Kvalitetssikring av kostnadsoverslag - Statlig kontrollområde Svinesund Sluttrapport

Transkript

1 Rapport Finansdepartementet Kvalitetssikring av kostnadsoverslag - Statlig kontrollområde Svinesund Sluttrapport 29. mars 2004 Utarbeidet av Metier Scandinavia AS

2 Kvalitetssikring av kostnadsoverslag - Statlig kontrollområde Svinesund Rapport Tittel Kvalitetssikring av kostnadsoverslag - Statlig kontrollområde Svinesund Sluttrapport Oppdragsleder Oppdragsgiver Finansdepartementet Øvrige forfatter Paul Torgersen Håvard O. Skaldebø Heid Andreassen Anders Falck Øien Wilhelm Horn Signatur Dato Rapport nr. Revisjon nr. 29. mars Superside Generelle opplysninger Sidehenvi sning Kvalitetssikringen Kvalitetssikrer: Metier Scandinavia AS Dato: 26. mars 2004 Prosjektinformasjon Prosjektnavn og eventuelt nr.: Departement: Prosjekttype: Statlig kontrollområde Svinesund Finansdepartemetnet Byggeprosjekt Basis for analysen Prosjektfase: Detaljprosjekterings- og gjennomføringsfase Prisnivå (måned og år): 15. januar 2004 Tidsplan St.prp.: 2004 Prosjektoppstart (dato): August 2003 Planlagt ferdig (dato): 7. juni 2005 Avhengighet av tilgrensende prosjekter Ja Ny E6 over Svinesund Styringsfilosofi 1. Tid, 2. Kvalitet/funksjonalitet, 3. Levetidskostnad, investeringskostnad 35 Anmerkninger Tema/Sak Kontraktstrategi Entreprise-/leveranse-struktur Entrepriseform/ Kontraktformat Kompensasjons-/ vederlagsform 15 Suksessfaktorer og fallgruver Planlagt: Flere tilbudspakker Anbefalt: Som planlagt Planlagt: Hovedentreprise (bygg) Planlagt: med Fastpriser tilstransporterte underentrepriser. Hovedentrepreprenør har ansvar for fremdrift og kostnader. Anbefalt: Som planlagt Anbefalt: Som planlagt Hovedentreprise er pr. dags dato kontrahert. Det foreligger forpliktende anbud på underentreprisene. De tre viktigste suksessfaktorene: De tre viktigste fallgruvene: Anmerkninger: 12 Kvalitet og kontinuitet i prosjektorganiasjon Hovedentreprenørens håndtering av tiltransporterte entreprenører Overstyring av prosjektledelsen fra eieroganisasjonen Uavklarte ansvarsforhold i leddene og vakling på sentrale beslutninger Kommunikasjon mellom prosjekt, Uklare regler for disponering av prosjektering, byggeledelse og reserver entreprenør Estimatusikkerhet De tre største usikkerhetselementer (andel av totalusikkerhet): Anmerkninger: 18 U2. Eierne/brukerne/Statsbygg (27%) U3. Gjennomføring entreprenørene (27%) U1. Prosjektledelse og organisasjon (20%) Hendelsesusikkerhet De tre største hendelsene: Sannsynli ghet Konsekvensk ostnad Streik 10% 2 MNOK Skade på utført arbeid som følge av for eksempel brann 5% 2 MNOK Konkurser hos hoved-, side- eller underentreprenør 5% 4 MNOK Anmerkninger: 52 Forventet bidrag fra hendelsene er små i forhold til øvrige poster Side 2

3 Kvalitetssikring av kostnadsestimat - Statlig kontrollområde Svinesund Risikoreduserendetiltak Reduksjoner og forenklinger Tilrådninger om kostnadsramme og usikkerhetsavsetninger Mulige / anbefalte tiltak: Anmerkning: 28 Etablere regime for styring av usikkerhetsavsetningen Se forslag til handlingsplan Evaluere hovedentreprenørs prosjektstyringskompetanse Evaluere hovedentreprenørens samarbeidsevne Tett følge opp og evaluere hovedentreprenøren mht tiltransportere entreprenører Innføre rapportering av uønskede hendelser Lage HMS-kurs alle i prosjektet må gjennom Oppdatere mandater i styringsdokument Gjennomføre workshop hvor ansvar, myndighet, roller og samspill er tema Mulige / anbefalte tiltak: Beslutningsplan: Forventet besparelse: 32 Redusert omfang av granittmurer Mulig differensiering av asfaltbelegg Neste styringsgruppemøt e Neste styringsgruppemøt e 0,45 MNOK 0,45 MNOK Noe enklere beplantning Vår ,30 MNOK Individuelle vann og energimålere Hurtigoppvarming i haller Utebelysning Oljeutskillere på ADR-områdene og parkeringsplassene Neste styringsgruppemøt e Neste styringsgruppemøt e Neste styringsgruppemøt e Neste styringsgruppemøt e 0,10 MNOK 0,25 MNOK 0,50 MNOK 1,00 MNOK Forventet kostnad/ P50 Beløp: 275 MNOK Anmerkninger: 34 styringsramme Anbefalt kostnadsramme 85 % sikkerhet Beløp: 290 MNOK Mål på usikkerhet St.avvik i %: St.avvik i MNOK: 5,1 Valuta Forventet kostnad i fremmed valuta er neglisjerbar. Tilrådning om organisering og styring Anmerkninger: Anmerkninger: 14 NOK: EUR: GBP: USD: Se kapittel Planlagt bevilgning Sum bevilget pr for 2003 og 2004: 195,0 Dekket innenfor vedtatte rammer? Ja Anmerkninger Restbevilgningen er avhengig vedtatt kostnadsramme Tabell 1 Superside (Alle beløp er angitt i MNOK) Metier Scandinavia AS Side 3

4 Kvalitetssikring av kostnadsoverslag - Statlig kontrollområde Svinesund Sammendrag Oppdraget Metier Scandinavia AS har med bakgrunn i rammeavtale med Finansdepartement (FIN) fullført ekstern kvalitetssikring av prosjekt Statlig kontrollområde Svinesund. Rapporten bygger på de foreløpige rapportene fra fase 1A pr. 7. november 2003 og fase 1B pr. 14. desember Konklusjon og anbefalinger Kontraktsstrategien Entreprisestrukturen sikrer både fremdriftsaspektet og konkurranseaspektet på en god måte for byggherren. Hovedentreprenøren får en kritisk funksjon for prosjektet. Det er derfor særs viktig å sikre at denne til fulle forstår sin oppgave og bemanner de kritiske funksjoner som prosjektleder, prosjektplanlegger/kostnadsingeniør, HMS-oppfølging, kvalitetsoppfølging og ikke minst formannsnivået på en god måte. Styringsdokumentet Styringsdokumentet (Revisjon 1.0 datert 10. mars 2004) har gjennomgått en betydelig kvalitetsheving siden Metiers forrige gjennomgang. Vi mener at det på et slikt nivå at det gir et godt grunnlag for den videre styringen av prosjektet. Vi mener likevel at en del forhold bør rettes opp og presiseres nærmere. Kostnadsramme og avsetning Vurdering av kalkyleresultatet og forventet kostnad Metier mener at det har vært gjennomført en åpen og balansert prosess, som har resultert i et realistiske bilde av kostnadsusikkerheten. Det henvises forøvrig til forutsetningene for analysen som er presentert i kapittel 1.6. Basert på dette konkluderes det at forventet kostnad for prosjekt er 275 MNOK (avrundet). Reduksjon og forenklinger (kuttliste) I lys av den store utfordring prosjektet har med å møte den planlage åpningsdato 7. juni 2004 og at standarden er nøktern på anlegget, anbefales kun å ta de kutt som prosjektledelsen kan håndtere på en enkel måte. De fleste kuttene behøver rask beslutning og det totale omfanget av kuttmulighetene er begrenset 1. Med utgangspunkt i dette og prosjektets målprioritering, anbefales det at styringsgruppen tar stilling til kuttene (med unntak av punkt 3) ved første anledning. 1 Dette er naturlig i denne fasen av prosjektet. Side 4

