Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Administrasjonsutvalet

Transkript

1 Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Administrasjonsutvalet Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Tokke kommunehus Dato: Tid: Dersom du ikkje kan møte, ber ein om at du melder frå til sentralbordet snarast råd. Varamedlemmer møter berre etter nærare innkalling. Jarand Felland Ordførar Marit Seltveit Konsulent 1

2 2

3 Saksliste Utvalssaksnr Innhald Referatsaker RS 19/57 Nilia Storøygard - aksept av 100% fast tilsetjing som offentleg godkjent sjukepleiar for tida ved helse- og omsorgsetaten heimetenesta RS 19/58 Alexandra Elise Prent - Aksept av tilbod om tilsetjing i 100% fast stilling som helsefagarbeidar ved for tida helse- og omsorgsetaten Tokke helsesenter RS 19/59 Nina Torsvik Steinsvåg - Oppseiing av 100% vikariat som kommunelege RS 19/60 Lise Mette Hansen - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/61 Maj-Lena Knudsen - Aksept av 100% fast tilsetjing som fagarbeider for tida ved heiemtenesta RS 19/62 Kaljtrina Beka - Oppseiing av 100% fast stilling som barnehagelærar ved for tida Dalen barnehage. RS 19/63 Line Melby Egrem - Oppseiing av 100% fast stilling som off. godkjent sjukepleiar ved for tida helse- og omsorgsetaten RS 19/64 Margrete Lien - Oppseiing av stilling som lærar ved f.t. Tokke skule RS 19/65 Berit Omholt - Oppseiing av fast stilling som fysioterapeut i Tokke kommune RS 19/66 Ingunn Anita Ekelund -Oppseiing av fast stilling som reinhaldar ved for tida plan, næring og teknisk etat, eigedomsavdelinga RS 19/67 Alexandra Elise Prent - Oppseiing av 26,77% fast stilling som pleieassistent natt ved for tida heimetenesta frå RS 19/68 Silje Marcussen- Oppseiing av 50% fast stilling som helsefagarbeidar ved for tida helse- og omsorgsetaten RS 19/69 Karen Skottveit - aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved Helse- og omsorgsetaten Tokke helsesenter frå RS 19/70 Evy Katrin Aamlid - Aksept av 100% fast tilsetjing som avdelingsleiar for tida ved helse- og omsorgsetaten RS 19/71 Kristine Joy Dyrdal - aksept av 90% fast tilsetjing som heimehjelp for tida ved helse- og omsorgsetaten heimetenesta RS 19/72 Dylan Huizenga - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent sjukepleiar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/73 Anne Marie Brokka - Oppseiing av delar av stilling (20%) AFP frå RS 19/74 Stine Beate Mondal Ljostad - aksept av 20% tilsetjing som lærar i vikariat for tida ved Tokke skule frå RS 19/75 Gry-Beate Nordskog - Aksept av 100% vikariat som lærar for tida ved Tokke skule i tida Lukka 3

4 RS 19/76 Johanne M-. Gustavsen - Oppseiing av stilling RS 19/77 Per Trygge Flemmen - aksept av 100% mellombels tilsetjing som turnuslege for tida ved helse- og omsorgsetaten Tokke legekontor i perioden RS 19/78 Siri Møller-Holst - aksept av fast tilsetjing som musikk- og kulturskulelærar for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten kulturskulen frå RS 19/79 Anni Rinden - Oppseiing av stilling som reinhaldar ved for tida næring og teknisk etat, eigedomsavdelinga RS 19/80 Bente Lund Frantzen - Aksept av 80% vikariat som barnehagelærar for tida ved Dalen barnehage i tida RS 19/81 Jette Bergsfjord - Aksept av 100% stilling i vikariat som kommunefysioterapeut for tida ved helse- og omsorgsetaten RS 19/82 Sissel Henny Brendstuen Timland - aksetp av 81,3% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved helse og omsorgsetaten heimetenesta frå RS 19/83 Kristin Sollid Hommo - Aksept av 16,10% fast tilsetjing som pleiemedarbeidar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/84 Odin Haugen Sandvik - Aksept av 100/80% vikariat som lærar for tida ved Tokke skule i tida RS 19/85 Ingunn Nygård Ståland - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent sjukepleiar for tida ved helse- og omsorg, helseavdelinga RS 19/86 Jan Olav Hemsing - aksept av 100% fast tilsetjing som kulturskulerektor for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten, kulturskulen RS 19/87 Bettina F Solheim - Aksept av tilsetjing som lærling i helsefagarbeidarfaget for tida ved helse- og omsorgsetaten frå RS 19/88 Karoline Fr Solheim - Aksept av 100% fast tilsetjing som helsefagarbeidar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/89 Jeanett Desiree Kittilsen Berge - aksept av 100% mellombels tilsetjing som barnehagelærar for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten barnehagane frå RS 19/90 Ruth Kveven - Oppseiing av delar av stilling ved for tida Dalen barnehage frå RS 19/91 Phenecia Mamie D Cissie - Aksept av 26,77% fast tilsetjing som off godkjent helsefagarbeidar for tida ved heimetenesta RS 19/92 Mari Fiskum - Aksept av 50% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved heimetenesta RS 19/93 Liv Inger Berge Frantzen - Aksept av 76% vikariat som pleieassistent for tida ved Åheim bufellesskap RS 19/94 Liv L. Brubakk - Oppseiing av delar av stilling ved for tida NAV Tokke Delegerte vedtak DS 19/25 Ragnhild Stigen - Svar på søknad om redusert stilling i perioden 4

5 DS 19/26 Ingvild Leifsdotter Lilletvedt - Svar på søknad om permisjon skuleåret 2019/2020 DS 19/27 Åshild Emma Solbjør - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/28 Andrea L. Strømme - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/29 Åse Drevsjømoen - Svar på søknad om permisjon i perioden og DS 19/30 Øystein Tjønn Jacobsen - Svar på søknad om permisjon i perioden DS 19/31 Tone Storøygard - Svar på søknad om redusert stilling skuleåret 2019/2020 DS 19/32 Dordi Fosse Didriksen - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/33 Åse Gerd Reinskås - Svar på søknad om redusert stilling for barnehageåret 2019/2020 DS 19/34 Helge Granli - Aksept av tilsetjing som lærling i barne- og ungdomsarbeidarfaget for tida ved oppvekst, kultur og idrettsetaten frå DS 19/35 Marte Heggtveit - Svar på søknad om redusert stilling skuleåret 2019/2020 DS 19/36 Ingunn Nygård Ståland - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/37 Mari Fiskum - Svar på søknad om permisjon DS 19/38 Venke Bakke - Svar på søknad om permisjon og frikjøp av hovedtillitsvald i perioden DS 19/39 Torfrid Tiset - Svar på søknad om redusert stilling fram til DS 19/40 Ingrid Vadder - Svar på søknad om redusert stilling i perioden Politiske saker PS 19/15 Sjukefråvær 2. kvartal 2019 PS 19/16 PS 19/17 PS 19/18 PS 19/19 PS 19/20 Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten Arbeidsrelatert ferdsel i trafikken Revidering av gåvereglement Vidareføring, 15% auke samt kunngjering av to stillingar på inntil 100% som reihaldarar ved PNT Utlysing av 100% stilling som fagarbeidar bygg og anlegg på teknisk uteavdeling X X X 5

