26 andelseiere, 15 representert ved fullmakt, totalt 41 stemmeberettigede.

Transkript

1 Protokoll fra ordinær generalforsamling i Studio Pilestredet 2 Borettslag Møtedato: Møtetidspunkt: 20:00 Møtested: OBOS lokaler, Hammersborg Torg 1 Til stede: 26 andelseiere, 15 representert ved fullmakt, totalt 41 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Anders Thorud. Møtet ble åpnet av Anders Thorud Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått: Vedtak: Valgt Anders Thorud B Godkjenning av de stemmeberettigede Noen andelseiere stilte spørsmåltegn ved lovligheten av enkelte fullmakter pga. mistanker om at disse ikke var ferdigutfylt i lys av omtale av temaet i borettslagslovens forarbeider. De aktuelle fullmaktene ble anmodet levert inn. Det ble deretter foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene, inntegning via legitimasjon og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Vedtatt med tilstrekkelig flertall å godkjenne innleverte registreringsblanketter, inntegning via legitimasjon og innleverte fullmakter som bevis på at eierne er tilstede. C Valg av protokollfører og minst en andelseier som protokollvitne Som protokollfører ble foreslått: Som protokollvitne ble foreslått: Anders Thorud Mille Paasche-Aasen og Gerd Marie Vandeskog Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes hadde sendt inn forslag om at det i tillegg føres et referat fra generalforsamlingen. Som referatfører ble foreslått: Ingen frivillige, og forslaget ble trukket. Viser til vedlagte kommentar fra Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Møteinnkallingen ble godkjent, og generalforsamlingen ga OBOS fullmakt til a skjule injurierende innhold i innkallingen

2 2 Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2016 A Behandling av årsberetning og regnskap Forslag: Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2016 ble gjennomgått og godkjent Vedtak: Vedtatt enstemmig B Overføring av årets resultat til balansen Forslag: Årets resultat overføres til egenkapitalen. Vedtak: Vedtatt enstemmig Fastsettelse av styrets godtgjørelse Forslag: Godtgjørelse til det sittende styret for styreperioden ble foreslått satt til kr ,- iht. budsjett Vedtak: Vedtatt enstemmig Innkomne forslag og saker A Skriftlig personvalg Forslag fra Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Valg av tillitsvalgte og andre verv må være ryddig og de avgitte stemmene må sammenholdes med oversikten over fremmøtte andelseiere og fullmakter. Samtidig skal den enkelte andelseier ha frihet til å stemme slik han eller hun selv ønsker uten at de andre møtedeltakerne skal vite hvem den enkelte stemmer på. Forslag til vedtak: Alle personvalg skal på denne generalforsamlingen foretas som hemmelige, skriftlige valg. Styrets forslag til vedtak: Se kommentar nedenfor ved C). B Skriftlig avstemming i saker Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Avstemming i saker må være ryddig og de avgitte stemmene må sammenholdes med oversikten over fremmøtte andelseiere og fullmakter. Noen saker krever vanlig flertall og andre saker krever ⅔ flertall og det må holdes orden på dette. Samtidig skal den enkelte andelseier ha frihet til å stemme slik han eller hun selv ønsker uten at de andre møtedeltakerne skal vite hva den enkelte stemmer. Forslag til vedtak: Alle avstemninger i saker skal på denne generalforsamlingen foretas som hemmelige, skriftlige valg. Styrets forslag til vedtak til punkt B) og C): Det er de fremmøtte på generalforsamlingen, på forslag fra møteleder, som avgjør hvordan avstemninger skal foregå, og dette avgjøres ved håndsopprekning.