5 Kvalitetssikring av kostnadsestimat - Statlig kontrollområde Svinesund Ettersom kuttstørrelsen dermed er åpen, tar Metier ikke hensyn til kuttene ved anbefaling om kostnadsramme. Endelige vedtatte kutt må derfor trekkes fra kostnadsrammen. Anbefaling om kostnadsramme og usikkerhetsavsetning Anbefalt størrelse på prosjektets kostnadsramme er basert på kostnadsestimatets usikkerhet. Med bakgrunn i konklusjon og anbefalinger fra kapittel 7 er det ikke tatt hensyn til kuttpotensialet ved anbefaling om kostnadsramme. Vedtatte kutt må derfor trekkes fra kostnadsrammen i etterkant. For øvrig er enkeltprosjektperspektiv lagt til grunn ved anbefaling av størrelse på kostnadsrammen. 85 % sikkerhetsnivå er etablert som en standard for dimensjonering av kostnadsrammen i kvalitetssikringsregimet. Dette er også Statsbygg sitt dimensjoneringskriterium. Vi baserer derfor vår anbefaling på dette sikkerhetsnivået. Basert på usikkerhetsanalysen, den forelagte kuttlisten og nevnte dimensjoneringskriterium blir foreløpig kostnadsramme og usikkerhetsavsetning for prosjektet: Kostnadsramme (tilsvarende 85 % sikkerhetsnivå): Forventet kostnad: Usikkerhetsavsetning: 290 MNOK 275 MNOK 15 MNOK Fremdriftsusikkerhet Resultatene viser at fremdriftsutfordringer i prosjektet er betydelige og at prosjektet fortsatt behøver spesiell fremdriftsfokus for sikre at man blir ferdig i tide. Ved å legge til rette for en trinnvis overtakelse av byggene er det trolig at en makter å ta inn den forventede forsinkelsen. Selv om hovedentreprenøren har ansvaret for fremdrift gjennom kontrakten blir det viktig for prosjektet å ha en tett oppfølging under hele byggeperioden. Organisasjon og styring Metier mener at prosjektorganisasjonen er veletablert og godt besatt, samt har en god og klar sammenheng mellom roller, ansvar og myndighet. Dette gjelder både den overordnede styringen og i selve prosjektorganisasjonen. Ansvarsforholdet mellom prosjektstyret og prosjektledelsen bør imidlertid presiseres bedre i styringsdokumentet. Rutiner for styring av reserver mangler. Metiers anbefalinger vedrørende dette er utdypet i avsnitt 9.3. Tiltak for reduksjon av risiko Det er identifisert en rekke gode ideer og forslag til tiltak med utgangspunkt i kostnads- og fremdriftsusikkerheten. Nå gjenstår en prioritering og konkretisering av tiltakene i en operasjonell handlingsplan. Metier har kommet med et forslag til en handlingsplan i tabellen på side 31. Dette arbeidet må nå fullføres og forankres i hele prosjektorganisasjonen. Handlingsplanen må gjenspeile en klar overordnet prioritering mellom tid, kvalitet og kostnad i prosjektet. Metier Scandinavia AS Side 5

6 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING OPPDRAGET FORMÅLET MED KVALITETSSIKRINGEN KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET GJENNOMFØRING OG METODE GRUNNLAGDOKUMENTER FORUTSETNINGER FOR ANALYSEN SUKSESSFAKTORER, FALLGRUVER OG SWOT-DIAGRAM SUKSESSFAKTORER FALLGRUVER PROSJEKTETS STYRKER, SVAKHETER, MULIGHETER OG TRUSLER (SWOT) KONTRAKTSTRATEGI MOMENTER FRA PROSJEKTETS KONTRAKTSSTRATEGI I STYRINGSDOKUMENTET METIERS KOMMENTAR TIL KONTRAKTSSTRATEGIEN SENTRALT STYRINGSDOKUMENT MANDATET STATUS OG KONKLUSJON USIKKERHETSBILDET PRIORITERING AV RESULTATMÅL OG AMBISJONSNIVÅ PROSJEKTETS KARAKTERISTIKA (SITUASJONSKARTET) KOSTNADSUSIKKERHET FRAMDRIFTSUSIKKERHETEN TILTAK FOR REDUKSJON AV RISIKO STATUS PRIORITERTE ANBEFALINGER FRA FORELØPIG RAPPORT METIERS ANBEFALTE TILTAK FOR REDUKSJON AV RISIKO OG UTNYTTELSE AV MULIGHETER KONKLUSJON OG ANBEFALING REDUKSJONER OG FORENKLINGER KUTTLISTE METIERS KONKLUSJON OG ANBEFALING ANBEFALING OM KOSTNADSRAMME OG AVSETNINGER VURDERING AV KALKYLERESULTATET OG FORVENTET KOSTNAD ANBEFALING OM KOSTNADSRAMME OG USIKKERHETSAVSETNING ORGANISASJON OG STYRING UNDERLAGET FOR STYRING - PROSJEKTETS MÅL PROSJEKTORGANISERINGEN, ROLLER OG ANSVAR STYRINGSMÅL OG DISPONERING AV RESERVER OG AVSETNINGER SIKKERHETSSTYRING Metier Scandinavia AS Side 6

7 10 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER SAMLET KONTRAKTSSTRATEGIEN STYRINGSDOKUMENTET KOSTNADSRAMME OG AVSETNING REDUKSJON OG FORENKLINGER (KUTTLISTE) FREMDRIFTSUSIKKERHET ORGANISASJON OG STYRING TILTAK FOR REDUKSJON AV RISIKO VEDLEGG 1 TEKNISK NOTAT FRA UAVHENGIG GEOTEKNISK VURDERING VEDLEGG 2 KORT BESKRIVELSE AV TRINNVISPROSESSEN VEDLEGG 3 DELTAGERE PÅ ANALYSESEMINARENE VEDLEGG 4 AGENDA FOR SEMINARENE VEDLEGG 5 SENTRALE BEGREPER VEDLEGG 6 FORUTSETNINGER OG SCENARIER KOSTNADER VEDLEGG 7 HENDELSESUSIKKERHET KOSTNADER OG FREMDRIFT VEDLEGG 8 KOSTNADSMODELLEN VEDLEGG 9 GRUNNLAGSDATA OG VURDERINGER BASISKOSTNADEN VEDLEGG 10 FORUTSETNINGER OG SCENARIER FREMDRIFT VEDLEGG 11 GENERISK TILTAKSLISTE Metier Scandinavia AS Side 7

