Søknadsskjema skal fylles ut og sendes elektronisk til Norad innen den søknadsfrist som fremkommer på norad.

Transkript

1 Veiledning til søknad om prosjekt- og samarbeidsavtale (Sist oppdatert: ) Søknadsskjema skal fylles ut og sendes elektronisk til Norad innen den søknadsfrist som fremkommer på norad.no Fra 2015 er tidligere egne budsjettposter og tilskuddsordninger lagt inn i en samlet tilskuddsordning (tidligere Informasjonsstøtten, Demokratistøtten, Internasjonale organisasjoner, Tro og livssynsminoriteters rettigheter). Det utarbeides ett felles regelverk for hele ordningen, spesielle vilkår for de ulike underformålene spesifiseres i egne kunngjøringer på Norad.no. Det er fra 2016 samme søknadsskjema for søknader for alle inklusiv søknader om tilskudd til informasjonsformål (tidligere infostøtten kap.post ). Teksten i søknadsskjema og veileder er i utgangspunktet skrevet med tanke på bistandsprogrammer, men prinsippene er de samme for søknader om informasjonstiltak. Denne veiledningen gjelder alle type søknader, men på enkelte punkter er det behov for spesiell veiledning for organisasjoner som utelukkende søker informasjonstiltak. Denne teksten er derfor markert rød. Merk at for organisasjoner som søker om samarbeidsavtale (bistandsformål) må Norad på forhånd ha konkludert med at de kvalifiserer for denne avtaletypen. Søknaden består av to deler: Del 1: Organisasjonsopplysninger og overordnet tiltaksbeskrivelse Del 2: Tiltaksopplysninger inkludert oppsummert budsjettoversikt. Del 2 skal fylles ut for hvert tiltak (prosjekt/program) Obligatoriske vedlegg står listet i del 1. Ikke legg ved dokumenter som Norad ikke ber om. Vær nøye i utfyllingen av faktaopplysninger og svar på alle spørsmål. Benytt en kortfattet presentasjonsform og unngå gjentakelser. Vurder hva som er relevant informasjon. I tillegg til denne veiledningen, les også Norads regelverk for støtte til sivilsamfunnsaktører (revidert regelverk publiseres i løpet av kort tid) og Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i sør (finnes på Norads hjemmeside). Spørsmål til søknadsskjema/veileder kan rettes til post-sivsa@norad.no. Veilederen vil bli oppdatert ved behov. Mangelfullt utfylte søknader og søknader som mangler obligatoriske vedlegg, blir returnert uten realitetsbehandling. Side 1 av 12

2 DEL 1 Organisasjonsopplysninger og overordnet tiltaksbeskrivelse Søknad om (kryss av): Bistandstiltak prosjektavtale: For organisasjoner som skal søke om prosjektavtale av 1-4 års varighet. En søknad kan omfatte flere tiltak og prosjekter (klikk her for mer info). Samarbeidsavtale: Det kan kun søkes om samarbeidsavtale etter invitasjon fra Norad. Samarbeidsavtale er tilskudd som gis til store og mellomstore organisasjoner med omfattende tiltak i flere land (klikk her for mer info). Informasjonstiltak: For søknad om støtte til informasjonsformål, som kan omfatte ett eller flere prosjekter av 1 års varighet (2016) (klikk her for mer info). 1. Oppsummert informasjon om samlet søknad Tiltaksnavn: Dette skal være et navn på engelsk som dekker hele søknadsporteføljen Hvor skal tiltaket/tiltakene gjennomføres: Oppgi alle land der tiltaket/tiltakene skal gjennomføres Samlet søknadsbeløp: Felt i søknadskjema selvforklarende. Tiltakets varighet: Felt i søknadskjema selvforklarende. Organisasjoner som søker midler til informasjonstiltak kan søke om prosjektavtale, som kan omfatte ett eller flere prosjekter av ett års varighet. Sektor/satsingsområde: oppgi kun en sektor/et satsingsområde Nytt tiltak/ Videreføring av tiltak: Tiltak i et geografisk område der organisasjonen ikke tidligere har arbeidet med målsettingen / Tiltak som finner sted i et avgrenset geografisk område med definert målsetting. Husk å oppgi avtalenummer dersom videreføring av tiltak. Se ulike krav for nytt tiltak og videreføring av tiltak i del 1, punkt 4, om obligatoriske vedlegg (vedlegg 2/3). Kort tiltaksbeskrivelse på engelsk: Kort beskrivelse som skal brukes i statistikksammenheng 2. Om søker (med «søker» menes organisasjonen som søker tilskudd, begge begreper brukes i skjemaet) 2.1. Kontaktinformasjon Viktig å påse at kontaktinformasjonen er korrekt Type organisasjon Kryss av for type organisasjon eller spesifiser hvis ingen av disse passer. Dersom organisasjonen er en stiftelse, må den være registrert i stiftelsesregisteret Om organisasjonen Kort om søker: Det er viktig at organisasjonen har et demokratisk styresett. Dette innebærer bl.a. at forskjellige personer har vervene som daglig leder og styreleder, og at organisasjonen etterstreber Side 2 av 12

