Møteinnkalling Formannskapet

Transkript

1 Møteinnkalling Formannskapet Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Møtetid: Kl Gruppelederne innkalles til orientering om Follorådet/Ordførermøtets arbeid fra kl Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: FSK-3/12 ENDRING ØKONOMIREGLEMENT FSK-4/12 VERBALVEDTAK 2012 FSK-5/12 TAP PÅ FORMIDLINGSLÅN FSK-6/12 ELEKTRONISKE SAKSDOKUMENTER - VALG AV PC-LØSNING FSK-7/12 TILSKUDD TILTAK - KJØR FOR LIVET Ski, Anne Kristine Eikebråten ordfører

2 Saksbehandler: Terje Trovik Arknr.: 145 Arkivsak: 12/278-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 3/ Kommunestyret / ENDRING ØKONOMIREGLEMENT Forslag til vedtak: Fullmakt for inngåelse av rammeavtaler, for en varighet av inntil fire år, legges til rådmannen. Jfr. innkjøpsreglementets punkt 7 (vedlegg a) til økonomireglementet. Ingress/hovedbudskap: Som følge av endret organisatorisk plassering av innkjøpsseksjonen er det nødvendig å gjøre en mindre tilpasning i innkjøpsreglementet (vedlegg a) til økonomireglementet). Saksopplysninger: Forslaget om endring gjelder innkjøpsreglementets bestemmelser om fullmakt til å undertegne kontrakt, pkt.7. I henhold til eksisterende reglement har økonomisjef fullmakten til å inngå rammeavtaler. Endringer i reglementet skal vedtas av kommunestyret. Vurdering: Eksisterende bestemmelse legger skranker på rådmannens mulighet for effektiv organisering av administrasjonens arbeid med anskaffelser. Rådmannen har vedtatt endret organisatorisk plassering av innkjøpsseksjonen, og det er derfor naturlig å endre bestemmelsen. Endringen innebærer at rådmannen blir fullmaktsinnehaver. I henhold til ordinære delegasjonsprinsipp vil rådmannen, med den foreslåtte endringen, ha mulighet til å delegere fullmakten til det ledd i administrasjonen som mest hensiktsmessig bør besitte fullmakten. Endringen gjør at rådmannen mer effektivt kan organisere arbeidet i henhold til skiftende behov. Økonomiske konsekvenser: Endringen medfører ingen økonomiske konsekvenser. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Endringen har ingen konsekvenser for bærekraftig utvikling. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at fullmakt for inngåelse av rammeavtaler, for en varighet av inntil fire år, legges til rådmannen. Jfr. innkjøpsreglementets punkt 7. Ski, Audun Fiskvik rådmann Side 2

3 Per Erik Andersen økonomi- og personalsjef Vedlegg som følger saken: Vedlegg som ligger i saksmappen: a) Forslag til innkjøpsreglement, vedlegg a) til økonomireglementet Side 3

4 Saksbehandler: Terje Trovik Arknr.: 145 Arkivsak: 12/279-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 4/ VERBALVEDTAK 2012 Forslag til vedtak: Plan for oppfølging av verbalvedtak og oversendelsesforslag 2012 tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: Rådmannen har initiert oppfølging av verbalvedtakene og oversendelsesforslag fra kommunestyrets behandling av budsjett og handlingsplan Hensikten med saken er å gi formannskapet en foreløpig orientering av hvordan rådmannen planlegger å følge opp vedtakene og forslaget. Rådmannen vil der det er naturlig se vedtakene i sammenheng med overordnet planverk. Saksopplysninger: I vedlegget til saken gjengis de enkelte vedtak/forslag og rådmannens plan for videre oppfølging. I tillegg til oppfølgingen som er beskrevet i vedlegget, vil status for verbalvedtakene rapporteres ved tertialrapporteringer og årsmelding. Vurdering: Det vises til sakens vedlegg. Økonomiske konsekvenser: Eventuelle økonomiske konsekvenser vil beskrives i tilknytning til det enkelte verbalvedtak. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Eventuelle konsekvenser for bærekraftig utvikling vil beskrives i tilknytning til det enkelte verbalvedtak. Konklusjon: Rådmannen følger opp verbalvedtak 2012 som vist i vedlegget. Ski, Audun Fiskvik rådmann Per Erik Andersen økonomi- og personalsjef Vedlegg som følger saken: a) Oppfølging av verbalvedtak og oversendelsesforslag 2012, status per januar 2012 Side 4