8 1 Innledning 1.1 Oppdraget Metier Scandinavia AS har med bakgrunn i rammeavtale med Finansdepartement (FIN) fullført ekstern kvalitetssikring av prosjekt Statlig kontrollområde Svinesund. Rapporten bygger på de foreløpige rapportene fra fase 1A pr. 7. november 2003 og fase 1B pr. 14. desember Rapportens struktur er basert på standard rapportmal for ekstern kvalitetssikring. 1.2 Formålet med kvalitetssikringen Kvalitetssikringen skal gi oppdragsgiver en uavhengig og helhetlig analyse av prosjektet sett fra eiernes ståsted. Kontrollhensynet er det dominerende aspekt som skal dekkes. Følgende skal utføres: 1. En etterkontroll av om grunnlaget for å fremme forslag om godkjennelse av prosjektet med kostnadsramme er tilstrekkelig. 2. En analyse som peker fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringene i de gjenstående faser av prosjektet. Analysen skal være så prosjektspesifikk og konkret at resultatene kan brukes som kontrollgrunnlag for oppdragsgiver. Det skal spesifikt gis anbefalinger vedrørende følgende aspekter: Målsetting. Suksessfaktorer/fallgruber Reduksjon av risiko Forenklinger og reduksjoner Kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet Organisering og styring av prosjektet Kontraktsstrategi Omkringliggende/tilgrensende faktorer med betydning for usikkerheten i prosjektet Oppdragsgiverne bestilte i tillegg en uavhengig geoteknisk vurdering som underlag for beslutning om avbøtende geotekniske tiltak. Teknisk notat fra geoteknisk vurdering er lagt ved som Vedlegg 1. Da prosjektet har valgt kontraktsstrategi og har innhentet forpliktende anbud på alle entrepriser, er ytterligere anbefalinger vedrørende kontraktsstrategi ikke prioritert. 1.3 Kort beskrivelse av prosjektet På bakgrunn av Stortingets beslutning om å etablere en ny trase for E6 og ny bru over Svinesund, fikk Statsbygg i juni 2002 i oppdrag å utarbeide forprosjekt for nytt kontrollområde. En forutsetning for planene for det nye veganlegget var at tollvesen, politi og vegvesenets brukskontroll skulle samlokaliseres og flytte til et område langs ny E6. Metier Scandinavia AS Side 8

9 Statsbygg utarbeidet et byggeprogram høsten 2002, gjennomførte en anbudskonkurranse og kontraherte en prosjekteringsgruppe i november På grunn av stram tidsplan frem til den planlagte åpningen av anlegget, 7. juni 2005, ble det besluttet at skisseprosjektet skulle legges til grunn for forslag om oppstartsbevilgning fra Stortinget i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett Skisseprosjektet med forslag til kostnadsramme ble anbefalt av en kontaktgruppe bestående av representanter fra fagdepartement, brukeretatene og Statsbygg 28. februar Forprosjektet med oppdatert kostnadsestimat ble anbefalt av kontaktgruppen i juni I september 2003 ble det besluttet å innføre et nytt overordnet styringsregime for prosjektet og å gjennomføre en ekstern kvalitetssikring av styringsunderlaget. Prosjektet omfatter seks nybygg samt opparbeidelse av om lag 80 dekar utendørsareal. Bygg 1: Bygningen skal benyttes av toll (grønn sone) og politi, og inneholder bl.a. kontrollhall, garasje, venterom, venteceller, inkvireringsrom, hundestall, avhørsrom og kontorer. Bygg 2 : Bygningen skal benyttes av toll (rød sone) og inneholder bl.a. ekspedisjon, kontorer, møterom, spiserom, overvåkningsrom, overnattingsrom, kontrollhall, overbygg for scanning. Bygg 2A: Bygningen skal benyttes av fellesfunksjoner og inneholder bl.a. energisentral, trafo, avfallsrom med mer. Bygg 3: Bygningen skal benyttes av Statens vegvesen og inneholder bl.a. ekspedisjon, kontorer, kontrollrom og spiserom. Bygg 4: Bygningen skal benyttes av Statens vegvesen og inneholder bl.a. kontrollhall, overdekket plass for bremseprøver og tilhørende funksjoner. Bygg 5: Bygningen skal benyttes av toll og inneholder lokaler for utleie til spedisjonsfirmaer. Bygg 6: Bygningen skal benyttes av Statens vegvesen og er en liten bu for kontroll av sydgående trafikk. Avkjøringsrampe til E6 De viktigste endringene og nye forhold siden foreløpig rapport fra fase 1B De viktigste endringene og nye forhold som har betydning for prosjektet i relasjon til denne usikkerhetsanalysen er listet nedenfor: 1. Ny prosjektleder er på plass. 2. Overordnet styringsregime er implementert. 3. Styringsdokumentet er revidert pr. 10. mars Prosjektet har fullført detaljprosjekteringen. 5. Prosjektet har inngått to kontrakter, K201 Grunnarbeider og K202 Byggarbeider (Hovedentreprenør). 6. Det er inngått avtale om tiltransportert ansvar for fremdrift og kostnader med hovedentreprenøren. 7. Det er innlagt dagbøtbelagte milepæler i kontrakten for å sikre god fremdrift og styring. 8. Det er innhentet bindende anbud på de øvrige entreprisene. 9. Avtale med Staten vegvesen vedrørende avkjøringsrampe E6 er skriftlig nedfelt i møtereferater. Endelig avtale er ikke etablert. 10. Milepælen ferdigstillelse av bygg teknisk ferdig er fremskjøvet med en måned; fra 4. april 2005 til 4. mars Prisbasis er endret fra 15. januar 2003 til 15. januar 2004 (økning på 2,8 %). 12. Avbøtende tiltak for setninger er vedtatt på styringsgruppemøte 25. mars Metier Scandinavia AS Side 9

10 1.4 Gjennomføring og metode Analyseprosessen ble gjennomført i henhold til felles arbeidsplan under rammeavtalen med Finansdepartementet og metoden Trinnvisprosessen, som er basert på suksessivprinsippet. Metoden er kort beskrevet i Vedlegg 2. Verktøypakken RiskView fra Metier har vært hovedverktøyet i analysen. En sentral del av usikkerhetsanalysen var gjennomføringen av et tre dagers analyseseminar den 24., 25. og 28. november. I forbindelse med oppdateringen av analysen i mars 2004 ble det gjennomført to nye analyseseminar med fokus på kostnader, fremdrift og tiltak. På seminarene deltok nøkkelaktører i prosjektet. Deltakelsen på seminarene ble fastsatt i et samarbeid mellom prosjektet og Metier. Deltagere og agenda for seminarene er vist i Vedlegg 1 og Vedlegg 4. Det har i tillegg vært en del avklarende møter og korrespondanse mellom prosjektet og Metier gjennom hele prosessen. Den kvantitative analysen bygger på en analysemodell hvor ytterpunktene i trippelanslagene er angitt med henholdsvis 10%-kvantilen for laveste anslag og 90%-kvantilen for høyeste anslag. Formelen for beregning av forventingsverdi for 10/90-modellen, som denne versjonen av verktøyet benytter, er som følger: optimistisk sannsynlig pessimistisk E( x) 3 Der E(x) representerer forventningsverdien og optimistisk, sannsynlig og pessimistisk representerer verdiene i trippelanslagene. 1.5 Grunnlagdokumenter Analysen ble basert på følgende grunnlagsdokumentasjon: 1. Prosjekt 10158, Statlig kontrollområde Svinesund, Byggeprogram, Statsbygg, versjon 1.0, Oppdragsbrev fra Samferdselsdepartementet, Oppdragsbrev fra Finansdepartementet, Statlig kontrollområde Svinesund, Forprosjekt, Statsbygg, Styringsdokument, Prosjekt nr Svinesund kontrollstasjon, Statsbygg, revidert 10. mars Statlig kontrollområde Svinesund, Forprosjekt, Sammenstilling av kostnadskalkyle basiskost, Statsbygg, Usikkerhetsanalyse av Prosjekt Statlig kontrollområde Svinesund, Statsbygg, 27. februar Usikkerhetsanalyse av Prosjekt Statlig kontrollområde Svinesund, Statsbygg, 23. februar Statlig kontrollområde Svinesund, Skisseprosjekt, Statsbygg, Oppdragsbrev fra Samferdselsdepartementet, Oppdragsbrev fra Finansdepartementet, Oppdragsbrev fra Politimesteren i Østfold, Tilleggsdokumenter som beskriver bakgrunn, mål og rammer for prosjektet: 13. Utkast: Styringsdokument, Prosjekt nr. TP Statlig kontrollområde Svinesund, Statsbygg, Metier Scandinavia AS Side 10

