Regelverk for frivillige organisasjoners opplysningsarbeid kap.post

Transkript

1 Dato: 4.april 2011 Godkjent av: VKUL Regelverk for frivillige organisasjoners opplysningsarbeid kap.post Regelverket er utarbeidet i henhold til 6 i Reglement for økonomistyring i staten og kap. 6 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Regelverket gjelder Norads forvaltning av tilskudd til frivillige organisasjoners opplysningsarbeid ihht kap Reglement for og bestemmelser om økonomistyring i staten er overordnet dette regelverk. Regelverket gjelder for følgende avtaletyper: 1. Søknadsbasert rammeavtaleordning (4 år) a. for organisasjoner som driver folkeopplysningsarbeid om sentrale og aktuelle nord/sør og utviklingsspørsmål. b. for større bistandsorganisasjoner som driver folkeopplysningsarbeid om sentrale og aktuelle nord/sør og utviklingsspørsmål. Organisasjonenes erfaring fra felt og annen deltakelse i det internasjonale utviklingssamarbeidet skal kunne trekkes inn i et utvidet folkeopplysningsarbeid. 2. Søknadsbasert ordning for flerårig støtte på særlige vilkår (2 4 år) Ordningen retter seg mot organisasjoner som driver relevant opplysningsarbeid på et mer begrenset geografisk eller tematisk nord/sør felt, og som ivaretar spesielle funksjoner knyttet til opplysningsarbeidet i Norge, herunder organisasjoner som informerer om FN og FNs arbeid. 3. Søknadsbasert ordning for årlig støtte til enkelttiltak (1 år) Ordningen retter seg mot organisasjoner uten rammeavtale som ønsker å gjennomføre enkeltstående opplysningstiltak knyttet til nord/sør spørsmål. På de punkter i regelverket der de ulike kategoriene blir behandlet forskjellig blir det angitt i teksten. 1 Mål for tilskuddsordningen Tilskuddsordningen skal bidra til folkeopplysning om sentrale og aktuelle nord/sør og utviklingsspørsmål i regi av norske frivillige organisasjoner og relevante institusjoner.

2 Opplysningsstøtten skal også bidra til at aktørene kan ivareta rollen som pådrivere i den offentlige utviklingsdebatten. Med vekt på regjeringens tematiske satsingsområder skal bevilgningen benyttes til tiltak for å: - Spre informasjon og kunnskap om utviklingssamarbeid og nord/sør spørsmål - Fremme debatt om utviklingspolitiske tema Støtten blir gitt innenfor de til enhver tid gjeldende retningslinjer for ordningen, samt politiske føringer og særlig gjennom den årlige Stortingsproposisjonen. Det tas forbehold om årlige bevilgninger over statsbudsjettet og dens føringer. 2 Målgruppe for tilskuddsordningen Målgruppen for ordningen er norske frivillige organisasjoner og relevante institusjoner. 3 Kriterier for måloppnåelse Årlig rapportering for de flerårige avtalene skal referere til gjennomførte tiltak og umiddelbare resultater av disse (output). Midtveis og sluttrapportering skal omhandle oppnådde effekter (outcome), samt de forventede langsiktige effektene av tiltakene (impact). For ettårige avtaler skal det rapporteres på output og outcome nivå. 4 Tildelingskriterier Tilskuddsmottakere over de flerårige rammeavtaleordningene er norske frivillige organisasjoner. For ettårige avtaler og flerårige avtaler på særskilt grunnlag kan også norske kommuner, institusjoner eller langvarige kampanjer motta støtte. Enkeltpersoner eller enkeltpersons tiltak vil ikke bli vurdert som støtteberettigete, heller ikke rene kommersielle aktører, bedrifter og konsulentfirmaer. Egenprofilering av organisasjonen, innsamling av midler til eget virke, samt kommersielle aktiviteter er ikke støtteberettiget. Organisasjoner som får innvilget flerårige avtaler over opplysningsstøtten kan ikke søke om ettårig tilskudd. Ut fra forventede bevilgninger fra Stortinget skal Norad legge til rette for at ca 10% av bevilgningen til organisasjoner med ramme og flerårige avtaler settes av til årlige tilleggstilskudd. Av disse midlene kan organisasjonene søke om årlig tilleggstilskudd etter nærmere avtale mellom Norad og RORG Samarbeidet. For ettårige avtaler kan inntil 10 % av tilskuddet brukes til lønn/honorar og administrasjon. For ramme og flerårige avtaler skal lønns og administrasjonskostnader synliggjøres i de ulike tiltakene og ikke som egen post. Det vil bli lagt vekt på følgende forutsetninger: 2