6 Referatsaker RS 19/57 Nilia Storøygard - aksept av 100% fast tilsetjing som offentleg godkjent sjukepleiar for tida ved helse- og omsorgsetaten heimetenesta RS 19/58 Alexandra Elise Prent - Aksept av tilbod om tilsetjing i 100% fast stilling som helsefagarbeidar ved for tida helse- og omsorgsetaten Tokke helsesenter RS 19/59 Nina Torsvik Steinsvåg - Oppseiing av 100% vikariat som kommunelege RS 19/60 Lise Mette Hansen - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/61 Maj-Lena Knudsen - Aksept av 100% fast tilsetjing som fagarbeider for tida ved heiemtenesta RS 19/62 Kaljtrina Beka - Oppseiing av 100% fast stilling som barnehagelærar ved for tida Dalen barnehage. RS 19/63 Line Melby Egrem - Oppseiing av 100% fast stilling som off. godkjent sjukepleiar ved for tida helse- og omsorgsetaten RS 19/64 Margrete Lien - Oppseiing av stilling som lærar ved f.t. Tokke skule RS 19/65 Berit Omholt - Oppseiing av fast stilling som fysioterapeut i Tokke kommune RS 19/66 Ingunn Anita Ekelund -Oppseiing av fast stilling som 6

7 reinhaldar ved for tida plan, næring og teknisk etat, eigedomsavdelinga RS 19/67 Alexandra Elise Prent - Oppseiing av 26,77% fast stilling som pleieassistent natt ved for tida heimetenesta frå RS 19/68 Silje Marcussen- Oppseiing av 50% fast stilling som helsefagarbeidar ved for tida helse- og omsorgsetaten RS 19/69 Karen Skottveit - aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved Helse- og omsorgsetaten Tokke helsesenter frå RS 19/70 Evy Katrin Aamlid - Aksept av 100% fast tilsetjing som avdelingsleiar for tida ved helse- og omsorgsetaten RS 19/71 Kristine Joy Dyrdal - aksept av 90% fast tilsetjing som heimehjelp for tida ved helse- og omsorgsetaten heimetenesta RS 19/72 Dylan Huizenga - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent sjukepleiar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/73 Anne Marie Brokka - Oppseiing av delar av stilling (20%) AFP frå RS 19/74 Stine Beate Mondal Ljostad - aksept av 20% tilsetjing som lærar i vikariat for tida ved Tokke skule frå RS 19/75 Gry-Beate Nordskog - Aksept av 100% vikariat som lærar for tida ved Tokke skule i tida RS 19/76 Johanne M-. Gustavsen - Oppseiing av stilling

8 RS 19/77 Per Trygge Flemmen - aksept av 100% mellombels tilsetjing som turnuslege for tida ved helse- og omsorgsetaten Tokke legekontor i perioden RS 19/78 Siri Møller-Holst - aksept av fast tilsetjing som musikk- og kulturskulelærar for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten kulturskulen frå RS 19/79 Anni Rinden - Oppseiing av stilling som reinhaldar ved for tida næring og teknisk etat, eigedomsavdelinga RS 19/80 Bente Lund Frantzen - Aksept av 80% vikariat som barnehagelærar for tida ved Dalen barnehage i tida RS 19/81 Jette Bergsfjord - Aksept av 100% stilling i vikariat som kommunefysioterapeut for tida ved helse- og omsorgsetaten RS 19/82 Sissel Henny Brendstuen Timland - aksetp av 81,3% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved helse og omsorgsetaten heimetenesta frå RS 19/83 Kristin Sollid Hommo - Aksept av 16,10% fast tilsetjing som pleiemedarbeidar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/84 Odin Haugen Sandvik - Aksept av 100/80% vikariat som lærar for tida ved Tokke skule i tida RS 19/85 Ingunn Nygård Ståland - Aksept av 100% fast tilsetjing som off godkjent sjukepleiar for tida ved helse- og omsorg, helseavdelinga RS 19/86 Jan Olav Hemsing - aksept av 100% fast tilsetjing som kulturskulerektor for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten, kulturskulen

9 RS 19/87 Bettina F Solheim - Aksept av tilsetjing som lærling i helsefagarbeidarfaget for tida ved helse- og omsorgsetaten frå RS 19/88 Karoline Fr Solheim - Aksept av 100% fast tilsetjing som helsefagarbeidar for tida ved Tokke helsesenter RS 19/89 Jeanett Desiree Kittilsen Berge - aksept av 100% mellombels tilsetjing som barnehagelærar for tida ved oppvekst kultur og idrettsetaten barnehagane frå RS 19/90 Ruth Kveven - Oppseiing av delar av stilling ved for tida Dalen barnehage frå RS 19/91 Phenecia Mamie D Cissie - Aksept av 26,77% fast tilsetjing som off godkjent helsefagarbeidar for tida ved heimetenesta RS 19/92 Mari Fiskum - Aksept av 50% fast tilsetjing som off godkjent hjelpepleiar for tida ved heimetenesta RS 19/93 Liv Inger Berge Frantzen - Aksept av 76% vikariat som pleieassistent for tida ved Åheim bufellesskap RS 19/94 Liv L. Brubakk - Oppseiing av delar av stilling ved for tida NAV Tokke Delegerte vedtak DS 19/25 Ragnhild Stigen - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/26 Ingvild Leifsdotter Lilletvedt - Svar på søknad om permisjon skuleåret 2019/2020

10 DS 19/27 Åshild Emma Solbjør - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/28 Andrea L. Strømme - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/29 Åse Drevsjømoen - Svar på søknad om permisjon i perioden og DS 19/30 Øystein Tjønn Jacobsen - Svar på søknad om permisjon i perioden DS 19/31 Tone Storøygard - Svar på søknad om redusert stilling skuleåret 2019/2020 DS 19/32 Dordi Fosse Didriksen - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/33 Åse Gerd Reinskås - Svar på søknad om redusert stilling for barnehageåret 2019/2020 DS 19/34 Helge Granli - Aksept av tilsetjing som lærling i barne- og ungdomsarbeidarfaget for tida ved oppvekst, kultur og idrettsetaten frå DS 19/35 Marte Heggtveit - Svar på søknad om redusert stilling skuleåret 2019/2020 DS 19/36 Ingunn Nygård Ståland - Svar på søknad om redusert stilling i perioden DS 19/37 Mari Fiskum - Svar på søknad om permisjon

11 DS 19/38 Venke Bakke - Svar på søknad om permisjon og frikjøp av hovedtillitsvald i perioden DS 19/39 Torfrid Tiset - Svar på søknad om redusert stilling fram til DS 19/40 Ingrid Vadder - Svar på søknad om redusert stilling i perioden Politiske saker PS 19/15 Sjukefråvær 2. kvartal 2019

