Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Helse- og sosialutvalet

Transkript

1 Tokke kommune Møteinnkalling Til medlemene i Helse- og sosialutvalet Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Helse- og sosialutvalet Møtestad: Kommunestyresal, Tokke kommunehus Dato: Tid: 09:00 Dersom Du ikkje kan møte, ber ein om at Du melder frå til sentralbordet snarast råd. Vararepresentantane møter berre etter nærare innkalling. Laila K. Taraldlien Leiar Liv Ellen Beck Konsulent -1-

2 -2-

3 Saksliste Utvalssaksnr Innhald Lukka RS 19/1 Referatsaker Tilsyn kommunenes plikter etter krisesentertilbod PS 19/1 Politisk saker til handsaming Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten PS 19/2 Revisjon avtale Vinje kommune og Tokke kommune - samarbeid om legevakt PS 19/3 Søknad om skjenkeløyve i gamle Åsen kafe Høydalsmo - Pål Øyvind Pedersen -3-

4 Referatsaker RS19/1Tilsynkommunenesplikteretterkrisesentertilbod -4-

5 Politisksakertilhandsaming -5-

6 Politisksakertilhandsaming -6-

7 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2019/303-1 Saksbeh.: Ann Wraa l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Helse- og sosialutvalet 19/ Arbeidsmiljøutval Administrasjonsutvalet Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten Vedlegg: 1 Rapport - Prosjekt lågare sjukefråvær i Helse og omsorgsetaten Saksdokument: Saksutgreiing: I løpet av 2017 hadde administrasjonsutvalet eit ynskje om at helse og omsorgsetaten ville sette i verk tiltak for å redusere sjukefråværet i eiga etat. I januar 2018 var det satt i verk eit prosjektarbeid for å sjå på grunner til det høge fråværet og finne løysingar og tiltak som kan vera med på å redusere sjukefråæret på kort og lang sikt. Arbeidet har vert leiia av kommunalsjef for helse og omsorg, med ei styringsgruppe som bestått av personalsjef, hovudtillitsvald og hovudverneombod, i tillegg til kommunalsjefen. Det var satt ned ei intern arbeidsgruppe beståande av avdelingsleiarar, plasstillitsvalde og verneombod som i fellesskap har arbeida med problemstillingar og tiltak. Det var også utført ei medarbeidarundersøking av bedriftshelsetenesta vår Tokke kommune fikk tilskott frå NAV for å gjennomføre undersøkinga. Arbeidsgruppa avdekka fire område som dei vurderte til å ha potensiale til forbetring og som dei har arbeida med i løpet av prosjektperioden: 1. Prosedyrar og arbeidsverktøy for oppfylging av sjukemeldte i helse og omsorgsetaten 2. Tilrettelegging, oppfølging og ettervern kartlegging av innhald 3. Førebygging 4. Kultur og ansvar -7-

8 Arbeidet var presentera for alle tilsette i helse og omsorgs etaten i juni 2018 og i september Nye prosedyrar var satt i verk oktober Arbeidsgruppa har nå avslutta sitt arbeid og det er laga ei enkel rapport som beskriver arbeidet som er gjort, konklusjon og forslag om vidare arbeid. Rådmannen si tilråding: Rapport frå Prosjekt oppfølging av sjukemeldte i Helse og omsorgsetaten er tatt til vitande. -8-

9 RAPPORT PROSJEKT OPPFØLGING SJUKEMELD TE I HELSE OG OMSORG 2018 Tokke kommune - 9 -

10 INNHOLD 1. INNLEIING 1 2. DAGENS SITUASJON 2 3. GJENNOMFØRING 4 4. KONKLUSJON OG VIDARE ARBEID VEDLEGG

11 1. INNLEIING 1.1 Hensikt Hensiktenen med prosjektet er å avdekke problemstillingar som er knytt til høgt sjukefråvær og kartlegge tiltak som kan vera med på å redusere sjukefråvær på kort og lang sikt. 1.2 Hovudmål Hovudmålet for prosjektet er å senke sjukefråværet i helse og omsorgsetaten over tid. Personale Vi ynskjer ei n god og trygg arbeidsplass, der folk trivas t. Mindre belasti ng både gjennom ei føreseieleg arbeidsdag og gjennom betre planlegging. Dr ift Økonomi - Redusert sjukefrå vær og bruke færre timevikarar samt redusert bruk av overtid. Redusert sjukefråvær vil vera med på å redusere utgifter på sikt. 1.3 Målgruppe Alle tilsette i helse og omsorgsetaten 1.4 Samansetjing av arbeidsgruppe og styringsgruppe Leiarar Tillitsvald Verneombod Arbeidsgruppe: Ragna Iren Grave /Institusjon Silje Andrea Kyrkjebø/ NSF Mona Skafså Kirsti Romtveit Ljøstad/ Synnøve Solli/ NSF May Lena Knutsen Heimeteneste May Anette Brattestå Solli Hilde Berge /Fagforbundet Grete Vigdis Franzen /Åheim bufellesskap Solveig Oppebøen /Kjøkken Tone Solheim /Fagforbundet Marianne Skriudalen / Helseavdelinga Silje Merethe Ø. Skjellaug/ Fagforbundet Ann Wraa/ HO - sjef Styringsgruppe: Ann Wraa Niina Laaksonen Anne Vadder Midtbø/Fagforbundet Gunn Siri Haugan Vindal