3 - Særlig kunnskap om sentrale og aktuelle nord/sør og utviklingsspørsmål - Uttalte, hensiktsmessige og gjennomførbare målsettinger, på et overordnet og tiltaksnivå - Evne til å dokumentere konkrete resultater og effekt av tiltak - Kvalitetssikre kunnskapen som formidles, dokumentere eventuelle holdningsendringer denne kunnskapen har bidratt til å skape, samt synliggjøre handlingsalternativer, inkludert muligheten for å bidra til politisk endring Enkelte presiseringer knyttet til hva slags opplysningsarbeid som ikke kan støttes: - Innsamling og egenprofilering Det gis ikke støtte til opplysningsvirksomhet som i hovedsak er knyttet til innsamling eller markedsføring - Prosjekt og bistandsinformasjon Det gis ikke støtte til opplysningsvirksomhet som i hovedsak informerer om organisasjonens eget arbeid - Aktører Det gis ikke støtte til enkeltpersonforetak eller kommersielle aktører Tilskuddsmottaker skal ha etiske retningslinjer for sin bistandsvirksomhet. 5 Informasjon til søkere Ordningene kunngjøres på Norads hjemmeside I tillegg vil de flerårige avtalene også kunngjøres i Norsk Lysningsblad, Bistandsaktuelt og Krav til innhold/format på søknad Søker skal bruke søknadsskjema utarbeidet for den ordningen de søker om støtte over for å sikre at Norad mottar den nødvendige informasjonen og likebehandling av søknadene. Skjemaene er publisert på Norads hjemmesider. For de flerårige støtteordningene kreves det også vedlagt organisasjonens informasjonsstrategi for perioden som er behandlet og godkjent av årsmøtet eller annen relevant instans hos søker. 3

4 6 Søknadsbehandling, oppfølging og kontroll Tilskuddsmottaker er ansvarlig for forvaltning av tilskudd i samsvar med tildskuddsbrev og den inngåtte avtalen fra beløp mottas til alle vilkår er oppfylt. Prosedyrer for søknadsbehandling Et eksternt informasjonsfaglig råd, nedsatt av Norad, kan bli forespurt til å vurdere søkere før nye flerårige avtaler skal inngås. Endelig beslutning tas av Norad. Tidligere avtalepartnere vil også vurderes med tanke på hvilke resultater som ble oppnådd i forrige avtaleperiode. Klagebehandling Vedtak om tildeling og avslag på søknad om tilskudd er enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b og kan påklages til Utenriksdepartementet, jfr. forvaltningsloven 28 annet ledd. Klagen skal sendes Norad innen tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til søkeren, jfr. forvaltningsloven 29 og 32. Identifisering av risiko og risikohåndtering Det vil alltid gjøres en vurdering i forhold til om organisasjonen har tilstrekkelig kapasitet, samt kunnskap og kompetanse til å gjennomføre de omsøkte tiltak. Vurdering av søknader og rapportering om grad av måloppnåelse For de flerårige avtalene skal rapporteringen skje i tre etapper; en årlig rapport (statusrapport), en midtveisrapport som halvveis i avtaleperioden skal oppsummere organisasjonens måloppnåelse frem til da og en sluttrapport etter endt avtaleperiode. Rapporteringen skal relatere seg til avtale og årlige virksomhetsplaner. For midtveis og sluttrapport skal det i tillegg rapporteres i henhold til oppsatte målformuleringer i organisasjonens flerårige informasjonsstrategi. Den årlige rapporteringen skal være relativt kortfattet. Norad legger hovedvekt på midtveisrapporten og sluttrapporten som vil danne ett av flere vurderingsgrunnlag ved inngåelse av en eventuelt ny avtale. For de ettårige avtalene rapporteres det kun med sluttrapport etter endt tiltak. Tilskuddsmottaker skal bruke rapporteringsskjemaet som er publisert på Norads hjemmeside Revidert regnskap for foregående år skal sendes Norad innen fristen som er fastsatt i avtalen. For å sikre at revisjonen gis det ønskede innhold er det utarbeidet nye retningslinjer for revisjon. Disse er publisert på Norads hjemmeside Regnskapet skal være revidert av eksternt registrert eller statsautorisert revisor. 4

