ÅRSRAPPORT KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2018 KONTROLLUTVALGET

2 1 1. INNLEDNING Kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 107) gir bestemmelser vedrørende internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende forskrift om kontrollutvalg, som trådte i kraft , sammen med tilhørende endringer i kommuneloven, gir nærmere bestemmelser om valg og sammensetning av kontrollutvalget, utvalgets ansvar og oppgaver, og om saksbehandling og sekretariat. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 2.1 Formål Etter kommuneloven har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, jf. 76. For å ivareta dette tilsynsansvaret velger kommunestyret selv et kontrollutvalg som skal "forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne", jf. 77 nr. 1. Dette er gjentatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (av ) Valg - sammensetning Kontrollutvalget skal ikke tillegges andre oppgaver enn det som knytter seg til kontroll- og tilsynsfunksjonen. Det vil si at kontrollutvalget ikke skal delta i den aktive politiske beslutningsprosessen. For at utvalgsmedlemmene skal få en uavhengig status i forhold til forvaltningen (underordnede politiske organer og administrasjonen), er det gitt strenge valgbarhetsregler som innebærer at valgte representanter i utøvende politiske organer (organer med beslutningsmyndighet) eller ansatte i kommunen ikke kan bekle vervet som kontrollutvalgsmedlem. I praksis er det kun kommunestyrerepresentanter, som ikke blir tillagt andre politiske oppgaver, som kan inneha dette vervet, samt valgte personer utenom de folkevalgte. Minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem også av kommunestyret. Kontrollutvalget har 5 medlemmer og 5 personlige varamedlemmer oppnevnt av kommunestyret. Ved innføring av formannskapsmodellen valgte kommunestyret nytt kontrollutvalg. På bakgrunn av søknad om fritak fra medlem/varamedlemmer vedtok kommunestyret i møte ny sammensetning av kontrollutvalget. Kontrollutvalget består av: Leder: Nestleder: Medlem: Medlem: Medlem: Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad Kari Workinn

3 2 Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Varamedlem: Edmund Kristoffersen Oddny Aleksandersen Marie Fangel Åshild Fause Tor Johansen 3. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET Utvalget har truffet sine vedtak i møter. Det er skrevet protokoll fra møtene. Utskrift av møteprotokollene er sendt utvalgets medlemmer og oppdragsansvarlige revisorer, samt at protokollene publiseres på kommunens hjemmeside. Tidspunkt for møtene er blitt fastsatt av utvalget selv, og møtene har blitt holdt for åpne dører. Innkalling til møtene har vært sendt medlemmer/varamedlemmer, ordfører, administrasjonssjef og oppdragsansvarlige revisorer, og inneholdt en oversikt over de sakene som skulle behandles samt saksdokumentene. K-Sekretariatet IKS har i 2018 sørget for saksutredning og øvrig sekretariatsbistand. 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEID I Oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3-7: Tilsyn og kontroll: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innhenting av opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Oppfølging av revisjonsmerknader: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 (nummererte revisjonsbrev), skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.

4 3 Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Rapporter om forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om funnene i disse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontrollens innhold: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget har rett til å være til stede i generalforsamling, representantskap og andre eierorgan i heleide kommunale selskap. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. Rapportering om selskapskontrollen: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Valg av revisjonsordning og valg av revisor: Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontrollog revisjonsarbeidet skal følge administrasjonssjefens innstilling til kommunestyret.

