ÅRSRAPPORT KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2017 KONTROLLUTVALGET

2 1 1. INNLEDNING Kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 107) gir bestemmelser vedrørende internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Gjeldende forskrift om kontrollutvalg, som trådte i kraft , sammen med tilhørende endringer i kommuneloven, gir nærmere bestemmelser om valg og sammensetning av kontrollutvalget, utvalgets ansvar og oppgaver, og om saksbehandling og sekretariat. 2. KONTROLLUTVALGETS FORMÅL OG SAMMENSETNING 2.1 Formål Etter kommuneloven har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, jf. 76. For å ivareta dette tilsynsansvaret velger kommunestyret selv et kontrollutvalg som skal "forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne", jf. 77 nr. 1. Dette er gjentatt i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (av ) Valg - sammensetning Kontrollutvalget skal ikke tillegges andre oppgaver enn det som knytter seg til kontroll- og tilsynsfunksjonen. Det vil si at kontrollutvalget ikke skal delta i den aktive politiske beslutningsprosessen. For at utvalgsmedlemmene skal få en uavhengig status i forhold til forvaltningen (underordnede politiske organer og administrasjonen), er det gitt strenge valgbarhetsregler som innebærer at valgte representanter i utøvende politiske organer (organer med beslutningsmyndighet) eller ansatte i kommunen ikke kan bekle vervet som kontrollutvalgsmedlem. I praksis er det kun kommunestyrerepresentanter, som ikke blir tillagt andre politiske oppgaver, som kan inneha dette vervet, samt valgte personer utenom de folkevalgte. Minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem også av kommunestyret. Kontrollutvalget har 5 medlemmer og 5 personlige varamedlemmer oppnevnt av kommunestyret. Ved innføring av formannskapsmodellen valgte kommunestyret nytt kontrollutvalg. På bakgrunn av søknad om fritak fra medlem/varamedlemmer vedtok kommunestyret i møte ny sammensetning av kontrollutvalget. Nytt medlem samt to nye varamedlemmer ble valgt. Kontrollutvalget består av: Leder: Nestleder: Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Medlem: Agnes Gullingsrud Fjeldstad (frem til ) Benedikte Figenschou (fra og med ) Medlem: Jon Arne Jørstad

3 2 Medlem: Kari Workinn Varamedlem: Edmund Kristoffersen Varamedlem: Oddny Aleksandersen Varamedlem: Markus Akselbo Johansen (frem til ) Marie Fangel (fra og med ) Varamedlem: Åshild Fause Varamedlem: Kristian P. Wilsgård (frem til ) Tor Johansen (fra og med ) 3. SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET Utvalget har truffet sine vedtak i møter. Det er skrevet protokoll fra møtene. Utskrift av møteprotokollene er sendt utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, byrådsleder/administrasjonssjef og oppdragsansvarlige revisorer. Tidspunkt for møtene er blitt fastsatt av utvalget selv, og møtene har blitt holdt for åpne dører. Innkalling til møtene har vært sendt medlemmer/varamedlemmer, ordfører, administrasjonssjef og oppdragsansvarlige revisorer, og inneholdt en oversikt over de sakene som skulle behandles samt saksdokumentene. K-Sekretariatet IKS har i 2017 sørget for saksutredning og øvrig sekretariatsbistand. 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEID I Oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av Forskrifter om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 3-7: Tilsyn og kontroll: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innhenting av opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret.

4 3 Oppfølging av revisjonsmerknader: Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 (nummererte revisjonsbrev), skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Rapporter om forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om funnene i disse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontrollens innhold: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget har rett til å være til stede i generalforsamling, representantskap og andre eierorgan i heleide kommunale selskap. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. Rapportering om selskapskontrollen: Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Valg av revisjonsordning og valg av revisor: Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget.

