeid gjennom mestringstenking, brukermedvirkning og forebygging. Hverdagsrehabilitering og ulike typer velferdsteknologi bør være tiltak som prøves ut før andre tjenester gis. Habiliteten ved en eventuell uttreden av Værnesregionsamarbeidet om felles forvaltningskontor vurderes fortsatt å være tilfredsstillende, gitt at det blir et samarbeid mellom Selbu og Tydal. Kontoret vil da ha minst 2 ansatte, og det vil normalt sikre dette. Sårbarheten vil bli betraktelig større med et mindre kontor. Saksbehandlerkompetanse innen helse- og omsorgslovgivningen er vanskelig å skaffe på kort varsel. Eventuelt sykefravær vil derfor gi redusert kapasitet. På bakgrunn av det vil det være nødvendig med en tiltaksplan som kan redusere sårbarhet, enten gjennom avtaler om kjøp av tjenester ved behov eller gjennom å bygge kompetanse hos flere. Det er blant annet mulig å se for seg at noen har stillinger delt mellom saksbehandling og utøvende tjeneste. Det må i tillegg gjøres tiltak for å sikre at flere har kompetanse på beregning av vederlag for langtidsopphold. Dette kan eventuelt gjøres ved at andre i sektorsjefens stab får opplæring. Ressurser som omprioriteres til dette må defineres inn som en del av saksbehandlertjenesten. Pr. i dag oppleves i liten grad at forvaltningens kompetanse brukes dynamisk i forhold til behov innenfor kommunesamarbeidet, men en uttreden av samarbeidet gjør at vi uansett går glipp av eventuell spisskompetanse som måtte finnes eller som vil bli rekruttert i Værnesregionen. Det har for eksempel fra oppstarten vært et mål om å rekruttere mer juridisk kompetanse inn i forvaltningskontoret, men dette er foreløpig ikke gjort. Hvis ny saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal får slikt behov må konsulentbistand kjøpes. Ved en godt planlagt etablering vurderes det som mulig å rekruttere nødvendig saksbehandlerkompetanse. Ved en etablering av felles saksbehandlertjeneste mellom Selbu og Tydal må det utformes en avtale. Tjenesten vil bli organisert som en egen enhet rett under sektorsjef i Selbu, og sektorsjef vil ivareta personaloppfølging og ledelse for ansatte i tjenesten. Det er lite sannsynlig at det vil være noen særlig direkte umiddelbar økonomisk gevinst i å etablere en egen saksbehandlertjeneste for Selbu og Tydal. Pr. i dag er det 2 saksbehandlere med til sammen 1, 8 årsverk som arbeider med saker fra Selbu og Tydal, av disse er 0,4 årsverk i Tydal. I tillegg kommer vederlagsberegning for Selbu, samt ledelse. Med nye kostnadsnøkler betaler Selbu kr inn i samarbeidet, Tydal betaler kr. Saksbehandlertjenesten og måten den utøves på er likevel svært viktig for sektorens økonomi gjennom føringene som ligger i vedtak. Oppsigelsestid: Av punkt 12 i avtalen om vertskommunesamarbeid om DMS følger at oppsigelsestiden er 1 år. I samme punkt siste avsnitt er også følgende inntatt om utgiftsdekning: «Ved uttreden av avtalen 52

53 bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd.» Som redegjort for av rådmannen i sak 5/19 i kommunestyret 25. februar 2019 så menes med utgiftsdekning her ansvar for å dekke «ekstrakostnader» som vertskommunen evt. måtte få/ha utover oppsigelsestiden ved en eller flere kommuners uttreden, for eksempel kostnader knyttet til ansatte i tjenesten som blir «overflødige» ved en eller flere kommuners uttreden. Normalt avklares evt slike kostnader i løpet av oppsigelsestiden slik at de ikke løper utover oppsigelsestiden, men punktet er tatt med for de tilfeller det unntaksvis ikke lar seg gjøre. Som ekstrakostnader regnes ikke kostnader som vertskommunen/tjenesten uansett fortsatt vil ha ved en eller flere kommuners uttreden, dvs at evt økning i gjenværende kommuners andel av samarbeidet pga noens uttreden regnes normalt ikke som ekstrakostnader. Denne forståelsen er bekreftet at rådmannen i vertskommunen som også var til stede i kommunestyret i Selbu ved behandling den 25. februar. Rådmannen kan ikke se at det i dette tilfellet vil bli aktuelt med noen utgiftsdekning etter dette punkt, og Selbu kommunes forpliktelser etter dagens avtale bortfaller således senest ved Selbu kommunes uttreden En egen saksbehandlertjeneste kun for Selbu kan gi større utfordringer med hensyn til sårbarhet og habilitet. Hvis dette skal bli aktuelt må det i så fall tilsettes i mindre stillingsstørrelser. Det foreslås å gå ut av avtalen ved årsskiftet. Høsten 2019 vil overgang til A- kommune modell i SIO prosjektet ha stort fokus. Det vil derfor ikke være tid eller ressurser til å planlegge og forberede egen tjeneste før ut i nytt år Det vurderes som mindre heldig å gi kort tid på dette arbeidet, målet er en best mulig overgang. Samtidig vil det da være avklart om Tydal kommune vil delta i samarbeid om ny saksbehandlertjeneste. Det å gå ut ved årsskiftet vil også være mer ryddig både med hensyn til egen budsjettprosess og overfor samarbeidskommunene i Værnesregionen. Konklusjon: Som følge av at felles forvaltningskontor i Værnesregionen ikke har hatt den måloppnåelsen som var forutsatt ved opprettelsen anbefaler rådmannen at avtalen om samarbeid om felles forvaltningskontor sies opp fra Ressursene som i dag brukes inn i dette samarbeidet kan benyttes på en bedre måte ved at det opprettes egen saksbehandlertjeneste i Selbu og Tydal fra Saksbehandlertjenesten og hvilke vedtak som fattes er førende for ressursbruken i tjenestene. Et godt og tett samarbeid mellom saksbehandlertjenesten, sektorledelsen og utøvende tjenester er avgjørende for bærekraftig ressursbruk, og dermed for at oppgavene skal kunne løses på en god måte i framtiden. Etablering av felles saksbehandlertjeneste i Selbu og Tydal betinger samme vedtak i begge kommuner. 53

54 Vertskommuneavtale Koml b administrativt vertskommunesamarbeid om Værnesregionen Forvaltningskontor mellom Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune (samarbeidskommuner) og Stjørdal kommune (vertskommune) Vedtatt: Revidert: Tydal kommune dd.mm.åååå Selbu kommune dd.mm.åååå Meråker kommune dd.mm.åååå Stjørdal kommune dd.mm.åååå Stjørdal desember

55 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. DEFINISJONER 4 3. OVERORDNET STYRING 4 4. MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 5. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 6 6. OPPGAVER SOM FALLER UTENFOR VERTSKOMMUNENS ANSVAR ORGANISERING AV VÆRNESREGIONEN FORVALTNINGSKONTOR 7 8. RAPPORTERING PLAN OG ØKONOMI KLAGEINSTANS EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING 10 55

56 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor 1. Formål Værnesregionen Forvaltningskontor er opprettet for å utføre de oppgaver som er delegert rådmannen i vertskommunen med hjemmel i kommunelovens 28-1 b, Administrativt vertskommunesamarbeid, under Stjørdal kommune, Org.nr Avtale om vertskommunesamarbeid er en bilateral avtale mellom én vertskommune og én samarbeidskommune. Avtalene i Værnesregionen er av praktiske årsaker skrevet som én avtale mellom flere parter, men er i realiteten flere bilaterale avtaler. Avtale om Værnesregionen Forvaltningskontor er basert på kommunenes behov for god og systematisk ledelse og drift av felles tjenester. Samarbeidet vil være førende for den langsiktige forpliktelsen for de deltagende kommunene, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Kommunene er etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester pålagt ansvar for å sørge for at personer som bor eller oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse og omsorgstjenester. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngås avtale om vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 b for drift av Værnesregionen Forvaltningskontor. Formålet med avtalen er å: - Legge forholdene til rette for et kostnadseffektivt og nyskapende forvaltningskontor. - Legge forholdene til rette for et likeverdig samarbeid mellom deltakerkommunene. Formålet med å etablere et interkommunalt forvaltningskontor gjennom inngåelse av denne avtalen er: Felles forvaltningskontor har til hensikt å styrke kompetansen innen forvaltningstjenesten til det beste for brukerne. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til: - En åpen og tilgjengelig tjeneste for brukere og samarbeidspartnere. - God kompetanse og godt samarbeid med andre hjelpeinstanser. - Habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen. - Rask og effektiv saksbehandling. Et interkommunalt forvaltningskontor skal i tillegg bidra til: - Å skape en helhetlig tiltakskjede for pasienten og således sikre et helhetlig pasientforløp. - Oppnå en bedre kostnadseffektivitet for kommunene og samfunnet for øvrig. 3 56

57 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor 2. Definisjoner Kommunene i samarbeidet defineres slik: Vertskommune: Den kommune som har fått delegert myndighet til å utføre oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Samarbeidskommune: Den kommune som har videredelegert sin myndighet til rådmannen i en vertskommune. Deltakerkommuner: Kommunene i samarbeidet. Vertskommune+Samarbeidskommune=Deltakerkommuner 3. Overordnet styring Delegert myndighet Kommunestyrene i samarbeidskommunene gir i henhold til denne avtalen egen rådmann instruks om å delegere sin kompetanse til å treffe vedtak i enkeltsaker til rådmannen i vertskommunen på de områder det skal samarbeides om. Rådmannsutvalget Rådmannen i vertskommunen oppretter et rådmannsutvalg sammensatt av rådmenn i alle samarbeidskommunene og to tillitsvalgte. Rådmannsutvalget ledes av vertskommunerådmannen og har en rådgivende/koordinerende rolle i samarbeidet. Politisk samarbeid Det etableres faste møteplasser mellom politisk nivå og rådmannsutvalget som skaper en arena for dialog mellom de enkelte kommunene. Det politiske samarbeidet har en rådgivende/hørende rolle i tjenestesamarbeidene. 4. Myndighet og oppgaver Kommunene ber rådmannen delegere følgende myndighet og oppgaver til vertskommunerådmannen: 4 1. Myndighet til å utføre tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, punkt 5: - Sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering 2. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, punkt 6: a. Helsetjenester i hjemmet b. Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt 57

58 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor c. Plass i institusjon, herunder sykehjem og d. Avlastningstiltak 3. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-6: omsorgslønn 4. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-7: Boliger til vanskeligstilte 5. Myndighet til å treffe beslutninger om tildeling av kommunale tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-8: Brukerstyrt personlig assistanse. 6. Myndighet til å treffe beslutninger som underinstans i klagesaker som ikke er av prinsipiell betydning og klagesaker hvor vedtaket er hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og bokstav a, b og c. 7. Myndighet til å kreve vederlag av pasient og bruker for mottatt hjelp fra kommunal helse- og omsorgstjenesten og opphold i institusjon hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til kommuneadministrasjonen hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til statens helsetilsyn og fylkesmannen hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering herunder registrering av individuell pleie og omsorgsstatistikk IPLOS hjemlet i lov av 18. mai 2001 nr 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger (helseregisterloven) og forskrift av 17.februar 2006 nr 2004 om pseudonymt register for individbasert pleie og omsorgsstatistikk. 11. Myndighet som koordinerende enhet for kommunene i samarbeidet hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Ha søksmåls- og ankekompetansen samt være partsrepresentanter i rettssaker og tvister som knytter seg til oppgaver som tilligger samarbeidet og hvor deltakerkommunen er rett saksøker. 5 Kommunene delegerer ikke myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Dette vil for eksempel gjelde virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter og årsrapport i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som kommunestyrene selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Saker av slik art skal alltid behandles av deltakerkommunenes egne organer. For den daglige drift legges de 58

59 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor føringer som er gitt av vertskommunerådmannen eller politiske organer i vertskommunen til grunn. 5. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: - Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder ved Værnesregionen Forvaltningskontor. - Drifte alle tjenester i samarbeidet basert på nødvendige delegasjoner. - Stille til disposisjon nødvendige bygg og utstyr for det interkommunale samarbeidet. - Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale samarbeidet. - Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. - Inngå nødvendige kontrakter /avtaler for drift av Værnesregionen Forvaltningskontor på vegne av deltakerkommunene. - Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. - Ha arkivansvar for Værnesregionen Forvaltningskontor og påse at arkivering utføres i henhold til arkivloven. - Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. - Utarbeide regnskap for drift av Værnesregionen Forvaltningskontor. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. - Utarbeide budsjett for tjenesten etter politiske føringer gitt i strategisamlinger med alle kommuner. 6. Oppgaver som faller utenfor vertskommunens ansvar. Deltakerkommunene ivaretar selv følgende oppgaver: a. Vedta forskrifter, herunder kommunale avgiftssatser b. Vedta planer for den enkelte kommune. 6 59

60 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor c. Bestemme nivået på tjenesteinnholdet i den enkelte deltakerkommunen eller tjenester direkte rettet mot innbyggere i den enkelte deltakerkommunen. 7. Organisering av Værnesregionen Forvaltningskontor Værnesregionen Forvaltningskontor organiseres som en tjeneste ledet av en enhetsleder med ansvar for drift, personal og økonomi underlagt vertskommunerådmannen. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Samarbeidskommunene stiller lokaliteter som avdelingskontor hvis enhetsleder finner dette formålstjenlig. Hver kommune er ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. Oppmøtested for den enkelte ansatte er normalt ved kontoret til vertskommunen. Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 8. Rapportering. Værnesregionen Forvaltningskontor rapporterer til rådmannen i vertskommunen. Vertskommunerådmannen rapporterer over virksomheten inkludert regnskap til kommunestyrene i samarbeidet pr. tertial og avlegger årsrapport. 9. Plan og økonomi Virksomhetsplan Værnesregionen Forvaltningskontor skal styres etter en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal videre beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. Leder for Værnesregionen Forvaltningskontor har ansvaret for utarbeidelse av virksomhetsplan og årsrapporter for tjenesten. Værnesregionen Forvaltningskontor skal følge kommunenes e-kommunestrategi og tilrettelegge for digital kontakt med brukerne etter vedtatte strategier. Utgifter til drift Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter og annet, finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Vertskommunen fakturerer månedlig et akonto-beløp til den enkelte samarbeidskommune. Månedlig akonto utgjør 1/12 av kommunenes budsjetterte andel i samarbeidet. Ved tertialavslutning gjøres en fullstendig avregning. Avvik 7 60

61 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor mellom avregning og akonto etterfaktureres den enkelte kommune i forbindelse med tertialoppgjøret. Beløpet kan da bli enten positivt eller negativt. Den enkelte kommune forplikter seg til å utføre tjenesten i tråd med vedtak som fattes av vertskommunen og selv bære kostnadene ved dette. I de tilfeller hvor en deltakerkommune fatter vedtak om avvikende fagsystemer eller avvikende forvaltningspraksis, vil vertskommunen kunne be om tilleggsdekning for merkostnader knyttet til dette. For vurderingen av hva som er avvikende i denne sammenheng legges til grunn de føringer som er gitt av vertskommunerådmannen eller de politiske organer i vertskommunen. Kostnadsfordeling Værnesregionen Forvaltningskontor Tjenestens kostnader vedrørende lønn, opplæring, veiledning, kurs, hospitering og utdanning og andre kompetansehevende tiltak, kontorutgifter, reiseutgifter, saksbehandlingssystem mv. fordeles mellom kommunene etter følgende fordelingsnøkkel: Fast andel som deles likt mellom kommunene: 21,6 % Variabel andel som fordeles etter antall innbyggere pr. 1. januar i budsjettåret: 78,4 % Vertskommunen tilkjennes dekning av overheadkostnader tilsvarende 2,5 % av deltakerkommunenes andel av tjenestesamarbeidet. Kostnadsnøkkelen er gjeldende fra avtalens inngåelse. Endring av kostnadsnøkkel skal drøftes i Rådmannsutvalget før oversendelse til den enkelte deltakerkommune for vedtak. Kostnadsnøkler vedtas samlet for alle interkommunale tjenester i Værnesregionen. Innskudd, lån og investeringer Værnesregionen Forvaltningskontor har ikke anledning til å ta opp lån eller gjøre kapitalinvesteringer. Ved behov for dette skal de enkelte kommunene selv gjøre vedtak. Budsjett Det er vertskommunen som har det daglige ansvaret for tjenesteproduksjonen og partene i avtalen er enig om at budsjettvedtaket i vertskommunen vil være førende for samarbeidskommunenes vedtatte budsjett. Evt. avvikende endelig budsjettvedtak i samarbeidskommunen, vil anses som en uenighet mellom partene om inngått avtale og vil kunne medføre oppsigelse av avtalen for denne kommunen. 8 61

62 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor 10. Klageinstans Klage på enkeltvedtak skal mottas og behandles av Værnesregionen Forvaltningskontor som underinstans. Hvis klagen ikke etterkommes til gunst for brukeren sendes klagen videre til Fylkesmannen i Trøndelag for behandling. Klage på ikke lovpålagte tjenester oversendes den kommunale klagenemnda i den enkelte kommune for endelig behandling. 11. Evaluering Med bakgrunn i målsettingen i denne avtalen skal det legges opp til en overordnet gjennomgang og drøfting av fellestjenesten minst hvert fjerde år. 12. Oppsigelse Dersom deltagerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. KL s 28-1 i. Den enkelte kommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. De ansattes rettigheter skal ivaretas etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd. De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtalen, skal tilbakeføres til kommunene etter samme fordelingsnøkkel som er etablert for deling av kostnader 13. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Endringer krever enighet mellom vertskommunen og samarbeidskommunen. 14. Mislighold Dersom samarbeidskommunen vesentlig misligholder sin forpliktelse etter denne avtalen, åpner dette for at vertskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. 9 62

63 Vertskommuneavtale Værnesregionen Forvaltningskontor Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, åpner dette for at samarbeidskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan da kreve sitt økonomiske tap dekket av den kommunen som misligholder avtalen. 15. Tvister Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting. 16. Ikrafttredelse og varighet Avtalen, og vertskommunens myndighet til å treffe vedtak, trer i kraft fra 1. januar Kommunestyrets godkjenning Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. KL s 28-1 e. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 4 fire eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. Tydal kommune Dato: Ordfører Selbu kommune Dato: Ordfører Meråker kommune Dato: Ordfører Stjørdal kommune Dato: Ordfører 10 63

64 Selbu kommune Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 2010/ Saksbehandler: Ingrid Rolseth Holt Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 9/ Hovedutvalg for oppvekst 10/ Ungdomsråd 2/ Råd for eldre og funksjonshemmede 16/ Hovedutvalg for samfunnsutvikling 48/ Formannskapet 43/ Kommunestyret Forslag til ny utvalgsstruktur, antall medlemmer i utvalg samt flytting av ansvarsområder Innstilling 1. Sammenslåing av utvalg 2 alternativer: 1) HUOPPV (Hovedutvalg Oppvekst) og HUHS (Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg) slåes sammen til ett utvalg. 2) Antall medlemmer i det evt. nye sammenslåtte utvalget forslås til 9 personer. 3) Det fortsetter som i dag. 2. Flytting av politisk ansvar for idrett og kultur 2 alternativer: 1) Det politiske ansvaret som gjelder idrett og kultur flyttes fra HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) til å ligge inn under HUOPP (Hovedutvalg Oppvekst). 2) Det fortsetter som i dag. 3. Økning i antall medlemmer i HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) 2 alternativer: 1) Antall utvalgsmedlemmer i HUSU øker fra 7 til 9 personer. 2) Antall medlemmer fortsetter som i dag 64

65 Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Votering: Rådmannens innstilling.. Innstilling Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg vil rå kommunestyret å fatte følgende v e d t a k: Som rådmannens innstilling Behandling i Ungdomsråd Innstilling 1: Sammenslåing av utvalg Alternativ 1: Enst. vedtatt. Alternativ 2: Enst. vedtatt Alternativ 3: 0 stemmer Innstilling 2: Flytting av politisk ansvar for idrett og kultur Alternativ 1: Enst. vedtatt Alternativ 2: 0 stemmer Innstilling 3: Økning i antall medlemmer i HUSU Alternativ 1: Enst. vedtatt Alternativ 2: 0 stemmer Innstilling i Ungdomsråd Sammenslåing av utvalg 1) HUOPPV (Hovedutvalg Oppvekst) og HUHS (Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg) slåes sammen til ett utvalg. 2) Antall medlemmer i det evt. nye sammenslåtte utvalget forslås til 9 personer. 2. Flytting av politisk ansvar for idrett og kultur 1) Det politiske ansvaret som gjelder idrett og kultur flyttes fra HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) til å ligge inn under HUOPP (Hovedutvalg Oppvekst). 3. Økning i antall medlemmer i HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) 1. Antall utvalgsmedlemmer i HUSU øker fra 7 til 9 personer. Behandling i Råd for eldre og funksjonshemmede