5 4 4.2 Aktiviteter gjennom året Kontrollutvalget har i 2018 til sammen avholdt 13 møter, hvorav to etatsbesøk. Møtene har hovedsakelig vært lagt til rådhuset i Tromsø, med unntak av møtene i forbindelse med etatsbesøkene som ble avholdt i lokalene til besøkte enheter. Utvalget har behandlet 131 saker. Det ble fremmet 20 saker til kommunestyret. Utvalget er gjennom året blitt holdt underrettet om revisjonens virksomhet, og har ført tilsyn med at revisjonsarbeidet har foregått i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Representanter fra Tromsø kommunes administrative ledelse har møtt i kontrollutvalget ved flere anledninger for å gi orientering til utvalget. Medlemmer i kontrollutvalget deltok på Norges Kommunerevisorsforbunds kontrollutvalgskonferanse samt Forum for Kontroll og Tilsyns fagkonferanse. Kontrollutvalget har vedtatt egen informasjonsstrategi for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget skal være synlig, uavhengig og ha høy integritet. Informasjonsstrategien skal styrke forståelsen for utvalgets oppgaver og bidra til at utvalget når sine mål. Informasjonsstrategiens mål er som følger: Kontrollutvalget skal informere om sitt arbeid, både i forkant og i etterkant av møtene. Kontrollutvalget skal ha en bevisst holdning til hvordan utvalget fremstår utad. Kontrollutvalget uttaler seg på faglig grunnlag, og går ikke inn i politiske diskusjoner. 4.3 Etatsbesøk Et etatsbesøk er et møte mellom kontrollutvalget og en besøkt enhet. Deltakere fra enheten orienterer om enhetens virksomhet og kontrollutvalgets medlemmer har anledning til å stille spørsmål underveis. Det er vanlig at kontrollutvalget tas med på en omvisning i kontorlokaler og anlegg som den besøkte enheten disponerer. Formålet med etatsbesøket er å gjøre seg kjent med, og samtidig få god kunnskap om, hvordan enheten drives. Kontrollutvalget gjennomførte den 14. mai 2018 etatsbesøk ved Brann og redning. Utvalget ble meget godt mottatt, og fikk under besøket en grundig orientering om Brann og rednings organisering, oppgaver og arbeidsområder. Brannsjefen og øvrige deltakere var godt forberedt og ga en god framstilling av tjenestens drift og organisatoriske forhold. Referatet fra etatsbesøket er sendt kommunestyret til orientering. Det andre besøket ble gjennomført 9. oktober 2018 hos Remiks Miljøpark AS. Kontrollutvalget ble meget godt mottatt, og fikk en grundig og god gjennomgang av selskapet. Det ble gjennomført en lærerik og spennende omvisning i sorteringsanlegget til Remiks samt i forbrenningsanlegget til Kvitebjørn Varme.

6 5 4.4 Forhold behandlet i 2018 I 2018 behandlet kontrollutvalget 131 saker. De forhold som er behandlet kan oppsummeres som følger: Regnskapsrevisjon: Tromsø kommunes regnskap for 2017 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens årsregnskap for Tromsø Havn KFs regnskap for 2017 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til foretakets årsregnskap for Pasientregnskap Kontrollutvalget har behandlet revisjonsberetningene for beboer- og pasientregnskap. Rapporteringer fra revisor Revisjonen har orientert kontrollutvalget om revisjonsstrategien for årsregnskapet til foretaket og kommunens årsregnskap. I tillegg har revisor orientert om løpende revisjonsarbeid i året. Kontrollutvalget har oppfylt sitt påseeransvar overfor revisjonen gjennom disse rapporteringene. Nummererte revisjonsbrev: Ifølge revisjonsforskriftenes 4 påhviler det revisor en informasjonsplikt for en rekke forhold overfor kontrollutvalget. Rapporteringen skal skje skriftlig i form av fortløpende nummererte brev, med kopi til administrasjonssjefen. Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 8 en plikt til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Følgende revisjonsbrev er behandlet i 2018: Revisjonsbrev nr. 29 Årsregnskap 2017 Revisjonsbrevet omhandlet forbehold angående budsjettet omtalt i revisjonsberetningens del 2, og gjaldt merforbruk innen ansvarsrammen for pleie og omsorg. Merforbruket utgjorde 104 mill. kr., og avviket er av vesentlig størrelse. Resultatene i kommunens årsregnskaper for 2016 og 2017 viser mindreforbruk, dvs. at det er ledige midler som kunne vært brukt til å dekke inn merforbruket. Revisor vurderte at det er et forbedringspotensiale i administrasjonens løpende budsjettstyring. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av fra administrasjonssjefen, og ble behandlet av kontrollutvalget i møte Her ble det redegjort for tiltak som er satt i gang for bedre å oppnå budsjettbalanse innen pleie- og omsorgssektoren, og her ble nevnt budsjettjusteringer og innsparingstiltak som kombinasjon. Videre ble det opplyst at det er satt i gang et arbeid for bl.a. å forbedre presisjonen i den løpende budsjettstyringen. KomRev NORD ga en vurdering av svaret i brev av Revisjonen kommenterte at det ikke var gitt svar på at pleie og omsorg har hatt for lav budsjettramme over flere år. Dette innebærer at merforbruket ikke dreier seg om budsjettoverskridelse med et resultat av