5 4 Budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontrollog revisjonsarbeidet skal følge administrasjonssjefens innstilling til kommunestyret. 4.2 Aktiviteter gjennom året Kontrollutvalget har i 2017 til sammen avholdt 15 møter, hvorav to etatsbesøk. Møtene har hovedsakelig vært lagt til rådhuset i Tromsø, med unntak av møtene i forbindelse med etatsbesøkene som ble avholdt i lokalene til besøkte enheter. Utvalget har behandlet 138 saker. Det ble fremmet 20 saker til kommunestyret. Utvalget er gjennom året blitt holdt underrettet om revisjonens virksomhet, og har ført tilsyn med at revisjonsarbeidet har foregått i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Representanter fra Tromsø kommunes administrative ledelse har møtt i kontrollutvalget ved flere anledninger for å gi orientering til utvalget. Medlemmer i kontrollutvalget deltok på Norges Kommunerevisorsforbunds kontrollutvalgskonferanse samt Forum for Kontroll og Tilsyns fagkonferanse. Kontrollutvalget har vedtatt egen informasjonsstrategi for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget skal være synlig, uavhengig og ha høy integritet. Informasjonsstrategien skal styrke forståelsen for utvalgets oppgaver og bidra til at utvalget når sine mål. Informasjonsstrategiens mål er som følger: Kontrollutvalget skal informere om sitt arbeid, både i forkant og i etterkant av møtene. Kontrollutvalget skal ha en bevisst holdning til hvordan utvalget fremstår utad. Kontrollutvalget uttaler seg på faglig grunnlag, og går ikke inn i politiske diskusjoner. 4.3 Etatsbesøk Et etatsbesøk er et møte mellom kontrollutvalget og en besøkt enhet. Deltakere fra enheten orienterer om enhetens virksomhet og kontrollutvalgets medlemmer har anledning til å stille spørsmål underveis. Det er vanlig at kontrollutvalget tas med på en omvisning i kontorlokaler og anlegg som den besøkte enheten disponerer. Formålet med etatsbesøket er å gjøre seg kjent med, og samtidig få god kunnskap om, hvordan enheten drives. Kontrollutvalget gjennomførte den 20. april 2017 etatsbesøk ved Vann og avløp. Utvalget ble meget godt mottatt, og fikk under besøket en grundig orientering om Vann og avløps organisering, oppgaver og arbeidsområder. Enhetsleder og øvrige deltakere var godt forberedt og ga en god framstilling av tjenestens drift og organisatoriske forhold. Det andre etatsbesøket ble gjennomført 11. oktober 2017 ved Prestvannet skole. Utvalget sitt inntrykk er at dette er en veldrevet skole med gode samarbeidsforhold mellom ledelse, ansatte og foreldre. Når det gjelder utvidede lokaler så har ikke skolen fått tilfredsstillende svar på sine henvendelser. Kontrollutvalget mener at lærerens arbeidsforhold ikke var tilfredsstillende og

6 5 dette må forbedres. Utvalget ble meget godt mottatt, og fikk under besøket en grundig orientering om Prestvannet skoles organisering, oppgaver og arbeidsområder. Enhetsleder og øvrige deltakere var godt forberedt og ga en god framstilling av tjenestens drift og organisatoriske forhold. Referatene fra etatsbesøkene er oversendt kommunestyret til orientering. 4.4 Forhold behandlet i 2017 I 2017 behandlet kontrollutvalget 138 saker. De forhold som er behandlet kan oppsummeres som følger: Regnskapsrevisjon: Tromsø kommunes regnskap for 2016 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens årsregnskap for Tromsø Havn KFs regnskap for 2016 Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til foretakets årsregnskap for Pasientregnskap Kontrollutvalget har behandlet revisjonsberetningene for beboer- og pasientregnskap. Rapporteringer fra revisor Revisjonen har orientert kontrollutvalget om revisjonsstrategien for årsregnskapet til foretaket og kommunens årsregnskap. I tillegg har revisor orientert om løpende revisjonsarbeid i året. Kontrollutvalget har oppfylt sitt påseeransvar overfor revisjonen gjennom disse rapporteringene. Nummererte revisjonsbrev: Revisjonsbrev nr. 24 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2015 Revisjonsbrevet omhandlet mangler i rutinene ved revisjon av pasientregnskaper ved Omsorgstjenesten Jadeveien og Sør-Tromsøya sykehjem. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av og fra kommunens ledelse, med beskrivelse av igangsatte/planlagte tiltak for å imøtekomme revisors merknader. Revisor følger opp forholdet ved revisjon av pasientregnskaper for Revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet Revisjonsbrevet omhandlet mangler i kommunens arbeid med informasjonssikkerhet. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av I svaret redegjorde avdelingsdirektør for finans for kommunens vurderinger og planlagte tiltak med hensyn til forbedringer og med tidsfastsettelse for iverksettelse. Revisor oppsummerte på bakgrunn av kommunens svar at igangsatte tiltak vil forbedre rutinene med hensyn til forsvarlig IT-sikkerhet innen sentrale områder i kommunen. Kontrollutvalget ble orientert i møte om revisors oppfølging av saken, og revisor skal orientere utvalget om videre oppfølging i løpet av våren 2018.