5 Saksbehandler: Aud Kristiansen Arknr.: 252 L70 Arkivsak: 12/158-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 5/ Kommunestyret / TAP PÅ FORMIDLINGSLÅN Forslag til vedtak: Tap startlån kr pluss renter og omkostninger til anvisningen skjer, dekkes av fond tap formidlingslån. Ingress/hovedbudskap: Ski kommune mottar årlig boligtilskudd fra Husbanken som skal viderefordeles til innbyggerne. Midlene skal gå til egenkapital sammen med startlån i forbindelse med kjøp av bolig eller til å utbedre/tilpasse boligen. Ordningen er sterkt behovsprøvd. Fra og med 1996 har Husbanken gitt kommunen anledning til å avsette inntil 20 % av årlig mottatt boligtilskudd til å dekke eventuelle tap på etableringslån/startlån. Den siste tapsavsetningen ble foretatt i I dag må kommunen søke spesielt om å avsette midler til fond. Fondet er pr på kr Ski kommune har hittil hatt lite tap med låneordningen, noe som skyldes grundig saksbehandling og effektiv innkreving av lån. I tillegg har økte boligpriser ført til inndekning ved salg. Siste tapsføring var i 2010 på kr Det foreligger nå en ny sak som etter anmodning fra økonomiavdelingen anbefales tapsført. Saksopplysninger: Startlån ble utbetalt i Boligen ble solgt ved frivillig salg i april 2009, men hele lånet ble ikke innfridd. Restlånet til Ski kommune er kr pluss renter og omkostninger til anvisning skjer. Namsmannen avholdt utleggsforretning som sikrer kravet i 10 år. Begrunnelsen var at lånetaker ikke hadde inntekter det kunne trekkes av eller formuesgoder det kunne tas utleggspant i. Vurdering: Økonomiavdelingen anser lånetaker som ute av stand til å betjene restlånet. Kravet settes på overvåking for eventuelt endring i skyldners økonomiske situasjon. Ski kommune har kun et gjeldsbrev som sikkerhet for lånet, (pantobligasjonen er slettet i forbindelse med salget), men har ved avholdt utleggsforretning 10 års foreldelsesfrist. Restgjelden overføres til langtidsovervåking. Side 5

6 Økonomiske konsekvenser: Tap startlån kr pluss renter og omkostninger til anvisningen skjer, dekkes av fond tap formidlingslån. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen konsekvens for bærekraftig utvikling. Konklusjon: Tap startlån foreslås dekket av fond tap formidlingslån. Ski, Audun Fiskvik rådmann Jan Willy Mundal kommunalsjef Vedlegg som følger saken: Ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: Mail fra økonomiavdelingen datert Side 6