3 likestilling i sentrale verv og stillinger. Hva slags oppslutning og posisjon har søkerorganisasjonen i Norge? Hva slags aktiviteter foregår i Norge? Opplysningene bør i størst mulig grad dokumenteres f. eks. i form av tall på antall medlemmer/støttespillere, eksempler på gjennomslagskraft, oppnådde resultater i form av engasjement, kampanjer og andre aktiviteter. Kort om søkers økonomiske situasjon: Spørsmålet relaterer seg til søkerorganisasjonens reviderte regnskap i foregående år (som vedlegges søknaden). Norad er her interessert i regnskapstall for de 5 siste år. Hvor mye av forbruket går til bistand og hvordan finansieres bistandsarbeidet? Her bes det om en oversikt over alle tilskudd mottatt fra UD, ambassadene, Norad og via andre norske organisasjoner som f. eks. paraplyorganisasjoner. Spørsmålet kan besvares skjematisk og gjerne med et vedlegg til søknaden. For paraplyorganisasjoner må dette spørsmålet besvares per medlemsorganisasjon. Besvar også spørsmålet om hvordan midler samles inn i Norge utover eventuelle tilskudd fra de som er nevnt over. Husk også navn på revisor og opplysning om hvor lenge organisasjonen har hatt denne revisor. Kort om søkers faglige profil/fagkompetanse: Hva slags utviklingsfaglig spisskompetanse har organisasjonen og hvordan skal kompetansen benyttes i tiltak det søkes støtte til? Eventuelt hvem samarbeider organisasjonen med faglig, nasjonalt og internasjonalt (andre organisasjoner, forskningsmiljøer, konsulenter og andre). Søkers interne rutiner: Felt i søknadskjema selvforklarende Hvordan og av hvem fattes beslutninger om gjennomføring av tiltaket det søkes om: Redegjør for saksgang og beslutninger angående bistandsvirksomheten. Hvem (hvilke organisasjonsenheter /avdelinger/stillinger) hos søkerorganisasjonen har det faglige ansvaret og hvem har beslutningsansvaret? Tas beslutninger av enkeltpersoner eller tas beslutninger av flere personer i fellesskap? Beskriv forholdet mellom daglig leder og styret i denne prosessen. Her er det også relevant å ta med organisering av bistandsvirksomheten hos søkerorganisasjonen (f. eks. organisasjonskart - hvis ikke det er redegjort for tidligere - og ansvarsfordeling mellom søkerorganisasjonen, lokale partnere, internasjonalt hovedkontor, utekontor/stedlige representanter etc.). Kort vurdering av søkers styrke og svakheter: Inkluderer vurdering av faglige og organisatoriske aspekter. Beskriv organisasjonens systemer for resultatoppfølging: Her ønskes en kortfattet beskrivelse og vurdering av hvilke systemer organisasjonen har for resultatoppfølging og evaluering; inklusiv innsamling av grunnlagsdata, utvikling av mål med indikatorer, analyse av data. Beskriv organisasjonens systemer for økonomioppfølging: En kortfattet beskrivelse av systemer for økonomioppfølging i Norge og hvis relevant ute i felt/hos lokal partner. Hvilke retningslinjer, rutiner, metoder og faglige ressurser er i bruk? Merk at spørsmålet retter seg mot søkerorganisasjonens egen kvalitetssikring og kontroll av økonomi. Beskriv organisasjonens systemer for valg og vurdering av partnerorganisasjoner og planer for kapasitetsbygging av partner: Beskriv systemer og prosesser for valg og vurdering av partnerorganisasjoner. Finnes det konkrete planer for kapasitetsbygging av partnere? Hvordan utvikles disse planene? Hvordan involveres partnere i utarbeiding av evt. planer? Spørsmålet retter seg primært mot organisasjoner som søker om tilskudd til bistandsprosjekter, organisasjoner som kun søker tilskudd til informasjonsformål kan velge å ikke svare på dette spørsmålet. Side 3 av 12

