Protokoll fra møte i Asker kirkelige fellesnemnd

Transkript

1 Protokoll fra møte i Asker kirkelige fellesnemnd Møtedato: Onsdag 30. januar 2019 Tid: Kl Enkel mat ble servert fra kl Utvidet fellesnemnd/felles fellesråd 18:00 19:00 Ordinære møter i det enkelte fellesråd kl. 19:00 21:00 Sted: Tilstede: Forfall: Slemmestad kirke og kirkestue Fra fellesrådene: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Nils Inge Haus, Ole Morten Rødby, Morten Sandnes. For prestene: Dag Håland Fra de tillitsvalgte: Elisabeth Brøndal, Merete Fossli, Unni Sofie Skjønhaug Fadum og Stian Fossli (vara) Fra administrasjonen: Tove Sveva, Else Teige, John Grimsby, Øyvor Sekkelsten Janneke Riskild Saksliste Asker Kirkelige fellesnemnd Sak 1/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 2/19 Protokoll Asker kirkelige fellesnemnd Sak 3/19 Valg av fellesnemndas leder og nestleder fram til nytt fellesråd er i funksjon Sak 4/19 Foreløpig årsrapport og regnskap for 2018 Sak 5/19 Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Sak 6/19 Budsjett og aktivitet 2019 Sak 7/19 Status årsrapporter og regnskap for fellesrådene 2018 Sak 8/19 Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd Sak 9/19 Eventuelt Saksliste fellesmøte for de tre fellesrådene kl Fellesrådene sørger selv for innkalling til møtet. Protokoll fra fellesmøtet blir ført i nemndas protokoll med egne saksnummer merket. Møtet blir innledet med Ord for dagen. Sak F10/19 Presentasjon av Kirkens feltarbeid i Asker. Daglig leder og gateprest Flemming Jakobsen Sak F11/19 Orientering om status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Sak F12/19 Forberedelse til kirkevalg Sak F13/19 Nytt fra fellesrådene og fungerende prost Dag Håland Sak F14/19 Andre orienteringssaker a. Møte mellom kommunal og kirkelig fellesnemnd b. Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd, se sak 8/19 c. Opprettelse av felles AMU d. Felles samling for alle kirkelig ansatte e. Status Prosjekt kirkebygg f. Status felles IKT- og telefonsystem g. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd h. Ansettelser til behandling i fellesnemndas tilsettingsutvalg i. [ ] Deretter går fellesrådene til hvert sitt møterom for ordinære møter

2 Sak 1/2019 Godkjenning av innkalling Vedtak Innkalling godkjent Sak 2/2019 Godkjenning av protokoll Protokoll for Asker kirkelige fellesnemnd er lagt ut her NO/fellesrad/askerfellesrad/menigheter/Asker-kirkelige-fellesnemnd/akf-nemda/protokoller-fra-asker-kirkeligefellesnemd/protokoller-2018/ Vedtak Ingen kommentarer er kommet inn og protokoll for møte i Asker kirkelige fellesnemnd er følgelig godkjent. Sak 3/2019 Valg av fellesnemndas leder og nestleder og fram til nytt fellesråd er i funksjon Se sak 21/18 Fram til hadde Røyken lederskapet i fellesnemnda ved Gunnar Volden. Deretter overtok Nils Inge Haus fra Asker, med Morten Sandnes fra Hurum som nestleder. Dersom alle tre fellesrådene skal lede hver sin periode, skal Hurum overta ledelse. Morten Sandnes melder at han ikke har kapasitet til å påta seg ledelse av fellesnemnda. Han foreslår derfor at Nils Inge Haus fortsetter som leder av fellesnemnda fram mot nytt fellesråd er i funksjon, med Morten Sandnes som nestleder. Nils Inge Haus er på forespørsel villig til å fortsette som leder fram til fellesnemnda legger ned sin virksomhet. Et enstemmig arbeidsutvalg stiller seg bak forslaget. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd ber Nils Inge Haus fortsette som leder av fellesnemnda til det nye fellesrådet har trådt i funksjon høsten Morten Sandnes fortsetter som nestleder. Sak 4/2019 Foreløpig årsrapport og regnskap for 2019 Forslag til årsrapport Asker kirkelige fellesnemnd hadde i 2018 i alt 10 møter og behandlet 81 saker. Faste medlemmer: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Berit Øksnes (prost), Maud Kari Berntsen, Morten Sandnes, Nils Inge Haus og Ole Morten Rødby. Fra administrasjonene har møtt Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. I 2018 har Gunnar Volden (Røyken) ledet fellesnemnda fram til 30.3, deretter har Nils Inge Haus (Asker) ledet arbeidet, med Morten Sandnes (Hurum) som nestleder. Nemnda har hatt eget arbeidsutvalg som har forberedt saker for fellesnemnda. Arbeidsutvalget har bestått av lederne for de tre fellesrådene, kirkevergen i Hurum og Røyken og kirkesjefen i Asker. De fleste sakene har vært forhåndsdrøftet i Arbeidsutvalget for det partssammensatte arbeidet. Asker kirkelige fellesnemnd har hatt 4 møter i partssammensatt utvalg. De ansattes representanter er: Janneke Riskild (felles verneombud), Elisabeth Brøndal (Asker), Merete Fossli (Røyken) og Unni Sofie Skjønhaug Fadum (Hurum). Nemnda har i forberedelsene til nytt fellesråd lagt vekt på medbestemmelse etter hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Omstillingsavtale med ansattes representanter ble undeskrevet Felles AMU ble opprettet Felles AMU har ansvar for alle saker som er knyttet til sammenslåingen eller som forplikter det nye fellesrådet.