66 Innstilling Vedtak i Råd for eldre og funksjonshemmede Behandling i Hovedutvalg for samfunnsutvikling Votering: Pkt.I Alternativ 1 rådmannens innstilling vedtas. Enst. Alternativ 2 rådmannens innstilling vedtas. Enst. Alternativ 3 rådmannens innstilling fikk 0 stemmer og falt. Pkt.II Alternativ 1 rådmannens innstilling vedtas. 6 stemmer (P.Røsseth, O.E.Aashaug, T.K.Langseth, S.Berge, A.R.Rotvold, P.E.Sæther) Alternativ 2 rådmannens innstilling fikk 1 stemme og falt. (M.Grøtte) Pkt III Alternativ 1 rådmannens innstilling vedtas. Enst. Alternativ 2 rådmannens innstilling fikk 0 stemmer og falt. Innstilling i Hovedutvalg for samfunnsutvikling Hovedutvalg samfunnsutvikling vil rå kommunestyret til å fatte følgende v e d t a k: I. Sammenslåing av utvalg 3) HUOPPV (Hovedutvalg Oppvekst) og HUHS (Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg) slåes sammen til ett utvalg. 4) Antall medlemmer i det evt. nye sammenslåtte utvalget forslås til 9 personer. II. Flytting av politisk ansvar for idrett og kultur 2) Det politiske ansvaret som gjelder idrett og kultur flyttes fra HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) til å ligge inn under HUOPP (Hovedutvalg Oppvekst). III. Økning i antall medlemmer i HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) 1) Antall utvalgsmedlemmer i HUSU øker fra 7 til 9 personer. Saksopplysninger Ordfører og varaordfører i Selbu kommune gjennomførte et møte der en representant fra samtlige politiske partier i Selbu var innkalt til møte vedr. vurdering av utvalgsstrukturen i Selbu kommune. Møteinnkallingen ble sendt leder for sitt parti lokalt her i Selbu. Følgende ble invitert: Tanja Fuglem, leder AP (møtte) Per Avelsgård, leder SP (møtte) Arnt Otnes, leder H (møtte ikke) Arve Høiby, leder V (møtte) Gro Mari Engen Hanem, leder, SV (meldte forfall) Eystein Røset, leder MDG (møtte ikke) 66

67 Hilde Guldseth, leder KrF (møtte ikke) I tillegg deltok ordfører og varaordfører på møtet, samt Ingrid Rolseth Holt fra administrasjonen som sekretær. Utvalgsledere fikk følgende informasjon i forkant av møtet: Tabell som viser antall møter og saker som de forskjellige utvalgene har hatt i perioden Utvalg Møter Saker Møter Saker Møter Saker Møter Saker Møter Saker Møter Saker Møter Saker KS FS ADMU HUOPPV HU HS HU SU Planutv KS - Kommunestyre FS - Formannskapet ADMU - Administrasjonsutvalget HUOPPV- Hovedutvalg oppvekst HUHS - Hovedutvalg helsevern og sosial omsorg HU SU - Hovedutvalg samfunnsutvikling Planutv - Det faste utvalg for plansaker Kommuneloven, paragraf som omhandler utvalg: 5-7.Utvalg Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål og for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomheten. Kommunestyret kan selv også opprette utvalg med ansvar for en geografisk del av kommunen (kommunedelsutvalg). Utvalg etter denne paragrafen skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv en leder, en nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv hva slags saker utvalget skal behandle. Utvalget kan få tildelt vedtaksmyndighet hvis ikke noe annet følger av lov. Utvalget kan opprette et arbeidsutvalg med medlemmer som er valgt blant medlemmene av utvalget. Dette kravet gjelder ikke når kommunedelsutvalget velger arbeidsutvalg. Utvalget kan gi lederen eller arbeidsutvalget myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget selv har bestemt noe annet. Kommunedelsutvalg kan i tillegg gi lederen av administrasjonen i kommunedelen tilsvarende myndighet. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge utvalg. Vurdering Antallet saker i de politiske utvalgene varierer betraktelig. - HUSU (Hovedutvalg samfunnsutvikling) har flest saker At det har vært utfordrende å få fulltallige hovedutvalg i inneværende periode 67

68 Selbu kommune Arkivkode: X20 Arkivsaksnr: 2010/ Saksbehandler: Ingrid Rolseth Holt Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 44/ Kommunestyret Behandling av revidert ROS-analyse år 2019 (Risiko- og sårbarhetsanalyse) Beredskap Vedlegg: Overordnet ROS-analyse for Selbu kommune beredskap Helhetlig ROS-analyse for Selbu kommune fremlagt politisk juni 2013 Rådmannens innstilling Helhetlig Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Selbu kommune vedtas. Øvrige kommunale planer må oppdateres ved behov i henhold til vedtatt Helhetlig Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for Selbu kommune. 68

69 Helhetlig ROS-analyse for Selbu kommune ble vedtatt første gang i Kommunestyret Revidering av ROS-analysen startet primo år Analysen er nå revidert og legges frem for behandling. ROS-analysen har ikke blir revidert i sin helhet tidligere, da risikobildet for Selbu ikke har endret seg vesentlig i perioden Endringene som er gjort i ROS-analysen dere skal behandle er bl.a. at PLIVO (Pågående livstruende hendelser) er tatt inn som et eget risikopunkt, og at sannsynligheten for at ekstremvær kan skje er vurdert høyere. I tillegg har kommuneoverlegen flere punkter han har kommet med satt inn som skadeforebyggende tiltak i planen. Selbu kommune hadde en tverrfaglig samling med både interne og eksterne aktører for oppstart med revideringen av da gjeldende ROS-Analyse. Følgende avdelinger fra representert: Oppvekst, Helse, Vann/veg, Bygg/kulturminner, Miljø, Politi, Selbu Næringsforum, ordfører, kommuneoverlege og brann. I tillegg har det vært møter/samtaler med landbruk v/ M. Renå, lensmann K. Ravlo samt med Fylkesmannens beredskapsavdeling. Kommuneoverlege i Værneregionen Leiv Edvard Muruvik Vonen, og daværende brannsjef Bengt Ødegård hadde arbeidsmøter i forkant for å planlegge revideringsprosessen. Dette stilles det også krav om ROS lovmessig, ref.; «Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) Kommunal beredskapsplikt risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalysen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt (lov fastsatt ) 15. Kommunal beredskapsplikt beredskapsplan for kommunen Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen etter 14 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Forskrift om kommunal beredskapsplikt (lov fastsatt ) 1.Formål Forskriften skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. 2.Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. 69

70 Analysen skal som et minimum omfatte: a) eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b) risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c) hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d) særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til e) å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f) behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Selbu kommune v/beredskapskoordinator (saksbehandler) har siden år 2011 deltatt jevnlig (1-2 ganger i året) på de samlinger Beredskapsavdelingen hos Fylkesmannen i Trøndelag har for fylkets kommuner. Her gjennomgås jevnlig Trøndelag kommunenes utfordringer samt at erfaring deles. Vurdering: Selbu kommune presenterer her en revidert helhetlig ROS-analyse på et overordnet nivå. Denne analysen er ikke en erstatning for de analysene som må foretas i de enkelte tjenesteområder. Hensikten med en ROS-analyse er todelt. Den første er å avdekke de områdene i kommunen som kan medføre risiko. Den andre er å se på hvilke konsekvenser forskjellige hendelser vil få, og hvor sannsynlig det er for at de inntreffer. En ROS-analyse kan aldri bli helt eksakt, men mer en vurdering hvor en ut fra egne og andres erfaringer samt historikk prøver å se inn i fremtiden. Like viktig som å kartlegge uønskede hendelser er å øke bevisstheten om at en er sårbare for ulykker, og å være forberedt på at det kan skje. En klarer ikke å beskytte seg mot alt, noen farer må en leve med. Men, gjennom en ROS-analyse kan en foreta en vurdering av hvilke områder det er viktig å iverksette tiltak mot, og hvor konsekvensene eller sannsynligheten er så liten at det ikke er nødvendig med tiltak. 70

71 ROS-analysen inneholder følgende hendelser: Hendelsestype: Uønsket hendelse: Risiko vurdering sannsynlighet x konsekvens (høyest tall=høyest risiko) 1.Storulykke (Det kan være flere ulykker som må håndteres om storulykke. For eksempel Flystyrt) 1.1 Bussulykke Sammenrasing av bygg/anlegg, store telt der mange er samlet Brann 3. Alvorlig kriminalitet 2.1. Brann i sykehjem, skoler, rådhus og lignende som fører til at det blir en utfordring å utføre våre kommunale tjenester 2.2 BRANN / BEDRIFTER/ STORE GÅRDSBRUK Brann/-eksplosjon 2.3 BRANN STORE ARRANGEMENT Brann/-eksplosjon 3.1. Terror PLIVO (Pågående livstruende vold) Skole-skyting Gissel-situasjoner 3.2. Alvorlig ran Grov vold Ekstremvær 4.1. Snøfall 4 71

72 Unormal forekomst av snø, kulde, regn, vind eller tørke Ekstrem kuldeperiode Regn (Flom) 4.4. Vind Tørke Brudd/ svikt i dataforbindelser over lengre tid 6.0 Info.-/ omdømme krise Brudd/ Svikt i dataforbindelser over lengre tid 6.1 Informasjon på avveie/ uansvarlig opptreden i media Strømbrudd 8.0 Atom-ulykke spredning av atomavfall Svikt i strøm-leveranse i 3 dager og mer Lekkasje fra atom-kraftverk Spredning av avfall i forb. med trafikkulykke RAS Ras i bolig-/veiområder Epidemier og sykdom 11. Forurensning av drikkevann/- bortfall av drikkevann 12. Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff Pandemi Forurensning av drikkevann/-bortfall av drikkevann 4 12 Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff Krig 13 Krig/krigshandlinger Storulykke utenfor Selbu der ansatte/ elever/brukere/ 14 Transport-ulykker: Buss Båt Tog 8 72

73 politikere m.fl. fra Selbu er berørt 15. Dambrudd/ Storflom Fly Brann, Terror/krig 200 års 1000 års flom 4 Selbu kommunes helhetlige ROS-analyse kan ha konsekvenser for følgende planer: Beredskapsplanen Plan for Informasjonsberedskap Evakueringsplan Samt planer som omhandler: Smittevern Helse- og sosialberedskap Pandemi Klima og energi Arealplanlegging Trafikksikkerhet IT-sikkerhet Planlegging og byggesaksbehandling (kommunedelplaner) Samt øvrige planer som berøres ved innhold i Selbu kommunes ROS-analyse Tabell: Viser hendelsene rangert etter sannsynlighet og konsekvens år 2019 En viss fare Kritisk Farlig Katastrofalt Meget sannsynlig Sannsynlig 9.0 Mindre sannsynlig 4.1, 4.2, 4.4, 4.5, 6.1, , 2.1, 2.2, 3.2, 4.3, , 3.1, 14 Lite Sannsynlig , 7.0, 8.2, , 13, 15 73

74 Selbu kommune Sak 2010/ / INGHOL Dok:7430/2019 Overordnet ROS-analyse for Selbu kommune beredskap år 2019 RISIKOGRADER Risiko er konsekvens x sannsynlighet: KONSEKVENS: En viss fare, vekting: 1 Mindre førstehjelpstiltak/behandling Ubetydelige miljøskader Ubetydelige skader på materiell SANNSYNLIGHET Lite sannsynlig, vekting: 1 Mindre enn en gang hvert 50. år Kritisk, vekting: 2 Farlig, vekting: 3 Sykehusopphold Miljøskader som krever tiltak Materiellskader som krever tiltak Større antall skadde Langt sykehusopphold/invaliditet Omfattende og langvarig miljøskade Omfattende skader på materiell Mindre sannsynlig, vekting: 2 Sannsynlig, vekting: 3 Meget sannsynlig, vekting: 4 Mellom en gang hvert 10. år og engang hvert 50. år Mellom en gang hvert år og en gang hvert 10. år En gang hvert år Katastrofalt, vekting: 4 Død Varig skade på miljøet Total ødeleggelse av materiell 74 1

75 Dette gjelder som skadebegrensende tiltak i alle hendelsestyper: Kommunens beredskapsplanverk må være oppdatert, kjent og inneholde plan for Informasjonshåndtering, pårørendesenter og evakuerings-ansvar. Også Plan for Helsemessig og sosial beredskap som bl.a. omhandler Psykososialt kriseteam må være kjent Øvelser trene hendelser. Informere innbyggerne om EGENBEREDSKAP (ha et lite lager av det mest nødvendige Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 1.Storulykke (Det kan være flere ulykker som må håndteres om storulykke. For eksempel Flystyrt) 1.1 Bussulykke Menneskelig svikt, teknisk svikt, natur- /dyrefenomen, vær- og veiforhold En større mengde mennesker blir alvorlig skadd/nedkjølt og/eller drept samtidig. Redusert infrastruktur, materielle skader, miljøskader, press på helsetjenester, brann/eksplosjon, stort informasjonsbehov, evakuering Trafikksikkerhetsarbeid. Oppdatert Trafikksikkerhetsplan Sørge for og påvirke at det opprettholdes forsvarlig standard og vedlikehold på veier i Selbu. Veglys der folk ferdes forhindrer ulykker. Selbu kommune må sørge for at skoleskyss og transport i regi av kommunen foregår sikkert; gode busser, vurdere om det skal kreves GPS el.l. i busser for lokalisering ved ulykker. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 75

76 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 1.2 Sammenrasing av bygg/anlegg, store telt der mange er samlet. Ekstreme værforhold; vind, snø, nedbør Flom Teknisk svikt Manglende vedlikehold Overbelastning En større mengde mennesker blir alvorlig skadd og/eller drept samtidig. Materielle skader, press på brann- /helsetjenester, stort informasjonsbehov, evakuering Internkontroll/vedlikehold av kommunale bygg. Kommuneoverlegen anbefaler følgende: Informere alle arrangører og større bedrifter om plikten til internkontroll over risiko for publikum - hvis dette er byggverk som ikke er søknadspliktig og dermed sikres etter PBL. Hjemmel: Forskrift om miljørettet helsevern 4, 5, 7, 9, og 10e. Folkehelseloven 12 gir kommunen anledning til å kreve opplysninger om «forhold ved eiendommen eller virksomheten som åpenbart kan ha negativ innvirkning på helsen» Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Tilsynsansvar er delegert til kommuneoverlegen. Med bakgrunn i denne ROSanalysen kan kommunen prioritere krav til at 76

77 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: arrangører har tatt høyde for risiko og har internkontroll som viser vurderinger og sikringstiltak. Kommunen kan evt. hevde en generell regel om at større midlertidige telt/stativ etc. skal meldes til kommuneoverlegen, dette vil gjøre tilsyn mulig å gjennomføre. 2. Brann 2.1. Brann i sykehjem, skoler, rådhus og lignende som fører til at det blir en utfordring å utføre våre kommunale tjenester Påsatt Tekniske feil Menneskelige feil Lynnedslag Feil på el-anlegg Selvantennelse Varme arbeider Økonomi og samfunnsmessige kostnader. Liv og helse Evakuering Redusert/ manglende tjenestetilbud driftsstans. Materielle skader Det skal foreligge egen branninstruks og brannbok for alle kommunale bygg, de skal også ha egen brannansvarlig. Særskilte brannobjekt ihht Brannlovens 13 er lovpålagt dette. Brannansvarlig må skoleres jevnlig. Avdelingen har ansvar for å utføre jevnlige brannøvelser. Varslings- og sprinkelanlegg, seksjonering, evakueringsalternativ reservelokaler. Gode innøvde rutiner for evakuering. Brannvesenet: Befaring Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til 77

78 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Sikre nødutganger. befolkning). 2.2 BRANN / BEDRIFTER/ STORE GÅRDSBRUK Brann/- eksplosjon Påsatte branner Tekniske feil Menneskelige feil Lynnedslag Feil på el-anlegg Selvantennelse Varme arbeider Økonomi og samfunnsmessige kostnader. - Liv og helse - Evakuering - Redusert fremkommelighet. - Materielle skader - Økonomi Miljøskader Driftsstans Informasjonsbehov Det skal foreligge egen branninstruks og brannbok for alle større bygg.. Særskilte brannobjekt ihht Brannlovens 13 er lovpålagt dette. Brannansvarlig må skoleres jevnlig. Jevnlige brannøvelser. Sikre nødutganger. Brannvarslingsanlegg. Varslings- og sprinkelanlegg, seksjonering, evakueringsalternativ reservelokaler. Gode innøvde rutiner for evakuering. Brannvesenet: Befaring Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 2.3 BRANN STORE ARRANGEMENT Brann/- eksplosjon Påsatte branner Tekniske feil Menneskelige feil Lynnedslag Økonomi og samfunnsmessige kostnader; - Liv og helse - Evakuering - Redusert Ved store arrangement: Få i gang dialog med aktuelle utleiere for veiledning og sikkerhetsinstruks/beredskapspl an. Årsøya Fritidspark AS Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 78

79 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Feil på el-anlegg Selvantennelse Varme arbeider fremkommelighet. - Materielle skader - Økonomi Miljøskader Informasjonsbehov (kommunen har aksjepost) Kommune bør også oppfordre dem til å ha forebyggende tiltak/retningslinjer i sine uteleiekontrakter. 3. Alvorlig kriminalitet 3.1. Terror PLIVO (Pågående livstruende vold) Skole-skyting Gisselsituasjoner Mennesker i psykisk ubalanse. Mennesker med økonomiske, politiske, etniske eller religiøse konflikter. Sint på kommunens og/eller Norges behandling av dem. Liv og helse. Redsel i befolkningen. Driftsstans Forebyggende arbeid startes i/ved helsestasjon, bhg og skole. Foreldreveiledning Variert tilbud til ungdom/risikoutsatte grupper. God og jevnlig dialog mellom Politi og kommunen (SLTmøter o.l.) Kommuneoverlegen: Observasjoner om psykisk ustabile personer er en trussel mot kommunen og bør vurderes på overordnet nivå (rådmann, kommuneoverlege, SLT) sammen med politiet. Barnehager og skoler må jevnlig øve sine planer og rutiner. Ellers gode interne planer i kommunen. Øvelse. Brannvesenet deltar årlig på PLIVO-øvelser sammen med andre nødetater i henhold til den nasjonale PLIVOprosedyren. Ved terror: Sentral samordning: Skjerpet beredskap. Personell til informasjonstiltak, evakuering, økt etterretning, generell sikring/adgangskontroll m.m. Informasjon via lokalradio, 79

80 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: - observasjoner må beskrives for fastlege, som har ansvar for å vurdere helsetilstanden og behandlingsplan ut fra gitt informasjon og evt. egen undersøkelse, evt. i samarbeid med spesialisthelsetjenesten (voldsrisikovurdering mulig å bestille) sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Dialog mellom politiet og kommunen om ustabile psykisk syke innbyggere eller observerte miljø med uønsket atferd kan forsøkes gjort med samtykke, men bør etableres uansett. Politiet ser uønsket atferd tidlig i noen saker. Vurdere trusselnivå og evt. få gitt psykiatrisk hjelp til særlig aktive kriminelle (nytt særtiltak siden høst 2016, dom til tvungent psykisk 80

81 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: helsevern uten sikker psykose) Alvorlig ran Grov vold Mennesker i psykisk ubalanse. Mennesker med økonomiske, politiske, etniske eller religiøse konflikter. Liv og helse. Redsel i befolkningen. Driftsstans Forebyggende arbeid startes i/ved helsestasjon, barnehage og skole. Foreldreveiledning Variert tilbud til ungdom/risikoutsatte grupper. Gode interne planer og rutiner ii kommunen. Øvelse. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 4 Ekstremvær Unormal forekomst av snø, kulde, regn, vind eller tørke Snøfall Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Isolasjon, rasfare, bygningsskader, brudd i ledningsnett, skogskader, liv og helse. Bortfall av nett Rutiner for taksnømåking av kommunale bygg. Opprettholde nødvendig infrastruktur. Info til hus-/hytteeiere i Selbu v 81