4 2.4 Har søker tidligere mottatt støtte fra Norad eller Utenriksdepartementet (inkl. ambassader)? Felt i søknadskjema selvforklarende Søker organisasjonen om midler fra Norad, Utenriksdepartementet (inkl. ambassader) eller andre i inneværende år? Felt i søknadskjema selvforklarende For paraply-/nettverksorganisasjoner Spørsmålene skal kun besvares av paraply-/nettverksorganisasjoner. Formålet med spørsmålene er å få et tydelig bilde av sekretariatets merverdi og kompetanse knyttet til faglige og administrative forhold og av samarbeidet med medlemsorganisasjonene på disse områdene. 4. Obligatoriske vedlegg Kryss av og nummerer vedleggene husk riktig antall av søknad del 2, resultatrammeverk og budsjetter dersom flere tiltak (ett eksemplar pr tiltak) Vedlegg 1: Søknad del 2 om land/prosjekt/program: Husk ett eksemplar for hvert tiltak (prosjekt/program). Vedlegg 2 og 3: Resultatrammeverk / målhierarki Teksten under er i utgangspunktet skrevet med tanke på bistandsprogrammer, men prinsippene er de samme for søknader om informasjonstiltak. Søknaden skal inneholde et resultatrammeverk/målhierarki. For store tiltak kan dette være i form av et overordnet målhierarki som fokuserer på outcomes og impacts, og flere mindre resultatrammeverk som dekker aktiviteter, outputs, outcomes, impacts og indikatorer med tilsvarende grunnlagsdata og targets for de enkelte prosjektene/landene (eventuelt et for hvert del 2 skjema). Målhierarkiet skal danne grunnlaget for rapportering til Norad. Et resultatrammeverk skal inneholde: Target group: Hvert tiltak må ha en eller flere målgrupper. Søkerorganisasjonen må definere klart hvor og blant hvem det forventes en endring. Dette kan gjerne gjøres i formulering av impact (se neste punkt). I større komplekse tiltak (programmer) kan det være hensiktsmessig å gå mer i detalj på hvilke målgrupper som skal nås. Impact: Det overordnede utviklingsmålet - Hva vil tiltaket bidra med for samfunnsutviklingen på lang sikt? Det skal ikke utarbeides indikatorer for utviklingsmålet. Outcomes: Effekten og endringene prosjektets varer og tjenester (se outputs under) har for målgruppen(e). Formulering av outcomes bør synliggjøre hvilken målgruppe som skal dra nytte av endringene, også der man ønsker å endre rammebetingelser (for eksempel normativt arbeid, nye lover, ratifisering av konvensjoner, etablering av institusjoner osv.) Vær så konkret som mulig i formulering av outcomes. Outcomes skal føres opp med indikatorer med targets og tilhørende grunnlagsdata. Outcomes er delmål som er nødvendige for å oppnå impact, det overordnede utviklingsmålet. Outputs: Varer eller tjenester som tiltaket skal levere for å oppnå ønsket endringer (outcome). Outputs er resultat av prosjektaktivitet, og aktivitetene bør også fremkomme i Side 4 av 12

5 resultatrammeverket. Forskjell på aktivitet og output er at aktivitet er handlingen (f.eks. «å planlegge og arrangere») og output er resultatet av handlingen (f.eks. «et seminar»). I resultatrammeverket må det komme tydelig fram hvilke produkter/tjenester (outputs) som hører til hvilke tiltak (prosjekt/programmål) (dersom det er flere). Outputs skal føres opp med indikator(er) med targets og tilhørende baselineverdi(er) som kan brukes i rapporter for å måle hva prosjektets outputs har oppnådd. Indicator: Det skal spesifiseres indikator(er) for alle outcomes og outputs. Spesifiser hvilke indikatorer som hører til hvilke output/outcome. En indikator skal være en variabel, dvs. at den må kunne måle bevegelse/endring. Søkerorganisasjonen velger noen få, relevante indikatorer for hver outcome/output som sier noe vesentlig om programmet som organisasjonene ønsker å rapportere på. Søkerorganisasjonen skal rapportere på resultatoppnåelse ved avtalens slutt ved bruk av oppnådde mål for indikatorene. Baseline data: Grunnlagsdata. Informasjon knyttet til den enkelte indikator i resultatrammeverket for prosjektet eller programmet, det vil si indikatorverdiene ved oppstart av et tiltak. Det bør etableres grunnlagsdata for hver indikator før tiltakets