3 Nemnda har i 2018 lagt rammer for sammenslåingen mellom de tre fellesrådene i Nemnda har fattet fortløpende vedtak som har ledet fram til en overordnet prosjektplan, med tilhørende oppgave- og tidsplan. Alle ansatte i de tre fellesrådene har deltatt i prosjektgrupper. Prosjektgruppene leverte sine rapporter. På grunnlag av disse fattet fellesnemnda vedtak om foreløpig overordnet organisasjonsplan og bemanningsplan. Fellesnemndas tilsettingsutvalg består av fellesnemndas leder, kirkevergen i Røyken og Hurum, kirkesjefen i Asker og en av de felles tillitsvalgte (Elisabeth Brøndal). Tilsettingsutvalget har hatt 5 møter. Tilsettingsutvalget har sikret at alle ansettelser i de tre fellesrådene ikke kommer i konflikt med forberedelsene av nytt fellesråd, og har blant annet besluttet innplassering av mellomledere i de nye bemanningsplanene. 11 av 12 ledere i den nye organisasjonen var ved årskiftet innplassert eller ansatt i ny organisasjonsplan. Det er i 2018 arrangert tre allmøter og felles kultursamlinger for alle ansatte i de tre fellesrådene. Prestene deltok. Det er i 2018 avklart at Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune. Tor Øystein Vaaland er av Oslo bispedømmeråd ansatt som ny prost i Asker fra Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre samarbeidsformer. Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra Ordførere, rådmann og kommunaldirektører har i 2018 deltatt på to dagers «kirkesafarier» til alle fellesrådenes 14 kirker og til Kirkens feltarbeid i Asker. Alle kirkene er også presentert i magasinet Asker Fellesnemnda har hatt møte med den kommunale fellesnemnda Da orienterte Asker kirkelige fellesnemnd orienterer om sine prosesser fram mot nytt prosti og nytt fellesråd. Blant annet ble diskutert nærmiljø og lokale kirker i Nye Asker - samarbeid i lokalmiljø, dialog om forslag til ny avtale mellom kirke og kommune og den kirkelige fellesnemnda har behov for forutsigbare økonomiske rammer for virksomhet i nytt fellesråd. Asker kirkelige fellesnemnd har som følge av dette levert en søknad om tilleggsbevilgning på kr for å restfinansiere planlagte tiltak i Finansiering av Prosjekt kirkebygg ble også diskutert: samarbeid mellom kirke og kommune om langsiktig og planmessig vedlikehold av kirkebygg og gravplasser Regnskap Foreløpig regnskap for Asker kirkelige fellesnemnd for 2018 vil bli lagt fram i møtet. Endelig regnskap vil bli lagt fram i møte 6.3. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar foreløpig forslag til årsrapport og regnskap til etterretning og ber om å få årsrapport og regnskap til godkjenning i møte 6.3. Sak 5/2019 Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Kirkesjefen redegjorde for prosessene i fellesråd og fellesnemnd i Forslag til regulert versjon av fellesnemndas tids- og oppgaveplan for 2019 ble lagt fram i møtet.. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd gir sin tilslutning til oppdatert tids- og oppgaveplan som framlagt i møtet. Sak 6/2019 Budsjett og aktivitet 2019 Se sak 58/18. Kirkesjefen har 4.1. sendt søknad til Asker kommunale fellesnemnd om kr i tilleggsbevilgning. Pengene skal i hovedsak brukes til å finansiere produksjon og utsendelse av magasin om Den norske kirke i Nye Asker til alle husstander i kommunen, fellessamlinger for ansatte og til å dekke kostnader som følge av opprettelse av felles enhet for administrative tjenester. Asker kommunale fellesnemnd har møte Rådmannen har innstilt på kr i tilleggsbevilgning til