82 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Driftsstans. Redusert /manglende tjenestetilbud. store snømengder. Godkjenning av nye bygg i henhold til lovverket. Kommunale tjenester som kan bli påvirket av dette værforholdet, må ha rutiner for å takle dette på en best mulig måte. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning) Ekstrem kuldeperiode Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Liv og helse, ledningsnett, vannforsyning, mangel på brensel, arbeidsstans Kommunale tjenester som kan bli påvirket av dette værforholdet, må ha rutiner for å takle dette på en best mulig måte. Redusert /manglende tjenestetilbud. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 82

83 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Per i dag har har vi en avtale Trønderenergi (TE) om tilgang på aggregat (tiltenkt sykehjemmet). De kan derimot ikke garantere Selbu blir prioritert til å få aggregatet, eller at aggregatet er plassert i Selbu til enhver tid, da TE er repr. i mange kommuner. TE ønsker at Fylkesmannen i så fall skal prioritere. Det planlegges nå å skaffe tilveie et eget aggregat m.m. i forbindelse med bygging av nytt sykehjem i Selbu Regn (Flom) Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Flom, jord- og leirras, isolasjon, oversvømmelse, økonomiske utfordringer. Redusert /manglende tjenestetilbud Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Konsesjonsbestemmelser ved nedtapping av Selbusjøen. Arealplaner, flomsonekart. NVE må jevnlig forespørres om å fremlegge varslingsrutiner samt forbedre rutiner for tapping i Neavassdraget. I følge lensmann så er det politiet som har ansvar - og kan beordre evakuering når det står om liv. 83

84 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Kommunale tjenester som kan bli påvirket av dette værforholdet, må ha rutiner for å takle dette på en best mulig måte. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning) Vind Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Isolasjon, skade på kraftnett, liv og helse, brudd i kommunikasjon, arbeidsstans. Redusert /manglende tjenestetilbud Godkjenning av nye bygg i henhold til lovverket. Kommunale tjenester som kan bli påvirket av dette værforholdet, må ha rutiner for å takle dette på en best mulig måte. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 84

85 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 4.5. Tørke Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig årsak. Skog og landbruksskader Brannvesenet informerer om evt. totalforbud vedr. bruk av åpen ild. Skogbrannplan. Selbu brannvesen har egen skogbrannplan. Ved skogbrann kan brannvesenet i Selbu rekvirere skogbrannhelikopter fra Hovedredningssentralen og rekvirere bistand fra sivilforsvaret. Samarbeidsavtale med nabobrannvesen. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning) Brudd/ svikt i dataforbindelser over lengre tid Brudd/ svikt i dataforbindelser over lengre tid Sabotasje, brann, virus, hacking, uhell, strømbrudd (Selbu kommunes datalagring/serve r står på Rådhuset i Stjørdal så er det Liv og helse: Pasientjournaler ikke tilgjengelig: Pasienter kan bli skadelidende Driftsstans Informasjonskrise IT-Værnesregionens plan for IT-sikkerhet og beredskap. IT Værnesregionens plan for ITsikkerhet og beredskap. Servere for lagring av Selbu kommunes data er plassert i Rådhuset på Stjørdal. Ved strømstans i Stjørdal vil vi ikke få tilgang til vår data (Profil, ephorte o.l.) 85

86 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: strømbrudd der så får vi ikke tak i vår data som er lagret der). Kommunen (sektorene selv) må ha rutiner for å sikre brukere og pasienter (ta ut papirkopier ved melding om at databrudd muligens kan forekomme, som ved meldt ekstremvær o.l.). Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 6.0 Info.-/ omdømme krise 6.1 Informasjon på avveie/ uansvarlig opptreden i media Kommunalt ansatte/politikere opptrer uansvarlig i media. Mister/ frastjåles dokumenter, PC, minnepenner, telefon etc. som inneholder sensitive Kommunens omdømme svekkes. Kaos blant befolkningen Redsel/usikkerhet blant befolkningen hvis personopplysninger kommer på avveie Trene på å håndtere media. Kjenne til offentlighetsloven, samt hvordan man behandler sensitive personopplysninger. Opplæring i hvilke dokumenter man kan oppbevare utenfor sikker sone i nettverket/elektronisk. Ansatte må signere Servicetorget og kommunens talsmann i kriser (Ordfører) skal være godt trent i informasjonshåndtering; Ledere må sørge for opplæring av ansatte. Ledere må sørge for at ansatte har fått dataavtale. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til 86

87 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: personopplysning er. dataavtale ved ansettelse. Gode sikkerhetsrutiner hos IT- Værnesregionen. befolkning). Vi har eget personvernombudet i Værnesregionen som er rådgiver vedr. ansvar og plikter Strøm-brudd Svikt i strømleveranse i 3 dager og mer Ekstremvær, terror, flom Trussel for liv og helse (medisinskteknisk utstyr virker ikke), lammet landbruk og annen industri, bortfall av telefon, datatjenester, infokanalaer(media) Liv og helse; Vannmangel etter 3 dgr strømbrudd Avløpssvikt. Pasientdata ikke tilgjengelig Vår strømleverandør bør har alternative forsyningslinjer. Per i dag har har vi en avtale Trønderenergi (TE) om tilgang på aggregat (tiltenkt sykehjemmet). De kan derimot ikke garantere at Selbu blir prioritert til å få aggregatet, eller at aggregatet er plassert i Selbu til enhver tid, da TE er repr. i mange kommuner. TE ønsker at Fylkesmannen i så fall skal prioritere. Det planlegges nå å skaffe tilveie et eget aggregat m.m. i forbindelse med bygging av nytt sykehjem i Selbu. I tillegg må sektor Helse og 87

88 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Innbyggere fryser, mulig evakuering av beboere i kommunale leiligheter som ikke har aggregat/ vedfyring. Redusert tjenestetilbud. Sosial ha batteriaggregat el.l. tilgjengelig for brukere som har øyeblikkelig behov for strømtilførsel på medisinskteknisk utstyr. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 8.0 Atom-ulykke spredning av atomavfall 8.1 Lekkasje fra atomkraftverk Personskader, langtidseffekter på miljø, økonomiske ringvirkninger Følge med værmeldinger, vindstyrke- og retning. Plan for mottak, lagring, uthenting, distribuering og - Ta oss av innbyggere; god informasjon Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. 88

89 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: varsling av innbyggerne, om jodtabletter. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Normalisere situasjonen - Evakuering - Ha god kjennskap til Plangrunnlag for kommunal atomberedskap, Statens strålevern, Etterfølge råd og føringer fra sentrale myndigheter, siste er: Strålevern Rapport 2018:10 Endringer i trusselbildet Spredning av avfall i forb. med trafikkulykke Lastebil som frakter atomavfall kjører av veien el. inkludert i trafikkulykke Personskader Spredning av farlig avfall Brannvesenet: Aksjonsplan for IUA (Interkommunalt utvalg for akutt beredskap) iverksettes. (Vernedrakter, rensestasjon m.m.) 89

90 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 9.0. RAS Ras i bolig- /veiområder Naturlig geologisk prosess Erosjon og flom: Ekstrem- vær, dambrudd, rotvelt, oppsamling av overflatevann. Menneskelige inngrep: Belastning, oppfylling, utgraving, avskoging, regulering, oppdemming, oppfylling på eksisterende terreng, bygging i rasutsatte områder. Ødelagt infrastruktur, økonomisk tap, erosjon, liv og helse, oppdemning, jordbruksskader, dambrudd, forurensning. Innbyggere blir uten bolig over lengre tid. Uframkommelige og ødelagte veier Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Konsesjonsvilkår vedr. tapping av Selbusjøen må ivareta faren for ras. Oversikt over forekomster av kvikkleire så langt det lar seg gjøre (ikke fullstendig kartlagt av NVE). Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 10. Epidemier og sykdom Pandemi VIRUS (influensa/bakteri er/ukjent smittekilde) Sykdom/død. Økonomisk tap; redusert produksjon Vaksine da særlig influensavaksinasjon Oppdatert Smittvernplan og Plan for helsemessig og sosial beredskap. 90

91 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Matvarer/drikkev ann, tekniske installasjoner, dyr etc. Terror Globalisering/smi tteprosess: Økt reisevirksomhet, økt handel, endret livsstil Press på helsetjenesten. Engstelse Driftsutfordringer; kan føre til driftsstans på visse områder. Stort informasjonsbehov Informasjon Isolering av pasienter Kommuneoverlegen: Plan for kapasitet og midlertidig plassering av sanitæranlegg er tema som kan tilsees. Ved søknad om å holde arrangement kan også plan for dette kreves meldt til kommunen, som et krav til hygiene og dermed begrenset smitterisiko mellom folk, og forurensning til omgivelsene. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 11. Forurensning av drikkevann/- bortfall av drikkevann 11.1 Forurensning av drikkevann/- bortfall av drikkevann Biologiske hendelser, Flom, Smittestoffer, Sabotasje, smågnagerår Brudd i vannforsyningen til befolkningen. Vannmangel Områdesikring av vannkilder. Rutiner for vannprøvetaking. Samarbeidsavtale med Mattilsynet for rask oppklaring av smittekilde. Godt utbygd teknisk reservesystem (tilstrekkelig med høydebasseng, gode samkjøringsmuligheter) Oppdatert ledningskart. 91

92 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: Skjulte uhell? Nød-desinfiseringsanlegg. Åpent uhell? Ukjent smittekilde: Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Matvarer Drikkevann Tekniske installasjoner Dyr Personer 12. Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff 12 Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff Krig (i andre land)/konflikt, ekstremvær, naturkatastrofe, miljøkatastrofe, sykdom/ epidemier Sult, sykdom, svikt i infrastrukturen. Økonomi, hamstring, økt kriminalitet, Informere om egenberedskap Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Rasjonering 13. Krig 13 Krig/krigshan Konflikter: Økonomiske, Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. 92

93 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: dlinger politiske, etniske eller religiøse konflikter. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). Info fra sentrale myndigheter 14. Større ulykker utenfor Selbu der ansatte/elever/b rukere/politikere i Selbu er berørt 14 Transportulykker: Buss Båt Tog Fly Personskader, redsel, informasjonskrise Se også bussulykke, pkt. 1.1 ROS analyse for turer i regi av Selbu Ungdomsskole med Hvite busser til Polen er utarbeidet og gjennomgås med skolens lærere før tur. Lignende bør også utarbeides ved behov ved arr. av tilsvarende turer. Brann Terror/krig Ansvarsforhold med turarrangør avklares før reise. - Bruk av lokalradio for informasjon. Kommunen kan vurdere å tilby veiledning av frivillige org. ved planlegging av turer med tanke på ROS analyse. UDI og turoperatører kan bistå. 93

94 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 15. Dambrudd/ Storflom 200 års 1000 års flom Forvitring Stor påkjenning Terror Flystyrt Materielle skader på bygninger, eiendommer og landbruksareal, fare for liv og helse Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Konsesjonsbestemmelser ved nedtapping av Selbusjøen. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Arealplan, flomsonekart. I følge lensmann så er det politiet som har ansvar - og kan beordre evakuering når det står om liv. Informasjon via lokalradio, sosiale media og evt. Varsling24 (mobilvarsling til befolkning). 94

95 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 1 RISIKOGRADER Risiko er konsekvens x sannsynlighet: KONSEKVENS: En viss fare, vekting: 1 Mindre førstehjelpstiltak/behandling Ubetydelige miljøskader Ubetydelige skader på materiell Kritisk, vekting: 2 Sykehusopphold Miljøskader som krever tiltak Materiellskader som krever tiltak Farlig, vekting: 3 Større antall skadde Langt sykehusopphold/invaliditet Omfattende og langvarig miljøskade Omfattende skader på materiell Katastrofalt, vekting: 4 Død Varig skade på miljøet Total ødeleggelse av materiell Dette gjelder som skadebegrensende tiltak i alle hendelsestyper: SANNSYNLIGHET Lite sannsynlig, vekting: 1 Mindre enn en gang hvert 50. år Mindre sannsynlig, vekting: 2 Mellom en gang hvert 10. år og engang hvert 50. år Sannsynlig, vekting: 3 Mellom en gang hvert år og en gang hvert 10. år Meget sannsynlig, vekting: 4 En gang hvert år Kommunens beredskapsplanverk må være oppdatert, kjent og inneholde plan for Informasjonshåndtering, pårørendesenter og evakueringsansvar. Også Plan for Helsemessig og sosial beredskap som bl.a. omhandler Psykososialt kriseteam må være kjent Øvelser trene hendelser. 95

96 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 2 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 1.Storulykke (Det kan være flere ulykker som må håndteres om storulykke. For eksempel Flystyrt) 1.1 Bussulykke Menneskelig svikt, teknisk svikt, natur- /dyrefenomen, vær- og veiforhold En større mengde mennesker blir alvorlig skadd/nedkjølt og/eller drept samtidig. Redusert infrastruktur, materielle skader, miljøskader, press på helsetjenester, brann/eksplosjon, stort informasjonsbehov, evakuering Trafikksikkerhetsarbeid. Oppdatert Trafikksikkerhetsplan Sørge for og påvirke at det opprettholdes forsvarlig standard og vedlikehold på veier i Selbu. Selbu kommune må sørge for at skoleskyss og transport i regi av kommunen foregår sikkert; at belter skal være montert i transportmidlet. 1.2 Sammenrasing av bygg/anlegg, store telt der mange er samlet. Ekstreme værforhold; vind, snø, nedbør Flom Teknisk svikt Manglende vedlikehold Overbelastning En større mengde mennesker blir alvorlig skadd og/eller drept samtidig. Materielle skader, press på brann- /helsetjenester, stort informasjons- behov, evakuering, pårørendesenter må opprettes Internkontroll/vedlikehold av kommunale bygg. 96

97 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 3 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 2. Brann 2.1. Brann i sykehjem, skoler, rådhus og lignende som fører til at det blir en utfordring å utføre våre kommunale tjenester Påsatt Tekniske feil Menneskelige feil Lynnedslag Feil på el-anlegg Selvantennelse Varme arbeider Økonomi og samfunnsmessige kostnader. Liv og helse Evakuering Redusert/ manglende tjenestetilbud Materielle skader Det skal foreligge egen branninstruks og brannbok for alle kommunale bygg, de skal også ha egen brannvernleder. Særskilte brannobjekt ihht Brannlovens 13 er lovpålagt dette. Brannvernleder må skoleres jevnlig. Varslings- og sprinkelanlegg, seksjonering, evakueringsalternativ reservelokaler. Bruk av lokalradio for informasjon 2.2 BRANN STORE ARRANGEMENT / BEDRIFTER Brann/- eksplosjon Påsatte branner Tekniske feil Menneskelige feil Lynnedslag Feil på el-anlegg Selvantennelse Varme arbeider Økonomi og samfunnsmessige kostnader. - Liv og helse - Evakuering - Redusert fremkommelighet. - Materielle skader - Økonomi Miljøskader Informasjonsbehov Ved store arrangement: Få i gang dialog med aktuelle utleiere for veiledning. Bruk av lokalradio for informasjon 97

98 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 4 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 3. Alvorlig kriminalitet Terror Alvorlig ran Mennesker i psykisk ubalanse. Liv og helse. Redsel i befolkningen Forebyggende arbeid startes i/ved helsestasjon, bhg og skole. Ved terror: Sentral samordning: Skjerpet beredskap, innkalling av Grov vold Mennesker med økonomiske, politiske, etniske eller religiøse konflikter. Sint på kommunens/no rges behandling av dem. Driftsstans. Foreldreveiledning Variert tilbud til ungdom/risikoutsatte grupper. personell til informasjonstiltak, holdningsskapende arbeide, evakuering, økt etterretning, generell sikring/adgangskontroll, øvelser Bruk av lokalradio for informasjon 98

99 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 5 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 4 Ekstremvær Unormal forekomst av snø, kulde, regn, vind eller tørke Snøfall Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Isolasjon, rasfare, bygningsskader ledningsnett, skogskader, liv og helse Rutiner for taksnømåking av kommunale bygg. Info til hus-/hytteeiere i Selbu v store snømengder. Godkjenning av nye bygg i henhold til lovverket Ekstrem kuldeperiode Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Liv og helse, ledningsnett, vannforsyning, mangel på brensel, arbeidsstans Aggregat tilgjengelig (husk drivstoff). Se også punkt 7.0 Strømbrudd. Redusert /manglende tjenestetilbud Regn (Flom) Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Flom, jord- og leirras, isolasjon, oversvømmelse, økonomiske utfordringer Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Konsesjonsbestemmelser ved nedtapping av Selbusjøen. Arealplan, flomsonekart Flom: NVE må fremlegge varslingsrutiner samt forbedre rutiner for tapping i Neavassdraget. I følge lensmann så er det politiet som har ansvar - og kan beordre evakuering når det står om liv. 99

100 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 6 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 4.4. Vind Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig Isolasjon, skade på kraftnett, liv og helse, brudd i kommunikasjon, arbeidsstans Godkjenning av nye bygg i henhold til lovverket Tørke Ekstremvær, klimatiske endringer, naturlig årsak. Skog og landbruksskader Ved skogbrann kan brannvesenet i Selbu rekvirere skogbrannhelikopter fra Hovedredningssentralen og rekvirere bistand fra sivilforsvaret. Samarbeidsavtale med nabobrannvesen. 100

101 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 7 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 5.0. Brudd/ svikt i dataforbindelser over lengre tid Brudd/ svikt i dataforbindelser over lengre tid Sabotasje, brann, virus, hacking, uhell, strømbrudd Liv og helse: Pasientjournaler ikke tilgjengelig: Pasienter kan bli skadelidende Driftsstans Informasjonskrise IT Værnesregionens plan for ITsikkerhet og beredskap IT Værnesregionens plan for ITsikkerhet og beredskap. Etaten må selv ha rutiner for å sikre brukere og pasienter. Bruk av lokalradio for informasjon Manglende backup 6.0 Info.-/ omdømme krise 6.1 Informasjon på avveie/ uansvarlig opptreden i media Kommunalt ansatte/politike re opptrer uansvarlig i media. Mister/ frastjåles dokumenter, PC, minnepenner, telefon etc. som innehold er sensitive personopplysnin ger. Kommunens omdømme svekkes. Kaos blant befolkningen Redsel/usikkerhet blant befolkningen Trene på å håndtere media. Kjenne til offentlighetsloven, samt hvordan man behandler sensitive personopplysninger. Opplæring i hvilke dokumenter man kan oppbevare utenfor sikker sone i nettverket/elektronisk. Ansatte må signere dataavtale ved ansettelse. Gode sikkerhetsrutiner hos IT- Værnesregionen. Personvernombud i VR informerer ansatte om plikter og rettigheter. Servicekontoret skal være godt trent på informasjonshåndtering; Ledere må sørge for opplæring av ansatte. Ledere må sørge for at ansatte har fått dataavtale. 101

102 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 8 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 7.0. Strømbrudd Svikt i strømleveranse i 14 dager Ekstremvær, terror, flom Trussel for liv og helse (medisinskteknisk utstyr virker ikke), lammet landbruk, bortfall av telefon, datatjenester, infokanalaer(media) Liv og helse; Mangel på slukke- vann. Pasientdata ikke tilgjengelig, innbyggere fryser, evakuering av beboere i komm. leiligheter som ikke har aggregat/ vedfyring. Redusert tjenestetilbud Selbu energiverk bør har alternative forsyningslinjer. AGGREGAT MÅ VÆRE TILGJENGELIG. I tillegg må sektor Helse og Sosial ha batteriaggregat el.l.tilgjengelig for brukere som har øyeblikkelig behov for strømtilførsel på medisinskteknisk utstyr. Det må ikke være tvil om hvem som har ansvar for å skaffe til veie aggregat eller om hvem sørger for vedlikehold/oppstart hvis hendelsen er ute. Oppdatert avklaring med Selbu e- verk vedr. større aggregat må oppdateres årlig. Bruk av lokalradio for informasjon 102