12 2. DAGENS SITUASJON 2.1 SJUKEFRÅVÆR Tokke kommune har gjennom fleire år hatt eit høgt sjukefråvær på fleire avdelingar. Det kan gå opp og ned over tid, men det ser og ut å vera nokolunde på sama nivå over dei siste åra. Statistikk for 2016 synar at det gjennom året har vore høgast på Høydalsmo alderspensjonat, jordmor, institusjon, kjøkken og Åheim bufellesskap. Statistikken ber preg av at eit par avdelingar er små, i tillegg var det eitt år med fleire spesielle saker rundt enkeltpersonar. Avdelingsleiarane opplever at dei tilbyr tilrettelegging i stor grad, men likevel klarer dei ikkje å få lagt til rette godt nok.. Leiarane opplever også at samarbeidet med fastlegane kan bli betre og meir rasjonelt enn det er i dag. Det burde finnas meir potensiale i tilrettelegging enn det statistikken synar til. Ei anna utfordring er at når personale blir burte for lenge, så mistar dei kontakt med arbeidsplassen. Det er uheldig og kan vera med på å forlenge tida ein er sjukemeldt. Tabell 1. Totalt sjukefråvær 2016 Planområde 3 Tabell 2. Fråvær 1. tertial 2017 Planområde 3 Fråvær 2. tertial 2017 Planområde

13 I statistikken nedanfor er dei store områda tatt ut, det er fremfor alt i omsorgsavdelingane sjukemeldingsstatistikken er høg, helseavdelingane har ikkje like høge tall. Tabell 3 synar antall dagar og faktiske dagsverk i forhold til kvar avdeling. Eigenmeldingsdagane er ikkje mange, sjukmelding over 17 dagar er den største gruppa. Det blir viktig å sjå om det er andre tiltak som kan førebyggje det store fråværet. Tabell 3. Uttrekk 2016 Totalt fråvær faktiske dagsverk Avdeling Institusjon Tokke helsesenter Faktiske dagsverk Egen 1-8 dgv Syk 0-3 dager Syk 4-16 dager Syk > 17 dager Syk > 56 dager 7 457,71 147,50 14,06 102, ,78 792,85 Åheim bufelleskap 3053,09 37,65 1,19 32,50 309,04 292,90 Heimesjukepleia 1912,71 13, ,79 121,71 104,60 Omsorgssentret 2132,23 30,30 4,82 16,19 150,57 108,23 Kjøkken 1 159,89 1, Noverande oppfylgings prosedyre for sjukemeldte: Tokke kommune er ei IA bedrift. Det inneber at Tokke kommune har inngått ei intensjonsavtale der kommunen skal gjera ei innsats for å førebyggje sjukefråvær og fråfall samt å fremje inkludering av tilsette. Tilrettelegging av arbeid frå arbeidsgjevar og plikt til arbeidsrelatera arbeid for den sjukemeldte, er ei del av oppfylginga. Målet er å unngå unødvendig langvarig sjukefråvær. Avdelingsleiarane lagar oppfylgingsplan saman med den sjukemeldte og eventuelt andre samarbeidspartar

14 3. GJENNOMFØRING Arbeidsgruppa og styringsgruppa hadde eit oppstartsmøte i februar 2018, der det var gjennomført ei kartlegging av område til forbetring, i arbeid med sjukefråvær. Det var søkt om tilretteleggingstilskot frå NAV for å få utført ei medarbeidarundersøking gjennom bedriftshelsetenesta. Arbeid er viktig for helsa vår og alle har rett til ein helsefremjade arbeidssituasjon - omtrent slik starter arbeidsmiljølova. Både arbeidsgivar og arbeidstakaren har interesse av at arbeidsplassen er helsefremmende. For dei tilsette betyr det betre livskvalitet gjennom trivsel og færre helseplager som følgje av arbeidet. For verksemda er arbeidstakaren med god helse viktig for nærvær, effektivitet og kvalitet. Me må huske at sjukdom er ei privatsak, mens fråver ikkje er ei privatsak. Arbeidsgjevar har det overordna ansvaret for at arbeidsmiljøet på arbeidsplassen er i samsvar med lov og regelverk (Aml 3-1 og 4-1) Tillitsvalde skal ivareta oppgåver heimla i lov og avtaleverk, og representere medlemmane ovanfor arbeidsgjevar, ta initiativ og bidra aktivt til eit inkluderande arbeidsmiljø, skape merksomhet rundt, og få tilslutning om IA. Verneombud representerar dei tilsette ovanfor arbeidsgjevar i arbeidsmiljøspørsmål (ml 6 2) og skal koma med innspel og gje råd i høve til planlegging og gjennomføring av tiltak på arbeidsplassen. Arbeidstakar har plikt tilv å bidra til godt arbeidsmiljø, bidra til tiltak som kan førebygje sjukefråvær. Det inneber at arbeidstakar fylgjer fastsette sikkerheitsrutinar og nyttar aktuelle hjelpemidlar, og ii tillegg bidreg til å finne tiltak som kan hjelpe den enkelte til å kome attende på arbeid etter sjukdom. 3.1 LOKAL ARBEIDSGRUPPE Arbeidsgruppa har gjennomført åtte arbeidsmøte og to fellesmøter, med heile etaten. Fyljande område vart avdekka som innsatsområde av arbeidsgruppa: 4-14-

