Regelverk for demokratistøtte gjennom politiske partier Kap

Transkript

1 Dato: [11. februar 2011] Godkjent av: VKUL Regelverk for demokratistøtte gjennom politiske partier Kap Regelverket er utarbeidet i henhold til 6 i Reglement for økonomistyring i staten og kap. 6 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Regelverket gjelder for Norads forvaltning av demokratistøtte, ihht budsjettkapittel , og er gjort gjeldende fra 1. januar Reglement og bestemmelser om økonomistyring i staten er overordnet dette regelverk. 1. Mål for ordningen Målet med denne ordningen er velfungerende og demokratiske partiorganisasjoner i utviklingsland (ODA godkjente land iht OECD DACs liste). 2. Målgruppe for tilskuddsordningen Politiske partier i ODA godkjente land og deres tilknyttede sideorganisasjoner. I tilfeller hvor samarbeidspartner ikke er et politisk parti på det aktuelle tidspunktet må samarbeidet begrunnes spesielt i henhold til målet for ordningen. 3. Kriterier for måloppnåelse Årlig rapportering skal hovedsakelig referere til de viktigste produkter og tjenester (outputs), vurdering av hvorvidt det er sannsynlig at man vil kunne nå målene (planlagt outcome) ved prosjektperiodens slutt, avvik og risikohåndtering, mens sluttrapportering skal omhandle oppnåelse av prosjektets mål (outcome), bærekraften, samarbeidsmønstre og lærdommene etter innsatsen. De langsiktige effekter av tiltakene (impact) skal tas med hvis det er mulig. 4. Tildelingskriterier Hvem kan søke støtte: Politiske partier representert på Stortinget, og deres partinære organisasjoner kan på selvstendig grunnlag søke støtte fra og inngå avtale med Norad. Partiet og partinære organisasjoner skal koordinere søknadene internt. En forutsetning for realitetsbehandling av søknader skal være at hovedkontoret for hvert parti skal bekrefte på hver søknad at den er fremsendt i forståelse med moderpartiet. Hva kan støttes: Kapasitetsbygging og langsiktig demokratisk organisasjonsbygging i partier i ODA godkjente land. Vurderingskriterier i behandling av søknad: Beslutning om støtte skal tas etter en helhetsbedømmelse av søknaden, med utgangspunkt i kriteriene under. De ulike kriteriene blir tillagt ulik vekt avhengig av prosjektets karakter, landkontekst, søker og sør partners kapasitet og samarbeidets innretning og omfang. Forhold som vektlegges inkluderer: Problembeskrivelse og analyse av nåsituasjon, og tiltakenes relevans i forhold til dette. Norsk aktørs merverdi (hva den norske partneren tilfører i samarbeidet) sett i forhold til problembeskrivelsen

2 Tilskuddsmottakers kunnskap om lokal kontekst og politisk situasjon, og tilskuddsmottakers bevissthet om forutsette og uforutsette konsekvenser av det norske bidraget, utover selve prosjektet Resultatplanlegging og evne til å identifisere og håndtere risiko Økonomistyring, inkludert korrupsjonsforebyggende tiltak Bærekraft og planer for utfasing, ref. Norads publikasjon: Assessment of Sustainability Elements/Key Risk Factors (mai 2007) Inkludering av tverrgående temaer: Kvinner, likestilling, miljø, hiv/aids, konfliktsensitivitet og anti korrupsjon. Partiene og de partinære organisasjonene avgjør selv hvilke land de vil arbeide i og hvilke partier de vil samarbeide med. Avslag på søknad kan ikke begrunnes på bakgrunn av dette valget, men må være basert på vurderinger av de nevnte kriteriene. Dersom prosjektet er et fellestiltak med flere norske partier forutsettes det at tilskuddsmottakerne seg i mellom har avklart en hensiktsmessig ansvarsdeling, herunder valg av én avtalepartner for Norad. Andel til administrasjon: Normalt kan inntil 8 % av faktisk forbruk gå til dekking av administrative kostnader. Med administrative kostnader menes tilskudd til drift hos tilskuddsmottaker. Utover administrative kostnader er det anledning til å benytte deler av tilskuddet til faglig oppfølging av prosjektet. Med faglig oppfølging menes for eksempel utarbeidelse av årsplaner, mål, indikatorer, opplæring m.v. En kostnad som defineres som faglig oppfølging skal tilføre en direkte merverdi til prosjektet og anses som nødvendig for gjennomføring og resultatoppnåelse i selve prosjektet. I den grad lønnskostnader inkluderes i budsjettet må slike utgifter være direkte knyttet til måloppnåelsen og gi god effekt. Kostnader til lønn må legges inn som egne poster i budsjettet Tilskuddet kan brukes til skriftlig og audiovisuelt materiell til bruk i prosjektene. Annet innkjøp av materiell vil som hovedregel ikke være relevant. Tilskuddet kan ikke brukes til valgkampmateriell. Krav til søknader: Søknadene må beskrive mål for tiltakene (forventede resultater), aktiviteter og budsjett, samt berøre relevante elementer i listen over vurderingskriterier for søknader (se over). Til hjelp for tilskuddsmottakerne er det for ordningen utarbeidet et søknadsskjema som kan benyttes. 5. Informasjon til potensielle tilskuddsmottakere Ordningen kunngjøres på Norads hjemmeside som holdes løpende oppdatert. Her skal det gis opplysninger om søknadsfrister, søknad og rapportskjemaer og hvilke vedlegg som evt. skal følge søknaden. I tillegg gir Norad på forespørsel ytterligere opplysninger om søknaden og forvaltningen av tilskuddet. 6. Oppfølging og kontroll Tilskuddsmottakeren er ansvarlig for forvaltning av tilskudd i samsvar med avtalen med Norad. Gjennomføringsansvar og styring av virksomheten skal reguleres i avtale mellom tilskuddsmottakeren og lokal samarbeidspartner. Norad skal føre tilsyn med at tilskuddsmottaker oppfyller sine forpliktelser gjennom ulike oppfølgings og kontrolltiltak som tilpasses tiltakets egenart og omfang. Prosedyrer for søknadsbehandling Det skal som hovedregel inngås flerårige avtaler med partiene basert på partienes flerårige planer for bistandsvirksomheten.

