Sakskart til møte i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg 8. mai 2019

Transkript

1 Møteinnkalling Sakskart til møte i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg 8. mai 2019 Møtested: Akershus Fylkeskommune Møterom: 212 Møtedato: Onsdag Tid: 13:00-15:00 Sak // 2019

2 Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 12/19 Godkjenning av protokoll - møte i rådmannsutvalget 15. februar /19 Arendalsuka - status og deltagelse 14/19 Mandat for samarbeid med Osloregionen og Osloregionens Europakontor 15/19 Strategiske innspill fra Østlandssamarbeidet til nasjonal transportplan 16/19 Felles landingsside for Intercity-prosjektet 17/19 Næring, kompetanse og innovasjon - status 18/19 Visuell profil for Østlandssamarbeidet 19/19 Vedtekter - Østlandssamarbeidet 20/19 Rullering av Østlandssamarbeidets strategiplan og handlingsplan - videre prosess 21/19 ØS Forberedelse av KU-sak til møte 7. juni 22/19 Rammer for budsjett /19 Møte i kontaktutvalget 31. oktober og 1. november

3 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 12/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Godkjenning av protokoll - møte i rådmannsutvalget 15. februar 2019 Innstilling Protokoll fra rådmannsutvalgets møte 15. februar 2019 godkjennes. Saksredegjørelse Vedlagte protokoll fra rådmannsutvalgsmøte 15. februar 2019 ble sendt ut pr. mail torsdag 22. februar Alle innkomne merknader er innarbeidet i det foreliggende/vedlagte protokollutkastet. Oslo, 27. april 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen Vedlegg: Protokoll fra møte i rådmannsutvalget 15. februar 2019

4 Møteprotokoll Protokoll fra møte i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Møtested: Akershus fylkeskommune Møterom: Møterom 275 Møtedato: 15. februar 2019 Tid: 10:00-11:30 Sak (2019)

5 Faste medlemmer som deltok: Navn Funksjon Representerer Tron Bamrud Leder Innlandet (prosjektleder) Hjalmar Nørstebø Solbjør Medlem Oppland fylkeskommune Kjersti Bærug Hulbakk Medlem Buskerud fylkeskommune Knut Sletta Medlem Akershus fylkeskommune Evy-Anni Evensen (tlf) Medlem Telemark fylkeskommune Hans Petter Gravdahl Medlem Oslo kommune Varamedlemmer som deltok: Navn Funksjon Representerer Sverre Høyfødt Varamedlem Vestfold fylkeskommune Forfall fra faste medlemmer: Navn Funksjon Representerer Anne Skau Medlem Østfold fylkeskommune Harald Horne Medlem Prosjektleder Viken Øyvind Sørensen Medlem Vestfold fylkeskommune Hanne Varhaug Søberg Medlem Hedmark fylkeskommune Jan Sivert Jøsendal Medlem Prosjektleder Vestfold og Telemark Fra administrasjonen møtte: Navn Jon Petter Arntzen Stilling Sekretariatsleder Tron Bamrud ledet møtet.

6 Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 01/19 Godkjenning av protokoll - møte i rådmannsutvalget 12. oktober /19 Foreløpig regnskap /19 Østlandssamarbeidets årsrapport /19 Rullering NTP - strategidokument 05/19 Digital plattform - InterCity 06/19 Deltagelse Arendalsuka /19 Scandria Alliance - work plan 08/19 Næring, verdiskaping og kompetanse /19 BSSSC - aktivitetsoversikt /19 Tilrådning fra politisk styringsgruppe ØS veien videre 11/19 Kjøreplan møte i kontaktutvalget 8. mars 2019

7 Saker til behandling: Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Godkjenning av protokoll - møte i rådmannsutvalget 12. oktober 2018 Utvalgets behandling: Utvalget sluttet seg til innstillingen. Rådmannsutvalgets vedtak: Protokoll fra rådmannsutvalgets møte 12. oktober 2018 godkjennes. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Foreløpig regnskap 2018 Utvalgets behandling: Sekretariatsleder orienterte om foreløpig regnskap for 2018, og det ble presisert at regnskapet ennå ikke er revidert. Det forutsettes at revisjonsuttalelse ferdigstilles i god tid før møte i kontaktutvalget 8. mars. Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget er tilfreds med at sekretariatet har skaffet betydelig ekstern prosjektfinansiering i Rådmannsutvalget har også merket seg at kostnadene til BSSSC i 2018 har vært lavere enn budsjettert. 3. Rådmannsutvalget tar foreløpig regnskap for 2018 til orientering. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Østlandssamarbeidets årsrapport 2018 Utvalgets behandling: Utkast til årsrapport for 2018 ble drøftet. Innspillene fra rådmannsutvalget innarbeides i endelig versjon som skal behandles på møte i kontaktutvalget 8. mars. Rådmannsutvalgets innstilling: 1. Forslag til årsrapport 2018 vedtas som årsrapport 2018 for Østlandssamarbeidet. 2. Årsrapporten sendes fylkeskommunene med henstilling om at den legges fram til orientering for aktuelle politiske utvalg Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Rullering NTP - strategidokument

8 Utvalgets behandling: Rådmannsutvalget drøftet foreløpig utkast til strategidokument (Østlandspakka). I møtet fremmet Oslo kommune følgende forslag til justering av tekst i kapittel om miljø og mobilitet: «NTP er avgjørende for å nå klimamålene. FNs klimapanel har sagt hva som kreves for å begrense global oppvarming til 1,5 grad, og at det haster. Klimapanelets rapport peker på behovet for at alle nivåer må dra i samme retning; stat, fylkeskommuner og kommuner. Både i byområdene og nasjonalt er det satt ambisiøse klimamål. Stortinget vedtok i juni 2017 et mål om at klimagassutslippene fra transportsektoren skal reduseres med 50% innen I hvilke grad prosjekter bidrar til å nå dette målet bør legges til grunn for prioritering av prosjekter i ny NTP.» Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget ber sekretariatet om å innarbeide innholdet i forslaget fra Oslo kommune i neste versjon av strategidokumentet. 2. Rådmannsutvalget forutsetter at strategidokumentet med tilhørende vedlegg, sendes ut på høring til fylkeskommunene etter behandling i kontaktutvalget 8. mars. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Digital plattform InterCity Utvalgets behandling Sekretariatsleder orienterte kort om bakgrunnen for det igangsatte arbeidet med en ny digital plattform med egen landingsside for fylkeskommunenes promotering av InterCity. Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget ser positivt på at det etableres en digital plattform til bruk i fylkeskommunenes arbeid med InterCity. 2. Til møtet i kontaktutvalget 8. mars bes sekretariatet synliggjøre prosjektkostnadene og presentere aktuelle finansieringsmodeller. 3. Rådmannsutvalget ser det som viktig at fylkeskommunene deltar aktivt i det videre utviklingsarbeidet slik at en ny digital plattform for InterCity utformes og dimensjoneres i tråd med fylkeskommunenes ønsker og fremtidige behov. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Deltagelse Arendalsuka 2019 Utvalgets behandling: Sekretariatsleder orienterte kort om planene for Østlandssamarbeidets aktiviteter under Arendalsuka tirsdag 13. august Rådmannsutvalgets vedtak 1. Rådmannsutvalget ser positivt på at Østlandssamarbeidet deltar med egne arrangementer under Arendalsuka Det bes om at sekretariatet presenter planene på møte i kontaktutvalget 8. mars, herunder kostnader og forslag til inndekning/finansiering.

9 Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Scandria Alliance work plan Utvalgets behandling: Arbeidet med Scandria Alliance starter nå opp og på møte i Bruxelles 6. mars skal den første work-plan drøftes. Østlandssamarbeidet vil her være representert med Anette Solli. Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget slutter seg til sekretariatets innspill om at (a) infrastruktur og grensekryssende korridorer og (b) ny teknologi, digitaliseing og automatisering kan være aktuelle politikkområder å fokusere på i Scandria Alliance. 2. Rådmannsutvalget ser det som viktig at arbeidet med Scandria Aliance kan ses i sammenheng med Østlandssamarbeidets arbeidet med å styrke Jyllandskorridoren 3. Rådmannsutvalget tar for øvrig den fremlagte informasjon til orientering. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Næring, verdiskaping og kompetanse 2019 Utvalgets behandling: Sekretariatsleder orienterte kort om status for politikkområde næring/verdiskaping og kompetanse og at ny medarbeider er ansatt med oppstart 11. mars 2019 Rådmannsutvalgets innstilling: 1. Kontaktutvalget ser positivt på at Østlandssamarbeidets sekretariat har fått styrket bemanningen med en ny medarbeider som skal koordinere samarbeidet mellom fylkeskommunene og bidra til at næring/verdiskaping og kompetanse ses i sammenheng. 2. Kontaktutvalget ber om at det utarbeides et første kunnskapsgrunnlag som kan presenteres på møte i kontaktutvalget høsten Kunnskapsgrunnlaget skal bidra til at fylkeskommunene kan få et bedre grunnlag for å kunne vurdere hvordan kompetanse-, nærings- og innovasjonspolitikken på Østlandet kan ses i sammenheng etter 1. januar Kontaktutvalget ser positivt på at Østlandssamarbeidet høsten 2019 arrangerer en konferanse der samspillet mellom kompetanse, opplæring og næringsutvikling settes på dagsorden med fokus på Østlandets felles utfordringer og muligheter. 4. Kontaktutvalget ber rådmannsutvalget utpeke en arbeidsgruppe som kan bistå sekretariatet med nødvendig kompetanse og kapasitet i forhold til arbeidet med kunnskapsgrunnlaget og konferansen. Arbeidsgruppen bør ha representanter fra alle de fire fremtidige fylkeskommunene.