15 1.Prosedyrar og arbeidsverktøy for oppfylging av sjukemeldte i helse og omsorgsetaten Arbeidsgruppa meiner at det er behov for ei raskare igangsetjing av tiltak, enn kva som blir gjort med dagens oppfylging. Rask oppstart har mykje å seie for korleis oppfylginga blir for den enkelte, og en kan anta at rask igangsetting har betyding for kor langt sjukemeldingsforløpet vil vera. Prosedyren skal vera lik for alle avdelingar i etaten. Det er svært viktig at alle tilsette får lik oppfølging og at leiarane driv prosessar så likt som råd. Sjølvsagt skal den enkelte ha individuell tilpassing, men prosedyrane må vera like for alle. Det skal vera fokus på arbeid, nærvær og tilrettelegging. Dess lenger tid den tilsette går heime og mister kontakt med arbeidsplassen, desto vanskelegare er det å kome attende. Difor blir det viktig at den tilsette ikkje mister kontakten med arbeidsplassen. Det er svært viktig med samarbeid mellom tilsett, fastlege og leiar. Etaten er stor og kan i stor grad legge til rette, slik at den tilsette kan få andre og/eller enklare oppgåver. Ofte er ei lang sjukemelding samansett, og det er viktig å sjå på totalbelastinga for den enkelte. I tillegg til tilrettelegging av arbeidsoppgåver er det ønskeleg med eit frisklivstilbod som er tilpassa tilsette, der kollegial rettleiing kan vera ein del av opplegget. Det lagas ei ny intern prosedyre som vert implementera i etaten (vedlagt). Den nye prosedyra endrar seg mest i høve til kor raskt enn startar opp, og i kor stor grad leiar kommuniserer med tilsett og fastlege. 2.Tilrettelegging, oppfylging og ettervern kartlegging av innhald Tilrettelegging skal så langt som mogleg settas i verk for arbeidstakar med redusert arbeidsevne. Samstundes skal ein sørgje for å ivareta dei friske medarbeidarane slik at det ikkje går ut over dei i stor grad, det kan også generere nye sjukemeldingar. Tilrettelegging skal ikkje heller gå ut over brukarane og gje eit dårlegare tilbod for den enkelte. Det er fleire tilsette i etaten som har tilrettelagd arbeid; mange har det over tid. Tilrettelegging skal vere tidsavgrensa og helst ikkje lenger enn 2 månader. Oppfylging og evaluering av tilrettelegging har ikkje vert fylgt opp slik det er tenkt i etaten, og det er fleire som har hatt tilrettelegging over lengre tid. Prosedyrane må strammas opp og leiar må fylgje opp. Tilsette må bli orientert om at tilrettelegging er eit tiltak som ikkje er varig. God kommunikasjon rundt tiltak er svært viktig, slik at alle veit kva som gjeld og kva som er mogleg å gjera

16 Uttrekk frå møte i arbeidsgruppe TILRETTELEGGING KAN VERA MANGE TING TITL DØMES: - ENDRE ARBEIDSFORDELING/ORGANISERING AV ARBEIDET -TILBY NYE ELLER MIDLERTIDIGE ARBEIDSOPPGÅVER -ENDRE TEMPO -TILPASSE ARBEIDSTIDA -TILBY OPPLÆRING -GJEVA STØTTE/OPPFYLGING -BRUK AV HJELPEMIDLAR OG OPPLÆRING I DESSE -FRISKLIV (EKSEMPEL SAMTALEGRUPPER, RØYKESLUTT, KOSTHOLD, TRENING, RETTELEIING) - KOLLEGIAL RETTLEIING/KULTUR/ETISK STANDARD Det blir utarbeidd eit kartleggingsskjema som fastlege og leiar kan ta i bruk, for å avdekke kva for aktivitetar den tilsette kan utføre i sjukemeldingsperioden(vedlagt) Dette skjemaet skal fyllas ut saman med leiar eller fastlege, for å sjå på funksjonen til den tilsette og dei konkrete aktivitetane. Dette er for å bevisstgjera tilsette og fastlegar om at alternative aktivitetar er mogleg for dei fleste. Kartleggingsskjema blir delt ut til tilsette i helse og omsorgsetaten og fastlegar på legekontor i Vest Telemark, slik at alle er klare over at det er eit verktøy Tokke kommune nytter i oppfølging av sjukemelde. Arbeidsgruppa har også vore opptatt av «ettervern». Kva skjer når ei arbeidstakar kjem attende i ordinært arbeid etter sjukefråvær, og/eller tilrettelegging er avslutta? Det bør lagas prosedyrar for oppfylging i ettertid. 3.Førebygging Arbeidsgruppa meiner at førebygging av sjukefråvær er det viktigaste å arbeide med for å få eit godt og trygt arbeidsmiljø. Samtaler rundt sjukefråvær i forkant kan vera med på å hjelpe tilsette slik at alle ligg litt i forkant. Sjukefråvær er ei viktig del av HMS arbeidet, som skal vera eit fast 6-16-

17 tema på personalmøter. Det vil vera med på å ufarleggjera samtaler rundt sjukefråvær. For å vera ei helsefremmande og førebyggande arbeidsplass må leiinga arbeide med tema over tid. Det er viktig for tilsette å ha klare reglar, avklare forventningar til både arbeid, nærvær og fråvær. Friskliv bør brukas i større grad, både gjennom enkelttiltak, men også ei felles styrking for alle tilsette. Kurs der alle tilsette må møte om for eksempel kosthald, fysisk aktivitet, stressmestring, røykeavvenning og organisering av eigen kvardag, meistring og utvikling. Det ligg eit spesielt ansvar på avdelingsleiarane. Leiar må arbeide med haldningsarbeid i avdelingane. Leiar må vera flink til å ta dei vanskelega samtalene, våge kome meir inn på helseutfordringar på medarbeidersamtaler. Ordinære trivseltiltak for alle tilsette er og ei viktig del for det er med på å skape gode relasjonar utanfor arbeid. 4.Kultur og ansvar Kulturen på ei arbeidsplass har si grunn i reglar, etiske vurderinga og lokal praksis. Leiar, tillitsvalde og verneombod har eit stort ansvar for kulturen på ein arbeidsplass. Arbeidsgruppa meiner at det er grunn til å arbeide meir med ei felles kultur. Slik gjer vi det hos oss - er ei beskrivelse av kultur. Ei utdjupande definisjon: De sett av felles delte verdiar, normer og oppfatning av verkelegheita, som utvikles i en organisasjon når medlemmene samhandlar med kvarandre og med omgivingane 7-17-