7 Saksbehandler: Tove Næs Arknr.: 033 Arkivsak: 12/275-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 6/ Kommunestyret / ELEKTRONISKE SAKSDOKUMENTER - VALG AV PC-LØSNING Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret, formannskap og hovedutvalgene går over fra papir til å bruke elektronisk verktøy og motta elektroniske dokumenter i denne kommunestyreperiode. Det kjøres ikke ut sakskart til den enkelte når ordningen er innført med mindre særskilte grunner tilsier det. 2. Kommunerepresentantene, medlemmene i hovedutvalgene og et representativt utvalg varamedlemmer får tildelt egen I-pad med ferdig installert programvare til bruk for kommunestyreperioden. Folkevalgte, som har eget utstyr som ønskes benyttet i stedet, mottar en økonomisk engangskompensasjon tilsvarende verdi av I-pad. 3. Kommunen utstyrer møterommene funksjonelt og tilrettelagt for elektronisk visning av sakskart. 4. De folkevalgte tilknyttes skytjenester for nedlasting av dokumenter og effektiv dokumentveksling. 5. Ordningen evalueres i forkant av neste kommunestyrevalg og senest høsten 2014 før budsjettet for 2015 vedtas. Saksopplysninger: Litt historikk og kort oppsummering: I prosjekt helhetlig styring vedtok kommunestyret at det skulle legges til rette for en elektronisk løsning for politikerne i Ski kommune hva angår mottak av møteinnkalling og sakspapir. Det er avsatt økonomiske midler til å gjennomføre vedtaket. Målsetting er at alle politikere får eget egnet verkstøy som tas med til politiske møter til erstatning for papir (minst en kilo pr kommunestyremøte) Tilgang til politisk kalender og saker på nett. Elektronisk møtehåndtering på sikt (taleliste-votering-endringsforslag) Innbyggerdialog via nett/e-post Ordningen bør være på plass ila Opplæring gis samlet til alle. Drift og vedlikehold av verktøy om PC velges i stedet for I-pad, må vurderes i forhold til kapasitet på IKT-avdelingen (ordningen medfører nærmere 100 nye brukere). E-demokrati og ESA: E-demokrati er et elektronisk verktøy/program som muliggjør automatisk publisering fra vårt sak-arkivsystem ESA og med det, konvertering fra word-fil til pdf-fil. Side 7

8 Vi kan ta det i bruk i dag, men da vil det ha som følge at det er word-filer som blir publisert automatisk. Det er ikke ønskelig av flere grunner. For det første av sikkerhetsmessige årsaker, dvs. en word-fil kan endres, men ikke minst er det slik at ikke alle kan lese wordfiler. Pdf-filer derimot, er leselig for alle ved hjelp av Adobe-reader som kan lastes ned gratis. E-demokrati, når det er klart, og kobling mot ESA (vårt sak-arkivsystem) vil lette arbeidet og frigjøre mye tid for sekretariatet. I dag gjøres det mye manuelt og tidkrevende publiseringsarbeid ift. kalender, sakspapirer og politikeroversikter. E-demokrati er først og fremst en løsning mot leserne på våre nettsider. Vurdering: Papirløse politikere : Foruten den miljøgevinst, kostnadsbesparelse og effektivisering som følger med overgang til elektronisk håndtering av saksdokumenter, er det også en forventning om at Ski kommune skal være moderne og ta i bruk ny kommunikasjonsteknologi. I det ligger elektronisk utsending av innkalling med saksdokumenter og vedlegg til sakene. Dokumentene skal sendes med e-post med en zip-fil (pakket fil) som vil åpne seg i riktig rekkefølge, sak 1,2 3 osv. Ved hjelp av tekstbehandler(for eksempel One-note) på I-pad eller lignende verktøy, skal man kunne jobbe med dokumentet som om det var et papirdokument, dvs. streke under, lage notater, sette inn bokmerker, osv. Løsningen forutsetter av dokumentene er ferdig lastet ned før møtet for å unngå at nettet blir overbelastet under møtet, noe som vil forsinke møtets fremdrift. Løsningen forutsetter også at alle har egnet verktøy til dette. Man skal kunne jobbe med saksdokumenter hvor som helst og når som helst. Dette forutsetter en lagringsmulighet som vil bli ivaretatt ved hjelp av en såkalt sky eller ved at man lagrer lokalt. Videre krever løsningen at Ski kommune tar i bruk en mer moderne versjon av ESA (sakarkivsystem) og tar i bruk nyeste office-pakke. Dette skal gjøres ila. våren Valg av verktøy: PC: krever mye installasjon og vil involvere kommunens IKT-avdeling hva angår drift. Windows lesebrett: i følge leverandør er dette en løsning som ikke er godt utviklet pt. Android: Samsung galaxy bl.a. dette er en løsning som det satses lite på i dag. I-pad: Er en plug and play-løsning som vil belaste kommunens ikt-drift i svært liten grad i tillegg til at det skjer mye utvikling på området. Erfaringer fra andre kommuner: Flere kommuner bruker elektroniske sakspapirer og PC. Erfaringer som går igjen er: politikerne ønsker å kunne jobbe lokalt, (ha lokal lagringsmulighet) at sakene oversendes som en fil (pr. mail) eller kan lagres lokalt på en enkel måte (lastes ned ved et klikk fra hjemmesiden) tilstrekkelig brukerstøtte og opplæring nødvendig teknisk bistand tilgjengelig i møtet (som kan hjelpe til hvis det oppstår problemer. Rådmannen anbefaler I-pad til dette formålet etter en samlet vurdering. I tillegg til at den er enkel for kommunen å drifte, så er den liten og hendig for de folkevalgte. Side 8