10 Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: BSSSC Aktivitetsoversikt 2019 Utvalgets behandling: Rådmannsutvalget gav uttrykk for at man ser positivt på at sekretariatet har skaffet ekstern finansiering til en del av de løpende aktiviteter i BSSSC i 2018 og Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget ser positivt på at sekretariatet har skaffet ekstern finansiering til en del av BSSSC-aktivitetene i 2018 og Rådmannsutvalget tar for øvrig informasjonen til orientering. Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Tilrådning politisk styringsgruppe ØS 2025 veien videre Utvalgets behandling: Rådmannsutvalget drøftet den fremlagte innstillingen fra politisk styringsgruppe. Utvalget ser det som naturlig at det er kontaktutvalget som må avklare hvordan man skal ta dette arbeidet videre. Rådmannsutvalgets vedtak: 1. Rådmannsutvalget tar innstillingen fra politisk styringsgruppe til orientering. 2. Rådmannsutvalget vil bemerke at en del av oppgavene og samarbeidsområdene som Østlandssamarbeidet har ansvaret for i dag ikke er vurdert av politisk styringsgruppe, herunder ungdomsmedvirkning og internasjonalt arbeid, som det ble spesielt pekt på under en workshop i kontaktutvalget 2. november Rådmannsutvalget ser det som viktig at de nye fylkeskommunene innarbeider finansieringen av Østlandssamarbeidets planlagte aktiviteter i budsjettet for Saksprotokoll i Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg /2019: Kjøreplan møte i kontaktutvalget 8. mars 2019 Utvalgets behandling: Forslag til kjøreplan for KU-møte 8. mars ble drøftet. Mulig kollisjon med NTP-møte i samferdselsdepartementet samme dag. Sekretariatsleder følger opp og avklarer med departementet. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar informasjonen til orientering. Saksfremlegg

11 Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 13/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Arendalsuka - status og deltagelse Innstilling Rådmannsutvalget tar informasjonen til orientering. Saksredegjørelse Bakgrunn På møte i kontaktutvalget 8. mars 2019 gav kontaktutvalget grønt lys for å arbeide videre med Østlandssamarbeidet sine arrangementer på Arendalsuka 2019, samtidig som fagpolitisk utvalg for samferdsel fikk i oppdrag til å følge opp saken. Østlandssamarbeidet og STRING samarbeider tett om planlegging og gjennomføring av arrangementene. Arrangementene I figuren nedenfor er rammen for arrangementene som skal gjennomføres tirsdag 13. august. Det operative arbeidet med planleggingen av alle arrangementene går som planlagt og er i rute. Budsjett/kostnader Kostnadene for arrangementet fremgår av oversikten nedenfor.

12 Møte i fagpolitisk utvalg På møtet i fagpolitisk utvalg 25. april ble følgende vedtak gjort. 1. Fagpolitisk utvalg ser positivt på at Østlandssamarbeidet deltar på Arendalsuka med egne arrangement i Utvalget ber om at sekretariatet sender ut oppdatert informasjon til utvalgets medlemmer når det endelige programmet er klart. 3. Utvalget godkjenner det fremlagte budsjettet med en samlet økonomisk ramme på kr ,-. 4. Fylkeskommunenes deltagelse på kveldsarrangementet tirsdag 13. august koordineres i samarbeid med fylkesrådmennene i de ulike fylkeskommunene. Deltagelse kveldsarrangement Arrangementet på kvelden er dimensjonert for 40 personer, hvorav STRING kan invitere 20 gjester og Østlandssamarbeidet 20 gjester. Det må her bemerkes at i STRING sin kvote så inngår deltagelsen fra medlemsfylkene Oslo, Akershus og Østfold. Det vil si at Østlandssamarbeidet har en rammen på 20 deltagere. Sekretariatet foreslår at Vestfold, Telemark, Buskerud, Hedmark og Oppland kan stille med 3 representanter fra hvert eget fylke. Det foreslås videre at fylkesrådmennene koordinerer denne deltagelsen - og at navn på gjester/deltagere sendes til sekretariatet avklares og meddeles sekretariatet innen 15. juni Disse gjestene vil så få en personlig invitasjon til deltagelse på middagen fra Østlandssamarbeidet. På møte i fagpolitisk utvalg ble det presisert at fylkesordførerne bør konsulteres i forbindelse med utvelgelse av deltagere fra den enkelte fylkeskommune. Østlandssamarbeidets sekretariat vil dermed ha ytterligere 5 plasser til disposisjon, slik at sekretariatsleder kan invitere med andre gjester til kveldsarrangementet. Avslutning

13 Det legges til grunn at kontaktutvalget gis en oppdatering på status i forbindelse med KU-møtet 7. juni. Sekretariatet ser det også som naturlig at man i etterkant av arrangementene evaluerer og oppsummerer slik at man kan gjøre nærmere vurderinger hvorvidt nytten står i forhold til de ressursene man bruker på arrangementet. Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen

14 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 14/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Mandat for samarbeid med Osloregionen og Osloregionens Europakontor Innstilling Rådmannsutvalget slutter seg til at mandatet for det videre samarbeidet mellom Østlandssamarbeidet, Osloregionen og Osloregionens Europakontor legges frem for behandling på møte i kontaktutvalget 7. juni Saksredegjørelse Østlandssamarbeidet mottok en henvendelse fra Osloregionens sekretariat 15. februar 2019 der det vises til styrevedtak i Osloregionen 4. desember 2018 i sak 55/2018 om videreutvikling av samarbeidet i Osloregionen. Følgende vedtak ble fattet: «Saken utsettes til etter etableringen av de nye fylkeskommunene i Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor oppfordres til også å ta den politiske vurderingen av videreutvikling av samarbeidet mellom de regionale organisasjonene i Dermed kan arbeidet med disse spørsmålene skje koordinert i de tre organisasjonene. Det bør legges frem sak for styrene i Østlandssamarbeidet, Osloregionen og Europakontoret hvor sekretariatene i de tre organisasjonene får i oppdrag å utrede spørsmålet om videreutvikling av samarbeidet i Osloregionen.» I brevet fra sekretariatet i Osloregionen fremgår det at man ønsker å følge opp vedtaket i samarbeid med sekretariatene i Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor, forutsatt at disse organisasjonene også ønsker å gå videre med en prosess som beskrevet i vedtaket over. Det bes samtidig om tilbakemelding på om Østlandssamarbeidet slutter seg til dette.

15 I vedtaket fra Osloregionen legges det til grunn at saken skal drøftes i 2020 etter at de nye fylkeskommunene er etablert. Jeg regner med at kontaktutvalget vil kunne slutte seg til forslaget om at sekretariatene får i oppdrag å utrede spørsmålet om videre samarbeid mellom Osloregionens Europakontor, Osloregionen og Østlandssamarbeidet. Sekretariatet foreslår at det i første omgang utformes et forslag til mandat for et slikt arbeid/utredningsoppdrag og at vi får forankret dette mandatet i kontaktutvalget til ØS og i styrene til OR og ORE. Med bakgrunn i et omforent og godkjent mandat kan sekretariatene i de tre organisasjonene legge en tidslinje for det operative arbeidet som da kan starte opp tidlig i Sekretariatet ser det som ønskelig å kunne legge frem et forslag til mandat i forbindelse med KU-møtet i juni Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen

16 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 15/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Østlandssamarbeidets kontaktutvalg Strategiske innspill fra Østlandssamarbeidet til nasjonal transportplan Innstilling 1. Kontaktutvalget tar fremlagt informasjon om Østlandssamarbeidets strategiske innspill til ny nasjonal transportplan til orientering. 2. Kontaktutvalget ser det som viktig at Østlandssamarbeider følger opp NTP-prosessen i fortsettelsen slik at man i størst mulig grad kan gi felles og samordnede innspill til samferdselsdepartementet fra fylkeskommunene på Østlandet. 3. I tillegg til de formelle innspillene som gis fra Østlandssamarbeidet, vil det være viktig å forsterke kommunikasjonsarbeidet slik at man kan holde oppe trykket i arbeidet med planlegging og bygging av InterCity-prosjektet. Saksredegjørelse Bakgrunn På møte i kontaktutvalget 2. mars 2018 fikk fagpolitisk utvalg for samferdsel fullmakt til å lede det videre arbeid med revisjon av Østlandspakka, herunder prioritering av innsats- og fokusområder. Kontaktutvalget la til grunn at det legges frem et høringsutkast for drøfting på møte i kontaktutvalget i mars På møte i kontaktutvalget 8. mars 2019 ble utkast til strategisk innspill til NTP drøftet med følgende vedtak. 1. Kontaktutvalget tar fremlagt utkast til strategidokument med innspill til NTP til orientering. 2. Innspillene fra kontaktutvalget innarbeides i strategidokumentet og i de underliggende vedleggene. 3. Fagpolitisk utvalg gis fullmakt til å ferdigstille dokumentene før disse sendes over til samferdselsdepartementet primo mai Fagpolisk utvalg anmodes om å vurdere nærmere hvordan Østlandssamarbeidet kan få gjennomslag for de strategiske føringene og de prioriterte tiltakene som omtales i strategidokumentet.