4 Asker kirkelige fellesnemnd1. Se vedlagte saksframlegg fra rådmannen til den kommunale fellesnemndas møte. Orientering i møtet Kirkesjefen refererte fra møte med rådmannen om budsjett for det nye fellesrådet Rådmannen ser Asker kirkelige fellesnemnds forslag til samarbeidsavtale mellom Asker kommune og Asker kirkelige fellesråd som et godt utgangspunkt for det nye kommunestyrets behandling i høst. Asker kirkelige fellesnemnd skal i slutten av mai 2019 levere forslag til budsjett for det nye fellesrådet for I dokumentet «Harmonisering av velferdsordninger i nye Asker kommune - grunnlagsdokument for Handlingsprogram » er kirke og trossamfunn omtalt på side 49. Her legger rådmannen nåværende budsjettramme for kirke og trossamfunn til grunn. Det betyr at fellesnemnda i budsjettarbeidet for 2020 kan ta utgangspunkt i de tre fellesrådenes samlede budsjetter for 2019, kompensert for lønns- og prisvekst. Kirkesjefen orienterte videre om at rådmannen i møtet gav uttrykk for at kommunen deler intensjonen med Prosjekt kirkebygg, men at arbeidet med tilstandsbeskrivelser og vedlikeholdsplaner må inn i den ordinære budsjettprosessen for Dette arbeidet vil også bli løftet inn i Asker kommunes styringsgruppe for kirkesaker, med neste møte Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen til etterretning. Fellesnemnda ber kirkesjefen legge fram regulert budsjett og aktivitetsplan for 2019 i møte 6.3. Fellesnemnda ber kirkesjefen følge opp planarbeidet med vedlikehold og investeringer for kirkebygg i forberedelsene til budsjettarbeidet for Tilleggsopplysning: Asker kommunale fellesnemnd fattet 1.2. vedtak i tråd med rådmannens innstilling. Sak 7/2019 Status årsrapporter og regnskap for de tre fellesrådene 2018 Saksforberedere: Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby Se vedlegg med foreløpige regnskap for NB. De foreløpige tallene vil bli oppdatert til møtet. Årsrapporter 2018 Nemnda har anmodet fellesrådene om å fortsette arbeidet med å sikre nødvendige kommunale tilskudd og tilpasse driften til egne økonomiske rammer. De tre fellesrådene lager som før hver sine årsrapporter. Asker kirkelige fellesråd planlegger som i 2017 en kombinert årsrapport og presentasjonshefte om den kirkelige virksomheten. Den samlede virksomheten i nye Asker prosti vil bli et tema i heftet. Dette heftet kommer i tillegg til den formelle årsrappporten som vil bli lagt fram for Asker kirkelige fellesråd til godkjenning sammen med regnskap 6.3. Regnskap for Røyken kirkelige fellesråd Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinnteker på kr mot sum driftsutgifter på kr Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på kr Etter bruk av disposisjonsfond samt dekning av tidligere års underskudd viser prognosen et merforbruk på kr Kirkevergen i Røyken og Hurum sendte et notat til Røyken kommune om forholdet mellom lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver som fellesrådet utfører. Kommunestyret i Røyken bevilget i oktober 1 mill.kr ekstra til drift av lovpålagte tjenester i fellesrådet. Kirkevergen redegjør i notat for hvilke tiltak Røyken kirkelige fellesråd setter i verk for å få et regnskap i balanse, etter at prognosen per fortsatt viste et merforbruk på kr Kirkevergen ba i samme notat om ytterligere kr i driftstilskudd for Kirkevergen redegjør samtidig for hvilke sparetiltak fellesrådet kan sette i verk og hvilke konsekvenser dette vil ha for kommunen og det kirkelige arbeidet.

5 Regnskap for Hurum kirkelige fellesråd Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinnteker på kr mot sum driftsutgifter på kr Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på minus kr Etter bruk av fond samt dekning av tidligere års underskudd viser prognosen et merforbruk på kr Kommunestyret i Hurum vedtok imidertid dekning av underskuddet for 2017 med kr og økt driftstilskudd for 2019 med kr Hurum kommunestyre vil se på underskuddet for 2018 når dette foreligger. Regnskap for Asker kirkelige fellesråd Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinntekter på kr mot sum driftsutgifter på kr Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på kr Etter bruk av avsetninger og udisponert fra tidligere år viser prognosen et mindreforbruk på kr Orientering i møtet Kirkevergen i Røyken og Hurum orienterte om at det fortsatt er noen små justeringer før årets resultat er endelig, men resultatet vil nærme seg et lite merforbruk på driftssiden for Røyken kf. For Hurum kf går det mot et merforbruk på Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning. Fellesnemnda anmoder fellesrådene om å fortsette arbeidet med å sikre nødvendige kommunale tilskudd og tilpasse driften til egne økonomiske rammer i 2019.

6 Foreløpig prognose 2018 pr Oppdatert versjon for Hurum og Røyken kommer. Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Reg. Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter Refusjoner/overføringer Tilskudd fra staten Tilskudd commune Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsaml. Midler Sum driftsinntekter Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter BRUTTO DRIFTSRESULTAT Renteinntekter Renteutgifter Netto finansinntekter/-utgifter NETTO DRIFTSRESULTAT Bruk av udisponert fra tidligre år Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av investeringer Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) Avsetning til ubundne fond Avsetning til bundne fond Overføring til investeringsregnskapet Sum avsetninger REGNSKAPSMESSIG RESULTAT