103 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/222 9 Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 8.0 Atomulykke spredning av atomavfall 8.1 Lekkasje fra atomkraftverk Personskader, langtidseffekter på miljø, økonomiske ringvirkninger Ta oss av innbyggere; god informasjon Normalisere situasjonen - Evakuering - Ha god kjennskap til Plangrunnlag for kommunal atomberedskap, Statens strålevern, Atrev. Okt Etterfølge råd og føringer fra sentrale myndigheter 8.2. Spredning av avfall i forb. med utforkjørsel/ kollisjon Lastebil som frakter atomavfall kjører av veien el. inkludert i trafikkulykke Personskader Brannvesenet: Aksjonsplan for IUA (Interkommunalt utvalg for akutt beredskap ) iverksettes. 103

104 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/ Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 9.0. RAS Ras i bolig- /veiområder Naturlig geologisk prosess Erosjon og flom: Ekstrem- vær, dambrudd, rotvelt, oppsamling av overflatevann. Menneskelige inngrep: Belastning, oppfylling, utgraving, avskoging, regulering, oppdemming, oppfylling på eksisterende terreng, bygging i rasutsatte områder. Ødelagt infrastruktur, økonomisk tap, erosjon, liv og helse, oppdemning, jordbruksskader, dambrudd, forurensning. Innbyggere blir uten bolig over lengre tid. Uframkommelige og ødelagte veier Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Konsesjonsvilkår vedr. tapping av Selbusjøen må ivareta faren for ras. (NVE har til nå ikke prioritert å kartlegge kvikkleireforekomster i Selbu). Bruk av lokalradio for informasjon Forekomster av kvikkleire (ikke kartlagt av NVE). 104

105 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/ Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 10. Epidemier og sykdom Pandemi VIRUS (influensa/bakteri er/ukjent smittekilde) Matvarer/drikkev ann, tekniske installasjoner, dyr etc. Sykdom/død. Økonomisk tap; redusert produksjon. Press på helsetjenesten. Engstelse Stort informasjonsbehov Vaksine da særlig influensavaksinasjon Informasjon Oppdatert Smittvernplan (under arbeid) Plan for helsemessig og sosial beredskap (Godkjent) Bruk av lokalradio for informasjon Terror Globalisering/smi tteprosess: Økt reisevirksomhet, økt handel, endret livsstil 105

106 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/ Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 11. Forurensning av drikkevann/- bortfall av drikkevann 11.1 Forurensning av drikkevann/- bortfall av drikkevann Biologiske hendelser, Flom, Smittestoffer, Sabotasje, smågnagerår Skjulte uhell? Åpent uhell? Brudd i vannforsyningen til befolkningen. Vannmangel Områdesikring av vannkilder. Samarbeidsavtale med Mattilsynet for rask oppklaring av smittekilde. Godt utbygd teknisk reservesystem (tilstrekkelig med høydebasseng, gode samkjøringsmuligheter) Oppdatert ledningskart. Nød-desinfiseringsanlegg. Ukjent smittekilde: Matvarer Drikkevann Bruk av lokalradio m.m. for informasjon fort ut til befolkningen. Informasjon via skolene og barnehagene, bedrifter. Tekniske installasjoner Dyr Personer 106

107 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/ Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: 12. Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff 12 Leveransesvikt av mat, medisiner, drivstoff Krig (i andre land)/konflikt, ekstremvær, natur-katastrofe, miljøkatastrofe, sykdom/ epidemier Sult, sykdom, svikt i infrastrukturen. Økonomi, hamstring, økt kriminalitet, Bruk av lokalradio for informasjon Rasjonering 13. Krig 13 Krig/krigshan dlinger Konflikter: Økonomiske, politiske, etniske eller religiøse konflikter Bruk av lokalradio for informasjon 14. Større ulykker utenfor Selbu der ansatte/elever/ brukere/politik ere i Selbu er berørt 14 Transportulykker: Brann Buss Båt Tog Fly Terror/krig Personskader, redsel, informasjonskrise Se også bussulykke, pkt. 1.1 ROS analyse for turer i regi av Selbu Ungdomsskole med Hvite busser til Polen er utarbeidet og gjennomgås med skolens lærere før tur. Lignende bør også utarbeides ved behov ved arr. av tilsvarende turer. Ansvarsforhold med turarrangør avklares før reise. - Bruk av lokalradio for 107

108 Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse Selbu kommune, arkivsaksnr. 2010/ Hendelsestype: Uønsket hendelse: Årsak: Konsekvens: Konse kvensgrad: Sannsynlighetsgrad: Risiko Skadeforebyggende tiltak: Skadebegrensende tiltak: informasjon. Kommunen kan vurdere å tilby veiledning av frivillige org. ved planlegging av turer med tanke på ROS analyse. 15. Dambrudd/ Storflom 200 års 1000 års flom Forvitring Stor påkjenning Terror Flystyrt Materielle skader på bygninger, eiendommer og landbruksareal, fare for liv og helse Registreringen av ras og flomutsatte områder må være hensyntatt i kommunens arealplan. Konsesjonsbestemmelser ved nedtapping av Selbusjøen. Bygge over flomnivå, gjennomtenkt plassering av bygg/boliger. Arealplan, flomsonekart Flom: NVE må fremlegge varslingsrutiner. I følge lensmann så er det politiet som har ansvar - og kan beordre evakuering når det står om liv. 108

109 Selbu kommune Arkivkode: 280 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Ingrid Rolseth Holt Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 45/ Kommunestyret Behandling av Eierskapsmelding Selbu Trykk AS Vedlegg: Eierstrategi for Selbu kommune vedtatt i Kommunestyret Eierskapsmelding Selbu Trykk AS Vedtekter Underskrevet protokoll fra generalforsamling i Selbu Trykk AS Signert protokoll fra generalforsamling i Selbu Trykk AS Rådmannens innstilling Vedlagte eierskapsmelding for Selbu Trykk AS godkjennes. 109

110 Saksopplysninger I Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunenes eierinteresser i eksterne selskaper, vedtatt i Kommunestyrer , så står følgende punkter under KONKLUSJON bakerst i dokumentet (dokumentet er vedlagt i sin helhet): Innledning: En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i våre heleide selskap samt de vi har aksjemajoritet i. De øvrige selskap fremmes som en sak en gang per politiske periode samt ved behov. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Det skal imidlertid fremmes en årlig sak med oversikt over alle våre eierforhold for Kommunestyret. Vurdering Selbu Trykk AS som er et av våre heleide selskaper, legges derfor nå frem for behandling. 110

111 Selbu kommune Sak 2010/ / STIAMU1 Dok:15460/2016 Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i eksterne selskaper Versjonen er vedtatt av kommunestyret i Selbu kommune Saksnr. i ephorte 2010/

112 DEL I PRINSIPIELLE SIDER VED OFFENTLIG EIERSKAP 1. Norske kommuners og fylkeskommuners verdier Betydelige verdier forvaltes på kommunalt/fylkeskommunalt nivå i Norge. En stor del av disse verdiene har kommuneforvaltningen valgt å legge inn i ulike selskap. Verdiene og avkastningen fra disse selskapene har fått en stadig større betydning for mange av kommunenes samlede økonomi. 2. Behov for en eierstrategi for Selbu kommunes eierskap Selbu kommune forvalter betydelige verdier gjennom ulike typer eierinteresser i flere selskaper/ virksomheter. For å forvalte verdiene som kommunen rår over på en best mulig måte, må det etableres en overordnet strategi. Eier bør avklare sitt ståsted i forhold til selskapet og definere sine forventninger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for virksomhetens disponeringer og prestasjoner. Hvis eier ikke stiller krav og ikke har definert målsetninger for sitt eierskap, vil virksomheten ha tilsvarende uklare målsetninger for sin virksomhet. Uavhengig av eiermålsetningens innhold må disse være klart kommunisert. Under vises hvordan ulike, alternative eiermålsetninger vil avgjøre hva som blir virksomhetenes målsettinger og prioriteringer. Ikke alle spørsmål knyttet til forvaltning av verdiene i et selskap er et spørsmål for eieren. Når kommunen har valgt å legge en del av sine verdier inn i et selskap, medfører dette også en overføring av styringsrett til virksomheten. Selskapets styre og administrasjon skal legge opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eier. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, innenfor denne skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Det mest fundamentale eierspørsmål er spørsmålet om kommunen fortsatt skal være eier. Det er et sett av ulike forhold som inngår i en totalvurdering for å kunne gi svar på et slikt spørsmål. Dersom kommunen bestemmer seg for fortsatt å eie, må strategien for eierskapet konkretiseres. Det er flere ulike måter å forankre en eierstrategi på i selskapet. For det første vil selskapets formålsparagraf tegne opp en ytre ramme. I tillegg vil generalforsamlingsvedtak kunne gi instrukser om eiers krav og forventninger. Den løpende kommunikasjon mellom eier og styre er også viktig. Som det er pekt på kan formålet med kommunens eierskap spenne fra et finansielt, basert på avkastningsbetraktninger, til et politisk eierskap, med fokus på politisk måloppnåelse. Eierstrategien må tydelig ta stilling til slike spørsmål. En eierstrategi er en politisk viljeserklæring, og bør evalueres med jevne mellomrom. Det politiske flertallets tanker og vurderinger kan endres på samme måte som eksterne vilkår kan gi grunnlag for å endre eierstrategien. 112

113 Eiermålsetninger kan være: Maksimalt utbytte Sikkert utbytte Sysselsetting Regional næringsutvikling Virksomhetens (selskapets) målsetninger kan være: Effektiv drift Risikospredning Antall ansatte Etablere ny virksomhet Ledelsens egendefinerte mål Dersom eierstrategien konkluderer med at formålet med eierskapet er å ivareta politiske eller samfunnsmessige mål, er det viktig å synliggjøre at slike prioriteringer har en kostnad. En kostnad som oppstår på bakgrunn av politiske beslutninger og ikke som følge av rene driftsmessige konsekvenser, må synliggjøres for beslutningstakerne. Dersom slike kostnader ikke er synliggjort, innskrenker det de politiske prioriteringsmulighetene. Forenklet sagt kan man si at den samfunnsmessige nytten må være større enn den økonomiske kostnaden for at et slikt valg skal kunne la seg forsvare. 3. Etablering av eierstrategi for de ulike selskap En grunnleggende forutsetning for en aktiv eierstyring er at en klar og presis eierstrategi formuleres for hvert enkelt selskap. Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier. Det er en del generelle føringer som er retningsgivende ved etableringen av en eierstrategi. Prosessene omkring etableringen av en slik helhetlig eierstrategi kan beskrives slik: Etableringen av en eierstrategi bør starte med en kort beskrivelse av den historiske bakgrunnen for eierinteressen i det aktuelle selskapet, samt de senere års utvikling. Deretter bør strategien peke på aktuelle punkter for vurderingen av det fremtidige eierskap. Noen eksempler på slike kriterier ved vurderingen av eierskapet er følgende: Kapitalbindingssynspunkt stor kapitalbinding kan anses ikke å være ønskelig for kommunen. Oppfølgings- og investeringsbehov stort behov for aktiv oppfølging med fokus på blant annet ressursbruk samt behov for kapitalinnskudd, kan ofte anses ikke å være ønskelig for kommunen. Virksomhetsområdets utvikling og risiko stort omstillingsbehov og høy risikoprofil gjør fortsatt eierskap mindre attraktivt. Samfunnsmessig betydning stor samfunnsmessig nytte innenfor for eksempel sysselsetting og lokal næringsutvikling, taler for fortsatt eierskap. Lønnsomhet i dag og i fremtiden god lønnsomhet i dag og i fremtiden gjør fortsatt eierskap attraktivt. 113

114 Eierstrategi kan være følgende: Fortsette å eie/avhende Mål for eierskapet/begrunnelse for avhendelse Finansielle mål: Høste, utvikle. Optimalisere den samfunnsmessige nytten, eller en kombinasjon av disse målene. 4. Evaluering av det kommunale eierskapet er kommunen den rette eier? Kommunen bør foreta løpende evalueringer av sitt eierskap. En slik evaluering bør foretas uavhengig av de politiske forhold i kommunen. Behovet for slike løpende evalueringer kan illustreres ved følgende: Vesentlige endringer i forhold som påvirker verdiene kan resultere i at kommunen må endre sin eierstrategi. Det må i så fall begrunnes hvorfor det er av betydning fortsatt å være eier. Dersom markedet bidrar til å utsette kommunens virksomheter for vesentlig økonomisk risiko, og dersom andre aktører kan produsere de aktuelle varer eller tjenester på en bedre måte enn hva kommunens selskap kan, bør en stille spørsmål ved om selskapet skal avhendes eller avvikles på en annen måte. Kommunen bør ikke bare vurdere eierskapet i relasjon til egne behov, men også i forhold til de behov selskapene vil ha i konkurranse med andre markedsaktører. Relevante spørsmål å stille vil her være om kommunen kan bidra med nødvendig handlingsrom, kompetanse og kapital slik at selskapene får de samme rammevilkår og muligheter til å utvikle seg som andre markedsaktører. 114

115 DEL II KRAV TIL ET GODT EIERSKAP 1. Eierstyring og krav til virksomhetene Når kommunen har satt opp sine eierkrav, skal eier begrense seg til overordnet styring. Detaljstyring fra eier kan pulverisere styrets ansvar. Selskap som helt eller delvis forvalter viktige politiske spørsmål eller oppfølging av disse, må likevel være innstilt på en løpende dialog med eier for å unngå mangelfull gjennomføring av vedtatt politikk. Kommunen bør stille styret overfor klare krav om realisering av målene. Eieren skal kontrollere måloppnåelsen og holde styret ansvarlig for denne. Dette innebærer at kommunen bør stille avkastningskrav til virksomhetene i de tilfeller disse har forretningsmessige målsettinger. På den annen side bør også styrene kunne stille visse forventninger til hvordan eiers krav skal være utformet. Eierkravene må være klare og tydelige. Kravene må være klart kommunisert og ikke gi grunnlag for tvil om hva eier egentlig vil oppnå. Kravene må ha en utforming som gjør at måloppnåelsen kan etterprøves. Det må på objektivt grunnlag kunne fastslås om eierkravene er innfridd eller ikke. Kravene må være realistiske. Eiers krav bør være utfordrende og krevende, men innenfor de rammer som det vil være mulig å nå. Kravene må sikre forutsigbarhet for selskapene. Når kommunen som eier har fremsatt sine krav, må selskapet få frihet og tilstrekkelig selvstendighet til å realisere eiers mål. Eieren må ikke endre sine krav i den tidsperioden selskapet er gitt for å nå målene. Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsoppgjør og årsmelding. I løpet av året bør det dessuten være en dialog mellom kommunen og virksomheten om saker som anses viktige og prinsipielle. For å ha en tilfredsstillende oppfølging av sine eierinteresser, må kommunen sørge for å ha god kompetanse på kontroll og oppfølgingssiden i sin administrasjon. Den bør struktureres og samles på en god måte. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Utvalget bør ha ansvaret for å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap, herunder: sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamling oppfølging av årsmelding, forestå forslag til styrerepresentasjon tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger initiere eiermøter ved behov En behandling av disse spørsmål i formannskapet sikrer effektiv og kvalitativ forvaltning. I eierskapsutvalgets arbeid skal det legges til grunn at det skal være politisk deltakelse på generalforsamling/årsmøte i de enkelte selskap og at de personer som deltar på generalforsamling/årsmøte ikke bør være medlemmer i styret i samme selskap/forening. 115

116 2. Vedtak skal fattes på generalforsamlingen Formelt sett skal Selbu kommunes eiermyndighet i aksjeselskapene og i de kommunale foretak utøves henholdsvis i generalforsamlingen og i foretaksmøtene. Kommunen skal ikke involvere seg i virksomhetenes daglige drift. I aksjeselskapene er generalforsamlingen beslutningsarena der kommunen opptrer som eier. Dette skal likevel ikke være til hinder for at det kan være uformelle kontakter mellom eier på den ene siden og styre og administrasjon på den andre siden, om viktige og prinsipielle saker. Styret er ansvarlig for måloppnåelsen. Dersom styret ikke klarer å oppfylle de krav som eier har definert, må styret og eier vurdere årsakene til at målene ikke ble nådd. Gjennom generalforsamlingen har eieren myndighet til å velge styremedlemmer, og ved manglende måloppnåelse kan styret bli skiftet ut. 3. Styrets arbeid 3.1 Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor virksomhetens ledelse Styret skal ivareta den strategiske ledelsen av selskapet innenfor de rammene som er gitt av eieren. I denne rollen bør styret ta føringen i diskusjoner om strategiske valg for selskapet. Et kompetent styre skal være en viktig diskusjonspartner og støttespiller for virksomhetens ledelse. Samtidig må styret kontrollere ledelsens arbeid ut fra gitte målsettinger. Styret må derfor ha en uavhengig rolle i forhold til ledelsen. Styret må i forlengelsen av kontrollfunksjonen vurdere selskapets ledelse og endringer i denne. 3.2 Styret må arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling og evaluering Styrelederen har et særlig ansvar for å sikre at arbeidet i styret fungerer godt. Det bør legges opp til en møtefrekvens som sikrer at styret kan ivareta sine funksjoner på best mulig måte. Styrelederen bør tilrettelegge for at styrets samlede kompetanse utnyttes på en best mulig måte. 3.3 Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold God styrerekruttering bør være en viktig oppgave for kommunen som eier. Styrets sammensetning må avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Styret må være en ressursbase som tilfører innsikt og kunnskap på de områder som er viktige for virksomhetens utvikling, vekst og lønnsomhet. God økonomisk forståelse er en forutsetning da alle selskapene har økonomisk virksomhet. Styret bør også kunne tilby selskapet juridisk kompetanse. Det er svært viktig at styrets medlemmer forstår den virksomhet som selskapet bedriver. De ulike selskaper har ulike bransjemessige utfordringer og særegenheter. 116

117 For eier, representert ved kommunestyret, kan det være vanskelig å foreslå utskiftninger av styremedlemmer, selv der det er åpenbart at styremedlemmet ikke fungerer tilfredsstillende. I noen tilfeller kan styremedlemmene også sitte i kommunestyret. I rollen som styremedlem blir da denne personen underordnet kommunestyret (som vedkommende selv er medlem av) som generalforsamling. På denne måten får man en blanding av under- og overordningsforhold som kan være problematisk, og Selbu kommune må sørge for å ha et ryddig forhold til dette. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Loven fastslår at en person er inhabil når han leder eller haren ledende stilling, er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommuner, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. I juni 2009 skjerpet Stortinget inn reglene for habilitet. Forvaltningslovens 6 fastslår nå at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem, også der selskapene er fullt ut offentlig eide. Regelverket vil tre i kraft fra 1. november Det er ingen overgangsbestemmelser for nyetablerte selskap. Det er allikevel viktig å understreke at politisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt og at politisk kompetanse i mange virksomheter er viktig for selskapsstyrene. Politikere som har eller har hatt styreverv har også en høyere generell interesse og kunnskap om selskapene og eierstyring og bidrar på denne måten med viktig kompetanse i kommunestyret og deres ansvar. Etter aksjeloven skal et styre i et aksjeselskap ha minst 3 medlemmer. I selskap med mindre enn 3 millioner i aksjekapital kan styret likevel ha færre enn 3 medlemmer. Hensiktsmessig størrelse vil ofte være fra 3-6 styremedlemmer. Ved valg av styremedlemmer er det viktig å klargjøre forventingene til styrene som kollegium og hvilke krav som bør gjelde både til kompetanse, kapasitet og mangfold. Disse forhold kan i det følgende kort kommenteres slik: Kompetanse- og kunnskapshensyn: Styresammensetningen må samlet sett gi den ønskede kompetanse og kunnskap for selskapet. Det er nødvendig med solid bransjekunnskap fra den sektoren virksomheten opererer i. For kommersielle virksomheter bør det søkes å velge representanter med erfaring fra næringsvirksomhet. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er viktig i alle selskaper. Kapasitetshensyn: Styreverv krever betydelig innsats. Omfanget av aktuelle kandidaters øvrige stillinger og verv må være forenlig med den tidsbruken det er rimelig å påregne at styrevervet krever. Mangfold: Ulik erfaringsbakgrunn vil være en styrke i styrearbeidet. Styrets evne til å analysere et sakskompleks fra ulike synsvinkler blir bedre dersom styret er bredt sammensatt. Det er viktig at det sikres en god kjønnsfordeling i styrene. Det er ønskelig at styrene, valgkomiteene og de andre eierne i selskapene bidrar til en god kjønnsbalanse i styrene. Honorar: 117