aktiviteter begynner. Se også under for mer informasjon om krav til grunnlagsdata. Targets: Forventede indikatorverdier etter en spesifisert periode og/eller ved slutten av tiltaket. Targets bør etableres for hver indikator i resultatrammeverket. Means of verification: Informasjonskilder. Hvor og hvordan skal informasjonen samles inn? Hvor ofte? Hvem er ansvarlig for å samle inn informasjon? I resultatrammeverket er det ulike krav til baseline og indikatorer for videreføring av tiltak og nye tiltak. Hvis problembeskrivelse og grunnlagsdata ikke er inkludert i søknaden i henhold til kravene, kan søknaden avslås. Krav når tiltak videreføres: Resultatrammeverket må inneholde problembeskrivelse og grunnlagsdata. Grunnlagsdata for neste prosjekt-/programperiode kan hentes inn som en del av resultatmåling og evaluering i nåværende støtteperiode. Grunnlagsdata kan baseres på informasjon fra siste effektmåling før søknadsfrist (for eksempel i forbindelse med periodisk resultatrapport). Grunnlagsdata skal oppdateres mellom periodisk rapport og sluttrapport dersom ny effektmåling foretas. Hvis organisasjonen ønsker å endre på indikatorer i et prosjekt/program må organisasjonen begrunne dette og sørge for at grunnlagsdata er på plass i søknad til ny prosjekt-/ programperiode. Krav til nye tiltak: Resultatrammeverk må inneholde problembeskrivelse. Innhenting av grunnlagsdata kan inngå i prosjektets første fase, men skal være på plass innen seks måneder fra kontrakt er signert med Norad. Denne datainnsamlingen kan i noen tilfeller være tids- og kostnadskrevende, men må stå i forhold til tiltakets størrelse og kompleksitet. For nye tiltak må organisasjonene forberede seg på å bidra med 50 prosent egenfinansiering for innhenting av grunnlagsdata. Budsjett for baselinestudier skal oppgis i søknaden. Andre utbetaling holdes tilbake til grunnlagsdata er forelagt i oppdatert resultatrammeverk og godkjent av Norad. Side 5 av 12

6 Det vises for øvrig til Norads veileder Results Management in Norwegian Development Cooperation A Practical Guide for ytterligere beskrivelse av resultatstyring og resultatmåling. Det finnes også to eksempler på utforming av resultatrammeverk på Norad s hjemmesider, med navn Results Monitoring Framework Template. Vedlegg 4: Søkers strategi for virksomheten og eventuelt andre strategier som er relevante for søknaden: Felt i søknadskjema selvforklarende. Vedlegg 5: Spesifiserte budsjetter per land /tiltak, inkludert narrativ forklaring av de ulike budsjettkostnadene: Organisasjoner som søker bistandsmidler fyller ut del 2, punkt 5: «Bistandsprosjekt: Budsjett og finansieringsplan». For organisasjoner som søker om infostøtte er det del 2, punkt 6: «Informasjonstiltak: Budsjett og finansieringsplan» som gjelder. Budsjettet skal fortrinnsvis settes opp etter hovedaktiviteter/outputs som beskrevet i programplanene, men hvor kostnadstyper kan identifiseres. Eksempel på kostnadstyper som ønskes synliggjort er investeringer, personalkostnader, bruk av konsulenter, seminarer, kontorkostnader, reiser og faglig oppfølging. Budsjettet må inneholder nok detaljer slik at Norad kan vurdere kostnadsnivå og relevans. Informasjon som mengde og pris må derfor fremkomme i budsjettet. Vedlegg 6: Søkers årsrapport / regnskap og revisjonsrapport for siste år, inkl. management letter dersom dette er utarbeidet: Felt i søknadskjema selvforklarende. Vedlegg 7: Søkers vedtekter: Felt i søknadskjema selvforklarende. Vedlegg 8: Søkers egenerklæring om etiske retningslinjer: Felt i søknadskjema selvforklarende. Vedlegg 9: Søkers egenerklæring om sikkerhet på reise: Felt i søknadskjema selvforklarende. Vedlegg 10: Statistikkskjema for søkers Norad-portefølje (delrammer i Excel-format) for organisasjoner som har flere prosjekter / program (gjelder kun samarbeidsavtale og INGO evt. andre etter avtale med Norad): Felt i søknadskjema selvforklarende. Side 6 av 12