7 6 Revisjonsbrev nr. 26 Svakheter i intern kontroll ved lønnsfastsettelser til ansatte Revisjonsbrevet omhandlet svakheter i rutinene ved fastsettelser av lønn til ansatte i kommunen som medfører at det blir utbetalt for mye lønn til enkelte ansatte i kommunen. Kort oppsummert kan det sies at enhetsledere har gjennomført lønnsforhandlinger ut over delegert myndighet, og beløpene det dreier seg om antas å være betydelige. Videre var det opplysninger om at opplæringen ute på enhetene innen regelverket for lønn er mangelfull. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av fra administrasjonssjefen med informasjon om igangsatte og planlagte tiltak for å sikre kontroll av lønnsfastsettelsene, både i forhold til opplæring og gjennomgang av fullmaktsstrukturen. Kontrollutvalget bad om en ny tilbakemelding fra kommunens ledelse når dette arbeidet var sluttført. Tilbakemeldingen forelå i brev av fra administrasjonssjefen og ble behandlet av kontrollutvalget i møte Ved behandlingen forelå også revisors vurdering. Administrasjonssjefen redegjorde for tiltaksplanen som skal sikre korrekt lønn til ansatte i kommunen, vedtatt av formannskapet Revisors vurdering er at det ikke ble gitt tilstrekkelig tilbakemelding fra kommunens ledelse om iverksettelsen av tiltakene. Revisor har etter møtet i kontrollutvalget skrevet brev til administrasjonssjefen angående manglende iverksettelse av tiltak. Revisor opplyser at dersom det ikke er gjennomført tiltak som forbedrer internkontrollen innen 1. mars 2018, vil det sannsynligvis medføre omtale i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget følger opp i 2018 forholdet som gjelder omfanget av feilberegningene samt om det er gjort rettslige vurderinger med tanke på å korrigere feilaktig beregnet ansiennitet. Revisjonsbrev nr. 27 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter Revisjonsbrevet omhandlet mangler i rutinene for behandling av investeringsutgifter der inngående faktura attesteres av innleide prosjektledere. Svar fra kommunens ledelse er gitt i brev av der det er opplyst hvilke tiltak som er igangsatt/planlagt igangsatt. Revisjonen følger opp saken i det videre revisjonsarbeidet. Revisjonsbrev nr. 28 Revisjonsberetninger beboerregnskap 2016 Revisjonsbrevet omhandlet mangler i rutinene ved revisjon av pasientregnskaper ved Omsorgstjenesten Jadeveien for Det ble avdekket svikt i kommunens rutiner for behandling av kontantuttak på vegne av beboere som ikke er i stand til å forvalte disse midlene selv. Videre opplyste revisor at opptelling av kontantkassen ikke hadde vært gjennomført iht. rutiner i håndboka. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av fra avdelingsdirektør Helse og omsorg. Her ble det redegjort for kommunens vurdering samt de tiltak som er iverksatt for å sikre en forsvarlig håndtering av kontantuttak til beboere. I påvente av revidering av Rutinehåndboka i pasientregnskap er der innført strengere praksis for kontantuttak. Kontrollutvalget har på dette tidspunkt avsluttet saken. Revisjonsbrev nr. 1 Tromsø Havn KF årsregnskap 2016 Revisjonsbrevet omhandlet presiseringen omtalt i revisjonsberetningen for 2016, og gjaldt behandlingen av rentefritt lån på 2 mill. kr til Prostneset Utvikling AS. Låneavtalen var inngått før kommunestyrets behandling av saken. Svar på revisjonsbrevet ble gitt i brev av fra Tromsø Havn KF ved havnedirektøren. Her ble det redegjort for vurderingen som ble gjort ved lånet til Prostneset Utvikling AS, og det ble opplyst at ledelsen ser i ettertid at utlånet skulle vært fremmet til politisk behandling. Saken er avsluttet fra kontrollutvalgets side.

