Godkjent versjon RAM modellen v.5

Transkript

1 RAM modellen v.5 1 Introduksjon Prosessen bak utviklingen av RAM Målet bak RAM RAM-modellen Minimumskrav for en RAM-vurdering Vekting av vurderingsområder Vurderingsgrunnlaget for RAM Tildeling av tilskudd... 6 Vedlegg: RAM V.5 standarder... 7

2 1 Introduksjon Avdeling for sivilt samfunn (SIVSA) i Norad forvalter tilskudd til en rekke store og små sivilsamfunnsorganisasjoner, som sammen med sine partnerorganisasjoner arbeider for å styrke sivilt samfunn, fremme menneskerettigheter og redusere fattigdom i utviklingsland. De årlige søknadsrundene i SIVSA er omfattende, tid- og ressurskrevende, der også ambassader og fagavdelinger gir sine vurderinger. For å sikre best mulig samsvar mellom kvaliteten på organisasjonenes arbeid og størrelsen på tilskudd, begynte SIVSA i 2015 å behandle søknadene på en mer åpen og systematisk måte etter en metode som nå kalles RAM. RAM er et internt arbeidsverktøy som bygger på Norads eksisterende forvaltningsverktøy og prosedyrer. I prosessen med å utvikle modellen, har SIVSA trukket på erfaringer fra arbeidet til danske Danida med deres «Resource Allocation Model (RAM)». Danida begynte å bruke RAM-verktøyet i 2014 for å vurdere tilskudd til 11 danske organisasjoner. Den norske ordningen (kapittel/post ) skiller seg imidlertid betydelig fra den danske og SIVSA har derfor forenklet og tilpasset modellen til norske forhold. Vi kalte opprinnelig den norske varianten «RAM Light», men fra 2017 er det kortet ned til «RAM». I dette dokumentet blir begrepet «RAM» brukt for å beskrive den nåværende versjonen og alle tidligere versjoner. 2 Prosessen bak utviklingen av RAM For å utvikle RAM opprettet SIVSA i 2015 en arbeidsgruppe med representanter fra følgende organisasjoner: ADRA Norge Adventistsamfunnet, Atlas-Alliansen, Care Norge, Norges Vel og Studentenes og Akademikernes Internasjonale Hjelpefond (SAIH). Arbeidsgruppens medlemmer kom fra forskjellige typer organisasjoner: paraplyorganisasjoner, trosbaserte organisasjoner, større internasjonale allianser og organisasjoner med et særskilt lokalt fokus i sør. Arbeidsgruppen var også bindeledd til andre organisasjoner for å sikre god forankring blant de norske organisasjonene. Etter søknadsrunden for 2016 innhentet gruppen synspunkter fra de tolv organisasjonene som fikk sine søknader vurdert etter RAM metoden og fra medarbeidere i SIVSA. Synspunktene ble reflektert i en justert og forenklet RAM versjon 2. Etter søknadsrunden for 2017 ble det gjort noen mindre endringer for å spisse og presisere noen av standardene basert på erfaringer fra den runden. Dette ble RAM versjon 3. Etter søknadsrunden for 2018 ble det gjort en grundig intern gjennomgang av RAM-verktøyet for å se på muligheter for forenkling og tydeliggjøring av standardene. Som del av denne prosessen ble innspill innhentet fra flere organisasjoner, blant annet i forbindelse med et NGO-forum om RAM hvor organisasjonene fikk anledning til å gi innspill. De fleste av innspillene omhandlet prosess, inkludert ønske om mer dialog mellom Norad og organisasjoner i forkant av innlevering av søknad, og at fjorårets støttebeløp ikke bør utgjøre utgangspunktet for tilskudd. Når det gjelder RAM-verktøyet ble det spilt inn et ønske om tydeligere samsvar mellom RAM og søknadsskjema, en forenklet søknadsprosess for mindre organisasjoner, mer fleksibilitet i vurdering av resultatsystemer, og tydeligere forklaringer av begreper. Disse innspillene til RAM-verktøyet var delvis integrert i RAM versjon 4, og ble tatt opp igjen i forbindelse utvikling av det nåværende verktøyet, RAM versjon 5. Flere standarder er sammenslått og omskrevet, søknadskjemaet og RAM er organisert slik at

