Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Anne Borgedahl. Formannskapet Kommunestyret. Ja Ja Ja

Transkript

1 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Anne Borgedahl Saksgang Møtedato Formannskapet Kommunestyret Budsjett gebyrregulativ for bygge- dele- og seksjoneringssaker. Gebyrregulativ for plansaker. Gebyrregulativ for forvaltningsoppgaver etter matrikkelloven Rådmannens innstilling: Med hjemmel i plan - og bygningsloven 33-1, matrikkelloven 32, og eierseksjonsloven 15, vedtas gebyrer innen plan, byggesak og oppmåling for 2019 i henhold til vedlegg 1-3. Det nye gebyrregulativet og prislisten gjøres gjeldende fra 1.januar Saksdokumenter Betalingsregulativ plan Betalingsregulativ byggesak og seksjonering Betalingsregulativ oppmåling Vedlagt Ja Ja Ja Oppsummering For plansaker blir det justering av prisene på noen områder hvor vi ser at vi har lagt oss på et unaturlig lavt nivå i forhold til de ressurser som brukes innen blant annet veiledning av planmateriale samt oppstartsmøte. Det foreslås en oppjustering av gebyrene for byggesak tilsvarende prisvekst, samt noen endringer i teksten i gebyrregulativet. Det er lagt inn nytt kapittel 6 og 7 tilhørende eierseksjonering og dispensasjoner. Bakgrunn for endringene er for å oppnå selvkostdekning. For oppmålingsforretninger ser vi at reduksjon i prisene som ble vedtatt i 2017, medførte at området gikk med underskudd i For å oppnå selvkost innenfor området må prisene økes. Gebyrene for dette området har ikke blitt justert i forhold til prisvekst i siste tre år, dette sammen med anbefalinger fra Envidan Momentum vil derfor legges som grunnlag ved årets forslag til heving på dette området. 1

2 Saksutredning Bakgrunn for saken Oppmåling, plan og byggesaksbehandling er et område der kommunen har innført selvkostprinsippet, jf. plan- og bygningsloven 33-1 og matrikkelloven 32. Dette innebærer at hvert tjenesteområde er eget selvkostområde og skal ha sitt eget selvkostfond. Det medfører at hvis en går overskudd på selvkostområdet skal det føres til fond som kan tilbakeføres ved senere underskudd eller brukes til utvikling av tjenesten. En ligger på følgende selvkostprosent per årsregnskap 2017: Byggesak ca. 109 % Oppmåling ca. 56 % Plansaksbehandling ca. 40 % En må være oppmerksom på at det ikke er alle oppgaver som utføres av oppmåling, byggesak og plan som kan dekkes av selvkost. jfr. rundskriv H-3/14 retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra KMD. Byggesak er vedtatt å skulle være 100 % selvkost. Det er også vedtatt full selvkost for plansaksbehandling og oppmålingstjenester. Likevel er ikke hele virksomheten her selvkostfinansierte, ettersom det ligger oppgaver innenfor plan og oppmåling som ikke kan dekkes av selvkost. Hovedprinsipp i selvkost er følgende: Kommunen skal ikke tjene på gebyr som er begrenset til å dekke kommunens kostnader for tjenester. Gebyret er ikke skatt eller avgift, og selvkostkalkyle kan omfatte både direkte og indirekte kostnader. Se også H Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Hovedregelen er at alle nødvendige kostnader kan tas med. Det vil typisk være lønnskostnader, husleie, IKT-utgifter osv. Ettersom hver kommune selv har ansvaret for å organisere og fastsette ressursbruk til sine selvkostavdelinger, er det klart at det vil være variasjoner blant gebyrer fra kommune til kommune. Kommuner løser dette på ulike måter. I tillegg kan forskjeller i lokale forhold spille inn. Kommunene er ikke pålagt å følge en eksakt metode for å beregne gebyrer eller å