118 Styrehonorarer bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag til selskapene. Sammenlignbare data fra tilsvarende selskaper i andre kommuner bør fremskaffes. Honoraret i aksjeselskapene skal fastsettes av generalforsamlingen etter innstilling fra styret. 4. Kapitalstrukturen skal være tilpasset formålet med eierskapet og virksomhetens situasjon Kapitaliseringen av et selskap, vurdert etter forholdet mellom gjeld og egenkapital, er et vesentlig eierspørsmål. For mye og for lite egenkapital kan medføre effektivitetstap. Ideelt sett bør det for hver virksomhet foretas regelmessige analyser av kapitalstrukturen. Forretningsrisiko, bransjemessige særtrekk, prisen på fremmedkapital og finansiell styrke er alle forhold som må vurderes når virksomhetens kapitalstruktur skal bestemmes. 5. Eiers løpende avkastning Utbyttepolitikk I alle selskaper der formålet ikke er politisk, men kommersielt, må det stilles krav om avkastning til eier. Den økonomiske risiko kommunen utsetter fellesskapets verdier for gjennom engasjement i ulike selskaper må forsvares gjennom en løpende avkastning. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. I de tilfeller der kommunens eierskap har et blandet formål eller er politisk og strategisk motivert, er det viktig at kostnadene med å løse samfunnsoppgavene som disse selskapene har, blir synliggjort. På den måten vil en få belyst hva denne type oppgaver reelt koster kommunen. En må søke å skille ut ressursbruk og grad av måloppnåelse for nærmere definerte mål. Det bør ha en betydelig egenverdi for kommunen å få frem kostnadene ved de samfunnsmessige oppgaver kommunen skal løse. 118

119 DEL IV PRINSIPIELLE TILPASNINGER Med utgangspunkt i de prinsipielle drøftinger etableres det en klar eierstrategi for hvert enkelt selskap hvor Selbu kommune er eier. Ut fra kommunens primære formål foretas det en gruppering av eierskapet mellom: Finansielt eierskap, Politisk eierskap og Blandingsformål. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet i samsvar med de prinsipper som er gitt skal formannskapet fungere som et eierskapsutvalg. Formannskapet får mandat til å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap i selskapene, sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamlinger, forestå forslag til styrerepresentasjon, tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger, samt initiere eiermøter ved behov. Formannskapet vurderer formålsgrupperingen av de forskjellige eierskap; finansielt, politisk, blandingsformål av eierskapet. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold. Den skal avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Sammensetningen mellom politisk og administrativ representasjon vil variere avhengig av selskapene livsløp, hvor det i etablerings-/interimsfasen vil være behov for politiske representanter, mens det etter at selskapet er kommet over i ordinær driftsfase vil være større behov for administrativ representasjon. Formålsinndelingen av eierskapet kan gi et godt grunnlag for sammensetningen. Styresammensetningen kan da illustreres slik: Ovennevnte illustrasjon kan også gi grunnleggende føringer i forhold til spørsmål om kommunens eierskap, hvor behovet for eierskap avtar i forhold til selskapets livsløp. For å tiltrekke ønsket kompetanse bør honorarpolitikken utformes slik at de fremmer måloppnåelse i selskapene og fremstår som rimelige. Styrehonorarene bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag. Det skal foretas en kostnadsmessig vurdering i forhold til eierskapet i alle selskap. I selskaper som har et politisk definert eierskap må de kostnader som oppstår synliggjøres, og den politiske nytten må være større enn den økonomiske kostnaden. I de øvrige selskaper skal det stilles krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. 119

120 KONKLUSJON En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Eierstrategi: 1. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap som skal være godt forankret hos de enkelte styrerepresentant. 2. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Eierskapsutvalget skal organisere sitt arbeid ut fra følgende prinsipielle føringer: a. Kontinuerlig strategisk vurdering av formål, rammer og føringer for alle de engasjementer kommunen er involvert i som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler vurderes fortløpende. b. Ved nye eierskapsinitiativ skal det foreslås formål, overordnede strategiske føringer og rammer, samt overordnet styringsmodell for disse. Videre skal det utarbeides forslag til vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler. c. Det enkelte selskapsengasjement vurderes i forhold til avvikling dersom fortsatt engasjement ikke synes riktig i forhold til endrede rammebetingelser, endrede prioriteringer, endrede ressurser eller alternative måter å organisere virksomheten på. Der hvor andre eiere er involvert, fordres en fortløpende dialog med disse. d. Selskapene skal vurderes i forhold til om de har oppgaver av prinsipiell politisk karakter kontra oppgaver som overveiende er av mer administrativ operativ karakter. Denne vurderingen danner bl.a. føringer for kommunens eier/styrekompetanse i selskapenes organer. e. Det etableres klare rutiner for deltakelse i generalforsamlinger. Herunder tidsplanlegging, hvem som møter for kommunen og informasjon tilbake til selskapene, informasjon og fullmaktsforhold til den som møter for kommunen, spesielle føringer/eierkrav som ønskes meddelt ved generalforsamling osv. Det skal i utgangspunktet være politisk deltakelse på generalforsamling/ årsmøte, men dette kan delegeres til rådmannen. Det fastsettes standard rutiner for tilbakerapportering etter generalforsamling. Rapportmal årsmøter og generalforsamlinger skal benyttes. f. Styremedlemmer skal vurderes i henhold til formål/overordnet strategi og oppgaver for selskapet, og den enkeltes kompetanse. Styrene skal være representert med høyt kompetente personer som har kapasitet og som sikrer mangfold. Herunder skal mål om kjønnsbalanse reflekteres. Det må forventes at styrene årlig foretar en egenevaluering av egen kompetanse og arbeid. Formannskapet har ansvar for å sikre at foreslått styremedlem fra Selbu kommune har den riktige kompetanse og tar om nødvendig selv initiativ til utskifting. Formannskapet kan foreslå styremedlemmer overfor valgkomiteene. g. Styrenes godtgjørelse skal bl.a. gjenspeile selskapenes økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og medlemmenes kompetansemessige bidrag til 120

121 selskapene. h. Det skal være en god dialog med det enkelte selskaps styre om viktige og prinsipielle forhold. Formannskapet kan ta initiativ overfor det enkelte selskap til eierskapsmøter når man vurderer at dette er påkrevd/ønskelig. Dette initiativ bør fortrinnsvis koordineres med andre eiere hvor det er relevant. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i våre heleide selskap samt de vi har aksjemajoritet i. De øvrige selskap fremmes som en sak en gang per politiske periode samt ved behov. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Det skal imidlertid fremmes en årlig sak med oversikt over alle våre eierforhold for Kommunestyret. 121

122 Selbu kommune Sak 2008/ / INGHOL Dok:7248/2019 Eierskapsmelding Selbu Trykk AS Selskapets navn Selbu Trykk AS Selskapsform Aksjeselskap Arbeidsmarkedsbedrift Organisasjons nr Adresse/postnummer og Nestansringen 17, 7580 Selbu sted Telefon Kontaktperson i selskapet Morten Dahlø Daglig leder post@selbutrykk.no Aksjekapitalen el. andelens pålydende: Selbu kommunes eierandel i % Navn Tittel Mobil e-post Kr: ,- (800 aksjer a 100,-) 100% 1.Eiere og eierandeler: Selskapet eies av Navn Eierandel Selbu kommune 100% 2.Historikk: Stiftelsesdato/etablerings år: Selbu kommune vedtok å overta Selbutrykk i 1992 (ref Kommunestyrets vedtak A. 304/HMS i 1992). Innskuddsår for Selbu kommune: År 1992: Kr ,- År 1996: Kr ,- i fondsemisjon fri egenkapital overført til aksjekapital. År 2011: Kr ,- År 2017: Nedskriving med kr ,- (fra kr ,- til ,- ). Les mere i eierskapsmeldingens pkt Selskapets formål (ref. vedtekter av ): 1. Selbu-Trykk AS skal ha til formål å skaffe varige arbeidsplasser for yrkeshemmede som ikke kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud samt utvikle den enkeltes ressurser med tanke på å oppnå arbeid innenfor det ordinære arbeidsmarked. 2. Selskapet skal drive handel, trykkerivirksomhet, vaskeri, produksjon og service innenfor handel- og industrivirksomhet. 122

123 4. Styringsforum og styringsorganer: Valg av styremedlemmer: Fra år 2016 gjelder følgende: Valgnemda i Selbu kommune legger frem forslag på valgkomite i Selbu Trykk AS. Valgkomiteen vedtas av Kommunestyret. Kriteriene for krav til kompetanse hos styremedlemmer er nedfelt i Selbu kommunes Eierstrategi (av 2016, vedlagt). Styret: Selskapet skal ha et styre på 5 medlemmer med 2 varamedlemmer. Styrets funksjonstid er 2 år. Generalforsamlingen velger styrets leder og nestleder. Et av styremedlemmene skal fortrinnsvis være hjemmehørende i Tydal. Et styremedlem velges av og blant de ansatte i bedriften. Daglig leder er styrets sekretær. Styremedlemmer, per Styret Alf Ronny Rotvold Gunn Hilmo Belinda Renå Reitan Ola Morten Græsli Håvard Gullbrekken Katrine Wang Tanja Fuglem Styreleder Nestleder Ansattes repr. Vara Vara 5. Generalforsamlingen: Det er styret som kaller inn til generalforsamling. Fra vedtektene: Selskapets generalforsamling er Selbu formannskap. Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. Innkalling skal skje skriftlig med 8 dagers varsel. For at generalforsamlingen skal være vedtaksfør, må over 50% av aksjekapitalen være representert. Det påligger den ordinære generalforsamlingen å behandle: 1. Fastsettelse av resultatregnskap og balanse 2. Disposisjon av overskudd eller dekning av underskudd 3. Valg av styre 4. Valg av revisor 5. Andre saker som i henhold til vedtekter eller lov hører inn under generalforsamlingen. 6. Rapporteringsrutiner: Selbu kommune skal ha tilsendt årsberetning/regnskap i forbindelse med innkalling til generalforsamling. 7. Kommunens økonomiske engasjement (evt. avkastning og utbytte): Fra vedtektene: «Aksjene gir ikke utbytte til aksjonær. Overskuddet blir i selskapet og brukes etter retningslinjer gitt av generalforsamlingen». 123

124 8. Grunnlaget for kommunens eierskap: Utdrag fra KS sak 43/ , Punktet vurdering start 2. avsnitt: Selbu og Tydal kommune kom i 1990 frem til et behov for vernede arbeidsplasser på til sammen 15. Når en tar i betraktning arbeidslivets utvikling generelt i dalføret siden da, vil det ikke være tvil om at dette tilsagnet tross alt vil være et viktig tilbud for de som av en el. annen grunn ikke kan tilpasse seg det ordinære arbeidsmarkedet. Aksjekapital: I 2011 utvidet Selbu kommune sin aksjekapital med kr ,- fra ,- til kr ,- Dette pga. investeringsbehov i forbindelse med opprettelse av vaskeri som et nytt arbeidsmarkedstiltak i Selbu Trykk AS (ephorte arkivsak nr. 2010/ ). Den foretok Generalforsamlingen en nedskriving av aksjekapitalen på kr ,-, fra kr ,- til ,- (Hver aksje pålydende kr. 100,-). Dette da styret i Selbu trykk AS mente at aksjekapitalen var kunstig høy som en følge av utvidelse i forbindelse med etablering av vaskeri (ephorte arkivsak nr. 2008/ ), protokoll fra Generalforsamlingen er vedlagt. 9. Kommunens eierkrav: Styret skal kjenne sitt ansvar for egenkapitalen og driftsøkonomi, og handle hvis den ikke er tilfredsstillende Relevant og nødvendig kompetanse på økonomistyring bør være tilgjengelig Fremlagte rapporter skal sikre rett informasjon til eierne om økonomi og anskaffelser. Eier skal ha fremlagt halvårsregnskap med prognoser for forventet årsresultat innen utgangen av august. Styret må sørge for at det gis meldinger til eier ved vesentlige endringer i selskapets virksomhet og økonomi. Målsettingene for virksomheten må følges opp og rapporters til eierne. Styret må sørge for avklaring av forholdet til offentligrettslig lovgivning, jf, rapport fra selskapskontroll februar Regnskapsmessige opplysninger (som sier noe om utviklingen de siste årene): 124

125 VEDTEKTER FOR SELBU-TRYKK AS 1 Selskapets navn er Selbu-Trykk AS Selskapets forretningskontor er i Selbu Selbu-Trykk AS skal ha til formål å skaffe varige arbeidsplasser for yrkeshemmede som ikke kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud samt utvikle den enkeltes ressurser med tanke på å oppnå arbeid innenfor det ordinære arbeidsmarked. 2. Selskapet skal drive handel, trykkerivirksomhet, vaskeri, produksjon og service innenfor handel- og industrivirksomhet. 4 Selskapets aksjekapital er på kr ,- fordelt på 8000 aksjer pålydende kr. 100,- lydende på navn. 5 Aksjene kan ikke overdras til andre uten generalforsamlingens samtykke. Aksjene kan ikke overdras til andre enn offentlig instans (kommune, fylkeskommune, stat). 6 Aksjene gir ikke utbytte til aksjonær. Overskuddet blir i selskapet og brukes etter retningslinjer gitt av generalforsamlingen. 7 Ved oppløsning av selskapet, tilfaller aksjekapitalen og selskapets verdi forøvrig aksjonærene. 8 Selskapets generalforsamling er Selbu formannskap. 9 Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni måned. Innkalling skal skje skriftlig med 8 dagers varsel. For at generalforsamling skal være vedtaksfør, må over 50% av aksjekapitalen være representert. Det påligger den ordinære generalforsamling å behandle: 1. Fastsettelse av resultatregnskap og balanse. 2. Disposisjon av overskudd eller dekning av underskudd. 3. Valg av styre. 4. Valg av revisor. 5. Andre saker som i henhold til vedtekter eller lov hører inn under generalforsamlingen. 125

126 10 Selskapet skal ha et styre på 5 medlemmer med 2 varamedlemmer. Styrets funksjonstid er 2 år. Generalforsamlingen velger styrets leder og nestleder. Et av styremedlemmene skal fortrinnsvis være hjemmehørende i Tydal. Et styremedlem velges av og blant de ansatte i bedriften. Daglig leder er styrets sekretær. 11 For daglig ledelse av bedriften ansettes daglig leder. I tillegg ansettes det personell som er nødvendig for virksomheten. Ansettelsesmyndigheten tillegges styret. Ansettelsesmyndighet kan delegeres. Øvrige ansettelser vises til Arbeidstakere som nevnt i 3, punkt 1 forutsettes å opprettholde uførepensjon eller attføringspenger. Det kan i tillegg utbetales en godtgjørelse av selskapets overskudd, jfr. vedtektenes 6. Godtgjørelsen kan ikke overstige 50% av Folketrygdens grunnbeløp pr. år pr. arbeidstaker. 13 Ansettelser av arbeidstakere som nevnt i 3 punkt 1, foretas av et attføringsutvalg bestående av en representant for bedriften, daglig leder, arbeidsformidlingens stedlige representant og en representant fra helse- og sosialetaten i Selbu. Daglig leder ved bedriften er sekretær for attføringsutvalget. 14 Det kan ansettes støttearbeidere i virksomheten dersom det er nødvendig og selskapets økonomi tillater det. 15 Selskapets virksomhet er godkjent av Kommunal og Arbeidsdepartementet som Arbeidssamvirke i Offentlig virksomhet, betegnet ASVO. Bedriften omfattes av statens regelverk for ASVO. 16 Forøvrig skal den til enhver tid gjeldende aksjelovgivning være gjeldende for selskapet. Vedtatt i generalforsamling

127 127

128 128

129 129

130 Protokoll fra generalforsamling i Selbu Trykk AS Dato: Tirsdag Tidspunkt: kl :50 Sted: Selbu rådhus, formannskapets møterom Tilstede: Formannskapet: Ole Morten Balstad, Per Røsseth, Nils Even Fuglem, Ingeborg Sandvik, Anne Karin Skotnes, Sissel Pettersen Uthus og Arnstein Trøite. Avtroppende daglig leder Ingar Gullbrekken, påtroppende daglig leder Morten Dahlø og styrets leder Alf Ronny Rotvold deltok i møtet fra Selbu-Trykk AS. I tillegg deltok rådmann Stig Roald Amundsen De tilstedeværende representerte 100% av aksjene i selskapet. Generalforsamlingen var innkalt i e-post av I møtet ble det utdelt årsrapport for 2016 og årsplan for 2017 Til behandling foreligger: Årsmelding og årsregnskap 2016 Disponering av overskudd eller dekning av underskudd. Valg av styre. Valg av revisor. Nye styrehonorar i Selbu Trykk AS Nedskriving av aksjekapital/ endring av vedtektenes 4 Ordfører åpnet møtet. Ordfører ble valgt som møteleder og Morten Dahlø som sekretær. I tillegg skal innkalling og sakliste godkjennes og det må velges 2 til å underskrive protokollen. Innkalling og sakliste ble godkjent. Ole Morten Balstad og Per Røsseth ble valgt til å underskrive protokollen. Sak 1/17 Årsmelding og årsregnskap Styrets leder og daglig leder orienterte om årsmelding og regnskap samt revisors uavhengige beretning Årsmeldinga tas til etterretning. Enst. Sak 2/17 Vedtak: Disponering av overskudd eller dekning av underskudd Årets overskudd på kr ,- tilfalles egenkapitalen. Enst. 130

131 Sak 3/17 Valgkomiteen Skotnes. Valgav styre for bedriften har i år bestått av Inga Balstad (leder), Tomas Rønsberg og Anne Kari Terje Holten ba om fritak fra styret da han flyttet fra Selbu. Det ble ikke foretatt nyvalg i den forbindelse, og vara har tiltrådt styret i den perioden. Valgkomiteens forslag til styre: Alf Ronny Rotvold Gunn Hilmo Jan Borseth Belinda Renå Reitan (gjenvalg 2 år) (nestleder - ikke på valg) (ikke på valg) (ny 2 år) Varamedlemmer: Kathrine Dalbakk Wang (gjenvalg 1 år) Tanja Fuglem (gjenvalg 1 år) Som leder velges: Alf Ronny Rotvold ( 2 år) Votering: Forslag på medlemmer vedtas. Enst. Forslag på varamedlemmer vedtas. Enst. Forslag på leder vedtas med endring 1 år. Enst. Forslag på nestleder vedtas. Enst. Vedtak: Selbu formannskap som valgstyre for Selbu Trykk vedtar følgende styre for 2017: Alf Ronny Rotvold 2 år gjenvalg, Gunn Hilmo 1 år ikke på valg, Jan Borseth 1 år ikke på valg Belinda Renå Reitan 2 år (ny) Ansattes representant:håvard Gullbrekken Varamedlemmer: Som leder velges: Nestleder velges: Katrine Wang (1 år) Tanja Fuglem (1 år) Alf Ronny Rotvold (1 år) Gunn Hilmo Sak 4/17 Valg av revisor Vedtak: Som revisor i Selbu Trykk AS velges RevisorGruppen Trøndelag AS. Enst 131

