ÅRSRAPPORT KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2015 KONTROLLUTVALGET

2 1 1. INNLEDNING Kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 107) gir bestemmelser vedrørende internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende forskrift om kontrollutvalg, som trådte i kraft , sammen med tilhørende endringer i kommuneloven, gir nærmere bestemmelser om valg og sammensetning av kontrollutvalget, utvalgets ansvar og oppgaver, og om saksbehandling og sekretariat. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 2.1 Formål Etter kommuneloven har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, jf. 76. For å ivareta dette tilsynsansvaret velger kommunestyret selv et kontrollutvalg som skal "forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne", jf. 77 nr. 1. Dette er gjentatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (av ) Valg - sammensetning Kontrollutvalget skal ikke tillegges andre oppgaver enn det som knytter seg til kontroll- og tilsynsfunksjonen. Det vil si at kontrollutvalget ikke skal delta i den aktive politiske beslutningsprosessen. For at utvalgsmedlemmene skal få en uavhengig status i forhold til forvaltningen (underordnede politiske organer og administrasjonen), er det gitt strenge valgbarhetsregler som innebærer at valgte representanter i utøvende politiske organer (organer med beslutningsmyndighet) eller ansatte i kommunen ikke kan bekle vervet som kontrollutvalgsmedlem. I praksis er det kun kommunestyrerepresentanter, som ikke blir tillagt andre politiske oppgaver, som kan inneha dette vervet, samt valgte personer utenom de folkevalgte. Minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem også av kommunestyret. Kontrollutvalget har 5 medlemmer og 5 personlige varamedlemmer oppnevnt av kommunestyret. Kontrollutvalget har frem til hatt følgende medlemmer og varamedlemmer: Leder: Nestleder: Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Kari Workinn Tor Zachariassen

3 2 Åshild Fause Hans Petter Kvaal Bodil Andersen Tor Johansen Bjarne Rohde For inneværende valgperiode ( ) består kontrollutvalget av: Leder: Nestleder: Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Kari Workinn Edmund Kristoffersen Oddny Aleksandersen Andreas Buch Åshild Fause Kristian P. Wilsgård 3. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET Utvalget har truffet sine vedtak i møter. Det er skrevet protokoll fra møtene. Utskrift av møteprotokollene er sendt utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og oppdragsansvarlige revisorer. Tidspunkt for møtene er blitt fastsatt av utvalget selv, og møtene har blitt holdt for åpne dører. Innkalling til møtene har vært sendt medlemmer/varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og oppdragsansvarlige revisorer, og inneholdt en oversikt over de sakene som skulle behandles samt saksdokumentene. K-Sekretariatet IKS har i 2015 sørget for saksutredning og øvrig sekretariatsbistand. 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEID I Oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3-7: Tilsyn og kontroll: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.

4 3 Innhenting av opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Oppfølging av revisjonsmerknader: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 (nummererte revisjonsbrev), skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Rapporter om forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om funnene i disse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontrollens innhold: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget har rett til å være til stede i generalforsamling, representantskap og andre eierorgan i heleide kommunale selskap. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon.

5 4 Rapportering om selskapskontrollen: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Valg av revisjonsordning og valg av revisor: Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontrollog revisjonsarbeidet skal følge byrådets innstilling til kommunestyret. 4.2 Aktiviteter gjennom året Kontrollutvalget har i 2015 til sammen avholdt 11 møter, hvorav et etatsbesøk. Møtene har hovedsakelig vært lagt til rådhuset i Tromsø, med unntak av møtet i forbindelse med etatsbesøket som ble avholdt i lokalene til besøkt enhet. Utvalget har behandlet 102 saker. Det ble fremmet 11 saker til kommunestyret. Utvalget er gjennom året blitt holdt underrettet om revisjonens virksomhet, og har ført tilsyn med at revisjonsarbeidet har foregått i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Representanter fra Tromsø kommunes administrative ledelse har møtt i kontrollutvalget ved flere anledninger for å gi orientering til utvalget. Medlemmer i kontrollutvalget deltok på Norges Kommunerevisorsforbunds kontrollutvalgskonferanse og Forum for Kontroll og Tilsyns årsmøte og fagkonferanse. Kontrollutvalget har vedtatt egen informasjonsstrategi for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget skal være synlig, uavhengig og ha høy integritet. Informasjonsstrategien skal styrke forståelsen for utvalgets oppgaver og bidra til at utvalget når sine mål. Informasjonsstrategiens mål er som følger: Kontrollutvalget skal informere om sitt arbeid, både i forkant og i etterkant av møtene. Kontrollutvalget skal ha en bevisst holdning til hvordan utvalget fremstår utad. Kontrollutvalget uttaler seg på faglig grunnlag, og går ikke inn i politiske diskusjoner. 4.3 Etatsbesøk Et etatsbesøk er et møte mellom kontrollutvalget og en besøkt enhet. Deltakere fra enheten orienterer om enhetens virksomhet og kontrollutvalgets medlemmer har anledning til å stille spørsmål underveis. Det er vanlig at kontrollutvalget tas med på en omvisning i kontorlokaler og anlegg som den besøkte enheten disponerer.