3 Søknad (flerårig plan) om ny langsiktig avtale, skal gjelde for hele planperioden. Den skal oppdateres hvert år (årlig plan). Årlig plan skal i hovedsak utgjøre en justering av flerårig plan. Flerårig plan skal gjennomgå en behandlingsprosedyre som normalt vil innebære innhenting av kommentarer fra relevante fagavdelinger i Norad og fra bistandsambassadene. Det kan søkes om tverrpolitiske prosjekter (ved to eller flere partier). Ett av partiene skal være avtalepartner overfor Norad. Tilsagn om tilskudd bortfaller dersom det ikke er akseptert innen 8 uker. Identifisering av risikoer og risikohåndtering Søker må kunne identifisere interne og eksterne risikoer (knyttet til å oppnå tiltakenes målsettinger), hvilke konsekvenser det potensielt kan ha for tiltakenes målsettinger dersom risikofaktorene slår til, og videre vurdere hvilke mottiltak som skal settes i verk eller hvilken type risiko som blir akseptert. De metodiske krav Norad stiller er utdypet i publikasjonen: Results Management in Norwegian Development Cooperation (desember 2008) som finnes på Norads hjemmeside. Støtte til arbeid med styresett, demokrati og menneskerettigheter er ofte sensitivt. Det er derfor vesentlig at tilskuddsmottaker tilstreber at tiltakene både forstås lokalt og er tilstrekkelig godt planlagt ut fra de spesielle politiske forhold i det enkelte land. Norad vil derfor legge stor vekt på at de norske partiene i sine planer demonstrerer god forståelse av lokal kontekst og politisk situasjon. Tilskuddsmottaker skal ha etiske retningslinjer for sin bistandsvirksomhet (Veileder for utarbeidelse av etiske retningslinjer ligger på vtale ) I tilfeller der samarbeidet innebærer overføring av midler fra norsk til lokal partner, skal dette formaliseres gjennom skriftlige avtaler som skal ha tilfredsstillende prosedyrer for rapportering, revisjon og tiltak mot korrupsjon. Vurdering av og rapportering om grad av resultatoppnåelse Norad krever at alle prosjekter må ha presise og realistiske mål. Målene må være formulert som forventete resultater, ikke som en beskrivelse av prosesser og aktiviteter. Målene må ha gode indikatorer som sier noe om graden av måloppnåelse. Søknadene må angi grunndata (baseline) for senere å kunne rapportere på endringer og effekter av tiltakene. Det er viktig at det er et klart skille mellom aktiviteter og planlagte resultater. Rapporteringen skjer i to etapper; en årlig rapport (statusrapport) og en resultatrapport (avslutningsrapport året etter at avtaleperioden er over). Rapporteringen skal relateres til kontrakt og flerårig/årlig plan. Til hjelp for tilskuddsmottakerne er det for ordningen utarbeidet et rapporteringsskjema som kan benyttes. Tilskuddsmottaker kan rapportere i det format som passer i forhold til egne rutiner så lenge spørsmålene Norad stiller blir besvart. Tilskuddsmottaker skal løpende sende inn rapporter og sammendrag fra utførte gjennomganger og evalueringer av Norad finansierte prosjekter. Krav til regnskap og revisjon Revidert regnskap for foregående år skal sendes Norad innen fristen som er fastsatt i avtalen. Regnskapet skal være revidert av ekstern registrert eller statsautorisert revisor. For å sikre at revisjonen gis det ønskede innhold er det utarbeidet retningslinjer som tilskuddsmottaker