17 5. Tilsvarende anmodes fagpolitisk utvalg om å revidere Østlandssamarbeidets kommunikasjonstrategi for InterCity med utgangspunkt i strategidokumentet som oversendes Samferdselsdepartementet. Kontaktutvalget forutsetter at revidert kommunikasjonsplan for IC presenteres på KU-møte i juni Etter møtet i kontaktutvalget ble dokumentene justert/oppdatert, og deretter sendt ut til fylkeskommunene for gjennomgang og kvalitetssikring. Nye versjoner av dokumentene ble drøftet på møte i fagpolitisk utvalg 25. april med følgende vedtak i sak 14/ Fagpolitisk utvalg for samferdsel vedtar fremlagte dokumenter med innspill til NTP med de endringer/påpekninger som fremkom i møtet. 2. Østlandsamarbeidets innspill til ny NTP distribueres til alle aktuelle instanser. Vedlagt saken følger endelig strategidokument med tilhørende vedlegg. (I saken til RU er det ikke de endelige og kvalitetssikrede dokumenter som er vedlagt) Videre fremdrift Sekretariatet vil understreke at det vil være viktig at fylkeskommunene i den videre NTP-prosess har en tett dialog slik at man i størst mulig grad kan fremstå samlet ovenfor samferdselsdepartementet og transportetatene. Dette vil øke mulighetene for å få gjennomslag. I det videre arbeidet er det også viktig å ha fokus på hvordan Østlandssamarbeidet kan få gjennomslag for de strategiske føringene og de prioriterte tiltakene som omtales i strategidokumentet. Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen Separate vedlegg: Strategidokument fra Østlandssamarbeidet Vedlegg til strategidokument

18 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 16/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Felles landingsside for Intercity-prosjektet Innstilling 1. Rådmannsutvalget ser positivt på det utarbeides en felles landingsside for InterCity som fylkeskommunene kan bruke i sitt informasjons- og kommunikasjonsarbeid. 2. Rådmannsutvalget ber sekretariatet utarbeide et beslutningsgrunnlag i saken slik at kontaktutvalget på møtet 7. juni kan ta endelig stilling til hvordan det videre arbeid skal gjennomføres. Beslutningsunderlaget bør inneholde budsjetter både for det videre utviklingsarbeidet og driften av landingssiden. 3. Rådmannsutvalget ber sekretariatet utarbeide en revidert kommunikasjonsplan for IC der man også synliggjør hvordan en ny landingsside kan benyttes for å styrke effekten av kommunikasjonsarbeidet. Saksredegjørelse Bakgrunn Vinteren 2019 ble det tatt initiativ til å se nærmere på hvordan Østlandssamarbeidets arbeider med promoteringen av InterCity. Bakteppet var at det fortsatt er for liten synlighet rundt InterCity-prosjektet og betydningen av utbyggingen. Kontaktutvalget drøftet saken på møte 8. mars og gjorde slikt vedtak i KU-sak 06/19 1. Kontaktutvalget ser positivt på at det utvikles en felles digital plattform og landingsside som fylkeskommunene på Østlandet kan bruke i sitt informasjons- og kommunikasjonsarbeid for å promotere InterCity-prosjektet. 2. Fagpolitisk utvalg for samferdsel gis fullmakt til å følge opp arbeidet frem til kontaktutvalgets budsjettmøte i juni Kontaktutvalget forutsetter at fylkeskommunene på administrativt nivå deltar aktivt i det videre utviklingsarbeid. Oppfølging Etter møtet i kontaktutvalget og for å sikre god forankring/involvering av fylkeskommunene ble det gjennomført en workshop 13. mars med deltagelse fra fylkeskommunene (kommunikasjons- og samferdselsfaglig deltagelse) og med oppfølgingsmøte på telefon 27. mars.)

19 Med bakgrunn i innspillene fra worskhop, ble følgende målgrupper utpekt som de viktigste for en ny landingsside: Lokalpolitikere i nedslagsfeltet til IC (fylke og kommune) Stortingspolitikere Politiske rådgivere Ansatte i administrasjonen i fylkeskommunene Embetsverk i samferdselsdepartementet Regionale politikere andre steder i landet Miljøvernorganisasjoner Første skisse Med utgangspunkt i innspillene som er kommet undervegs i prosessen (og utpekte målgrupper) har sekretariatet bedt Gambit utarbeide et forslag til landingsside. Sekretariatet mottok 3. april et justert forslag til innhold/struktur for en felles landingsside for InterCity. Denne fremgår av separat vedlegg. I det foreliggende forslag til landingsside vil man finne all fellesinformasjon om IC på hovedsiden med fire hovedmenypunkter: 1:Hvorfor InterCity - Miljø og mobilitet - Nasjonale og internasjonale korridorer - InterCity - Bærekraftige byer og byregioner 2: Om prosjektet - Hva er InterCity - Status/Fremdrift - Dovrebanen - Ringeriksbanen - Vestfoldbanen - Østfoldbanen - Sitater fra relevante aktører 3: Aktuelt - Nyhetssaker og intervjuer - Presse/dokumenter - Møtereferater, pressemeldinger osv. 4: Kontakt - Kontaktinfo til Østlandssamarbeidet og relevante personer - Om Østlandssamarbeidet Fra hovedsiden vil man også kunne gå videre inn på undersider der man fokuserer nærmere på hver av de fire ulike IS-strekningene; Østfoldbanen, Vestfoldbanen, Dovrebanen og Ringeriksbanen.

20 Det understrekes fra Gambit at dette er en foreløpig skisse som kan videreutvikles og detaljeres ytterligere. Gambit peker også på at det er vanskelig å si noe sikkert om kostnader knyttet til videre konseptutvikling og etter hvert drift av siden før man avklart ambisjonsnivå og valg av målgrupper, samt bestemt seg for innhold/applikasjoner på hovedside/undersider. Drøfting i adm. samferdselsgruppe og i fagpolitisk utvalg På møte i adm. samferdselsgruppe 10. april 2019 ble forslaget til ny landingsside for InterCity drøftet. Det er enighet om det er ønskelig med en slik felles landingsside, samtidig synes det å være enighet om at denne bør gjøres enkel og funksjonell og fremstå som en informasjonsside om IC-prosjektet. Det må også være et tydelig redaktøransvar, slik at siden hele tiden er oppdatert. På møte i fagpolitisk utvalg 25. april ble det i sak 15/19 gjort følgende vedtak: 1. Fagpolitisk utvalg ser det som ønskelig at ny landingsside for InterCity kan være operativ fra 1. januar For å skape oppmerksomhet om InterCity-prosjektet ser fagpolitisk utvalg det som ønskelig at følgende tilleggsaktiviteter vurderes lagt inn i kommunikasjonsplanen for InterCity: a. Arrangementene under Arendelsuka i august 2019 b. Lansering av landingssiden, f.eks i forbindelse med et frokostseminar om InterCity høsten 2019 c. Konferanse i 2020 med InterCity som hovedtema. Sekretariatets vurdering Det er sekretariatets vurdering at en felles landingsside for InterCity kan bli et effektivt verktøy/plattform for fylkeskommunenes videre arbeid med å promotere InterCity. Ut fra innspillene som så langt er kommet, synes det som om fylkeskommunene ser for seg en landingsside som gir riktig og oppdatert informasjon om InterCity-prosjektet, samtidig som man tar ned ambisjonsnivået blant annet i forhold til publisering av nyheter (RSS-feed). Man er også opptatt av at redaktøransvaret er tydelig plassert slik at ansvar for innhold og oppdatering av siden ikke faller mellom flere stoler. Sekretariatet ser positivt på at Østlandssamarbeidet kan påta seg en slik oppgave. Dette innebærer at sekretariatet ser det som ønskelig å bruke noe mer tid på innhold, dimensjonering og kvalitetssikring, slik at en landingsside blir et tjenlig verktøy for de nye fylkeskommunene fra 1. januar Sekretariatet vil derfor innhente ytterligere informasjon/dokumentasjon for å kunne utarbeide budsjetter for utvikling og drift av landingssiden i forkant av budsjettprosessen for 2020 (KUmøte i juni og endelig budsjettvedtak på KU-møtet 1. november 2019). Her vil sekretariatet ta utgangspunkt i at man etablerer en enklere informasjonsside som er enkel å drifte og holde oppdatert. Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen Separat vedlegg: Skisse til felles landingsside fra Gambit datert 3. april 2019

21 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 17/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Næring, kompetanse og innovasjon - status Innstilling 1. Rådmannsutvalget tar informasjonen om kunnskapsgrunnlaget til orientering og ber sekretariatet forberede en egen sak om dette til møte i kontaktutvalget 7. juni. 2. Rådmannsutvalget tar informasjonen om arbeidet med Østlandskonferansen til orientering og støtter forslaget om at konferansen arrangeres i forlengelsen av møtet i kontaktutvalget 1. november. 3. Innspillene fra rådmannsutvalget tas med i det videre arbeidet med kunnskapsgrunnlaget og konferansen. Saksredegjørelse Bakgrunn Politisk styringsgruppe for ØS 2025 la frem sin tilrådning 1. februar 2019 der næring ble utpekt som ett av to sentrale politikkområder for Østlandssamarbeidet videre fremover. På møte 8. mars drøftet kontaktutvalget saken og sluttet seg i sak 11/19 til at næring skal være viktig samarbeidsområde for Østlandssamarbeidet. I sak 08/19 på samme møte besluttet kontaktutvalget at det skal utarbeides et kunnskapsgrunnlag skal bidra til at fylkeskommunene kan få et bedre grunnlag for å kunne vurdere hvordan kompetanse-, nærings- og innovasjonspolitikken på Østlandet kan ses i sammenheng etter 1. januar Videre besluttet kontaktutvalget at det skal arrangeres en konferanse om samme tema. Rådmannsutvalget ble bedt om å utpeke en arbeidsgruppe som kan bistå sekretariatet med nødvendig kompetanse og kapasitet i forhold til arbeidet med kunnskapsgrunnlaget og konferansen. Etter nærmere avtale med ledelsen i rådmannsutvalget ble det bestemt at det videre arbeid med kunnskapsgrunnlaget og konferansen organiseres på følgende måte: I. Utarbeidelse av kunnskapsgrunnlaget: a. Rådmannsutvalget ivaretar rollen som styringsgruppe for prosjektet b. Sekretariatet har ansvaret for det operative arbeidet

