Referat oppstartsmøte:

Transkript

1 Seksjon for byggesak og arealforvaltning, arealplanavdelingen Referat oppstartsmøte: Detaljregulering for Vegserviceanlegg på Ramsum Sydgående felt GBNR 477/4 m.fl. Saksnummer: xxxx/xxxx Plan ID: Møtedato: Sted: Sandefjord rådhus, møterom x Tid: MØTEDELTAKERE Forslagsstiller: Thomas Belsby Handelsbygg 9 AS Konsulent: Fra kommunen: Eksterne Parter: Referat sendes: Randi Aune-Steinacher Andreas Sporild Olsen Roar Rabbevåg Olav L. Malkomsen Ikke til stede: Karl L. Sørensen Møtedeltakere Rambøll AS Gplan AS Arealplanlegger Arealplanlegger Kommunalteknikk Denne tilbakemeldingen fra kommunen bygger på de opplysninger og planfaglige forhold som forelå på det tidspunkt oppstartsmøtet ble avholdt. Planfaglige tema og prioriterte utredningsbehov for planarbeidet er forslagsstiller ansvarlig for er tilstrekkelig utredet ved innsending av endelig planforslag til kommunen. Verken oppstartsmøtet eller referatet er ikke bindende for den senere saksbehandlingen. NR. SAK ANSVAR/ FRIST 1. Det ble gitt en kort innledende gjennomgang av det innsendte planmaterialet i forkant av møte e-post fra Rambøll AS av I oversendelsen lå forslag til planavgrensing, enkel skisse, redegjørelse for tiltaket og SOSI- fil for foreslått avgrensning Generell informasjon: Tiltakshaver: Handelsbygg 9 AS, co/ GG Regnskap AS, Svinesundveien 334, 1788 Halden. Kontaktinfo: Thomas Belsby, e-post thomas@handelsbygg.no, tlf:

2 Forslagsstiller: Rambøll Norge AS, Fjordgaten 15, 3125 Tønsberg Kontaktinfo: Randi Aune-Steinacher, e-post: tlf: Informasjon: Planen skal tilrettelegge for vegserviceanlegg ved siden av eksisterende gatekjøkken. Det planlegges bygd bensinstasjon med aktuelle servicefunksjoner samt storbilanlegg med fyllestasjon og oppstillingsplasser for lastebiler på eget areal. Foreslått planavgrensning er på ca. 32 daa. Ønsket planformål anses å være i samsvar med overordnede planer. Kommuneplanen viser Veg nåværende og Teknisk infrastruktur fremtidig. Planen forholder seg til aktuelle formål i kommuneplanen og til eksisterende eiendomsgrenser mot naboarealer. Det opplyses at det er inngått avtale med grunneier av GBNR: 477/4 (Smedsrud) og Statens Vegvesen (GBNR 650/1) som grunneier om disponering av nødvendige areal Planen vil i hovedsak tilrettelegge for vegtekniske anlegg og grøntstruktur rundt disse. SVV krever minst mulig inngripen i eksisterende E-18- plan jf. e-post fra Elisabet B. Johnsen av Planen er ikke vurdert å utløse krav om konsekvensutredning. Det har vært dialog om planavgrensningen også mot SVV. Kommunen påpeker usikre grenser på enkelte strekk, og anbefaler snarest mulig å bestille oppmåling, for å få fastsatt disse. Innledende settes planavgrensningen noe vid på disse punkene ( 5 meter utenfor grense), for å kunne romme evt. grensejusteringer. Reguleringsplanen skal før sluttbehandling justeres i forhold til sikre grenser. Reguleringsplanen vil også inkludere eksisterende gatekjøkken på Ramsum. Det er ikke avdekket spesielle utredningsbehov. Det er kjente kulturminner i nærområdet. Kulturminneundersøkelser bestilles på normal måte hos kulturarv i Vestfold Fylkeskommune. Deler av området må trolig fylles noe opp, for å komme i nivå med E- 18. Det opplyses at det rutinemessig skal innhentes grunnrapport som del av planen. Foreløpige signaler fra SVV ser ut til å være positive. Viltgjerder i området må legges om som følge av planen. Varsling ønskes gjennomført ca. medio september. Utbygger er selv ansvarlig for dette. Kommunen utarbeider varslingslister, som oversendes innen kort tid. Høringsfrist settes til minst 4 uker fra varslingsdato. Varslingsannonse gjøres normalt på lørdager. Varsling minimum i Sandefjords Blad. Annonse i Tønsbergs blad kan også vurderes. Aktuelt med et møte før 1. gangs behandling for å gjennomgå evt. punkter det trengs avklaring på. Randi tar initiativ til møte når planen nærmere seg komplett. 2. Retningslinjer for planarbeidet Planen vil delvis overlappe reguleringsplan for E-18. Ellers ingen historikk til planområdet.