3 C Oppdatere dokumentasjon på pp15.info Forslag fra Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes På pp15.info mangler fortsatt de fleste dokumenter, dvs. vedtekter, husordensregler, årsmøteinnkallinger og -protokoller osv. Det feil på lenker som ligger på hjemmesiden. Forslag til vedtak: Styret er ansvarlig for at dokumentene blir gjort tilgjengelige på pp15.info innen 1. juni 2017.Dette gjelder både nye og alle eldre dokumenter innenfor disse kategoriene: Vedtekter Husordensregler Årsmøteinnkallinger og -protokoller Innkallinger til ekstraordinære generalforsamlinger og tilhørende protokoller Følgende informasjon skal også gjøres tilgjengelig på pp15.info innen 1. juni 2017: Oversikt over alle tillitsvalgte med kontaktinformasjon. Hvordan man kommer til hovedsikring og strømavlesning. Hvordan man foretar avlesning av vann og fjernvarme. Hvor man finner FDV-dokumentasjon. Informasjon om ordninger med søppelrom, sykkelkjeller, ekstra bod i sykkelkjeller, takterrasse, nøkler, bom, dugnader, vaktmester osv. Hvordan eierforholdene er slik at andelseiere vet hva som hører til Borettslaget Studio, Pilestredet 2 (Pilestredet Park 15), Studio Pilestredet 1 Boligsameie (Pilestredet Park 14), Pilestredet Garasjelag AS og Pilestredet Park Økodrift Sameie. Styrets forslag til vedtak: Forslagstiller innehar mye kompetanse mht å innhente data og dokumentasjon som omhandler borettslaget, samt å systematisere slike opplysninger. Styret vil gi fullmakt til forslagsstiller til å opprette en oppdatert informasjonsside eller hjemmeside på Obos sin plattform Herborvi som inneholder de opplysninger som er relevante og er naturlig å finnes på en slik infoside, med unntak av forhold rundt andre sameier som ikke er relevant for PP15. I tillegg gis forslagsstiller ansvar for å holde siden løpende oppdatert. D Kontrollere brannsikring Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Brannforskriftene pålegger styrets medlemmer ansvaret for at alle boenhetene i borettslaget er tilfredsstillende sikret mot brann. Forslag til vedtak: Styret skal i løpet av 2017 kontrollere at alle boenhetene i borettslaget er tilfredsstillende sikret mot brann. Generalforsamlingen anbefaler å hyre inn en profesjonell aktør for systematiskgjennomgang og kontroll. Styrets forslag til vedtak: Styret bekrefter at det er årlig ettersyn med brannvarslingsanlegget. Den beste måten å avdekke feil ved anlegget er å holde brannøvelser ved utløsing av brannalarm. Avvik vil registreres på tavla i hovedinngang og ettersyn vil rekvireres ved behov. Styret vil sørge for hyppige brannøvelser. Hvis en beboer registrerer feil ved brannvarsling gir han beskjed om det til styret.

4 E Sette tilbake knappvrider i dører ut fra trappegang til garasjeinnkjørsel Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Dette forslaget er også lagt frem for generalforsamlingen i Pilestredet Garasjelag AS fordi det har vært uklart om dørene det er snakk om er ansvaret til Pilestredet Garasjelag AS eller Borettslaget Studio Pilestredet 2 og hvem som stod for å fjerne knappvriderne i sin tid. Tidligere hadde vi knappvridere i de to dørene ut til garasjeinnkjørslene fra plan 1U og 2U i trapperommet som går fra gårdsrommet ned til garasjeanlegget. Knappvriderne ble fjernet av styret, og med det har man laget en brannfelle. Inne fra garasjeanlegget er dørene ut mot trapperommet merket med rømningsvei og de har knappvrider. Når noe er en rømningsvei (nødutgang) skal man også ha mulighet for tilbakerømning, uten å måtte ha eller bruke nøkler. Det er ikke tilbakerømning å skulle gå opp to trapper, men å kunne komme seg videre ut i garasjeinnkjørselen og til gaten er tilbakerømning. En rømningsvei skal lede til «sikkert sted», og trapperommet er ikke «sikkert sted». Kan man komme seg ut i garasjeinnkjørselen via en dør med knappvrider, så leder rømningsveien til «sikkert sted». Siden det er knappvrider i dørene som leder fra garasjen til trapperommet, er det enkelt å komme seg fra innsiden av garasjen og ut i trapperommet uten å ha nøkkel, dette gjelder både voksne og barn. Brenner det lenger opp i trappen er man da fanget i en brannfelle fordi man ikke kan komme inn i garasjen eller ut til gaten uten å bruke nøkkel. Forslag til vedtak: Knappvridere settes tilbake i de to dørene ut til garasjeinnkjørslene fra plan 1U og 2U i trapperommet som går fra gårdsrommet ned til garasjeanlegget innen 1. juni Styrets forslag vedtak: Det gjøres ingen endring av styret i PP15 om tilgangen til garasjen. Denne saken hører ikke hjemme