22 II. c. En strategisk referansegruppe med representanter fra de nye fylkeskommunene oppnevnes for å bistå sekretariatet i det operative arbeidet Planlegging av konferansen: a. Sekretariatet har ansvaret for planlegging og gjennomføring b. En programkomite med representanter fra de nye fylkeskommunene oppnevnes for å bistå sekretariatet med programutvikling Medlemmene i strategisk referansegruppe og programkomite ble utpekt av fylkesrådmennene/prosjektlederne for de nye fylkeskommunene og fremgår av vedlegg 1. Per dags dato har ikke Oslo kommune oppnevnt representanter til disse gruppene. Kunnskapsgrunnlaget Utarbeidelsen av kunnskapsgrunnlaget vil være viktig i arbeidet med strategiplanen for Østlandssamarbeidet f.o.m. 2020, samt handlingsplan og budsjett for Østlandssamarbeidet må utvikles parallelt med fylkeskommunenes egne reformprosesser, hvilket legger begrensninger på hvor langt arbeidet realistisk sett kan komme i løpet av Sekretariatets intensjon er at kunnskapsgrunnlaget tar utgangspunkt i fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler og fylkeskommunenes ansvar for nærings-, innovasjons- og kompetansepolitikk etter regionreformen. I arbeidet med kunnskapsgrunnlaget vil det etterstrebes å identifisere mulige samarbeidsområder som kan utforskes videre i Første steg i arbeidet med kunnskapsgrunnlaget er gjennomføringen av separate møter med fylkeskommunene. Det vil på møtet i rådmannsutvalget gis en kort statusrapportering fra disse møtene. På bakgrunn av møtene og drøftelsene i rådmannsutvalget vil sekretariatet utforme et notat om det videre arbeid med kunnskapsgrunnlaget til møtet kontaktutvalget 7. juni. Et foreløpig skisse til struktur/innholdsfortegnelse fremgår av vedlegg 3. Konferansen Programkomiteen har gjennomført et første møte om Østlandskonferansen Et foreløpig drøftingsnotat er utarbeidet på bakgrunn av innspillene fra dette møtet. Dette notatet er vedlagt saken (vedlegg 2). Det vil i møtet med rådmannsutvalget bli gitt en oppdatert status om arbeidet med konferansen. Ut fra en samlet vurdering vil sekretariatets tilrådning være at konferansen gjennomføres i forbindelse med og i forlengelse av høstmøtet i kontaktutvalget fredag 1. november, da sentrale fylkespolitikere vil være samlet på dette tidspunktet allerede. Oslo, 27. april 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Morten Stemre Vedlegg 1: Sammensetning av strategisk referansegruppe og programkomite Vedlegg 2: Konferansenotat Vedlegg 3: Struktur kunnskapsgrunnlag (første utkast)

23 Vedlegg 1 Strategisk referansegruppe Medlemmer Fylkeskommune Espen Køhn Innlandet (Hedmark) Ole Inge Gjerald Innlandet (Oppland) Jørn Ragnes Vestfold-Telemark (Vestfold) Hans Jacob Edvardsen Vestfold-Telemark (Telemark) Jan-Helge Atterås Viken (Buskerud) Steinar Normann Viken (Østfold) Oslo Oslo Programkomite Medlemmer Wibeke Børresen Gropen Jørn Rangnes Gerd-Mette Vatne Drabløs Fylkeskommune Innlandet (Oppland) Vestfold-Telemark (Vestfold) Viken (Buskerud) Oslo

24 Vedlegg 2 Østlandskonferansen 2019 "Næring, kompetanse, innovasjon" (vi trenger noe mer snappy her) Kjernekonsept Hvordan skal nærings-, kompetanse- og innovasjonspolitikken utvikles på Østlandet etter regionreformen? Hva innebærer det at fylkeskommunenes samfunnsutviklerrolle skal styrkes? Hva er forventningene til de nye fylkeskommunene hos samarbeidspartnerne? Hvilke samarbeidsarenaer trenger vi i fremtiden? Østlandskonferansen 2019 skal gi informasjon og inspirasjon. Vi skal løfte blikket fra praktiske spørsmål om omorganisering i fylkeskommunene og i stedet være med på å sette ambisjonsnivået fremover for samfunnsutviklerrollen til fylkeskommunene på Østlandet. Målgrupper Ut ifra det foreslåtte konferansekonseptet er det to hovedalternativer for hvordan vi kan definere konferansens målgrupper: En snevrere målgruppe med hovedfokus på fylkeskommunale politikere og administrasjonsledere. Dette kan gi en tydeligere definert målgruppe som ikke risikerer å bli utvannet. En bredere målgruppe med fokus på fylkene og samarbeidspartnere: både politikere og administrasjon, partene i arbeidslivet, samarbeidspartnere som Innovasjon Norge, Forskningsrådet, kunnskapsmiljøer, næringsklynger osv. Gir en samfunnsbredde som kan være mer i tråd med samfunnsutviklerrollen. Tidspunkt Konferansen vil arrangeres i november. Tidspunktet kan være logistisk krevende med hensyn til regionreformen og møtevirksomhet etter valget i september, men også et strategisk godt tidspunkt for å engasjere fylkespolitikerne i overgangsperioden mellom «gammel og ny tid» Det er to hovedalternativer for konferansen: Arrangeres 1. november (tentativt kl. 10:00-15:00) i forlengelsen av møte i Østlandssamarbeidets kontaktutvalg torsdag 31. oktober fredag 1. november. Fordelen er at møtet samler både utgående kontaktutvalg og konstituerer det nye kontaktutvalget, hvilket er et godt utgangspunkt for å samle mange av de fylkeskommunale toppolitikerne. Konseptet med kontaktutvalgsmøte og Østlandskonferansen organisert samtidig kan bli fast praksis på sikt. Arrangeres medio/ultimo november avhengig av møtekalender til fylkeskommunene og tilgjengelighet hos statsråd. Dette gir større fleksibilitet og noe lengre planleggingstid. Programtanker For at konferansen skal bli en inspirasjonsarena i tråd med det foreslåtte konseptet må vi sørge for å utvikle et program som får målgruppen til å tenke "dette bør jeg prioritere". Dette innebærer en kombinasjon av gode navn og spennende programstruktur. Konferansens dramaturgi bør tenkes nøye gjennom. Hvordan sikre at deltakerne forlater konferansen med en positiv opplevelse bør vi begynne med mer overordnende temaer og avslutte med mer konkrete eksempler på "best praksis"?

25 Det blir ventelig for ensformig om konferansen kun består av lengre halvtimes foredrag. Vi bør etterstrebe et variert program med innlegg, panel eller sofadiskusjoner, visuelle virkemidler o.l. Vi bør også unngå parallelle sesjoner, og heller skape et godt helhetlig program. Selv om konferansen skal være en inspirasjonsarena bør den ikke bli et ukritisk hallelujakor. Energiskapende motstemmer kan skape god dynamikk. I tillegg kan vi gjerne ha et kåseri e.l. fra journalist/komiker rett før lunsj for å skape god energi før pausen. Jubileumskonferansen i 2018 var første eksempel på Østlandskonferansen i regi av Østlandssamarbeidet. For å bidra til å bygge opp Østlandskonferansen som et fast arrangement og en merkevare bør vi utvikle en illustrasjonsvideo eller "vignett" som binder landsdelen sammen. Mulige sesjoner (i tilfeldig rekkefølge, sesjonene kan kombineres/flettes på ulike måter) Samfunnsutvikler 1: Hva er forventningene til fylkeskommunenes samfunnsutviklerrolle etter regionreformen, med vekt på nærings- og kompetansepolitikk? Er forventningene samstemte med oppgaver og finansiering? Innledning fra politisk ledelse i KMD som deretter møter fylkespolitikere i paneldebatt. Samfunnsutvikler 2: Hva er forventningene til fylkeskommunene fra ulike samarbeidspartnere? Hvilke samarbeidsarenaer trenger vi for fylkeskommunen og samarbeidspartnerne? Hva er de gode eksemplene? Korte innledninger og sofadiskusjon med både fylkeskommunale representanter, næringsrepresentanter o.l. Østlandet 2020: Illustrasjonsvideo ("Østlandet mangfold og muligheter") kombinert med 'lansdeldefinisjon' fra karismatisk forsker/organisasjonsmenneske. Skal vi utfordre selvbildet med en kvass bergenser som 'opponent'? Næringsplan/strategi: Horisontalt eller sektorrettet, smart spesialisering, Industri 4.0 eller noe annet hvordan vil/bør fylkeskommunene tilnærme seg næringsutvikling? Kan man ha et landsdelsperspektiv, bør det utvikles felles næringsplan/strategier for Østlandet? Innledningene kan inkludere utredning fra NIBR/Oxford Research om smart spesialisering på Østlandet, gjerne supplert med andre relevante eksempler fra Norden/Tyskland. Etter innledningene kan man ha et diskusjonspanel med næringsrepresentanter og politikere. Innovasjon og FoU: Hvordan gi gode incentiver til kommersialisering i forskningssektoren? Hvordan skape kontaktflater for FoU og innovasjon mellom kunnskapsmiljøer og næringsliv, mellom klynger o.l.? Er det hensiktsmessig med et perspektiv på tvers av de nye fylkesgrensene? Bør vi få inn en kritisk stemme på når det offentlige lykkes/ikke lykkes med å fremme innovasjon? Hva er de gode eksemplene? Kompetansebehov: Kompetansebehovsutvalget/NHOs kompetansebarometer/navs bedriftsundersøkelse: hva sier de om kompetansebehov nå og i fremtiden? Hvordan sikre at fylkenes kompetanseutviklingsrolle, med vekt på fagskole og yrkesfag, skjer i samspill med næringslivets behov? Innledning etterfulgt av debatt med nærings- og fagforeningsrepresentant hva er deres ønsker fra fylkene? Hva er best case for samspill mellom utdannelsesinstitusjoner og næringsliv, Kongsbergmiljøet e.l.?