12 l Tokke kommune Arkiv: 461 Saksnr.: 2019/ Saksbeh.: Niina Laaksonen Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Arbeidsmiljøutval 19/ Administrasjonsutvalet 19/ Sjukefråvær 2 kvartal 2019 Vedlegg: 1 Sjukefråvær 2. kvartal Saksdokument: Saksutgreiing: Total fråværsprosent i Tokke kommune etter andre kvartal er 5,38 %. Det er ein lite nedgang sidan 1. kvartal, 5.68 %. Plan, næring og teknisk etat (PNT) har redusert fråværsprosenten frå 4,84 % til 1,28 % i 2. kvartal Oppvekst, kultur og idrett (OKI) samt helse og omsorg (HO) har begge gått opp men berre ca. 0,3-0,4 prosent. Sentraladministrasjon har gått ned frå 1,79 til 0,82 prosent. Etter fyrste kvartal 2018 hadde Dalen barnehage sjukefråvær 14,11%. Siden da har fråværet gått gradvis ned og er nå 1,55 %. HO har nå sama fråværsprosent etter andre kvartal som i OKI har gått ned i sama periode nesten 2 % og sentraladministrasjon har gått ned 4 % i eit år. Teknisk og plan og næring vert rapportert i 2018 separat. Eit år sidan hadde teknisk fråværsprosent 4,48% og plan og næring 7,18%. Samla prosent etter 2. kvartal i år er 1,28%. Rådmannen si tilråding: Sjukefråvær for 2. kvartal vert teke til orientering 7

13 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak Sjukefråvær for 2. kvartal vert teke til orientering 8

14 Sjukefråvær, alle planområda 2. kvartal 1. kvartal 4. kvartal 3. kvartal 2. kvartal Totalt fråvær 5,38 6,35 4,89 5,22 6,89 Korttids 1,4 1,73 1,9 0,99 1,5 Langtids 3,98 4,62 2,99 4,23 5,39 Pl.1 Sentraladministrasjon 2. kvartal 1. kvartal 4. kvartal 3. kvartal 2. kvartal Totalt fråvær 0,82 1,79 4 2,87 4,81 Korttids 0,82 0,33 1,71 0,68 0,58 Langtids 0 1,45 2,28 2,19 4,24 Pl. 2 Oppvekst, kultur og idrett Totalt fråvær 6,02 5,74 7,5 5,63 7,98 Korttids 1,43 2,16 1,54 0,88 1,4 Langtids 4,59 3,57 2,14 4,75 6,58 Pl. 3 Helse og omsorg Totalt fråvær 6,92 6,55 3,67 5,03 6,91 Korttids 1,79 2,72 2,48 0,97 1,85 Langtids 5,14 3,84 8,93 4,06 5,05 Pl. 4 Plan, næring og teknisk Totalt fråvær 1,28 4,84 Korttids 0,56 2,73 Langtids 0,71 2,11 Pl. 4 Plan og næring 2018 Totalt 3,38 6,54 4,48 Korttids 0,81 5 2,05 Langtids 2,43 0 5,13 Pl. 5 Teknisk 2018 Totalt 3,38 6,54 4,48 Korttids 1,95 0,92 1,3 Langtids 1,43 5,61 3,54 9

15 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2019/303-1 Saksbeh.: Ann Wraa l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Helse- og sosialutvalet 19/ Arbeidsmiljøutval 19/ Administrasjonsutvalet 19/ Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten Vedlegg: 1 Rapport - Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten Saksdokument: Saksutgreiing: I løpet av 2017 hadde administrasjonsutvalet eit ynskje om at helse og omsorgsetaten ville sette i verk tiltak for å redusere sjukefråværet i eiga etat. I januar 2018 var det satt i verk eit prosjektarbeid for å sjå på grunner til det høge fråværet og finne løysingar og tiltak som kan vera med på å redusere sjukefråæret på kort og lang sikt. Arbeidet har vert leiia av kommunalsjef for helse og omsorg, med ei styringsgruppe som bestått av personalsjef, hovudtillitsvald og hovudverneombod, i tillegg til kommunalsjefen. Det var satt ned ei intern arbeidsgruppe beståande av avdelingsleiarar, plasstillitsvalde og verneombod som i fellesskap har arbeida med problemstillingar og tiltak. Det var også utført ei medarbeidarundersøking av bedriftshelsetenesta vår Tokke kommune fikk tilskott frå NAV for å gjennomføre undersøkinga. Arbeidsgruppa avdekka fire område som dei vurderte til å ha potensiale til forbetring og som dei har arbeida med i løpet av prosjektperioden: 1. Prosedyrar og arbeidsverktøy for oppfylging av sjukemeldte i helse og omsorgsetaten 2. Tilrettelegging, oppfølging og ettervern kartlegging av innhald 3. Førebygging 4. Kultur og ansvar 10

16 Arbeidet var presentera for alle tilsette i helse og omsorgs etaten i juni 2018 og i september Nye prosedyrar var satt i verk oktober Arbeidsgruppa har nå avslutta sitt arbeid og det er laga ei enkel rapport som beskriver arbeidet som er gjort, konklusjon og forslag om vidare arbeid. Rådmannen si tilråding: Rapport frå Prosjekt oppfølging av sjukemeldte i Helse og omsorgsetaten er tatt til vitande. Saksprotokoll i Helse- og sosialutvalet Rådmannen si tilrådning vart samrøystes vedteke. Vedtak Rapport frå Prosjekt oppfølging av sjukemeldte i Helse og omsorgsetaten er tatt til vitande. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval Rådmannen sin tilråding vart samrøystes vedteke. Vedtak Rapport frå Prosjekt oppfølging av sjukemeldte i Helse og omsorgsetaten er tatt til vitande. 11

17 RAPPORT PROSJEKT OPPFØLGING SJUKEMELD TE I HELSE OG OMSORG 2018 Tokke kommune 12

18 INNHOLD 1. INNLEIING 1 2. DAGENS SITUASJON 2 3. GJENNOMFØRING 4 4. KONKLUSJON OG VIDARE ARBEID VEDLEGG

19 1. INNLEIING 1.1 Hensikt Hensiktenen med prosjektet er å avdekke problemstillingar som er knytt til høgt sjukefråvær og kartlegge tiltak som kan vera med på å redusere sjukefråvær på kort og lang sikt. 1.2 Hovudmål Hovudmålet for prosjektet er å senke sjukefråværet i helse og omsorgsetaten over tid. Personale Vi ynskjer ei n god og trygg arbeidsplass, der folk trivas t. Mindre belasti ng både gjennom ei føreseieleg arbeidsdag og gjennom betre planlegging. Dr ift Økonomi - Redusert sjukefrå vær og bruke færre timevikarar samt redusert bruk av overtid. Redusert sjukefråvær vil vera med på å redusere utgifter på sikt. 1.3 Målgruppe Alle tilsette i helse og omsorgsetaten 1.4 Samansetjing av arbeidsgruppe og styringsgruppe Leiarar Tillitsvald Verneombod Arbeidsgruppe: Ragna Iren Grave /Institusjon Silje Andrea Kyrkjebø/ NSF Mona Skafså Kirsti Romtveit Ljøstad/ Synnøve Solli/ NSF May Lena Knutsen Heimeteneste May Anette Brattestå Solli Hilde Berge /Fagforbundet Grete Vigdis Franzen /Åheim bufellesskap Solveig Oppebøen /Kjøkken Tone Solheim /Fagforbundet Marianne Skriudalen / Helseavdelinga Silje Merethe Ø. Skjellaug/ Fagforbundet Ann Wraa/ HO - sjef Styringsgruppe: Ann Wraa Niina Laaksonen Anne Vadder Midtbø/Fagforbundet Gunn Siri Haugan Vindal 14