som generalforsamlingssak, og som forslagsstiller vet godt ble den behandlet og avgjort i Saken berører også interessene til PP14 og garasjelaget. Hvis noen er interessert kan de henvende seg til styret og lese saksdokumentene. F Sikring mot takras Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes I glippen mellom snøfangerne på taket i innerhjørnet over inngangsdøren til leilighet 110 oppstår det fra tid til annen takras. Vi har opplevd at store isklumper sklir ned fra taket og lander på plattingen utenfor leilighet 110 og 111. Vi har siden mars 2012 jevnlig henvendt oss til styret for å få på plass en sikring mot takras i dette innerhjørnet, men slik sikring er ennå ikke på plass. Forslag til vedtak: Innen 1. november 2017 skal styret sørge for at det settes opp snøfangere i glippen mellom snøfangerne i innerhjørnet over inngangsdøren til leilighet 110 slik at det ikke kommer takras ned på plattingen. Styrets forslag til vedtak: Forslag fra forslagsstiller avvises. Denne saken ble også behandlet ferdig i 2014, og er heller ikke en sak for generalforsamling. Årsaken til isdannelse ble lokalisert og sikret. Styret er ikke kjent med, og har heller ikke fått melding om at det er problem med takras siden Det anbefales at forslagsstiller tar kontakt med styret for å finne en løsning som vil være tilfredsstillende for dem.

5 G Innrapportering av boligenheter og arealfordeling til Oslo kommune, klage på utskrevet eiendomsskatt, samt erstatningsansvar - Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Forslag til vedtak 1: Styret plikter snarest mulig å innhente antall boligenheter og arealfordeling fra samtlige andelseiere og melde dette inn til Oslo kommune. Forslag til vedtak 2: Styret plikter snarest mulig å sende klage til Oslo kommune dersom styret heller ikke i 2017 har meldt inn korrekte opplysninger om boligenheter og arealfordeling. Forslag til vedtak 3: Dersom andelseiere igjen i 2017 får urettmessig eiendomsskatt fordi styret ikke har innhentet og meldt inn boligenheter og arealfordeling, skal styremedlemmene i styret som har sittet i personlig belastes den eiendomsskatten dette utgjør. Styrets vurdering av denne saken. Det skal være unødvendig å fatte noe vedtak til de 3 krav forslagsstiller fremmer. Styret har gitt orientering til andelseierne på hjemmesiden pp15.info/ om hvordan de skal forholde seg hvis de har klage på hvordan deres skatt er beregnet. For å være sikker på at styret hadde dekning for sitt syn ble det innhentet en vurdering fra OBOS Juridisk på dette, som ga styret medhold i vår forståelse og håndtering av spørsmålet. Det må det være opp til den enkelte å klage dersom man mener beregningsgrunnlag for eiendomsskatt er feil. H Vedtektsendringer Forslag fra Mille Paasche-Aasen og Steinar Hernes Vedtektsendring 1: Antall varamedlemmer. I protokollen fra generalforsamlingen 7. mai 2008 er følgende vedtatt: «6 Endring av vedtektenes punkt 8-1 (1) Vedtak: Det ble forslått å endre vedtektenes punkt 8-1(1) til: 8-1 Styret (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og 2-4 andre medlemmer med 2-4 varamedlemmer. Enstemmig vedtatt» I tillegg foreslår vi at varamedlemmene rangeres. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-1 (1) oppdateres i henhold til vedtaket som ble gjort 7. mai 2008, og det legges til at varamedlemmene rangeres. Gammel tekst lyder slik: "8-1 Styret. (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og to til fire andre medlemmer med to til tre varamedlemmer". Ny tekst lyder slik: 8-1 Styret. (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og to til fire andre medlemmer med to til fire rangerte varamedlemmer. Generalforsamlingen bestemmer rangeringen. Styrets forslag til vedtak: Nåværende praksis opprettholdes. Konseptet «rangering» virker ganske ladet. Tror ikke vi vil åpne for å rangere hverandre. Vedtak forslag vedtektsendring 1: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 2: Varamedlemmer kalles inn til alle styremøter. For å sikre at varamedlemmer er godt orientert om driften i borettslaget slik at de kan tre inn i styret når det er nødvendig, må varamedlemmene kalles inn til alle styremøter og involveres i kommunikasjon som foregår i andre former. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-2 (2) oppdateres slik at det fremgår at varamedlemmer har møterett. Gammel tekst lyder slik: 8-2 Styrets oppgaver. (2) Styreleder skal sørge for at styret holder møte så ofte som det trengs. Et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret sammenkalles.

