Møteinnkalling Fellesmøte med Partssammensatt Utvalg Bjarkøy kommune

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Fellesmøte med Partssammensatt Utvalg Bjarkøy kommune Utvalg: Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling Møtedato: Møtested: Rådhus IA, Formannskapssalen Tidspunkt: 08:15 NB: Merk tiden Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 12/7 Tittel Omstillingsavtale for Bjarkøy og Harstad kommune Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på ordførerens kontor Harstad, Jan Elvheim leder Side 1

2 2 Side 2

3 Side 3

4 Saksdokument Saksmappenr: 2012/610 Saksbehandler: Aud Jorun Pedersen Arkivkode: 033 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnd Bjarkøy Harstad /10 Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling /7 OMSTILLINGSAVTALE FOR BJARKØY OG HARSTAD KOMMUNE Vedlegg: Omstillingsavtale Andre saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Ingress: Rådmannens tilrådning: Saksopplysninger (Hva er gjort?) Vurdering Hva er lært? Hva er lurt å gjøre fremover? Hugo Thode Hansen rådmann Behandling Fellesnemnd Bjarkøy Harstad : Vedtak / Innstilling Fellesnemnd Bjarkøy Harstad : Side 4

5 Harstad kommune v*!' 11:7 Gjarkøy kommune 3~E OMSTILLINGSAVTALE 13,;ARKØY OG KOMMUNE Vedtatt av e esnemn a i mote 8. mai 20 2 (utkast 3003) ) Overordna ornst;:::,ngsavta!e for 2jarkøy cyg!-:arstad Side 5

6 Denne omstillingsavtalen er inngått mellom Fellesnemda for Bjarkøy og Harstad konlymjner på den ene siden og arbeidstakerorganisasionene i 13. arkøv og 1-!arstad kommuner på den andre siden. 2. Avtaiens virketid Omstillingsavtalen gjelder for endringsprosessene i forbindelse med sammenslåingen av Bjarkøy kommune og Harstad kommune. Avtalen gjelder i hovedsak fra avtalen er underskrevet og ut prosessperioden t.o.m Unntaket er tilpasninger og overgangsordninger for ansatte frem til øy-forbindelsen er Då Dlass. 3. Avt?..!en eforr.. 1.!. 'vi.rkeområek Arbeidstakeres rettigheter ved virksomhetsoverdragelse i hht. Arbeidsmiljølovens Kap. 16 legges til grunn ved sammenslåing av Bjarkøy og Harstad kommuner. Eventuell reduksjon i bemanningen som følge av sammenslåingen og krav iht. v rksorn'ietsplan g e'dende fra anuar 2013, skal soml-iovedregel skie ved naturlig avgang og ikke ved oppsigelser. Avtalen sitt formål er å: gi nærmere retningslinjer for hvordan omstillingsprosessen skal gjennomføres for å sikre en rvdd g og foru±s gbar Drosess skape felles plattform og spilleregler for organisasjonsendring niedv rke ± 1a± den enke'±e ±i'sa±±e tiar trvggtle± i arb&dsforho'de± under omstillingsarbeidet avklare hvilke lokale avtaler, reglementer, Drosedyrer og ansiennitetsdrinsipp som skal gjeide i aen nye kommunen. 4. Medbestemmelse og medinnflytelse Arbeidstakerorganisasjonene sin medraderett går fram av Hovedavtalen del B Det skal være tillitsvalgte med i alle formelle fonim som blir opprettet i forbindelse med komrminecammensiårigs-prosecsen. 5. Informasjon Arbeidsgiver skal, i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, utarbeide en informasjonsstrategi for omstillingen. Informasjonsstrategien skal dekke selve prosess- Derioden og den nærmeste tida etter at sammenslåingen er gjennomført. Generell informasjon til tillitsvalgte og ansatte om fremdriften i sammenslåingsprosessen skal bli dekket av informasionsstrategien. Arbeidsgiver sitt ansvar: Utforme en strategi for informasion. 2. Drive kontinuerlig informasjon. Arbeidstakerorganisasionene sitt ansvar: 1. Spre informasjon Diant sine mediemmer. 2. Sørge for at informasion og tilbakemeldinger når fram til arbeidsgiver. Side 6