9 I-pad kan ikke brukes om kommunestyret skal ha kommunal e-postadresse og med det inn på kommunens excange-server. Kommunen benytter out-look, som er et officepakkeprodukt. I-pad er et Apple-produkt med Apple-programmer. Foreløpig snakker de to systemene dårlig sammen. Det er ingenting i veien for at folkevalgte, som ønsker det, kan kjøpe annet verktøy for kompensasjonssummen. Man må da selv besørge og bekoste vedlikehold. Skal de folkevalgte ha kommunale e-post adresser må det også påregnes en vaktordning på Ikt-avdelingen. Det må alltid sikres service om tilgangen skulle svikte. Rådmannen har bedt Kemneren i Follo uttale seg om det skattemessige ved pc-ordning og Kemneren sier følgende: Spørsmålet er om PC-ordningen vil utløse skatteplikt for de folkevalgte? Hovedregelen om hva som er skattepliktig inntekt finner vi i skattelovens ledd, ( )enhver fordel som er vunnet ved arbeid, kapital eller virksomhet. Altså enhver fordel som skriver seg fra et arbeidsforhold er å anse som skattepliktig inntekt. At arbeidsgivers PC stilles til arbeidstakers disposisjon gjennom hele valgperioden vil isolert sett innebære en privat fordel, (naturalytelse, jfr. sktl 5-12, sktl 5-10 a). Det er således av underordnet betydning hvorvidt PC en de facto benyttes til private formål. I forskrift til skatteloven (forskrift nr. 1158), åpnes det for at fordel ved privat bruk av datautstyr som eies av arbeidsgiver, gis unntak fra skatteplikt, jfr , sktl ledd, såfremt utplasseringen av arbeidsgivers PC er begrunnet i tjenstlig bruk. Et avgjørende vilkår for hvorvidt ordningen omfattes av unntaket fra skatteplikt er at eiendomsretten til datautstyret ikke overføres til arbeidstaker. Såfremt avtalen med de folkevalgte om fri PC inngås under forutsetning om datautstyret forblir i kommunens eie under hele valgperioden (underforstått at utstyret tilbakeleveres ved valgperiodens slutt eller tidligere ved arbeidstakers fratreden), inntreffer det ingen skatteplikt for arbeidstaker. Dersom enkelte representanter ikke ønsker å nyttiggjøre seg av denne ordningen, og det tilstås et kontant beløp, vil dette være å anse som en godtgjørelse som sidestilles på lik linje med annen lønn. Følgelig vil godtgjørelsen fullt ut være skattepliktig inntekt iht. sktl 5-1, 1.ledd, jfr a. Såfremt godtgjørelse tilstås arbeidstaker som kompensasjon for bruk av egen PC, vil det iht. skattelovgivningens terminologi være snakk om en utgiftsgodtgjørelse, se sktl Rent generelt vil det ved en utgiftsgodtgjørelse være snakk om en utbetaling fra arbeidstaker/oppdragsgiver til dekning av kostnader vedkommende arbeidstaker har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv. En såkalt utgiftsgodtgjørelse er bare skattepliktig så langt den gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid. Ved vurdering av om det foreligger en utgiftsgodtgjørelse må kostnadene som arbeidstaker pådrar seg må være reelle. Dvs som utgiftsgodtgjørelse anses bare godtgjørelser som er knyttet opp mot og vurdert i forhold til kostnader i forbindelse med utførelsen av arbeidet. Dersom kontantbeløpet som tilstås arbeidstaker er ment å kompensere slitasje, bruk, forringelse etc. av eget datautstyr vil det være utfordrende å anslå størrelse på kostnader og samtidig kunne dokumentere slike kostnader. Side 9