6 Ny tekst lyder slik: 8-2 Styrets oppgaver. (2) Styreleder skal sørge for at styret holder møte så ofte som det trengs. Et styremedlem eller forretningsføreren kan kreve at styret sammenkalles. Alle varamedlemmer skal kalles inn til alle styremøter. Varamedlemmene skal også inkluderes i korrespondanse og kommunikasjon som styret fører på andre plattformer, f.eks. e-post, SMS og telefon. Styrets forslag til vedtak: Nåværende praksis opprettholdes. Styret har ved flere anledninger innkalt vara ved behov for å drøfte konkrete oppgaver. Å innføre krav om deltagelse av vara på alle styremøter, sammen med informasjonsflyten som foreslås vil antagelig gi styret adskillig merarbeid og støy. Styret trenger arbeidsro ikke en polsk riksdag. Det er ingen krevende øvelse å sette vara inn i forholdene og fakta i en sak skulle en vara bli innkalt ved styremedlems fravær. Vedtak forslag vedtektsendring 2: Forslaget til endring av 8-2 Styrets oppgaver ble enstemmig vedtatt. Vedtektsendring 3: Varamedlemmer har stemmerett når styremedlemmer har forfall. Når et styremedlem ikke er tilstede på et styremøte (også om styremøtet avholdes på telefon, SMS eller e-post), får et varamedlem stemmerett. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-3 (1) oppdateres slik at det fremgår at varamedlemmer har stemmerett når styremedlemmer har forfall. Gammel tekst lyder slik: 8-3 Styrets vedtak. (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak kan treffes med mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. Ny tekst lyder slik: 8-3 Styrets vedtak. (1) Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av alle styremedlemmene er til stede. Vedtak kan treffes med mer enn halvparten av de avgitte stemmene. Står stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. De som stemmer for et vedtak som innebærer en endring må likevel utgjøre minst en tredjedel av alle styremedlemmene. Når et styremedlem ikke er til stede, får et av de fremmøtte/deltagende varamedlemmene stemmerett, der varamedlemmenes rangordning følges. Dette gjelder også når styremøtet avholdes og beslutninger tas på andre plattformer, f.eks. e-post, SMS og telefon. Styrets forslag til vedtak: Nåværende praksis opprettholdes. Vara blir innkalt ved fravær av styremedlem for å gjøre styret beslutningsdyktig, og får dermed automatisk stemmerett i det tilfellet. Vedtak forslag vedtektsendring 3: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 4: Styret plikter å være representert på sameiermøter i PPØ. På ordinært sameiermøte i Pilestredet Park Økodrift (PPØ) 18. mai 2016 var styret i borettslaget ikke representert. På sameiermøtet var det først en orienteringssak om styrets plikt til å kontrollere brannsikring, og deretter ble saker av stor økonomisk betydning gjennomgått. Ved å delta på sameiermøtet får styret viktig informasjon om økonomiske krav som kan komme fra sameiet. Styret får også vært med på å stemme over saker som gjelder Pilestredet Park. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-2 (4) opprettes slik at det fremgår at styret plikter å være representert på sameiermøter i PPØ. Ny tekst lyder slik: "8-2 Styrets oppgaver. (4) Styret plikter å være representert på sameiermøter i Pilestredet Park Økodrift (PPØ)."