7 6.!dentifiseri.ng av ansatte som. har behov for suesiell informasjon. Arbeidsgiver skal, i samråd med de tillitsvalgte, så tidlig som mulig i sammenslåjngsbrosessen, identifisere bvike ansatte som vjl bli berørt av omsti%gen. Dette gjelder de ansatte i Harstad og Bjarkøy kommuner som blir berørt av bemannj.ngsendringer og/elier får vesentlige endringer i arbeidsonogaver/stilling som følge av omstillingen. Når det foreligger konkrete endringsplaner, utarbeidet av arbeidsgiver og tillitsvalgte, skal arb&d.sgjver jnformere de ansatte det gjelder om hvilke konsekvenser omstillingen kan få.den enkelte leder skal gjennomføre samtaler med sine ansatte, der informasjon om prosessen samt muligheter og valg er tema. I disse møtene skal det tas opp om det er arbeidstakere som har soesielle behov. 7. Orga,licasions- og bem.annj.ngs,,-,!ain 113;arkøv og Harstad. kommune. Hovedstrukturen i bemanningsplan til Harstad kommune vil bli videreført og denne strukturen vi1rnåtte justeres eg tilpassen de oppgå.ver eg tjenester sem r.ye t.-'.arstad kommune skal ivareta. Endringer i bemanningsplan og hjemler skal inneholde kvalitikasjonskrav og innhold til den enkelte stillingen. Disse planene skal være utgangsounktet for dentserjng av eventue'ie overta9ige og innbiassering i stiiiinger. I perioden frem til bru og tunnel er på plass, er prosjektgruppene pålagt å skissere overgangsordn;nger der twor mangende forb;ndelse ;kke legger til rette -for den endel cre bemanningsplan og/eller utførelse av de tjenester som skal ytes. Det skal legges til rette for at stillinger/funksjoner kan videreføres med arbeidssted 3jarkoy, der hver dette er funksjonelt og praktisk. 8. Kompensasjon for skifte av arbeidssted r:)erson- ansane ; c'en nye konininnen m sldffe arl-i&dssted. o(2, påføres ekstra kostnader ved transport mellom tidl. Bjarkøy og Harstad kommuner, skal det utarbeides alternative nlocleuer 0r en avgrenset kompensas;on som for'iand1m9:sgrrunnlag:menom arbedsiver og arbeidstakerorganisasjonene. Forhandlingene skal være sluttført innen , og ha virkning frem til Bjarkøyforbindelsene er ferdigstilt. 9. Konkurranseutsetting Ingen nåværende arbeidsoppgaver skal settes ut til andre i prosessperioden. Seera~er Lokale avtaler inngått med gammel arbeidsgiver kan ikke sies opp som en konsekvens av kommunesammenslåingen, jfr AML 16-2, men kan av den nye arbeidsgiveren likevel sies onn / reforliandles etter ellers gjeldende lov CIQavtalerverk. Dette omfatter nersonalhåndbøker, prosedyrer og samordning av lokale reglementer etter drøftinger mht ansattes rettigheter. 11. Felles arbeidsmarked I prosessperen frem til 30. septeminer 2012 skal!wer av komm,,nene først pror:tere egne overtallige og omplasseringsbehov iht gjeldende virksomhetsplan. Ved ledighet i stillinger ut over dette er Bjarkøy og Harstad kommune å se bå som et felles arbeidsmarked. Fra I. oktober er begge kommunene et og samme arbeidsmarket. Side 7