7 DEL 2 Land-/tiltaksopplysninger Husk ett eksemplar for hvert tiltak (prosjekt/program) 1. Land- og eventuelt programkontekst Land: Dersom hensiktsmessig kan ett tiltak innbefatte flere land (f.eks. regional/tematisk innsats) For informasjonstiltak: Land vil her være Norge. Søker skal likevel gi en beskrivelse av hvilken kontekst tiltaket det søkes om inngår i, og begrunne hvorfor tiltaket er relevant. Kontekstanalyse/bakgrunn for prioriteringer og valg: Beskrivelsen av dagens situasjon som skal danne grunnlaget for utviklingen av programmet, må reflektere de variasjonene i de enkelte land som programmet omfatter (dersom flere land). Hvis relevant bør man si noe om hvor stort problemet er i de enkelte landene som programmet omfatter, eller om de har en spesiell karakter i ulike land. Beskriv hvordan programmet forholder seg til relevante nasjonale (evt. globale eller regionale) planer. Bare det mest vesentlige fra programmets grunnlagsdata brukes i besvarelsen. Svaret bør gi grunnlag for å forstå hvorfor man velger å jobbe på en bestemt måte (strategi) og i et bestemt land/bestemte land. Svaret skal være basert på problemanalyser og vise hvorfor programmet er viktig og relevant, og hvorfor søkerorganisasjon og lokale partnere er riktige aktører til å kunne bidra med gode løsninger, og hva som er deres fortrinn. En solid kontekstforståelse vil være en viktig del av analysen. Det bør synliggjøres hvorfor planlagte produkter og tjenester eller virkemidler (outputs) vil bidra til å løse problemet, dvs. man må vise sammenhengen i resultatkjeden. Hvis dette er et pågående program (eller organisasjonen har tidligere erfaring fra arbeid fra feltet) bør tidligere resultater, læring og erfaringer om «hva som virker» være en del av begrunnelsen for valg av strategi. Sammendrag av planlagt innsats: Gi en kort oppsummering av tiltaket. Relevans for tilskuddsordningens formål: Hvordan samsvarer dette med Norads Ordningsregelverk for støtte til sivilt samfunn? Hvordan bidrar tiltaket til å styrke det sivile samfunn? Viktige dokumenter er også Norads prinsipper for støtte til sivilt samfunn i Sør, Stortingsmeldinger om utviklingsforhold, årlige budsjettproposisjoner (Prp 1 S), samt gjeldende tematiske handlingsplaner og strategier. 2. Om tiltaket det søkes tilskudd til 2.1. For søknad om bistandstiltak - Samarbeidspartner, dersom det er flere partnere fylles pkt 2.1 ut for hver partner (fylles bare ut av organisasjoner som søker om bistandstiltak, organisasjoner som søker om informasjonstiltak fyller ut pkt. 2.2.) Samarbeidspartners navn og eventuelt forkortelse: Felt i søknadskjema selvforklarende. Samarbeidspartners organisasjonsform: På samme måte som søkerorganisasjonen, skal lokal samarbeidspart være en etablert juridisk enhet i landet hvor prosjektet gjennomføres. Kort om samarbeidspartner: type organisasjon, lokalisering i landet hvor prosjektet skal gjennomføres, kort beskrivelse av oppnådde resultater etc. Når det gjelder lokal partners økonomi gi en oversikt over inntekter, kostnader, eiendeler, egenkapital, hvor kommer inntektene fra, har partner tidligere forvaltet offentlige midler etc. Søkers erfaring med samarbeidspartner og hvorfor denne samarbeidspartneren er valgt: Når startet samarbeidet og hvorfor ble akkurat denne partneren valgt? Side 7 av 12

8 Rollefordeling og beskrivelse av hva hhv. søker og samarbeidspartner tilfører tiltaket: Det er viktig å gjøre rede for den lokale samarbeidspartners oppgaver, roller og ansvar i prosjektet. Normalt vil det være den lokale samarbeidsparten som er ansvarlig for den faktiske gjennomføringen av prosjektet. Det er likevel søkerorganisasjonen som har det endelige ansvaret overfor Norad. Med merverdi menes hvordan organisasjonen kan bidra utover økonomisk støtte til samarbeidspartneren. Hjelpespørsmål: Hvorfor skal pengene kanaliseres via søkerorganisasjonen i stedet for direkte til den lokale samarbeidspartneren? 2.2 For søknad om informasjonstiltak - Samarbeidspartner Planlegger søker å samarbeide med andre organisasjoner eller aktører: Oppgi hvilke andre organisasjoner eller aktører det tenkes samarbeid med. For informasjonstiltak i Norge vil det normalt være andre norske aktører. Oppgi kompetanse og målgruppe til samarbeidspartner, hvordan samarbeidet styrker tiltakets målsetning. Hva er rollefordelingen mellom samarbeidspartner og søker: Hvordan skal samarbeidet skje, hvem gjør hva og hvorfor? 