rubrisere sakstyper etter en bestemt mal. Gjennomsnittsbetraktninger er lov. Etter plan- og bygningsloven 33-1 kan kommunestyret selv gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter plan- og bygningsloven eller tilhørende forskrift påhviler kommunen å utføre. Det følger videre av bestemmelsen, slik den lød frem til 1. juli 2017, at gebyret ikke skal overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. Paragraf 33-1 første ledd ble endret ved lov av 28. april 2017 nr. 20 (i kraft 1. juli 2017), og lyder som følger: «Kommunestyret selv kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre, herunder behandling av private planforslag. Gebyret for behandling av slikt planforslag kan omfatte kommunens arbeid frem til det blir avgjort om forslaget skal fremmes, jf Gebyret kan ikke være høyere enn de nødvendige kostnadene kommunen har med slike saker. ( )» 2

3 Direkte kostnader er bl.a. saksbehandling av saker fra vurdering av søknad til ferdigstillelse av prosjektet, behandling av dispensasjoner, oppfølging av ulovligheter, behandling og oppfølging av klagesaker, veiledning og forhåndskonferanse. Indirekte kostnader er bl.a. administrasjon, driftskostnader, kompetanseheving. Ambisjoner og målsettinger kan lovlig prises inn. Kommunen har anledning til å prise etter ønsket ressursbruk og arbeidsmengde i de ulike sakstyper eller oppgaver. Betalingsregulativ for 2019 Vedtak og kunngjøring - reguleringsplaner Endringer i plan- og bygningsloven om mer effektive planprosesser, forenklinger mv. av trådde i kraft Endringen innebærer at tidlig planprosess er forsterket ved obligatorisk oppstartsmøte og krav om referat, og mer bruk av planinitiativ. Nytt innhold om dette i pbl 12-8 første ledd og nytt andre ledd lyder: Når planarbeidet igangsettes, skal berørte offentlige organer og andre interesserte varsles. Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet først legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides, og kan bistå i planarbeidet. Det skal skrives referat fra møtet. Dersom det er uenighet på vesentlige punkter i oppstartsmøtet om det videre planarbeidet, kan forslagsstilleren kreve spørsmålet forelagt kommunestyret til vurdering. Finner kommunen at et privat planinitiativ ikke bør føre frem, kan kommunen beslutte at initiativet skal stoppes. Slik beslutning må tas så tidlig som mulig i oppstartsfasen, og hvis ikke annet er avtalt, senest like etter at oppstartsmøte er avholdt. Beslutningen kan ikke påklages, men forslagsstilleren kan kreve å få den forelagt for kommunestyret til endelig avgjørelse. Forslagsstilleren kan ikke foreta varsling og kunngjøring etter tredje ledd før kommunen har tatt stilling til spørsmålet, og forslagsstilleren har mottatt skriftlig underretning. Gran kommune har de siste par årene praktisert i tråd med lovendringen, men har ikke vurdert konsekvensen av dette i forhold til selvkost. Gebyrene ble styrket i regulativet for 2018, og det foreslås en ytterligere økning for 2019 under noen punkt. Styrking av tidlig planfase skal sikre at planprosessen blir mer effektiv fra førstegangsbehandling til endelig vedtak. Forslagsstillere skal ha større forutsigbarhet og unngå å bli stoppet eller få krav om store endringer av planer etter førstegangs planbehandling. Eksempler på prinsipielle spørsmål som om et prosjekt skal/bør gjennomføres, tetthet/utnytting, antall boenheter, høyder og adkomst o.l. skal drøftes tidlig. Lovendringen medfører at fasen frem til førstegangsbehandling som kan gebyrlegges blir mer arbeidskrevende. Forslag til justering av gebyrregulativ kapittel 1 gjenspeiler dette. Styrking av oppstartsmøtet medfører mer forberedelser, flere deltakere og mer etterarbeid. Under gis en kort gjennomgang av de vesentligste endringene i forslaget til 2019-regulativ for plan: Pkt. 1.1 Timepriser er økt ihht. Generell prisstigning. Pkt. 1.2 Oppstartsmøte her kreves ofte deltakelse i forkant eller under møtet fra flere fagfelt, herunder; også forberedelser, undersøkelser, referat, o.l. Pkt