26 Prosessplan April/mai: Juni: September: Oktober: Avklaring om konsept, målgruppe og tidspunkt via videomøte. Tidspunkt kan legge føringer for valg av konferansested, dersom man velger 1. november. Det bør også bli enighet om at man ønsker å produsere visuelt materiale (som video), slik at sekretariatet kan iverksette dette arbeidet. Sekretariatet går i dialog med KMD vedrørende politisk deltakelse før videomøte, formell invitasjon etter videomøte. Innspill til mulige innleggsholdere/cases o.l. i henhold til konferansekonsept via e-post. Møte før sommerferien med brainstorming om innhold på bakgrunn av konferansekonsept og innspill. Overordnet programstruktur avklares, rekruttering av innleggsholdere/innledere kan begynne. Presentasjon av grunnideer til eventuelt visuelt innhold som video/vignett. Konferanselokaler skal være avklart. Programmet skal i størst mulig grad være ferdig utformet i løpet av september. Invitasjoner bør sendes ut tidligst mulig etter sommerferien, før valgkampen begynner med full intensitet. Siste programavklaringer, praktiske oppgaver, oppfølging med målrettede invitasjoner fra fylkeskommunene og Østlandssamarbeidet i fellesskap.

27 Vedlegg 3 Kunnskapsgrunnlag om nærings- og kompetansepolitikk i Østlandssamarbeidet forslag til struktur 1. Bakgrunn 1.1 Østlandssamarbeidet etter regionreformen 1.2 Prosess 2. Regionreform 2.1 Samfunnsutviklerrollen 2.2 Næringspolitikk 2.3 Kompetansepolitikk 3. Kunnskapsøkonomi og kompetanseutvikling 3.1 Fra ressursøkonomi til kunnskapsøkonomi 3.2 Nasjonal kompetansepolitisk strategi 3.3 Kompetansebehovsutvalget og kompetansebarometre 4. Næring og kompetanse i Østlandssamarbeidet tidligere 4.1 Fagpolitisk utvalg for opplæring, kompetanse og verdiskapning 4.2 Todeling av økonomien initiativ til prosjekt 4.3 Smart spesialisering

28 5. Mulige samarbeidsområder for Østlandssamarbeidet 5.1 Østlandet som næringsregion 5.2 Sektorielle eller horisontale innsatser? 5.3 Interessepolitisk påvirkning 5.4 Internasjonalt samarbeid 5.5 Mer enn bare informasjonsutveksling? 6. Organisering av fagpolitisk utvalg 6.1 Politisk deltakelse 6.2 Administrativ organisering 6.3 Faggrupper og ad-hoc grupper Referansedokumenter Interne ØS-dokumenter: - Felles fagskolestrategi for fylkeskommunene på Østlandet Innovasjonsmiljøer og -politikk på Østlandet: fortrinn, utfordringer og noen muligheter for smart spesialisering. NIBR-rapport 2017:17 - Smart spesialisering på Østlandet: Skisse til mulig hovedprosjekt. Forslag fra Oxford Research, mars Strategiprosess for smart spesialisering på Østlandet: forslag til prosjektplan. Arbeidsnotat fra Nordlandsforskning, mai Østlandssamarbeidet etter regionreformen. Tilrådning fra politisk styringsgruppe, januar Andre relevante rapporter og utredninger: - Bioøkonomistrategi for Innlandet : En næringsstrategi med handlingsplan - Meld. St. 6 ( ): Oppgaver til nye regioner - Meld. St. 9 ( ): Fagfolk for fremtiden. Fagskoleutdanning - Nasjonal kompetansepolitisk strategi NAVs bedriftsundersøkelse NHOs kompetansebarometer NOU 2014:14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg - NOU 2016:3 Ved et vendepunkt: Fra ressursøkonomi til kunnskapsøkonomi. Produktivitetskommisjonens andre rapport - NOU 2019:2 Fremtidige kompetansebehov I. Kunnskapsgrunnlaget - NOU 2019:2 Fremtidige kompetansebehov II. Utfordringer for kompetansepolitikken - Regionreformen: Desentralisering av oppgaver fra staten til fylkeskommunene. Rapport fra ekspertutvalg, februar

29 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 18/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Visuell profil for Østlandssamarbeidet Innstilling 1. Rådmannsutvalget støtter forslaget fra sekretariatet om at det bør utvikles en ny visuell profil for Østlandssamarbeidet og at dette behandles på kontaktutvalgets møte 7. juni. 2. Innspillene fra rådmannsutvalget følges opp i det videre arbeidet med saken. Saksredegjørelse Bakgrunn Regionreformen vil medføre endringer for Østlandssamarbeidet utover reduksjonen i antall deltakende fylker. Dette er belyst i RU-saken vedr. ØS2025, men hittil har ikke den politiske styringsgruppen eller kontaktutvalget behandlet spørsmålet om visuelle endringer. Sekretariat finner det hensiktsmessig å utvikle en ny visuell profil for Østlandssamarbeidet og det er ønskelig at bestillingen av et slikt arbeid gjøres av kontaktutvalget på møte 7. juni. Logo og designmanual Det er f.eks. nødvendig å ha klar en ny logo til 1. januar 2020, da nåværende logo visuelt symboliserer åtte fylkeskommuner og samarbeidende parter. Videre kan det være nyttig for Østlandssamarbeidets fremtidige kommunikasjonsarbeid at den visuelle profilen kan benyttes på tvers av alle kommunikasjonsflater. Østlandssamarbeidet har ikke hatt en slik helhetlig profil tidligere. I praksis kan arbeidet med en visuell profil bestå av utarbeidelsen av en designmanual med følgende elementer: En logopakke, egnet både for distribuering til grafiske leverandører og vanlige brukere ved sekretariatet/samarbeidspartnere. Det er to hovedalternativer for logoen: o At man utvikler en helt ny logo for Østlandssamarbeidet. o At man kombinerer de fire nye fylkesvåpnene/logoene til en logo for Østlandssamarbeidet. Et sett med fargekoder, f.eks. varianter av blå, grønn, rød og gul, samt hvit/sort/grå.

30 Typografi, hvor man bør velge en gratis skrifttype tilgjengelig i Office. Enkle maler (brev, rapport, presentasjoner, visittkort mm). Papir/trykkspesifikasjoner som definerer krav til kvalitet, tykkelse, svanemerking osv. En designmanual kan gjøres utfyllende og komplisert, med kostnader deretter. For en liten organisasjon som Østlandssamarbeidet er det unødvendig, hvilket bør reflekteres i kostnadsrammen for oppgaven. Kjernen i Østlandssamarbeidets kommunikasjonsarbeid Før man starter opp arbeidet med en ny visuell profil er det nødvendig å avklare hvilket fokus som skal være kjernen i formidlingen av Østlandssamarbeidet etter regionreformen. Sekretariatet vil her trekke frem to hovedalternativ som kontaktutvalget bør ta stilling til på møtet 7. juni. A. Et funksjonsfokus som vektlegger Østlandssamarbeidets rolle som et nettverkssamarbeid mellom fylkeskommuner. Dette alternativet ligger tett opp til hvordan Østlandssamarbeidet profileres i dag. Hovedargumentet for denne identiteten er merverdien av det eksisterende samarbeidet og merkevaren som er bygget opp gjennom over 25 år. Fokuset er mer innadvendt, men kan være positivt for fylkeskommunenes eierskap til samarbeidet. B. Et landsdelsfokus som vektlegger Østlandssamarbeidets rolle for å utvikle en felles identitet for Østlandet. Dette alternativet vil innebære et tydeligere fokus på landsdelen Østlandet i profileringsarbeidet, hvilket vil være mer i overenstemmelse med både eksisterende og foreslåtte formålsparagraf for samarbeidet. Dette alternativet kan også ses i sammenheng med at den enkelte fylkeskommune nå vil få en tydeligere og viktigere samfunnsutviklerrolle i forbindelse med regionreformen. Ved å gi samarbeidet et tydeligere og bredere landsdelsfokus, vil fylkeskommunene på Østlandet kunne få en viktigere og tydeligere strategisk posisjon over den helhetlige utviklingen i landsdelen. Videre prosess og forankring i fylkeskommunene Det er viktig at Østlandssamarbeidets nye visuelle profil/fokus bidrar til å forsterke den enkelte fylkeskommune sin strategiske rolle og posisjon som regional utviklingsaktør. Det er derfor naturlig at fylkeskommunene får en sentral rolle i det videre arbeidet. Sekretariatet vil derfor se det som ønskelig at rådmannsutvalget nå diskuterer og avklarer hvordan fylkeskommunene etter KU-møtet i juni kan delta i arbeidet med å utforme en ny visuell profil for Østlandssamarbeidet. Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Morten Stemre og Jon Petter Arntzen

31 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 19/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Vedtekter - Østlandssamarbeidet Sekretariatets innstilling 1. Rådmannsutvalget ber om at kontaktutvalget på møtet 7. juni får presentert et forslag til nye vedtekter for Østlandssamarbeidet. 2. Rådmannsutvalget ber sekretariatet innhente vurdering fra fylkesadvokaten i Akershus før saken oversendes kontaktutvalget. 3. Innspillene fra rådmannsutvalget tas med i sekretariatets videre arbeid med saken. Saksredegjørelse Bakgrunn Regionreformen medfører strukturelle endringer for Østlandssamarbeidet, med en reduksjon i antall fylkeskommuner fra åtte til fire. Regionreformen vil dermed endre noen av rammene for Østlandssamarbeidets arbeid og gjør det samtidig nødvendig å se nærmere på Østlandssamarbeidets vedtekter. Høsten 2018 ble Østlandssamarbeidets fremtidige oppgaver og rolle vurdert av en politisk styringsgruppe med mandat fra kontaktutvalget, jf. sak 27/18. Tilrådningen fra politisk styringsgruppe ble deretter behandlet av kontaktutvalget i sak 11/19 på møtet 8. mars, hvor kontaktutvalget besluttet å legge tilrådningen fra styringsgruppen til grunn for det videre arbeidet. Vedtektsendringer Vedtektene til Østlandssamarbeidet ble vedtatt 5. juni 2015 av kontaktutvalget og fremgår av linken:

