OVERORDNET RISIKOVURDERING

Transkript

1 Side 1 av 18 OVERORDNET RISIKOVURDERING Hvitvasking og terrorfinansiering mv Gjelder for EiendomsMegler 1 Midt-Norge Hjemmel Hvitvaskingsloven 5 Ansvarlig for etterlevelse Hvitvaskingsansvarlig Ansvar for oppdatering/revidering Hvitvaskingsansvarlig Versjon 1.0 Dato sist oppdatert Styrebehandlet

2 Side 2 av 18 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Trusselbildet Utvikling av regelverk og internasjonale standarder Definisjoner Risikovurderingens formål Metode for gjennomføring av risikovurderingen Kort overordnet beskrivelse av virksomheten Identifikasjon og vurdering av risiko Beskrivelse av det generelle risikobildet for virksomheten Virksomhetens størrelse Virksomhetens tjenestespekter og kunder Bransjens generelt lave kunnskapsnivå Utdatert IT-system som fordrer manuell behandling Organisering Identifisering av risikoindikatorer med analyse og vurdering av identifiserte risikoer Risikoreduserende tiltak Forebyggende tiltak Tiltak ved kundeetablering Løpende kundekontrolltiltak Forsterket kundekontroll Oppfølging og overvåking Etikk og reaksjoner Revisjon... 18

3 Side 3 av 18 Revisjonshistorikk Dato Versjon Beskrivelse Dato behandlet i styre Desember 1.0 Dokumentet etablert Juni Opprinnelig risikovurdering

4 Side 4 av Innledning 1.1. Bakgrunn Hvitvaskingslovens formål er å forebygge og avdekke transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller med tilknytning til terrorhandlinger. Loven presiserer i formålsbestemmelsen at den ikke bare gjelder transaksjoner tilknyttet hvitvasking eller terror, men alle transaksjoner knyttet til utbytte av straffbare handlinger. Hvitvaskingsloven (hvvl.) 5 bygger på prinsippet kjenn din kunde og herunder "kjenn din kundes forretning"», som internasjonalt er et av de viktigste virkemidler for å hindre at det finansielle system misbrukes til hvitvasking eller terrorfinansiering. Kunnskap om egen virksomhet og dens kunder er viktig for å utøve en risikobasert tilnærming i tråd med de krav som lovverket stiller. EiendomsMegler 1 Midt-Norge skal i den sammenheng kunne vise at kontrolltiltak er tilpasset den aktuelle risikoen. Myndigheter, kunder og konkurrenter skal ha tillit til EiendomsMegler 1 Midt-Norges profesjonalitet og redelighet, og at virksomhetens tjenester ikke utnyttes til gjennomføring av kriminalitet Trusselbildet Trusselbildet har endret seg når det gjelder økonomisk kriminalitet, ikke minst med økt grad av organisert og grensekryssende kriminalitet. Det observeres stadig mer avanserte forsøk på hvitvasking, blant annet gjennom opprettelse av «dekkselskap» og bruk av mellommenn. Det er økende omfang av transaksjoner over landegrenser og en økning av utenlandske kunder. Nasjonalt og internasjonalt knyttes hvitvasking av penger til alvorlig og gjerne organisert kriminalitet, slik som menneskehandel, våpensmugling og omsetning av narkotika osv. Ekstremister benytter også etablerte finansinstitusjoner til finansiering av terrorvirksomhet. Utviklingen er foruroligende. Finansinstitusjoner og meglerforetak er generelt sett særlig utsatt for å bli misbrukt, og norske meglerforetak er på ingen måte forskånet fra dette. Eiendomsbransjen er generelt sett egnet for hvitvasking idet bransjen preges av betydelige beløp og raske transaksjoner der muligheten for å få kunnskap om oppdragsgiver/dennes medkontrahent begrenses på grunn av den korte tiden man normalt har befatning med disse. For øvrig er bygg/anlegg/omsetning av eiendom av FATF ansett som den bransjen med hyppigst forekomst av hvitvasking i Europa. I Norge hvor vi har «høye» boligpriser (betydelige transaksjonssummer) samt stor aktivitet i nybyggmarkedet ligger forholdende til rette for å få hvitvasket store summer raskt. Sett hen til at bransjens kompetansenivå er/har vært urovekkende lavt, er risikoen for å bli misbrukt i forbindelse med hvitvasking stor.