3 Overordna planer: Kommuneplanen, kommunedelplaner, overordna reguleringsplaner Kommunedelplan Stokke Samfunnsdelen Vedtatt plankart Vedtatte bestemmelser Kommunedelplaner areal Forskrifter SVV s vegnormaler må følges og avklaringer mot SVV må gjøres fortløpende. Kommunens veinormal er lite aktuell. VA-norm Avfall i forhold til nasjonal forskrift. Sentrale føringer, bestemmelser og retningslinjer som kan være aktuelle: Rikspolitiske retningslinjer for samordnet areal- og transportplanlegging (1993) Retningslinje for planlegging av riks- og fylkesveger (1994) Retningslinje for behandling av støy i arealplanlegging (2012) Statlig planretningslinje for klima og energiplanlegging i kommunene (2009) DSB sine forskrifter, veiledere om samfunnssikkerhet, forebygging og beredskap lokalt, regionalt og nasjonalt som berører arealplanlegging. Lenke til dokumentene: Spesielle utredningsbehov som omtales i planbeskrivelsen: Grunnforhold/ geoteknikk: Utredes tidlig i planprosessen Teknisk infrastruktur Vann, avløp, trykk, energi (herunder fjernvarme), håndtering av overflatevann, renovasjon, adkomst til planområdet, veg, brannteknikk. Barn og unges interesser: Vurdere tilrettelegging for lek og rekreasjon i grøntområdene. Eiendomsforhold - Husk å bestille innmåling av usikre grenser Kulturminner: Bestille registreringer hos VFK Biologisk mangfold: Gjennomgå aktuelle databaser. Universell utforming/tek: Normale krav Landskap: Se temakart landskap Ros- analyse Krav til ROS-analyse framgår av pbl 4-3 og fylkesmannens sjekkliste; Utbyggingsavtale varsles rutinemessig