6 5 Formålet med etatsbesøket er å gjøre seg kjent med, og samtidig få god kunnskap om, hvordan enheten drives. Kontrollutvalget gjennomførte den 22. april 2015 etatsbesøk ved Biblioteket i Tromsø. Kontrollutvalget fikk en orientering om enheten samt en interessant omvisning inkludert historier fra daglige hendelser og utfordringer ved både biblioteket i Tromsø sentrum og i byarkivet. I kontrollutvalgets referat fra etatsbesøket oppsummeres besøket som følger: Kontrollutvalget fikk en god mottakelse i forbindelse med besøket, og fikk - etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om bibliotekets daglige oppgaver og utfordringer. Representantene fra enheten var godt forberedt til møtet og ga en ryddig og fyldig framstilling, og kontrollutvalget syntes det var inspirerende og interessant å høre om alle arrangement som Biblioteket i Tromsø både arrangerer og legger til rette for, for byens både unge og voksne beboere. Kontrollutvalget synes også at det urovekkende å høre at det finnes så pass store utfordringer knyttet til Byarkivet, men utvalget tror at dette blir ivaretatt på en god og riktig måte framover av Biblioteket og Byarkivet i Tromsø, med god støtte fra kommunen. 4.4 Forhold behandlet i 2015 I 2015 behandlet kontrollutvalget 102 saker. De forhold som er behandlet kan oppsummeres som følger: Regnskapsrevisjon: Tromsø kommunes regnskap for 2014 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens årsregnskap for Tromsø Havn KFs regnskap for 2014 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til foretakets årsregnskap for Pasientregnskap Kontrollutvalget har behandlet revisjonsberetningene for beboer- og pasientregnskap. Rapporteringer fra revisor Revisjonen har orientert kontrollutvalget om revisjonsstrategien for årsregnskapet til foretaket og kommunens årsregnskap. I tillegg har revisor orientert om løpende revisjonsarbeid i året. Kontrollutvalget har oppfylt sitt påseeransvar overfor revisjonen gjennom disse rapporteringene som har funnet sted i 2015, og utvalgets vurdering er at revisjonen har utført sine oppgaver på en forsvarlig måte. Nummererte revisjonsbrev: Revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer Revisjonsbrevet omhandlet mangler i interne rutiner tilknyttet ansattes disponering av bankkontoer. Revisjonen hadde tatt opp forholdet med ledelsen i kommunen, og det ble opplyst at tiltak først vil bli gjort i løpet av 1. kvartal Som følge av mulige

7 6 konsekvenser av en slik mangel mente revisjonen at tiltak burde iverksettes snarest. Kontrollutvalget fattet vedtak der det bes om svar fra kommunens ledelse innen Svar på revisjonsbrevet forelå til behandling i møte med videre oppfølging i møte Ifølge kommunens svar er ny rutine på området etablert. Kontrollutvalget har avsluttet saken. Revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 Revisjonsbrevet omhandlet forbeholdet i revisjonsberetningen for 2014 angående budsjettet og manglende rutiner for investeringsregnskapet. Videre i revisjonsbrevet ble merforbruket på ansvaret for vann og avløp omtalt, og det fremgikk at utgiftene til prosjektet var langt høyere enn vedtatt budsjettramme, og som tilsa at kommunestyret må behandle saken på nytt. Til slutt ble forholdet angående presentasjonen i regnskapsskjema 2B tatt opp. Presentasjonen av nevnte skjema er ikke i henhold til forskriftens krav, og revisor anbefalte at kommunen vurderer og endrer forholdene i Kontrollutvalget bad om svar på revisjonsbrevet med svarfrist Svar på revisjonsbrevet forelå i brev av , behandlet av kontrollutvalget i møte Videre behandlet utvalget oppfølging av revisjonsbrevet i møte , der kommunen ga et mer utfyllende svar i brev av Her ble det redegjort for tiltak og prosesser som er satt i gang for å forbedre rutinene innenfor budsjettområdet. Kontrollutvalget hadde bedt om en redegjørelse tilknyttet merforbruket innen vann og avløp, men dette forholdet var ikke redegjort nærmere for i kommunens svarbrev. Fortsatt ønsker kontrollutvalget svar på dette forholdet, og det er satt svarfrist til Per dato er svar ikke mottatt, og kontrollutvalget følger opp saken. Revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten Revisjonsbrevet er unntatt offentlighet, og omtales bare i korte trekk. Etter at mislighetssaken begått av en tidligere ansatt i flyktningetjenesten ble avdekket, satte kommunens ledelse i gang undersøkelser angående interne rutiner i tjenesten. Egen rapport ble skrevet og her fremkom en rekke punkter som måtte følges opp videre av kommunens ledelse. Revisjonsbrevet omhandler kommunens manglende oppfølging på noen punkter. Kommunen har besvart revisjonsbrevet. Kontrollutvalget følger opp saken i Forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjonsrapport og oppfølging av prosjektet «Barneverntjenesten forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll» Kontrollutvalget fattet vedtak i møte å bestille et prosjekt innen barneverntjenesten. Rapporten i prosjektet ble behandlet av kontrollutvalget i møte På bakgrunn av oppsummering og konklusjon i rapporten ble det gitt to anbefalinger til forbedringer, som følger: Kommunen bør arbeide aktivt for å overholde barnevernlovens tidsfrister for gjennomgang av bekymringsmeldinger og for gjennomføring av undersøkelser. Kommunen bør sørge for at meldere av bekymring til barneverntjenesten får tilbakemelding(er) i henhold til regelverket.