20 2. DAGENS SITUASJON 2.1 SJUKEFRÅVÆR Tokke kommune har gjennom fleire år hatt eit høgt sjukefråvær på fleire avdelingar. Det kan gå opp og ned over tid, men det ser og ut å vera nokolunde på sama nivå over dei siste åra. Statistikk for 2016 synar at det gjennom året har vore høgast på Høydalsmo alderspensjonat, jordmor, institusjon, kjøkken og Åheim bufellesskap. Statistikken ber preg av at eit par avdelingar er små, i tillegg var det eitt år med fleire spesielle saker rundt enkeltpersonar. Avdelingsleiarane opplever at dei tilbyr tilrettelegging i stor grad, men likevel klarer dei ikkje å få lagt til rette godt nok.. Leiarane opplever også at samarbeidet med fastlegane kan bli betre og meir rasjonelt enn det er i dag. Det burde finnas meir potensiale i tilrettelegging enn det statistikken synar til. Ei anna utfordring er at når personale blir burte for lenge, så mistar dei kontakt med arbeidsplassen. Det er uheldig og kan vera med på å forlenge tida ein er sjukemeldt. Tabell 1. Totalt sjukefråvær 2016 Planområde 3 Tabell 2. Fråvær 1. tertial 2017 Planområde 3 Fråvær 2. tertial 2017 Planområde

21 I statistikken nedanfor er dei store områda tatt ut, det er fremfor alt i omsorgsavdelingane sjukemeldingsstatistikken er høg, helseavdelingane har ikkje like høge tall. Tabell 3 synar antall dagar og faktiske dagsverk i forhold til kvar avdeling. Eigenmeldingsdagane er ikkje mange, sjukmelding over 17 dagar er den største gruppa. Det blir viktig å sjå om det er andre tiltak som kan førebyggje det store fråværet. Tabell 3. Uttrekk 2016 Totalt fråvær faktiske dagsverk Avdeling Institusjon Tokke helsesenter Faktiske dagsverk Egen 1-8 dgv Syk 0-3 dager Syk 4-16 dager Syk > 17 dager Syk > 56 dager 7 457,71 147,50 14,06 102, ,78 792,85 Åheim bufelleskap 3053,09 37,65 1,19 32,50 309,04 292,90 Heimesjukepleia 1912,71 13, ,79 121,71 104,60 Omsorgssentret 2132,23 30,30 4,82 16,19 150,57 108,23 Kjøkken 1 159,89 1, Noverande oppfylgings prosedyre for sjukemeldte: Tokke kommune er ei IA bedrift. Det inneber at Tokke kommune har inngått ei intensjonsavtale der kommunen skal gjera ei innsats for å førebyggje sjukefråvær og fråfall samt å fremje inkludering av tilsette. Tilrettelegging av arbeid frå arbeidsgjevar og plikt til arbeidsrelatera arbeid for den sjukemeldte, er ei del av oppfylginga. Målet er å unngå unødvendig langvarig sjukefråvær. Avdelingsleiarane lagar oppfylgingsplan saman med den sjukemeldte og eventuelt andre samarbeidspartar. 3 16

22 3. GJENNOMFØRING Arbeidsgruppa og styringsgruppa hadde eit oppstartsmøte i februar 2018, der det var gjennomført ei kartlegging av område til forbetring, i arbeid med sjukefråvær. Det var søkt om tilretteleggingstilskot frå NAV for å få utført ei medarbeidarundersøking gjennom bedriftshelsetenesta. Arbeid er viktig for helsa vår og alle har rett til ein helsefremjade arbeidssituasjon - omtrent slik starter arbeidsmiljølova. Både arbeidsgivar og arbeidstakaren har interesse av at arbeidsplassen er helsefremmende. For dei tilsette betyr det betre livskvalitet gjennom trivsel og færre helseplager som følgje av arbeidet. For verksemda er arbeidstakaren med god helse viktig for nærvær, effektivitet og kvalitet. Me må huske at sjukdom er ei privatsak, mens fråver ikkje er ei privatsak. Arbeidsgjevar har det overordna ansvaret for at arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er i samsvar med lov og regelverk (Aml 3-1 og 4-1) Tillitsvalde skal ivareta oppgåver heimla i lov og avtaleverk, og representere medlemmane ovanfor arbeidsgjevar, ta initiativ og bidra aktivt til eit inkluderande arbeidsmiljø, skape merksomhet rundt, og få tilslutning om IA. Verneombud representerar dei tilsette ovanfor arbeidsgjevar i arbeidsmiljøspørsmål (ml 6 2) og skal koma med innspel og gje råd i høve til planlegging og gjennomføring av tiltak på arbeidsplassen. Arbeidstakar har plikt tilv å bidra til godt arbeidsmiljø, bidra til tiltak som kan førebygje sjukefråvær. Det inneber at arbeidstakar fylgjer fastsette sikkerheitsrutinar og nyttar aktuelle hjelpemidlar, og ii tillegg bidreg til å finne tiltak som kan hjelpe den enkelte til å kome attende på arbeid etter sjukdom. 3.1 LOKAL ARBEIDSGRUPPE Arbeidsgruppa har gjennomført åtte arbeidsmøte og to fellesmøter, med heile etaten. Fyljande område vart avdekka som innsatsområde av arbeidsgruppa: 4 17

23 1.Prosedyrar og arbeidsverktøy for oppfylging av sjukemeldte i helse og omsorgsetaten Arbeidsgruppa meiner at det er behov for ei raskare igangsetjing av tiltak, enn kva som blir gjort med dagens oppfylging. Rask oppstart har mykje å seie for korleis oppfylginga blir for den enkelte, og en kan anta at rask igangsetting har betyding for kor langt sjukemeldingsforløpet vil vera. Prosedyren skal vera lik for alle avdelingar i etaten. Det er svært viktig at alle tilsette får lik oppfølging og at leiarane driv prosessar så likt som råd. Sjølvsagt skal den enkelte ha individuell tilpassing, men prosedyrane må vera like for alle. Det skal vera fokus på arbeid, nærvær og tilrettelegging. Dess lenger tid den tilsette går heime og mister kontakt med arbeidsplassen, desto vanskelegare er det å kome attende. Difor blir det viktig at den tilsette ikkje mister kontakten med arbeidsplassen. Det er svært viktig med samarbeid mellom tilsett, fastlege og leiar. Etaten er stor og kan i stor grad legge til rette, slik at den tilsette kan få andre og/eller enklare oppgåver. Ofte er ei lang sjukemelding samansett, og det er viktig å sjå på totalbelastinga for den enkelte. I tillegg til tilrettelegging av arbeidsoppgåver er det ønskeleg med eit frisklivstilbod som er tilpassa tilsette, der kollegial rettleiing kan vera ein del av opplegget. Det lagas ei ny intern prosedyre som vert implementera i etaten (vedlagt). Den nye prosedyra endrar seg mest i høve til kor raskt enn startar opp, og i kor stor grad leiar kommuniserer med tilsett og fastlege. 2.Tilrettelegging, oppfylging og ettervern kartlegging av innhald Tilrettelegging skal så langt som mogleg settas i verk for arbeidstakar med redusert arbeidsevne. Samstundes skal ein sørgje for å ivareta dei friske medarbeidarane slik at det ikkje går ut over dei i stor grad, det kan også generere nye sjukemeldingar. Tilrettelegging skal ikkje heller gå ut over brukarane og gje eit dårlegare tilbod for den enkelte. Det er fleire tilsette i etaten som har tilrettelagd arbeid; mange har det over tid. Tilrettelegging skal vere tidsavgrensa og helst ikkje lenger enn 2 månader. Oppfylging og evaluering av tilrettelegging har ikkje vert fylgt opp slik det er tenkt i etaten, og det er fleire som har hatt tilrettelegging over lengre tid. Prosedyrane må strammas opp og leiar må fylgje opp. Tilsette må bli orientert om at tilrettelegging er eit tiltak som ikkje er varig. God kommunikasjon rundt tiltak er svært viktig, slik at alle veit kva som gjeld og kva som er mogleg å gjera. 5 18