7 6 for lave budsjetter over tid. Revisor konkluderte med at administrasjonen synes ikke å følge kommunelovens bestemmelser på området. Kontrollutvalget fattet vedtak om å følge opp saken videre, og bad om ny tilbakemelding fra administrasjonssjefen. Administrasjonssjefen kommenterte revisors vurderinger i brev av Her ble det bl.a. nevnt at mye av arbeidet som er igangsatt innen pleie og omsorg er langsiktig og vil ta tid før man ser effekten av tiltakene. Administrasjonssjefen viste også til framlegget til økonomirapport 2 der det innstilles på hvordan merforbruket skal inndekkes. Brevet ble sendt revisor for nærmere vurdering, som mener at beskrivelsene i økonomirapport nr angående merforbruket viser at kommunen følger kommunelovens budsjettbestemmelser og forventer at de store budsjettavvikene i fremtiden kan unngås. Kontrollutvalget noterer seg at administrasjonssjefen ved behandlingen av økonomirapport 2/2018 foreslår økning av budsjett 2018 for helse og omsorg til et mere realistisk nivå, og vil understreke betydningen av realistisk budsjettering også i årene fremover. Saken er avsluttet fra kontrollutvalgets side. Revisjonsbrev nr. 30 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter 2018 Revisjonsbrevet omhandlet alvorlige svakheter i kommunens internkontroll av investeringsutgifter. Kommunen hadde regnskapsført og utbetalt investeringsutgifter for et vesentlig beløp, uten at disse utgiftene var kontrollert i tråd med kommunens retningslinjer. Tilsvarende svakheter i internkontrollen ble rapport av revisor i revisjonsbrev nr. 27. Kommunen iverksatte da en forsterket rutine i forbindelse med attestasjon og anvisning i byggeprosjekter. Ved kontrollutvalgets behandling av revisjonsbrev nr. 30 ble administrasjonssjefen innkalt til møtet for å orientere utvalget om saken. Kontrollutvalget konstaterte at det er avdekket graverende mangler i behandling av flere fakturaer tilknyttet investeringsprosjekter. Svikten blir desto mer alvorlig og uforståelig sett i sammenheng med svakheter påpekt i revisjonsbrev nr. 27. Slik svikt er egnet til å påføre Tromsø kommune meget betydelige overskridelser og unødvendige kostnader. Kontrollutvalget kan derfor ikke ha tillit til de i Tromsø kommunes administrasjon som er ansvarlige for de berørte prosjekter. Saken ble oversendt kommunestyret for beslutning av nødvendige tiltak. Etter kontrollutvalgets behandling oversendte administrasjonssjefen svar på de forhold som var tatt opp i revisjonsbrevet. Ved oversendelse av saken til kommunestyret ble administrasjonssjefens svar vedlagt. I brevet ble det redegjort for forholdet tatt opp i revisjonsbrev nr. 30 samt informasjon om hvilke tiltak som var igangsatt. Kommunestyret behandlet saken i møte Revisor og kontrollutvalget vil følge opp saken i Oppfølging revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelser til ansatte Revisjonsbrevet og kommunens svar på brevet ble behandlet av kontrollutvalget i Kontrollutvalget har i 2018 fulgt opp forholdet som omhandler omfanget av feilberegningen samt om det er gjort rettslige vurderinger med tanke på å korrigere feilaktig beregnet ansiennitet.