8 7 I tillegg var det gitt opplysninger om internkontrollsystemet i tjenesten, der arbeidet med revidering av internkontrollen skulle vært ferdigstilt , og at det videre skulle implementeres avdelingsvis i tjenesten. Kommunestyret behandlet rapporten i møte , og kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. I kommunestyrets vedtak var det satt en frist til for tilbakerapportering fra byrådsleder for tiltak som igangsettes for å imøtekomme de svakheter som fremkom i rapporten, herunder opplysninger om implementering av endringer i internkontrollsystemet. Tilbakemelding fra kommunens ledelse forelå i brev av Her ble det redegjort for planlagt og iverksatte tiltak for å imøtekomme de svakheter som fremkom i rapporten, og som ga grunnlag til forbedringer tilknyttet forholdene. Kommunestyret har behandlet oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten i møte Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i møte , og kommunestyret i møte Rapporten ga noen anbefalinger for å imøtekomme de mangler/svakheter som ble avdekket i undersøkelsen. I kommunestyrets vedtak var det satt svarfrist til for å gi en tilbakerapportering for hvilke tiltak som skulle igangsettes for å imøtekomme de svakheter som fremkom i rapporten. Tilbakemelding fra kommunens ledelse forelå i brev av , og behandlet av kontrollutvalget i møte Kommunens orientering om vurderingene og tiltakene som er iverksatt synes å imøtekomme svakhetene i rapporten. Kommunestyret har behandlet saken i møte Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Ressursbruk innen grunnskolen» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i møte , og kommunestyret i møte Med bakgrunn i funn som framkom i rapporten, ble det synliggjort forbedringspotensialer i forbindelse med områder knyttet til prioritering av grunnskoleundervisning, samt produktiviteten i grunnskoleundervisningen. Kontrollutvalget behandlet i møte tilbakemelding i henhold til kommunestyrets vedtak, gitt i brev datert fra byråd for utdanning. Her ble redegjort for iverksatte og planlagte tiltak til forbedringer tilknyttet forholdet omtalt i kommunestyrets vedtak samt andre forhold beskrevet i rapporten. Byråden informerte om områder som har vært fokusert på de siste årene, og om planverk og prosjekter videre fremover. Opplysningene om de iverksatte og planlagte tiltakene nevnt i brevet ga grunnlag til forbedringer vedrørende forhold beskrevet i rapporten. Kommunestyret har behandlet saken. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Idrettshall i Hamna» Kommunestyret behandlet i møte sak angående gjenoppbygging av Idrettshall Hamna, der ett av punktene i vedtaket var at kontrollutvalget skulle se nærmere på alle relevante forhold rundt denne saken. Kontrollutvalget bestilte fra KomRev NORD en gjennomgang av saken. Som følge av prosessen videre i saken ble saken stilt i bero inntil videre fra kontrollutvalgets side.