7 Sak 8/2019 Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd og utvalg Bakgrunn for saken En av menighetsrådslederne har anmodet Asker kirkelige fellesråd om å justere satsene for godtgjørelse for ledere av menighetsrådene. Det er naturlig å se denne saken i sammenheng med godtgjørelser i fellesråd og menighetsråd i Nye Asker. Dette er bakgrunnen for at henvendelsen er oversendt Asker kirkelige fellesnemnd. Leder og medlemmer av Asker kirkelige fellesnemnd mottar samme godtgjørelser som den kommunale nemnda, se sak 57/2018. Vurdering Fellesnemndas arbeidsutvalg mener dette er en sak som det nye fellesrådet må drøfte når det er trådt i funksjon. Fellesnemnda vil imidlertid for budsjettarbeidet for 2020 legge følgende prinsipper til grunn: a. Godtgjørelse for fellesrådets leder og medlemmer følger satsene for Asker kirkelige fellesnemnd. b. Menighetsrådenes ledere får samme faste godtgjørelse som leder for Asker kirkelige fellesnemnd, men ikke møtegodtgjørelse. c. Menighetsrådenes medlemmer mottar ikke godtgjørelse Begrunnelsen for at menighetsrådets og fellesrådets ledere skal ha samme faste godtgjørelse, er at rådene er likeverdige, med ulike funksjonsområder. Møtegodtgjørelsen til fellesrådets medlemmer er knyttet til merarbeid og at de kommunale representantene mottar slik møtegodtgjørelse. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd legger for budsjettarbeidet for 2020 til grunn slik beregning av godtgjørelser: a. Godtgjørelse for fellesrådets leder og medlemmer følger satsene for Asker kirkelige fellesnemnd. b. Menighetsrådenes ledere får samme faste godtgjørelse som leder for nye Asker kirkelige fellesråd, men mottar ikke møtegodtgjørelse. c. Menighetsrådenes medlemmer mottar ikke godtgjørelse Fellesnemnda overlater til Det nye fellesrådet å beslutte endelige retningslinjer. Sak 9/2019 Eventuelt Ingen saker Sak F10/2019 Presentasjon av Kirkens feltarbeid i Asker Se Presentasjon ved gateprest og daglig leder Flemming Jakobsen. Sak F11/2019 Orientering Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Se sak 5/2019. Kirkesjefen redegjorde kort for prosessene i fellesråd og fellesnemnd i Regulert versjon av fellesnemndas tidsog oppgaveplan ble lagt fram i møtet. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen i utvidet fellesnemnd til orientering.

8 Sak F12/2019 Forberedelse av kirkevalg 2019 Se og Prosjektledere for kirkevalg til menighetsråd og bispedømmeråd i vårt nye prosti er Elisabeth Brøndal og Tove Sveva. De ga en kort innføring i prosesser knyttet til kirkevalg, rekruttering av kandidater og hva fellesråd og menighetsråd må holde fokus på. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning. Fellesnemnda anmoder fellesråd og menighetsråd til å engasjere seg i kirkevalget og motivere for aktiv deltakelse i kirkens demokratiske prosesser fram mot nye råd høsten Sak F13/2019 Nytt fra fellesrådene og prosten Fellesrådene ga en kort oppsummering av viktige saker sine forrige møte Stedfortredende prost Dag Håland orienterte sammen med koordinerende sokneprest for Hurum og Røyken, Ellen Martha Blaasvær. Ny prost i Asker prosti fra er Tor-Øystein Vaaland. Han vil delta i fellesnemndas neste møte 6.3. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning. Sak F14/2019 Andre orienteringssaker a. Møte mellom kommunal og kirkelig fellesnemnd b. Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd, se sak 8/19 c. Opprettelse av felles AMU d. Felles samling for alle kirkelig ansatte e. Status Prosjekt kirkebygg f. Status felles IKT- og telefonsystem g. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd h. Ansettelser til behnadling i fellesnemndas tilsettingsutvalg i. [ ] Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orineteringene til etterretning.

9 Asker kirkelige fellesnemnd v

10 Kirkelig organisering i kortform Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune. Soknet er grunn-enheten i Den norske kirke. I det nye prostiet blir det 10 sokn. Oslo bispedømmeråd og prosten er arbeidsgiver for de fleste prestene Fellesrådet er arbeidsgiver for alle andre kirkelige ansatte. Fellesrådet har ansvar for gravferd og gravplasser, jfr. gl 3. Fellesrådet har også ansvaret for kirkebyggene og ivaretar samarbeidet med kommunen. Asker kirkelige fellesråd

11 Medlemmer av kirken i Asker: HURUM ÅROS FILTVET OG TOFTE KONGSDELENE HEGGEDAL 4267 VARDÅSEN SLEMMESTAD OG NÆRSNES RØYKEN 7062 ASKER ØSTENSTAD HOLMEN AKFN Administrasjon

12 Mer himmel på jorda Kirken i lokalmiljøet I kirkene i Asker, Hurum og Røyken var det i 2017 i gjennomsnitt mer enn mennesker innom i en helt alminnelige uke. Kirken er i betydelig grad drevet av frivillige og aktiverer frivillige for engasjement for menighet, nærmiljø og samfunnsansvar Mange av kirkene framstår som ekstra frivilligsentraler Vi samarbeider bredt i nærmiljø og kulturliv AKFN Admistrasjon

13 Hva skjedde i fellesnemnda i 2018? Overordnet prosjektplan i form av vedtak Medbestemmelse etter arbeidsmiljøloven og hovedavtalen Partssammensatt arbeid: omstillingsavtale Alle ansatte med i prosjektgrupper - rapporter levert Fellesnemnda 2.10: Forslag til overordnet bemanningsplan Uttalelser råd, partssammensatt utvalg og prosjektgrupper Fellesnemnda Overordnet bemanningsplan Opprettelse av felles AMU Tilsettingsutvalget 13.12: Innplassering av ledere m.fl AKFN Admistrasjon

14 Kirkevalg Hva skal skje i 2019? Fortsatt partssammensatt arbeid i forberedelsene av nytt fellesråd, se egen tids- og oppgaveplan Fortsatt samarbeid med kommunal fellesnemnd og kommuner Ledere lager bemanningsoversikter og forbereder innplassering i nye bemanningsplaner i menigheter og enheter Felles systemer og ordninger Felles lønns- og økonomifunksjoner Felles personalhåndbok og økonomihåndbok