8 7 Kontrollutvalget behandlet saken i møte , og ved behandlingen forelå svar fra administrasjonssjefen i brev av Utvalget fattet vedtak om å sende saken til kommunestyret med anmodning om at det foretas en kontroll med henblikk på å korrigere de feil som har skjedd. Kommunestyret behandlet saken i møte og traff følgende vedtak: 1. Administrasjonssjefen bes foreta en risikovurdering som grunnlag for hvilke enheter som bør ha en gjennomgang av sine ansiennitetsberegninger, og iverksette nødvendige tiltak. 2. Administrasjonssjefen bes vurdere fullmakter og organisering av arbeidet innen lønnsfastsetting i Tromsø kommune, og foreslå en hensiktsmessig organisering av arbeidet. Revisor har fulgt opp saken, og administrasjonssjefen har i brev av gitt en orientering om tiltak som er iverksatt og som i hovedsak er knyttet til kommunestyrets vedtak punkt 2. Kontrollutvalget behandlet saken på nytt i møte , der også administrasjonssjefen var tilstede og ga utfyllende opplysninger om tiltakene. Kontrollutvalget vedtok å ta saken til orientering. Forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjonsrapport «Tromsø kommunes håndtering av henvendelser» Kontrollutvalget bestilte i møtet et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler kommunens håndtering av henvendelser. Formålet med prosjektet er å bidra til å sikre at kommunen oppfyller sin plikt overfor innbyggerne til å håndtere henvendelser i tråd med forvaltningsloven, øvrig regelverk og eventuelle lokale målsetninger eller strategier. Rapporten ble behandlet i møte På bakgrunn revisors funn og konklusjon ble det gitt en anbefaling til forbedringer i interne rutiner. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret var at administrasjonssjefen skulle gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak som igangsettes for å imøtekomme anbefalingen i rapporten med en svarfrist Kommunestyret behandlet rapporten i møte , og kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. Det er ikke mottatt tilbakemelding fra administrasjonssjefen innen svarfristen gitt i kommunestyrets vedtak, og det er sendt to påminnelser om manglende svar. Saken følges opp i Forvaltningsrevisjonsrapport «Økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning» Kontrollutvalget bestilte i møtet et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning. Formålet med prosjektet er å bidra til å rette fokus mot viktigheten av systemer og rutiner som sikrer