18 Kulturen i avdelinga er det vi som skapar og dette kjem til uttrykk via våre tankar, kva vi seier og kva vi gjer. Kulturer er med på å styre adferden og arbeidsmiljøet. Respekt mellom avdelingar, proffesjonar og besluttningar er viktig for å ha eit godt miljø. Når det er på plass kan enn ha god takhøgde. Ei åpen og læringsorientert holdning vil vera med på å endre kulturen over tid. Ei åpen og lærande organisasjon kjenneteiknas av bland anna deling av makt og kontroll, det vil sei involvering og mogelgheit til å vera med å påverka. Felles arbeid for å finne gode løysingar er svært viktig utviklingsarbeid, der kontinuerlig forbetring er målet for alle. Sann og nyttig informasjon er også viktig for å skape ei god kultur i organisasjonen. Det er med på å hindre at feilaktiv informasjon eller antakelser som kan vera med på å skape missforståingar eller forskjellige oppfattelse av verklegheiten. Arbeidsgruppa meinar at organisasjonen har godt av å arbeide med involvering og informasjon/kommunikasjon over tid, for å skape ei god kultur for endring og utvikling. Dette vil vera med på å skape eit godt og engasjert arbeidsmiljø, som i sin tur vil vera med på å skape ei god arbeidsplass. Her må leiinga fylje opp og bruke involvering i endringsarbeid i stor grad. 3.2 MEDARBEIDARUNDERSØKING Bedriftshelsetenesta gjennomførte ei medarbeidarundersøking i byrjinga av Undersøkinga var avgrensa i samråd med bedriftshelsetenesta, til å gjelde tilsette som var med i arbeidsgruppa og styringsgruppa. Undersøkinga var gjennomført gjennom ei kvalitativ metode individsamtaler. Bedriftshelsetenesta løfta fram mange gode sider mellom anna avdelingar som fungerar bra, endringsvillige tilsette, hyggelege kollegaer, positivt med ynskjeturnus, gode leiarar og betre organisering. Døme på utfordringar som kom fram var mellom anna høgt fråvær over tid gjev ekstra belasting for tilsette, lite tilgjengelege leiarar, mange ufaglærte og underbemanning

19 Konklusjonen frå undersøkinga var fyljande: «Det blir viktig med tydelig og tilstedeværende ledelse på alle nivå. Det er viktig med tydelige rolleavklaringer og skille på sak og person. Alle ansatte må jobbe i et team med felles mål. Tydelige prosedyrer for sykefraværsoppfølgingen» Bedriftshelsetenesta trekte fram tre viktige punkt for vidare arbeid: - Sjukefråværs rutinar i praksis - Leiarrettleiing enkle verktøy i praksis - Verdi og åtferdsprosess køyrereglar for arbeidsmiljøet

20 4. KONKLUSJON OG VIDARE ARBEID Prosjektet for å redusere sjukefråværet har vore med på å gjeve resultat i eit lågare sjukefråvær i Ved årets slutt har heile etaten eit sjukefråvær på 5,91% mot 11,03% i Etaten har hatt 1193 sjukedagar mindre 2018 jamført med Avdeling 2017 Totalt fråvær 2017 Dagsverk sjukefråvær 2017 Korttids fråvær 2017 Langtids fråvær 2018 Totalt fråvær 2018 Dagsverk Sjukefråvær 2018 Korttids fråvær 2018 Langtids Fråvær Institusjon 17, ,40 15,5 5, ,11 3,82 Åheim 11, ,56 10,11 5, ,62 2,80 bufellesskap Omsorgssentret ,34 7,66 Heimesjukepl 5, ,82 5,04 Heimetenesta 6, ,44 5,05 Kjøkken 7, ,38 6,95 3, ,44 5,05 Totalt HO etaten 11, ,77 9,26 5, ,73 4,18 Arbeid i prosjektet er bare ein del av forklaringa til resultatet. Det er fleire endringar som spelar inn i det store biletet. Endring av turnus har hatt stor effekt for bland anna institusjon, der mange av dei vakante stillingane blei dekka. Åheim bufellesskap har og gjort ei jobb for å dekke vakante vakter og det ser og ut som om det har hatt stor effekt. Vakante vakter er svært uheldig for tenesta og gjev ei ekstra stor belasting over tid. Difor vil det bli viktig å arbeide endå meir med forskjellige turnusordningar i framtida. Endring av turnus er normalt og skal brukas som eit godt hjelpemiddel til planlegging. Fleire enkeltsaker har og gjeve stort utslag for nokon avdelingar. Ro i etaten gjennom at ny organisering er vedteke, er ein anna faktor som ein kan anta ha hatt noko effekt på fråværet. Omorganiseringsprosessar gjev alltid ei litt ustadig kvardag for tilsette. Når mange faktorar slår til samtidig, så vil det gjeva store utslag i etaten, der kvar enkelt har betyding. Gode prosedyrar og bevisst haldning til arbeid med nærvær legg ei god grunn til at etaten seinare skal klare å stoppe ei slik utvikling igjen. Men kultur og organisasjon er det viktig å arbeide med kontinuerlig. Arbeidsgruppa som har bestått av tillitsvalde, verneombod og avdelingsleiarar har og hatt ein positiv effekt. Eit felles arbeid med eit felles mål, der alle bidreg har vore viktig for gjennomføring