132 Sak 5/17 Nye styrehonorar Selbu Trykk AS Dagens satser: Styreleder har et årlig honorar på 3.600,- kr. Styremedlemmer har en møtegodtgjørelse på 500,- kr pr møte. Kjøregodtgjørelse utbetales etter Statens satser. Styret har ca. fire styremøter pr. år. Vedtak: Leder: ,-(årlig) + møtegodtgjørelse Møtende medlemmer: 1000,- pr. møte Kjøregodtgjørelse utbetales etter Statens satser. Enst Sak 6/17 Nedskriving av aksjekapital/ endring av vedtektenes 4 Styret i Selbu Trykk AS har vedtatt i sitt møte 24. mai 2017 å be generalforsamlingen i bedriften om å vedta nedsettelse av aksjekapitalen. Styret ber om at aksjekapitalen settes ned til ,- kr. Det vil si en nedsettelse på ,- kr, fra kr til kr Dette gjøres ved reduksjon av antall aksjer fra til 8 000, hver pålydende 100,- kr som tidligere. Styret i Selbu Trykk AS mener at aksjekapitalen er kunstig høy som en følge av utvidelse i forbindelse med etablering av Vaskeri. Nedsetting av aksjekapitalen skal benyttes til dekning av tap på kr Viser til Aksjeloven Vedtektene i Selbu Trykk AS endres ut i fra dette til: 4 skal lyde: Selskapets aksjekapital er på kr ,- fordelt på 8000 aksjer pålydende kr. 100,- lydende på navn. Vedlagt RevisorGruppen Trøndelag AS notat angående kapitalnedsettelse av aksjekapitalen i Selbu Trykk AS. Vedtak: Aksjekapitalen settes ned til ,- kr. Det vil si en nedsettelse på ,- kr, fra kr til kr Dette gjøres ved reduksjon av antall aksjer fra til 8 000, hver pålydende 100,- kr som tidligere. Vedtektene i Selbu Trykk AS endres ut i fra dette til: 4 skal lyde: Selskapets aksjekapital er på kr ,- fordelt på 8000 aksjer pålydende kr. 100,- lydende på navn. Enst Protokollen er gjennomlest og er i samsvar med generalforsamlingens vedtak. k( c Ole Morten Balstad Per Røsseth 132

133 Selbu kommune Arkivkode: 610 Arkivsaksnr: 2013/16-50 Saksbehandler: Stig Roald Amundsen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 46/ Kommunestyret Behandling av Eierskapsmelding for Selbu Vekst AS år 2019 Vedlegg: Undertegnet samarbeidsavtale om etablering av Selbu Vekst As som felles utviklingsarena i Selbu inngått mellom Selbu kommune og Selbu Vekst AS Eierskapsmelding Selbu Vekst AS år 2019 Rev. Vedtekter Selbu Vekst AS Eierskapsmelding Selbu Vekst AS år 2017 Rådmannens innstilling Vedlagte Eierskapsmelding for Selbu Vekst AS godkjennes. 133

134 Saksopplysninger I Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunenes eierinteresser i eksterne selskaper, vedtatt i Kommunestyrer , så står følgende punkter under KONKLUSJON bakerst i dokumentet (dokumentet er vedlagt i sin helhet): Innledning: En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i våre heleide selskap samt de vi har aksjemajoritet i. De øvrige selskap fremmes som en sak en gang per politiske periode samt ved behov. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Det skal imidlertid fremmes en årlig sak med oversikt over alle våre eierforhold for Kommunestyret. Selbu kommune og Selbu Vekst AS inngikk en samarbeidsavtale om etablering av Selbu Vekst AS som felles utviklingsarena i Selbu (vedlegg). Vurdering Selbu kommune har en stor eierandel i selskapet, og Rådmannen anser det derfor som viktig at en eierskapsmelding vedr. Selbu Vekst AS blir behandlet jevnlig. Kommunen bør fortløpende foreta vurderinger av sine eierskap. En eierstrategi legger et godt grunnlag for oppfølging av kommunenes eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Det er viktig at Selbu kommune som eier informerer styret om sine evt. eierkrav o.l. 134

135 Side1 av 5 Samarbeidsavtaleom etableringav SelbuVekstASsomfelles utviklingsarenai Selbu Inngåttmellom Selbukommuneog SelbuVekstAS Bakgrunn: I løpet av 2016 ble det gjennomført et samfunnsutviklingsprosjektet «Velkommen til Lykkelandet» med bred deltakelse fra kommunen (både politisk og administrativt), og i fra næringslivet, kulturorganisasjoner samt ungdomsrådet. Overordna mål for prosjektet var knyttet til målsettingen i kommunens samfunnsplan om minimum 0,5% folketallsøkning årlig. I prosjektet ble det fra flere hold etterlyst en samlet utviklingsarena i Selbu. På bakgrunn av dette innstilte styringsgruppa i prosjektet enstemmig på at etablering av nevnte utviklingsarena bør være er prioritet nummer en i kommunens oppfølging av prosjektet. Selbu kommune ved hovedutvalg for samfunnsutvikling sluttet seg enstemmig til dette i møte 25. august Selbu tomteselskap AS (eid av kommunen, Selbu Sparebank og Selbu energiverk) endret på generalforsamling den 29. april navn til Selbu Vekst AS og fikk gjennom vedtektsendring et utvidet mandat ift å jobbe med samfunnsutvikling. På ekstraordinær generalforsamling 4. oktober ble styret utvidet fra 3 til 5 personer og 3 mye personer ble valgt inn i styret. Styreleder i selskapet har varslet at styret straks etter vil igangsette en prosess i samråd med eierne og Selbu Næringsforum med sikte på å komme frem til en felles strategi for at Selbu Vekst AS kan etableres og fylle rollen som den helhetlige utviklingsarenaen som er etterspurt. I tillegg til mål, prioriterte områder og strategier, er det også sentralt at prosessen avklarer hvilke utviklingsressurser som selskapet skal rå over, hvilke virkemidler som stilles til disposisjon, samt nødvendige kjøreregler for at samarbeidet og arbeidsfordeling mellom hovedaktørene skal gå gli så knirkefritt som mulig. Selbu kommune ved rådmannen har i tråd med konklusjonen i fra samfunnsutviklingsprosjektet, og parallelt med endringsprosessene hos Selbu Vekst AS, gjennomført en organisasjonsgjennomgang av sektor samfunnsutvikling. Rådmannens konklusjonen er bl.a. å ikke tilsette noen i den vakante stillingen som sektorsjef for sektor samfunnsutvikling, noe som i praksis innebærer at sektor samfunnsutvikling opphører som egen administrativt sektor. Underliggende enheter går inn i rådmannens stab, og det administrative ansvaret for samfunnsutvikling legges til rådmannen. Videre har rådmannen konkludert med at utviklingsoppgaver innen næring og kultur, samt tilhørende utviklingsressurser, overføres til Selbu Vekst AS i egen avtale. Utviklingsselskapet overtar samtidig rollen som førstelinjetjeneste innen områdene næring- og kulturutvikling slik at det blir klart for aktørene innen næring/kultur hvor de skal henvende seg med utviklingsspørsmål. Rene forvaltningsoppgaver skal i utgangspunktet ligge igjen i kommunen, og grenseoppgangen mellom forvaltning/utvikling gjennomgås nærmere med sikte på å oppnå så tydelig oppgave- og rollefordeling som mulig. Dette for å skape mest mulig utviklingskraft, oppnå tydelighet og unngå dobbeltkompetanse. Da skillet mellom forvaltning/utvikling ikke nødvendigvis er helt klart innen dette feltet, må grenseoppgangen så langt som mulig/hensiktsmessig trekkes opp i denne avtalen. Kort omtale om forholdet til Selbu Næringsforum: Inngåelse av denne avtalen forutsetter at tilsvarende prosess mht roller/oppgaver gjennomføres med Selbu Næringsforum. Kommunens samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum vil som følge av denne avtalen bli bragt til opphør, da utviklingsmidler fremover kanaliseres til Selbu Vekst AS. Med ovennevnte bakgrunn og formål, inngås følgende avtale: 1 135

136 Side 2 av 5 I. Utgangspunkt Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap med formål om å bidra til å skape vekst og utvikling i Selbu. Gjennom ulike prosjekter skal selskapet arbeide for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet skal drives som en profesjonell utviklingsorganisasjon, med fokus på offensive utviklingsmål og utviklingsoppgaver. Selskapet gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet. II. Eierforhold, avtaleparter og avtalens gjenstand Avtalen parter er Selbu kommune og Selbu Vekst AS Selbu kommune, Selbu Energiverk AS og Selbu Sparebank er eiere av selskapet. Denne avtalen er i utgangspunktet ikke ment å regulere eiermessige forhold selv om den på enkelte punkter omtaler eiermessige forhold. Eventuelt behov for aksjonæravtale mellom eierne av Selbu Vekst AS vurderes av selskapet. Dersom den prosessen viser at det er behov for å justere samarbeidsavtalen, så skal denne avtalen revideres i nødvendig utstrekning. Roller Selbu kommune planmyndighet og utviklingsansvarlig. Selbu kommune er planmyndighet og gjennom kommuneplan legges det rammer for framtidig utvikling av Selbu. Kommuneplanens arealdelen er nylig revidert og vedtatt arealstrategi legges til grunn for selskapets arbeid. Kommuneplanens samfunnsdel ble sist vedtatt i 2005, og skal revideres i løpet av Hovedmålet i gjeldene samfunnsdel er økt befolkningsvekst, og det var også hovedmålet i det nylig gjennomførte samfunnsutviklingsprosjektet. Inntil nye hovedmål fastsettes som en del av arbeidet med ny samfunnsplan, skal hovedmål i gjeldende planverk legges til grunn, bl.a. følgende: Kommuneplanens samfunnsdel, vedtatt 2005 Kommuneplanens arealdel, vedtatt 2014 Næringsplan for Selbu, vedtatt 2007 Kulturplan Selbu, vedtatt 2009 Strategisk næringsplan i Værnesregionen, vedtatt 2012, inkl. tiltaksliste 2015 Da gjeldende planverk er av eldre dato, og under revidering, bør det settes opp en handlingsplan med prioritert tiltaksliste som inntil videre legges til grunn for selskapets virksomhet. Andre mål enn det som fremgår av dette skal uttrykkelig inntas i denne avtalen og godkjennes av kommunestyret. Det er enighet om at Selbu kommune har det overordnede ansvaret for samfunnsutviklingen og målet om at Selbu skal være et attraktivt bo- og arbeidsområde/attraktivt lokalsamfunn med god tilgang på nærings- og kulturliv. Kommunen har ansvaret for at det gjennomføres et målrettet næringsarbeid for å skape nyetableringer og gi gode utviklingsmuligheter for eksisterende næringsliv. Kommunen har videre det overordnede ansvaret for at bygda har tilgang på et variert og bolystskapende kulturliv. For Selbu kommune er videre etableringen av Selbu Vekst AS som helhetlig samfunnsutviklingsarena en oppfølging av og iverksettelse av konklusjonene i samfunnsutviklingsprosjektet. Disse vurderes å være i tråd med gjeldende kommuneplan. 136

137 Side3 av 5 8. Selbu Vekst AS Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet. Det framgår av avtalen at Selbu Vekst AS skal ivareta rollen som en helhetlig samfunnsutviklingarena, herunder utgjøre Selbu kommunes førstelinje innen nærings- og kulturutvikling og ivareta de funksjoner som tilligger disse områdene. IV. Finansiering 9. Selbu kommune tar hovedansvar for finansieringen av selskapets drift. Det forventes en årlig deltagelse (grunnfinansiering) med ramme på kr I tillegg bevilger Selbu kommune hvert år i forbindelse med budsjettbehandlingen ramme for det som: Kommunen ønsker å bruke til kjøp av tjenester i Selbu Vekst AS Selbu Vekst AS kan disponere som tilskudd til eksterne (f. eks bedrifts-/markedsutvikling) For 2017 er rammen: kr. Overføring skjer etter søknad med budsjett fra Selbu Vekst AS. 11. Selbu kommune delegerer til styret i selskapet å disponere bevilgningen innenfor de føringer som er lagt av kommunestyret. Størrelsen på bevilgningen, jf punkt 9 og 10, fastsettes via kommunestyrets/hovedutvalget samfunnsutvikling sitt årlige budsjettvedtak. 12. Det forventes at selskapet kan tilføres eksterne midler gjennom prosjektfinansiering. Partene skal aktivt samarbeide for å utløse slik finansiering. 13. Det er forventning at eierne av Selbu vekst AS er innstilte på å skape framtidige økonomiske rammer for et offensivt utviklingsarbeid i selskapet. Det forutsetter årlige budsjettprosesser hvor selskapet involverer eierne. 14. Det er et mål at selskapets virksomhet og budsjett på sikt skal økes gjennom egne inntekter og salg av tjenester. V. Oppgaver og satsingsområder 15. I arbeidet med nærings- og samfunnsutvikling utvikling er det naturlig å dele oppgavene slik: Utviklingsoppgaver oppgaver med resultatmål på prioriterte områder Forvaltningsoppgaver oppgaver med forvaltning og fordeling, og prosessmål innen bestemte områder Foreningsoppgaver oppgaver med mål å underbygge kollektive interesser, eks fellesaktiviteter 16. Selbu Vekst AS skal prioritere utviklingsoppgaver. Det forventes at selskapet retter innsatsen mot prioriterte hovedoppgaver og har fokus på å initiere og lede gjennomføringen av viktige utviklingsprosjekter. 17. Som planmyndighet og utviklingsansvarlig har Selbu kommune en rekke utbyggings- og utviklingsoppgaver hvor det er naturlig at kommune og utviklingsselskap samarbeider. Innenfor dette samarbeidet skal Selbu kommune ha ansvaret for forvaltningsoppgavene, og Selbu Vekst AS ha fokus på utviklingsdelen av prosjektene 3 137

138 Side4 av Selbu Vekst AS skal ivareta følgende funksjoner/oppgaver: Ansvar for å gjennomføre prioriterte tiltak i omforent handlingsplan Kommunens førstelinjetjeneste i nærings- og utviklingssaker, bl.a. løpende tiltaksarbeid, herunder kontakt med næringslivet om utviklingsprosjekter Aktiv næringsutvikling og økte rammevilkår for næringslivet Etablererbistand og rådgivning ovenfor nye og eksisterende bedrifter Kompetanseheving og utvikling av relevante studietilbud i samarbeid med Nea ressurssenter Kultur- og arrangementsutvikling Kommunens førstelinjetjeneste for Innovasjon Norge (ikke saker innen primærnæring) Kommunens førstelinjetjeneste ift tilskudd fra næringsfond (ikke saker innen primærnæring) Herunder veiledning til søkere og uttalelse/anbefaling ovenfor kommunen 19. Selskapet skal bidra til kommunens planlegging ved blant annet å: Utvikle langsiktige strategier for eget ansvarsområde og videreformidle disse til kommunen Komme med innspill i planprosesser og fremme begrunnede forslag til satsninger innen samfunnsutviklingsområdet På eget initiativ eller etter ønske fra kommunen utrede samfunnsutviklingsspørsmål som har sammenheng med kommunens planlegging og strategiarbeid 20. Selskapet skal videre: Være kontaktledd og samarbeidspartner mellom det lokale næringsliv og kommunen Medvirke som rådgiver/høringsinstans i forbindelse med planlegging og salg/bortfesting av kommunale tomter til næringsformål Markedsføre Selbu som et aktuelt etableringssted både for bosetting og næringssformål Utføre andre næringsrettede oppgaver for Selbu kommune etter nærmere avtale Kommunens rolle som bestiller av tjenester skal i utgangspunktet utøves av hovedutvalg for samfunnsutvikling som ivaretar kommunens overordnede ansvar for samfunnsutvikling. Rollen og utøvelsen av den skal være forankret i formannskapet som er kommunens politiske eierorgan og en viktig arena for eierstyring. Selbu Vekst AS kan få delegert myndighet når det gjelder tildeling av tilskudd fra næringsfondet. Dersom kommunestyret gjør det skal kommunestyret også gi retningslinjer for den delegerte myndigheten, og forutsetningene skal framgå av et årlig tildelingsbrev. Tildeling av midler fra næringsfondet forutsettes å skje med utgangspunkt i vedtatt handlingsprogram med prioritert tiltaksliste Ansvar, roller og finansiering av prosjekter innenfor hvert satsningsområde skal være beskrevet Tilskuddsmidler forutsettes disponert iht gjeldende retningslinjer for næringsfondet Selbu Vekst AS skal gi løpende informasjon til rådmannen om selskapets virksomhet, prosjekter og saker. Denne informasjon, og gjensidige drøftinger mellom selskapet og rådmann, skal gi oversikt og sikre samarbeid om fellesområder og viktige utviklingstiltak. Selbu Vekst AS skal delta når strategiske næringsspørsmål er tema i rådmannens ledergruppe. Selbu Vekst AS skal jevnlig møte (1 gang pr tertial) i hovedutvalg for samfunnsutvikling for å orientere angående selskapets virksomhet og måloppnåelse ift overordnede mål. Selbu Vekst AS rapporterer via rådmannen årlig til kommunestyret, og halvårlig til formannskapet i forhold til ressursbruk og resultater med utgangspunkt i kommunens bestillinger. VII. Denne avtale Denne avtalen er bindende for Selbu kommune og Selbu Vekst AS. 138

139 Side 5 av 5 Denne avtalen gjøres kjent for alle eierne, og for de til enhver tid valgte styremedlemmer og varamedlemmer. Denne avtale, og intensjonene i den, skal være retningsgivende for selskapets styremedlemmer og ledelse. Denne avtale gjelder fra og med Avtalen kan fra en av partene sies opp tidligst fra og med budsjettåret Avtalen kan sies opp med 12 måneders skriftlig varsel, første gang pr Om ikke avtalen sies opp gjelder den videre for ett år av gangen. Denne avtalen skal godkjennes av Selbu kommunestyre og Selbu Vekst AS. Selbu, den Selbu kommune Selbu yekst AS Rådmann Dagl er Ordfører Styreleder 5 139

140 Selbu kommune Sak 2013/16-49 / INGHOL Dok:7395/2019 Eierskapsmelding Selbu Vekst AS år 2019 År 2019 Selskapets navn Selskapsform SELBU VEKST AS Aksjeselskap Organisasjonsnr Adresse/postnummer og sted Nestansringen 8, 7580 Selbu Kontaktperson i selskapet Asle Alsethaug Daglig leder Mob.: asle@selbuvekst.no Aksjekapitalen el. andelens pålydende: Navn Tittel Mobil e-post NOK Selbu kommunes eierandel i % 24,04% Gjeldende vedtekter er datert 4. oktober 2016 (vedlagt) 1.Eiere og eierandeler: Selskapets aksjekapital er NOK fordelt på 495 aksjer a NOK per aksje Navn Eierandel Aksjer Kr. i % Selbu Energiverk ,98 Selbu Sparebank ,98 Selbu kommune ,04 2.Historikk: 140

141 Selskapet het tidligere Selbu Tomteselskap AS. Ved generalforsamling 29.april 2016 endret selskapet navn fra Selbu Tomteselskap AS til Selbu Vekst AS. Etablerings år for Selbu Tomteselskap AS: Stiftelsesår 30. april Selskapets formål (ref. vedtektene 3): «Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet eies av Selbu kommune, Selbu Sparebank og Selbu Energiverk AS og gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet». 4.Styringsform og styringsorganer (ref. vedtektene 6) : Styret: Selskapets styre skal ha fra 3 7 medlemmer og 1 varamedlem. Styremedlemmer velges av generalforsamlingen for en periode på 2 år. Av disse velger generalforsamlingen en til leder og en til nestleder. Styret per Styremedlemmer Ole Morten Balstad styreleder Henning Holt, nestleder Odd Guldbrandsen Tomas Rønsberg Oddstein Rygg (vara) 5. Generalforsamlingen (ref. Vedtektene 7): Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni. Innkallelse til generalforsamling skjer skriftlig med 2 uker varsel, og innkallelsen skal angi de saker som skal behandles. På generalforsamlingen har hver aksje 1 stemme. Aksjonærer kan la seg representere ved fullmektig med skriftlig fullmakt. 6. Rapporteringsrutiner: Selbu kommune forventer at Selbu Vekst AS årlig god tid før generalforsamling fremlegger oss et innblikk i status samt planer for utvikling og drift. Denne ønsker vi presentert i Formannskapet i god tid før generalforsamling. Dokumentet Samarbeidsavtale mellom Selbu Vekst AS og Selbu kommune som felles utviklingsarena i Selbu, inngått mellom Selbu kommune og Selbu Vekst AS (vedlagt), gir også en godt grunnlag for hva som forventes av selskapet. 7. Grunnlaget for kommunens eierskap: 141

142 Etableringen av firmaet, da ved navnet Selbu Tomteselskap AS: Fra Kommunestyrets behandling, JP 2013/16-2, PS 21/13 «Målsetting: Gi grunnlag for vekst og utvikling gjennom å etablere et utbyggingsselskap for å bistå i utbygginga av boliger og hytter. Selbu kommune, næringsliv og grunneiere skal samarbeide tettere for å få dette til». Endring av Selskapets navn til Selbu Vekst AS i Fokuset endret fra kun å være et utbyggingsselskap til også å være en samfunnsutvikler med tanke på bo- og arbeidsmarkedet. 8. Kommunens evt. eierkrav: Viser til vedtektenes pkt. 3 om selskapets formål: «Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet eies av Selbu kommune, Selbu Sparebank og Selbu Energiverk AS og gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet». 9. Regnskapsmessige opplysninger (som sier noe om utviklingen de siste årene): Fra proff.no; 142

