Kap.post Regelverk for støtte til internasjonale organisasjoner og nettverk

Transkript

1 Godkjent for oversendelse til UD: Villa Kulild, Godkjent av Utenriksdepartementet: Kap.post Regelverk for støtte til internasjonale organisasjoner og nettverk Herunder tildeling over Kap. post Kvinnebevilgningen Regelverket er utarbeidet i henhold til 6 i Reglement for økonomistyring i staten og kap. 6 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Regelverket gjelder for Norads forvaltning av Kap. post , og Kap. post når denne benyttes i sammenheng med Kap. post Reglement for og Bestemmelser om økonomistyring i staten er overordnet dette regelverk. 1 Mål for ordningen Det overordnede målet for ordningen er å sikre at regionale og internasjonale organisasjoner og nettverk har innflytelse på nasjonale, regionale og internasjonale beslutningstakere. For å oppnå dette vil det være sentralt med hevet kompetanse og kunnskap i organisasjonene og nettverkene, samt økt samarbeid over landegrensene. For , Kvinnebevilgningen, er prioriterte områder kvinners økonomiske og politiske rettigheter, påvirkning og deltakelse i samfunnslivet, fravær av vold mot kvinner og barn og kvinners rett til trygg seksuell og reproduktiv helse. Støtten blir gitt innenfor de til enhver tid gjeldende politiske føringer og særlig gjennom den årlige Stortingsproposisjonen. Det tas forbehold om årlig bevilgning over statsbudsjettet. 2 Målgruppe for tilskuddsordningen Målgruppe for ordningen er internasjonale organisasjoner og nettverk som ikke er FN organisasjoner og som i all hovedsak er tilknyttet det sivile samfunn. Spesifikk målgruppe skal identifiseres for alle prosjekter og programmer som får støtte av ordningen. 3 Kriterier for måloppnåelse Ansvarlig enhet skal innhente rapportering fra tiltak under ordningen som gjør det mulig å vurdere resultater og rapportere på ordningens måloppnåelse i den årlige budsjettproposisjonen. Samfunnseffekten kan også i betydelig grad være påvirket av andre faktorer, og rapportering på ordningens måloppnåelse skal derfor vurdere sannsynligheten for at Norads midler kan ha bidratt til en eventuell fremgang på området. Tiltakenes relevans i forhold til ordningens overordnete mål må alltid dokumenteres og tilskuddsmottaker skal så langt det er mulig vurdere sannsynligheten for at tilskuddet har bidratt til fremgang eller har hatt en effekt på samfunnet på områder som faller innenfor ordningens overordnende mål. 4 Tildelingskriterier Hvor kan tiltak gjennomføres: Tiltak som får støtte under denne ordningen skal finne sted i land som til enhver tid omfattes av OECD/DACs liste over ODA godkjente land. Målgrupper på Balkan som faller inn under tilskuddsordninger håndtert av UD, omfattes ikke av ordningen. Hvem kan søke støtte: Internasjonale og regionale ikke-statlige organisasjoner og nettverk. Organisasjonene som støttes skal ha medlemmer (i form av organisasjoner, land eller styremedlemmer) fra flere enn to land. Flerstatlige organisasjoner som ikke er FN-organisasjoner. 1