11 14. Utkast: Overordnet organisering og styring av Prosjekt Statlig kontrollområde Svinesund, Statsbygg, versjon 1, Diverse møtereferat og korrespondanse. 1.6 Forutsetninger for analysen Følgende generelle forutsetninger gjelder i analysen: 1. Finansiering: Prosjektet finansieres 100 % fra staten. Prosjektets bevilgninger er styrt ut fra prosjektets likviditetsbehov. 2. Prisnivået for analysen er 15. januar 2004, Rammen oppeskaleres jevnlig i henhold til Statsbygg faste regler (SSB byggindeks, 2,8% fra januar 2003 til januar 2004.). 3. MVA legges til alle kostnader med unntak av programmering/konkurranse, diverse, tomteervervelse og bidraget fra hendelsene. Disse postene er oppgitt med alle avgifter. 4. Statsbygg interne kostnader, intern administrasjon, beregnes som 3,5 % av totalestimatet etter MVA. 5. Forpliktende anbud foreligger på alle entrepriser. I tillegg er kontrakt tegnet på de to største byggentreprisene og utomhus (K201, K202 og K701). Disse kontraktene er på fast pris uten prisjustering. Tilsvarende gjelder for K Eventuelle tilleggsbestillinger skal prisjusteres iht. SSB byggindeks. 7. De påløpte kostnader ( Sunk cost ) fra prosjektet startet er inkludert i estimatet i henhold til Statsbyggs retningslinjer. Avgrensninger: 8. Analysen tar ikke hensyn til eventuelle politiske og samfunnsmessige forhold som kan endre omfanget eller forutsetningene for prosjektet. 9. Det forutsettes at formålet og hovedkonseptet for prosjektet ikke endres. Dette innebærer at det ikke gjøres vesentlige omprioriteringer og endringer. Dersom slike endringer finner sted medfører det at prosjektet er endret. Kostnadsestimatet vil da ikke lenger være gjeldende. 10. Det forutsettes at dagens lover og forskrifter gjelder. 11. Utsmykking er ikke en del av prosjektet og innmeldt budsjett tas derfor ikke med i analysen. Denne posten finansieres og styres av Utsmykningsfondet som også dekker spesialbehov til eksempelvis elektrisitetsforsyning og VVS til utsmykning. Innmeldt behov til fondet er: 2,1 MNOK inkl. eventuelt avgifter. 12. Kostnadsestimatet inneholder ingen kapitalkostnader (renter eller avskrivninger). 13. Brukerutstyr (løst inventar) er ikke inkludert i kostnadsestimatet. Brukerutstyr dekkes av brukerne selv. Det er dermed ingen valutausikkerhet for selve byggeprosjektet. 14. Flyttekostnadene er ikke inkludert i kostnadsestimatet. Dette dekkes av brukerne selv. Metier Scandinavia AS Side 11

12 2 Suksessfaktorer, fallgruver og SWOT 2 -diagram Kapittelet inneholder: Suksessfaktorer: Hva prosjektet må lykkes med for å oppnå målene 3, eksempelvis forhold knyttet til styring, organisering, informasjonsflyt, ansvarsforhold og forhold til omgivelsene. Fallgruver: Feil som kan bli gjort eller situasjoner som kan oppstå i prosjektet som har en negativ innvirkning på prosjektets måloppnåelse. Diagram over prosjektets styrker, svakheter, muligheter og trusler (SWOT): Et verktøy for å øke bevisstheten på tilstanden i prosjektet. Det er viktig at prosjektet har et bevisst forhold til suksessfaktorene, fallgruvene og de styrker, svakheter, muligheter og trusler en står ovenfor. Disse forholdene er en del av underlaget for identifisering av tiltak i kapittel Suksessfaktorer Tabellen nedenfor viser de viktigste suksessfaktorene i prosjektet. Kritiske suksessfaktor Fremdrift Kvaliteten på den detaljerte hovedfremdriftsplan fra hovedentreprenør. Eventuelle tiltak og kommentarer Den detaljerte hovedfremdriftsplanen for anleggsarbeidene skal leveres i henhold til kravene i K202 kontrakten. Hovedentreprenøren skal følge opp fremdrift og rapportere i henhold til krav fra Statsbygg. Det er satt krav til at entreprenør skal rapportere inntjent verdi. Tiltak: - Følge opp og rapportere fremdriften for hvert enkelt bygg. - Følge opp og rapportere entreprenørenes produktivitet. - Følge opp og rapportere volumet i kontraktene. Organisasjon og styring God støtte til prosjektet fra styringsgruppe og prosjektstyre Tiltak: - Gjennomføre en workshop hvor ansvar, myndighet og roller er tema. Rask, klar og forankret beslutning vedrørende avbøtende geotekniske tiltak. Kvalitet og kontinuitet i prosjektorganisasjon Byggeledelse Beslutning er tatt av styringsgruppen 25. mars Viktig, men organisasjonen vurderes som etablert og godt besatt. Byggeledelsen må ha både tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å takle den stramme tidsplanen med god styring på de kontraktsmessige og kvalitetsmessige sider. Prosjektet vurderer tiltak på dette området. 2 Tilsvarer det som er kjent under navnet SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). 3 Må ikke forveksles med Suksesskriterier, som beskriver hvilke forhold som interessentene vil vektlegge når det i etterkant skal vurderes hvorvidt prosjektet var en suksess eller ikke. Metier Scandinavia AS Side 12