8 7 Forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjonsrapport «Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF» Kontrollutvalget bestilte i møte et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler anskaffelser i Tromsø Havn KF. Bakgrunnen for saken er en bekymringsmelding sendt kontrollutvalget fra en ansatt i foretaket. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte Det ble avdekket svakheter/mangler ved gjennomgang av anskaffelser fra leverandørene omtalt i bekymringsmeldingen. På denne bakgrunn ble det gitt en anbefaling. Kommunestyret behandlet rapporten i møte Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte og av kommunestyret i møte Forvaltningsrevisjonsrapport «Beregning av eiendomsskatt» Kontrollutvalget bestilte i møtet fra KomRev NORD en gjennomgang med formål å kontrollere om retningslinjene for beregning av eiendomsskatt er fulgt og iht. kommunestyrets vedtak. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte Konklusjonen i rapporten var at eiendomsskatt i Tromsø kommune i hovedsak beregnes i tråd med kommunens retningslinjer og politiske vedtak, og det ble gitt en anbefaling. Kommunestyret behandlet rapporten i møte Iht. kommunestyrets vedtak skal administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget for hvilke tiltak og hvilke vurderinger som er gjort for å imøtekomme anbefalingen i rapporten, med en svarfrist Sekretariatet har sendt påminnelse om manglende svar i saken, og har fått tilbakemelding fra kommunens ledelse i e-post av at saken må forelegges skattetakstnemda før svar kan gis. Saken følges opp i Forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelse av redningsbåt» Kontrollutvalget behandlet i møtet forholdet som omhandler kjøp av brann- og redningsbåt, og sendte saken over til revisor for gjennomføring. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møtet Rapportens konklusjon og kontrollutvalgets vurdering beskrev bl.a. manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser, etterlevelse av forvaltningslovens habilitetsregler og gjeldende etiske retningslinjer samt at saken ikke var forsvarlig utredet til politisk behandling. Kommunestyret behandlet rapporten i møtet Iht. kommunestyrets vedtak skulle administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget for tiltak med svarfrist Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møtet , der administrasjonssjefens tilbakemelding i brev av forelå til behandling. Kontrollutvalgets vurdering er at administrasjonssjefen har iverksatt tiltak som samlet er egnet til å imøtekomme kommunestyrets pålegg om å forbedre kjennskapen til og etterlevelsen av regler for offentlige anskaffelser samt gjeldende etiske retningslinjer, i Brann og redning. Utvalget er også av den oppfatning at administrasjonssjefen har forstått viktigheten av grundig saksutredning og har iverksatt plan og tiltak, herunder kvalitetssikring, for å unngå at mangler i saksutredningsarbeidet skjer igjen. Oppfølging av rapporten er oversendt kommunestyret til behandling.