2 Internasjonale og regionale organisasjoner som har sitt utspring i utviklingsland vil bli gitt prioritet. Det forutsettes at tilskuddsmottakeren: Er en selvstendig juridisk enhet med egne vedtekter og et ansvarlig styre. Styret skal normalt være administrativt adskilt fra virksomhetens daglige drift. har et tilstrekkelig økonomisk grunnlag for det arbeidet som skal gjennomføres, samt nødvendig faglig og administrativ kompetanse til å gjennomføre tiltakene. har et etablert samarbeid med lokal(e) partner(e) for sitt feltbaserte arbeid. Hvilke temaområder kan støttes: Årlig Stortingsproposisjon, samt politiske føringer i Utenriksdepartementets årlige Tildelingsbrev til Norad, setter rammene for hvilke tematiske områder som kan støttes. Dette blir gjengitt i ordningens utlysningstekst. Andre tildelingskriterier: Støtten skal utfylle andre norske bistandskanaler. Organisasjonene og nettverkene som støttes skal ha en klar merverdi innenfor sine innsatsområder i form av relevant kompetanse, ressurser og utviklingseffekt. Søkeren må kunne dokumentere kompetanse som er relevant for satsingsområdene, effektive systemer for gjennomføring og kunne vise til tidligere oppnådde resultater. Resultatfokus og kostnadseffektivitet. Øvrige politisk prioriterte tema skal ivaretas i tråd med føringer i den til enhver tid gjeldende Prop. 1 S. For aktiviteter på landnivå og på regionalt nivå skal prinsippene om nasjonalt eierskap og om å arbeide innenfor rammen av utviklingslandenes plandokumenter legges til grunn for virksomheten. Unntak kan være aktuelt for organisasjoner som arbeider aktivt innen påvirkningsarbeid overfor nasjonale myndigheter, som for eksempel innen godt styresett og menneskerettigheter, herunder frie medier. Målgruppens deltakelse i beslutningsprosesser som omhandler dem. Støtte skal kun gis til tiltak som har nedslagsfelt i minst to land. Det gis ikke støtte til konferanser/seminarer, inkludert reisestøtte, hvis ikke dette er del av et større program/tiltaksstøtte. Vurderingskriterier i behandlingen av søknader: Beslutning om støtte skal tas etter en helhetsbedømmelse av søknaden. Hovedsakelig er kriteriene delt i to; de som gjelder for vurdering av organisasjonen og de som gjelder vurdering av bistandsvirksomheten. Sentrale punkter i vurderingen av organisasjon er: Kapasitet og kompetanse til å nå tiltakets/organisasjonens mål Organisasjonens kostnadseffektivitet, det vil si evnen til å gjennomføre organisasjonens mål med lavest mulige kostnader. Systemer for resultatoppfølging Evne til å identifisere og håndtere risiko Økonomistyring, inkludert korrupsjonsforebyggende tiltak 2

3 Organisasjonens merverdi i sitt bistandsarbeid Evne til langsiktig planlegging Bærekraft og planer for utfasing Inkludering av tverrgående hensyn; likestilling, klima, miljø og antikorrupsjon. Andel til å dekke indirekte administrasjonskostnader Normalt kan tilskuddsmottaker få en prosentandel, i tillegg til direkte prosjekt-/programkostnader, som kan bidra til å dekke tilskuddsmottakers administrative kostnader og støttefunksjoner. For avtaler under dette ordningsregelverket kan det tilstås administrasjonsbidrag på inntil 7 %. Det vises til rutine «R10: Fastsettelse av administrasjonsbidrag i tilskuddsforvaltningen» som er tilgjengelig på Rutinen er for tiden under revisjon. Utover administrative kostnader er det anledning til å benytte deler av tilskuddet til faglig oppfølging av programmet. Med faglig oppfølging menes for eksempel utarbeidelse av årsplaner, mål, indikatorer, opplæring med videre. En kostnad som defineres som faglig oppfølging skal tilføre en direkte merverdi til programmet og anses som nødvendig for gjennomføring og resultatoppnåelse i selve programmet. For kjernestøttemottakere spesifiseres det ingen sats for administrative utgifter men Norad vil vurdere tilskuddsmottakers totale administrasjonsbudsjett. Krav til innhold i søknaden: For kjernestøtte etterspør Norad organisasjonens eller nettverkets strategi. For programstøtte etterspør Norad informasjon om mål og forventede resultater (outcome og outputs) for programmet/prosjektet. For begge typer støtte etterspørres følgende informasjon: Planer, budsjett og finansieringsplan for søknadsperioden for hele programmet, inkludert beløp det søkes Norad om. Situasjonsanalyse (baseline), indikatorer for måloppnåelse, risikovurdering og -håndtering, vurdering av bærekraft og tverrgående hensyn, spesielt anti-korrupsjon, likestilling, miljø og klima. Søknadsperiode og prosjektperiode. En kort presentasjon av resultater av organisasjonens arbeid de siste tre årene (maks to sider). En beskrivelse av organisasjonens struktur (avdelinger, styremedlemmer, beslutningsprosedyrer, antall ansatte osv.). En beskrivelse av hvordan organisasjonen er forankret i Sør. En kort presentasjon av organisasjonens nettverk og samarbeid med andre organisasjoner. En liste over andre givere. Nye søkere (organisasjoner uten gjeldende avtale med Norad) må vedlegge vedtekter, strategi, etiske retningslinjer og revidert regnskap for det foregående finansåret. Støtte gis som kjernestøtte eller programstøtte. Kjernestøtte kan kun gis til internasjonale organisasjoner som i) er nevnt i OECD-DACs liste over internasjonale organisasjoner 1, eller ii) har hele sin virksomhet rettet mot ODA- 1 DAC Statistical Reporting Directives: 3