5 Side 5 av Utvikling av regelverk og internasjonale standarder Samtidig med den samfunnsmessige utviklingen med økt risikoeksponering, erfarer man at regelverket og internasjonale standarder er i stadig utvikling. Gjennomgående stilles det økte krav, samt mer spesifikke og strengere krav til kundekontroll og kundeoppfølging. Dette gjenspeiler seg blant annet i EUs 4.hvitvaskingsdirektiv, som ble vedtatt 20. mai 2015 og som forventes implementert i norsk rett i Følgende innstramminger/endringer i 4. hvitvaskingsdirektiv kan være verdt å merke seg: Mer spesifikke krav til å foreta en risikobasert kundekontroll og oppfølging Mindre rom for, og økte krav til, forenklet kundekontroll Definisjonen av PEPs (politiske eksponerte personer) utvides også til nasjonale personer Økt fokus på terrorfinansiering, herunder strengere krav til kundeidentifisering og verifisering Økte krav/ansvar for ledelsen til å godkjenne og følge opp rammeverket og implementeringen Krav om bøter for brudd (maksimumbøter på minst EUR eller 10 % av den samlede årsomsetning). I mars 2016 utga Finanstilsynet Rundskriv 6/2016 «Veileder til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglerbransjen». I desember 2016 iverksetters et arbeidsutvalg i regi av Eiendom Norge med mandat å utvikle en Bransjenorm for etterlevelse av AHV-regelverket. Virksomhetens Finanstilsynet har definert etterlevelse av AHV-regelverket som fokusområde hva meglerbransjen angår og det er varslet at det vil bli gjennomført stedlige tilsyn i bransjen i 2017 nettopp med fokus på dette området. Det er sannsynlig at EM1 blir gjenstand for stedlig tilsyn Definisjoner AML/AHV Anti-Money Laundering, Anti-hvitvasking FATF Financial Action Task Force er en internasjonal samarbeidsgruppe opprettet av G-7- landene i 1989 for bekjempelse av hvitvasking av penger fra narkotikakriminalitet og annen kriminalitet. FATF har nå 36 medlemmer; herunder Norge, de fleste OECD-landene. Også EU-kommisjonen er medlem av FATF. FATF har utarbeidet 40 anbefalinger om tiltak mot hvitvasking. Disse anerkjennes som de ledende internasjonale standarder på området. MT-Meldinger Melding som sendes til Økokrim basert på mistenkelig transaksjon PEP Politisk eksponert person 2. Risikovurderingens formål Både kundekontroll og løpende oppfølgning skal være risikobasert med grunnlag i en vurdering av risiko for transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller forhold som rammes av straffeloven 131 til 136 a, jf hvvl 5.

6 Side 6 av 18 Formålet med risikovurderingen er: identifisere hvor risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering mv er størst analysere risikoen, og identifisere hvilke typer av kunder som skal underlegges forsterket kundekontroll utvikle konkrete risikobaserte kundekontrolltiltak innen tre nivåer forenklet, standard og forsterket, herunder utvikle rutiner for risikobasert oppfølging og tilpasse rutiner slik at mistenkelige transaksjoner flagges og ev. rapporteres ved MT-melding dokumentere at tiltak er tilpasset den konkrete risikoen Risikoen skal alltid vurderes ut fra type kunde, kundeforhold, produkt og/eller transaksjon. På bakgrunn av risikovurderingen, foretas kundekontrollen og den løpende oppfølgningen enten på en forenklet, standard eller forsterket måte. Kundekontrolltiltakene skal tilpasses den identifiserte risikoen, og basert på gjennomført risikovurdering kan det derfor være behov for å iverksette tiltak for å forbedre prosesser, rutiner og retningslinjer, samt systemstøtte. Forenklet kundekontroll Forenklet kundekontroll kan utføres når vilkårene i hvvl. 13 og hvitvaskingsforskriften 10 er oppfylt. Før forenklet kundekontroll gjennomføres, skal det innhentes tilstrekkelige opplysninger til å fastslå at vilkårene for dette er oppfylt, jf. hvvl. 13 første ledd andre setning. Forenklet kundekontroll fritar ikke for plikt til løpende oppfølgning. Standard kundekontroll Standard kundekontroll og løpende oppfølgning skal anvendes når det ikke foreligger forhold som krever forsterkede kontrolltiltak og forenklet kundekontroll ikke kan foretas. Det vil ved standard kundekontroll som regel være tilstrekkelig å følge de ordinære rutinene for kundekontroll. Dette vil gjelde en hovedvekt av virksomhetens kunder. Forsterket kundekontroll I situasjoner som etter sin art innebærer høy risiko for transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller forhold som rammes av straffeloven 131 til 136 a, skal kundekontrollen og den løpende oppfølgningen utføres med forsterkede kontrolltiltak. Dette kan være alene eller som følge av kombinasjon av ulike typer risiko. Som en del av risikovurderingen er det derfor viktig å både identifisere risikoforhold, samt utarbeide egne forsterkede kontrolltiltak som bidrar til å redusere risikoen.