15 Kirkevalg Kirkevalget faller sammen med kommunevalget Valget blir foretatt som om kommunene allerede var slått sammen. De 10 nye menighetsrådene velger én representant hver til det nye fellesrådet. I tillegg kommer prosten og kommunens representant. Koordinatorer i Asker, Hurum og Røyken er Elisabeth Brøndal og Tove Sveva AKFN Administrasjon

16 Kirkelig organisering i nye Asker Asker Heggedal Oslo bispedømmeråd Prost Menighetsprester Holmen Vardåsen Østenstad Asker kirkelige fellesråd -med en representant fra hver av de 10 menighetsrådene Kirkesjef Personal Økonomi Sykehjemsprest Prosjekt kirkebygg Nordre Hurum Søndre Hurum Slemmestad Nærsnes Røyken Åros Fellestjenester Kirkens feltarbeid Barnehagene Kirkebygg og gravferd Asker kirkelige fellesnemnd

17 Samarbeidsavtale kirke-kommune Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre samarbeidsformer. Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra Asker kirkelige fellesråd

18 Felles arbeidsmiljøutvalg (AMU) Felles AMU for de tre fellesrådene ble opprettet I AMU møter 3 medlemmer fra arbeidsgiver og tre fra arbeidstakersiden, samt en representant for bedriftshelsetjenesten. Prestene legger sitt samordningsmøte til samme møte, slik at prost og verneombud for prestene også deltar. Hensiktsmessige verneområder vil bli diskutert i AMU 7.2. Felles hovedverneombud er Janneke Riskild AKFN Administrasjon

19 Økonomiske forutsetninger Fellesnemda planlegger for drift i det nye fellesrådet tilsvarende summen av de tre fellesrådenes budsjetter i 2019 Mange behov for økt bemanning, men ingen økt ramme Ny bemanningsplan forutsetter at alle de tre fellesrådene er i driftsmessig balanse i Asker kirkelige fellesråd overtok fra regnskap og lønn for Hurum og Røyken. Det kan gi en felles besparelse tilsvarende 1 årsverk AKFN Admistrasjon

20 Overordnet bemanningsplan Kirkefaglige stillinger: diakoner, pedagoger og kirkemusikere 2018/2019 Nye AKF Endring Uendret Utvidet samarbeid og bruk av ressurser på tvers av menighetene Ledelse i menighet 4,5 5,0 Endret stilling som daglig leder for menighetene i Røyken og Hurum. + 0,5 leder Vardåsen Ny enhet for administrative tjenester Økonomi og Personal 4,9 5,1 6,0 6,3 + 1,0 avdelingsleder - 0,7 sekretær Avdeling for kirkegård og gravlund 15,45 (17,6) Uendret Prosjekt kirkebygg? Feltarbeid og barnehager Ikke direkte berørt Asker kirkelige fellesnemnd

21 Ledere i Asker kirkelige fellesråd Kirkesjef Personalsjef Økonomisjef Daglig leder Hurum og Røyken Daglig leder Heggedal og Østenstad Daglig leder Vardåsen Daglig leder Asker Daglig leder Holmen Daglig leder Kirkens feltarbeid Avdelingsleder Kirkebygg og gravferd Barnehageleder Leder for administrativ enhet John Grimsby Maud Berntsen Else Teige Tove Sveva Liv Ruud Kari Sorknes Grete Ellingsen Aaby Britta Hässlich Flemming Jakobsen Even Frogh Elin Dahlen Stillingen utlyst AKFN Administrasjon

22 Virksomhetsoverdragelse Asker kirkelige fellesnemnd har fått delegert fullmakt fra de tre fellesrådene til forberede sammenslåingen til nye Asker kirkelige fellesråd. Sammenslåingen er etter arbeidsmiljøloven å regne som en virksomhetsoverdragelse. Prestene er ikke omfattet av virksommhetsoverdragelsen. Ved etableringen av det nye fellesrådet blir alle ansatte i de gamle fellesrådene automatisk ansatt i det nye. Ansatte kan reservere seg mot virksomhetsoverdragelsen. Ansettelsesforholdet opphører da AKFN Admistrasjon

23 Uendrede betingelser for ansatte Alle ansatte i de tre fellesrådene får ny arbeidsgiver: Asker kirkelige fellesråd Arbeidsavtalene blir overført i sin helhet. I tilfeller med vesentlige endrede arbeidsoppgaver, vil endring i arbeidsavtale følge regulert framgangsmåte Samme tariffavtale som før (KA) Pensjonsrettigheter blir regulert av tariffavtalen. Sammenslåingen vil derfor ikke medføre endringer i pensjonsrettigheter AKFN Admistrasjon

24 Stillingsbenevnelser og lønn Asker kirkelige fellesråd vil tilstrebe mest mulig enhetlig bruk av benevnelser og lik lønn for likt arbeid. Utjevning av lønnsskjevheter som ikke er begrunnet i en bevisst lønnspolitikk må vi i hovedsak løse over tid ved ordinære lokale lønnsforhandlinger. Kommunene samordner lokale lønnsoppgjør. Den kirkelige omstillingsavtalen i Asker legger opp til det samme. Ved eventuell overgang til lavere lønnet stilling beholder arbeidstakeren sin grunnlønn AKFN Admistrasjon