7 Styrets forslag til vedtak: Styret har myndighet til å utpeke en andelseier til å la seg representere i PPØ. Styret foreslår at forslagsstiller møter på sameiermøter i PPØ, og pålegges å skrive referat fra møtet som orientering til styret. Vedtak forslag vedtektsendring 4: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 5: Vedtektsfeste valgkomiteen. I borettslaget har vi hvert år valg av valgkomite. Valgkomiteen bør vedtektsfestes. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 9-4 strekpunkt 3 oppdateres og nytt kapittel mellom kapittel 8 og 9 opprettes slik at det fremgår at borettslaget skal ha en valgkomite på 3 medlemmer. Gammel tekst lyder slik: "9-4 Saker som skal behandles på ordinær generalforsamling [Strekpunkt 3:] - Valg av styremedlemmer og varamedlemmer." Ny tekst lyder slik: 9-4 Saker som skal behandles på ordinær generalforsamling [Strekpunkt 3:] - Valg av styremedlemmer, varamedlemmer og valgkomite. Ny tekst i nytt kapittel 9 lyder slik: "9. Valgkomiteen og dens oppgaver 9-1 Valgkomiteen (1) Borettslaget skal ha en valgkomite som skal bestå av tre medlemmer. Medlemmer av styret kan ikke velges inn i valgkomiteen. (2) Valgkomitemedlemmer velges for ett år. Valgkomitemedlemmer kan gjenvelges. (3) Styret skal sørge for at valgkomiteen så snart den er valgt får tilgang til kontaktinformasjon (navn, e-post, mobiltelefon og andelsnummer) til alle andelseiere og beboere. 9-2 Valgkomiteens oppgaver (1) Valgkomiteens oppgave er å innstille kandidater til borettslagets verv (styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og valgkomitemedlemmer). (2) Valgkomiteen skal levere sin innstilling til borettslagets forretningsfører 1 måned før generalforsamlingen. (3) Valgkomiteen redegjør for sin innstilling på generalforsamlingen." Merknad: Opprinnelige kapitler 9, 10 og 11 får nye numre: 10, 11 og 12. Styrets vurdering og innstilling: Det fattes ingen vedtak til forslagsstillers forslag i denne omgang. Styret kan gi sin tilslutning til å vurdere å vedtektsfeste valgkomite. Alt om antall komitemedlemmer, mandat og arbeidsmetoder må utredes i mer detalj, derfor bør det ikke vedtektsfestes noe rundt dette før en utredning foreligger. Det ble valgt valgkomite ved ekstraordinær generalforsamling Med bakgrunn i alvorlige uregelmessigheter i forbindelse med komiteens arbeid og innstilling til årsmøtet i år må det først fastsettes klare rammer for komiteens virke. Disse forhold tas opp i mer detalj i avsnitt 5 - Valg av tillitsvalgte. Vedtak forslag vedtektsendring 5: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 6: Frist for innlevering av saker til generalforsamlingen. Fristen for innlevering av saker som ønskes behandlet på ordinær generalforsamling har noen år vært svært tidlig. I år var den 2,5 måned før generalforsamlingen. Det synes unødvendig tidlig. Med henvisning til at vedtektenes punkt 9-3 (4) åpner for at saker til behandling kan distribueres elektronisk, er det ikke et praktisk problem å ha en innleveringsfrist som er tettere opp til møtedato. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 9-3 (1) oppdateres slik at det fremgår at fristen for innlevering av saker som ønskes behandlet på ordinær generalforsamling er 1 måned før dato for møtet. Gammel tekst lyder slik: " 9-3 Varsel om og innkalling til generalforsamling.

8 (1) Forut for ordinær generalforsamling skal styret varsle andelseierne om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet." Ny tekst lyder slik: "9-3 Varsel om og innkalling til generalforsamling (1) Forut for ordinær generalforsamling skal styret varsle andelseierne om dato for møtet og om frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Frist for innlevering av saker som ønskes behandlet skal være satt til 1 måned før dato for møtet." Styrets forslag til vedtak: Forslagsstillers forslag tas ikke til følge. Det er forretningsfører OBOS som foreslår fristene for innlevering av saker. Det er mange ting som skal på plass for å forberede til årsmøtet; revisjon av regnskap, behandling av innkomne forslag og å samle inn all dokumentasjon som skal fremlegges generalforsamlingen. Alt skal sendes til trykking og utsendelse i rimelig tid før møtet skal avholdes. For å få en ryddig og oversiktlig avvikling av årsmøtene bør borettslaget og andelseiere kunne forholde seg til dette. Vedtak forslag vedtektsendring 6: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 7: Godtgjørelse til styret. Mange andre borettslag har en ordning med at det er valgkomiteen som kommer med forslag til godtgjørelse til styret slik at dette ikke kommer fra styret selv. Det er også fornuftig at det settes en grense for hvor mye av godtgjørelsen et enkeltmedlem kan tilkjennes. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-1 (4) opprettes slik at det fremgår at det er valgkomiteen som foreslår styrets godtgjørelse og at et enkeltmedlem ikke kan tilkjennes mer enn 50 % av den totale godtgjørelsen. Ny tekst lyder slik: "8-1 Styret (4) Etter forslag fra valgkomiteen tilkjenner Generalforsamlingen årlig styret et honorar. Styrets valgte medlemmer bestemmer selv fordelingen av honoraret, med den begrensning at intet enkeltmedlem kan tilkjennes mer enn 50 % av det totale honoraret." Styrets forslag til vedtak: Nåværende praksis opprettholdes. Generalforsamlingen innehar myndighet til å forkaste eller godkjenne styrets forslag til sin godtgjørelse, og styret vil alltid forholde seg til det vedtak som fattes. Styret bør videre gis såpass tillit at det kan fordele godtgjørelsen slik det finner formålstjenlig. Hvis det skulle oppstå en konfliktsituasjon mellom valgkomite og styret, hvilket ikke er utenkelig, vil det fort kunne reises tvil om valgkomiteens motiver i sine vurderinger av styrets godtgjørelse. Dette vil være uheldig. Det henvises også til Vedtektsendring 5 Styrets forslag til vedtak. samt 5. Valg av valgkomite, og styrets vurdering av valgkomiteens arbeide i denne perioden. Vedtak forslag vedtektsendring 7: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 8: Styremedlemmer som påtar seg andre oppgaver for borettslaget Et styremedlem som påtar seg andre oppgaver for borettslaget (f.eks. vaktmesterarbeid, gartnerarbeid, drift av nettside), kan ikke få godtgjørelse for slike oppgaver. Styremedlemmer honoreres normalt for sin innsats og resultater gjennom fastsettelse av styrehonorar på generalforsamlingen. Det ligger innenfor styrets alminnelige beslutningsmyndighet å ansette funksjonærer/vaktmestere. Denne adgang skal ikke benyttes til å ansette eller honorere styremedlemmer eller styremedlemmers nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-1 (5) opprettes slik at det fremgår at styremedlemmer eller styremedlemmers nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser ikke kan ansettes eller honoreres for andre oppgaver han eller hun utfører for borettslaget.

9 Ny tekst lyder slik: "8-1 Styret (5) Styret kan ikke ansette eller honorere styremedlemmer eller styremedlemmers nære familie, slektninger, venner eller forretningsforbindelser." Styrets forslag til vedtak: Forslagsstillers forslag tas ikke til følge. Styret vil forbeholde seg retten til fritt å kunne innhente bistand og rådgivning der styret finner det hensiktsmessig. Eventuell honorering for slik ekstern bistand vil alltid gjøres opp etter gjeldene regelverk og med ettersyn av revisor. Styret ser hverken grunn eller behov for å vedtektsfeste forslaget fra Vedtak forslag vedtektsendring 8: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 9: Informasjon fra styret til andelseiere på e-post. Andelseiere har de siste årene opplevd at informasjon fra styret ikke når frem. Når informasjon skal kommuniseres ut må man ta hensyn til at: Andelseiere fra tid til annen bortreist i kortere eller lengre tid. Noen andelseiere bor et annet sted. Ikke alle andelseiere har sin inngang via oppgangene, slik at oppslag her ikke når frem i tide. Ikke alle andelseiere sjekker postkassen like ofte som e-post. Posten har ikke lenger levering av post på lørdager og søndager, så normalt sett er det heller ingen grunn til å sjekke postkassen i helgen. For å sikre at informasjon når ut til alle andelseiere raskt og uavhengig av hvor de er, foreslår vi at e-post benyttes som hovedkanal for informasjon. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-2 (5) opprettes slik at det fremgår at styret må varsle alle andelseiere om alle saker via e-post: Dette gjelder både ny informasjon, oppdateringer i saker, når nettsiden oppdateres, når det er hengt opp oppslag, delt ut lapper i postkasser eller på dører, sendt brev eller når informasjon er postet på en ev. facebookside. Dette gjelder også informasjon, innkalling og sakspapirer til generalforsamling og beskjeder fra PPØ (f.eks. melding om juletreinnsamling, felles konteiner vår og høst og hagegruppe). Ny tekst lyder slik: "8-2 Styrets oppgaver (5) Styret skal benytte e-post for å formidle all informasjon til andelseiere. Andre kanaler kan benyttes i tillegg." Styrets forslag til vedtak: Denne informasjon vil være tilgjengelig på Herborvi, som forslagsstiller vil holde oppdatert. Alle andelseiere vil til enhver tid kunne logge seg inn der for «siste nytt». Dette er en svært kostnadseffektiv og brukervennlig portal som alltid er tilgjengelig. Se også styrets innstilling punkt 4 avsnitt D). Benkeforslag til ny tekst lyder slik: "8-2 Styrets oppgaver (5) Styret skal benytte e-post eller sms for å formidle all informasjon til andelseiere. Andre kanaler kan benyttes i tillegg." Vedtak forslag vedtektsendring 9: Benkeforslag til nytt punkt (5) under 8-2 Styrets oppgaver ble enstemmig vedtatt Vedtektsendring 10: Informasjon til nye andelseiere. Nye andelseiere bør få så mye informasjon som mulig tilsendt fra styret. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-2 (6) opprettes slik at det fremgår at styret skal gi informasjon om borettslaget til nye andelseiere. Informasjonen skal inkludere: Oversikt over alle tillitsvalgte med kontaktinformasjon.