4 Vedtak og kunngjøring etter pbl 33-1 og eierseksjonsloven 15 Dele og byggesak: 1. Byggesak (herunder også delesak) Vedtakelse av full selvkostdekning for byggesak, innebærer at de som vil bygge søknadspliktige tiltak etter pbl., selv skal betale for byggetillatelse. Kostnader kommunen har til å utøve byggesaksbehandling skal dermed ikke finansieres ved subsidiering/tilskudd fra kommunen. Dvs. at tjenesten ikke skal dekkes av skatter som alle innbyggere betaler. Alle som skal bygge hus, garasje eller annet som krever byggetillatelse i Gran, betaler derfor et gebyr for å få byggetillatelse, evt. avslag. Dette innebærer at byggesak må dekke inn igjen den totale kostnaden innenfor selvkostområdet byggesak hvert år. Kommunen skal ikke tjene på selvkostområdet, men heller ikke gå i underskudd. Dette innebærer at budsjettet for kostnader og inntekter alltid må gå i 0. På bakgrunn av svingninger i antall byggesøknader og type søknader hvert år, er det vanskelig å forutse fra år til år akkurat hvilke og hvor mange søknader som kommer inn til kommunen. Det er derfor naturlig at resultatet ved årsslutt noen gang innebærer underskudd og noen ganger overskudd. I løpet av 5 år er målet likevel at gebyrene skal gå i balanse. Dette er også lov etter plan- og bygningsloven Ettersom selvkostområdet for byggesak er vedtatt å være 100%, vil alle kostnader (lønn, drift, veiledning/forhåndskonferanse, saksbehandling, interntjenester, andre driftskostnader osv.) dekkes helt ut av gebyr for byggesak. Overhead er kostnader som ikke er så opplagte for brukerne, men som likevel er der og er nødvendige. Det kan nevnes: Ledelse, IKT-systemer, sentralbord, bygningsdrift, kontorstøtte, personal, velferdstiltak, opplæring, utstyr, osv. Mesteparten av kostnadene er lønnskostnader. Dernest kommer interntjenester og andre driftskostnader. Byggesakene er ganske ulike med hensyn til prosjektets størrelse og karakter, og sakskompleksitet. Det er ikke beregnet faktiske timer og ført timeliste for hver enkelte sak. Gebyr for en vanlig byggesak er basert på et antatt gjennomsnitt av timebruk i byggesakene. Selv om en byggesak er komplett og er i tråd med reguleringsplan og kommuneplan, skal kommunen påse at tiltaket er i tråd med forskrifter og tekniske krav, og må behandle/vurdere alle protester og kommentarer. Byggesak har hatt gjennomgang av sine gebyrer med Envidan Momentum i april og august d.å. Etter deres beregninger ligger kommunen riktig i forhold til selvkost. For å følge prinsippet foreslås derfor prisene på byggesak oppjustert kun i hht. generell prisvekst, deflator 2,6% med mindre justeringer slik at prisene blir avrundet. Med dette vil byggesak etter prognosen opprettholde selvkostprinsippet også i Eierseksjoner Det er laget et nytt kapittel 6 i regulativet saker etter eierseksjonsloven. Ny eierseksjoneringslov ble iverksatt 1/ Tidligere har gebyret for seksjonering vært fastsatt i lov til å være 3x rettsgebyret, og har derved ligget langt under selvkost. Med den «nye» loven, kan kommunen ta gebyr i henhold til prinsippene om selvkost. Kommunen har ut fra selvkostprinsippet foreslått nye gebyrer. Det er foreløpig ikke blitt beregnet egen timepris innenfor området, men vi har tatt utgangspunkt i timeprisen i pkt. 1.2 og antall timer kommunen mener slike saker tar. Dette vil evalueres neste år. 3. Dispensasjoner Kapittel 7 dispensasjoner foreslås endret. Dispensasjon for byggesaker og plansaker er samlet i et eget pkt og beregnes etter ressursbruk, hvor variable kostnader i hovedsak er høring fra eksterne 4