24 Uttrekk frå møte i arbeidsgruppe TILRETTELEGGING KAN VERA MANGE TING TITL DØMES: - ENDRE ARBEIDSFORDELING/ORGANISERING AV ARBEIDET -TILBY NYE ELLER MIDLERTIDIGE ARBEIDSOPPGÅVER -ENDRE TEMPO -TILPASSE ARBEIDSTIDA -TILBY OPPLÆRING -GJEVA STØTTE/OPPFYLGING -BRUK AV HJELPEMIDLAR OG OPPLÆRING I DESSE -FRISKLIV (EKSEMPEL SAMTALEGRUPPER, RØYKESLUTT, KOSTHOLD, TRENING, RETTELEIING) - KOLLEGIAL RETTLEIING/KULTUR/ETISK STANDARD Det blir utarbeidd eit kartleggingsskjema som fastlege og leiar kan ta i bruk, for å avdekke kva for aktivitetar den tilsette kan utføre i sjukemeldingsperioden(vedlagt) Dette skjemaet skal fyllas ut saman med leiar eller fastlege, for å sjå på funksjonen til den tilsette og dei konkrete aktivitetane. Dette er for å bevisstgjera tilsette og fastlegar om at alternative aktivitetar er mogleg for dei fleste. Kartleggingsskjema blir delt ut til tilsette i helse og omsorgsetaten og fastlegar på legekontor i Vest Telemark, slik at alle er klare over at det er eit verktøy Tokke kommune nytter i oppfølging av sjukemelde. Arbeidsgruppa har også vore opptatt av «ettervern». Kva skjer når ei arbeidstakar kjem attende i ordinært arbeid etter sjukefråvær, og/eller tilrettelegging er avslutta? Det bør lagas prosedyrar for oppfylging i ettertid. 3.Førebygging Arbeidsgruppa meiner at førebygging av sjukefråvær er det viktigaste å arbeide med for å få eit godt og trygt arbeidsmiljø. Samtaler rundt sjukefråvær i forkant kan vera med på å hjelpe tilsette slik at alle ligg litt i forkant. Sjukefråvær er ei viktig del av HMS arbeidet, som skal vera eit fast 6 19

25 tema på personalmøter. Det vil vera med på å ufarleggjera samtaler rundt sjukefråvær. For å vera ei helsefremmande og førebyggande arbeidsplass må leiinga arbeide med tema over tid. Det er viktig for tilsette å ha klare reglar, avklare forventningar til både arbeid, nærvær og fråvær. Friskliv bør brukas i større grad, både gjennom enkelttiltak, men også ei felles styrking for alle tilsette. Kurs der alle tilsette må møte om for eksempel kosthald, fysisk aktivitet, stressmestring, røykeavvenning og organisering av eigen kvardag, meistring og utvikling. Det ligg eit spesielt ansvar på avdelingsleiarane. Leiar må arbeide med haldningsarbeid i avdelingane. Leiar må vera flink til å ta dei vanskelega samtalene, våge kome meir inn på helseutfordringar på medarbeidersamtaler. Ordinære trivseltiltak for alle tilsette er og ei viktig del for det er med på å skape gode relasjonar utanfor arbeid. 4.Kultur og ansvar Kulturen på ei arbeidsplass har si grunn i reglar, etiske vurderinga og lokal praksis. Leiar, tillitsvalde og verneombod har eit stort ansvar for kulturen på ein arbeidsplass. Arbeidsgruppa meiner at det er grunn til å arbeide meir med ei felles kultur. Slik gjer vi det hos oss - er ei beskrivelse av kultur. Ei utdjupande definisjon: De sett av felles delte verdiar, normer og oppfatning av verkelegheita, som utvikles i en organisasjon når medlemmene samhandlar med kvarandre og med omgivingane 7 20

26 Kulturen i avdelinga er det vi som skapar og dette kjem til uttrykk via våre tankar, kva vi seier og kva vi gjer. Kulturer er med på å styre adferden og arbeidsmiljøet. Respekt mellom avdelingar, proffesjonar og besluttningar er viktig for å ha eit godt miljø. Når det er på plass kan enn ha god takhøgde. Ei åpen og læringsorientert holdning vil vera med på å endre kulturen over tid. Ei åpen og lærande organisasjon kjenneteiknas av bland anna deling av makt og kontroll, det vil sei involvering og mogelgheit til å vera med å påverka. Felles arbeid for å finne gode løysingar er svært viktig utviklingsarbeid, der kontinuerlig forbetring er målet for alle. Sann og nyttig informasjon er også viktig for å skape ei god kultur i organisasjonen. Det er med på å hindre at feilaktiv informasjon eller antakelser som kan vera med på å skape missforståingar eller forskjellige oppfattelse av verklegheiten. Arbeidsgruppa meinar at organisasjonen har godt av å arbeide med involvering og informasjon/kommunikasjon over tid, for å skape ei god kultur for endring og utvikling. Dette vil vera med på å skape eit godt og engasjert arbeidsmiljø, som i sin tur vil vera med på å skape ei god arbeidsplass. Her må leiinga fylje opp og bruke involvering i endringsarbeid i stor grad. 3.2 MEDARBEIDARUNDERSØKING Bedriftshelsetenesta gjennomførte ei medarbeidarundersøking i byrjinga av Undersøkinga var avgrensa i samråd med bedriftshelsetenesta, til å gjelde tilsette som var med i arbeidsgruppa og styringsgruppa. Undersøkinga var gjennomført gjennom ei kvalitativ metode individsamtaler. Bedriftshelsetenesta løfta fram mange gode sider mellom anna avdelingar som fungerar bra, endringsvillige tilsette, hyggelege kollegaer, positivt med ynskjeturnus, gode leiarar og betre organisering. Døme på utfordringar som kom fram var mellom anna høgt fråvær over tid gjev ekstra belasting for tilsette, lite tilgjengelege leiarar, mange ufaglærte og underbemanning. 8 21

27 Konklusjonen frå undersøkinga var fyljande: «Det blir viktig med tydelig og tilstedeværende ledelse på alle nivå. Det er viktig med tydelige rolleavklaringer og skille på sak og person. Alle ansatte må jobbe i et team med felles mål. Tydelige prosedyrer for sykefraværsoppfølgingen» Bedriftshelsetenesta trekte fram tre viktige punkt for vidare arbeid: - Sjukefråværs rutinar i praksis - Leiarrettleiing enkle verktøy i praksis - Verdi og åtferdsprosess køyrereglar for arbeidsmiljøet. 9 22