143 Selbu Vekst AS Selskapets vedtekter: 1. Selskapets navn Selskapets foretaksnavn skal være: Selbu Vekst AS 2. Selskapets forretningsadresse Selskapet har sin forretningsadresse i Selbu kommune 3. Selskapets formål Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet eies av Selbu kommune, Selbu Sparebank og Selbu Energiverk AS og gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet 4. Aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK fordelt på 495 aksjer a NOK per aksje 5. Overdragelse av aksjer Ved overdragelse av aksjer skal de øvrige aksjonærer ha forkjøpsrett. Alle aksjeoverdragelser skal ha styrets godkjennelse. Aksjene fordeles i henhold til den tidligere aksjebesittelse. Transport av aksjer er således ikke gyldig før styret har godkjent transporten. 6. Styret/administrasjon Selskapets styre skal ha fra 3 7 medlemmer og 1 varamedlem. Styremedlemmer velges av generalforsamlingen for en periode på 2 år. Av disse velger generalforsamlingen en til leder og en til nestleder. Signaturrett tildeles styrets leder og daglig leder i fellesskap. Styret kan meddele prokura. 7. Generalforsamling Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni. Innkallelse til generalforsamling skjer skriftlig med 2 uker varsel, og innkallelsen skal angi de saker som skal behandles. På generalforsamlingen har hver aksje 1 stemme. Aksjonærer kan la seg representere ved fullmektig med skriftlig fullmakt. 8. Generalforsamlingen skal behandle disse sakene Styrets beretning Fastsettelse av årsresultat Disponere overskudd eller dekning av underskudd Fastsettelse av styrehonorar Andre saker etter aksjelovens bestemmelser 9. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling avholdes når styret finner det nødvendig, eller når aksjonærer som representerer minst 10 % av aksjekapitalen krever det. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling må skje med minst 8 dagers varsel. På ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de saker som er nevnt i innkallelsen. Vedtekter revidert på ekstraordinær generalforsamling 4. oktober

144 Selbu kommune Sak 2013/16-43 / INGHOL Dok:5158/2017 Eierskapsmelding Selbu Vekst AS år 2017 Selskapets navn Selskapsform SELBU VEKST Aksjeselskap Organisasjonsnr Adresse/postnummer og sted 7580 Selbu Telefon Kontaktperson i selskapet Asle Alsethaug Daglig leder Mob.: Aksjekapitalen el. andelens pålydende: Navn Tittel Mobil e-post NOK Selbu kommunes eierandel i % 27,04% 1.Eiere og eierandeler: Selskapets aksjekapital er NOK fordelt på 495 aksjer a NOK per aksje Navn Eierandel Aksjer Kr. i % Selbu Energiverk ,98 Selbu Sparebank ,98 Selbu kommune ,04 144

145 2.Historikk: Selskapet het tidligere Selbu Tomteselskap AS. Ved generalforsamling 29.april 2016 endret selskapet navn fra Selbu Tomteselskap AS til Selbu Vekst AS. Etablerings år: Stiftelsesår 30. april Selskapets formål (ref. vedtektene 3): «Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet eies av Selbu kommune, Selbu Sparebank og Selbu Energiverk AS og gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet». 4.Styringsform og styringsorganer: Styret: Selskapets styre skal ha fra 3 7 medlemmer og 1 varamedlem. Styremedlemmer velges av generalforsamlingen for en periode på 2 år. Av disse velger generalforsamlingen en til leder og en til nestleder. Styret per dags dato: Styremedlemmer Ole Morten Balstad, fungerende styreleder Tomas Rønsberg, styremedlem Liv Grøtte, styremedlem Odd Gulbrandsen, styremedlem Per Otnes, varamedlem 5. Generalforsamlingen (ref. Vedtektene 7): Ordinær generalforsamling avholdes hvert år innen utgangen av juni. Innkallelse til generalforsamling skjer skriftlig med 2 uker varsel, og innkallelsen skal angi de saker som skal behandles. På generalforsamlingen har hver aksje 1 stemme. Aksjonærer kan la seg representere ved fullmektig med skriftlig fullmakt. 6. Rapporteringsrutiner: Selbu kommune forventer at Selbu Vekst AS årlig god tid før generalforsamling fremlegger oss et innblikk i status samt planer for utvikling og drift. Denne ønsker vi presentert i Formannskapet i god tid før generalforsamling. 7. Grunnlaget for kommunens eierskap: Etableringen av firmaet, da ved navnt Selbu Tomteselskap AS: Fra Kommunestyrets behandling, JP 2013/16-2, PS 21/13 «Målsetting: Gi grunnlag for vekst og utvikling gjennom å etablere et utbyggingsselskap for å bistå i utbygginga av boliger og hytter. Selbu kommune, næringsliv og grunneiere skal samarbeide tettere for å få dette til». 145

146 Endring av Selskapets navn til Selbu Vekst AS i Fokuset endret fra kun å være et utbyggingsselskap til også å være en samfunnsutvikler med tanke på bo- og arbeidsmarkedet. 8. Kommunens evt. eierkrav: Viser til vedtektenes pkt. 3 om selskapets formål: «Selbu Vekst AS er et lokalt utviklingsselskap som gjennom ulike prosjekter arbeider for å styrke Selbu som attraktivt bo- og arbeidsområde. Selskapet eies av Selbu kommune, Selbu Sparebank og Selbu Energiverk AS og gjennomfører tiltak som blir initiert fra eierne eller som er naturlig for å oppnå utvikling av Selbusamfunnet». Her må Kommunestyret fylle evt. eierkrav: 9. Regnskapsmessige opplysninger (som sier noe om utviklingen de siste årene): 146

147 Selbu kommune Arkivkode: 255 Arkivsaksnr: 2009/ Saksbehandler: Ingrid Rolseth Holt Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 47/ Kommunestyret Behandling av Eierskapsmelding for SIFA AS Vedlegg: Eierskapsmelding SIFA AS juni år 2019 Vedtekter SIFA AS Særutskrift Utarbeidelse av eierskapsmelding for SIFA AS - år 2012 Eierstrategi for Selbu kommune vedtatt i Kommunestyret Rådmannens innstilling Eierskapsmeldingen for SIFA AS godkjennes. 147

148 Saksopplysninger I Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunenes eierinteresser i eksterne selskaper, vedtatt i Kommunestyrer , så står følgende punkter under KONKLUSJON bakerst i dokumentet (dokumentet er vedlagt i sin helhet): Innledning: En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i våre heleide selskap samt de vi har aksjemajoritet i. De øvrige selskap fremmes som en sak en gang per politiske periode samt ved behov. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Det skal imidlertid fremmes en årlig sak med oversikt over alle våre eierforhold for Kommunestyret. Siste eierskapsmelding for SIFA AS er fra 2012 (vedlagt) Eierskapet i SIFA AS har allikevel uavhengig av det blitt behandlet i flere saker. Kommunens aksjekjøp historikk Innskuddsår for Selbu kommune: Senere aksjekjøp: 2000 aksjer vedtatt kjøpt i desember aksjer vedtatt kjøpt i mai 2017 Selbu kommune vedtok i Kommunestyret den å kjøpe 2000 aksjer i SIFA AS Utdrag fra saksfremlegget: Vurdering Selbu kommunes eierstrategi i forhold til SIFA er primært av strategisk karakter og eierskapet er ikke i utgangspunktet finansielt betinget. Det viktige for Selbu kommune er å bidra til å bevare arbeidsplasser og næringsvirksomhet i kommunen. Utover dette har kommunen ikke interesser i å eie aksjer eller på annen måte være engasjert i næringsvirksomhet. Når Eierskapsmelding for SIFA AS ble behandlet politisk i kommunen i 2012 ble det gjort vedtak om at kommunen skal selge seg ned på eiersida og at tilbudet skal gå til aktører med lokal forankring. Kommunestyret behandlet våren 2016 sak om salg av kommunale aksjer til daglig leder, men kommunestyret ønsket på daværende tidspunkt ikke å selge Selbu kommune sine aksjer i Sifa AS. Dette med bakgrunn i at kommunestyret ønsker å gjennomgå eierstrategi for selskapet før avgjørelse om salg tas. En slik gjennomgang av eierstrategien for selskapet er ennå ikke foretatt. Selv om kommunens gjeldende eierstrategi for selskapet tilsier at kommunen skal selge aksjer fremfor å kjøpe, er det likevel gjennom kommunestyrets vedtak åpnet for at eierstrategien kan bli endret. Også ved forrige behandling i kommunestyret kom det frem holdepunkter som tydet på at en også den gang var bekymret for situasjonen i selskapet, og at kommunen som følge av dette burde ta styring gjennom å bli en mer aktiv eier i SIFA AS. Angjeldende aksjeoppkjøp kan sånn sett sees som en forlengelse av dette. Ettersom verdsettelsen for aksjene som kjøpes her har kommet i stand etter forhandlinger, og saken gjelder godkjennelse av denne, gis det ikke en egen vurdering av dette. Vedtak i Kommunestyret Selbu kommune kjøper 700 aksjer i SIFA AS av E. A. Smith AS for kr ,- 2. Kjøpesum belastes næringsfond til kapitalformål (saldo før transaksjonen er på kr ,48). 148

149 Aksjekjøp i 1997: Utdrag fra møtet bok med sluttbehandling i Kommunestyret SØKNAD OM OVERTAKELSE AV AKSJER I SIFA A/S (vedlegg): Konklusjonen: Kommunene må forestå ønsket fra SIFA om å ha eiere som vil prioritere en trygg utvikling ved bedriften. Selbu kommune bør bidra til dette ved å gi et tilsagn på kjøp. Kommunenes aksjeandel i bedriften vil bli høy ved kjøp av ytterligere 2000 aksjer. Derfor må det jobbes videre med å finne andre kjøpere som kan ta deler av posten. Både via sin eierposisjon og på andre måter er det viktig at kommunen bruker sin innflytelse til å skape grunnlag for tilfredsstillende lønnsomhet og økt aktivitet og flere arbeidsplasser til bedriften. Kompetent ledelse og videreføring av et godt miljø er suksessfaktorene. I forvaltningsmessig sammenheng skal bedrifter med kommunal eierandel ikke ha fortrinn framfor andre. Kommunestyret vedtak i : 1. Selbu kommune gir tilsagn om å kjøpe ytterligere inntil 2000 aksjer i SIFA AS til en pris på kr. 155,- pr. aksje. 2. Ved et kjøp som tilsagnet etter pkt. 1 representerer vil Selbu kommunes eierandel i bedriften bli høyere enn hva næringsplanene legger opp til. Kommunene tar sikte på å selge minimum halvparten av den innkjøpte aksjeposten i løpet av Kjøp av ytterligere aksjer i SIFA dekkes ved tilleggsbevilgning fra næringsfondet. LÅN Selbu kommune vedtok på Kommunestyremøtet den , KS sak 67/18 å innvilge SIFA AS et lån på kr ,- Lånet skal i henhold til avtale være fullt innfridd Vurdering Selbu kommune har en stor eierandel i selskapet, og Rådmannen anser det derfor som viktig at en eierskapsmelding vedr. SIFA AS blir behandlet jevnlig. Kommunen bør fortløpende foreta vurderinger av sine eierskap. En eierstrategi legger et godt grunnlag for oppfølging av kommunenes eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Det er viktig at Selbu kommune som eier informerer styret om sine evt. eierkrav o.l. 149

150 Selbu kommune Sak 2010/ / STIAMU1 Dok:15460/2016 Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i eksterne selskaper Versjonen er vedtatt av kommunestyret i Selbu kommune Saksnr. i ephorte 2010/

151 DEL I PRINSIPIELLE SIDER VED OFFENTLIG EIERSKAP 1. Norske kommuners og fylkeskommuners verdier Betydelige verdier forvaltes på kommunalt/fylkeskommunalt nivå i Norge. En stor del av disse verdiene har kommuneforvaltningen valgt å legge inn i ulike selskap. Verdiene og avkastningen fra disse selskapene har fått en stadig større betydning for mange av kommunenes samlede økonomi. 2. Behov for en eierstrategi for Selbu kommunes eierskap Selbu kommune forvalter betydelige verdier gjennom ulike typer eierinteresser i flere selskaper/ virksomheter. For å forvalte verdiene som kommunen rår over på en best mulig måte, må det etableres en overordnet strategi. Eier bør avklare sitt ståsted i forhold til selskapet og definere sine forventninger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for virksomhetens disponeringer og prestasjoner. Hvis eier ikke stiller krav og ikke har definert målsetninger for sitt eierskap, vil virksomheten ha tilsvarende uklare målsetninger for sin virksomhet. Uavhengig av eiermålsetningens innhold må disse være klart kommunisert. Under vises hvordan ulike, alternative eiermålsetninger vil avgjøre hva som blir virksomhetenes målsettinger og prioriteringer. Ikke alle spørsmål knyttet til forvaltning av verdiene i et selskap er et spørsmål for eieren. Når kommunen har valgt å legge en del av sine verdier inn i et selskap, medfører dette også en overføring av styringsrett til virksomheten. Selskapets styre og administrasjon skal legge opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eier. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, innenfor denne skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Det mest fundamentale eierspørsmål er spørsmålet om kommunen fortsatt skal være eier. Det er et sett av ulike forhold som inngår i en totalvurdering for å kunne gi svar på et slikt spørsmål. Dersom kommunen bestemmer seg for fortsatt å eie, må strategien for eierskapet konkretiseres. Det er flere ulike måter å forankre en eierstrategi på i selskapet. For det første vil selskapets formålsparagraf tegne opp en ytre ramme. I tillegg vil generalforsamlingsvedtak kunne gi instrukser om eiers krav og forventninger. Den løpende kommunikasjon mellom eier og styre er også viktig. Som det er pekt på kan formålet med kommunens eierskap spenne fra et finansielt, basert på avkastningsbetraktninger, til et politisk eierskap, med fokus på politisk måloppnåelse. Eierstrategien må tydelig ta stilling til slike spørsmål. En eierstrategi er en politisk viljeserklæring, og bør evalueres med jevne mellomrom. Det politiske flertallets tanker og vurderinger kan endres på samme måte som eksterne vilkår kan gi grunnlag for å endre eierstrategien. 151

152 Eiermålsetninger kan være: Maksimalt utbytte Sikkert utbytte Sysselsetting Regional næringsutvikling Virksomhetens (selskapets) målsetninger kan være: Effektiv drift Risikospredning Antall ansatte Etablere ny virksomhet Ledelsens egendefinerte mål Dersom eierstrategien konkluderer med at formålet med eierskapet er å ivareta politiske eller samfunnsmessige mål, er det viktig å synliggjøre at slike prioriteringer har en kostnad. En kostnad som oppstår på bakgrunn av politiske beslutninger og ikke som følge av rene driftsmessige konsekvenser, må synliggjøres for beslutningstakerne. Dersom slike kostnader ikke er synliggjort, innskrenker det de politiske prioriteringsmulighetene. Forenklet sagt kan man si at den samfunnsmessige nytten må være større enn den økonomiske kostnaden for at et slikt valg skal kunne la seg forsvare. 3. Etablering av eierstrategi for de ulike selskap En grunnleggende forutsetning for en aktiv eierstyring er at en klar og presis eierstrategi formuleres for hvert enkelt selskap. Eierstrategien skal beskrive hva kommunen vil oppnå som eier. Det er en del generelle føringer som er retningsgivende ved etableringen av en eierstrategi. Prosessene omkring etableringen av en slik helhetlig eierstrategi kan beskrives slik: Etableringen av en eierstrategi bør starte med en kort beskrivelse av den historiske bakgrunnen for eierinteressen i det aktuelle selskapet, samt de senere års utvikling. Deretter bør strategien peke på aktuelle punkter for vurderingen av det fremtidige eierskap. Noen eksempler på slike kriterier ved vurderingen av eierskapet er følgende: Kapitalbindingssynspunkt stor kapitalbinding kan anses ikke å være ønskelig for kommunen. Oppfølgings- og investeringsbehov stort behov for aktiv oppfølging med fokus på blant annet ressursbruk samt behov for kapitalinnskudd, kan ofte anses ikke å være ønskelig for kommunen. Virksomhetsområdets utvikling og risiko stort omstillingsbehov og høy risikoprofil gjør fortsatt eierskap mindre attraktivt. Samfunnsmessig betydning stor samfunnsmessig nytte innenfor for eksempel sysselsetting og lokal næringsutvikling, taler for fortsatt eierskap. Lønnsomhet i dag og i fremtiden god lønnsomhet i dag og i fremtiden gjør fortsatt eierskap attraktivt. 152

153 Eierstrategi kan være følgende: Fortsette å eie/avhende Mål for eierskapet/begrunnelse for avhendelse Finansielle mål: Høste, utvikle. Optimalisere den samfunnsmessige nytten, eller en kombinasjon av disse målene. 4. Evaluering av det kommunale eierskapet er kommunen den rette eier? Kommunen bør foreta løpende evalueringer av sitt eierskap. En slik evaluering bør foretas uavhengig av de politiske forhold i kommunen. Behovet for slike løpende evalueringer kan illustreres ved følgende: Vesentlige endringer i forhold som påvirker verdiene kan resultere i at kommunen må endre sin eierstrategi. Det må i så fall begrunnes hvorfor det er av betydning fortsatt å være eier. Dersom markedet bidrar til å utsette kommunens virksomheter for vesentlig økonomisk risiko, og dersom andre aktører kan produsere de aktuelle varer eller tjenester på en bedre måte enn hva kommunens selskap kan, bør en stille spørsmål ved om selskapet skal avhendes eller avvikles på en annen måte. Kommunen bør ikke bare vurdere eierskapet i relasjon til egne behov, men også i forhold til de behov selskapene vil ha i konkurranse med andre markedsaktører. Relevante spørsmål å stille vil her være om kommunen kan bidra med nødvendig handlingsrom, kompetanse og kapital slik at selskapene får de samme rammevilkår og muligheter til å utvikle seg som andre markedsaktører. 153

154 DEL II KRAV TIL ET GODT EIERSKAP 1. Eierstyring og krav til virksomhetene Når kommunen har satt opp sine eierkrav, skal eier begrense seg til overordnet styring. Detaljstyring fra eier kan pulverisere styrets ansvar. Selskap som helt eller delvis forvalter viktige politiske spørsmål eller oppfølging av disse, må likevel være innstilt på en løpende dialog med eier for å unngå mangelfull gjennomføring av vedtatt politikk. Kommunen bør stille styret overfor klare krav om realisering av målene. Eieren skal kontrollere måloppnåelsen og holde styret ansvarlig for denne. Dette innebærer at kommunen bør stille avkastningskrav til virksomhetene i de tilfeller disse har forretningsmessige målsettinger. På den annen side bør også styrene kunne stille visse forventninger til hvordan eiers krav skal være utformet. Eierkravene må være klare og tydelige. Kravene må være klart kommunisert og ikke gi grunnlag for tvil om hva eier egentlig vil oppnå. Kravene må ha en utforming som gjør at måloppnåelsen kan etterprøves. Det må på objektivt grunnlag kunne fastslås om eierkravene er innfridd eller ikke. Kravene må være realistiske. Eiers krav bør være utfordrende og krevende, men innenfor de rammer som det vil være mulig å nå. Kravene må sikre forutsigbarhet for selskapene. Når kommunen som eier har fremsatt sine krav, må selskapet få frihet og tilstrekkelig selvstendighet til å realisere eiers mål. Eieren må ikke endre sine krav i den tidsperioden selskapet er gitt for å nå målene. Den grunnleggende kontrollformen kommunen har som eier er gjennomgangen av selskapenes årsoppgjør og årsmelding. I løpet av året bør det dessuten være en dialog mellom kommunen og virksomheten om saker som anses viktige og prinsipielle. For å ha en tilfredsstillende oppfølging av sine eierinteresser, må kommunen sørge for å ha god kompetanse på kontroll og oppfølgingssiden i sin administrasjon. Den bør struktureres og samles på en god måte. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Utvalget bør ha ansvaret for å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap, herunder: sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamling oppfølging av årsmelding, forestå forslag til styrerepresentasjon tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger initiere eiermøter ved behov En behandling av disse spørsmål i formannskapet sikrer effektiv og kvalitativ forvaltning. I eierskapsutvalgets arbeid skal det legges til grunn at det skal være politisk deltakelse på generalforsamling/årsmøte i de enkelte selskap og at de personer som deltar på generalforsamling/årsmøte ikke bør være medlemmer i styret i samme selskap/forening. 154