3 sammenheng kommer tydeligere fram og vektingssystemet er justert, mens vurderingsområder og vurderingsgrunnlag stort sett er uendret. 3 Målet bak RAM I utviklingen av RAM ble det identifisert en rekke risikoer ved bruk av metoden. Norad har vurdert risikoene og hverken eksterne eller interne forhold eller andre fremkomne synspunkter, tilsier at hovedprinsippene for modellen ikke bør videreføres. Med RAM ønsker Norad å oppnå to ting: 1) bedre samsvar mellom kvalitet og tilskudd og 2) mer åpenhet og systematikk i fordelingen av tilskudd. 1) Bedre samsvar mellom kvalitet og tilskudd: Søknadsbehandlingen skal ha fokus på overordnet målsetting om å styrke sivilt samfunn, fremme menneskerettigheter og avskaffelse av fattigdom i utviklingsland. Norad ønsker å sikre best mulig samsvar mellom oppnådde resultater, kvalitet på søknad, organisasjonenes styrke og nivå på tilskuddet fra Norad. 2) Mer åpenhet og systematikk i fordelingen av tilskudd: RAM skal være et godt verktøy for mer systematiske vurderinger av søknader. Samtidig skal bruken av modellen gi organisasjonene best mulig informasjon om hvilke kriterier de blir vurdert etter og dermed gi større åpenhet rundt vurderingene. Norad ønsker også å stimulere til økt bevissthet om hva som gir uttelling i søknadsbehandlingen og dermed bidra til læring i organisasjonene og hos deres partnere og bedre resultater av bistanden. 4 RAM-modellen RAM skal brukes av Norad i behandlingen av søknader om nye avtaler og vil ikke påvirke organisasjoner i en avtaleperiode. Modellen forutsetter i utgangspunktet at organisasjonene har et pågående samarbeid med Norad, men nye søkere som møter minimumskriteriene for realitetsbehandling, vil også få søknaden vurdert etter RAM. Den nye versjonen av RAM er betydelig forenklet og har som i standarder (sammenlignet med 17 i første versjon). Den består likevel av de samme tre hovedvurderingsområdene: søker, program- og prosjektplaner, og oppnådde resultater. Se vedlegg for en oversikt over standardene. Følgende spørsmål blir vurdert: Hvilke styrker og svakheter har søkerorganisasjonen? Hvor solide er resultatene organisasjonen har oppnådd tidligere? Hvor gode og troverdige er program- og prosjektplanene i søknaden? I utviklingen av standardene er det tatt hensyn til at: Standardene er formulert slik at de kan favne alle typer tiltak som organisasjoner med avtale med Norad kan gjennomføre.