13 Kritiske suksessfaktor Kommunikasjon mellom prosjekt, prosjektering, byggeledelse, entreprenør Kvalitetssikring i prosjektet Økonomi Kvalitet på anbudsunderlaget Helse, Miljø og Sikkerhet HMS styring Entreprenører/leverandører Hovedentreprenørens samarbeidsevne og kompetanse Eventuelle tiltak og kommentarer Prosjektet må kommunisere godt og proaktivt med entreprenørene for å kunne gjennomføre på den tiden som er til rådighet. Kvalitetssikringsplanen (K-planen) er under utarbeidelse og forventes ferdig innen påske. Ingen kommentar. Prosjektet har lagt 0-skade målsetting til grunn. Hovedentreprenør skal utarbeide en HMS-plan for alle involverte entreprenører. Tiltak: - Innføre rapportering av uønskede hendelser. - Etablere et mål for hvor mange tilløp som bør rapporteres pr uke. - Sette ut en kasse der man kan legge tilløpsrapporter. Eventuelt premiere rapportene. - Lage et HMS - kurs som alle må gjennom. Eksempelvis HMS-kickoff ved halvdags samling med entreprenører. Tiltak: - Evaluere hovedentreprenørens samarbeidsevnen og kompetanse. Iverksette eventuelle avbøtende tiltak. Eksempelvis ta et møte med firmaets toppledelse for å sikre de beste folkene. Hovedentreprenørens håndtering av tiltransporterte entreprenører Tiltak: - Tett oppfølging og evaluering av hovedentreprenøren i oppstartsfasen. Iverksette eventuelle avbøtende tiltak. Hovedentreprenørens kompetanse på prosjektstyring (kostnad og fremdrift) Tiltak: - Prosjektstyringskompetansen skal evalueres umiddelbart basert på tidligere erfaring/cv. Iverksette eventuelle avbøtende tiltak. Tabell 2 Kritiske suksessfaktorer 2.2 Fallgruver Tabellen nedenfor viser de viktigste fallgruvene. Fallgruver som direkte fremkommer fra suksessfaktorene (dvs. suksessfaktorene med motsatt fortegn) er ikke listet. Fallgruve Overstyring av prosjektledelsen fra eierorganisasjonen Uavklarte ansvarsforhold i leddene og vakling på sentrale beslutninger. Eventuelle tiltak og kommentarer Det er viktig at alle parter er bevisst sitt ansvar og rolle. Se tiltak ovenfor vedrørende workshop i tabellen ovenfor. Tiltak: - Mandatene i styringsdokumentet må oppdateres Uklare regler for disponering av reserver Tiltak: - Rutiner for disponering av reserver må klargjøres. Se utdyping i kapittel 9.3. Tabell 3 Fallgruver Metier Scandinavia AS Side 13

14 2.3 Prosjektets styrker, svakheter, muligheter og trusler (SWOT) Aktørene i gruppen ble bedt om å individuelt sette opp sin oppfatning av prosjektets styrker, svakheter, muligheter og trusler i forhold til å oppnå prosjektets mål. Tabellen nedenfor viser en oppsummering av besvarelsene. Denne enkle analysen er ment å bidra til en økt overordnet bevissthet om utfordringene og mulighetene i prosjektet. Styrker Prioritering/prosjektets formål - Fokus fra eiere på å nå målene - Politisk vilje til prosjektet - Alle de viktigste avklaringer er gjort Organisasjon og gjennomføring - Byggherre med mye erfaring og ekspertise - God brukerorganisering og -samarbeid - Samkjørt prosjekteringsgruppe - Flere kvalitetsgjennomganger av prosjektet på riktige tidspunkt (viktig med nye øyne) - Statsbygg bygger for egen drift av området - Fullt ansvar for fremdrift og økonomisk ansvar hos hovedentreprenøren, som er vel kjent med slike oppgaver gjennom tidligere prosjekter - Grensesnitt mot E6-prosjektet er formalisert. Løsning - Helhetlig, funksjonell, tidsriktig og enkel løsning - Godt definert prosjekt med frosset planløsning Svakheter Prioritering/prosjektets formål - Anlegget er ikke utformet med tanke på et EUmedlemskap. Organisasjon og gjennomføring - Stram tidsplan - Mange grensesnitt (teknisk/bruker) - Omfattende utomhusanlegg ift. vanlig i Statsbyggprosjekter - Manglende planlegging av brukers implementeringsprosjekt Løsning - Vanskelig/usikker tomt pga. grunnforhold og setninger - Veisystemet har lagt føringer for kontrollområdet. Mulighet Trussel Organisasjon og gjennomføring Prioritering/prosjektets formål - Nytt overordnet styringssystem kan tilføre - Endret trafikkbilde (mht tollkontroll) prosjektet kunnskap og bedre styring. - Omorganisering hos leietakerne - Stram prosjektstyring - Politiske omprioriteringer - Styrt oppfølging av entreprenørens kompetanse - Nye krav fra myndigheter (til utforming) og samarbeidsevne Organisasjon og gjennomføring - Mulighet for bedre samarbeid med vegvesenet - Overordnet detaljstyring og politiet - Dårlig gjennomføring pga tidspress - Viktig med god tverrfaglig koordinering - Diskontinuitet i prosjektledelsen - Iverksette planlegging av brukers implementeringsprosjekt - Uklar overordnet styring i senfase Løsning - Været - Reduksjon av utomhuskvaliteter (opsjoner er Løsning innarbeidet i anbudsmaterialet) - Uforutsette forhold vedr. grunnarbeider - Fleksibel løsning - Setninger blir ikke ferdig til byggstart Tabell 4 Prosjektets styrker, svakheter, muligheter og trusler (utdrag) Metiers kommentar SWOT-diagrammet forteller mye om prosjektet og situasjonen, og gir et bidrag til å identifisere usikkerheter og tiltak. Analysen viser at prosjektet har et bevisst forhold til sine styrker, svakheter, muligheter og trusler. Punktene adresserer både prosjekteierne og prosjektledelsen. Diagrammet bør nå holdes oppdatert og benyttes i den videre styringen av prosjektet. Dette gjøres ved at man tar tak i mulighetene/svakhetene, iverksetter tiltak og oppdaterer analysen ved jevne mellomrom. Metier Scandinavia AS Side 14

15 3 Kontraktstrategi Med bakgrunn i prosjektets status er anbefalinger vedrørende kontraktsstrategi ikke prioritert. Dette kapittelet gjengir hovedpunktene i kontraktstrategien med en kort kommentar fra Metier. 3.1 Momenter fra prosjektets kontraktsstrategi i styringsdokumentet Vedrørende kontraktsstruktur entrepriser For utarbeidelse av konkurransegrunnlag er følgende entreprisestruktur lagt til grunn: Prosjektet K201 Grunnarbeider K202 Bygg K301 Rør K302 Ventilasjon K401 Elektro K501 Automas K601 Heis K701 Utomhus Figur 1 Entreprisestruktur K201 Grunnarbeider K202 Bygg K301 Rør K302 Ventilasjon K401 Elektro K501 Automasjon K601 Heis K701 Utomhus Diverse utstyr Hovedentrepriser UE tiltransport til K202 Egne innkjøpspakker De tekniske entreprisene er lagt som underentrepriser til K202 hvor entreprenør for K202 er tillagt et ansvar som om han selv hadde kontrahert underentreprisene. Kontrahering av alle entrepriser gjøres i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. Metier Scandinavia AS Side 15

16 Byggherren gjennomfører selv kontraheringene hvor det etter kontraktsinngåelse gjøres tiltransport til hovedentreprenør. Kontrahering av tekniske entrepriser skal gjøres etter at hovedentreprenør er valgt slik at man kan gjøre avklaringer med hovedentreprenør om eventuelle uklare forhold mot underentreprisene. De tekniske entreprisene er konkurranseutsatt hver for seg. Av en total entreprisekostnad på ca. 180 MNOK eks. MVA, er det pr. dags dato inngått kontrakter for ca. 140 MNOK eks. MVA. For det resterende entreprisebeløp foreligger bindende tilbud fra entreprenører. 3.2 Metiers kommentar til kontraktsstrategien Entreprisestrukturen sikrer både fremdriftsaspektet og konkurranseaspektet på en god måte for byggherren. Hovedentreprenøren får en kritisk funksjon for prosjektet. Det er derfor særs viktig å sikre at denne til fulle forstår sin oppgave og bemanner de kritiske funksjoner som prosjektleder, prosjektplanlegger/kostnadsingeniør, HMS-oppfølging, kvalitetsoppfølging og ikke minst formannsnivået på en god måte. Metier Scandinavia AS Side 16