7 Side 7 av Metode for gjennomføring av risikovurderingen For å ha et bredest mulig grunnlag ved utarbeidelse av overordnet risikovurdering for hvitvasking og terrorfinansiering for virksomheten, er det gjennomført en risikovurderingsprosess. Dette innebærer at Hvitvaskingsansvarlig i samråd med ekstern rådgiver samt løpende dialog med meglere, saksbehandlere og ansatte ved oppgjørsavdelingen har foretatt en overordnet risikovurdering for virksomheten Følgende tema har vært vurdert: Beskrivelse av det generelle risikobildet for virksomheten Identifisering av risikoindikatorer Analyse og vurdering av identifiserte risikoer Diskusjon knyttet til risikoreduserende tiltak Som grunnlag for identifikasjon og vurdering av risiko er det i tillegg til de involvertes kunnskap og erfaring om virksomhetens kunder, produkter og transaksjoner benyttet fagstoff og analyser som er publisert av eksterne kilder som (i) årsrapport til Enheten for Finansiell Etterretning (EFE), (ii) Økokrims trendrapport, (iii) Økokrims indikatorliste, (iv) Trendrapport fra Kripos og (v) Finanstilsynets Rundskriv 6/2016. Til hjelp i gjennomføring og dokumentasjon av risikovurderingen er det utarbeidet en risikomatrise I risikomatrisen er det foretatt vurdering av risiko ut fra ulike risikoindikatorer, også omtalt som «hvitvaskingsindikatorer» eller «red flags». Risikomatrisen skal benyttes av virksomhetens ansatte til å foreta løpende risikobasert kundekontroll og skal sikre risikovurderinger av god kvalitet herunder sikre dokumentasjon for den risikovurdering som er foretatt, noe som også legger til rette for gjennomføring av adekvat internkontroll. Ansatte må risikoklassifisere oppdraget, ved fylle ut skjema («Skjema for risikoklassifisering») basert på risikomatrisen i forbindelse med oppdragsinngåelse og deretter i etterkant av at kontrakt er signert. Ved vurdering av risiko er det benyttet følgende vurderingskriterier: FORENKLET risiko: Lav/normal risiko. Ikke identifisert noe spesifikke risikoer for hvitvasking og terrorfinansiering STANDARD risiko: Risiko som sammen med andre kriterier kan medføre en forhøyet risiko for hvitvasking og terrorfinansiering og dermed behov for forsterket kontroll. Kunder, produkter, transaksjoner etc med medium risiko rangeres på en skala fra 1-3. FORSTERKET risiko: Kunder med forhøyet risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Kriterier som i seg selv er tilstrekkelig for å sette en kunde til forsterket kontroll (eks PEP kunde) For ytterligere detaljer henvises det til risikomatrisen knyttet til hvitvasking hvor de identifiserte risikoene fremgår.

8 Side 8 av Kort overordnet beskrivelse av virksomheten EiendomsMegler 1 Midt-Norge er regionens største eiendomsmeglingsforetak og er medlem i EM1-alliansen. Hovedkontoret ligger i Trondheim, og virksomheten har for øvrig 28 avdelingskontorer samlokalisert med eierbankene (Sparebank 1 SMN, Sparebank 1 NV og Sparebank 1 SS). Virksomheten er organisert ut fra en strategi om lokal forankring, der tanken er at lokale meglere kjenner lokale forhold best. Omsetning av næringseiendom og nybygg er organisert i egne avdelinger. Virksomheten har om lag 240 ansatte fordelt på administrasjon, oppgjørsavdeling, saksbehandleravdeling og ansatte ved avdelingskontorene som består av meglere/fullmektiger/traineer og saksbehandlere. Samtlige oppgjør foretas for bruktbolig/nybygg ved Sentral Oppgjørsavdeling ved hovedkontoret i Trondheim. For øvrig er i alt 17 kontorer tilknyttet Avdeling for sentral saksbehandling, noe som innebærer at all saksbehandling for de aktuelle avdelingene foretas ved denne avdelingen. Med «saksbehandling» menes klargjøring og tilrettelegging av oppdrag noe som i det vesentligste består av: - Innhenting og sammenstilling av lovpålagt informasjon - Utarbeidelse av utkast til dokumenter til eiendomshandelen - Klargjøring av oppdrag som skal gå til oppgjør Organisasjon Organisasjonskart pr Q Fysiske kontor EiendomsMegler 1 Midt-Norge har 28 fysiske avdelingskontor fordelt på kontorer i Trøndelag og Møre- og Romsdal. Kontorene er i Namsos, Rørvik, Steinkjer, Levanger, Verdal, Stjørdal, Fosen, Orkanger, Trondheim, Oppdal, Hitra, Frøya, Melhus, Molde, Sunndalsøra, Surnadal, Kristiansund, Ålesund, og Ørsta/Volda. EiendomsMegler 1 Midt-Norge har ingen avdelinger eller kontor i utlandet.