5 instanser og politisk behandling. Forslag om endring begrunnes i hvor mye dispensasjonsbehandlinger koster i ekstra tid til saksbehandling med mer. I hovedsak er det ønsket at der man ønsker å bygge noe i strid med reguleringsplan, at man heller går veien om å endre planen fremfor å dispensere fra denne. Dette gjelder i større saker som krever høring samt politisk behandling. Det er derfor viktig i slik sammenheng å se gebyret for pkt 7.1 og 7.3 i forhold til pkt. 4 i regulativ for plan. Hvis det for en utbygger er økonomisk mer gunstig å endre en plan, enn å søke dispensasjon, vil man kunne oppnå ønsket effekt av dette. Slik regulativet er i dag, skilles det ikke på kurante dispensasjoner som flertallet av kommunens dispensasjoner er, eks. ren LNF dispensasjon, og de mer tidkrevende dispensasjonene med høring og politisk behandling. Det logiske er at man ilegger gebyr i forhold til tiden det tar å saksbehandle disse. Her er det mulig å gi et estimat i forhold til hvordan gebyret er foreslått endret. Rene administrative dispensasjoner er foreslått endret med redusert pris i forhold til dagens sats. Disse koster lite i forhold til ekstra saksbehandlingstid, i forhold til eksempelvis dispensasjoner som blant annet må på høring og-/eller politisk behandling. Enhetspris/timespris, beregnet slik som nevnt i pkt 1.2 på kr, ligger også til grunn for gebyrene for dispensasjoner. Under gis en kort gjennomgang av de vesentligste endringene i forslaget til 2019-regulativ for deleog byggesak: Kapittel 1 Generelle bestemmelser. Det er tatt inn noen små endringer og presiseringer i kapittel 1 fra 2018-regulativet. Pkt. 1.4 Urimelige gebyrer er lagt inn som nytt punkt. Pkt. 1.5 Klage er endret noe språklig. Kapittel 2 Søknader tiltak som kreves søknad og som kan forestås av tiltakshaver, behandlet etter 20-4 Pkt Riving er endret ved at det er lagt inn et gebyr for riving av tiltak over 100m². Tiltak som her omfattes er låver. Dette kan tiltakshaver rive selv inntil 1000m². Disse sakene er gjerne mer omfattende enn riving av mindre tiltak, og kan nesten sammenliknes i forhold til bruk av tid med nybygg. I de sakene som byggesak har hatt, har ofte disse tiltakene vært SEFRAK-låver, hvor saken i tillegg har blitt sendt på høring til Fylkeskommunen før vedtak kunne fattes. Tiden saksbehandler har brukt på disse sakene, har derfor vært langt høyere enn inntekt på disse sakene, dvs ikke selvkost. Pkt. 6 Eierseksjoner - hele pkt er endret. Det vises til redegjørelse over. Pkt.7 Dispensasjoner Det vises til redegjørelse over. Pkt. 9.1 utgår. Det er tidligere tatt en prosentvis sats dersom tiltak er tatt i bruk uten at det foreligger brukstillatelse eller ferdigattest. Forslaget er at dette avsnittet tas ut, og at det heller reageres med en vurdering om bruk av overtredelsesgebyr i slike tilfeller. Det å ta i bruk en bolig uten brukstillatelse kan ofte medføre fare for liv og helse dersom ikke tiltaket er sikret tilstrekkelig før det tas i bruk. Bruk av nevnt sanksjon er også i tråd med strategi for tilsyn og oppfølging av ulovligheter i Gran kommune, vedtatt i PLU sak 2/18. 5