10 Borettslagets nettside og ev. andre informasjonskanaler (f.eks. facebookgruppe). Vedtekter og husordensregler. Innkallinger og protokoller fra generalforsamlinger. Hvordan man kommer til hovedsikring og strømavlesning. Hvordan man foretar avlesning av vann og fjernvarme. Hvor man finner FDV-dokumentasjon. Informasjon om ordninger med søppelrom, sykkelkjeller, ekstra bod i sykkelkjeller, takterrasse, nøkler, bom, dugnader, vaktmester osv. Hvordan eierforholdene er slik at nye andelseiere vet hva som hører til Borettslaget Studio Pilestredet 2 (Pilestredet Park 15), Studio Pilestredet 1 Boligsameie (Pilestredet Park 14), Pilestredet Garasjelag AS og Pilestredet Park Økodrift Sameie. Ny tekst lyder slik: "8-2 Styrets oppgaver (6) Styret skal ta kontakt med nye eiere så tidlig som mulig og få deres e-postadresser og mobilnumre. Styret skal sørge for at nye eiere får informasjon om borettslaget." Styrets forslag til vedtak: Forslagsstillers forslag tas ikke til følge. Dette er ikke styrets oppgave. Styret har ikke anledning til å drive resepsjonsvirksomhet, og å vedtektsfeste slikt er spesielt, for å si det mildt. Hvis en andelseier ser dette som en oppgave vil styret bistå og tilrettelegge for en slik tjeneste. I tillegg gir eiendomsmegler mye informasjon om borettslaget i sine salgsprospekt. Obos også gir tilleggsinformasjon ved overtagelse av leilighet. Vedtak forslag vedtektsendring 10: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra Vedtektsendring 11: Avholde dugnader. De siste årene har det ikke vært avholdt dugnader i borettslaget, samtidig som fellesutgiftene har blitt økt for å veie opp for økte kostnader. Både for borettslagets økonomi og for bomiljøet er det positivt å avholde dugnader. Vi foreslår at det avholdes to dugnader i året vår og høst og at styret passer på å samle opp oppgaver som kan gjøres på dugnad istedenfor å sette disse ut som betalte oppdrag. Til gjengjeld bør styret arrangere og budsjettere for at dugnaden avsluttes med en sosial sammenkomst. Forslag til vedtak: Vedtektenes punkt 8-2 (7) opprettes slik at det fremgår at styret er ansvarlig for at det holdes to dugnader med påfølgende sosialt samvær i året. Punktet om dugnad i husordensreglene strykes: "DUGNAD. Det avholdes dugnad når styret finner behov for det. Dugnader varsles ved oppslag minst to uker før den avholdes. Alle andelseiere oppfordres til å delta på dugnad." Ny tekst lyder slik: "8-2 Styrets oppgaver (7) Styret er ansvarlig for å avholde dugnad to ganger i året vår og høst med påfølgende sosial sammenkomst. Styret skal gi andelseiere og beboere informasjon om dugnaden minst to uker før den avholdes. Alle andelseiere oppfordres til å delta på dugnad." Styrets vurdering og forslag til vedtak: Deltagelse på dugnad er en frivillig sak som ikke egner seg til å vedtektsfeste. Det er ikke riktig som det påstås at det ikke er holdt dugnader, heller ikke at fellesutgifter er økt som en følge av «manglende» dugnader. Det er blitt avholdt dugnad hvert år på våren, men fremmøtet har vært dårlig de siste par år. Styret vil fortsette å invitere til dugnad, og oppfordrer alle til å delta. Styret har denne våren spurt de to vara er om de ville være med og hjelpe til med å arrangere dugnad i år, uten å ha fått noe respons fra dem. Det er ofte et tegn på dårlig sosialt miljø at deltagelse på dugnader går ned. Det kan være tid for å se litt på miljøet i borettslaget, hvorfor det er blitt så lite inkluderende og fiendtlig, og spørre seg selv om man kan bidra med noe positivt. Å vedtektsfeste dugnad løser ikke problemet med et dårlig miljø. Det er det beboerne selv som må ta tak i. Vedtak forslag vedtektsendring 11: Forslaget ble trukket. Viser til vedlagt kommentar fra