9 8 tilfredsstillende økonomistyring og økonomisk internkontroll. Etterlevelse av tilfredsstillende rutiner på disse områdene er grunnleggende forutsetninger for mulighetene for folkevalgt styring og kontroll av enhetens virksomhet. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte På bakgrunn av revisors funn og konklusjoner ble det gitt fire anbefalinger til forbedringer i interne rutiner. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret var at administrasjonssjefen skulle gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak som igangsettes for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Kommunestyret behandlet rapporten i møte , og vedtok å stryke to av fire anbefalingspunkter, samt at administrasjonssjefen skal tilbakerapportere til formannskapet om tiltak for å imøtekomme anbefalingspunktene. Her ble det satt svarfrist til Kontrollutvalget har en plikt å følge opp merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter, noe som følger av kontrollutvalgsforskriften 12. Utvalget vil i 2019 følge opp at kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporten følges opp av administrasjonssjefen. Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Beregning av eiendomsskatt» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i møte Konklusjonen i rapporten var at eiendomsskatt i Tromsø kommune i hovedsak beregnes i tråd med kommunens retningslinjer og politiske vedtak, og det ble gitt en anbefaling. Kommunestyret behandlet rapporten i møte Iht. kommunestyrets vedtak skulle administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget for hvilke tiltak og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingen i rapporten, med en svarfrist Saken måtte forelegges Skattetakstnemda før tilbakerapportering kunne skje. I møte behandlet kontrollutvalget oppfølgingen av rapporten, der behandlingen fra Skattetakstnemda forelå. Oppfølgingen av rapporten - ved avklarende vedtaket i Skattetakstnemnda - er egnet til imøtekomme revisjonens anbefaling i rapporten. Kontrollutvalget anser tilbakemeldingen fra administrasjonssjefen som tilfredsstillende oppfølging av kommunestyrets vedtak i saken. Saken er oversendt kommunestyret for behandling. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av investeringsprosjekter» Kontrollutvalget vedtok i 2016 å bestille en løpende forvaltningsrevisjon som omhandler kommunens oppfølging av investeringsprosjektene Tromsøbadet, Otium bo- og velferdssenter og ny passasjerterminal på Prostneset. Formålet med prosjektet er å bevisstgjøre Tromsø kommune og Tromsø Havn KF om den vesentlige betydningen tilstrekkelig fokus på internkontroll og etterlevelse av egne rutiner har i forbindelse med gjennomføring av store investeringsprosjekter. KomRev NORD rapporterer løpende til kontrollutvalget, og utvalget har behandlet delrapportene 3, 4 og 5 i Rapportene er oversendt kommunestyret til orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tromsøbadet» Kontrollutvalget i flere saker behandlet forhold rundt byggingen av Tromsøbadet, og det har vært stilt en rekke spørsmål rundt økonomi, organisering, parkeringsplasser osv. Utvalget fant grunn for å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt der flere forhold

10 9 gjennomgås. Undersøkelsen er delt i to forvaltningsrevisjonsprosjekter, det ene med tema beslutningsgrunnlaget, og det andre med tema prosjektstyring og oppfølging. Endelig avklaring av bestillingen ble behandlet av kontrollutvalget i møte KomRev NORD er i gang med prosjektarbeidet. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Bierverv i barneverntjenesten» Kontrollutvalget vedtok i møte å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler ansattes bierverv i barneverntjenesten. Prosjektet er under utførelse og rapporten antas å foreligge til behandling i løpet av februar Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll og ressursbruk i barneverntjenesten» Kontrollutvalget vedtok i møtet , med endring i møte , å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barneverntjenesten med fokus på internkontroll og ressursbruk. Saken ble tatt opp blant annet på bakgrunn av oppslag i media der det vises til Fylkesmannens tilsyn med barneverntjenesten. KomRev NORD er i gang med prosjektarbeidet. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Offentlige anskaffelser konsulenttjenester» Kontrollutvalget vedtok i å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler kommunens kjøp av konsulenttjenester under terskelverdi for nasjonale anbud. Bakgrunnen for bestillingen er en henvendelse til kontrollutvalget vedrørende kommunens kjøp av konsulenttjenester fra tidligere ansatt i enheten Vann og avløp. Vurderingen av saken tilsa at kommunens avtale med privat aktør var i strid med regler for offentlige anskaffelser, og kontrollutvalget rettet kritikk til administrasjonssjefen av håndteringen. KomRev NORD er i gang med prosjektet, og rapporten antas å foreligge til behandling i et av de første møtene i I samme sak, som omhandlet ledende ansattes overgang til privat virksomhet, fattet kontrollutvalget vedtak om å sende saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber administrasjonssjefen fremme sak for kommunestyret med forslag til regler for ledende ansattes overgang til privat virksomhet. Kommunestyret behandlet saken i møte og vedtok kontrollutvalgets innstilling. Videre har kommunestyret behandlet saken i møte der følgende vedtak ble fattet: Redegjørelsen om ledende overgang til privat virksomhet tas til orientering. Det legges til grunn at det ikke er behov for å utarbeide egne regler for ledende ansattes overgang til privat virksomhet. Andre undersøkelser: Brann og redning «ildsted» Saken ble først behandlet som en varslingssak, og omhandler - kort oppsummert - bruk av kommunens ansatte på brannsjefens private fritidsbolig. KomRev NORD gjorde nærmere undersøkelser, samt at utvalget bad om ytterligere informasjon fra kommunens ledelse som var involvert i saken. Kontrollutvalget sluttbehandlet saken i møtet Utvalget

