RETNINGSLINJER FOR ANSVARSGRUPPER

Transkript

1 RETNINGSLINJER FOR ANSVARSGRUPPER REFERANSE TILHØRENDE TVERRETATLIG PROSESS FOR RESSURSTEAMET OG BEHANDLING AV SAKER FOR BARN OG VOKSNE MED LANGVARIGE OG SAMMENSATTE FUNKSJONSVANSKER 1. FORMÅL Retningslinjene skal sikre barn, ungdom og voksne med langvarige og sammensatte funksjonsvansker et godt totaltilbud med nødvendig tverrfaglig og tverretatlig samarbeide og mest mulig effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. Bruker, pårørende/verge/hjelpeverge skal sikres ett (1) tverrfaglig møtested og en (1) koordinator i kommunen. 2. ANVENDELSESOMRÅDE Retningslinjene skal benyttes ved etablering, gjennomføring og avslutning av ansvarsgruppearbeide. 3. ANSVAR Enhetsleder har ansvar for å gjøre ansvarsgruppearbeid kjent for ansatte og skal påse at retningslinjene følges. Enhet for forvaltningstjenester har ansvar for å føre en oversikt over antall grupper og hvem som er koordinator. Den som, etter avtale med sin leder og enhet for forvaltningstjenester, tar initiativ til etablering av ansvarsgruppe er ansvarlig for at det velges en koordinator. Koordinatoren for ansvarsgruppen har ansvar for å gi melding til enhet for forvaltningstjenester når en ansvarsgruppe blir opprettet eller avviklet. Ansvarsgruppens koordinator har ansvar for at arbeidet med individuell plan startes og koordineres. Dette gjøres når bruker selv, pårørende til barn under 18 år, verge/hjelpeverge ønsker individuell plan. Ansvarsgruppen har ansvar for at det utarbeides individuell plan (viser til prosess for individuell plan).

2 4. BESKRIVELSE AV GJENNOMFØRINGEN Definisjon av ansvarsgruppe Ansvarsgruppe er en tverrfaglig og tverretatlig samarbeidsgruppe. Den består av bruker / brukers pårørende eller verge/hjelpeverge og ulike fagpersoner som har kontakt med bruker. Deltakere i ansvarsgruppen samarbeider og samordner aktuelle tiltak innenfor eget ansvarsområde og den ressursrammen som er til disposisjon. Ansvarsgruppen koordinerer arbeidet med individuelle planer. Alle saker skal løses på lavest mulig nivå. Når saken ikke kan løses i ansvarsgruppen løfter koordinator saken videre tjenestevei. Enhetsleder er ansvarlig for å innkalle andre aktuelle enhetsledere for avklaring av saken og gir tilbakemelding til koordinatoren for ansvarsgruppen om resultatet. Saker som ikke kan løses innenfor eksisterende rammer og/eller faglig kompetanse, skal oversendes enhet for forvaltningstjenester, for behandling i ressursteam. Opprettelse av ansvarsgrupper, samt samtykkeerklæring. Alle ansatte har ansvar for å melde behov for samordning av tiltak til sin enhetsleder. Enhetsleder avklarer om det er nødvendig å opprette en ansvarsgruppe. Det må vurderes kritisk om bruker har behov for en ansvarsgruppe eller om andre etablerte samarbeidsmøter rundt brukeren kan være en tilfredsstillende ordning. For personer med behov for individuell plan skal prosessen administreres og gjennomføres av en ansvarsgruppe. Bruker selv, pårørende til barn under 18 år, verge/hjelpeverge skal gi skriftlig samtykke til etablering av en ansvarsgruppe og at nødvendig informasjon og personopplysninger kan utveksles mellom samarbeidspartnere i gruppen. Eget skjema benyttes. Oppnevning Ansvarsgruppen bør ha færrest mulig faste medlemmer. Ved oppnevning av medlemmer til ansvarsgrupper bør det i tillegg til kjennskap til brukeren legges vekt på at representantene har kompetanse og fullmakter som tilsier at evt. mål og tilrådinger blir realistiske og gjennomførbare. I forkant av første ansvarsgruppemøte avholdes et formøte for kommunens representanter, hvor retningslinjene gjennomgås og det avklares hvem som skal være koordinator for gruppen. Andre aktuelle fagpersoner/instanser kan innkalles til ansvarsgruppens møter ved behov. Ansvarsgruppen står fritt til å fordele og organisere arbeidsprosessen.