4 godkjente land 2. Der organisasjonene og nettverkene har virksomhet også i ikke-oda-land, må det norske støttebeløpet øremerkes til ODA-land. Hensynet til anti-korrupsjon, likestillingsperspektivet, miljø og klima skal i varetas i alle tiltak. Tilskuddsmottaker skal identifisere eventuelle negativer virkinger som tiltaket kan ha og hvordan disse skal motvirkes gjennom hele tiltakssyklusen. Videre skal positive anti-korrupsjons-, klima, miljø og likestillingskomponenter søkes integrert i tiltaket eller tas med som en tilleggskomponent dersom det er relevant. Tilskuddsmottaker skal ha etiske retningslinjer som, som et minimum, inneholder de krav skissert i Norads veileder for etiske retningslinjer. Tilskuddsmottaker skal foreta tilstrekkelige sikkerhetsvurderinger for egne medarbeidere ved opphold utenlands, og i den forbindelse iverksette nødvendige tiltak knyttet til eksempelvis opplæring, egne retningslinjer, forsikringer og utstyr. Identifisering av risikoer og risikohåndtering Det er knyttet betydelig risiko til realiseringen av målene for denne ordningen. Søker må kunne identifisere og analysere risikoer og vurdere hvilke mottiltak som skal settes i verk eller hvilken type risiko som blir akseptert. 5 Informasjon til potensielle tilskuddsmottakere Generell informasjon om ordningen skal legges på Ordningen kunngjøres direkte i kontakt med relevante fagmiljø med aktuelle mottakere som har gode forutsetninger for å bidra til ordningens måloppnåelse på en kostnadseffektiv måte. 6 Oppfølging og kontroll Oppfølging og kontroll skal skje i henhold til Utenriksdepartementets og Norads håndbøker i tilskuddsforvaltning med de presiseringer som gis i dette ordningsregelverket. Bruk av maler og skjema følger håndboken dersom ikke annet er nevnt. Juridisk kvalitetssikring Juridisk kvalitetssikring foretatt av Juridisk Seksjon (JUR) er obligatorisk for: 1. Alle avtaler med statlige aktører (norske og utenlandske) og mellomstatlige aktører (FN, Verdensbanken etc.), uansett tilskuddsbeløpets størrelse. 2. Alle NGO-avtaler hvor tilskuddet overstiger NOK 15 millioner. 3. NGO-avtaler som inngås med lavere tilskuddsbeløp såfremt innholdet i avtalen vesentlig fraviker innholdet i UD/Norads godkjente maler, eller disse malene ikke er egnet. 4. Alle traktater. JUR skal alltid kontaktes hvis det unntaksvis er aktuelt å inngå traktater (avtale som inngås på vegne av Norges regjering med et annet lands regjering eller mellomstatlig institusjon). Norad (avdelingen) må videre innhente undertegningsfullmakt fra UD før avtaleinngåelse. Original undertegnet traktat skal oversendes JUR som forestår oversettelse og videresender til UDs traktatarkiv. 2 DAC Statistical Reporting Directives 4