5 Dersom revisor kommer med anmerkninger til regnskapet vil Norad vurdere hvilke sanksjonsmidler som skal anvendes, se nedenfor under mulige sanksjonsmidler. Tilskudd på under NOK , skal levere prosjektregnskap attestert av organisasjonens ledelse eller økonomiansvarlig. Utbetalingstakt, renteinnkreving og tilbakebetaling av ubrukte midler For flerårige avtaler skal første utbetaling bestå av maksimum 50 % av tilskuddet når signert tilskuddsbrev er mottatt, samt revidert budsjett/vp er godkjent. Andre utbetaling foretas når årsrapport og revidert regnskap er godkjent og senest 1. oktober gjeldende år. For ettårige avtaler kan tilskuddet utbetales når signert tilskuddsbrev er mottatt, og evt. revidert budsjett og/eller utdypende informasjon er godkjent. Tilskuddet kan utbetales i sin helhet dersom risikoen for misbruk anses som lav, samt at kost /nytteverdien i forhold til påløpte adminstrasjons kostnader for Norad ved oppdeling av utbetaling anses som for høy. Tilskuddet settes inn på egen rentebærende konto, og eventuelle oppsparte renter skal tilbakeføres innen påfølgende år. Ubrukte midler tilbakebetales ved avtalens slutt. I løpende avtaler avregnes ubrukte midler mot siste utbetaling gjeldende år. Mulige sanksjonsformer Dersom tilskuddsmottaker gir uriktige opplysninger, tilskuddet ikke benyttes i samsvar med fastsatte betingelser for tildelingen eller tilskuddsmottaker for øvrig bryter de forpliktelsene som ligger i avtalen, vil Norad vurdere å bruke egnete sanksjonsmidler. Mulige brudd kan være økonomiske misligheter eller korrupsjon, vesentlige og gjentatte forsinkelse med innlevering av dokumenter, manglende styringssystemer etc. Før sanksjoner tas i bruk skal organisasjonen få rimelig tid og anledning til å rette opp feilene, for eksempel rette opp svikt i interne rutiner eller skaffe til veie manglende dokumentasjon. Dersom tilskuddsmottaker fortsatt misligholder avtalen kan Norad avslå ny søknad, tilbakeholde eller redusere fremtidige utbetalinger, kreve tilbakebetaling (helt eller delvis) eller si opp avtalen. Norad praktiserer nulltoleranse overfor korrupsjon. Det innebærer at tilskuddsmottakeren plikter å innrette virksomheten på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter effektivt motvirkes gjennom hele organisasjonskjeden ned til sluttbruker. 5

6 Ved mistanke om økonomiske misligheter skal Varslingsteamet i Norad kontaktes i tråd med Retningslinjer for Norads håndtering av mistanke om økonomiske misligheter (gjeldende fra 26. januar 2011). Norad har opprettet en egen varslingskanal der det er mulig å varsle anonymt iht. beskrevne prosedyrer på norad.no: Mistanke om korrupsjon eller annen form for misbruk av midler i et prosjekt finansiert under dette regelverket medfører normalt umiddelbar stans i planlagte utbetalinger til saken er avklart. Midler som er dokumentert misbrukt vil bli krevd tilbakebetalt. 7 Evaluering Evalueringer kan gjennomføres for deler av, eller hele ordningen. Norad oppfordrer organisasjonene til å foreta selvevalueringer og eksterne gjennomganger som vedlegges ved rapportering. 6