4 Standardene gjenspeiler krav og kriterier for å motta støtte fra Norad. Standardene brukes til å vurdere organisasjonene opp mot deres egne mål for tiltaket som beskrevet i søknaden. Standardene er ikke en mal organisasjonene kan bruke til å fylle ut søknader eller utarbeide resultatrapporter. Organisasjonene skal heller ikke utarbeide egne RAM-dokumenter. Standardene er mer som et filter Norad bruker for å lese organisasjonenes planer, rammeverk, resultatrapporter og andre relevante dokumenter. Likevel er søknadsskjemaet utarbeidet på en slik måte at det henger sammen med RAM-standardene. 4.1 Minimumskrav for en RAM-vurdering Utover formalkrav som beskrevet i utlysningsteksten, vil følgende minimumskrav vurderes i forkant av en RAM-vurdering: Innlevert informasjon er tilstrekkelig for å kunne gjennomføre en RAM-vurdering Søkers økonomistyring er tilstrekkelig for å kunne forebygge, avdekke og følge opp økonomiske misligheter Søkers planer er relevante for ordningens mål Vurdering av risiko har tilstrekkelig kvalitet for å kunne forsvare støtte til tiltaket Endringsteori/resultatrammeverk/opplegg for innhenting av resultatinformasjon har tilstrekkelig kvalitet for å kunne forsvare støtte til tiltaket Søknader som ikke møter disse minimumskravene vil kunne avslås uten en RAM-vurdering. 4.2 Karaktersystem I vurderingen av søknader bruker RAM en karakterskala fra 1 til 6, hvor 6 er best. Grunnlaget for karakterfastsettelse er en vurdering av hvordan søker møter kravene i den enkelte standard. Bare hele karakterer benyttes i karakterfastsettingen (scoringen) og det skal gis en kortfattet skriftlig begrunnelse for karakteren på hver enkelt standard. Den oppsummerte begrunnelsen skal deles med søker. Vurderingene vil også bli brukt i den videre dialogen mellom SIVSA og organisasjonene, f.eks. på årlige møter. Tallkarakterene er som følger: Karakter Betegnelse Generell, kvalitativ beskrivelse av vurderingskriterier 6 Fremragende Fremragende indikasjon på at standarden er oppfylt. Søker møter kravene i standarden på en systematisk og helhetlig måte. Søknaden er gjennomgående troverdig, realistisk og meget solid på områdene standarden beskriver. Ingen, eller marginale, forbedringspunkter og mangler er identifisert. 5 Meget god Meget god indikasjon på at standarden er oppfylt. Søker møter i hovedsak kravene i standarden på en systematisk og helhetlig måte. Søknaden er troverdig, realistisk og solid på områdene standarden beskriver. Svært få forbedringspunkter og mangler er identifisert.

5 4 God 3 Nokså god 2 Lite god 1 Ikke godkjent God indikasjon på at standarden er oppfylt. Søker møter kravene i standarden på en konsistent og tilfredsstillende måte. Søknaden er troverdig og realistisk på områdene standarden beskriver. Søker har gode systemer på plass og evner å vise at de arbeider med å utbedre noen identifiserte svakheter og mangler. Nokså god indikasjon på at standarden er oppfylt. Søker møter kravene i standarden på en akseptabel måte. Søknaden er akseptabelt troverdig og realistisk på områdene standarden beskriver, men har enkelte mangler og svakheter. Søker har systemer på plass, men også disse med enkelte mangler og svakheter. Svak indikasjon på at standarden er oppfylt. Søker møter kravene i standarden på en måte som viser at mangler og svakheter forsøkes utbedret. Søknaden er i varierende grad troverdig og realistisk på områdene standarden beskriver, men har flere mangler og svakheter. Søker har til en viss grad systemer på plass, men også disse med flere mangler og svakheter. Betydelig tvil om standarden er oppfylt. Søker møter kravene i standarden på en gjennomgående mangelfull måte, og er heller ikke overbevisende i beskrivelsen av hvordan mangler og svakheter skal utbedres. Søknaden er i liten grad troverdig og realistisk på områdene standarden beskriver. Søker har i liten grad systemer på plass. 4.3 Vekting av vurderingsområder Vektingen av de hovedområdene kan ses i tabellen nedenfor. Vekting av vurderingsområder Antall Vekting standarder Søkerorganisasjon 1 20% Oppnådde resultater 1 20% Program- og prosjektplaner 5 60% Total 7 100% Vurdering av søkerorganisasjon og oppnådde resultater vil kunne påvirke vurderingen av realisme og relevans av program- og prosjektplaner, noe som betyr at søkerorganisasjon og oppnådde resultater i praksis kan vektes høyere enn 40%. 4.4 Vurderingsgrunnlaget for RAM RAM-vurderingen skjer på grunnlag av søknad, vedlegg til søknad og tidligere innsendte resultatrapporter. Videre vil Norad kunne bruke informasjon fra relevante tilgjengelige rapporter fra gjennomganger, evalueringer, «følge pengene»-reiser m.m. Under behandling av søknaden innhentes også uttalelser fra Utenriksdepartementet, norske ambassader i relevante land og vurderinger fra fagavdelinger, for søkere som oppfyller minimumskrav.