17 4 Sentralt styringsdokument 4.1 Mandatet I Rammeavtale om kvalitetssikring av kostnadsoverslagene, herunder risikoanalyse for store statlige investeringer med Finansdepartementet (FIN) er det under punkt 4.3 Grunnleggende forutsetninger, stilt krav til at; Leverandøren skal påse at det finnes et sentralt styringsdokument for prosjektet, og gi en vurdering av om dette gir et tilstrekkelig grunnlag for risikovurderingen og for den etterfølgende styringen av prosjektet. Mangler i så henseende må påpekes konkret slik at fagdepartementet kan få sørget for nødvendig oppretting/utfylling av dokumentet. Dette må være avklart før Leverandøren går videre. 4.2 Status og konklusjon Styringsdokumentet (Revisjon 1.0 datert 10. mars 2004) har gjennomgått en betydelig kvalitetsheving siden Metiers forrige gjennomgang. Vi mener at det på et slikt nivå at det gir et godt grunnlag for den videre styringen av prosjektet. Vi mener likevel at en del forhold bør rettes opp og presiseres nærmere. De viktigste forholdene er: Samfunnsmål og effektmål synes unødvendig generelle. Resultatmål for kvalitet er lite målbart. Levetidsbetraktning bør vurderes som alternativ. Styringsstrategien er for lite presis. Prosjektets uttalte prioritering av resultatmålene må nedfelles i styringsdokumentet. Hva er forskjellen mellom tid og plan? En må spesifisere hvilke kostnader det skal styres etter investeringskostnader eller levetidskostnader. Organisasjonsplanen må oppdateres slik at den gjenspeiler den virkelige organisasjonen. Den skiller nå ikke mellom stab og linje. Enkelte elementer er utelatt. Ansvarsforholdet mellom prosjektstyret og prosjektledelsen må klargjøres. Sitat: Prosjektstyret har ansvar for å gjennomføre. Metier mener at dette må være prosjektleders oppgave. Rutiner for disponering og styring av prosjektreserver mangler. Generelt bør styringsdokumentet spisses mer mot den forestående fasen. For øvrig nevner dokumentet at det skal utarbeides en del planer og rutiner, eksempelvis kvalitetsplan, informasjonsplan og HMS-plan. Det er viktig at dette arbeidet fullføres og følges opp. Metier Scandinavia AS Side 17

18 5 Usikkerhetsbildet Dette kapittelet gir en oversikt over prosjektets nåværende usikkerhetsbilde. Kapittelet er inndelt i følgende avsnitt: Prioriterte mål og ambisjonsnivå Prosjektets karakteristika (situasjonskartet) Kostnadsusikkerhet Fremdriftsusikkerhet Detaljerte resultater fra analysen finnes i rapportens vedlegg. 5.1 Prioritering av resultatmål og ambisjonsnivå Investeringskostnadene for et prosjekt påvirkes sterkt av ambisjonsnivået. Det er derfor viktig å få et klart bilde av prosjektets ambisjonsnivå for å kunne vurdere om det er tatt tilstrekkelig høyde for dette i kostnadsestimatet. Tabellen nedenfor viser gruppens oppfatning av prosjektets ambisjonsnivå på noen sentrale faktorer knyttet til gjennomføring og valgt/endelig løsning. Det var deltagerne på første dag av analyseseminarene 4, som bidro. Tallene representerer antall stemmer. Forhold Lavt Medium Høyt Særs høyt Gjennomføring Fremdrift 2 6 Investeringskostnad (lavest mulig) 5 3 Kommunikasjon 5 3 Styringsnivå Sikkerhet (HMS) Løsning Brukertilfredshet 8 Kapabilitet (kapasitet og funksjonalitet) 7 1 Levetidskostnader (lavest mulig) Tabell 5 Gruppens oppfatning av prosjektets ambisjonsnivå Det påpekes at gjeldende prioriteringsrekkefølge i prosjektet er: 1. Fremdrift, 2. Innhold, 3. Levetidskostnad. Dette er imidlertid klarlagt etter denne analysen. Metiers kommentar Det er primært ekstremene lavt og særs høyt samt tyngdepunktet av stemmefordelingen som har signifikans i denne grove analysen. Følgelig synes det som både brukerrepresentantene og prosjektet har noenlunde samme forventninger til prosjektet. Tabellen viser også prioriteringen av resultatmålene hvor fremdrift prioriteres foran investeringskostnadene. Her er gruppen samstemt og i overensstemmelse med 4 Deltakere både fra prosjektet og brukere. Metier Scandinavia AS Side 18

19 prosjektstyret/styringsgruppen. Denne klare prioriteringen er nå gjenspeilet i kostnadsestimatet, dvs. det er lagt inn midler for å sikre fremdriften. Gruppen hadde en kort diskusjon vedrørende ambisjonsnivået knyttet til sikkerhet under gjennomføring. Det relativt lave ambisjonsnivået angående sikkerhet er ikke beste praksis innen bygg- og anleggsbransjen. Beste praksis er etter Metiers oppfatning å benytte nullulykke teknikker og målsetting. (Ref. Construction Industry Institute (CII) beste praksis; Zero Accidents Techniques ). I det oppdaterte styringsdokumentet er dette ivaretatt. 5.2 Prosjektets karakteristika (situasjonskartet) Det ble gjennomført en øvelse som hadde til hensikt å kartlegge ressursgruppens intuitive forståelse av prosjektets karakteristika som for eksempel kompleksitet, størrelse med mer. Hver av parametrene er gitt en verdi fra lav grad av (gul/lys) til høy grad av (grå/mørk). Resultatene er illustrert i figuren nedenfor. Figur 2 Situasjonskartet desember 2003 Figur 3 Situasjonskartet mars 2004 Metier Scandinavia AS Side 19