25 Kompetansekartlegging For å sikre kompetanse og en forsvarlig prosess for innplassering i de nye bemanningsplanene, har administrasjonene i henhold til fellesnemndas omstillingsavtale 4 gjennomført kompetansekartlegginger. Denne er til hjelp for å få oversikt over samlet kompetanse i menighetene og enhetene og hvilke tiltak for kompetanseutvikling som det kan vise seg behov for

26 Kirkefaglige stillinger Diakoner, kirkemusikere og ansatte i undervisningsstillinger leder sine fagområder og bør ha betydelig grad av lokal tilknytning og i hovedsak være organisert som i dag. I tråd med prosjektgruppenes rapporter ser fellesnemnda muligheter for å styrke det lokale arbeidet og sikre god bruk av ressurser ved utvidet samarbeid og funksjonsfordelinger på tvers av menigheter. Dette vil være en kontinuerlig utviklingsarbeid AKFN Administrasjon

27 Kirkens feltarbeid Varmestue i Asker sentrum med 100 gjester hver dag Åpent 365 dager i året Ansatte og frivillig serverer varme måltider hver dag Arbeidstiltak/dagarbeid for rusavhengige Nødovernatting, bolig og praktisk bistand for bostedsløse Arbeid i lysfabrikken for medlemmer av Fontenehuset Feltarbeidet fortsetter etter som kirkelig virksomhet i dugnad med kommunen, frivillige og lokalt næringsliv. Kommunen planlegger helt nytt bygg for virksomheten AKFN Admistrasjon

28 Menighetsbarnehagene våre Asker kirkelige fellesråd har tre menighetsbarnehager: Holmentoppen, Østenstad og Engelsrud (Vardåsen). Menighetsrådene eier og driver barnehagene - fellesrådet ivaretar arbeidsgiveransvaret. Fra 2018 har barnehagene felles barnehageleder. Menighetsbarnehagene i Asker vil ha flere barn! AKFN Admistrasjon

29 Avdeling for kirkebygg og gravferd Gravferd: over 500 seremonier i året Drift av kirkebygg, gravlunder og andre kirkelige eiendommer Ny avdelingsleder skal i samarbeid med ansatte i egen avdeling og daglige ledere i menighetene planlegge hensiktsmessig organisering av de ulike tjenesteområdene: hvordan kan bruke felles ressurser best mulig for å opprettholde og utvikle tjenestene i hele det nye prostiet? Funksjonene som kirketjenere og vaktmestere er i dag ulikt organisert, og vil fortsatt kreve lokale løsninger AKFN Administrasjon

30 Daglig leder i menighet Fellesnemnda ønsker i samarbeid med fellesrådene, menighetsrådene og de ansattes representanter å styrke lokal ledelse. Dette må skje innenfor fastsatte økonomiske rammer. Daglig leder er en del av kirkesjefens ledergruppe og har personalansvar for fellesrådets ansatte i soknet. Daglig leder har lokalt ansvar for drift av kirkens eiendom og for å legge til rette for menighetens virksomhet. Dette skjer i samarbeid med råd og utvalg, kirkelige ansatte, frivillige og foreninger AKFN Admistrasjon

31 Ledelse i Røyken og Hurum Fellesrådene i Røyken og Hurum har kirkeverge til og har hatt assisterende kirkeverge og daglig leder i administrativ rolle For å opprettholde og styrke ledelse i menighetene i Røyken og Hurum har fellesnemnda fra opprettet ny stilling som daglig leder og med en egen rådgiver i stab øremerket Røyken og Hurum AKFN Admistrasjon

32 Personal og økonomi i stab Personal og økonomi inngår som to enheter i kirkesjefens stab, ledet av henholdsvis personalsjef og økonomisjef. Personal og økonomi skal i ny organisasjon samarbeide tett med ledere og den administrative enheten AKFN Administrasjon

33 Administrativ enhet Alle sekretærer inngår i den nye enheten, med Teglen som base Den nye enheten skal bidra til å effektivisere og utvikle tjenestene, sikre like tjenester til alle menighetene og redusere sårbarheten. Ansatte i avdelingen skal ha ansvar for definerte funksjoner, delvis kombinert med ansvar for enkelte menigheter. Sekretærene kan veksle mellom felles arbeidssted og lokal tilstedeværelse i enkelte menigheter AKFN Administrasjon

34 Administrativ enhet Alle sekretærer inngår i den nye enheten, med Teglen som base Den nye enheten skal bidra til å effektivisere og utvikle tjenestene, sikre like tjenester til alle menighetene og redusere sårbarheten. Ansatte i avdelingen skal ha ansvar for definerte funksjoner, delvis kombinert med ansvar for enkelte menigheter. Sekretærene kan veksle mellom felles arbeidssted og lokal tilstedeværelse i enkelte menigheter AKFN Administrasjon

35 Oppgaver administrativ enhet a. Felles sentralbord: et nummer inn b. Postmottak c. Arkiv (Public 360) d. IKT og telefoni e. Kirkebok f. Administrativ støtte til kirkefaglige stillinger g. Utleie? h. Innkjøp i. Statistikk j. Kommunikasjon og informasjon k. Koordinere for frivillighet l. Samarbeid økonomi/personal m. Protokoll menighetsråd som ikke har egen daglig leder? n. Samarbeid om gravferd? AKFN Administrasjon