28 4. KONKLUSJON OG VIDARE ARBEID Prosjektet for å redusere sjukefråværet har vore med på å gjeve resultat i eit lågare sjukefråvær i Ved årets slutt har heile etaten eit sjukefråvær på 5,91% mot 11,03% i Etaten har hatt 1193 sjukedagar mindre 2018 jamført med Avdeling 2017 Totalt fråvær 2017 Dagsverk sjukefråvær 2017 Korttids fråvær 2017 Langtids fråvær 2018 Totalt fråvær 2018 Dagsverk Sjukefråvær 2018 Korttids fråvær 2018 Langtids Fråvær Institusjon 17, ,40 15,5 5, ,11 3,82 Åheim 11, ,56 10,11 5, ,62 2,80 bufellesskap Omsorgssentret ,34 7,66 Heimesjukepl 5, ,82 5,04 Heimetenesta 6, ,44 5,05 Kjøkken 7, ,38 6,95 3, ,44 5,05 Totalt HO etaten 11, ,77 9,26 5, ,73 4,18 Arbeid i prosjektet er bare ein del av forklaringa til resultatet. Det er fleire endringar som spelar inn i det store biletet. Endring av turnus har hatt stor effekt for bland anna institusjon, der mange av dei vakante stillingane blei dekka. Åheim bufellesskap har og gjort ei jobb for å dekke vakante vakter og det ser og ut som om det har hatt stor effekt. Vakante vakter er svært uheldig for tenesta og gjev ei ekstra stor belasting over tid. Difor vil det bli viktig å arbeide endå meir med forskjellige turnusordningar i framtida. Endring av turnus er normalt og skal brukas som eit godt hjelpemiddel til planlegging. Fleire enkeltsaker har og gjeve stort utslag for nokon avdelingar. Ro i etaten gjennom at ny organisering er vedteke, er ein anna faktor som ein kan anta ha hatt noko effekt på fråværet. Omorganiseringsprosessar gjev alltid ei litt ustadig kvardag for tilsette. Når mange faktorar slår til samtidig, så vil det gjeva store utslag i etaten, der kvar enkelt har betyding. Gode prosedyrar og bevisst haldning til arbeid med nærvær legg ei god grunn til at etaten seinare skal klare å stoppe ei slik utvikling igjen. Men kultur og organisasjon er det viktig å arbeide med kontinuerlig. Arbeidsgruppa som har bestått av tillitsvalde, verneombod og avdelingsleiarar har og hatt ein positiv effekt. Eit felles arbeid med eit felles mål, der alle bidreg har vore viktig for gjennomføring 10 23

29 av tiltak. I tillegg er dette ein inkluderande arbeidsmåte som gjev moglegheit til å påverka og vera med i endringsarbeid. Det har vore veldig positivt! Det tok litt lang tid før bedriftshelsetenesta å gjennomføre medarbeidarundersøkinga. Det gjorde at dei fleste av utfordingane vart avdekka før me fekk rapporten frå bedriftshelsetenesta. Det positive var at arbeidsgruppa og bedriftshelsetenesta har avdekka nesten dei sama utfordringar og forslag til vidare arbeid. Det er med på å styrke prosjektet. Arbeidsgruppa er ferdig med arbeidet, så langt som det går i prosjektarbeid, og arbeidet vil nå gå over i ei ordinær drift. Gruppa anbefalar at det arbeidas vidare med fyljande tema: Prosedyre for tilrettelegging, evaluering og ettervern Kulturar, ansvar og deltaking her meiner arbeidsgruppa at prosessarbeid bør vera arbeidsmåten i helse og omsorgsetaten Få på plass rammer og ansvarsområde for den enkelte Styrke leiarkompetansen gjennom vidareutdanning eller rettleiing 11 24

30 5. VEDLEGG Ny prosedyre for sjukefråværsoppfylging i helse og omsorgsetaten i Tokke kommune I helse og omsorgsetaten ønskjer me at alle tilsette skal ha det bra på arbeid. Iblant er det slik at ein tilsett har behov for sjukemelding over ei lenger tid. For oss i Tokke kommune er det viktig at me samarbeider godt for å få vårt personale tilbake i arbeid. Derfor har vi laga eigne prosedyrar med oppfølging som startar med ein gong dersom du blir sjukemeld. Om du stend i fare for å bli sjukmeld eller er blitt sjukmeld. 1. Dersom du er hjå lækjar og stend i fare for å bli sjukmeldt, skal du i lag med lækjar gå gjennom Tokke kommune sitt eiga kartleggingsskjema for tilsette innan helse og omsorg. Dykk må då gjera ei vurdering i høve til kva du kan meistre av dine vanlege arbeidsoppgåver, og andre potensielle oppgåver, ut i frå din arbeidsevne. 2. Du som sjukmeldt må ta direkte kontakt med næraste leiar. Om det er kveld, natt eller helg skal ein på fyrste virke dag kontakte næraste leiar for samtale. Det er krav om ein oppfølgingsplan i løpet av 4 veker. 3. Til samtala med leiar tek ein med kartleggingsskjema for vidare planlegging/aktivitet, i møte med avdelingsleiar går de så saman gjennom sitt kartleggingsskjema, og ser på dei arbeidsoppgåvene som kan vera aktuelle. Det må også gjerast ei vurdering med tanke på om det er trong for å utarbeide tilretteleggingstiltak i samarbeid med NAV. Denne samtala skal munne ut i ein individuell tilpassa plan for korleis du som arbeidstakar skal forholde deg til arbeidsplassen din framover, og korleis leiar i lag med deg tilsette skal oppretthalde eit godt og motiverande samarbeid. Planen skal innehalde eit tidsperspektiv, ikkje lenger enn 2 månadar og med oppfølging undervegs. Konkrete tema i samtala, i tillegg til dei praktiske gjeremåla : Arbeidsmiljø, forholda til kollegaer og leiing. Arbeidstid, turnus. Din livssituasjon, balanse mellom arbeid og privatliv. 4. Sjukdom er ei privatsak, men din arbeidskapasitet ynskjer vi at du brukar på din arbeidsplass til glede og nytte for fellesskapet. Du som tilsett er ei viktig brikke for gode tenestar i Tokke kommune og vi ynskjer at alle tilsette skal ha det bra på arbeid

31 FLYTSKJEMA : 13 26

32 KARTLEGGINGSSKJEMA FOR TILSETTE I HELSE OG OMSORGSETATEN TOKKE KOMMUNE OPPGÅVER EG KAN GJERA I GRADERT /AVVENTENDE SJUKEMELDING ARBEIDSOPPGÅVA JA NEI MERKNAD STELLE/PLEIE PASIENT I SENG (TUNG PLEIE) STELLE ENKLE STELL (LETT PLEIE) GJEVA UT MEDISIN LEGGE MEDISIN/KONTROLLERE MEDISIN SERVERE /LAGE MAT OPPVASK/KJØKKENARBEID REIE OPP SENGER SKYLLEROMSARBEID DOKUMENTERE/ARBEID I PROFIL VERE SELSKAPSDAME SITTE FASTVAKT 14 27