6 SIVSA tilstreber å foreta en organisasjonsgjennomgang i det nest siste året av en avtaleperiode. Organisasjonsgjennomganger vil blant annet vurdere organisasjonenes ulike oppfølgingssystemer og et utvalg av søkers rapporterte resultater. Funnene vil bli brukt i RAM-vurderingene av søknadene. For søkere som Norad ikke tidligere har støttet vil tidligere resultatrapporter og eventuelle organisasjonsgjennomganger bli brukt som del av vurderingsgrunnlaget. Vurderinger fra eventuelle besøk av organisasjonen skal vektlegges. Dersom det ikke finnes dokumentasjon på tidligere resultater kan Norad vurdere en alternativ scoring. 5 Tildeling av tilskudd Tilskuddsforvaltningen er basert på konkurranse om midler mellom søkerne. Tildeling av tilskudd til den enkelte organisasjon, vil i hovedsak bli beregnet ut fra SIVSAs RAM-vurdering, men det tas også høyde for særlige føringer som kan komme. Særlige prioriteringer skal fremgå av utlysningsteksten. Norad vil kunne fastsette tilskuddene til organisasjonene for en periode på inntil fem år. Beregningsmekanismen vil bygge på følgende prinsipper: Samsvar mellom RAM-score og justering av tilskudd sammenlignet med tidligere tilskudd. I søknadsrunden for 2016, 2017, 2018 og 2019 fikk de beste organisasjonene en økning på mellom 10 og 15 prosent i forhold til tidligere nivå. Svakere søknader fikk 10 til 20 prosent reduksjon i tilskuddet eller opptil ett år med midler til utfasing av pågående prosjekt og mange søkere fikk avslag. Innenfor forsvarlige rammer kan det være aktuelt å øke begge disse grenseverdiene noe opp eller ned. Handlingsrommet fra år til år vil i stor grad bero på bevilgningen som fastsettes i statsbudsjettet og tildelingsbrev nr. 1 fra UD til Norad. Nivået på tilskudd for nye søkere må fastsettes etter oppnådd score og budsjettmessig handlingsrom. Som tidligere kan søker påklage Norads beslutning om tilskudd etter gjeldene regler i forvaltningsloven.

7 Godkjent versjon Vedlegg: RAM V.5 standarder SØKERORGANISASJONEN Standard 1: Vurdering av søker og eventuelle samarbeidspartnere Søker har relevant kompetanse og erfaring innenfor utviklingssamarbeid og tiltakets tematiske og geografiske område. Søker viser at de har evne til og system for læringsbasert resultatstyring og risikostyring i egen organisasjon. Søker har god økonomistyring og økonomiske misligheter forebygges, avdekkes og følges opp aktivt i alle ledd. Valg av samarbeidspartnere er godt begrunnet i søkers partnerskapsmodell og endringsteori. Dette inkluderer hvordan partene i partnerskapet gir merverdi i tiltaket utover pengeoverføring. Søker foretar bakgrunnssjekk av sine partnere (f.eks. due diligence) og sikrer forsvarlig oppfølging og kontroll av partnere. Søker viser at de har vurdert partnernes legitimitet. Søker arbeider systematisk for å skape eller ivareta likeverdige relasjoner i partnerskapet. Organisasjon Rutiner og systemer Organisasjon Annet Om prosjektet/programmet Samarbeidspartnere OPPNÅDDE RESULTATER Standard 2: Vurdering av oppnådde resultater Søker har dokumentert oppnådde resultater og reflekterer kritisk omkring avvik og erfaringer. Sammen med partnere har søker bidratt til positive endringer for målgruppen (outcome). Søker har sannsynliggjort hvordan innsatsen har bidratt til endringer på samfunnsnivå (impact). Søker har bidratt til positive endringer for sivilt samfunn i innsatsland og kan dokumentere dette. Oppnådde resultater står i forhold til pengebruk som vist i regnskapet. Vedlegg: Siste resultatrapport produsert av søkerorganisasjon