10 På bakgrunn av ovennevnte er jeg av den oppfatning at godtgjørelsen fullt ut må regnes som lønn, og følgelig vil bli behandlet som skattepliktig inntekt. Rådmannen har som målsetting at Ski kommune er i gang med ny løsning for møtehåndtering og utsending av saksdokumenter ila våren 2012 og vil rapportere fremdrift til formannskapet. Økonomiske konsekvenser: Ski kommune har egen innkjøpsavtale for IKT-produkter. Vår avtalepartner tilbyr I-pad i sitt sortiment. Kommunestyret har bevilget penger til innkjøp. Ski, Audun Fiskvik rådmann Tove Næs rådgiver Side 10

11 Saksbehandler: Knut E. Johnsen Arknr.: 223 C10 Arkivsak: 12/320-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 7/ Kommunestyret / TILSKUDD TILTAK - KJØR FOR LIVET Forslag til vedtak: Alt. 1 Ski kommune yter et tilskudd på kr ,- til Kjør for livet under forutsetning av at det etableres et tiltak for 5 ungdommer i Ski kommune. Tilskuddet er kommunal andel for 1 års drift. Alt. 2 Søknad om tilskudd til drift av tiltak innen rammen av Kjør for livet imøtekommes ikke. Saken kan vurderes på nytt, men det forutsettes da at det foreligger en innstilling fra SLT hvor ulike alternativer/konsekvenser er nærmere belyst. Ingress/hovedbudskap: Kjør for livet er et tilpasset fritids- og aktivitetstilbud for barn og unge. Aktivitetene er i utgangspunktet relatert til motorsport/ mekking. Kjør for livet ønsker nå å etablere en klubb/tiltak i Ski kommune. Saksopplysninger: Kjør for livet er et konsept som er etablert med utgangspunkt i et motorsportiltak etablert på Ler i Sør-Trøndelag. De søker nå å etablere klubber slik at de kan bli et landsdekkende tiltak. Målsetting for 2012 er å etablere 25 klubber. Pr.d.d framgår det av tiltakets hjemmeside at det i ut over moderklubben er 3 klubber etablert/under etablering. I tillegg er det etablert et tiltak i Bergen hvor Kjør for livet er underleverandør til Aleris as som har rammeavtale med Bergen kommune i fht. kjøp av hjelpetiltak til barneverntjenesten. Kjør for livet har fått støtte fra statlig hold, fra Ferd og fra Kronprinsparets fond. Fra tiltakets egen presentasjon refereres bl.a. følgende: Kjør for livet er et tilpasset opplevelses og fritidstilbud til barn og unge. Kjør for livet bruker motor og motorsport som utgangspunkt for å gi barn og unge positive opplevelser, mestring og økt sosial kompetanse. Ved hjelp av motor og motorsport skal vi inspirere unge til å ha tro på seg selv og sin fremtid. Kjør for livet arrangerer aktiviteter som bidrar til en bedre selvfølelse, opplevelse av mestring og økt sosial kompetanse. Kjør for livet har veiledere og ambassadører som er trygge og inspirerende rollemodeller. Kjør for livet er inspirerende fordi vi har fokus på det som fungerer og gir barn og unge tro på egne ferdigheter; både inne på verkstedet mens de skrur på en bil, men også i livet i sin helhet. Kjør for livet samler barn og unge rundt en motor og ønsker å engasjere, inspirere og skape et likeverdig fellesskap hvor det er plass til alle. Et fellesskap som gir trygghet, tilhørighet og fordeler men også krav, forpliktelser og utfordringer. Side 11