11 10 oppsummerte at det ble gjennomført tiltak på privat hytte tilhørende ansatt i kommunen som er i strid på kommunens etiske retningslinjer. Forholdet må også behandles korrekt etter skatte- og avgiftsregler. Kommunestyret behandlet saken i møtet Iht. kommunestyrets vedtak (sak 177/17) skulle administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget for iverksettelse av tiltak med svarfrist Oppfølging av saken ble behandlet av kontrollutvalget i slutten av 2017, men utvalget ønsket ytterligere opplysninger, før den kunne ferdigstilles. Endelig behandling ble gjort i møte , der redegjørelser fra administrasjonssjefen forelå. Det ble konkludert med at administrasjonssjefen ikke hadde oppfylt kommunestyrets vedtak i sak 177/17 punkt 2. I innstillingen til kommunestyret ble det bedt om at brannsjefen faktureres i tråd med tidligere vedtak. Kommunestyret behandlet saken i møte og vedtok kontrollutvalgets innstilling. Selskapskontroll: Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS Kontrollutvalget vedtok i møte å bestille selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS i tråd med plan for selskapskontroll for perioden. I selskapskontrollen inngår eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. I eierskapskontrollen er fokuset om Tromsø kommune fører kontroll med sine eierinteresser i selskapet samt om disse utøves i samsvar med vedtak, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer. Videre i forvaltningsrevisjonsdelen ses på om driften av selskapet er i tråd med kommunestyrets føringer og vedtak i eierskapsmeldingen samt øvrige styringssignaler. KomRev NORD er i gang med prosjektarbeidet. Kontrollutvalgets tilsyn deltakelse på generalforsamlinger/representantskapsmøter og gjennomgang av innkallinger og protokoller fra generalforsamlinger/ representantskapsmøter. I forbindelse med selskapskontrollen har kontrollutvalget iht. kommunelovens 80 benyttet retten til å være tilstede på representantskapsmøter, generalforsamlinger og bedriftsforsamling i interkommunale selskaper og aksjeselskaper der Tromsø kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene, og heleide datterselskap til slike selskaper. Andre saker: Tromsø kommunes praktisering av regler for kunst i offentlige rom Kontrollutvalget behandlet i 2017 en henvendelse fra tillitsvalgte i foreningene Nordnorske kunsthåndverkere og Nordnorske billedkunstnere. Brevet inneholdt påstander om at kommunen ikke følger gjeldende regler for utsmykking. Dette gjelder særlig ved utbygging av Otium i Tromsdalen. Det ble også stilt spørsmål om habiliteten i forholdet mellom prosjektleder og arkitekt. Administrasjonssjefen svarte kontrollutvalget i to brev før saken kunne ferdigstilles.