6 Vedtak og kunngjøring etter matrikkelloven - Oppmåling Oppmåling har hatt gjennomgang av sine gebyrer med konsulentselskapet Envidan Momentum. Etter deres beregninger ligger dagens satser for området unaturlig lavt i forhold til hva som kan omfattes av selvkost for arbeidsområdet. Dette har igjen gjort utslag på regnskap ved at inngangen er lavere enn hva som ble budsjettert for Ved behandling av 2018-regulativet ble det vedtatt en vesentlig reduksjon i 2017-gebyrene, som Rådmannen nå ser ikke var korrekt ut i fra den reelle mengde saker inn til kommunen i Gebyrene på området er heller ikke økt med prisstigning de siste 3 foregående årene, dvs de er ikke justert, i tillegg ble det i 2017 vedtatt å gi vesentlige rabatter ved fradeling og oppmåling av flere tomter samtidig. De største forslag til endringer av 2019-regulativet er som følger: Generell heving av gebyrene Endring av pkt i forhold til hvor stor rabatt det skal gis dersom man skal dele og måle opp flere eiendommer samtidig. Endringen går tilbake til det som lå til grunn i regulativet. Under gis en kort gjennomgang av de vesentligste endringene i forslaget til 2019-regulativ for oppmåling: Kapittel 1 Generelle bestemmelser Det er tatt inn noen små endringer og presiseringer i kapittel 1 fra 2018-regulativet. Pkt Bestemmelsen er forenklet i forhold til ordlyden fra 2018-regulativet. Den åpner for at administrasjonen kan foreta en vurdering av åpenbart urimelige gebyrer, dvs. i dette ligger en delegert adgang fra Rådmannen til administrasjonen å vurdere dette. En slik vurdering er et enkeltvedtak å regne, som igjen kan påklages av den enkelte. Pkt Bestemmelsen er endret tilbake til slik den lød i regulativet for Bakgrunn for Rådmannens forslag om å endre denne i KST sak 106/17, var for å nå full selvkostdekning. Dette viser seg i år å ha medført for lite inntekter i forhold til avdelingens utgifter, dvs. det er ikke selvkostdekning i oppmåling. Konsekvenser Lover og forskrifter Kommunale gebyrforskrifter for plan-, byggesak og seksjonering er hjemlet i plan- og bygningsloven, matrikkelloven og eierseksjonsloven. H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra KMD Eksisterende planer Gjeldende økonomiplan Gjeldende vedtak Gjeldende gebyrer for byggesak, plan og oppmåling ble sist endret ved budsjettvedtak i desember Gjeldende gebyrer finnes på kommunens nettside: 6

7 Økonomi I Rådmannens budsjettforslag er det lagt inn at inntektene vil ha en beskjeden økning. Inntektsøkningene er vurdert i forhold til ressursbruk slik at man skal være innenfor selvkostprisnippet innenfor den enkelte sakstype. Bemanning Saken har ingen direkte konsekvenser for bemanning. Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger Alternative løsninger: 1. Vedta forslag til nytt gebyrregulativ 2. Opprettholde dagens gebyrregulativ 3. Vedta annet forslag Forutsetningene for prisendringene er en oppfølging av forslag til budsjett og økonomiplan. Rådmannen mener at en bør gjøre vedtak om de endringer som er foreslått for at det skal være mulig å nå de økte inntektsnivåer som er foreslått. Kommunen har fått medhold i klagesaker hos Fylkesmannen vedrørende gebyr etter 2017 regulativet for oppmålingssaker som gjelder flere tomter i en søknad. Dette betyr at det arbeid som legges ned i forhold til gebyrsatsene, og grunnlaget for disse, også er i tråd med ønsket praksis for selvkost. Kommunikasjons- og informasjonstiltak Gebyrvedtak kunngjøres. Dato: 9. november 2018 Godkjent av rådmannen 7