4 skal sende sin revisor (retningslinjene ligger på Overførte midler til samarbeidspartner skal innarbeides i den norske revisors revisjon, i form av revidert regnskap eller bilag som dokumenterer bruk av de overførte midlene. Revisjonen skal utføres i henhold til revisjonsstandarden ISRE 2400 om organisasjonens valgte revisor benyttes, eller etter standarden ISA 805 om en annen revisor enn organisasjonens valgte revisor benyttes. Den endelige økonomirapporteringen skal godkjennes av Norad i et eget brev til tilskuddsmottaker. Utbetalingstakt, renteinnkreving, tilbakebetaling av ubrukte midler Tilskuddet utbetales normalt i to terminer pr. år. Forskuddsvise utbetalinger kan maksimalt dekke en periode på 6 måneder. Første utbetaling finner sted etter at begge parter har undertegnet avtalen og en signert versjon er mottatt i Norad. Påfølgende utbetalinger foretas på skriftlig anmodning fra tilskuddsmottakeren. Utbetalingsbeløpet skal være avregnet mot eventuelle ubrukte midler fra foregående år. Revidert regnskap og rapportering fra året før skal godkjennes før andre terminutbetaling finner sted. Ved opphør av avtalen skal ubrukte midler tilbakebetales Norad innen 31. mai etter siste år av avtaleperioden. Dersom avtalepartner skal inngå ny flerårig avtale kan det ved behov utbetales inntil 10 % av tentativt tilskudd med hjemmel i et addendum til foregående avtale. Tilskuddsmidler som Norad ikke har mottatt tilfredsstillende revisjonsberetning for det påfølgende år, regnes som ubrukt og skal kreves tilbakebetalt eller avregnes mot neste utbetaling i avtaleperioden. Tilskuddsmottaker skal sette tilskuddet inn på en egen rentebærende konto. Opptjente rentemidler i Norge ved årets slutt skal tilbakebetales Norad innen 31. januar det påfølgende år. Kontoutdrag som viser renteopptjeningen skal følge innbetalingen. Eventuelle renter som er opptjent i landet bistandsvirksomheten gjennomføres tilfaller programmet og skal fremkomme som inntekt i regnskapsrapporten. Mulige sanksjonsformer overfor tilskuddsmottakere Dersom tilskuddsmottaker bryter de forpliktelsene som ligger i avtalen, for eksempel gir uriktige opplysninger, benytter tilskuddet til andre formål enn de avtalen foreskriver, mangler avtalte styringssystemer, bryter etiske retningslinjer etc. vil Norad vurdere å bruke egnete sanksjonsmidler. I de tilfellene mislighold er fastslått kan Norad avslå søknad om nye programmer, tilbakeholde eller redusere fremtidige utbetalinger, kreve tilbakebetaling (helt eller delvis) eller si opp avtalen. I vurderingen av hvilken sanksjonsform som velges blir det blant annet tatt hensyn til misligholdets alvorlighetsgrad satt opp mot de negative konsekvenser sanksjonene får for tilskuddsmottaker. Norad praktiserer nulltoleranse overfor korrupsjon. Det innebærer at tilskuddsmottakeren plikter å innrette virksomheten på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter effektivt motvirkes gjennom hele organisasjonskjeden ned til sluttbruker. Ved mistanke om økonomiske misligheter skal Varslingsteamet i Norad kontaktes i tråd med Retningslinjer for Norads håndtering av mistanke om økonomiske misligheter (gjeldende fra 26. januar 2011). Norad har opprettet en egen varslingskanal der det er mulig å varsle anonymt iht. beskrevne prosedyrer på norad.no:

5 Mistanke om korrupsjon eller annen form for misbruk av midler i et prosjekt finansiert under dette regelverket medfører normalt umiddelbar stans i planlagte utbetalinger til saken er avklart. Midler som er dokumentert misbrukt vil bli krevd tilbakebetalt. Klagebehandling Vedtak om tildeling og avslag på søknad om tilskudd er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 første ledd bokstav b og kan påklages til Utenriksdepartementet, jfr. forvaltningsloven 28 annet ledd. Klagen skal sendes Norad innen 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til søkeren, jfr. forvaltningsloven 29 og 32. En eventuell klage skal tas opp til fornyet behandling i Norad som selv kan omgjøre det opprinnelige vedtaket. Alle klager skal være gjenstand for en formell behandling som gjennomføres så nøytralt som mulig, det vil si at nye saksbehandlere skal trekkes inn i bedømmelsen. Klagepunktene skal relateres til den begrunnelsen og de vurderinger som er gitt i avslagsbrevet. Klageprosessen i Norad skal normalt ikke ta mer enn 3 uker. Dersom Norad opprettholder avslaget skal saken med påtegning sendes til UD for avgjørelse. UDs vedtak er endelig og departementet skal sende svar direkte til søkeren. Ved klagesaker holdes første utbetaling tilbake inntil klagen er avgjort og avtale er signert. Norad vil på forespørsel gi ytterligere veiledning i hvordan tilskuddsmottaker eventuelt skal fremsette en klage. Norad skal praktisere partsinnsyn i tråd med forvaltningslovens Kap og 19, samt offentlighet overfor andre enn sakens parter i tråd med Offentlighetsloven. Reglene om innsynsrett skal gjelde for alle saksbehandlingens faser. 7. Evaluering Evalueringer skal gjennomføres etter behov for deler av, eller hele ordningen, eller for tverrgående tema/mål/land som dekker flere tilskuddordninger.