36 Kirkebygg Med 14 kirker, 9 gravlunder og flere andre bygg til kirkelig formål har det nye fellesrådet behov for å øke kompetanse og ressurser knyttet til kirkebygg og vedlikehold. Kirkesjefen har bedt Asker kommunale fellesnemnd 5 millioner kroner i investeringsmidler fordelt over 3 år til Prosjekt kirkebygg og en stilling som prosjektleder. En slik prosjektleder kan lede arbeidet med tilstandsbeskrivelser og forberede et hensiktsmessig FDV-system for langsiktige vedlikeholdsplaner for våre kirke- og gravferdsanlegg AKFN Administrasjon

37 Prosjekt kirkebygg Forvalte 14 kirkebygg krever kompetanse og ressurser Behov for prosjektleder for kirkebygg Samtaler er innledet med Asker kommunale fellesråd og Kirkens arbeidsgiverorganisasjon

38 Hurum kirke år v

39 Asker kirkelige fellesnemnd Tids- og oppgaveplan. Versjon 17JAN19 JAN18 FEB18 MAR18 APR18 MAI18 JUN18 AUG18 SEP18 OKT18 NOV18 DES18 JAN19 FEB19 MAR19 APR19 MAI19 JUN19 JUL19 AUG19 SEP19 OKT19 NOV19 DES19 Struktur: foreslå, drøfte, beslutte 1 Overordnet prosjektplan PSU AKFN 2 Ansattes representasjon og medbestemmelse Ny struktur 3 Vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og HMS-håndbok 04DES Nytt AMU 4 Felles samlinger for alle kirkelige ansatte Biskop AKF 5 Felles IKT-plattform AKFN 6 Samme telefonsystem ADM 7 Struktur for felles nettsider 8 Omstillingsavtale PSU 9 Kommunikasjonsplan AKFN 10 Prosjektgrupper 15JUN Del 2 11 Ansette personalsjef og økonomisjef 12 Foreslå, drøfte og beslutte overordnet organisasjonsplan og ledelse 15JUN PSU AKFN MR AKFN 13 Ny avtale kirke-kommune 26JUN AKFN AFN AK/AKF 14 Felles stillingsbenevnelser PSU AU PSU AU 15 Felles stillingsinstrukser PSU AU PSU AU 16 PG6 Koordinere og legge til rette for frivillighet 22AUG 17 Felles møteplan AKFN og tre fellesråd 18 Kompetansekartlegge PSU AU 31OKT 19 Innplassere/ansatte øvrige ledere TU 20 Plan for kirkebygg og gravferd med stillinger og kompetansekrav AKFN 21 Plan for økonomifunksjoner med stillinger og kompetansekrav AKFN 22 Plan for administrative funksjoner med stillinger og kompetansekrav AKFN MR AKFN 23 Plan for øvrige tjenestegrupper med stillinger og kompetansekrav AKFN MR AKFN 24 Eventuelt lokalt lønnsoppgjør 2018 AKFN 25 Innføre felles arkivsystem (Public 360) ADM 26 Se investeringsbudsjetter 2019 i sammenheng AKFN 27 Felles økonomi- og lønnsfunksjon Asker, Hurum og Røyken AKFN 28 Virksomhetsoverdragelse ADM 29 Felles maler ADM 30 Felles personalhåndbok PSU AU 31 Felles økonomihåndbok PSU AU 32 Driftsbudsjett 2020 AKFN 33 Investesteringsbudsjett 2020 AKF 34 Foreløpig innplassering TU PSU AU TU 35 Endelig innplassering TU PSU AU TU 36 Felles informasjonshefte til alle husstander ADM 37 Valg av MR og BDR 09SEP 38 Eventuelt lokalt lønnsoppgjør 2019 AKFN 39 Hvert MR velger 1 medlem til Nye AKF 40 AKF trer i funksjon og AKFN opphører 41 Ny organisasjon i funksjon for justeringer 42 Nye arbeidsavtaler 43 De gamle fellesrådene opphører AKFN - Asker kirkelige fellesnemnd PSU - Partssammensatt utvalg (AKFN, fellestillitsvalgte og felles verneombud) PSU AU - Administrasjonene og fellestillitsvalgte AKF - Nye Asker kirkelige fellesråd ADM - Administrasjonene TU - Tilsettingsutvalg C AKFN Sak 5 Vedlegg Tidsplan L

40 v kirken.no/valg

41 Litt motivasjon og litt fakta

42 KIRKEVALGET 2019 Valgting/ valgdager: 9. september 2019 i lokaler i umiddelbar nærhet av kommunestyre- og fylkestingsvalget Forhåndsstemmegivning: 10. (12.) august 6. september 2019 på minst ett kirkekontor i fellesrådsområdet i ordinær åpningstid. Samarbeid om dette. Flertallsvalg der det kun er én godkjent liste. De kandidatene som får flest personlige stemmer, velges. Forholdstallsvalg der det er flere godkjente lister. Listene får et antall representanter etter hvor mange som har stemt på listen.