8 Godkjent versjon PROGRAM- OG PROSJEKTPLANER Standard 3: Vurdering av tiltakets relevans Søker viser tydelig hvordan planene vil kunne bidra til oppnåelse av utvalgte bærekraftsmål og delmål i samarbeid med andre aktører. Planene tar utgangspunkt i mottakerlandets og/eller samarbeidspartnerens prioriteringer/planer. Søkers planer treffer særlig godt målsettinger og målgrupper beskrevet i utlysningsteksten, statsbudsjettet (Prop. 1 S og relevant kap.post) og Stortingets behandling av dette. Om prosjektet/programmet Standard 4: Vurdering av resultatstyring i tiltaket Søkers planer for innsatsen bygger på troverdige problemanalyser og tar utgangspunkt i reelle behov for målgrupper og hvordan sivilsamfunnet i innsatslandene kan styrkes. Søker har en endringsteori og/eller en begrunnelse for hvordan endringen skal skje og hvorvidt det er sannsynlig at tiltaket vil kunne skape de forventede endringene. Resultatrammeverk/opplegg for innhenting av resultatinformasjon for tiltaket har tydelige og relevante mål som har logisk sammenheng og samsvarer med endringsteorien. Det er identifisert målbare mål på høyere nivå enn leveransenivå (output), som et minimum effekter på målgruppen (outcome), og det er logisk sammenheng mellom resultatnivåene. Søker har lagt opp til å sannsynliggjøre samfunnseffekt (impact) 1 og dokumentere hvordan sivilt samfunn blir styrket gjennom innsatsen. Resultatrammeverket/opplegg for innhenting av resultatinformasjon er tilpasset organisasjonens størrelse, kapasitet og innsats. Dette inkluderer relevante indikatorer, datakilder og grunnlagsdata, og tilstrekkelig disaggregering. Om prosjektet/programmet Endringsteori (enten i søknadstekst eller vedlegg) Om prosjektet/programmet Samarbeidspartnere Vedlegg: resultatrammeverk og/eller opplegg for innhenting av resultatinformasjon Standard 5: Vurdering av risiko og tverrgående hensyn i tiltaket Søker identifiserer og analyserer systematisk relevante risikoer som kan påvirke tiltakets resultatoppnåelse, og risikoer for negative effekter som tiltaket kan påføre omgivelsene, inkludert negative virkninger for 1) menneskerettigheter; 2) klima og miljø; 3) kvinners rettigheter og likestilling; 4) anti-korrupsjon. Det vil bli lagt vekt på at søker har vurdert sannsynlighet og konsekvens av risikofaktorer og planlagt gode risikoreduserende tiltak. 1 Dette bør være på et lavt nok nivå til at det er mulig å se sammenheng mellom effekter på målgruppen (outcome) og mulige samfunnseffekter (impact). Husk at samfunnseffekt ikke trenger å bety effekt på nasjonal statistikk.

9 Godkjent versjon Vedlegg: risikoanalyse Standard 6: Vurdering av tiltakets bærekraft, lokalt eierskap og exit strategi Søkers planer for innsatsen viser at søker har vurdert bærekraft, lokal forankring og utfasingsstrategi slik at partneren selv skal kunne opprettholde resultatene og/eller videreføre tiltakene når støtten opphører. Om prosjektet/programmet Om prosjektet/programmet Samarbeidspartnere Vedlegg: budsjett Standard 7: Vurdering av tiltakets budsjett Planene og budsjettene viser hvordan kostnader er fordelt mellom ulike ledd i søkerorganisasjonen og hos partnere. Søkers budsjetterte kostnader fremstår som relevante, nødvendige og realistiske for å kunne gjennomføre planene slik at målene blir nådd på en kostnadseffektiv måte. Kostnadsfordelingen virker rimelig ifht. type bistand og merverdi i hvert ledd. Samarbeid med andre aktører og støtte fra flere finansieringskilder vurderes positivt. Søker har kapasitet til å absorbere tilskuddet på en god måte. Søker har inntektskilder utover offentlig finansiering. Søker har en egenkapital som viser at organisasjonen kan tåle noe fravær av inntekt over en gitt periode eller dekke mulige tap (f.eks. ved mislighold). Egenandel utover minimumskrav vurderes positivt. Vedlegg: budsjett Vedlegg: siste revisjonsberetning med management letter Det kan også forekomme stikkprøver av detaljerte budsjetter. Dette vil etterspørres ved behov som del av søknadsbehandling.