9 8 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av investeringsprosjekter» Kontrollutvalget vedtok i 2016 å bestille en løpende forvaltningsrevisjon som omhandler kommunens oppfølging av investeringsprosjektene Tromsøbadet, Otium bo- og velferdssenter og ny passasjerterminal på Prostneset. Formålet med prosjektet er å bevisstgjøre Tromsø kommune og Tromsø Havn KF om den vesentlige betydningen tilstrekkelig fokus på internkontroll og etterlevelse av egne rutiner har i forbindelse med gjennomføring av store investeringsprosjekter. KomRev NORD rapporterer løpende til kontrollutvalget, og utvalget har behandlet delrapport 1 og 2 i I forbindelse med behandlingen av delrapport 2 var administrasjonssjefen innkalt til møtet for å orientere og svare på spørsmål tilknyttet kommunens oppfølging. Delrapport 2 beskrev noen funn som kontrollutvalget fant grunn for å følge opp og bad om en redegjørelse fra administrasjonssjefen. Svar fra administrasjonssjefen forelå i brev av Her ble det opplyst at funnene i delrapporten er tatt til etterretning og kommunen har innrettet seg etter dette. Kommunens brev er oversendt KomRev NORD som tar det med seg i det videre arbeidet i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Flyktningetjenesten i Tromsø kommune» Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget og kommunestyret i Rapportens oppsummering beskrev utfordringer ved avdelingen for enslige mindreårige, der deler av resultatene fra avdelingen ga indikasjoner på en arbeidsmiljøproblematikk av betydelig karakter. Tromsø kommunes administrasjon hadde iverksatt flere tiltak i enheten. Kommunestyrets vedtak var at kommunens ledelse skulle gi tilbakemelding innen til kontrollutvalget om iverksatte tiltak i enheten har gitt ønsket effekt, og hvorvidt målet om en god og trygg arbeidsplass for de ansatte er oppnådd. Tilbakemelding på kommunestyrets vedtak ble gitt i brev av fra kommunens ledelse, og ble behandlet av kontrollutvalget i møte De opplyste tiltakene i kommunens svarbrev gir grunn for å imøtekomme kommunestyrets vedtak. Kommunestyret behandlet oppfølgingen i møte Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport «Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden » Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget og av kommunestyret i I undersøkelsen var fokuset hvordan ansvarlig ledelse i Tromsø kommune hadde håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte, og om håndteringen har vært i tråd med gjeldende regelverk. Konklusjonen i rapporten var at ansvarlig ledelses håndtering av de undersøkte henvendelsene med påstander om kritikkverdige forhold/varslene i liten grad var i tråd med gjeldende regelverk. På bakgrunn av funn og vurderinger ble det gitt tre anbefalinger. Kommunens ledelse har i brev av og gitt tilbakemelding på tiltak for å imøtekomme anbefalingene i rapporten og omtalt i kommunestyrets vedtak. Samlet ut fra kommunens tilbakemeldinger finner kontrollutvalget at administrasjonssjefen har fulgt opp kommunestyrets vedtak på en tilfredsstillende måte. Kommunestyret behandlet oppfølgingen i møtet