12 Gjennom samarbeid med Politiet, Trygg trafikk og Statens Vegvesen jobber vi også tett opp på temaet Sikkerhet. Gjennom samarbeid med Redd Barna er vi også opptatt av å skape en bedre oppvekst for barn og unge på andre arenaer også. Tiltaket i Ski er ment å ha tilhold på Gjersenga. Det vil gi tilbud til 5 barn/ungdommer pr. kveld. Tilbudet vil da være av 4 timers varighet. Etableringen forutsetter et kommunalt tilskudd som utgjør kr. 410,- pr. time pr. ungdom, dvs. kr. 1640,- pr. ungdom pr. aktivitetskveld. Med et tilbud til 5 barn/ungdommer i 44 uker framkommer et behov for tilskudd som utgjør kr ,-. Dersom det ytes et tilskudd som vist ovenfor vil kommunen måtte sikre at valg av ungdommer som skal gis et slik tilbud skjer av kommunal virksomhet. P.t er det ikke etablert tilsvarende tiltak i Ski. Vurdering: Motorsporttiltak i fht. ulike ungdomsgrupper har vært etablert tidligere, og med god erfaring. Som sådan må det legges til grunn at et tilbud som det Kjør for livet ønsker å etablere i Ski kan være er bra supplement til eksisterende tilbud. Målgruppen kan også være barn/ungdom som ikke fanges opp av andre tilbud i kommunen. Det kunne være nærliggende å se et samarbeide med barneverntjenesten i fht. slik etablering. Dette ville imidlertid kreve en mer omfattende avklaring mht. målgruppe, valg av brukere og om det er grunnlag for å etablere et nytt tiltak som benyttes som hjelpetiltak nå. Dette bør også avklares og sees i lys av de rammeavtaler som barnverntjenesten forutsettes å inngå. Et slikt tiltak kunne også sees innen SLT s ramme. P.t. synes det fra SLT viktig å ville vektlegge samordnet bruk av eksisterende ressurser. Sentralt i dette er at det i kommunen finnes kompetanse i fht. drift av tiltak for ungdom, og at det finnes ressurser som bør vurderes brukt utvidet i fht. dagens bruk. For eksempel bør det avklares om Verkstedveien kan benyttes ut over dagens bruk og da også med tilbud innen motorsport etc. Beliggenheten på Gjersenga vil i seg selv være krevende med tanke på at det ikke vil være mulig å benytte offentlig kommunikasjon på kveld. Økonomiske konsekvenser: For å få etablert et tiltak i Ski må det fra kommunens side bevilges et beløp på kr ,-. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen Konklusjon: På den ene side vil dette kunne være et bra tiltak for et begrenset utvalg ungdom. På den annen side hadde det vært nærliggende å foreta en bredere utredning innen rammen av SLT før man bidrar til å etablere et tiltak som krever et vesentlig tilskudd fra kommunalt hold. På denne bakgrunn fremmer rådmannen to alternative forslag til vedtak. Ski, Audun Fiskvik rådmann Eli Thomassen kommunalsjef Side 12

13 Vedlegg som følger saken: a) Brosjyre Kjør for livet b) Orientering fra Kjør for livet Side 13

14

15 ERROR: undefined OFFENDING COMMAND: STACK: