Protokoll møte i Asker kirkelige fellesnemnd

Transkript

1 Protokoll møte i Asker kirkelige fellesnemnd Tid og sted Onsdag 6. mars 2019 i Teglen, Spikkestad Tilstede Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Tor Øystein Vaaland, Morten Sandnes, Nils Inge Haus, Ole Morten Rødby, Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. Forfall: Maud Berntsen. Saksliste Sak 15/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 16/19 Protokoll Asker kirkelige fellesnemnd Sak 17/19 Årsrapport og regnskap for 2018 Sak 18/19 Budsjett og aktivitet 2019 Sak 19/19 Status regnskap for fellesrådene 2018 Sak 20/19 Sak 21/19 Sak 22/19 Sak 23/19 Budsjett Asker kirkelige fellesråd 2020 innledende arbeid Møteplan høsten 2019 for fellesnemnd og gamle fellesråd - og for nytt fellesråd Opprettelse av tidsavgrenset stilling i kirkesjefens stab Eventuelt Saksliste utvidet fellesnemnd med representanter for de tre fellesrådene kl Ny prost i Asker, Tor Øystein Vaaland, presenterer seg og innleder fellesmøtet med Ord for dagen. Deretter orienterte kirkesjefen kort om saksframlegg og vedtak i sakene 17-22/19 Sak F24/19 Sak F25/19 Nytt fra fellesrådene og prosten Andre orienteringssaker a. Referat fra felles AMU 7.2. b. Referat fra AKFN PSU AU c. Status felles telefonsystem d. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd e. Ansettelser i fellesnemndas tilsettingsutvalg f. Orientering kom kirkevalg og innmelding av lister

2 Sak 15/2019 Godkjenning av innkalling Vedtak Innkalling godkjent

3 Sak 16/2019 Godkjenning av protokoll Se protokoll for Asker kirkelige fellesnemnd/psu på fellesnemndas nettsider Vedtak Ingen kommentarer er kommet inn og protokoll for møtet i Asker kirkelige fellesnemnd/psu er følgelig godkjent.

4 Sak 17/2019 Årsrapport og regnskap for 2019 Se sak 4/2019. Forslag til årsrapport Asker kirkelige fellesnemnd hadde i 2018 i alt 10 møter og behandlet 81 saker. Faste medlemmer: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Berit Øksnes (prost), Maud Kari Berntsen, Morten Sandnes, Nils Inge Haus og Ole Morten Rødby. Fra administrasjonene har møtt Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. I 2018 har Gunnar Volden (Røyken) ledet fellesnemnda fram til 30.3, deretter har Nils Inge Haus (Asker) ledet arbeidet, med Morten Sandnes (Hurum) som nestleder. Nemnda har hatt eget arbeidsutvalg som har forberedt saker for fellesnemnda. Arbeidsutvalget har bestått av lederne for de tre fellesrådene, kirkevergen i Hurum og Røyken og kirkesjefen i Asker. De fleste sakene har vært forhåndsdrøftet i Arbeidsutvalget for det partssammensatte arbeidet. Asker kirkelige fellesnemnd har hatt 4 møter i partssammensatt utvalg. De ansattes representanter er: Janneke Riskild (felles verneombud), Elisabeth Brøndal (Asker), Merete Fossli (Røyken) og Unni Sofie Skjønhaug Fadum (Hurum). Nemnda har i forberedelsene til nytt fellesråd lagt vekt på medbestemmelse etter hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Omstillingsavtale med ansattes representanter ble undeskrevet Felles AMU ble opprettet Felles AMU har ansvar for alle saker som er knyttet til sammenslåingen eller som forplikter det nye fellesrådet. Nemnda har i 2018 lagt rammer for sammenslåingen mellom de tre fellesrådene i Nemnda har fattet fortløpende vedtak som har ledet fram til en overordnet prosjektplan, med tilhørende oppgave- og tidsplan. Alle ansatte i de tre fellesrådene har deltatt i prosjektgrupper. Prosjektgruppene leverte sine rapporter. På grunnlag av disse fattet fellesnemnda vedtak om foreløpig overordnet organisasjonsplan og bemanningsplan. Fellesnemndas tilsettingsutvalg består av fellesnemndas leder, kirkevergen i Røyken og Hurum, kirkesjefen i Asker og en av de felles tillitsvalgte (Elisabeth Brøndal). Tilsettingsutvalget har hatt 5 møter. Tilsettingsutvalget har sikret at alle ansettelser i de tre fellesrådene ikke kommer i konflikt med forberedelsene av nytt fellesråd, og har blant annet besluttet innplassering av mellomledere i de nye bemanningsplanene. 11 av 12 ledere i den nye organisasjonen var ved årskiftet innplassert eller ansatt i ny organisasjonsplan. Det er i 2018 arrangert tre allmøter og felles kultursamlinger for alle ansatte i de tre fellesrådene. Prestene deltok. Det er i 2018 avklart at Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune. Tor Øystein Vaaland er av Oslo bispedømmeråd ansatt som ny prost i Asker fra Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre samarbeidsformer. Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra Ordførere, rådmann og kommunaldirektører har i 2018 deltatt på to dagers «kirkesafarier» til alle fellesrådenes 14 kirker og til Kirkens feltarbeid i Asker. Alle kirkene er også presentert i magasinet Asker 2020.

5 - 2 - Fellesnemnda har hatt møte med den kommunale fellesnemnda Da orienterte Asker kirkelige fellesnemnd orienterer om sine prosesser fram mot nytt prosti og nytt fellesråd. Blant annet ble diskutert nærmiljø og lokale kirker i Nye Asker - samarbeid i lokalmiljø, dialog om forslag til ny avtale mellom kirke og kommune og den kirkelige fellesnemnda har behov for forutsigbare økonomiske rammer for virksomhet i nytt fellesråd. Asker kirkelige fellesnemnd har som følge av dette levert en søknad om tilleggsbevilgning på kr for å restfinansiere planlagte tiltak i Finansiering av Prosjekt kirkebygg ble også diskutert: samarbeid mellom kirke og kommune om langsiktig og planmessig vedlikehold av kirkebygg og gravplasser Forslag til regnskap Forslag til regnskap for Asker kirkelige fellesnemnd for 2018 følger som vedlegg. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd godkjenner årsrapport og regnskap for 2018 som framlagt i møtet.

6

7 DRIFTSREGNSKAP Asker kirkelige fellesnemd Driftsinntekter og driftskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Note Refusjoner/Overføringer Rammeoverføring/ Tilskudd fra egen komm SUM DRIFTSINNTEKTER Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/Overføringer, Merverdiavgift SUM DRIFTSKOSTNADER BRUTTO DRIFTSRESULTAT Finnansinntekter og kostnader Renteinntekt og utbytte Renteutgifter og låneomkostninger NETTO FINANSPOSTER NETTO DRIFTSRESULTAT INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond 4, SUM BRUK AV AVSETNINGER Avsatt til dekning fra tidl. år (underskudd) Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond SUM AVSETNINGER Regnskapsmessig mindreforbruk Regnskapsmessig merforbruk Asker kirkelige fellesnemd Side 2

8 BALANSE pr Asker kirkelige fellesnemd EIENDELER Note Omløpsmidler Kortsiktige omløpsmidler Sum fordringer Bankinnskudd og kontanter SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER Asker kirkelige fellesnemd Side 3

9 EGENKAPITAL OG GJELD Note Egenkapital Disposisjonsfond - - Bundne driftsfond 4, Regnskapsmessig mindreforbruk - - Regnskapsmessig merforbruk - - SUM EGENKAPITAL Gjeld BALANSE pr Asker kirkelige fellesnemd Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Asker, Nils Inge Haus Leder i fellesnemda Øyvor Sekkelsten Prosjektleder Asker kirkelige fellesnemd Side 4

10 Note 1 Asker kirkelige fellesnemd NOTER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Regnskapsprinsipper Regnskapsprinsipper og vurderingsregler Fellesnemdas regnskap er ført i samsvar med Forskrift om økonomiforvaltning i kirken fastsatt av Kultur- og kirkedepartementet 25. september 2003, og god kommunal regnskapsskikk. De kommunale regnskapsprinsipper innebærer blant annet at inntekter og utgifter føres etter bruttoprinsippet, samt etter det såkalte anordningsprinsippet som vil si at alle kjente inntekter og utgifter medtas i drifts- eller investeringsregnskapet. I balanseregnskapet er omløpsmidler vurdert etter laveste verdis prinsipp. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid er avskrevet med like store årlige beløp over anleggsmiddelets levetid. Se for øvrig egen note om anleggsmidler. Kundefordringer og andre fordringer oppføres til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Info om registrering som foretak Asker kirkelige fellesnemd er en midlertidig etablering ifm. kommunesammenslåing, og har fullmakt fra kirkelig fellesråd i Asker, Røyken og Hurum. Nemda har ikke eget organisasjonsnummer, og er av praktiske hensyn etablert med tilknytning til Hurum kirkelige fellesråd. Nemda ble etablert i løpet av høsten Budsjett: Årsregnskapet presenteres med bare en budsjettkolonne, da det ikke er utarbeidet regulert budsjett for Note 2 Kommunale tilskudd Tilskudd fra kommune Sum tilskudd SUM Budsjetttert beløp for bruk av kommunalt tilskudd: Tilskudd på kr gitt i 2017 er planlagt brukt i 2017, 2018 og 2019, jfr. budsjett vedtatt den Note 3 Vesentlige forpliktelser og lån Fellesnemda har ingen vesentlige forpliktelser som ikke fremgår av regnskapet. Note 4 Avsetninger og bruk av avsetninger Bundne driftsfond 2017 Tilført Anvendt Bundet driftsfond - Omstillingsmidler Beholdning Note 5 Beholdn Årets endringer Beholdn. pr Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond Egenkapital Note 6 Endring av arbeidskapital Fra balansen Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Sum Saldo Saldo Årets endring i balansen Fra bevilgningsregnskapet Driftsregnskap Investeringsregnskap Sum Sum inntekter Sum utgifter Eksterne finanstransaksjoner Årets endring i regnskapet Asker kirkelige fellesnemd Side 5

11 Sak 18/2019 Budsjett og aktivitet 2019 Se sak 58/18 og 6/19. Se vedlagte budsjett for resterende kommunale bevilgninger. Asker kommunale fellesnemnd har møte bevilget kr i ekstra tilskudd til Asker kirkelige fellesnemnd. De viktigste aktivitene er planlagte fellessamlinger for alle ansatte i begge arbeidsgiverlinjer 23.5, og [foreløpig dato] Biskop Kari Veiteberg deltar på samlingen i Holmsbu En samling vil også gi anledning til å møte det nye fellesrådet, som etter foreløpig plan skal konstituere seg Nemnda har under forutsetning av tilstrekkelige budsjettmidler gitt tilslutning til produksjon og utsendelse av magasin om Den norske kirke i Nye Asker til alle husstander i kommunen. Kostnader som følge av opprettelse av felles enhet for administrative tjenester er tatt med i budsjettet. Likeledes dekning av møtegodtgjørelser og møtemat for fellesnemndas medlemmer. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd vedtar aktivitetsplan og budsjett for 2019 som framlagt i møtet.

12 Sak 18/2019 Vedlegg: regnskap per og forslag til budsjett 2019 Regnskap og bokført saldo 2017 Tilskudd fra kommunen Kostnader: Kontormateriell Servering Banktjenester -13 Datakommunikasjon Annonse, reklame Transport Godtgj folkevalgte Regnskapsførsel/lønn Refusjon fellesråd Refusjon menighetsråd Renteinntekter. 374 Gjenstående komm. tilskudd Tilskudd fra kommunen Kostnader: Diverse Servering Banktjenester -79 Datakommunikasjon Godtgjørelse folkevalgte Kurs Transport Konsulenttjenester Regnskapsførsel/lønn Refusjon fellesråd Renteinntekter 559 Gjenstående komm. tilskudd

13 - 2 - Forpliktelser og forslag til budsjett 2019 Nedenfor en oversikt over forpliktelser og antatte kostnader som Asker kirkelige fellesnemnd henholdsvis har forpliktet seg til, og som nemnda ser behov for fram til den kirkelige sammenslåingen. Gjenstående komm. tilskudd Tillegg fra kommunen Kirkepartner til Godtgjørelse folkevalgte Møtemat og leie av eksterne lokaler Andel stilling økonomisjef vedtak 20/ Prognose forpliktelser Til disposisjon Felles samling ansatte Hefte Kirken i Nye Asker alle husstander Etablering ny Avdeling Fellestjenester Uforutsette kostnader Behov knyttet til prosess Sum 0

14 Sak 19/2019 Status regnskap for de tre fellesrådene 2018 Saksforberedere: Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby Se vedlagte oversikt over separate og samlet regnskap for Regnskap for Asker kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr mot sum driftsutgifter på kr Det gir et netto driftsresultat omtrent i balanse med et lite merforbruk på kr Etter finansielle disposisjoner og avsetninger får vi et regnskapsmessig resultat som viser et mindreforbruk på kr Lønn og sosiale kostnader viser et merforbruk i forhold til budsjett på 2,7 millioner kroner. Dette må sees i sammenheng med refusjon av sykelønn, hvor vi i 2018 har mottatt 2,3 mill. Regnskap for Røyken kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr mot sum driftsutgifter på kr Det gir et netto driftsresultat som viser et mindreforbruk på kr Etter finansielle disposisjoner og avsetninger, får vi et regnskapsmessig resultat omtrent i balanse, med et mindreforbruk på kr Regnskap for Hurum kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr mot sum driftsutgifter på kr Det gir et netto driftsresultat som viser et merforbruk på kr Etter finansielle disposisjoner og avsetninger får vi et regnskapsmessig resultat som viser et merforbruk på kr Kommunestyret i Hurum vedtok imidertid dekning av underskuddet for 2017 med kr og økt driftstilskudd for 2019 med kr Hurum kommunestyre vil ta stilling til dekning av underskuddet for 2018 når regnskapet blir forelagt. Samlet regnskap for tre fellesråd Summen av de tre regnskapene for 2018 viser sum driftsinntekter på kr mot sum driftsutgifter på kr Det gir et netto driftsresultat omtrent i balanse, med et lite merforbruk på kr Etter finansielle disposisjoner og avsetninger, får vi et regnskapsmessig resultat som viser et mindreforbruk på kr Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning. Fellesnemnda anmoder fellesrådene om å fortsette arbeidet med å tilpasse driften til egne økonomiske rammer i Fellesnemnda anmoder Hurum kirkelige fellesråd om å forelegge regnskap for 2018 for Hurum kommune, med andmodning om å dekke underskuddet for 2018.

15 REGNSKAP 2018 Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Reg. Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter Refusjoner/overføringer Tilskudd fra staten Tilskudd kommune Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler Sum driftsinntekter Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter Renteutgifter Netto finansinntekter/-utgifter NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av udisponert fra tidligre år Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av investeringer Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) Avsetning til ubundne fond Avsetning til bundne fond Overføring til investeringsregnskapet Sum avsetninger REGNSKAPSMESSIG RESULTAT

16 Sak 20/19 Budsjett Asker kirkelige fellesråd 2020 innledende arbeid Grunnlagsdokumentet for Handlingsprogram i Asker kommune danner rammen for planlegging av budsjett for Asker kirkelige fellesråd Se Asker kirkelige fellesnemnd skal levere forslag til budsjett for 2020 i annen halvdel av mai Drift I handlingsprogrammet det er referert til over heter det på side 49 at rådmannen legger nåværende budsjettramme for kirke og trossamfunn. Det betyr at summen av de tre fellesrådenes budsjetter for 2019 danner rammen for budsjettet i 2020, justert for lønns- og prisvekst (deflator). Se vedlagte framstilling av budsjett for 2019, med en ramme på 61,6 millioner kroner. I tillegg må nemnda vurdere å legge inn i budsjettet forslag om stillingen som prosjektleder for Prosjekt kirkebygg (Se sak 69 g/2019) og kommunal samfinansiering med Oslo bispedømmeråd av 0,5 stilling som diakon i Heggedal. Nemnda har tidligere dessuten pekt på behovet for å utvide stillingen som daglig leder i Østenstad og Heggedal (Se sak 69 e/2019). Investering Kirkesjefen oppfatter at handlingsprogrammets prinsipp også vil komme til anvendelse for investeringsbudsjettet for Det er derfor vesentlig å avklare rammene for de tre fellesrådene investeringsbudsjetter i Asker kirkelige fellesråd har i 2019 til disposisjon 3 millioner kroner til frie investeringer. Beløpet er redusert med 1 mill. årlig i perioden 2018 til 2021, som er fellesrådets bidrag til ferdigstille underetasjen i Vardåsen kirke. I tillegg til gjenstående 2 mill., har fellesrådet til disposisjon for investeringer 1,2 mill. fra foregående år. Flere prosjekter har egen finansiering i tillegg til de frie midlene. Se vedlagte oversikt over investeringer i Asker kirkelige fellesråd 2019 mv. Kirkesjefen har tatt initiativ til et innledende møte, der råd, utvalg og vennerforeninger i det nye prostiet kan diskutere hensiktmessig organisering av arbeid og samarbeid om vedlikehold og investeringer knyttet til våre kirkebygg og gravplasser. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen til etterretning og ber kirkesjefen legge fram et foreløpig budsjettforslag for 2020 i nemndas møte

17 BUDSJETT 2019 Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter Refusjoner/overføringer Tilskudd fra staten Tilskudd kommune Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler Sum driftsinntekter Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter Renteutgifter Netto finansinntekter/-utgifter NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av udisponert fra tidligre år Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av investeringer Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) Avsetning til ubundne fond Avsetning til bundne fond Overføring til investeringsregnskapet Sum avsetninger REGNSKAPSMESSIG RESULTAT

18 Sak 21/19 Møteplan og andre viktige datoer for nemnd, råd og utvalg 2019 Arbeidsutvalget foreslår å videreføre møteplan med samme struktur som før: Kl Fellesnemnd Kl Utvidet fellesnemnd (felles fellesråd) med alle representanter fra alle tre fellesråd Kl Ordinære møter i hvert fellesråd /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker /1800 Fellesnemnd og felles fellesråd Østenstad /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker /1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Teglen, Spikkestad /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker /1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Askertun /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker /1800 Fellesnemnd og felles fellesråd Uke 35/36 Kurs valgmedarbeidere i menighetsråd m.fl Kirkevalg /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd /1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Kurs for nye menighetsråd (OBD) kulturprogram og servering. Teglen, Spikkestad /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd /1800 Fellesnemnd og felles fellesråd. Nye representanter til fellesråd invitert til å bisitte /1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd. Samtidig: Innledende kurs for nytt fellesråd (Kirkens arbeidsgiverorganisasjon) AKF Adm/Askertun

19 Fellesnemd og felles fellesråd. Nytt fellesråd konstituerer seg, for å kunne tre i virksomhet Felles festmiddag med PSU. [Hotell] Fellesråd (reservedato ved behov) Ringer alle kirkeklokker? Asker prosti Felles festgudstjeneste for alle sokn i Asker. Oslo biskop forretter. Kirkekaffe. Teglen, Spikkestad Februar 4-timers kurs for nye fellesråd (KA) Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd vedtar møteplan som foreslått og anmoder fellesrådene om å gi sin tilslutning til denne. Fellesnemnda anmoder menighetsrådene om å planlegge møtekalenderen for de nye menighetsrådene slik at de kan konstituere seg og velge representant til Asker kirkelige fellesråd. Fellesnemnda vil anmode om dette skjer etter planlagt kurs for de nye menighetsråden og før fellesnemndas møte De gamle fellesrådene er i prinsippet virksomme fram til , parallelt med det nye fellesrådet. De gamle fellesrådene har kun mandat til å fatte vedtak som er nødvendige for å legge til rette for det fellesrådet.

20 Sak 22/19 Tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab Administrasjonene vil i ha mange oppgaver knyttet til ordinær drift, i tillegg til de mange prosessene knyttet til sammenslåingen. Det er i denne perioden ikke avsatt egne ressurser til etableringen av det nye fellesrådet. Administrasjonen har i planleggingen av bemanningsplan for det nye fellesrådet i utgangspunktet lagt opp til en reduksjon i administrative stillinger med 0,5 stilling, ref. sak 69/2018. Denne ressursen er tilført menighetsarbeidet. I en overgangsfase har administrasjonen likevel behov for å sikre tilstrekkelig bemanning å gjennomføre sammenslåingen på en god måte. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver/kommunikasjonsrådgiver i 100 % i perioden Stillingen er tenkt tillagt slike midlertidige oppgaver: Sekretær for Asker kirkelige fellesnemnd Saksbehandling og forberedelser knyttet til opprettelse av nytt fellesråd Intern og ekstern kommunikasjon Forberede og gjennomføre tiltak for å styrke vi-følelse og felles kultur i det nye prostiet Forefallende lederstøtte i omstillingsfasen Den som skal tilsettes i engasjementet må ha ledererfaring i kirken og fagkompetanse innen kommunikasjon, personal- og økonomifeltet. Kunnskap om lokalt kirke- og kulturliv i Asker, Hurum og Røyken vil være en fordel. De tre fellesrådenes fond vil fra bli overført nye Asker kirkelige fellesråd. Den midlertidige stillingen kan finansieres ved bruk av eventuelle ledige lønnsmidler i ordinære budsjetter og tilgjengelige fondsmidler i Asker kirkelige fellesråd. Per har Asker kirkelige fellesråd blant annet 1,4 millioner kroner avsatt i disposisjonsfond til administrative oppgaver - prosjekt arkiv. Denne avsetning er betydelig høyere enn faktiske kostnader knyttet til overgang til den nye arkivløsningen Public 360. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor at de lønnskostnadene som ikke kan dekkes over ordinære budsjett, blir dekket over disposisjonsfond. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd gir sin tilslutning til å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab Asker kirkelige fellesnemnd anmoder Asker kirkelige fellesråd om å omdisponere midler i disposisjonsfond øremerket administrative oppgaver, slik at pengene kan dekke de kostnadene til stillingen som det ikke er dekning for i ordinære budsjetter.

21 Sak 23/2019 Eventuelt Det er ikke forhåndsmeldt saker til Eventuelt

22 Sak F24/2019 Nytt fra fellesrådene og prosten Ny prost i Asker, Tor Øystein Vaaland, presenterer seg og deler Ord for dagen. Fellesrådene gir en kort oppsummering av viktige saker sine forrige møter og (RKF). Kirkesjefen gir deretter en kort oppsummering av vedtak i fellesnemndas saker 17-22/19. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.

23 Sak F 25/19 Andre orienteringssaker a. Referat fra felles AMU 7.2. b. Referat fra AKFN PSU AU c. Status felles telefonsystem d. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd e. Ansettelser til behandling i fellesnemndas tilsettingsutvalg f. Kunngjøring knyttet til kirkevalg Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.

24 Sak F 24a/19 Andre orienteringssaker Vedlegg: Referat Felles AMU Tilstede: Janneke Riskild, hovedverneombud for nye Asker Stian Fossli, verneombud i Røyken og Hurum, og vara for HVO i nye Asker Tone Haverstad, ansattrepresentant i nye Asker Karoline Astrup, verneombud prestene Øyvor Sekkelsten, kirkeverge Røyken og Hurum John Grimsby, kirkesjef Asker Kristin Westly, Bedriftshelsetjeneste (stedfortreder for Sissel Slotten) Forfall: Tor Øystein Vaaland, prost Maud Kari Berntsen, personalsjef Saksliste: FAMU sak 1/19 Godkjenning av innkalling, og referat fra sist møte Innkalling og referat godkjent med følgende merknad: Når møtene er i Teglen bør møte starte 15 min på hel. Det passer med tiden for de som kommer med tog fra Asker. FAMU sak 2/19 Informasjon John hadde generell informasjon om sammenslåingsprosessen. - Det har kommet 14 søkere på stillingen som leder for admin.enhet, intervjuene er planlagt og tilsetting skjer i løpet av februar. - Stamina informerte om risikovurdering og ønsker at vi bruker dette aktivt i sammenslåingsfasen. Foreta løpende risikoanalyser for hendelser/konsekvens. Ser AMU risiko som kan skje? Kanskje følge ekstra med på kirkebygg og gravferd- og administrativ enhet Teglen. FAMU sak 3/19 Info fra verneområder for prestene Prestene har hatt flere samlinger. De ser litt på hvordan de kan tenke større og ikke minst i forhold til avstandene i den nye kommunen. Prestene planlegger en studietur. Noe bekymring med tanke på endringer i sekretær rollene, blir det bedre/dårligere? FAMU sak 4/19 Vedta nye verneområder i den nye organisasjonen. AMU vedtok nye verneområder. Det er ingen grunn til å vente med å opprette nytt AMU, struktur for verneområdene kan tre i kraft snarest. Vi må se litt ekstra på feltarbeidet, dette kan være et vanskelig område. Det er viktig med god kursing/opplæring for verneombudene. Hovedverneombudet får ansvar for et av områdene og verneombudene blir vara for hverandre.

25 - 2 - Nye verneområder: 1 verneombud i Teglen 1 verneombud gravferd/bygning 1 verneombud feltarbeidet 1 verneombud barnehagene 1 verneombud administrasjon og menigheter i gamle Asker Det er naturlig at verneombudet for prestene er med når verneombudene i AKF samles. Det er fremdeles to forskjellige arbeidsgivere, men vi søker samarbeid, og det blir det mere av når vi lytter til hverandre. Hovedverneombudet skriver til verneombudene i gamle Asker og informerer om den nye strukturen som vi iverksetter allerede nå. Hun takker de for innsatsen, og ber de bruke kompetansen sin inn i den nye organisasjonen. FAMU sak 5/19 Dato for neste møte. Neste møte i AMU: 23.april kl. 13:45 15:15 i Asker Neste møte for Verneombud: 27.mars kl. 13:45 15:15 i Asker FAMU sak 6/19 Eventuelt Stian informerte at Røyken har avtale med Stamina bedriftshelsetjeneste for de som jobber på kirkegården, etter pålegg fra arbeidstilsynet i De fortar helsekontroll og lager handlingsplan med Stamina Drammen. Kanskje dette bør samkjøres i 2020? Referent: Stian Fossli, verneombud Røyken og Hurum

26 Saksliste partssammensatt utvalg (PSU AU) for Asker kirkelige fellesnemnd (AKFN) Møtedato: Tid: Kl Sted: Asker kirkelige fellesråd ADM, Kirkelia 5, Asker Innkalt: Forfall: Elisabeth Brøndal, Merete Fossli, Janneke Riskild, Unni Skjønhaug Fadum, Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten og John Grimsby (referent). Unni Skjønhaug Fadum Sak Tittel Drøfting / referert Vedtak Sak 6 Godkjenne protokoll fra Godkjent Sak 7 Gjensidige orienteringer Ingen særskilte orienteringer Sak 8 Saksframlegg i Asker kirkelige fellesnemnd Gjennomgang av saksliste og bakgrunn for saksframlegg, slik disse vil bli lagt fram i nemndas møte 6.3. Fra møtet: PSU AU ber om at ansatte blir innkalt til samlinger for ansatte og 3.12, så snart datoene er endelig fastlagt. PSU AU foreslår at prosjektgruppe 4 Kultur og vi-følelse kan bidra til innholdet i samlingene. Gruppen ble ledet av Øyvor Sekkelsten, med Unni Fadum som en av medlemmene. PSU AU gir sin tilslutning til sakslisten og bakgrunn for saksframleggene som orientert om i møtet. Sak 9 Nytt telefonssystem og ordning for tjenestetelefon Se vedlagte saksframlegg. Fellesnemndas arbeidsgruppe foreslår at Asker følger Røyken og Hurum i valg av system og telefonordning for ansatte. Sak 10 Neste møte Møtedatoer for arbeidsutvalgets møter tilpasset møter i Partssammensatt utvalg/asker kirkelige fellesnemnd Sak 11 Eventuelt Ingen saker ble meldt. AKFN PSU AU gir sin tilslutning til forslaget som sendt ut i forkant av møtet. Neste møte kl C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\AKFN\ AKFN Saksframlegg\ AKFN Protokoll\ AKFN Sak 25 b Orienteringer Vedlegg Referat PSU.docx

27 AKFN PSU AU Sak 3/2019/AKFN Sak F25 c Felles Telefonsystem i de tre fellesrådene Saksbehandlere: Øystein Mollestad, Else Teige, Maud Berntsen og John Grimsby Ordning i dag Hurum og Røyken har siden januar 2018 hatt en moderne skybasert løsning basert på Telia Telecom Services (tidligere TDC). Dette er skybasert sentralbord med IP-telefon og forøvrig kun mobiltelefoner, basert på Knif- og Kirkepartner. Hurum og Røyken kirkelige fellesråd har inngått avtale med de ansatte om bruk av mobiltelefon i tjenesten. Denne har to alternativer: (A) Fellesrådet eier mobilabonnementet og den ansatte kan bruke telefonen privat (utløser skatteplikt kr ). (B) Fellesrådet eier både mobiltelefon og abonnement. Arbeidstakeren bruker den ikke privat (utløser ikke skatteplikt) Asker har en hustelefonsentral med bruk av kontortelefoner. Dette er ISDN-linje begrenset til to samtaler samtidig. Løsning er utdatert og med store kapastitsetsproblemer. Det er linjer med forskjellige telefonnummer til menighetene. Hvis det ikke er noen til stede på menighetskontoret, må telefonen settes over til Asker. Anbefalt valg for Nye Asker Et strategisk valg er en mobil løsning. Hovedargumentet er fleksibilitet og kun ett nummer til hver ansatt/funksjon. Som leverandør anbefaler arbeidsgruppen Telia Telecom Services. Fellesnemnda har hentet inn tilbud fra tre leverandører for mobile løsninger: Telia, ICE og Telenor. Telia har Knif avtale og ferdig integrasjon med Kirkepartner. Telia har dessuten laveste pris, Røyken og Hurum har relativt gode erfaringer med leverandøren og løsningen kan inkludere private mobilabonnement. Som avtale med de ansatte anbefaler arbeidsgruppen å tilby de 2 samme alternativene som Røyken og Hurum har i dag. Den ansatte kan velge mellom: Egen arbeidstelefon. Den ansatte legger igjen telefonen på kontoret ved arbeidstidens slutt. Arbeidsgiver eier telefon og abonnement og den ansatte kan ikke bruke telefonen privat. Dette utløser ikke skatteplikt for den ansatte. Fordelen er et tydelig skille mellom jobb og privat, men med det som mulig ulempe at den ansatte må ha to telefoner både kontortelefon og eventuell privat telefon. (Se alternativ A nedenfor) Kombinert arbeids- og privattelefon. Den ansatte eier telefonen og arbeidsgiver eier abonnementet. Denne løsningen gir best tilgjengelighet og sentralbordløsning. Abonnementet gir fri bruk, også privat, innen EU og Norden. Løsningen er prisgunstig for ansatte, men utløser alminnelig skatteplikt for fordel av mobilbruk. Ulempen er at administrasjonen må foreta manuell gjennomgang av mobilkostnader utover avtalen, og legge dette inn som lønnstrekk. (Alternativ C nedenfor) Mobilabonnement er for begge alternativ det samme. Abonnementet inkluderer 5 GByte mobildata per måned per bruker lagt inn i en fellespool. Dvs. for 100 ansatte vil fellesrådet ha 500 GByte data tilgjengelig for Telefonssystem i Asker kirkelige fellesnemnd vesjon

28 - 2 - forddeling mellom brukerne. Arbeidsgiver er i begge tilfeller pliktig til å dekke kostnad til mobiltelefon. For alternativ A foreslår arbeidsgruppen et tilskudd til den ansatte på kr hvert 3. år. Ved alternativ B sørger arbeidsgiver for innkjøp av egnet mobiltelefon til tilsvarende kostnadt. Kommentarer til anbefalt valg Arbeidsgruppen vurderte alternativet med private mobilabonnement og med mobilstøtte over lønnsseddelen (Alternativ D nedenfor). Da ville administrasjonen i motsetning til den anbefalte løsningen slippe den manuelle håndteringen av privat mobilkostnader utover avtalen. Dette alternativet ville medføre en økt kostnad på kr for det nye fellesrådet, og kan derfor ikke anbefales. Se vedlegg for detaljer i arbeidsgruppens vurderinger.