3 Koordinator Alle ansvarsgrupper skal ha en koordinator. Koordinatoren bør ha god kjennskap til brukeren. Koordinatoren bør ha kjennskap til kommunale tjenester som kan være relevante for brukeren. Møtehyppighet Ansvarsgruppen møtes etter behov. Alle med ansvarsgrupper skal sikres minst en årlig gjennomgang og evaluering av tilbudene. Koordinatorens oppgaver Ansvar for å planlegge ansvarsgruppemøter, sende innkalling med saksliste og avklare hvem som skal være møteleder og referent. Påse at skjema for samtykkeerklæring er i orden, å sende melding om opprettelse av ansvarsgruppen til enhet for forvaltningstjenester. Koordinator er ansvarlig for å vurdere hvem som må være med på møtene og at ansvarsgruppen ikke blir for stor. Sende melding om etablering og evt. avvikling av ansvarsgrupper til enhet for forvaltningstjenester, med kopi av samtykkeerklæringen. Ansvar for å samle inn fakta om familiens/brukers behov. Når saker ikke kan løses i ansvarsgruppen tar koordinatoren dette opp tjenestevei. Enhetsleder gir tilbakemelding tjenestevei. Koordinatoren informerer ansvarsgruppen. Ansvar for å igangsette arbeidet med individuell plan. Ansvar for at overganger planlegges, igangsettes og gjennomføres i tide (viser til plan for overgang mellom barnehage/skole, b.skole/u.skole, u.skole/v.skole). Ansvarlig for at evt. nedleggelse av ansvarsgruppen planlegges i ansvarsgruppemøtene. Møtereferatet skal inneholde Navn på deltakere og tidsrammen på møtet. Viktige opplysninger som kommer frem. Kort evaluering av tilbudet. Konklusjoner og anbefaling er av mål, tiltak og tidsfrister. Angivelse av oppfølgingsansvar på system- og personnivå. Tidspunkt for neste møte og evt. tema for møtet. Distribusjon av møtereferat.

4 Sikring av kontinuitet En ansvarsgruppe skal sikre kontinuitet ved at den, etter behov, følger brukeren gjennom ulike faser av livet og sikrer at overgang mellom ulike tilbud planlegges og følges opp. Fullmakt Hvert av medlemmene i ansvarsgruppen representerer sin virksomhet og må på forhånd ha avklart med sin nærmeste overordnede hvilke fullmakter vedkommende har. Ansvarsgruppen har beslutningsmyndighet og samordningsansvar innenfor den enkelte representants fullmaktsområde. Oversendelse av saker til ressursteamet Saker som ikke kan løses av ansvarsgruppen eller andre etablerte samarbeidsordninger, eller som befinner seg i «gråsonen» mellom etater/enheter, kan oversendes ressursteamet for behandling. Sakene sendes til enhet for forvaltningstjenester som fremmer saken videre til ressursteamet. Nedleggelse av ansvarsgrupper Nedleggelse av ansvarsgrupper skal forberedes i god tid og skal være en del av planen for arbeidet. Melding om nedleggelse sendes enhet for forvaltningstjenester. 5. REGISTRERINGER, DISTRIBUSJON OG ARKIVERING Registreringer Utfylt skjema for samtykke til ansvarsgruppe med navn på koordinator Møteinnkallinger med sakslister og referater fra ansvarsgrupper, evt. individuell plan eller utfylt skjema for oversendelse av sak til ressursteam Distribusjon Utfylte skjema sendes til enhet for forvaltningstjenester. Innkallinger og referater sendes alle møtedeltakere innen tre uker før/etter møtet. Evt. annen distribusjon av referat kan avtales på møtet og krever samtykke fra bruker.

5 Arkivering Koordinator er ansvarlig for at alle dokumenter vedrørende ansvarsgruppen arkiveres i brukers mappe på koordinators tjenestested. Papirer fra andre faginnstanser arkiveres på fagavdeling. Utfylt skjema for samtykke til ansvarsgrupper og ansvarlig koordinator arkiveres på brukers mappe på koordinatorens tjenestested Innkallinger, sakslister og møtereferater arkiveres i brukers mappe på koordinators tjenestested. Originaldokumenter arkiveres på koordinatorens tjenestested. Individuelle planer arkiveres på brukers mappe på koordinators tjenestested og evt. de tjenestesteder som bruker /pårørende gir samtykke til. 6. REFERANSER Nasjonale styringsdokumenter Lov om sosiale tjenester av 13. des 1991 nr 81 Lov om helsetjenester i kommunen, m/forskrifter Lov om helsepersonell med forskrifter og rundskriv Lov om barneverntjeneste med forskrifter og rundskriv Pasientrettighetsloven Barnehageloven 2006 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa Forskrift om habilitering og rehabilitering Forvaltningsloven Offentlighetsloven Forskrift og veileder for individuell plan 2001 Rundskriv til lov om sosiale tjenester I-1/93 Rundskriv om taushetsplikt i sosialforvaltningen I-9/94 Temahefte nr «Ansvarsgruppe - en metodisk innføring.» Barnevernets utviklingssenter. Veileder for individuell plan 2001, inkludert Forskrift om individuelle planer og merknader til de enkelte bestemmelser. (Sosial og helsedepartementet) Kommunale styringsdokumenter Prosess for individuell plan Tverretatlig prosess for ressursteam for barn og voksne. Plan for overgang mellom barnehage/skole, b.skole/u.skole, u.skole/v.skole) Skjema: Samtykkeerklæring for etablering av ansvarsgruppe Skjema: oversendelse av sak til ressursteamet, inkl. samtykkeerklæring