32 Formålet fremgår av vedtektenes 2: Østlandssamarbeidet har til formål: - å videreutvikle Østlandet som en konkurransedyktig region i Europa, og - å sikre en regional balansert og bærekraftig utvikling innen landsdelen Dette skal skje gjennom: - å fremme regionale interesser overfor eksterne beslutningstakere, og - å drive prosjekt- og utviklingsarbeid av felles interesse Hver fylkeskommune skal inviteres til å delta i prosjekter i regi av Østlandssamarbeidet. Slik deltakelse er frivillig. Styringsgruppen foreslår at formålsparagrafen til Østlandssamarbeidet endres slik: 1. Østlandssamarbeidet skal bidra til å sikre en regional balansert og bærekraftig utvikling på Østlandet gjennom samhandling innenfor politikkområdene samferdsel og næring. 2. Østlandssamarbeidet skal fremme Østlandet som en attraktiv og konkurransedyktig region i Europa. Endringer i vedtektene bør ses i sammenheng med valg av politikkområder og valg av fremtidig organisering av Østlandssamarbeidet. I saken som legges frem for kontaktutvalget bør man drøfte om formålsparagrafen skal knyttes direkte opp mot de to utpekte politikkområdene samferdsel og næring eller om det kan være hensiktsmessig å ha en mer åpen formålsparagraf slik at man i fremtiden kan gjøre endringer i prioritering av politikkområder uten å endre formålsparagraf. Sekretariatets fortolkning av punkt 2. i styringsgruppens forslag til nytt mandat er at man ønsker å styrke Østlandssamarbeidets arbeid med profilering. Punktet kan ses i sammenheng med diskusjonen vedrørende funksjonsfokus vs. landsdelsfokus i saken om visuell profil for Østlandssamarbeidet. Dersom forslaget vedtas av kontaktutvalget bør oppfølging av ny formålsparagraf også inngå som en del av det videre arbeidet med Østlandssamarbeidets internasjonale innsats under ØS2025. I den vedlagte tabellen (vedlegg 2) kommenteres formålsparagrafen og de øvrige paragrafene i vedtektene som det nå kan være aktuelt/naturlig å endre.

33 Videre prosess Det vil være ønskelig at nye vedtekter kan fastsettes på møte i kontaktutvalget 7. juni Dermed kan fylkeskommunene legge de nye vedtektene til grunn i forbindelse med konstitueringen av fylkeskommunene og av Østlandssamarbeidet høsten Som en del av det forberedende arbeidet til KU-møtet ser sekretariatet det som ønskelig at rådmannsutvalget drøfter behovet for endringer på de ulike paragrafene i vedtektene. Innspillene fra rådmannsutvalget vil følges opp og vurderes nærmere av sekretariatet før nytt saksfremlegg utarbeides og legges frem for behandling på møtet i kontaktutvalget på møte 7. juni. Sekretariatet ser det også som naturlig at nytt forslag til vedtekter drøftes med fylkesadvokaten i Akershus, slik at de juridiske vurderingene kan følge saken når denne legges frem for kontaktutvalget. Oslo, 1. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Morten Stemre og Jon Petter Arntzen Vedlegg: Matrise justering av vedtekter for Østlandssamarbeidet

34 Vedlegg 2 Paragraf 1 Navn, medlemskap m.v. Aktuelle endringer Paragrafen må endres med hensyn til endringene i fylkesstrukturen, hvor medlemmene vil være Oslo kommune, Innlandet fylkeskommune, Viken fylkeskommune og Vestfold og Telemark fylkeskommune. Politisk styringsgruppe tilrår at Viken overtar Akershus rolle ovenfor Østlandssamarbeidet i sivilrettslig forstand. 2 Formål Tilrådningen fra politisk styringsgruppes inneholder et nytt forslag til endring av formålsparagraf. Kontaktutvalget må vurdere om endringsforslaget skal følges opp. Det bør i denne sammenheng vurderes om formålsparagrafen bør være «rundere» formulert slik at man ikke nødvendigvis behøver endre formålet selv om det blir endringer i prioriterte politikkområder i fremtiden. 3 Kontaktutvalget I henhold til tilrådningen fra politisk styringsgruppe skal det ikke lenger være administrative medlemmer av kontaktutvalget, kun administrative bisittere/observatører. Tilrådningen fra politisk styringsgruppe berører ikke spørsmålet om posisjon og opposisjon, men intensjonen bak dette var at spørsmålet om medlemmer i utvalget overlates til den enkelte kommune/fylkeskommune. 4 Fagpolitiske utvalg Spørsmålet om posisjon og opposisjon er det samme som under 3 vedrørende kontaktutvalget. 5 Rådmannsutvalget Sammenfallet med administrativt medlem av kontaktutvalget kan ikke lenger anvendes som kriterium dersom det ikke er administrative medlemmer av kontaktutvalget i henhold til 3. Det bør i stedet være sammenfall mellom medlemmer av rådmannsutvalget og administrativ bisitter/observatør i kontaktutvalget.

35 6 Budsjett og kontingent 7 Daglig leder og øvrig sekretariat 8 Regnskap og revisjon Tilrådningen fra politisk styringsgruppe innebærer en videreføring av likhetsprinsippet. Før endelig beslutning bør man muligens drøfte de praktiske konsekvensene av å videreføre dette likhetsprinsippet. Arbeidsgiveransvaret overføres ventelig til Viken i henhold til nødvendige endringer i 1. Rollene med hensyn til regnskap og revisjon overføres ventelig til Viken i henhold til nødvendige endringer i 1. 9 Årsberetning Ingen endringer av vedtekter nødvendig 10 Utmelding Ingen endringer av vedtekter nødvendig 11 Vedtektsendring og oppløsning Ingen endringer av vedtekter nødvendig

36 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 20/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Østlandssamarbeidets kontaktutvalg Rullering av Østlandssamarbeidets strategiplan og handlingsplan - videre prosess Sekretariatets innstilling 1. Kontaktutvalget ser det som ønskelig at ny strategiplan for Østlandssamarbeidet kan behandles i KU-møte 31. oktober/1. november Østlandssamarbeidets handlingsplan 2020 behandles på samme møte. 2. Kontaktutvalget slutter seg til forslaget om at man endrer praksis slik at man heretter har 1-årige handlingsplaner som knyttes direkte opp mot budsjett for det aktuelle året. 3. Innspillene fra kontaktutvalget i forbindelse med behandling av sak om ØS2025 legges til grunn for det videre arbeid med strategi og handlingsplaner. Saksredegjørelse Gjeldende styringsdokumenter Kontaktutvalget besluttet på konstituerende møte 20. november 2015 at Østlandssamarbeidet både skal ha 4-årige strategiplaner og 2-årige handlingsplaner. På møte i kontaktutvalget 9. mars 2016 ble Østlandssamarbeidets strategi for fastsatt. Gjennom behandlingen av strategiplanen bekreftet kontaktutvalget at man ser det som viktig at fylkeskommunene viderefører og forsterker samarbeidet både på eksisterende og nye politikkområder. Rullering av handlingsplanen ble gjennomført høsten 2017 og ny handlingsplan ble vedtatt i KU-sak 14/2018. Innretning og aktivitetsnivå varierer mellom de ulike politikkområdene og dette reflekteres også i handlingsplanen. I tillegg har Østlandssamarbeidet en gjeldende europapolitisk strategi for som ble vedtatt i KU-sak 25/17 den 9. juni Rullering av Østlandssamarbeidets styringsdokumenter

37 Med bakgrunn i at både strategi- og handlingsplan gjelder frem til 31. desember 2019 vil det nå være naturlig å starte arbeidet med å rullere disse styringsdokumentene. Når strategi- og handlingsplanen nå skal rulleres vil det denne gangen være aktuelt å ta hensyn til: regionreformen med nye oppgaver til fylkeskommunene endringen i fylkesstrukturen på Østlandet føringene fra politisk styringsgruppe om at samferdsel og næring skal være «hjørnesteiner» for Østlandssamarbeidet videre fremover. prosessen knyttet til arbeidet med kunnskapsgrunnlaget for næring, verdiskaping og kompetanse kontaktutvalget innspill til grunnlagsdokumentene for ØS205 (på KU-møtet 7. juni) føringene som gis av kontaktutvalget knyttet til ny visuell profil og hvordan man ønsker at Østlandssamarbeidet skal oppfattes i det offentlige rom. samarbeidet med Osloregionen og Osloregionens Europakontor. Sekretariatet ser det som naturlig at nye plandokumenter legges frem for behandling på møte i kontaktutvalget 31. oktober og 1. november Sekretariatet foreslår at prinsippet med 4- årige strategiplaner videreføres, slik ny strategiplan vil gjelde for perioden 1. januar desember Sekretariatet foreslår videre at man går over til 1-årige handlingsplaner som blir mer aktivitetsstyrt og at godkjenning av handlingsplan ses i sammenheng med de årlige budsjettvedtakene. Kontaktutvalget bør derfor drøfte om man i fremtiden skal behandle både budsjett og handlingsplan på juni-møtet eller om det kan være aktuelt at man endrer praksis slik at godkjenning av handlingsplan og budsjett gjøres på høstmøtene. Dette kan evt. kombineres med at man på juni-møtene drøfter rammene for budsjettarbeidet slik at fylkeskommunene får innarbeidet kostnadene til Østlandssamarbeidet i sine egne budsjettprosesser. Planprosess. Det foreslås følgende prosess frem mot endelig godkjenning av styringsdokumentene: # Dato Aktivitet/behandling Drøfting av planprosess i RU-møte Godkjenning av planprosess i KU-møte Notat om innhold i strategi- og handlingsplan fra sekretariatet Frist for fylkesrådmennene å gi innspill til notatet Sekretariatet utformer og sender ut første utkast til strategiplan og handlingsplan for Frist for adm. tilbakemelding fra medlemmene av rådmannsutvalget, kompetansegruppa, strategisk referansegruppe (næring/verdiskaping/kompetanse) adm.samferdselsgruppe og internasjonal adm.gruppe Utkast til ny strategiplan og handlingsplan ferdig fra sekretariatet Behandling av handlingsplan og strategiplan i RU-møte