9 8 Kontrollutvalgets endelige behandling av saken skjedde i møte Det var her klart fra tingrettens avgjørelse i dom av at kommunen ikke hadde ansvaret for at hallen kollapset. Videre undersøkelser rundt årsaken til kollapsen og de påførte merutgiftene var derfor unødvendige. Når det gjelder selve prosjektstyringen, har KomRev Nord revidert og utarbeidet en utførlig rapport vedrørende prosjektstyringen ved byggingen av Tromstun skole. Det må legges til grunn at KomRev NORDs funn i denne undersøkelsen har betydelig overføringsverdi til en eventuell svikt ved byggingen av hallen. Å igangsette et revisjonsprosjekt av hallutbyggingen vil vanskelig kunne ses å bringe noe vesentlig nytt, enn hva som allerede er avdekket ved gjennomgangen av Tromstun. I brev av redegjorde utbyggingssjefen for at det har vært og pågår et arbeid med å forbedre rutinene og oppfølgingen av slike saker. Gjennomføres en revisjon vil man i stor grad risikere å behandle foreldete rutiner, dvs. feil og svakheter som man nå er klar over og som allerede er endret, eller besluttet endret. På denne bakgrunn foreslo kontrollutvalget overfor kommunestyret at nærmere undersøkelser av prosjektet om hallen i Hamna framstår som utjenlige, også sett hen til de ressurser som må brukes. Kommunestyret behandlet saken i møte , og fulgte kontrollutvalgets innstilling. Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Flyktningetjenesten» Kontrollutvalget fattet vedtak i møte å bestille et prosjekt innen flyktningetjenesten fra KomRev NORD. Fokuset i prosjektet var offentlige anskaffelser, interne rutiner for attestasjon og anvisning, utfakturering og innkreving samt økonomiske rapporteringer. Som følge av underslaget av tidligere ansatt i flyktningetjenesten som ble avdekket, endret kontrollutvalget bestillingen med hensyn til fokusområder i prosjektet. Kommunen valgte selv å igangsette undersøkelse tilknyttet enhetens interne rutiner som hovedsakelig omfattet de samme områder som var bestilt i forvaltningsrevisjonsprosjektet. I tillegg mottok kontrollutvalget varsling fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten om forhold som tilsa endret fokus fra kontrollutvalgets side. I møte bestilte kontrollutvalget fra KomRev NORD et prosjekt med fokus på kommunens behandling av varselet iht. egne retningslinjer og arbeidsmiljøloven, samt gjennomføring av en arbeidsmiljøundersøkelse. KomRev NORD er i gang med prosjektet. Selskapskontroll: Kontrollutvalgets tilsyn deltakelse på generalforsamlinger/representantskapsmøter og gjennomgang av innkallinger og protokoller fra generalforsamlinger/ representantskapsmøter. I forbindelse med selskapskontrollen har kontrollutvalget iht. kommunelovens 80 benyttet retten til å være tilstede på representantskapsmøter, generalforsamlinger og bedriftsforsamling i interkommunale selskaper og aksjeselskaper der Tromsø kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene, og heleide datterselskap til slike selskaper.

10 9 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS I møte bestilte kontrollutvalget fra KomRev NORD forvaltningsrevisjon i Remiks Miljøpark AS med datterselskaper, med fokus på selvkostområdet. Prosjektarbeidet starter i Andre saker: Oppfølging - Brann og redning Kontrollutvalget har fulgt opp saken iht. kommunestyrets vedtak i sak 75/14 punkt 3 der byrådet skulle «tilbakerapportere resultatene av miljø- og medarbeiderprosjektet som er igangsatt i enheten til kontrollutvalget». I kontrollutvalgets møte den møtte daværende byrådsleder og kommunaldirektør for utvalget og redegjorde for status i prosjektet. Kontrollutvalgets vedtak var bl.a. at utvalget bad om en ny skriftlig redegjørelse for status i prosjektet. Ny redegjørelse for status i prosjektet ble gitt i brev av Ut fra redegjørelsen, var prosjektet fortsatt ikke fullført. Det fremgikk også at en del tiltak herunder organisasjonsmessige - var satt «på vent» inntil ny brannsjef har fått virket i stillingen. Kontrollutvalget fant det på denne bakgrunn som formålstjenlig å avvente videre oppfølging inntil ny brannsjef hadde fått virket i stillingen. Byrådsleder, kommunaldirektør og ny brannsjef var tilstede i kontrollutvalgets møte og orienterte om prosjektet. Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Kommunens regler ved salg av eiendom Kontrollutvalget har konkludert med at det er klare og tungtveiende hensyn som tilsier at kommunen bør ha egne vedtatte retningslinjer for salg av eiendom m.v. Slike retningslinjer vil bl.a. kunne øke tilliten til kommunen, forhindre misligheter, styrke internkontrollen og sikre at støtteregelverket overholdes. Videre vil et reglement innebære en politisk styring av kommunale eiendeler. Utvalget har derfor anmodet kommunestyret å be byrådet om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og annen disponering av kommunens eiendeler. Kommunestyret behandlet saken i møte , og fulgte kontrollutvalgets innstilling. Orienteringer m.m.: Rutinesvikt i omsorgssektoren Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang Overskridelse ved utbygging vannledning Tønsvika Henvendelse angående skytebane Tromsdalen Faktureringsrutiner ved kultur og idrett Gravearbeider Storgata Henvendelser/mediaoppslag Budsjettramme for 2016 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet

11 10 Tromsø, den 19. januar 2016 Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Gudrun Hansen sign. Kari Workinn sign. Jon Arne Jørstad sign.