155 2. Vedtak skal fattes på generalforsamlingen Formelt sett skal Selbu kommunes eiermyndighet i aksjeselskapene og i de kommunale foretak utøves henholdsvis i generalforsamlingen og i foretaksmøtene. Kommunen skal ikke involvere seg i virksomhetenes daglige drift. I aksjeselskapene er generalforsamlingen beslutningsarena der kommunen opptrer som eier. Dette skal likevel ikke være til hinder for at det kan være uformelle kontakter mellom eier på den ene siden og styre og administrasjon på den andre siden, om viktige og prinsipielle saker. Styret er ansvarlig for måloppnåelsen. Dersom styret ikke klarer å oppfylle de krav som eier har definert, må styret og eier vurdere årsakene til at målene ikke ble nådd. Gjennom generalforsamlingen har eieren myndighet til å velge styremedlemmer, og ved manglende måloppnåelse kan styret bli skiftet ut. 3. Styrets arbeid 3.1 Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor virksomhetens ledelse Styret skal ivareta den strategiske ledelsen av selskapet innenfor de rammene som er gitt av eieren. I denne rollen bør styret ta føringen i diskusjoner om strategiske valg for selskapet. Et kompetent styre skal være en viktig diskusjonspartner og støttespiller for virksomhetens ledelse. Samtidig må styret kontrollere ledelsens arbeid ut fra gitte målsettinger. Styret må derfor ha en uavhengig rolle i forhold til ledelsen. Styret må i forlengelsen av kontrollfunksjonen vurdere selskapets ledelse og endringer i denne. 3.2 Styret må arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling og evaluering Styrelederen har et særlig ansvar for å sikre at arbeidet i styret fungerer godt. Det bør legges opp til en møtefrekvens som sikrer at styret kan ivareta sine funksjoner på best mulig måte. Styrelederen bør tilrettelegge for at styrets samlede kompetanse utnyttes på en best mulig måte. 3.3 Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold God styrerekruttering bør være en viktig oppgave for kommunen som eier. Styrets sammensetning må avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Styret må være en ressursbase som tilfører innsikt og kunnskap på de områder som er viktige for virksomhetens utvikling, vekst og lønnsomhet. God økonomisk forståelse er en forutsetning da alle selskapene har økonomisk virksomhet. Styret bør også kunne tilby selskapet juridisk kompetanse. Det er svært viktig at styrets medlemmer forstår den virksomhet som selskapet bedriver. De ulike selskaper har ulike bransjemessige utfordringer og særegenheter. 155

156 For eier, representert ved kommunestyret, kan det være vanskelig å foreslå utskiftninger av styremedlemmer, selv der det er åpenbart at styremedlemmet ikke fungerer tilfredsstillende. I noen tilfeller kan styremedlemmene også sitte i kommunestyret. I rollen som styremedlem blir da denne personen underordnet kommunestyret (som vedkommende selv er medlem av) som generalforsamling. På denne måten får man en blanding av under- og overordningsforhold som kan være problematisk, og Selbu kommune må sørge for å ha et ryddig forhold til dette. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Loven fastslår at en person er inhabil når han leder eller haren ledende stilling, er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommuner, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. I juni 2009 skjerpet Stortinget inn reglene for habilitet. Forvaltningslovens 6 fastslår nå at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem, også der selskapene er fullt ut offentlig eide. Regelverket vil tre i kraft fra 1. november Det er ingen overgangsbestemmelser for nyetablerte selskap. Det er allikevel viktig å understreke at politisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt og at politisk kompetanse i mange virksomheter er viktig for selskapsstyrene. Politikere som har eller har hatt styreverv har også en høyere generell interesse og kunnskap om selskapene og eierstyring og bidrar på denne måten med viktig kompetanse i kommunestyret og deres ansvar. Etter aksjeloven skal et styre i et aksjeselskap ha minst 3 medlemmer. I selskap med mindre enn 3 millioner i aksjekapital kan styret likevel ha færre enn 3 medlemmer. Hensiktsmessig størrelse vil ofte være fra 3-6 styremedlemmer. Ved valg av styremedlemmer er det viktig å klargjøre forventingene til styrene som kollegium og hvilke krav som bør gjelde både til kompetanse, kapasitet og mangfold. Disse forhold kan i det følgende kort kommenteres slik: Kompetanse- og kunnskapshensyn: Styresammensetningen må samlet sett gi den ønskede kompetanse og kunnskap for selskapet. Det er nødvendig med solid bransjekunnskap fra den sektoren virksomheten opererer i. For kommersielle virksomheter bør det søkes å velge representanter med erfaring fra næringsvirksomhet. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er viktig i alle selskaper. Kapasitetshensyn: Styreverv krever betydelig innsats. Omfanget av aktuelle kandidaters øvrige stillinger og verv må være forenlig med den tidsbruken det er rimelig å påregne at styrevervet krever. Mangfold: Ulik erfaringsbakgrunn vil være en styrke i styrearbeidet. Styrets evne til å analysere et sakskompleks fra ulike synsvinkler blir bedre dersom styret er bredt sammensatt. Det er viktig at det sikres en god kjønnsfordeling i styrene. Det er ønskelig at styrene, valgkomiteene og de andre eierne i selskapene bidrar til en god kjønnsbalanse i styrene. Honorar: 156

157 Styrehonorarer bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag til selskapene. Sammenlignbare data fra tilsvarende selskaper i andre kommuner bør fremskaffes. Honoraret i aksjeselskapene skal fastsettes av generalforsamlingen etter innstilling fra styret. 4. Kapitalstrukturen skal være tilpasset formålet med eierskapet og virksomhetens situasjon Kapitaliseringen av et selskap, vurdert etter forholdet mellom gjeld og egenkapital, er et vesentlig eierspørsmål. For mye og for lite egenkapital kan medføre effektivitetstap. Ideelt sett bør det for hver virksomhet foretas regelmessige analyser av kapitalstrukturen. Forretningsrisiko, bransjemessige særtrekk, prisen på fremmedkapital og finansiell styrke er alle forhold som må vurderes når virksomhetens kapitalstruktur skal bestemmes. 5. Eiers løpende avkastning Utbyttepolitikk I alle selskaper der formålet ikke er politisk, men kommersielt, må det stilles krav om avkastning til eier. Den økonomiske risiko kommunen utsetter fellesskapets verdier for gjennom engasjement i ulike selskaper må forsvares gjennom en løpende avkastning. I selskaper der virksomheten har karakter av næringsdrift bør en offentlig eier stille de samme krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. I de tilfeller der kommunens eierskap har et blandet formål eller er politisk og strategisk motivert, er det viktig at kostnadene med å løse samfunnsoppgavene som disse selskapene har, blir synliggjort. På den måten vil en få belyst hva denne type oppgaver reelt koster kommunen. En må søke å skille ut ressursbruk og grad av måloppnåelse for nærmere definerte mål. Det bør ha en betydelig egenverdi for kommunen å få frem kostnadene ved de samfunnsmessige oppgaver kommunen skal løse. 157

158 DEL IV PRINSIPIELLE TILPASNINGER Med utgangspunkt i de prinsipielle drøftinger etableres det en klar eierstrategi for hvert enkelt selskap hvor Selbu kommune er eier. Ut fra kommunens primære formål foretas det en gruppering av eierskapet mellom: Finansielt eierskap, Politisk eierskap og Blandingsformål. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet i samsvar med de prinsipper som er gitt skal formannskapet fungere som et eierskapsutvalg. Formannskapet får mandat til å sikre en profesjonell forvaltning av eierrollen gjennom fortløpende oppfølging og evaluering av kommunens ulike eierskap i selskapene, sikre gode rutiner for planlegging av deltakelse i generalforsamlinger, forestå forslag til styrerepresentasjon, tilbakerapporteringsrutiner fra generalforsamlinger, samt initiere eiermøter ved behov. Formannskapet vurderer formålsgrupperingen av de forskjellige eierskap; finansielt, politisk, blandingsformål av eierskapet. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold. Den skal avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Sammensetningen mellom politisk og administrativ representasjon vil variere avhengig av selskapene livsløp, hvor det i etablerings-/interimsfasen vil være behov for politiske representanter, mens det etter at selskapet er kommet over i ordinær driftsfase vil være større behov for administrativ representasjon. Formålsinndelingen av eierskapet kan gi et godt grunnlag for sammensetningen. Styresammensetningen kan da illustreres slik: Ovennevnte illustrasjon kan også gi grunnleggende føringer i forhold til spørsmål om kommunens eierskap, hvor behovet for eierskap avtar i forhold til selskapets livsløp. For å tiltrekke ønsket kompetanse bør honorarpolitikken utformes slik at de fremmer måloppnåelse i selskapene og fremstår som rimelige. Styrehonorarene bør fastsettes basert på selskapets økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag. Det skal foretas en kostnadsmessig vurdering i forhold til eierskapet i alle selskap. I selskaper som har et politisk definert eierskap må de kostnader som oppstår synliggjøres, og den politiske nytten må være større enn den økonomiske kostnaden. I de øvrige selskaper skal det stilles krav til avkastning på investert kapital, som det en privat eier vil gjøre. 158

159 KONKLUSJON En eierstrategi vil legge et godt grunnlag for en god oppfølging av kommunens eierskap i hvert enkelt selskap. Det vil legge grunnlaget for at Selbu kommune som eier vil gi klarere styringssignaler og dermed bidra til avklaringer og større forutsigbarhet for selskapene. Eierstrategi: 1. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap som skal være godt forankret hos de enkelte styrerepresentant. 2. For å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet foreslås at formannskapet tar rollen som et eierskapsutvalg. Eierskapsutvalget skal organisere sitt arbeid ut fra følgende prinsipielle føringer: a. Kontinuerlig strategisk vurdering av formål, rammer og føringer for alle de engasjementer kommunen er involvert i som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler vurderes fortløpende. b. Ved nye eierskapsinitiativ skal det foreslås formål, overordnede strategiske føringer og rammer, samt overordnet styringsmodell for disse. Videre skal det utarbeides forslag til vedtekter og eventuelle aksjonæravtaler. c. Det enkelte selskapsengasjement vurderes i forhold til avvikling dersom fortsatt engasjement ikke synes riktig i forhold til endrede rammebetingelser, endrede prioriteringer, endrede ressurser eller alternative måter å organisere virksomheten på. Der hvor andre eiere er involvert, fordres en fortløpende dialog med disse. d. Selskapene skal vurderes i forhold til om de har oppgaver av prinsipiell politisk karakter kontra oppgaver som overveiende er av mer administrativ operativ karakter. Denne vurderingen danner bl.a. føringer for kommunens eier/styrekompetanse i selskapenes organer. e. Det etableres klare rutiner for deltakelse i generalforsamlinger. Herunder tidsplanlegging, hvem som møter for kommunen og informasjon tilbake til selskapene, informasjon og fullmaktsforhold til den som møter for kommunen, spesielle føringer/eierkrav som ønskes meddelt ved generalforsamling osv. Det skal i utgangspunktet være politisk deltakelse på generalforsamling/ årsmøte, men dette kan delegeres til rådmannen. Det fastsettes standard rutiner for tilbakerapportering etter generalforsamling. Rapportmal årsmøter og generalforsamlinger skal benyttes. f. Styremedlemmer skal vurderes i henhold til formål/overordnet strategi og oppgaver for selskapet, og den enkeltes kompetanse. Styrene skal være representert med høyt kompetente personer som har kapasitet og som sikrer mangfold. Herunder skal mål om kjønnsbalanse reflekteres. Det må forventes at styrene årlig foretar en egenevaluering av egen kompetanse og arbeid. Formannskapet har ansvar for å sikre at foreslått styremedlem fra Selbu kommune har den riktige kompetanse og tar om nødvendig selv initiativ til utskifting. Formannskapet kan foreslå styremedlemmer overfor valgkomiteene. g. Styrenes godtgjørelse skal bl.a. gjenspeile selskapenes økonomiske omfang, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og medlemmenes kompetansemessige bidrag til 159

160 selskapene. h. Det skal være en god dialog med det enkelte selskaps styre om viktige og prinsipielle forhold. Formannskapet kan ta initiativ overfor det enkelte selskap til eierskapsmøter når man vurderer at dette er påkrevd/ønskelig. Dette initiativ bør fortrinnsvis koordineres med andre eiere hvor det er relevant. 3. Formannskapet skal fremme en årlig sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierengasjement i våre heleide selskap samt de vi har aksjemajoritet i. De øvrige selskap fremmes som en sak en gang per politiske periode samt ved behov. Her er det utarbeidet en mal kalt Eierskapsmelding. Det skal imidlertid fremmes en årlig sak med oversikt over alle våre eierforhold for Kommunestyret. 160

161 Selbu kommune Sak 2009/ / INGHOL Dok:6903/2019 Eierskapsmelding SIFA AS juni år 2019 Selskapets navn SIFA AS Selskapsform Aksjeselskap Organisasjonsnr Adresse/postnummer og Selbuvegen 715, 7584 Selbustrand sted Telefon Kontaktperson i selskapet Arnt Otnes arnt.otnes@sifa.no Daglig leder Mob post@sifa.no Aksjekapitalen el. andelens pålydende: Selbu kommunes eierandel i % Bygningsmasse: Navn Tittel Mobil e-post Kr: , aksjer a 100, aksjer 50,35% 100% eid av Selbu kommune 1.Eiere og eierandeler: ANT. AKSJER % NAVN ,35 % Selbu Kommune ,41 % Eivind Aune 380 3,36 % Velo Galvaniske Anlegg 200 1,77 % Haldor Kjeldstad 190 1,68 % Mosleth Jo Oddbjørn 176 1,55 % Kulseth Rolf Johan 175 1,55 % Overvik Jan Helge 160 1,41 % Størseth Rune 144 1,27 % Størseth Idar 130 1,15 % Stamnes Berit 100 0,88 % Ragnar Eriksen 100 0,88 % Eirik Kjøsnes 100 0,88 % Rolf Morten Solli 75 0,66 % Espen Rygg 72 0,64 % Korsvold Kari Berit 70 0,62 % Arnt Otnes 50 0,44 % Grøtte Per B. 161

162 50 0,44 % Karlsen Stein 50 0,44 % Selbu Sparebank 50 0,44 % Hans Olav Kulseth 50 0,44 % Svend Olav Gilland 40 0,35 % Melan Maj Kristin 40 0,35 % Jan Kjetil Stokmo 30 0,27 % Brit Ingun Berg 30 0,27 % Benoit Hopmo 20 0,18 % Balstad Per 20 0,18 % Ove Einar Sørflakne Bergård 10 0,09 % Flakne Per 5 0,04 % Atle Guldseth 2.Historikk: Etablerings år: (stiftelsesdato) Innskuddsår for Selbu kommune: 1992, aksjekjøp ellers; 2000 aksjer vedtatt kjøpt i desember 1997 og 700 aksjer vedtatt kjøpt i mai Selskapets formål (ref. vedtektenes 3): Selskapets formål skal være mekanisk produksjon, handel og utvikling, samt drift av serviceverksted. Selskapet skal ved aksjetegning eller på annen måte kunne gjøre seg interessert i andre selskaper. 4. Styringsforum og styringsorganer: Vedtektenes 6: Selskapets styre skal ha fra 3-7 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Styremedlemmene velges for 2 år om gangen. Ved første gangs praktisering av disse reglene velges halvparten av medlemmene for henholdsvis 2 og 1 år etter loddtrekning. 1 styremedlem velges av de ansatte for 2 år om gangen. I tillegg velger de ansette en observatør for 1 år om gangen, som møter uten stemmerett. Hvis daglig leder ikke er aksjonærvalgt styremedlem, har han rett/plikt til å delta i styremøtene, dog uten stemmerett. Styret meddeler prokura. Selskapet tegnes av 2 av styrets medlemmer. Styrets medlemmer har taushetsplikt om saker som behandles i styret dersom styret bestemmer det. Selskapets valgkomite består av 3 medlemmer. Generalforsamlingen skal velge 2 medlemmer og de ansatte skal velge 1 medlem, Funksjonstiden er 1 år. Styremedlemmer per , før dette års generalforsamling Styret: Steinar Furan Oddveig Kipperberg Odd Arve Fuglem Tomas Rønsberg Eirik Kjøsnes Rolf Johan Kulseth Funkjson Styrets leder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem, ansattes representant Observatør (representant for de ansatte) 162

163 5.Generalforsamlingen: Fra vedtektenes 7: Ordinær generalforsamling ledes av styrets formann. Innkalling skjer ved at styrets formann ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent oppholdssted med 7-syvdagers skriftlig varsel. 6.Rapporteringsrutiner: Selbu kommune skal ha tilsendt årsberetning/regnskap i forbindelse med generalforsamling Selbu kommune arkiverer i kommunens sak-/arkivsystem de dokumenter som godkjennes på generalforsamlingen. Ved evt. behov for utfyllende informasjon vil Selbu kommune ta direkte kontakt med SIFAs administrasjon og/eller styre. 7. Kommunens økonomiske engasjement (evt. avkastning og utbytte): Eierskapets intensjon er ikke hovedsakelig aksjeutbytte. Økonomisk avkastning bør heller gå tilbake til bedriften for utvikling av prototyper / fornyelse av utstyrspark og lignende for å sikre vekst. 8. Grunnlaget for kommunens eierskap SIFA gir industriarbeidsplasser i kommunen. Selbu kommune ønsker å være en eier som gir bedriften en fleksibilitet med tanke på hvilken vei de ønsker å utvikle seg. Selbu kommune ønsker ikke å legge føringer for strategiske valg med tanke på marked - og produktsegment. 9. Kommunens evt. eierkrav: Kommunen ønsker å være en stabil og trygg eier for bedriften. Vi ønsker at bedriften jobber for å bli i Selbu. At bedriften har en innovativ tankegang for å sikre at bedriften fortsatt har evne til og fornye seg og da sikre arbeidsplassene. Selbu kommunen ønsker å være en eier som gir bedriften handlingsrom. Vi ønsker at bedriften selv skal fokusere på de områder de selv mener er viktig å operere i. Selbu kommune legger ikke føringer for bedriftens produkter/marked. 10. Regnskapsmessige opplysninger (som sier noe om utviklingen de siste årene): 163

164 164

165 165

166 Selbu kommune Arkivkode: 255 Arkivsaksnr: 2009/ Saksbehandler: Ingrid Rolseth Holt Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 55/ Kommunestyret 65/ Utarbeidelse av eierskapsmelding for SIFA AS - år 2012 Vedlegg: 1. Eierskapsmelding SIFA AS 2. Særutskrift - Eierskapsmelding SIFA AS - ønske om innspill før fremlegging til Selbu kommunes eierskapsutvalg: Formannskapet 3. Eierstrategi for Selbu kommune - endelig dokument der endringer vedtatt i Kommunestyret er utført 4. VEDTEKTER 5. VS: Markedsplaner o.l. 6. Utdrag fra møtebok kommunestyret om tegning av aksjekapital Utdrag fra møtebok kommunestyret om overtakelse av aksjer i SIFA i 1997 Rådmannens innstilling Arbeidet med Eierskapsmeldingen til SIFA AS må nå startes opp, og fullføres av Selbu kommunes eierskapsutvalg som er Formannskapet. Endelig eierskapsmelding for SIFA AS skal behandles i Formannskapet, og fremmes for Kommunestyret for sluttbehandling. Behandling i Formannskapet Forslag fra formannskapet: Formannskapet foreslår at kommunen i samråd med bedriften vurderer å selge seg ned på eiersida og at tilbudet går til aktører med lokal forankring. Dette innarbeides og legges fram for kommunestyret for sluttbehandling med følgende innstilling: Eierskapsmelding for Sifa AS vedtas. Votering: Rådmannens innstilling settes opp mot forslaget fra formannskapet. Formannskapets forslag vedtas. Enst. 166