21 av tiltak. I tillegg er dette ein inkluderande arbeidsmåte som gjev moglegheit til å påverka og vera med i endringsarbeid. Det har vore veldig positivt! Det tok litt lang tid før bedriftshelsetenesta å gjennomføre medarbeidarundersøkinga. Det gjorde at dei fleste av utfordingane vart avdekka før me fekk rapporten frå bedriftshelsetenesta. Det positive var at arbeidsgruppa og bedriftshelsetenesta har avdekka nesten dei sama utfordringar og forslag til vidare arbeid. Det er med på å styrke prosjektet. Arbeidsgruppa er ferdig med arbeidet, så langt som det går i prosjektarbeid, og arbeidet vil nå gå over i ei ordinær drift. Gruppa anbefalar at det arbeidas vidare med fyljande tema: Prosedyre for tilrettelegging, evaluering og ettervern Kulturar, ansvar og deltaking her meiner arbeidsgruppa at prosessarbeid bør vera arbeidsmåten i helse og omsorgsetaten Få på plass rammer og ansvarsområde for den enkelte Styrke leiarkompetansen gjennom vidareutdanning eller rettleiing

22 5. VEDLEGG Ny prosedyre for sjukefråværsoppfylging i helse og omsorgsetaten i Tokke kommune I helse og omsorgsetaten ønskjer me at alle tilsette skal ha det bra på arbeid. Iblant er det slik at ein tilsett har behov for sjukemelding over ei lenger tid. For oss i Tokke kommune er det viktig at me samarbeider godt for å få vårt personale tilbake i arbeid. Derfor har vi laga eigne prosedyrar med oppfølging som startar med ein gong dersom du blir sjukemeld. Om du stend i fare for å bli sjukmeld eller er blitt sjukmeld. 1. Dersom du er hjå lækjar og stend i fare for å bli sjukmeldt, skal du i lag med lækjar gå gjennom Tokke kommune sitt eiga kartleggingsskjema for tilsette innan helse og omsorg. Dykk må då gjera ei vurdering i høve til kva du kan meistre av dine vanlege arbeidsoppgåver, og andre potensielle oppgåver, ut i frå din arbeidsevne. 2. Du som sjukmeldt må ta direkte kontakt med næraste leiar. Om det er kveld, natt eller helg skal ein på fyrste virke dag kontakte næraste leiar for samtale. Det er krav om ein oppfølgingsplan i løpet av 4 veker. 3. Til samtala med leiar tek ein med kartleggingsskjema for vidare planlegging/aktivitet, i møte med avdelingsleiar går de så saman gjennom sitt kartleggingsskjema, og ser på dei arbeidsoppgåvene som kan vera aktuelle. Det må også gjerast ei vurdering med tanke på om det er trong for å utarbeide tilretteleggingstiltak i samarbeid med NAV. Denne samtala skal munne ut i ein individuell tilpassa plan for korleis du som arbeidstakar skal forholde deg til arbeidsplassen din framover, og korleis leiar i lag med deg tilsette skal oppretthalde eit godt og motiverande samarbeid. Planen skal innehalde eit tidsperspektiv, ikkje lenger enn 2 månadar og med oppfølging undervegs. Konkrete tema i samtala, i tillegg til dei praktiske gjeremåla : Arbeidsmiljø, forholda til kollegaer og leiing. Arbeidstid, turnus. Din livssituasjon, balanse mellom arbeid og privatliv. 4. Sjukdom er ei privatsak, men din arbeidskapasitet ynskjer vi at du brukar på din arbeidsplass til glede og nytte for fellesskapet. Du som tilsett er ei viktig brikke for gode tenestar i Tokke kommune og vi ynskjer at alle tilsette skal ha det bra på arbeid

23 FLYTSKJEMA :

24 KARTLEGGINGSSKJEMA FOR TILSETTE I HELSE OG OMSORGSETATEN TOKKE KOMMUNE OPPGÅVER EG KAN GJERA I GRADERT /AVVENTENDE SJUKEMELDING ARBEIDSOPPGÅVA JA NEI MERKNAD STELLE/PLEIE PASIENT I SENG (TUNG PLEIE) STELLE ENKLE STELL (LETT PLEIE) GJEVA UT MEDISIN LEGGE MEDISIN/KONTROLLERE MEDISIN SERVERE /LAGE MAT OPPVASK/KJØKKENARBEID REIE OPP SENGER SKYLLEROMSARBEID DOKUMENTERE/ARBEID I PROFIL VERE SELSKAPSDAME SITTE FASTVAKT

25 GÅ TUR MED BRUKARAR RULLE OPP HÅR STELLE NEGLAR/FOTSTELL HJELPE TIL PÅ VENNESTOGA SYNGE/LESE FOR BRUKARAR RYDDE PÅ LAGER KJØRE BIL FØLGJE BRUKAR TIL AKTIVITETAR INNKAUP VASK/STORVASK AKTIVISERE BRUKAR LAGA PLANAR /ENKELT KONTORARBEID OPPLEGG PÅ FRISKLIVSSENTRALEN