38 Politisk behandling av handlingsplan og strategiplan i KU-møte Epostgodkjenning av handlingsplan og strategiplan I forhold til politisk behandling av styringsdokumentene må man drøfte og avklare om det er avtroppende eller nytt kontaktutvalg som skal behandle saken. Oslo, 2. mai 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen

39 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 21/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg ØS Forberedelse av KU-sak til møte 7. juni Innstilling 1. Rådmannsutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger i saken. 2. Rådmannsutvalget forutsetter at innspillene fra rådmannsutvalget følges opp i det videre arbeid med KU-saken som skal legges frem for behandling på kontaktutvalgsmøte 7. juni. Saksredegjørelse I denne RU-saken drøfter sekretariatet innhold og prosess i det videre arbeid med ØS Innspillene fra rådmannsutvalget vil bli fulgt opp når saken til juni-møtet i kontaktutvalget skal forberedes. En del av de andre sakene som skal legges frem til behandling på KU-møte i juni 2019 vil måtte ses i sammenheng med saken om ØS 2025, herunder: A. Nye vedtekter for Østlandssamarbeidet B. Planprosesser (strategi og handlingsplan) C. Rammeverk budsjett 2020 D. Kjøreplan for KU-møte i november Det vises i denne sammenheng til vedlegg 1 og til egne saker på RU-møtet. Bakgrunn På møte i juni 2018 oppnevnte kontaktutvalget i Østlandssamarbeidet i sak 27/18 en politisk styringsgruppe som fikk i oppgave å se nærmere på hvilke oppgaver og hvilken rolle Østlandssamarbeidet skal ha etter regionreformen. Innstillingen fra styringsgruppen ble oversendt til kontaktutvalgets medlemmer 1. februar 2019 og er for ordens skyld også lagt ved saken i separat vedlegg. I innstillingen fra styringsgruppen utpekes næring og samferdsel som prioriterte politikkområder for Østlandssamarbeidet. På disse to politikkområdene vil landsdelsperspektivet vil være spesielt viktig og fylkeskommunenes aktive deltagelse i Østlandssamarbeidet vil dermed bidra til å sikre en regional balansert og bærekraftig utvikling i hele regionen.

40 Styringsgruppen foreslår videre at politikkområdene miljø, kompetanse og internasjonalt skal være en integrert del av all interessepolitisk aktivitet i Østlandssamarbeidet og da særlig for å underbygge og styrke ØS sitt arbeid innen samferdsel og næring. Vedtak i kontaktutvalget I KU-sak 11/2019 (mars 2019) ble det gjort følgende vedtak: 1. Kontaktutvalget legger innstillingen fra politisk styringsgruppe til grunn for det videre arbeid. 2. Kontaktutvalget er enig i at samferdsel og næring vil være viktige samarbeidsområder for Østlandssamarbeidet videre fremover. 3. En del av oppgavene og samarbeidsområdene som Østlandssamarbeidet har ansvaret for i dag, er ikke vurdert av politisk styringsgruppe. Eksempler på dette er ungdomsmedvirkning og internasjonalt arbeid, som det ble spesielt pekt på i forbindelse med kontaktutvalgets workshop 2. november Det bør derfor ses nærmere på Østlandssamarbeidets fremtidige politikkområder og oppgaver og en slik vurdering bør ses i sammenheng med regionreformen og fylkeskommunenes nye rolle. 5. Kontaktutvalget ber rådmannsutvalget - med bistand fra sekretariatsleder - utarbeide et bredere beslutningsunderlag slik at kontaktutvalget på møte 7. juni kan drøfte og beslutte hvilke politikkområder og oppgaver som skal legges til Østlandssamarbeidet fra og med 1. januar Kontaktutvalget legger videre til grunn at sekretariatet etter KU-møtet i juni utarbeider handlingsplan og budsjett for 2020 slik at nødvendige vedtak kan gjøres på KU-møte 1. november Dette vedtaket legger noen føringer i forhold til hva som skal på bordet ifm. KU-møtet 7. juni. Sekretariatet har merket seg at kontaktutvalget har besluttet at innstillingen fra styringsgruppen skal legges til grunn for det videre arbeid. Sekretariatet viser også til at kontaktutvalget ønsker et bredere beslutningsunderlag slik at man på juni-møtet kan drøfte og beslutte hvilke politikkområder og oppgaver som skal legges til Østlandssamarbeidet fra og med 1. januar Oppfølging og videre prosess I tråd med KU-vedtaket er det viktig og riktig å involvere rådmannsutvalget i arbeidet med å på plass et bredere beslutningsunderlag i forkant av den politiske behandlingen av ØS 2025 på KUmøtet 7. juni. På et møte 23. april mellom ledelsen i rådmannsutvalget (Tron og Evy-Anni) og sekretariatet var det enighet om at det ville være nyttig for rådmannsutvalget å få seg forelagt en samlet oversikt over de oppgaver og aktiviteter som Østlandssamarbeidet har ansvar for i dag - og som politisk styringsgruppe i sitt arbeid ikke har vurdert og/eller tatt stilling til. I tillegg til en omtale/ beskrivelse av de aktuelle innsatsområdene, bør oversikten også inneholde: - merverdi/nytte for fylkeskommunene - relevansen for de to utpekte politikkområdene næring og samferdsel - ressursbehov Denne oversikten er nå samlet i en matrise som er vedlagt sakspapirene i separat vedlegg. I etterkant av møtet i rådmannsutvalget 8. mai vil sekretariatet ferdigstille saken om ØS 2025 slik at denne kan legges frem til behandling på KU-møtet i juni. Innspillene fra rådmannsutvalget vil i denne sammenheng tas inn i saken.

41 Sekretariatets vurderinger 1. Skal omtalen av de to utpekte politikkområdene samferdsel og næring utdypes og konkretiseres ytterligere i saken som legges frem for KU i juni? På samferdselsområdet foreslår sekretariatet at fylkeskommunenes felles innspill (strategi) til NTP-prosessen pr. mai 2019 kommenteres i ØS-saken. Utdyping/konkretisering utover dette gjøres i forbindelse med det påfølgende arbeidet med strategi- og handlingsplan høsten Når det gjelder næring/verdiskaping og kompetanse utarbeides det en egen sak til KU-møtet i juni. Det er ønskelig at rådmannsutvalget allerede på møte 8. mai drøfter hvordan man kan følge opp de politiske føringene om å etablere næring som politikkområde med eget fagpolitisk utvalg. Det vises i denne sammenheng til egen RU-sak der dette kan drøftes. 2. Politisk styringsgruppe har foreslått at politikkområdene miljø, kompetanse og internasjonalt skal være en integrert del av all interessepolitisk aktivitet i Østlandssamarbeidet - og da særlig for å underbygge og styrke ØS sitt arbeid innen samferdsel og næring. Bør dette utdypes og konkretiseres i saken til kontaktutvalget slik at det er mer tydelig hva dette innebærer og hvilke implikasjoner dette har for organisering og dimensjonering? I forhold til det videre arbeid med klima/miljø vil det være naturlig å utdype tematikken i KU-saken - med en tilrådning (forslag til vedtak) om at det arbeides videre med dette temaet i 2019/2020. Kompetanse skal ses i sammenheng med næring/verdiskaping og omtales ikke nærmere her Internasjonalt (eller europapolitisk arbeid) er omtalt i separat matrise, og det fremgår at Østlandssamarbeidet har en omfattende aktivitet på dette saksområdet i dag. I saksfremlegget til kontaktutvalget bør følgende dokumenter vedlegges: i. matrisen som viser de ulike arbeidsoppgavene som Østlandssamarbeidet har ansvar for. ii. Østlandssamarbeidets europapolitiske strategi som gjelder for perioden Koblingen mellom Østlandssamarbeidets internasjonale arbeid og det nye politikkområde næring er interessant, men samtidig vanskelig å operasjonalisere så lenge man ennå ikke har avklart hvordan ØS skal jobbe med næringsspørsmål på tvers av fylkesgrensene. I saken til kontaktutvalget bør derfor Østlandssamarbeidets internasjonale arbeid omtales med en tilrådning (forslag til vedtak) om at det europapoliske arbeidet i Østlandssamarbeidet videreføres og at man bør ha som intensjon at det i løpet av 2020 skal være avklart hvordan dette politikkområdet skal ses i sammenheng og forsterke politikkområdene samferdsel og næring. De nye fylkeskommunene vil i løpet av de neste årene utvikle egne strategier og bestemme hvordan man skal legge opp det internasjonale arbeidet. Gjennom denne prosessen vil fylkeskommunene på Østlandet samtidig kunne drøfte og avklare hvilke oppgaver og funksjoner som best kan/bør løses på landsdelsnivå. På kort sikt vil derfor en videreføring av Østlandssamarbeidets internasjonale arbeid - innenfor rammen av gjeldende Europastrategi - vil være fornuftig for å få til gode overganger og løsninger frem mot 2025.