20 Situasjonskartet er et verktøy for å skaffe Metier et overordnet bilde av situasjonen. Situasjonskartet reflekterer analysegruppens intuitive forståelse av hvilke overordnede forhold som karakteriserer prosjektet. Metodisk utgjør situasjonskartet et bidrag til bakteppet for den videre analysen som et grunnlag for konsistensvurderinger. Det presiseres at situasjonskartet måler prosjektets utfordringer relativt til den organisasjon som konkret håndterer prosjektet, og er ingen absolutt karakteristikk av prosjektet. Bakgrunnen for prosjektets situasjonskart pr. mars 2004 var som følger: Nytenkning: Generelt lite behov for nytenkning i prosjektet. Noe nytenkning med hensyn til grunnforhold og overvannshåndtering. Noe nytenkning for brukerne mht. samlokalisering og nye arbeidsmetoder som anlegget vil forårsake. Utfordrende (unikt i Europa) å utøve kontroll av dette omfang på en veg av denne typen. Kompleksitet (generell): Størrelse: Fremdrift/var ighet: Marked: Eierorganisas jon Utførende organisasjon Mangel på aksept/ interessenter: Uklare mål/ føringer: Generelt lav teknisk kompleksitet. Anleggsmessig komplekst. Bygningsmessig mindre komplekst; enkle bygg. Kompleksiteten består i at flere bygg bygges i parallell (ref. varighet). Middels stort prosjekt i Statsbygg. Lite prosjekt bygningsmessig. Stort anleggsmessig prosjekt. Kostnadsmessig optimalisert, burde prosjektets gjennomføringsplan ha vært om lag seks måneder lengre fra og med 1. september 2003 til ferdigstillelse. Markedsforholdene er nå stort sett avklart, ved at det foreligger bindende anbud på alle entrepriser. Eierorganisasjonen (tre departement og tre etater) er kompleks, men har et tilpasset styringsregime. Det har frem til januar 2004 vært en betydelig diskontinuitet i prosjektledelsen. Prosjektet mener nå å ha fått på plass en stabil organisasjon som vil jobbe kontinuerlig til prosjektet er ferdig. Organisasjonen er for øvrig godt besatt. Statsbygg har ikke satt inn egen kompetanse på landskap. Dette medfører en viss mangel på forankring av løsninger. De viktigste interessentene til prosjektet: politikere, departementene, etater, Statsbygg, entreprenører, prosjekterende, grunneier, private speditører/leietagere. Det er generelt stor aksept for prosjektet blant aktørene. Det pågår en tvist med grunneier (planlagt skjønn på tomteprisen i juni 2004). En speditør har sikret en enerett på spedisjon på tomten med grunneier. Tollvesenet arbeider med å oppheve dette. Bygget for privat ekspedisjon er ikke detaljert tilsvarende som de øvrige, men dette er ikke et komplekst bygg. Prosjektets resultatmål fremstår som klare. Prioritering av resultatmålene er klare. Prosjektets hensikt fremstår som klar i dagens politiske situasjon. Det er ingen endrede føringer fra politisk forhold. I et langsiktig perspektiv er det viktigste forholdet et eventuelt EU-medlemskap. Toll og kommersiell ekspedisjon forsvinner med et EU-medlemskap (utgjør om lag 60% av tollvirksomheten). Det er også en viss usikkerhet med hensyn til det fremtidige nivå på stikkprøvekontrollen. Det er lagt inn en viss mulighet for en kapasitetsøkning i det totale kontrollnivået. Statsbygg er forvalter og eier risikoen ved at leietager kan forsvinne. Metier Scandinavia AS Side 20

21 Metiers kommentar En sammenligning av situasjonskartet fra desember 2003 med tilsvarende fra mars 2004 viser at prosjektgruppen har tatt grep som har redusert prosjektets usikkerhet betydelig. Det er fortsatt betydelige utfordringer knyttet til fremdrift og kompleksitet, primært på grunn av den korte gjennomføringstiden. 5.3 Kostnadsusikkerhet Kostnadsusikkerheten i prosjektet ble kartlagt gjennom en analyse i flere trinn. Først en kvalitativ analyse (del av helhetsanalysen) for å identifisere og beskrive de indre og ytre faktorer som påvirker hele basiskostnaden. Beskrivelsen omfatter forutsetningene som ligger til grunn for basiskostnaden, samt scenariene optimistisk, sannsynlig og pessimistisk. I den påfølgende gruppeprosessen, kostnadsanalyse, ble det vurdert hvor stor påvirkning de indre og ytre faktorer har på basiskostnaden (kvantitativ analyse). Usikkerheten i basiskostnaden ble på samme vis tatt hensyn til ved en vurderingene av kostnadselementene. Til slutt er kostnadsanalysen komplettert med bidraget fra hendelsesusikkerhet. Vedlegg 5 viser en oversikt over de sentrale begrepene som er benyttet i rapporten Identifisering, gruppering og scenariebeskrivelser, samt hendelsesusikkerhet Vedlegg 6 viser en oversikt over de identifiserte usikkerhetene (indre/ytre faktorer) som ble identifisert. Følgende indre/ytre faktorer ble identifisert som en del av analysen: Prosjektledelsen og organisasjon Eierne/brukerne/Statsbygg Gjennomføring entreprenørene Markedet og prisnivå Lokale forhold under gjennomføring Fremdrift Kontrakt/entreprisegrunnlaget Løsningene Hendelser (se eget Vedlegg 7 Hendelsesusikkerhet ) Faktorene (med unntak av hendelsene) ble beskrevet med hensyn til hvilke av forutsetningene som ligger til grunn for prosjektets basiskostnad, samt optimistisk scenario (hva man kan håpe på), sannsynlig scenario (hva man tror på) og pessimistisk scenario (hva man frykter) Kostnadsmodellen Kostnadsmodellen er vist i Vedlegg 8. Modellen er basert på de forpliktede anbudsprisene og estimater på øvrige poster (mars 2004). Kostnadsusikkerheten er utregnet med følgende sammenheng: Kostnad = Basiskostnad Indre/ytre faktorer Basiskostnad: Inneholder kostnadselementer som samsvarer med prosjektets basiskostnad. Kostnadselementene er vurdert av analysegruppen og kvantifisert med trippelanslag (optimistisk, sannsynlig og pessimistisk) (se Vedlegg 9 for beskrivelser). Trippelanslagene benyttes til å kvantifisere usikkerheten i basiskostnaden gitt at forutsetningene for vurderingene slår til. Metier Scandinavia AS Side 21

22 Indre/ytre faktorer: Inneholder de identifiserte indre og ytre forhold som kan påvirke hele prosjektets kostnadssituasjon. Faktorenes påvirkning på basiskostnaden er kvantifisert med trippelanslag. Påvirkningen fra disse faktorene blir multiplisert med basiskostnaden. Tabellen nedenfor viser en oppsummering av de indre/ytre faktorenes påvirkning på prosjektets basiskostnad. Tallene i tabellen er basert på direkte innspill fra analysegruppen og en helhetlig vurdering fra Metiers side. Denne vurderingen er gjort med utgangspunkt i den totale analysegrunnlaget, prosjektets egen usikkerhetsrapport fra februar 2004 og erfaring fra andre prosjekter. De forutsetninger og scenarier som er lagt til grunn for vurderingen er vist i Vedlegg 6. Id. Indre/ytre faktorer Optimistisk scenario Mest sannsynlig scenario Pessimistis k scenario Forventet påvirkning U1 Prosjektledelsen og organisasjon 0,98 1,00 1,04 1,01 U2 Eierne/brukerne/Statsbygg 0,98 1,00 1,05 1,01 U3 Gjennomføring entreprenørene 0,98 1,00 1,05 1,01 U5 Lokale forhold under gjennomføring 1,00 1,00 1,005 1,00 U7 Kontrakt/entreprisegrunnlaget 1,00 1,00 1,04 1,01 U8 Løsningene 1,00 1,005 1,01 1,01 U9 Avbøtende geotekniske tiltak 1,007 1,013 1,025 1,02 Totalt: 1,06 Tabell 6 Oppsummering av indre/ytre faktorers påvirkning på basiskostnaden (alle tall som faktorer) Kalkyleresultat og fordelingskurve Vedlegg 7 viser de detaljerte resultatene fra usikkerhetsanalysen. En oppsummering er vist i følgende oppstilling: Forventningsverdi basiskostnad: 258,9 MNOK + Forventede tillegg: 16,4 MNOK Forventet kostnad: 275,3 MNOK Fordelingskurven i figuren nedenfor viser sannsynligheten for å ikke overskride bestemte kostnadsnivå. Standardavviket for hele prosjektet er 14 MNOK, dvs. 5,1 % av forventningsverdien. Metier Scandinavia AS Side 22