29 - 3 - Vedlegg: vurdering av ulike telefonløsninger for Asker kirkelige fellesråd Alternative leverandører Fordeler Telenor Automatisk håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon Telenor-nett/dekningsgrad God brukerstøtte Tekniske løsninger for mobilt sentralbord Telia Nye AKF: kr (100 Telecom brukere) Services Avtale med Knif og Kirkepartner Kan inkludere private mobilabonnement i løsningen ICE Automatisk håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon Ulemper AKF: kr Krever bedriftsabonnement på alle tilkoplede enheter Telia-nett/varierende dekningsgrad Foreløpig en liten organisasjon med beskjedent støtteapparat Manuell håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon (merarbeid) AKF: kr Både ICE og Telia-nett/varierende dekningsgrad Telenor Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement Fri+1/4/8 GB m/binding Aktiv MBN Microsoft sync Kalender og status nr. serie Sentralbord Faktura kontroll tjeneste Svargrupper EngangsStøtte fra Telenor og Office Solutions ved kjøp i nettbutikk Telia Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement 5GB Felleskvote Trilingkort Mobilstatus Microsoft sync nr. serie Sentralbord IPT Bruker

30 - 4 - Svargruppebruker ICE (Office Solutions) Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement Bedrift / 6 GB data Trillingkort Mobilbedrift Skype for B int nr. serie Sentralbord Kostnadskontroll Svargruppebruker

31 - 5 - Avtaler med ansatte 4 aktuelle alternativer er vurdert: Fordeler Ulemper A B C D AKF eier telefon og abonnement ren arbeidstelefon AKF eier telefon og abonnement Fri bruk Ansatte eier telefon og AKF eier abonnementet Ansatte eier telefon og abonnement Skille privat bruk og arbeidstelefon Utløser ikke skatteplikt Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Ansatte behøver kun én telefon Ansatte kan være tilgjengelig utenom arbeidstid Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Ansatte kan selv velge type telefon Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Enklere å administrere Avhengig av avtale med ansatte om personopplysninger Ansatte ikke tilgjengelig utenom arbeidstid Ansatte må ha to telefoner Ansatte kan ikke selv fritt velge type telefon Utløser skatteplikt som lønnsytelse (kr ) Høy kostnad for arbeidsgiver Ansatte kan ikke selv fritt velge type telefon Utløser skatteplikt som lønnsytelse (kr ) Ved TDC: manuell håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon (merarbeid for kostnadskontroll) Utløser skatteplikt som lønnsytelse for den støtten som blir utbetalt Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Antatt mer kostbart både for ansatt og arbeidsgiver (blant annet avhengig av avtale om bruk av mobiltelefon i tjenesten)

32 - 6 - Arbeidsgivers kostnader per år Tallene er basert på mobilkjøp til kr Slik telefon vil ikke dekke alles ønsker. Kostnadene i denne tabellen kommer i tillegg til leverandørkostnad. Se regnerark lenger nede for detaljer. A B C D AKF eier telefon og abonnement ren arbeidstelefon AKF eier telefon og abonnement Fri bruk Ansatte eier telefon og AKF eier abonnementet Ansatte eier telefon og abonnement + kr Mobilkjøp kr per 3. år. Kr er vanlig å dekke. + kr Mobilkjøp kr per 3. år. Antar ca. kr. 100 privat forbruk pr. bruker/mnd + kr Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3. år. Dekning av inntil kr. 40 i ekstrakostnad forbruk per bruker/mnd lagt til grunn. I tillegg kommer arbeid med manuell håndtering av den enkeltes forbruk + kr Antar 100 brukere med kr. 350/mnd. Telia kostnad blir kr. 50 rimeligere med denne løsningen. Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3. år. D+A + kr Alt D: Antar 80 brukere kr. 350/mnd. Telia kostnad blir kr. 50 rimeligere for denne løsningen. Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3.år. Arbeidstakers kostnader per bruker per år (ca) A B C D Arbeidstaker må selv ha privat mobil og abonnement Fri telefon og abonnement Skattefordel og privat forbruk. Skatt på mobilstøtte. Privat mobil og abonnement. Får mobilstøtte. kr Ved ordning med kontortelefon mister ansatte tilskudd til å ha telefon selv kr Skatt av fordel kr kr Skatt av fordel kr skatt av inntekt kr per år (4000/3) + eventuelt privat forbruk kr Telefon ca. kr per 3. år. Abonnement ca. kr. 300/mnd. Støtte kr. 350/mnd og ca 40 % skatt på denne.

33 - 7 - Arbeidsgivers kostnader - detaljer pr. år Antall ansatte 100 Antall kontortelefon 20 Støtte mobilkjøp hvert 3. år Skattefordelsbeløp Månedlig sum mobilstøtte TDC reduksjon ved privatnr. 50 Privat bruk - Fri bruk Privat bruk - begrenset bruk A Kjøp av telefon B Kjøp av telefon Ekstrakost privat bruk C Mobilstøtte telefon Ekstrakost privat bruk - begrenset D Mobilstøtte abonnement Mobilstøtte telefon TDC reduksjon D+A Mobilstøtte abonnement Mobilstøtte telefon TDC reduksjon