26 SPESIFISERE OPPGÅVER DU IKKJE KAN GJERA UTFØRT DATO SIGNATUR

27 17-27-

28 18-28-

29 19-29-

30 Tokke kommune Arkiv: Saksnr.: 2019/300-1 Saksbeh.: Ann Wraa l Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Helse- og sosialutvalet 19/ Kommunestyret Revisjon avtale Vinje kommune og Tokke kommune - samarbeid om legevakt Vedlegg: 1 Avtale Revidert avtale Flytskjema Saksdokument: Gjeldande avtale Saksutgreiing: Bakgrunn: Kommunen sin plikt til å tilby legevaktsordning og akuttberedskap gjennom heile døgnet er heimla i Forskrift om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste m.v. (akuttmedisinforskriften) (2015) og Helse og omsorgstjenesteloven (2011). Forskrifta skal bidra til at befolkninga ved behov for øyeblikkelig hjelp mottar forsvarlige og koordinerte akuttmedisinske tenestar utenfor sjukehus. Forskrifta regulerer kommunanes og dei regionale helseforetakas akuttmedsinske tenestar utanfor sjukehus. Dette omfattar kommunal legevaktsordning, ambulanseteneste, medisinsk nødmeldingsteneste (nødnett) og tenestar som ytas av andre etter avtale med kommunen eller regionalt helseforetak. Tokke og Vinje kommune har hatt eit interkommunalt samarbeid om legevakt sidan gjennomførte Vest Telemark kommunane eit prosjektarbeid for å vurdere eit større samarbeid mellom fleire kommunar. Konklusjonen var at ikkje alle kommunar var tent med eit større samarbeid. Tokke kommune vurderte ved det tidspunktet at fortsette samarbeidet med Vinje kommune, då ingen andre aktuelle -30-

31 alternativ var utvikla. I forlengelse av prosjektarbeidet ynskja Tokke kommune sjå på fordelinga av utgifter av fleire grunner. I sist avtale var alle utgifter fordelt likt etter folketall. Statistikken synar at innbyggjarane i Tokke kommune bruker legevakt mindre for kvart år. I tillegg har bruken for gjestepasientar jamt over dei siste åra. Ei anna grunn til ynskje om endring var eit ynskje om at SFS 2305, Kommunelegeavtalen, regulerer ordninga, noko som ikkje var høve i den gamle avtalen. Kommunelegeavtalen forhandlast jamleg og avtala bør fylje sentrale endringer slik at desse blir ivaretatt utan reforhandling av avtalen. Kommunane har hatt utfordringar med fråvær av legar og korleis det skal håndteras når fråværet blir langvarig.. Dette er nå gjort klarere gjennom eit flytskjema, som ligg ved. Uttrekk frå Årsmelding Tokke - Vinje legevakt 2017 Vurdering: Tokke og Vinje kommune har lang historie med samarbeid om legevakt. I det store heile er det ei god avtale for innbyggjarane, der legevakta ligg innanfor eit geografisk overkomeleg område, samarbeidet har fungert godt med eit stort fokus på kompetanse og utvikling av ei robust legevakt. Sidan den gamle avtalen var inngått har det skjedd store endringar i krav til legevakt og kompetanse. Det er viktig at avtalen er i tråd med tida og kan handtere situasjonar som fråvær på ei god og rask måte. Det er viktig å ha ei klar prosedyre på slik diskusjonar og konfliktar unngåas i størst mogeleg grad Tokke kommune starta for eit par år sidan ei ordning med «Time på dagen», der pasientar kan få rask helsehjelp og time utan lang ventetid. Det er stor grunn til tru at reduksjonen av bruket av legevakt henger saman med ordninga. Talet på gjestepasientar har auka gjennom dei siste åra. Det er stor grunn til å tru at fleirtalet av gjestepasientane høyrer heime i Vinje kommune med sine over hytter. Tokke kommune meinar at fordelinga av gjestepasientar bør fordelas etter ei anna ordning enn lik fordeling, som blir gjort i dag. Tokke og Vinje kommune har i samråd arbeida fram ei ny avtale, med ei ny kostnadsfordeling for gjestepasientar og ei tydelegare plan for korleis enn skal handtere lengre fråvær. Dette vil vera med på å gjera samarbeidet meir førutsigbart i framtida. Rådmannen si tilråding: Avtale om legevakt mellom Tokke og Vinje; gjeldande frå , blir vedtatt slik den ligg føre. -31-

32 -32-

33 Avtale om legevakt mellom Tokke og Vinje kommune 1.Bakgrunn og formål med avtala Formålet med avtala er å regulere legevaktsamarbeidet mellom kommunane Tokke og Vinje, der Vinje kommune er vertskommune. Kommunane har jf Helse- og omsorgstenestelova 3-2, 3.1eddet, samt forskrift om krav til akuttmedisinske tenester utanfor sjukehus av 18.mars 2005, ansvaret for: a)etablering og drift av eit fast legevaktsnummer som er betjent heile døgnet b)etablering og drift av LV-sentral c)kommunikasjonsberedskap og nødvendig kommunikasjonsutstyr for helsepersonell i akuttmedisinsk beredskap i kommunen d) samarbeid med regionale helseforetak for å samordne kommunikasjonen mellom den kommunale legevaktordninga, og øvrige akuttmedisinske tenester. Avtala inneber at Vinje kommune ivaretek administrasjon av legevakttenesta for Tokke kommune. Avtala er heimla i kommunelova 28 e, Samarbeidsavtalen. 2.Avtaleperiode Denne avtala er inngått mellom Tokke kommune og Vinje kommune og gjeld til avtala blir sagt opp. Avtala kan seiast opp av kommunane med eit års varsel. 3. Organisering: Vinje kommune har ansvar for leiing, fagleg og administrativ ansvar for dagleg drift av legevaktsentralen, herunder utarbeiding av vaktlister Vinje kommune har ansvar for legevaktslokalitetar, kontorrekvisita, telefoni, naudnett, IKT-utstyr og support, samt programvare. -33-