23 % MNOK Mar , , , , , , , ,3 Figur 4 Fordelingskurve og tabell for prosjektkostnadene Usikkerhetsprofil Usikkerhetsprofilen for prosjektet viser en ti-på-topp-liste over de usikkerheter som bidrar mest til den totale usikkerheten i kostnadsoverslaget. Prosenttallet angir elementets bidrag til den totale kostnadsusikkerheten (som er 100%). Fargekoden 5 angir graden av prosjektteamets mulighet for påvirkning på de enkelte usikkerhetselementene. Figur 5 Usikkerhetsprofil kostnadsusikkerhet 5 Rød farge betyr liten påvirkningsgrad. Metier Scandinavia AS Side 23

24 5.3.5 Metiers vurdering av helheten i kostnadsbildet (investeringskostnadene) Dette avsnittet vurderer helheten i det etablerte kostnadsbildet i forhold den øvrige innsamlede informasjonen. Det er en god overensstemmelse mellom det reviderte situasjonskartet av mars 2004 (jamfør kapittel 5.2) og det som kommer fram i kostnadsanalysen. I situasjonskartet er det angitt store utfordringer knyttet til eierorganisasjonen og i forhold til en stram framdriftsplan under gjennomføringen. Dette gjenspeiles i postene eierne/brukerne/statsbygg og gjennomføring entreprenørene i profilen, som framkommer som de største usikkerhetene i profilen over. Videre er det verdt å merke seg at prosjektorganisasjonen selv har stor påvirkning (styrbarhet) på det meste av usikkerheten. Usikkerhetsbildet er troverdig med hensyn til hvordan prosjektet framstår på dette tidspunkt. Dette gjelder forventet kostnad, den totale usikkerheten i kostnadsoverslaget og hvilke forhold som dominerer usikkerheten Utvikling i kostnadsbildet Prosjektets skisseprosjekt forelå 15. januar I februar samme år ble det gjennomført en usikkerhetsanalyse som dannet grunnlaget for fastsettelse av forventet kostnad og kostnadsramme. Forprosjektet ble ferdig 1. mai 2003 med et oppdatert kostnadsestimat. Tabellen og figuren nedenfor viser utviklingen i kostnadsbildet fra skisseprosjektet februar 2003 til den foreliggende usikkerhetsanalysen pr. 26. mars Beskrivelse Skisseprosjekt feb 03 Forprosjekt mai 03 6 Usikkerhetsanalyse Des. 03 Usikkerhetsanalyse Mar. 04 Estimat/basiskostnad: 258,2 266,7 282,3 258,9 Forventet tillegg: 23,6 23,6 24,1 16,4 Forventet kostnad: 281,9 290,3 306,3 275,9 Differanse: 20,0 20,0 25,7 14,6 85/15: 301,9 310,4 332,0 289,3 Tabell 7 Utvikling av kostnader siden skisseprosjektet (alle tall i 2004 MNOK 7 ) Den heltrukne midtstreken angir forventet kostnad, mens de stiplede strekene viser ett standardavvik i hver retning (det vil si de angir et konfidensintervall på om lag 68 %). 6 Styrings- og kostnadsrammen fra skisse til forprosjektet ble økt med 8,2 MNOK pga. betaling for avkjøringsrampe. Det ble ikke gjennomført en ny usikkerhetsanalyse ved forprosjektet. 7 De tre første analysene er for illustrasjonens skyld indeksjustert med SSB byggindeks på 2,8 % fra januar 2003 til januar Det er dermed her ikke tatt hensyn til at deler av summen er påløpt i Metier Scandinavia AS Side 24

25 Figur 6 Utvikling av investeringskostnadene siden skisseprosjektet (tall i MNOK). Metiers kommentar Utviklingen i resultatene fra prosjektets usikkerhetsanalyser viser at den reelle usikkerheten i prosjektet trolig ikke ble fullt ut fanget opp i de første analysene. Utviklingen av usikkerheten fra desember 2003 til mars 2004 viser at det er tatt grep som har brakt usikkerheten og forventet kostnad ned; dette gjelder blant annet på det organisatoriske og kontraktuelle området. Den kostnadsreduksjonen som er vist, skyldes primært et gunstig marked. 5.4 Framdriftsusikkerheten Fremdriftsusikkerheten i prosjektet ble kartlagt i en usikkerhetsanalyse som ble dokumentert i foreløpig rapport fra desember Innledning Oppdateringen av analysen har tatt utgangspunkt i den overordnede fremdriftsplanen som foreligger per dags dato i prosjektet. Metier har gjort sin egen vurdering av fremdriftsusikkerheten basert på usikkerhetsanalysen fra desember 2003, analyseseminaret 23. mars 2004 og løpende informasjon vedrørende avbøtende geotekniske tiltak. Oppdateringen ble gjennomført ved å vurdere de indre og ytre faktorer som påvirker tidsplanen. Trippelanslagene ble likeledes vurdert på nytt. Metiers vurderinger er vist i Vedlegg 10 og Vedlegg 7. Opprinnelig analyse tok utgangspunkt i milepælen tidligst klar for åpning, med en forutsetning om en minimum to ukers prøveperiode etter milepælen ferdigstillelse/klar til prøveperiode. Metier har ikke vurdert prøveperiodens varighet, og finner det derfor riktig å kun angi usikkerheten knyttet til prosjektets milepæl teknisk ferdigstilt. Metier Scandinavia AS Side 25

26 5.4.2 Basistidsplan for oppdatering av analysen Basistidsplanen for analysen er vist i figuren nedenfor. Basistidsplanen er basert på tidsplanen i prosjektets Bok-0, og viser en forenklet kritiske sti for prosjektet i perioden fra milepælen tett bygg (1. oktober 2004) til milepælen åpning (7. juni 2005). Figur 7 Kritisk sti i prosjektet Etter planen skal alle bygningsmessige arbeider være ferdig til 4. mars Dette er en fremskynding av denne milepælen med om lag en måned i forhold til forprosjektets tidsplan, som var gjenstand for usikkerhetsanalysen i foreløpig rapport. Dette sikrer prosjektet bedre mot eventuelle tidsforsinkelser Indre/ytre forhold og grunnlagsdata Det ble tatt utgangspunkt i de usikkerhetene og grupperingene som ble identifisert i kostnadsanalysen. Følgende indre/ytre forhold ble prioritert for fremdriftsanalysen: Prosjektledelsen og organisasjonen Eierne/brukerne/Statsbygg Gjennomføring entreprenørene (Parallellitet/fleksibilitet) Lokale forhold under gjennomføring Kontrakt/entreprisegrunnlaget Avbøtende geotekniske tiltak Hendelser (se eget Vedlegg 7 Hendelsesusikkerhet ) En oppsummering av Metiers vurdering av de indre/ytre forholdenes påvirkning på tidsplanen er vist i tabellen nedenfor. Alle tall er i måneder; negative tall betyr besparelser i forhold til planen, mens positive tall betyr forsinkelser i forhold til planen. Id. Indre/ytre forhold Optimistisk scenario Mest sannsynlig scenario Pessimistisk scenario U1 Prosjektledelsen og organisasjon -0,5 0 0,5 U2 Eierne/brukerne/Statsbygg -0,5 0 0,5 U3 Gjennomføring entreprenørene -0,5 0 0,8 U5 Lokale forhold under gjennomføring -0,5 0 0,5 U7 Kontrakt/entreprisegrunnlaget 0 0 0,5 U9 Avbøtende geotekniske tiltak 0 0 0,5 H Bidraget fra hendelsene 0 0 0,5 Tabell 8 Metiers vurdering av de indre/ytre forholdenes påvirkning på tidsplanen (tall kalendermåneder) Metier Scandinavia AS Side 26