10 9 Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tromsø kommunes håndtering av henvendelser» Kontrollutvalget bestilte i møtet et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler kommunens håndtering av henvendelser. Formålet med et prosjekt innenfor dette området vil kunne være å bidra til å sikre at kommunen oppfyller sin plikt overfor innbyggerne til å håndtere henvendelser i tråd med forvaltningsloven, øvrig regelverk og eventuelle lokale målsetninger eller strategier. Prosjektet er under utførelse og skal være ferdigstilt i løpet av første halvdel av Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning» Kontrollutvalget bestilte i møtet et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning. Utvalget har prioritert prosjektet på bakgrunn av en henvendelse fra tidligere avdelingsdirektør ved Avdeling for byutvikling, der et ønske om at utvalget vurderer igangsettelse av en forvaltningsrevisjon i Brann og redning med dette fokus. Et formål med et slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne være å bidra til å rette fokus mot viktigheten av systemer og rutiner som sikrer tilfredsstillende økonomistyring og økonomisk internkontroll. Etterlevelse av tilfredsstillende rutiner på disse områdene er grunnleggende forutsetninger for mulighetene for folkevalgt styring og kontroll av enhetens virksomhet. Prosjektet er under utførelse og skal være ferdigstilt i løpet av første halvdel av Andre undersøkelser: Mottatt varsling Brann og redning Saken ble først behandlet som en varslingssak, og omhandler - kort oppsummert - bruk av kommunens ansatte på brannsjefens private fritidsbolig. KomRev NORD gjorde nærmere undersøkelser, samt at utvalget bad om ytterligere informasjon fra kommunens ledelse som var involvert i saken. Kontrollutvalget sluttbehandlet saken i møtet Utvalget oppsummerte at det ble gjennomført tiltak på privat hytte tilhørende ansatt i kommunen som er i strid på kommunens etiske retningslinjer. Forholdet må også behandles korrekt etter skatte- og avgiftsregler. Kommunestyret behandlet saken i møtet Iht. kommunestyrets vedtak skulle administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget for iverksettelse av tiltak med svarfrist Administrasjonssjefen har i brev av gitt tilbakemelding til kontrollutvalget, og ble behandlet av kontrollutvalget i møtet Kontrollutvalget bad om ytterligere opplysninger tilknyttet et forhold i tilbakemeldingen, og svar forelå i e-post av Saken vil bli ferdigstilt i Skytebane Tromsdalen Kontrollutvalget har i møtene og behandlet sak som omhandler skytebanen i Tromsdalen. I sistnevnte møte fattet utvalget vedtak om å avvente den rettslige utviklingen i saken, og vurderer videre saksgang når det er avklart.

11 10 Selskapskontroll: Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Selvkost og kapitalnedsettelse i Remiks Husholdning AS Rapporten fra selskapskontrollen ble behandlet av kontrollutvalget i møtet , og av kommunestyret i møtet Iht. kommunestyrets vedtak anmodes ledelsen i Remiks Husholdning AS å iverksette tiltak for å imøtekomme anbefalingene beskrevet i rapporten. Når det gjelder forholdene beskrevet under andre funn anmodes administrasjonssjefen å vurdere om forholdene er tilstrekkelig ivaretatt og eventuelt om tiltak bør igangsettes. Svarfrist var satt til Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møtet Ved behandlingen forelå tilbakemeldinger fra Remiks Miljøpark AS gitt i e-post av og fra Tromsø kommune i brev av Kontrollutvalget konkluderte med at igangsatte tiltak og vurderinger fra Remiks Miljøpark AS og Tromsø kommune gir grunn for å imøtekomme kommunestyrets vedtak. Saken er oversendt kommunestyret til behandling. Kontrollutvalgets tilsyn deltakelse på generalforsamlinger/representantskapsmøter og gjennomgang av innkallinger og protokoller fra generalforsamlinger/ representantskapsmøter. I forbindelse med selskapskontrollen har kontrollutvalget iht. kommunelovens 80 benyttet retten til å være tilstede på representantskapsmøter, generalforsamlinger og bedriftsforsamling i interkommunale selskaper og aksjeselskaper der Tromsø kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene, og heleide datterselskap til slike selskaper. Andre saker: Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors og oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet Kontrollutvalget behandlet i møtet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors og oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighetserklæringer, saker som var utsatt fra Ved behandlingen forelå svar fra Kommunal og moderniseringsdepartementet gitt i brev av samt sekretariatets vurdering. For oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor uavhengighetserklæring vedtok kontrollutvalget følgende: Under henvisning til ansvarlig oppdragsrevisors egenerklæring om uavhengighet datert , KMD sitt brev datert og den tid som har gått, legger kontrollutvalget følgende til grunn: - styremedlemskapet som forvaltningsrevisor hadde som ansatterepresentant i KomrevNord varte i en kort periode fra kun en forvaltningsrevisjonsrapport fremlagt i perioden som for lengst er ferdigbehandlet både i kontrollutvalget og kommunestyret og dessuten fulgt opp av administrasjonen. Denne rapporten var bestilt en god tid i forveien før styremedlemskapsperioden og kontrollutvalget kan ikke se at forvaltningsrevisors styreverv har hatt noen betydning for den aktuelle revisjonsrapport kvalitet og innhold, og det er ikke grunn til å ta denne opp til fornyet behandling nå.