34 Den einskilde kommune har arbeidsgjevaransvar for legar i vakt, herunder opplæring og utfylling av vaktlister. Tokke forpliktar seg til å ta sin del av vaktene, med utgangspunkt i 40/60 fordeling mellom kommunane. Vinje kommune har arbeidsgjevaransvar for sjukepleiarar ved legevakta. Ansvaret omfattar og turnusplanlegging, opplæring og utfylling av sjekklister Det skal årleg haldast samarbeidsmøte med representantar frå legevaktsleiing, Vinje kommune og Tokke kommune. Vinje kommune har ansvar for å organisere dette. 4: Plikter Vinje kommune pliktar å organisere legevaktstilbodet i tråd med gjeldande lovverk og forskrifter. Den einskilde lege pliktar å fylgje rutinar, retningsliner og prosedyrar som til einkvar tid er gjeldande ved legevakta. 5. Økonomi Alle driftsutgifter fordelast mellom kommunane i høve til folketal. Det vert sendt refusjonskrav tre gonger per år - tertialvis. Fordeling av utgifter blir gjort etter folketal per i rekneskapsåret. Investeringsutgifter eller statlege føringar/pålegg som utgjer auka utgifter skal varslast Tokke kommune og om mogleg tas opp i samarbeidsmøte som vist under pkt 3. Det blir fakturert eit fast gebyr for kostnader Vinje kommune har ut over legevaktas driftsutgifter. 6. Tvisteloysing Ved usemje mellom kommunane skal dette søkast løyst gjennom forhandlingar mellom partane.,,,å)nol- /z.2913 Dalen `-'2 i 2013,- t, Arne Vinje For Vinje kommune Hilde Alice Vågslid For Tokke kommune -34-

35 Avtale mellom Vinje Kommune og Tokke kommune Samarbeid om legevakt (jf. Lov om kommunale helse - og omsorgstjenester m.m. 3-2, pkt 3.) Vinje kommune (vertskommune for legevaktssamarbeidet) og Tokke kommune Tokke kommune Vinje kommune side

36 Avtalepartar: Avtalepartar er Tokke og Vinje kommunar, og gjeld organisering og drift av legevakt for dei to kommunane. Legevakta er lokalisert til Vinje kommune. Avtala er heimla i Kommunelova 28, Samarbeidsavtalen Bakgrunn: Tokke og Vinje kommune har samarbeidd om interkommunal legevakt og legevaktsentral sidan denne blei oppretta Avtala inneber ei vidareføring av dette samarbeidet Føremål og virkeområde: Tokke og Vinje kommunar skal ha tilbod om legevakt til sine innbyggjarar og gjester i tråd med krav i lov og forskrift. Kommunens ansvar for organisering og tilrettelegging av øyeblikkelig hjelp-teneste inklusive legevakt og medisinsk naudmeldeteneste går fram av helse- og omsorgstenestelova 3-1, 3-2 første ledd punkt 3 og 3-5. I dette ligg mellom anna at kommunen skal ha eit system som sikrar at øyeblikkelig hjelp blir sikra heile døgnet. Lovgrunnlag: Helse og omsorgstenestelova (2011) 3-2. Kommunens ansvar for helse og omsorgstjenester, 3. leddet, samt Forskrift om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste mv (akuttmedisinforskriften 2015) Kommunane har ansvaret for: Etablering og drift av fast legevaktsnummer som er betjent hele døgnet b) etablering og drift av LV-sentral c)kommunikasjonsberedskap og nødvendig kommunikasjonsutstyr for helsepersonell i akuttmedisinsk beredskap i kommunen. d)samarbeid med regionale Helseforetak for å samordne kommunikasjon mellom den kommunal legevaktsordninga og øvrige akuttmedisinske tjenester Organisering og ansvarstilhøve Vinje kommune som vert ivaretek administrasjon av legevakttenesta for Tokke kommune. Tokke- Vinje legevakt er organisert til Helse og omsorg i Vinje, med helse- og omsorgssjefen som ansvarleg. Kommuneoverlegen i Vinje har det medisinskfaglege ansvaret, avdelingsleiar ved Tokke Vinje legevakt er dagleg leiar. side 2-36-

37 Kommunal legevaktordning: Akuttforskriften Kap 2, 6: Kommunen skal tilby legevaktordning som sikrer befolkningens behov for øyeblikkelig hjelp, og må sørge for at minst en lege er tilgjengelig for legevakt hele døgnet. Samarbeidet har ein i vakt 24/7, ved behov i tillegg bakvakt. SFS 2305 Kommunelegeavtalen regulerar ordninga: Legen er privat næringsdrivande i vakt etter ordinær arbeidstid. Refusjon for utførd legevaktsarbeid tilfaller den einskilde lege jf SFS 8.3 og 8.5. Vaktordning medfører rett til fri etter vakt. Dei avtaler som blir inngått for dette, tilhøyrer arbeidsgjevaransvaret. Legevaktssentral: Akuttforskriften Kap 4 Medisinsk nødmeldetjeneste. 12 Kommunens ansvar for nødmeldetjenesten. c) å etablere og drifte døgnbemannet legevaktsentral, Tokke/Vinje legevakt har minimumsbemanning: Ein sjukepleiar kl dg/veke Kjøp av tenester frå Tinn kl dg/veke Lydlogg: Akuttforskriften Kap 5 og 6 Tokke-Vinje legevakt har lydlogg, med avtale om oppbevaring av lydlogg hjå HOD (Helsetjenestens driftsorganisasjon) inkl databehandlaravtale Vinje kommune sitt vertskommuneansvar inneber: Leiing, fagleg og administrativ drift av Tokke- Vinje legevakt Arbeidsgjevaransvar for hjelpepersonell i tillegg til kommunens eigne legar som deltek i vaktordning Utarbeiding av vaktlister for legar og turnusplan for hjelpepersonell Oppgjer til legar i vakt jf Kommunelegeavtalen SFS Organisere årleg samarbeidsmøte mellom partane Organisere to møter per år for alt helsepersonell som deltek i ordninga. Utarbeiding av årsmelding med informasjon om aktivitet i samarbeidet. Tokke og Vinje kommunar har ansvaret for: Å dekke avtalt del vakter. Ved avvik i tal legar som deltek i ordninga, anten dette skuldast vakans, fritak el. skal ein fylgje prosedyre jf flytskjema som ligg som vedlegg til avtala. Å syte for at det personell som deltek i samarbeidet har kompetanse i tråd med forskrift. Kommunane skal ivareta arbeidsgjevaransvaret for det personell som deltek i samarbeidet. side 3-37-