33 GÅ TUR MED BRUKARAR RULLE OPP HÅR STELLE NEGLAR/FOTSTELL HJELPE TIL PÅ VENNESTOGA SYNGE/LESE FOR BRUKARAR RYDDE PÅ LAGER KJØRE BIL FØLGJE BRUKAR TIL AKTIVITETAR INNKAUP VASK/STORVASK AKTIVISERE BRUKAR LAGA PLANAR /ENKELT KONTORARBEID OPPLEGG PÅ FRISKLIVSSENTRALEN 15 28

34 SPESIFISERE OPPGÅVER DU IKKJE KAN GJERA UTFØRT DATO SIGNATUR 16 29

35 17 30

36 18 31

37 19 32

38 l Tokke kommune Arkiv: 446 Saksnr.: 2019/ Saksbeh.: Niina Laaksonen Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Arbeidsmiljøutval 19/ Administrasjonsutvalet 19/ Arbeidsrelatert ferdsel i trafikken Vedlegg: 1 Retningsliner og reglement for arbeidsrelatert ferdsel i trafikken Saksdokument: Saksutgreiing: Den hadde Rådmannen si leiargruppa besøk av distriksmedarbeidar Tor Egil Syvertsen frå Trygg Trafikk. Han orienterte leiargruppa om Trygg Trafikk og fortalde kva kommune må gjera for å bli godkjent som trafikksikker kommune. Leiargruppa er einig i det at Tokke vil bli trafikksikker kommune og den hadde Syvertsen møte med også med mellomleiarar i Tokke. Ein av føresetnad for å bli trafikksikker kommune er at kommunen innarbeider retningsliner for tilsette i kommunen. Retningslinene skal innehalde reglar for reiser og transport i kommunen sin regi og liggje i kommunen sin HMS/internkontrollsystem. Ein annan føresetnad er at retningslinene skal være tema i arbeidsmiljøutvalet minst ein gong i året. Personalavdelinga har i samråd med hovudtillitsvald i Fagforbundet laga retningsliner og reglement for arbeidsrelatert ferdsel i trafikken. Retningslinene vert også sendt til rådmannen si leiargruppa for å hente innspel. Rådmannen si tilråding: Administrasjonsutvalet vedtek retningsliner og reglement for arbeidsrelatert ferdsen i trafikken 33

39 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutval Tilleggsframlegg frå Fagforbundet: 1. Det er ikkje høve til å ta med seg kjæledyr i tenestebil. 2. Det er ikkje høve til å røyke i tenestebil. Rådmannen sin tilråding med tilleggsframlegg vart samrøystes vedteke. Vedtak Arbeidsmiljøutvalet vedtek retningsliner og reglement for arbeidsrelatert ferdsel i trafikken. 1. Det er ikkje høve til å ta med seg kjæledyr i tenestebil. 2. Det er ikkje høve til å røyke i tenestebil. 34

40 Retningsliner og reglement for arbeidsrelatert ferdsel i trafikken Vedteke i administrasjonsutvalet xx.xx Omfang Tokke kommune er ein trafikksikker kommune. Det er eit mål at kommunalt arbeidsrelatert ferdsel i trafikken skal ivareta dei tilsette sine individuelle føresetnader og behov, og ta omsyn til trafikktryggleik og miljø. Definisjon: Med arbeidsrelatert ferdsel meiner me all ferdsel i trafikken i arbeidstida. Retningslinene gjeld tenestereiser i arbeidstida i kommunen, og omfattar krav til reisemåte, kjøretøy og til riktig åtferd i trafikken både til fots, på sykkel eller med motoriserte kjøretøy. Retningslinene kjem i tillegg til gjeldande lover, forskrifter og andre rammevilkår. Alle som arbeider i Tokke kommune skal ha kunnskap om og forstå betydinga av sikker, økonomisk og miljøtilpassa transport. Tilsette i tokke kommune skal framstå som positive forbilde for andre i trafikken. Retningslinene er basera på omsorg, ansvar og tillit. Tilsette i tokke kommune har ansvar for at tenestereiser skjer på ein sikker, økonomisk og miljøvennleg måte. Leiinga sørger for at retningslinene er godt kjent blant de tilsette og vert fylgt opp. Klare brot på disse retningsliner skal følgjast opp av næraste leiar med personalansvar. Retningslinene skal vektleggast for alle ny tilsette. Retningslinene skal vera tema i arbeidsmiljøutvalet minst ein gong i året. 2. Tokke kommune sine retningsliner for tilsette i arbeidsrelatert ferdsel i trafikken: o De skal alltid bruke refleks i mørket. o Du skal alltid bruke sykkelhjelm. o Førar skal vera våken, opplagt og skikka til å køyre på ein trygg måte. o Føraren skal alltid køyre med riktig hastighet, og aldri overstige fartsgrense. o Du skal alltid bruke påbudt og montert sikkerhetsutstyr i bil. o Som busspassasjerer skal du alltid bruke bilbelte, når dette er montert. 35

41 o o o o o o o o o Du skal ikkje ringe utan handsfreeutstyr. Du skal ikkje tekste på mobilen under kjøring. Betening av navigasjon i bil skal kun foregå når bilen står stille. Du skal pakke og laste bilen på beste måte og sikre all last forsvarleg. Du skal rygge bilen inn ved parkering der dette er mulig. Føraren skal sjå til at alle passasjerar er riktig sikra før avreise. Hvis du som passasjerar opplever høg risiko og at føraren bryt trafikkreglane under kjøring, skal du be føraren om å køyre forsvarleg. Ved trafikuhell skal førar fylle ut skademelding på åstaden. Ta bilder og sikre spor, og ta umiddelbart kontakt med næraste leiar. Ved påkjørsel av dyr, kontakt viltnevnda. Ved trafikkulykke skal førar sikre skadestedet, utføre livreddande fyrstehjelp, kontakte nød etatane og næraste leiar. 3. Reglement for bruk av bil i teneste Transport av brukarar/klientar/barn Transport av brukarar/klientar/barn skal kun skje i samband med faglig begrunna gjeremål og utflukter i samsvar med eininga sine oppgåver og tenestetilbod, og med næraste leiar si godkjenning. Det er egne rutinar for transport av barn i regi av skule, SFO og barnehage. Det er egne rutinar for transport av brukarar innan helse- og omsorgstenestene. Helse, miljø og sikkerhet ved arbeidsreiser Arbeidsreiser er fast kjøring for å utføre kommunale tenester. Alle einingar og avdelingar skal følje dei krav for helse,,miljø og sikkerhet (HMS) som følgjer av lov, forskrift og kommunen sine målsettingar og interne retningsliner. For kommunen kan risiko i trafikken medføre personskader, langtidsfråvær og tap av dyktige medarbeidarar. I tillegg får ulykkene økonomiske 36