2.3. Beskrivelse av tiltaket Denne delen må ses nær i sammenheng med Resultatrammeverket (obligatorisk vedlegg til søknaden). Se mer om Resultatrammeverket i Del 1, punkt 4 om obligatoriske vedlegg. For organisasjoner som søker om støtte til informasjonstiltak må søknaden inneholde en virksomhetsplan/prosjektbeskrivelse som beskriver prosjektets mål, planlagte aktiviteter, informasjonsstrategi og forventede resultater som lar seg gjennomføre på et år. Gi en kort beskrivelse av tiltaket det søkes om midler til: En kortfattet beskrivelse på norsk som oppsummerer tiltaket. Beskrivelsen skal henge sammen med begrunnelse for valg av aktiviteter, tiltak, endringsteori og resultatrammeverk. Kort begrunnelse for valg av tiltak: Kort beskrivelse av dagens situasjon og behov, begrunnelse, problembeskrivelse og grunnlagsdata for tiltaket (baseline). Se mer om «baseline» til slutt i denne veiledningen. Hva forventer søker å oppnå med tiltaket: Beskriv årsakssammenhengen fra tiltakets utgangspunkt til fastsatt mål (Tiltakets endringsteori). Endringsteori bør inneholde hovedaktører for endring, hvilken endring må skje blant disse aktørene, hvorfor og hvordan tiltaket vil bøte på problemet som er identifisert, samt mål, delmål og aktiviteter. Hvilke aktiviteter har søker planlagt å gjennomføre i tiltaket: Begrunn valget av aktivitet og redegjør for hvordan disse bidrar til måloppnåelse. Er tiltaket kostnadseffektivt: Redegjør for i hvilken grad tiltakene er kostnadseffektive, hvordan kostnader er fordelt på organisasjonen og hos samarbeidspartnere. Vektlegg særlig om budsjettene er relevante, nødvendige og realistiske sammenlignet med målhierarki og gjennomføringsplan, og at det er utvist kritisk refleksjon rundt kostnadseffektivitet. Reisekostnader, lønnsnivå, samt kostnader knyttet til bruk av konsulenter/tjenester er sentrale elementer i vurderingen, men kostnadseffektivitet bør også ses i sammenheng med tiltakets bærekraft. Hvem er tiltakets målgruppe og hvordan planlegger søker å nå målgruppen: Beskriv målgruppen for dette tiltaket og hvordan målgruppen involveres i planlegging og gjennomføring av tiltaket. Redegjør Side 8 av 12

9 på generelt grunnlag for systemer og kriterier i forhold til identifisering, definering og valg av målgrupper (inkludert informasjon om kjønn, aldersgrupper etc.). Inkluder viktige momenter som hvordan valg av målgrupper koordineres med andre aktører (for eksempel andre NGOer). Beskriv tiltakets plass relatert til egne overordnede strategiske planer: Redegjør for hvordan til tiltaket passer inn i organisasjonens overordnede strategi. 2.4 Tidligere forpliktelser overfor Norad Felt i søknadskjema selvforklarende. 3. Tiltakets bærekraft og risikofaktorer Se også «Assessment of sustainability Elements/Key Risk Factors Practical Guide» som dere finner på under publikasjoner Gi en vurdering av tiltakets bærekraft Spørsmål knyttet til bærekraft er ikke avgrenset til perioden det søkes støtte til, men de langsiktige planene for utfasing og bærekraft. Tiltakets lokale og institusjonelle forankring: Redegjør for hvordan lokalt eierskap og intensjonell forankring sikres i tiltaket. Er målgruppen involvert i planlegging og gjennomføring av tiltaket? Er andre lokale aktører involvert i planlegging og gjennomføring av tiltaket? Er tiltaket koordinert med lokale og nasjonale myndigheter? Er innsatsen i tråd med lokale, nasjonale eller regionale strategiske planer og andre politiske prioriteringer? Deltakelse fra ulike interessenter og koordinering med andre aktører/givere: Interessenter er personer eller grupper som har interesse i eller som vil eller kan bli påvirket av tiltaket. Andre aktører kan inkludere organisasjoner, representanter fra sivilsamfunnet, og lokale, nasjonale og regionale myndigheter og institusjoner. Beskriv utfasing og oppfølging etter avslutning av tiltaket: Beskriv konkrete planer