43 DET HANDLER OM TO VALG Nytt menighetsråd - nytt fellesråd Nytt bispedømmeråd nytt Kirkemøte Mål: God tilrettelegging høy valgdeltakelse Notér nettstedet: kirken.no/valg. Her finnes valghåndboka, kirkevalgregler, ideer for kommunikasjon og vervekampanje mm

44 NOMINERINGSFASEN MENIGHETSRÅDSVALGET Menighetsrådet er valgstyre og har det formelle ansvaret for gjennomføringen av valget. Menighetsrådet setter ned en nominasjonskomite på minimum tre personer som får ansvaret for å skaffe kandidater til valg på nominasjonskomiteens liste. Menighetsrådet godkjenner listen(e) (hvis det kommer lister fra flere grupper av forslagstillere) En liste - flertallsvalg Flere lister - forholdstallsvalg

45 MÅL FOR NOMINASJONSARBEIDET legge grunnlaget for en god sammensetning av menighetsrådet. finne frem til kandidater som kan gjøre en god jobb. finne kandidater som er villige til å påta seg vervet få flere kandidater enn sist. (unntatt der man hadde nådd maksimum antall kandidater sist). ikke bare spørre de aktive i menigheten, men forsøke å finne nye personer. motivere til gjenvalg

46 GODE GRUNNER TIL Å VÆRE MED 1. Du bidrar til å holde lokalkirken levende 2. Du blir del av et kristent fellesskap 3. Du gjør en viktig jobb for fellesskapet 4. Du kan sørge for et trygt og godt fritidstilbud for barn og unge 5. Du får innblikk i og påvirker de demokratiske prosessene i kirken

47 GODE GRUNNER TIL Å VÆRE MED 6. Du får et nytt nettverk i lokalmiljøet ditt 7. Du kan sørge for at din kirke er en åpen og inkluderende kirke 8. Du preger aktivitetstilbudet i nærmiljøet ditt 9. Du får nyttig styreerfaring som du kan bruke i andre sammenhenger 10. Du kan oppdage nye sider ved deg selv

48 KOORDINERING I HURUM, RØYKEN OG ASKER Tove og Elisabeth vil koordinere valget bl.a. når det gjelder kommunikasjon, markedsføring, informasjon fra Kirkeråd og Bispedømmeråd, kontakt med kommunen om valglokaler og samarbeid om servering til valgmedarbeidere på valgdagen.

49 INFORMASJON RETTET MOT NÆRMILJØET Kirkerådet legger opp til egen informasjonsstrategi som er landsomfattende, men også med gode ideer som kan brukes i lokalmenigheten. Mye å hente på kirkevalg.no for medarbeidere

50 11 MÅLGRUPPER Hvem vil vi nå med informasjonen? Alle medlemmer med stemmerett De minst aktive De som er litt interesserte, de man har kontakt med gjennom kirkelige handlinger De aktive i menigheten Førstegangsvelgere. Ungdom (som fyller 15 eller eldre) De som ikke er medlemmer. Benytt anledningen til å gi et godt bilde av kirken

51 Nordre Hurum: 14 Hovenga samfunnshus 17 Sætre ungdomsskole Søndre Hurum: 15. Holmsbu badehotell 16 Tofte ungdomsskole

52 VALGLOKALET I HEGGEDAL 2009

53 VALGSTAND I ALLE TRE FELLESRÅD? Valgstand i Asker sentrum i 2009, 2011 og 2015 samme lørdager som de politiske partiene har stands. Intensjon: - Vekke oppmerksomhet og skape interesse - Være synlige - Motivasjon til å bruke stemmeretten - Folkeopplysning om kirkevalget. - Mulighet for å møter kandidater som stiller til valgene.

54 FLERE LISTER TIL BISPEDØMMERÅDVALGET Nominasjonskomiteens liste To nomineringsgrupper har registrert seg med intensjon om å stille liste til bispedømmerådsvalget: Bønnelista Åpen folkekirke Pr. i dag er det altså 3 lister

55 VALG AV BISPEDØMMERÅD OG KIRKEMØTET Nominasjonskomite for valg av leke medlemmer Menighetsrådene, ungdomsrådet og nominasjonskomiteens medlemmer kan fremme inntil henholdsvis 4, 4 og 1 kandidat hver. Forslag sendes til Oslo bispedømmeråd v/valgrådet innen 1. mars. Nominasjonskomiteen bør tilstrebe bredde i kandidatenes syn på aktuelle kirkelige spørsmål. Andre grupper, såkalte nomineringsgrupper, kan også stille liste.

56 FORHÅNDSSTEMMEPERIODEN ( 9-1) 10. (12.) august til 6. september Minst to stemmemottakere til stede for å ta imot stemmeseddel! Minimum: Minst ett kirkekontor i fellesrådsområdet skal ta imot stemmer i ordinær åpningstid Ideelt: Hvert sokn Institusjoner og møteplasser I tilknytning til gudstjeneste Dag- og kveldstid

57 NOEN VIKTIGE FRISTER FOR MENIGHETSRÅD OG VALGSTYRER 1. mars: Oppnevning av nominasjonskomite 30. april kl. 12:00: Innlevering av listeforslag 6. mai: Godkjenning av valglister 10. (12.) august 2. september: Manntall til offentlig ettersyn 10. (12.) august 6. september: Forhåndsstemmeperiode 6. september: Oppnevne stemmestyre 2. september: Frist for stemmegivning i annet sokn (8. ) 9. september: Valgting 9. september: Stemmestyrets protokoll ferdig

58 VALGHÅNDBOKA BARE ELEKTRONISK God navigasjon, i innholdsoversikten klikkes det på emnet du ønsker. %20for%20kirkevalget

59 KL ! OPPTELLING