42 konsekvensar i form av utgifter til reparasjon av biler og høgare forsikringspremie. Einingar og avdelingar som bruker bil til arbeidsreiser skal gjennomføre risikovurderingar. Rutinar for å handtere feil og manglar, kjøring og trafikksikkerheit skal vera tem på avdelingsmøte minst i gong årleg (tidfesta i årshjul for HMS aktivitetar). På bakgrunn av risikoanalysen skal det utarbeidast ein tiltaksplan, for eksempel innan områda rutinar/opplæring/trafikksikkerheit/andre risikoreduserande tiltak. For å kartlegge risiko tilstrekkelig er det nødvendig at tilsette noterer risikosituasjoner som oppstår i samband med tenestekjøring og melder frå etter rutinar for avviksrapportering. Bruk av tenestebil Når kommunal tenestebil er tilgjengeleg, skal denne nyttast framfør privat bil. Dersom fleire har behov for sama bli, skal som hovudregel bilen nyttast til den lengste reisa. Kommunen sine bilar skal ikkje nyttast til private gjeremål/utflukter. For brannvakt/teknisk vakt, kan vaktbil nyttast til private gjeremål når dette er nødvendig ut frå omsynet til vaktberedsskapen. Sjåføren er ansvarleg for at bilen er i trafiksikker stand. Sjåføren er ansvarleg for at all køyring skjer ansvarsfullt og at trafikkregler vert fylgd. Etatar og avdelingar med egen bilpark skal ha minst ein eller ved behov fleire bilansvarlege som skal sjå at bilane er inne til reinhald etter plan, og at nødvendig utstyr er på plass i bilene. Bilansvarlige skal også melde vidare behov for reparasjon. Den enkelte eining avgjer om det skal førast kjørebok ved bruk av tenestebiler. Førar skal kontrollere kjøretøyet for synlege skader før utkjøring. Oppdagar ein ny skade skal det meldast til bilansvarleg. Brukar av bilane pliktar seg til å bruke og behandle bilane i samsvar med instruksjonsbok, servicehefte og orientering frå leverandør. Dersom feil oppstår skal bilansvarleg kontaktast slik at ytterlegare skade ikkje oppstår. 37

43 Brukar av bilen pliktar å utvise orden og forsiktighet ved bruk av bilen. Bilen skal ryddast og ordnast etter bruk. Den enkelte sørger for at bilane har drivstoff nok til utkjøring påfølgande arbeidsdag. Dersom ein har utlegg (parkering eller liknande) skal det skrivast køreregning for dette. Skade på tenestebil Bestemmelsene og pliktene ved trafikkuhell er ivaretatt i vegtrafikkloven 12. ved trafikkuhell skal føraren opptre i samsvar med vegtrafikklova og trafikkreglane. Ved skade skal skademelding fyllast ut og leverast næraste leiar som handterer melding vidare. Dette for at leiar skal ha oversikt over situasjonar som har betyding for helse, miljø og sikkerheit i arbeidet. Tokke kommune har det økonomiske ansvaret ved skade, men dersom skade ikkje vert rapportert vil brukaren av bilen kunne haldast personleg ansvarleg. Når det gjeld ev. personskade er det den kollektive personsforsikringsordninga etter hovedtariffavtale ( HTA) og lov om yrkesskade som gjeld. Skademelding personskade vert sendt kommunens forsikringsselskap etter gjeldande rutinar. Bruk av privat bil i tenesta Privat bil skal kun brukast dersom kommunal bil ikkje er tilgjengeleg. Bruk av privat bil skal klarerast av næraste leiar. For kommunalt tilsette gjeld statens reiseregulativ 3 kun for tenestereiser, dvs. pålagte og/eller godkjente reiser av ikkje fast karakter i oppdrag for arbeidsgjevar (for eksempel møter og kurs). Kjøregodtgjersla skal dekke driftsog meirkostnadene ved bruk av bilen. Den enkelte skal skrive kjøyrerekning for bruk av privat bil i tenesta. Her skal det noteras formålet med turen, strekninga som er kjørt og bilens kilometerstand ved start og slutt av tur. 38

44 Kompensasjon/godtgjersla er fordel som må innberettast. Sjåføren er ansvarleg for at bilen er i trafikksikker stand og innehar gyldig ansvarsforsikring. Sjåføren må sjølv dekke ev. parkeringsbøter, fartsbøter eller andre utlegg som følger av brot på lover/regler og/eller uriktig bruk av privat bil. Reglementet gjeld også privat tilhengar eller annan utstyr i bil. Skade på privat bil brukt i tenesta Bestemmelsene og pliktene ved trafikkuhell er ivaretatt i vegtrafikkloven 12. Ved trafikkuhell skal føraren opptre i samsvar med vegtrafikkloven og trafikkreglane. Dersom det skjer skade på private bilar eller andre kjøretøy som nyttast i tenestekjøring for kommunen er det kjøretøyeigar sin forsikring som skal nyttast, så framt skaden ikkje skal dekkast av andre, kor eksempel skadevolder. Ved personskader er det den kollektive personforsikringsordninga etter hovedtariffavtala og lov om yrkesskade som gjeld. Skademelding ved personskade skal sendast kommunens sitt forsikringsselskap etter gjeldande rutinar. Bilforsikringa har alltid primæransvaret. Kommunen dekker ikkje skade, bonustap og eigenandel. Det er berre i dei tilfella det skjer ei ekstraordinær skadehending på bilen som følgje av at den tilsette etter avtale med leiar har frakt brukarar/klientar/barn i eigen bil at det kan vurderast om det er rimelig at slik kostnad blir dekt. Det er en føresetnad at den tilsette har utvist nødvendig aktsemd og følgt gjeldande rutinar for transport av brukarar/klientar/barn. Skademelding skal fyllast ut og det skrivast rapport om hendinga. Skademelding skal sendast det forsikringsselskapet bilen er forsikra i. Kopi av dette leverast til næraste leiar. Skadetilfellet vurderast fyrst av forsikringsselskapet bilen er forsikra i. Kommunen vurderer deretter om det er rimeleg at kommunen skal dekkje skade/bonustap/ eigendel, om den ikkje blir dekt av forsikringa. 39

45 l Tokke kommune Arkiv: 455 Saksnr.: 2019/ Saksbeh.: Niina Laaksonen Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Administrasjonsutvalet 19/ Revidering av gåvereglement Vedlegg: 1 Gåvereglement Saksdokument: Saksutgreiing: Gåvereglement i Tokke kommune er revidert siste gongen i Reglementet seier korleis Tokke kommune husker tilsette bla. ved runde fødselsdagar, når tilsette går av med pensjon eller slutter i stillinga. Pensjonistane og tilsette som har vore i tenesta 25 år vert invitert til festmiddag på Dalen hotell saman med ektefelle/samboar. Middagen er noko tilsette set stor pris på. Under middagen vert det delt blom og Tokke bjørn laga av Anne Grimdalen til 25-års jubilantane og bilete til dei som går av med pensjon. Når det gjeld gåve til 25-års jubilantane har det kome ynskje om endring over fleire år. Nokre tilsette ynskjer å få ein annan gåve enn Tokke Bjørn. Grunnen til dette varierer mykje. Det har bla. vore tilfelle kor ektefelle hadde allereie fått bjørn og det var ikkje ynskeleg å ha to bjørnar i sama familie. Pensjonistane som har fått bilete har vore glade for gåva. Rådmannen vil foreslå at 25-års jubilantane får velje mellom Tokke bjørn og bilete. Han foreslår også at Tokke kommune fjernar namn til kunstnaren frå reglementet. Den andre endringa i reglementet er gåve ved 50 og 60-årsdag. Etter reglementet skal tilsette få blomehelsing men det er ikkje alle saman som setter pris på det. Rådmannen foreslår at dette blir endra slik at gåve ved 50-års og 60-årsdag er gåvekort som tilsette kan bruke i butikkane i Tokke kommune. Verdi til gåvekort når ein tilsett giftar seg vert auka frå 500,- til 1 000,-. 40