12 11 I møte behandlet kontrollutvalget saken, og oppsummert konkluderes med at det er manglende etterlevelse av retningslinjer for utsmykking av kommunale bygg ved utbygging av Otium. Videre fremmet kontrollutvalget forslag til kommunestyret at det fremlegges nye forslag til retningslinjer for utsmykking av kommunale uterom og kommunale rom, samt at det oppnevnes kunstkomite i samsvar med gjeldende retningslinjer for Tromsøbadet, Helsehuset og Tvibit. Kommunestyret behandlet saken i møte Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret ble noe endret, men hovedsakelig innholdsmessig det samme. Registreringsordning for kunst og håndtering av kunstsamling i Tromsø kommune - oppfølging Kontrollutvalget behandlet i 2017 saker som omhandler Tromsø kommunes ivaretakelse av kunstsamling. I møte har utvalget fulgt opp at tilstrekkelige rutiner etableres for å få på plass en registreringsordning for kunst og rutiner/retningslinjer for forsvarlig oppbevaring og ivaretakelse av kunstverk. Kontrollutvalget anser at administrasjonssjefen har gitt en tilfredsstillende redegjørelse i saken, der det er informert om aktuelle tiltak. Videre har administrasjonssjefen forsikret at kunst som tilhører kommunen er forsvarlig ivaretatt og at det ikke foreligger akutt fare for at verdier forringes. Utvalget understreker behovet for godt oppdatert registreringssystem, og har bedt om å få tilsendt de nye rutinene når de foreligger. Nye rutiner er per dato ikke oversendt kontrollutvalget, og det er sendt «purring» til kommunen der dette etterlyses. Forholdet følges opp i Regler for kjøp av eiendom Kontrollutvalget drøftet i møte en sak fra Dagens Næringsliv om kommuners kjøp av fast eiendom på det private marked. I et mediaoppslag i Nordlys september 2017 fremgikk det at Tromsø kommune planlegger å kjøpe boliger for 100 millioner i året. Med tanke på det betydelige volum som kommunen sier skal settes av til anskaffelser av bolig fant kontrollutvalget grunn til å rette en forespørsel til administrasjonssjefen om praksis og regelverk. Kontrollutvalget behandlet administrasjonssjefens redegjørelse i møte Kort oppsummert fremgikk det at kommunen ikke har skrevne retningslinjer som regulerer kjøp av fast eiendom. Det betyr ikke at dette bør være noe «rettstomt rom» og det er flere momenter som taler for å få kjøp av fast eiendom inn i en mer formell ramme. Gode rutiner er viktig, og dersom disse skriftliggjøres anser kontrollutvalget at kommunen i lettere grad blir oppmerksomme på og påminnet de etiske utfordringer som kan oppstå. Kontrollutvalget vedtok å sende saken til kommunestyret med forslag til innstilling i to punkter. Det første omhandler at administrasjonssjefen legger frem forslag til retningslinjer for kommunens erverv av fast eiendom, og det andre punktet omhandler at administrasjonssjefen må påse at kommunens erverv av fast eiendom skjer i samsvar med etiske retningslinjer. Kommunestyret behandlet saken i møte og vedtok kontrollutvalgets innstilling.

13 12 Kommunale utleieboliger regnskapsføring Kontrollutvalget har i 2017 behandlet sak som omhandler rettslige sider ved kommunal utleie. Bakgrunn for saken var at Nordlys i juni 2017 over en lengere artikkelserie «I bolig Tromsøs-bakgård» - satte fokus på forholdene i kommunal utleie. Mange beboerne ble tilbudt et botilbud som fremstod som meget dyrt i forhold til den standard som boligene tilsynelatende var i. Av intervju med beboere og leietakere fremkommer det at standard i leilighetene var høyst variable og leien fremstod som høy i forhold til standard. Utvalget stilte flere spørsmål til administrasjonssjefen, og omhandlet reklamasjoner, leieprisreduksjon, justering av husleie, husleieavtale og regnskapsrapportering. Administrasjonssjefen har i flere brev besvart spørsmålene. Oppsummert registrer kontrollutvalget at regnskapsrapporteringen ikke gir et korrekt økonomisk uttrykk for virksomheten og dette må forbedres snarest. Revisor følger opp saken og kontrollutvalget er holdt løpende orientert. Kontrollutvalget følger opp saken i Orienteringer m.m.: Kommunens beredskapsplan Revisor Tromsøbadet KF Hella avvikling av tilbud Henvendelse angående Tromsø Alpinpark AS Midlertidig avlastningstilbud på Berglund og Iver Walnums veg kommunestyrets vedtak i sak 60/18 Forhold i Tromsø Havn KF Skianlegg Templarheimen overskridelser budsjett Samisk språksenter diverse spørsmål Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Budsjettramme for 2019

14 13 Tromsø, den 23. januar 2019 Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Benedikte Figenschou sign. Kari Workinn sign. Jon Arne Jørstad sign.