8 12. Fortrinnsrett Arbeidsmi1jo1ovens 14-2 og 14-3 om fortrinnsrett gjelder. Når det er aktuelt for å unngå overtallighet, har de ansatte i de to kommunene fortrinnsrett ved ledige stillinger. Overta 1.1.1ge ansatte. Ansatte under omstilling som er definert som overtallige, vil bli tilbudt annen relevant stilling som står i forhold til den ansattes kvalifikasjoner iht. gjeldende retningslinjer. Den som bijr ansa ft rnå aksentere endrjng j ansvars- og arbejdsonngaver. Det utarbeides felles lokal prosedyre for overtallighet som skal gjelde fra 1. oktober )rosedvren skal være ferdjg utarbeidet jnnen l. sentember Tjenesteansiennitet. Det dir i omstiiiingsprosessen og i videre arbeidsforhoid i den nye kommunen, benyttet den samlede tjenesteansiennitet de har fra Bjarkøy og Harstad kommuner. 15. Behandling av ledige stillinger i Bjarkøy og Harstad kommuner i prosessperioden Personalservice ved nersonal- og organisasjonsenheten Harstad kommune skal sørge for at aktueiie stiiiinger i begge kommuner euer intern avkiaring, gjøres kjent mvil Fra kunngjøres alle ledige stillinger i et felles arbeidsmarked. Prosjektgruppe HRM som består av representanter fra arbeidsgiver og arb&dstakeroma njsasjonene -fra liver av kommunene, 1.1ar Lleret overordnet koordineringsansvar. HRM gruppen har følgende oppgaver: g;kre cre /Cien(le ava1er. lover og re t.n;ncr,s1;n;er 1:1;r fulat. å saksbehandle og sette sammen prosjektgruppenes/tjenesteområdenes anbefaling til organisering og justering av stillingshjemler å saksbe'land'e og jnnnlassere ansatte j nytt organjsasjonskart basert nå prosjekt/tjenesteområdenes forslag til innplassering å sikre at denne avtalens punkt 11 (felles arbeidsmarked) blir fulgt opp å saksbehandle enkeltsaker ifm omplasserings og eventuell overtallighet å ha oversikt over ressursbanken HRM gruppen bør gjøre sine vurderinger ut fra tre forhold: Om stillingen bør gjøres vakant som følge av den nye komrnuneorganisasjonens krav om å redusere utgjeter Om stillingen bør være vakant inntil dens organisatoriske plassering i den nye organisasjonen er avk!art Om stillingen ikke kan holdes vakant av hensyn til tjenesteproduksjonen. r11 1(," lerleri 1er_1er ; enlie} skni r'kiføre seg meci nnen ; snker twor clette krever avklaring ifh til rettigheter og plikter beskrevet i denne omstillingsavtalen. Alle nye tilsettinger skal vurderes mot nevnte forhold, slik at en ikke skaper unødig komnetanseoverskudd med virkning fra Denne onngaven nålegges alle prosjektgrupper/tjenesteområder. Side 8

9 Ved behov vil HRM gruppen legge frem saker til behandling i partssammensatt utvalg, rier n.,,,;11 vt,ler, ;kke gir til trekkelio.-g2crincrer -CrIr hes1iitniricr 11,6. Arbeidsgiver skal legge til rette for kartlegging av ansatte sine kvalifikasjoner. Her benyttes kompetansemodulen i HRM. For ansatte i Bjarkøy kommune vil det legges til rette for elektronisk registrering så lang som mulig, men noe kartlegging vil bli videreført manuelt. Det er den enkeltes ansvar selv å bidra til at ens kompetanse blir registrert. 17. Fast ansatte som er midlertidig ansatt i annen avdeling Ansatte som arbeider i en annen avdeling enn den han / hun til vanlig arbeider i, blir regnet med i den avde!ingen han / hun onnrinnelig er ansatt 18 Kor,:.e/Bnset%k Ansatte som i omstillingsprosessen defineres som overtallig, men som ved kompetanseheving kan tiltre annen stilling, skal tilbys kompetanseplan med tiltak og -Por criennon-rretr+nor. Aktuelle tiltak for kompetansebygging kan være: * utvikling gjennom nye arbeidsoongaver * tilbud om faglig rettledning / oppfølging i arbeidet * hosnitering * interne og eksterne kurs * permisjon med hel eller delvis lønn for gjennomføring av utdanning ved ekstern utdanningsinstitusjon 19. Andre omstillingstillak Kommunen kan i soesi&le tilfelle vurdere å gi nermisjon med emer uten lønn for å gjennomføre utdanning / videreutdanning som kvalifiserer for nye arbeidsoppgaver i kommunen. Det er en forutsetning at det så langt som mulig er avklart før slik permisjon ois, hvilken stillinn innenfor kommunen den ansatte skal ha når han / hun kommer filbake i stilling etter at permisjon er ferdig. 23. Midlertidig ansettelse (frem til ) Ved eventuell tilsetting av ansatt fra Bjarkøy kommune i ledig stilling i nåværende Harstad kommune, i oerioden frem mot , bør det i dialog med Bjarkøy kommune vurderes om utsatt ti:trede:se er mu:ig ; påvente av sarnmens:ånger,. 24. Ansettelsesorgan Fellesnemda har gitt tilsettingsmyndighet til begge kommuners rådmenn. Dette utøves gjennom de enhets!edere som har fått d&egert filsetfingsmyndighet. Alle ledige stillinger og vikariater skal meldes til ressursbanken ved HRM gruppens leder. Ansettelser frem til alle eventuelle overtallige er ivaretatt, blir koordinert gjennom gruppen, støttet av personalservice. Dette skal ivareta det fortrinn overtanige og andre med behov for omplassering skal ha etter gjeldende regler og prosedyrer i Harstad kommune, gjeldende for begge kommuner. Ved avvik eller behov for spesielle tiltak, fremmes saker for partsammensatt utvalg. Side 9