5 Avdelingen forhandler avtalen og sørger for at avtalen undertegnes/inngås basert på råd fra JUR. Dersom de juridiske rådene fravikes på vesentlige punkter skal begrunnelsen for dette dokumenteres. Se V06 i Håndbok for tilskuddsforvaltning for nærmere veiledning. Tilskuddsmottakeren er ansvarlig for forvaltning av tilskudd i samsvar med den inngåtte avtalen, fra avtaleinngåelse til alle vilkår er oppfylt. Oppfølging av tilskudd Støttetiltak under denne ordningen vil i hovedsak bli forvaltet etter UDs/Norads Forvaltningsregime I «Prosjektprogramstøtte». Behovet for oppfølging av det enkelte støttetiltak vil bli vurdert i beslutningsdokumentasjonen og nedfelt i avtalen. Valg av forvaltningsregime og oppfølgingstetthet gjøres basert på en vurdering av vesentlighet og risiko ved det enkelte tiltak. Ansvarlig avdeling vil jevnlig foreta organisasjonsgjennomganger med fokus på kostnadseffektivitet og resultatoppnåelse av avtalepartnere under ordningen. Rapporteringen skal være årlig, med narrativ rapport og revidert regnskap relatert til avtale og evt. arbeidsplaner. Sluttrapport skal leveres seks måneder etter avslutning av programmet, strategien eller støtteperioden. De årlige rapportene skal hovedsakelig referere til de viktigste produkter og tjenester (output), avvik og risikohåndtering. Avslutningsrapporten skal omhandle oppnådde resultater for brukerne (outcome), bærekraften og lærdommene etter innsatsen. De langsiktige virkningene av tiltakene (impact) skal tas med hvis mulig. Organisasjonene skal levere rapport og revidert regnskap i henhold til dato spesifisert i avtalen. Revisjon skal utføres av statsautorisert revisor i henhold til standarder angitt i kontrakten. Rapport og regnskap behandles av saksbehandler i Norad, og skriftlig kommentar og godkjenning gis normalt i eget brev til organisasjonen innen seks uker. Tilskuddet utbetales normalt forskuddsvis i to terminer pr år. Forskuddsvise utbetalinger kan maksimalt dekke en periode på seks måneder. Første utbetaling finner normalt sted etter at begge parter har undertegnet avtalen. Påfølgende terminer utbetales på skriftlig anmodning fra tilskuddsmottakeren og skal være basert på et dokumentert behov. Utbetalingsbeløpet skal eventuelt være avregnet mot ubrukte midler fra foregående periode. Revidert regnskap fra året før og eventuell sluttrapport skal godkjennes før siste terminutbetaling finner sted. Ved opphør av avtalen skal ubrukte midler tilbakebetales Norad innen seks måneder etter støtteperiodens slutt. Dersom tilskuddsmidler fra Norad inngår i samfinansiering med flere givere, skal det tas forbehold om at eventuelle ubrukte midler tilbakebetales giverne proporsjonalt i forhold til hvert enkelt bidrag. Opptjente renter kreves ikke tilbakebetalt for internasjonale ikke-statlige aktører og kan benyttes til tiltak avtalt mellom Norad og den enkelte tilskuddsmottaker. Renter som er opptjent i landet bistandsvirksomheten gjennomføres tilfaller programmet og skal fremkomme som inntekt i regnskapsrapporten. Ved avtalens slutt kan det etter søknad tillates at midler benyttes inntil seks måneder inn i neste år. Tilskuddsmottaker kan søke om at utbetalte deler av tilskuddet som er ubrukt ved utgangen av ett år, kan disponeres i det etterfølgende året innenfor støtteperioden. Frist for å søke om dette er ved innsending av andre utbetalingsanmodning året etter at midlene ble utbetalt. Klagebehandling Beslutning om tildeling eller avslag på søknad vil normalt være et enkeltvedtak etter forvaltningsloven som kan påklages til Utenriksdepartementet. Klager behandles i tråd med Forvaltningslovens kapittel VI. Klagen må fremsettes skriftlig for Norad innen tre uker fra det tidspunkt meddelelsen om vedtaket er mottatt. Dersom Norad opprettholder avslaget sendes klagen til UD for behandling. UDs avgjørelse er endelig og departementet sender svar direkte til søker. 5

6 Mulige sanksjonsformer overfor tilskuddsmottakere Dersom tilskuddsmottaker bryter de forpliktelsene som ligger i avtalen, for eksempel gir uriktige opplysninger, benytter tilskuddet til andre formål enn de avtalen foreskriver, mangler avtalte styringssystemer, bryter etiske retningslinjer etc., vil Norad vurdere å bruke egnete sanksjonsmidler. I de tilfellene mislighold er fastslått kan Norad avslå søknad om nye programmer, tilbakeholde eller redusere fremtidige utbetalinger, kreve tilbakebetaling (helt eller delvis) eller si opp avtalen. I vurderingen av hvilken sanksjonsform som velges blir det blant annet tatt hensyn til misligholdets alvorlighetsgrad satt opp mot de negative konsekvenser sanksjonene får for tilskuddsmottaker. Nulltoleranse overfor korrupsjon og økonomiske misligheter Norad praktiserer nulltoleranse overfor korrupsjon og økonomiske misligheter. Det innebærer at tilskuddsmottakeren plikter å innrette virksomheten på en slik måte at korrupsjon, misbruk av midler og uregelmessigheter effektivt motvirkes gjennom hele organisasjonskjeden ned til sluttbruker. Ved mistanke om økonomiske misligheter skal Varslingsteamet i Norad kontaktes i tråd med Retningslinjer for Norads håndtering av mistanke om økonomiske misligheter (gjeldende fra 26. januar 2011). Norad har opprettet en egen varslingskanal der det er mulig å varsle anonymt i henhold til beskrevne prosedyrer på norad.no: Mistanke om korrupsjon eller annen form for misbruk av midler i et prosjekt finansiert under dette regelverket medfører normalt umiddelbar stans i planlagte utbetalinger til saken er avklart. Midler som er dokumentert misbrukt vil bli krevd tilbakebetalt. 7 Evaluering Norads evalueringsavdeling har ansvaret for å planlegge og gjennomføre uavhengige evalueringer av aktiviteter finansiert over det norske bistandsbudsjettet. Evalueringer kan gjennomføres av deler av eller hele ordningen, eller av tema/mål/land som dekker flere tilskuddsordninger. 6