12 11 - oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har deltatt på kun et avholdt styremøte i perioden Under henvisning til ovenstående aksepterer kontrollutvalget og tar til etterretning situasjonen også slik den var i tidsrommet for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Ettersom oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er trådt ut av styret i revisjonsselskapet samt at utvalgsleder i tillegg ikke lenger er styreleder i KomRev NORD anses ikke problemstillingen lenger å være tilstede. For oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenerklæring av vedtok utvalget å ta den til etterretning. Lønn til ledere i Tromsø kommune Kontrollutvalget behandlet i møte og sak vedrørende lønnsøkninger til enkelte ledere i kommunen. Bakgrunnen for dette var flere oppslag i avisa Nordlys hvor det fremkom at en rekke ledere i kommunen hadde fått store lønnsøkninger. Administrasjonssjefen ble innkalt til møtet for å orientere om saken og svare på spørsmål. Kontrollutvalget konkluderte at på grunn av sakens spesielle karakter og konsekvenser herunder signaleffekten, burde saken vært sendt til formannskapet til beslutning. Videre anbefalte kontrollutvalget kommunestyret at det utarbeides klarere retningslinjer for lønnsfastsettelser. Kommunestyret behandlet saken i møtet Kommunale del av NAV På bakgrunn av mediaoppslag angående betydelig merforbruk i regnskapet for 2016 ved den kommunale del av NAV fant kontrollutvalget grunnlag for å se nærmere på saken. Representant fra kommunens ledelse ble innkalt for å orientere, og senere ved behandlingen ble informasjon innhentet angående de tiltak som var igangsatt for å bringe balanse i økonomien. Kontrollutvalget ferdigbehandlet saken i møte Saken er oversendt kommunestyret til orientering. Nye regler for høringer i kontrollutvalget Kontrollutvalget behandlet i møte forslag til nye regler for høringer i kontrollutvalget. Kommunestyret vedtok forslag til nye regler for høringer i møtet Registreringsordning for kunst og håndtering av kunstsamling i Tromsø kommune På bakgrunn av blant annet oppslag i media drøftet kontrollutvalget i møtet problemstillinger knyttet til Tromsø kommunes ivaretakelse av kunstsamling. Det ble rettet en henvendelse til Tromsø kommune med anmodning om orientering om kommunens håndtering av kunst som er i kommunens eie. I tilbakemeldingen fra kommunen fremgikk at kommunen verken har en komplett oversikt over, eller helhetlig plan for ivaretakelse av kommunens kunstverk. Videre ble det opplyst at det i løpet av første halvår i 2018 vil bli satt i gang et arbeid med å få på plass systemer og rutiner for å få på plass en registreringsordning for kunst og rutiner/retningslinjer for forsvarlig oppbevaring og ivaretakelse av kunstverk. Kontrollutvalget fattet blant annet vedtak om det bes om en ny orientering innen Utvalget mener at dette kan dreie seg om betydelige verdier

13 12 som må sikres på en fullt ut betryggende måte, og oppfølging og sikring må skje umiddelbart i påvente av permanente tiltak. Saker som er påbegynt, og som fortsetter i 2018 Rutiner for kommunale utleieboliger Tromsø kommunes praktisering av kunst i det offentlige rom Regler for kjøp av eiendom Orienteringer m.m.: Vannledning Tromsøya Gravearbeider Storgata Pensjonsalder 110-sentralen Tromsø Parkering AS avtale om offentligrettslig parkeringshåndheving Henvendelser/mediaoppslag Budsjettramme for 2018

14 13 Tromsø, den 24. januar 2018 Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Benedikte Figenschou sign. Kari Workinn sign. Jon Arne Jørstad sign.