for utfasing, inkl. tidsangivelse. Planer for utfasing og oppfølging kan også knyttes til organisasjonens overordnede planer og strategier dersom det er hensiktsmessig Tverrgående tema tverrgående tema vil også være relevant for informasjonstiltak, men ikke nødvendigvis like direkte som for bistandstiltak. Norad forventer likevel at organisasjonene som søker tilskudd sannsynliggjør hvordan dette engasjementet inngår i og på sikt kan bidra til det norske og internasjonale arbeidet for menneskerettigheter, demokrati og global bærekraftig utvikling. Hvordan bidrar innsatsen til fattigdomsbekjempelse: beskriv hvordan innsatsen bidrar til varig forbedring i levevilkårene i landet/landene der tiltaket gjennomføres. For informasjonstiltak: hvordan tiltaket skal sette fokus på tema/forhold som på sikt vil kunne føre til endringer og utvikling i utviklingsland. Hvordan bidrar innsatsen til etterlevelse av menneskerettighetene: menneskerettigheter skal stå sentralt i programarbeidet. Det er derfor viktig å tenke igjennom hvordan tiltaket er med på å styrkeøkonomiske, sosiale og kulturelle samt sivile og politiske rettigheter. Redegjør for om tiltaket har en rettighetsbasert tilnærming. En rettighetsbasert tilnærming til utvikling innebærer at rammeverket for den prosessen som skal føre til menneskelig utvikling skal baseres på Side 9 av 12

10 internasjonale menneskerettigheter. Kjønns- og likestillingsanalyse: Beskriv hvordan likestilling sikres i tiltaket med hensyn til likestillingsanalyse, målformuleringer og kjønnssensitiv rapportering. Integrering av kjønnsperspektivet i utviklingstiltak skal, sammen med målrettede tiltak, være en tosidig strategi for å oppnå likestilling. Integrering betyr at kjønns- og likestillingsperspektivet skal være med i alle faser av tiltaket. Funksjonshemmede: Berører tiltaket på noen måte funksjonshemmede? Er tiltaket med på å inkludere eller ekskludere denne gruppen? Kan tiltaket med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt på gruppen? Miljøkonsekvensanalyse: Hvordan vil prosjektet eventuelt påvirke miljø og klima. Vil prosjektet ha en negativ effekt så må dette tas hensyn til i planleggingsfasen. Kan prosjektet ha en positiv effekt på miljø og klima eller kan prosjektet med enkle grep endres til å bidra med en positiv effekt? Konfliktsensitivitetsanalyse: Dette punktet handler om å tenke igjennom og finne ut hvilke potensielle konflikter som kan ligge i prosjektet/prosjektområdet. Kan prosjektet på noen måte forverre en eksisterende konflikt eller bidra til å skape en ny - mellom befolkningsgrupper, mellom kvinner og menn, mellom ulike lokale interesser? Er det fare for slike konflikter må den norske organisasjonen og lokal samarbeidspartner kartlegge og vise i søknaden hvordan man tar hensyn til de potensielle konfliktene i planleggingen. Det er spesielt viktig dersom prosjektet skal gjennomføres i politisk urolige områder med store ulikheter i befolkningen, men tilnærmingen kan med fordel brukes i andre prosjektområder Risikofaktorer Risikoer er faktorer som kan påvirke måloppnåelsen og forekommer i alle programmer, men som man ikke vet om vil oppstå eller ikke. Det er dette som skiller risiko fra problemer og som gjør at risiko håndteres på en spesiell måte. Dersom korrupsjon forekommer svært hyppig (som er tilfelle i mange land) må det håndteres som en del av programmet på linje med de andre tingene man skal løse. Risikohensyn er nært knyttet til resultatarbeidet og på samme måte som for resultater er det viktig å ha dette med i betraktning helt fra planleggingen. Identifisering: Identifiser risikoen. Risiko er faktorer (interne og eksterne) som vil påvirke tiltak i negativ retning, men som man ikke vet om vil inntreffe eller ikke. Vurdering/rangering: Man må så vurdere sannsynligheten for at identifisert risiko inntreffer og konsekvenser den eventuelt medfører. Håndtering: Hvis mulig skal det legges frem forslag for å redusere risikoen eller eventuelle konsekvenser dersom risikofaktoren inntreffer Oppfølging av bistandstiltak (besvares ikke ved søknad om infotiltak, se pkt. 3.5) Hvordan følges tiltaket opp faglig i felt (prosjektbesøk): Kortfattet beskrivelse av hvor ofte søker er på prosjektbesøk og formålet med besøk. Redegjør også for evt. planlagte evalueringer. 3.5 Oppfølging av informasjonstiltak Hvordan planlegger søker å følge opp informasjonstiltaket: Kortfattet beskrivelse av oppfølging, inkl. evt. planlagte evalueringer. Hva er f.eks. de tiltenkte effekter (kortsiktige og langsiktige) etter at tiltaket er gjennomført, og hvordan har søker planlagt å kartlegge dette? Side 10 av 12