38 Kompetansekrav: Kompetansekrav for legar i vakt fylgjer av Forskrift om krav til organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste,medisinsk nødmeldetjeneste mv. (akuttmedisinforskriften) 7. Kompetansekrav for anna helsepersonell som arbeider saman med legar i vakt/ i legevaktsentralen gjeld 8 og 13 i same forskrift. Økonomi: Oppgjer mellom kommunane Alle driftsutgiftene vert fordelt etter folketal og gjestedøgn per i rekneskapsåret. Gjestedøgn vert fordelt med 90% for Vinje og 10% for Tokke. Det vert lagt på administrative kostnader på 100 timar per år, og driftskostnader med lokale som Vinje har. Administrative kostnader vert regulert ved lønsoppgjer. Driftskostnader med lokale vert indeksregulert kvart år ( ,- i 2019) vert fordelt med lik kostnadsfordeling som driftsutgiftene. Gjestedøgn vert berekna på bakrunn av undersøkingar som er tatt inn i rapport utarbeida for Vinje kommune i 2016 «Menon rapporten» som har estimert at kvar fritidsbygning har 150 årlege gjestedøgn og at 90 % av eigarane kjem frå andre kommunar. Gjestedøgn vert multiplisera med totalt fritidsbygningar i kommunane. 90% av gjestedøgna vert fordel på heile året (365) Eksempel: Gjestedøgn Gjestedøgn per hytte i året Totalt fritidsbygningar i kommunane (SSB 2018) Sum gjestedøgn 90 % Busett i andre kommunar Per år , , ,34 90 % Vinje 2 083,81 10 % Tokke 231,53 Kostnadsfordeling Kommune Folketal Hytteårsverk per år folketal + hytte gjester Prosentvis fordeling Adm.kost + utgifter lokale Vinje , ,81 70,13 % Tokke , ,53 29,87 % 29,87 % av berekna kostnader Vinje kommune sender refusjonskrav til Tokke kommune tertialvis. Dette gjeld også refusjon for utgifter knytt til nasjonalt naudnett. Kostnadsfordelinga mellom kommunane er basert på folketal, gjester og øvrige driftskostander driftskostnader knytt til drift av legevakt og legevaktsentral med minimumsbemanning: side 4-38-

39 Beløp blir justert årleg med bakgrunn i rekneskapstal, SSB-tal og eventuelle endringar som fylgjer av SFS 2305 Avtala kan seiast opp av begge partar med ei oppseiingstid på eit år. Stad/dato: Tokke kommune Vinje kommune side 5-39-

40 -40- side 6

41 Avtale/Prosedyre for fordeling av legevakt ved Vinje- og Tokke legevakt Vinje: 6 legar + Lis 1 Vaktkorps Totalt 11 legar i vaktkorps Tokke: 3 legar + Lis 1 Vakt fritak: Tokke 1.lege Totalt 10. legar i vaktkorps Vaktfritak: 2.legar Vaktene fordelast likt. 10- delt vakt. Ubegrensa tid. Ingen kompensasjon Totalt 9. legar i vaktkorps Vaktene fordelast likt i tidsgrensa periode på maksimalt 10. veker i strekk og/eller 3mnd per kalenderår. Dvs 9-delt vakt. Etter 10 veker eller > 3 mnd i et kalenderår Kommunen som har lege med fritak vert ansvarliggjort Ved akutte endringar eller etter periode har utgått skal kommunen fremme forslag om auka vaktbelastning. Kommune fremmar forslag om auka vaktbelastning til egne legar for ein periode på 10. veker, mot 100% ekstra beredskapstillegg. Ja. Legar godtar auka vaktbelastning. Dekker opp for ekstra vakter i ein periode på 10. veker Nei. Kommunen blir ansvarleg for å leie inn vikar. -41-

42 l Tokke kommune Arkiv: U63 Saksnr.: 2019/195-2 Sakshands.: Olav Bjørn Bakken Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Helse- og sosialutvalet 19/ Søknad om skjenkeløyve i gamle Åsen kafe Høydalsmo - Pål Øyvind Pedersen Saksutgreiing: Pål Øyvind Pedersen, Lårdalsvegen 1114, 3891 Høydalsmo, f , søkjer om servering og skjenkeløyve i lokala etter gamle Åsen kafe i Høydalsmo, samt løyve til servering ute i tilknyting til lokalet. Det er skjenkeløyvet HSU skal take stilling til. Søknaden gjeld all alkoholhaldig drykk opp til 60 vol.prosent alkohol (brennevin). Konseptet er pub med servering av pizza, lunch rettar og middag etter som etterspurnaden i marknaden tilseier. Søkjar har dei naudsynte kompetansebevis (godkjent etablerarprøve og kunnskapsprøve). Formannskapet har gjeve støtte til etablering med kr ,-. Evt merknadar frå sosialtenesta (NAV) eller politiet til søknaden vert lagt fram i møtet. Rådmannen si tilråding: Pål Øyvind Pedersen, f , får skjenkeløyve i lokala etter gamle Åsen kafe i Høydalsmo som omsøkt, det vil sei inne og ute, og opp til 60 vol.prosent alkohol. Avgrensing og markering av uteområdet skal endeleg godkjennast av rådmannen. -42-