42 3. Østlandsutstillingen er omtalt i separat matrise, og det synes å være gode argumenter for at dagens organisering er tids- og kostnadsbesparende for fylkeskommunene. For sekretariatet brukes det bare et beskjedent antall timeverk på det administrative arbeidet med Østlandsutstillingen. Sekretariatet ber rådmannsutvalget avklare om man ønsker dagens organisering videreført. Det lages en tilrådning (forslag til vedtak) til KUsaken i tråd med dette. 4. Det synes som om det er bred tilslutning i kontaktutvalget til å videreføre ØstsamUng som en integrert del av Østlandssamarbeidet, jf. diskusjonene på KU-møtet 8. mars Med etablering av nye fylkeskommuner, vi det være behov for å fornye og se nærmere på hvordan ØstsamUng kan utvikles videre. Det er nå dialog med Oslo kommune med tanke på å få ungdommene fra Oslo til engasjere seg mer aktivt i ØstsamUng. Det foreslås at man i KU-saken gir en omtale av ØstsamUng og om hvordan dette nettverket kan bidra aktivt til å styrke Østlandssamarbeidet. I saken (forslag til vedtak) bør det også fremgå hvilket ressursbehov som bør avsettes for å videreføre ØstamUng som et velfungerende nettverskssamarbeid på Østlandet. 5. Andre oppgaver: I tillegg til oppgavene/politikkområdene nevnt ovenfor, kan man tenke seg at fylkeskommunene kan bruke Østlandssamarbeidet enda mer aktivt til andre/nye oppgaver som f.eks: felles utredningsprosjekter og analyser på landsdelsnivå prosjektledelse i felles utviklingsprosjekter innovasjon i offentlig sektor bistå adm. grupper med deltagelse på tvers av fylkeskommunene) andre oppgaver En premiss for å legge denne type oppgaver til Østlandssamarbeidet, er at høy kost/nytte kan sannsynliggjøres. I saken til kontaktutvalget bør dette utypes med en tilrådning (forslag til vedtak) om at rådmannsutvalget i 2019/2020 ser nærmere på hvordan de nye fylkeskommunene kan bruke Østlandssamarbeidet mer aktivt i forhold til felles utviklings- og driftsoppgaver. Avslutning De nye fylkeskommunene erstatter dagens fylkeskommuner 1. januar På kort sikt vil fylkeskommunene derfor ha fokus på egen organisasjon og de interne utfordringene knyttet til organisering, utvikling og drift. I løpet av de neste månedene vil man også få bedre oversikt over de funksjoner og oppgaver som fylkeskommunene vil få ansvaret for. Når man nå skal drøfte Østlandssamarbeidets fremtidige rolle og oppgaver, bør man derfor ta høyde for at fylkeskommunene i løpet av de neste årene kan ha behov for å integrere nye og/eller endre eksisterende samarbeidsområder/funksjoner/oppgaver. Det bør derfor legges inn nødvendig fleksibilitet og kapasitet i Østlandssamarbeidets sekretariat det neste året, slik at man

43 raskt kan tilpasse seg endrede behov/bestillinger fra deltagende fylkeskommuner. Det vises i denne sammenheng til egen RU-sak om budsjett/handlingsplan for 2020 der dette er nærmere omtalt. Oslo, 28. april 2019 Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Ann Irene Sæternes og Jon Petter Arntzen Vedlegg: 1: Oversikt over andre saker med kobling mot ØS2025 Separate vedlegg: - Tilrådning fra politisk styringsgruppe datert 15. januar Oversikt/matrise over eksisterende oppgaver

44 Vedlegg 1 Andre saker/tema med kobling mot ØS 2025-saken A: Nye vedtekter Som en konsekvens av at 8 fylkeskommuner blir til 4 fra 1. januar 2020 og fordi det nå legges en ny strategi for Østlandssamarbeidet, er det behov for en gjennomgang av vedtektene til Østlandssamarbeidet. Et første forslag til nye vedtekter bør ta utgangspunkt i tilrådningen fra politisk styringsgruppe. Dersom nye vedtekter blir vedtatt på KU-møte 7. juni, vil man også enklere kunne gjennomføre valgene til ØS sine politiske organer ifm. konstituering av nytt kontaktuvalg 1. november Prosessen frem mot KU-møte kan være slik: Notat legges frem for drøfting på RU-møtet. Etter RU-møtet utarbeides KU-sak skrives, der forslag til nye vedtekter tas inn som vedlegg. Beslutninger tas i KU-møte 7. juni. B: Planprosesser Det lages en sak til KU-møtet i juni, der det videre arbeid med ØS sin rullering av strategiplan og handlingsplan (inkl. budsjett) omtales. Her må datoer fastsettes og organisering av arbeidet klargjøres. I hvilken grad FK-ene skal involveres adm. og politisk i dette arbeidet må avklares. Innenfor næring/kompetanse legges det et løp og dette må ses i sammenheng med det øvrige arbeidet her. Prosessen frem mot KU-møte kan være slik: Sekretariatet lager et utkast til planprosess for drøfting på RU-møte Etter møte og innspill fra rådmannsutvalget utarbeides en ny versjon der innspillene fra rådmannsutvalget innarbeides. Egen KU-sak skrives Beslutninger tas i KU-møte 7. juni. C: Rammebudsjett Rammer/forutsetninger for nytt budsjett 2020 bør drøftes på KU-møte i juni Dette er avgjørende for at budsjettarbeidet kan gjennomføres med tanke på endelig budsjettvedtak 1. november. Prosessen frem mot KU-møte kan være slik: Sekretariatet lager et drøftingsnotat budsjett 2020 for drøfting på RU-møte Etter møte og innspill fra rådmannsutvalget utarbeides en ny versjon der innspillene fra rådmannsutvalget innarbeides. Egen KU-sak skrives Beslutninger tas i KU-møte 7. juni. D: KU-møte november Rammene for KU-møte i november må bestemmes på KU-møte i juni. Dette handler om tid/sted og kjøreplan. Skal både det eksisterende og det nye kontaktutvalget innkalles og kan valg/konstituering av nytt kontaktutvalg gjøres på møte 1. november? Prosessen frem mot KU-møte kan være: Sekretariatet lager et utkast til kjøreplan for KU-møtet i november for drøfting på RUmøte i mai.

45 Etter møte og innspill fra rådmannsutvalget utarbeides en ny versjon der innspillene fra rådmannsutvalget innarbeides. Egen KU-sak skrives, der forslag til kjøreplan fastsettes. Beslutninger tas i KU-møte 7. juni.

46 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 22/2019 Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Rammer for budsjett 2020 Innstilling Rådmannsutvalget ber sekretariatsleder forberede en budsjettsak til KU-møtet slik at rammene og forutsetningene for 2020-budsjettet kan fastsettes. Saksredegjørelse For at sekretariatet skal kunne legge frem et budsjett for 2020 på KU-møtet 31. oktober/1. november 2019, vil det være nødvendig at det på KU-møtet i juni legges noen føringer for ambisjonene for det neste året. En rekke av sakene som ligger ved sakskartet til RU-møtet vil også bli lagt frem for drøfting/behandling på KU-møte i juni. Mange av disse sakene vil også kunne ha konsekvenser for budsjettarbeidet. På generelt grunnlag ønsker sekretariatsleder å drøfte med rådmannsutvalget hvordan arbeidet med budsjettet for 2020 kan legges opp slik at man tidligst mulig i prosessen får avklart rammene som skal legges til grunn for det videre budsjettarbeidet. Jon Petter Arntzen Sekretariatsleder Saksbehandler: Jon Petter Arntzen

47 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato Østlandssamarbeidets rådmannsutvalg Møte i kontaktutvalget 31. oktober og 1. november Innstilling 1. Rådmannsutvalget ser det som naturlig at Østlandskonferansen 2019 gjennomføres fredag 1. november i forlengelsen av kontaktutvalgets høstmøte. 2. Rådmannsutvalget tilrår at møtet i kontaktutvalget og Østlandskonferansen 2019 gjennomføres med Hedmark fylkeskommune /Oslo kommune som vertskap. 3. Rådmannsutvalget ser positivt på at både avtroppende og nytt kontaktutvalg inviteres til å delta på kontaktutvalgets høstmøte 31. oktober og 1. november 4. Rådmannsutvalget slutter seg for øvrig til det skissert opplegget og ber sekretariatet utarbeide en egen sak til møtet i kontaktutvalget, der innspillene fra rådmannsutvalget innarbeides i saksfremlegget. Saksredegjørelse Det har vært praksis at høstmøtene til kontaktutvalget har vært avholdt utenfor Akershus Fylkeskommune sine lokaler i Galleri Oslo. I vedlagt oversikt er det laget en oppstilling over stedene/fylkene der kontaktutvalget har hatt sine høst-møter de siste årene. Tid og sted for KU-møtet høsten 2019 Høstmøte i år er berammet til torsdag 31. oktober og fredag 1.november. I utgangspunktet er det det lagt opp til at møtet starter torsdag ettermiddag 31. oktober - og at møtet avsluttes med lunsj fredag 1. november. Dette er i samsvar med etablert praksis. Ut fra oversikten som er vedlagt ser det ut til at både Oslo og Hedmark kan være aktuell som lokalisering for årets høstmøte. Dette bør drøftes nærmere av rådmannsutvalget. Nytt kontaktutvalg Denne gangen kan det være aktuelt å endre opplegget for kontaktutvalgets høstmøte pga. regionreformen og valg av nytt kontaktutvalg. Sammensetningen av det nye kontaktutvalget vil bli annerledes i og med at regionen vil være inndelt i 4 fylkeskommuner mot tidligere 8. I tillegg kan det bli endringer i representasjonen fra den enkelte fylkeskommune slik dette er omtalt i RU-sak om ØS 2025 og i egen RU-sak om nye vedtekter.