11 I Forslag til vedtektsendring Forslag fra styret Styret har sett tendenser til det som kan synes å være forsøk på å vri styrets sammensetning i favør av et mindretall andelseiere som har en betydelig økonomisk egeninteresse i en sak som har versert i borettslaget over lang tid. Dette skjer ved å unnlate å spørre styremedlemmer som står på valg om de ønsker gjenvalg, og å foreslå en betydelig utvidelse av antall styremedlemmer og medvirkning av vara'er, sammen med en utilbørlig opptreden fra valgkomiteen. For å sikre at styret i mest mulig grad kan stå samlet i sine vurderinger foreslås å presisere i vedtektene om antall medlemmer. Styrets forslag til vedtektsendring: 8. Styret og dets vedtak Gammel tekst: "8-1 (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og to til fire andre medlemmer med to til tre varamedlemmer." Styrets forslag til ny tekst: "8-1 (1) Borettslaget skal ha et styre som skal bestå av en styreleder og 2 andre medlemmer med 2 varamedlemmer." Vedtak forslag til vedtektsendring fra styret: Forslaget ble trukket av

12 5 Valg av tillitsvalgte A Valg av styreleder Som styreleder for 2 år, ble foreslått.: Som styreleder for 2 år, ble foreslått.: Christian Chernus Christian Fredrik Delmas Wesenberg Vedtak: Christian Fredrik Delmas Wesenberg ble valgt B Valg av styremedlemmer Som styremedlem for 2 år, ble foreslått: Som styremedlem for 2 år, ble foreslått: Som styremedlem for 2 år, ble foreslått: Som styremedlem for 2 år, ble foreslått: Som styremedlem for 2 år, ble foreslått: Emma Evensen Lie Olsen Steinar Bugge Kristian Prøis Rusten Gerd Marie Vandeskog Christian Chernus Vedtak: Emma Evensen Lie Olsen, Steinar Bugge og Christian Chernus ble valgt C Valg av varamedlemmer Som varamedlem for 1 år, ble foreslått: Som varamedlem for 1 år, ble foreslått: Som varamedlem for 1 år, ble foreslått: Som varamedlem for 1 år, ble foreslått: Kristian Prøis Rusten Steinar Hernes Bengü Aker Christensen Gerd Marie Vandeskog Vedtak: Valgt ved akklamasjon D Valg av valgkomité Som valgkomitemedlem for 1 år, ble foreslått: Som valgkomitemedlem for 1 år, ble foreslått: Som valgkomitemedlem for 1 år, ble foreslått: Carina Morch Mille Paasche-Aasen Emma Christine Granby Staubo Vedtak: Valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 23:10. Protokollen signeres av Anders Thorud /s/ Mille Paasche-Aasen /s/ Gerd Marie Vandeskog /s/ Møteleder og protokollfører Protokollvitne Protokollvitne

13 Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Christian Fredrik Wesenberg Pilestredet Park Styremedlem Emma Evensen Lie Olsen Pilestredet Park Styremedlem Steinar Bugge Pilestredet Park Styremedlem Christian Chernus Pilestredet Park Styremedlem Gunnar Areklett Pilestredet Park Varamedlem Steinar Hernes Pilestredet Park Varamedlem Bengü Aker Christensen Pilestredet Park Varamedlem Kristian Prøis Rusten Pilestredet Park Varamedlem Gerd Marie Vandeskog Pilestredet Park