4 Mulige/sannsynlige rekkefølgekrav: Må påregne rekkefølgekrav for opparbeiding av veiarealene, flytting av viltgjerder og evt. Oppgradering av tekniske anlegg, dersom kapasiteten i anlegget krever mer enn eksisterende VA- tekniske anlegg kan håndtere. 3. Kommunens foreløpige signaler: Kommune er positive til tiltaket, innenfor de arealer som er avsatt i kommuneplanen. SVV vil være en viktig premissleverandør i forhold til vegtekniske løsninger og plassering av anlegg, byggegrense mv. Møte med SVV før komplett planforslag sendes inn. I ettertid av møtet er det klarert med kommunalteknikk at eksisterende VA- anlegg har normalt god kapasitet med relativt nye ledninger. Vannkapasiteten vil ikke kunne dekke evt. krav til brannvann (tilgjengelig kapasitet - ca. 5 l/s). Overvann håndteres lokalt i henhold til overvannsplan, og bestemmelsene må ta inn krav om slik plan. Oljeutskillere mv. etableres i henhold til gjeldende regelverk 4. Arbeids og ansvarsfordeling Varsling av oppstart av planarbeid Forslagstiller utarbeider annonsetekst og omriss av planområdet i form av SOSI-fil. Kommunen har en mal for varseltekst (vedlegges) Kopi av varslingsbrev og varslingsliste oversendes kommunen omgående. Annonsering Oppstart annonseres i Sandefjords blad av forslagsstiller, og brev sendes ut til naboer og parter i hht. Kommunens varslingslister. Sandefjord kommune sørger for å legge varslingsteksten ut på kommunens nettside. Kunngjøringer i avisa legges normalt ut på lørdager. Digitale kart Evt. nye kart kan bestilles på oppmålingsseksjonen ved Per Erik Larsen ( ) - Per.Erik.Larsen@sandefjord.kommune.no Møter Planer kan når som helst legges fram for regionale myndigheter i planforum i fylket (kommunen har god erfaring med at det kan være nyttig dersom det er kjente konfliktpunkter. ) Medvirkningstiltak: Det er foreløpig ikke vurdert behov for offentlig møte i forbindelse med varsel om oppstart. Behov for møter mellom partene vurderes fortløpende underveis. Innspill og bemerkninger vurderes og ev innarbeides i planen. Innkomne merknader vil fortløpende publiseres i plandialogen, men det kan være hensiktsmessig med et møte når varslingsfristen går ut slik at vi sammen kan gå gjennom dem og kvalitetssikre at alle er lagt

5 inn i saken. Innspillene kommenteres av forslagsstiller i planbeskrivelsen. Plantype: Detaljregulering Planforslaget skal ha en detaljeringsgrad som muliggjør bygging uten påfølgende dispensasjoner. Planforslaget skal illustreres med et realistisk prosjekt og maksimal utnyttelse. 5. Krav til planforslaget Plankart i PDF-format og SOSI-format Reguleringsbestemmelser Planbeskrivelse med blant annet: Kunngjøringsannonse med dato Resyme av innkomne merknader ved oppstart Forslagstiller sin foreløpige vurdering av innkomne merknader Vurdering av effekter av tiltaket ROS-analyse 6. Framdrift: Varsling av regulering ca. medio september. Høringsfrist etter loven på min. 4 uker. Ønsker å komme med et planforslag snarest mulig, slik at planen kan 1. gangs behandles innen utgangen av året. Planbehandling i desember kan være realistisk, gitt at komplett planforslag leveres kommunen ca. 1. november. Kommunen kunngjør deretter offentlig ettersyn. Høringsperioden er på minimum 6 uker. Møteplan for 2019 er ikke kjent. Blir planen 1. gangs behandlet innen utgangen av 2018, er det realistisk at planen kan sluttbehandles innen sommeren Dette forutsetter at det ikke kommer vesentlige merknader til planen. Tidsfrister for saksbehandling løper når det foreligger en endelig plan med korrekt planmateriale og SOSI-format. Frist på 12 uker gjelder fra komplett planforslag foreligger til saken skal fremmes for 1. gangs behandling. Referent: Roar Rabbevåg, Plangebyr Det må betales gebyr for behandling av reguleringssaker i samsvar med enhver tids gjeldende gebyrregulativ når planforslaget har vært til 1. gangs behandling. Forslagsstiller må i tillegg til gebyret dekke: Utgifter til nødvendig fagkyndig bistand i planbehandlingen, f. eks, støyvurderinger, grunnundersøkelser, undersøkelser av forurenset grunn, arkeologiske undersøkelser o. l., uavhengig av når disse utføres.

6 VEDLEGG TIL REFERAT Maler (varlingstekst, reguleringsbestemmelser m.m.) Gebyrregulativ Generell informasjon Alt planmateriell skal utarbeides av fagkyndige, jf. pbl Ufullstendige planforslag medfører at saken stoppes (12 ukers fristen) og returneres for komplettering. Det er et absolutt krav at digitale plankart leveres i henhold til standardene «Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister». Planen kan ikke fremmes politisk før dette kravet er oppfylt.