11 4. «Lessons learnt» Hvordan ivaretar organisasjonen lærdom fra tidligere tiltak og hvordan sikrer man at denne lærdommen videreføres. Hvordan er læringen blitt brukt (f.eks. justeringer av tiltak)? Tilføy relevansen for dette tiltaket. 5. Budsjett og finansieringsplan Søknaden skal ha en oppsummert oversikt over budsjett det søkes om støtte til. I tillegg skal det legges ved mer detaljert budsjett pr tiltak (se punkt 5.6) Oppsummert budsjett Skal inneholde totale tiltakskostnader og alle inntektskilder til tiltakene som det søkes om støtte til, herunder andel egne opptjente midler og midler fra andre givere, samt søknadsbeløp til Norad (Norads andel av tiltakskostnadene, samt administrasjonsbidrag fra Norad). Administrasjonsbidrag er et bidrag til dekning av tilskuddsmottakers indirekte kostnader ved hovedkontoret. Makssatsen er pr 1 juni %. Satsen for administrasjonsbidraget blir vurdert for hver enkelt søker, og avhenger av graden av hovedkontorets/organisasjonens involvering i tiltaket. UD arbeider med presiseringer i definisjon og utregningsmåte. Oppdatert informasjon vil bli lagt ut så snart den er klar. Noen eksempler på hva Norad anser indirekte kostnader: Husleie og relaterte driftskostnader (lys, oppvarming, renhold, etc.) Regnskapsføring og revisjon av regnskap for tilskuddsmottakers samlede virksomhet Lønn for personell i støttefunksjoner og ledelse som ikke er ansatt innen prosjektet. Sikkerhetstiltak, bankgarantier, juridisk bistand som ikke er innenfor prosjektet Leie av utstyr som benyttes i daglig drift og som ikke er direkte knyttet til prosjektet Kommunikasjon (telefon, porto, bank) Trykking kopiering av materiale til daglig bruk Skatter, gebyrer og avgifter Normale vedlikeholdskostnader Kontorrekvisita IKT-tjenester og utstyr Eksempel på utregning av søknadsbeløp og administrasjonsbidrag: Bakgrunnsinformasjon: Norads andel av tiltakskostnadene presisert i søknaden er på Grunnet organisasjonens høye nivå av involvering i prosjektet, foreslås det administrasjonsbidrag på 7%. Søknadsbeløp: / 0,93 = Administrasjonsbidrag: = Vær oppmerksom på at dersom Norad-tilskuddet ikke brukes i sin helhet, blir administrasjonsbidraget redusert tilsvarende. Side 11 av 12

12 Programoppsummeringer med: Årlige budsjetterte tiltakskostnader fordelt på land for hele støtteperioden Årlige budsjetterte tiltakskostnader fordelt på tema/sektor for hele støtteperioden Årlige budsjetterte tiltakskostnader fordelt på aktør for hele støtteperioden Med aktør mener vi alle de som er mottakere av tilskudd. Det kan være norsk søkerorganisasjon, internasjonale samarbeidsorganisasjoner, lokale samarbeidsorganisasjoner og evt. andre. Budsjett for år 1 som viser både land og tematiske utgifter Dersom det skulle være behov for å utvide tabellene, legg de ved som vedlegg og følg samme oppsett som i søknadsskjemaet Detaljert budsjett år 1 Spesifiserte budsjetter i år 1 pr land/tiltak, inkludert narrativ forklaring av de ulike budsjettkostnadene skal legges ved søknaden (ref. vedlegg 5, punkt 4, del 1) Budsjettet skal fortrinnsvis settes opp etter hovedaktiviteter/outputs som beskrevet i programplanene, men hvor kostnadstyper kan identifiseres. Eksempel på kostnadstyper som ønskes synliggjort er investeringer, personalkostnader, bruk av konsulenter, seminarer, kontorkostnader, reiser og faglig oppfølging. Budsjettet må inneholder nok detaljer slik at Norad kan vurdere kostnadsnivå og relevans. Informasjon som mengde og pris må derfor fremkomme i budsjettet. Side 12 av 12