9 Side 9 av 18 For beskrivelse av virksomhetens kunder, kundeforhold, transaksjonstype og forhold ved transaksjon henvises det til kapittel Identifikasjon og vurdering av risiko Oppsummering I dette kapitelet gis en mer detaljert informasjon rundt identifikasjon og vurdering av risikobildet for virksomheten knyttet til hvitvasking og terrorfinansiering. I pkt redegjøres for det generelle risikobildet for virksomheten i et overordnet perspektiv. Som det vil fremgå er det påpekt en del forhold som representerer iboende risiko ved virksomheten. Det er imidlertid viktig å presisere at hovedvekten av virksomhetens oppdrag og kunder hører hjemme i kategorien «standard». «Normaloppdraget» mht volum knytter seg til forbrukere bosatt i Norge som enten skal kjøpe/selge eiendom i forbindelse med kjøp av ny bolig der større deler av kjøpesummen er lånefinansiert, noe som innebærer at risikoen knyttet til virksomheten generelt sett er akseptabel. Samtidig er det identifisert en rekke risikoindikatorer, ref. pkt. 5.2, som den ansatte plikter å «stoppe opp ved» på det enkelte oppdrag. Sett hen til etablerte rutiner, herunder internkontrollrutiner, og den løpende opplæring som finner sted i organisasjonen, ref. pkt. 6, anses risiko knyttet til oppdrag/kunder med forsterket risiko som tilfredsstillende håndtert. Rutinene legger opp til at oppdrag/kunder med forsterket risiko identifiseres og håndteres rettidig og rettmessig Beskrivelse av det generelle risikobildet for virksomheten EM1MN vurderes å ha en iboende risiko for å bli benyttet ifm. hvitvasking på grunn av virksomhetens størrelse virksomhetens tjenestespekter bransjens generelt lave kunnskapsnivå utdatert IT-system som fordrer «manuell behandling» (virksomhetens organisering) Sistnevnte er satt i () da virksomhetens organisering også har sine klare styrker når det gjelder etterlevelse av AHV-regelverket Virksomhetens størrelse Virksomheten har i markedsområdet Volda i sør til Rørvik i nord en samlet markedsandel på i overkant av 40 %, noe som gir et høyt antall transaksjoner pr. år (opp mot p.a.).

10 Side 10 av 18 Virksomhetens organisering med stor geografisk utbredelse med tilstedeværelse i de største byene i NT og MR er i seg selv en risikofaktor pga. avstanden til ledelse, hvitvaskingsansvarlig og SO (Sentral Oppgjørsavdeling)/SSB. Tilsvarende innebærer antallet ansatte i seg selv en risiko, da man er avhengig av å «nå ut til» om lag 240 personer med ulik kompetanse og erfaring for å sikre etterlevelsen av AHV-regelverket. Høy markedsandel gir forholdsmessig stor andel av transaksjoner i «oppussings-markedet», et marked som er velegnet for hvitvasking f.eks ved oppussing med sorte midler og salg med hvit gevinst Virksomhetens tjenestespekter og kunder Virksomheten tilbyr alle eiendomsmeglingstjenester med unntak av megling boligutleie. Hovedvekten av virksomhetens oppdrag og kunder hører hjemme i kategorien «standard». «Normaloppdraget» mht volum knytter seg til forbrukere bosatt i Norge som enten skal kjøpe/selge eiendom i forbindelse med kjøp av egen bolig der større deler av kjøpesummen er lånefinansiert, Dette er oppdrag uten forsterket risiko for hvitvasking/terrorfinansiering. Når det gjelder Næringsmegling, håndteres slik oppdrag av Næringsadvdelingen. Avdelingen har om lag 200 oppdrag pr. år fordelt på 40 % salgsoppdrag og 60 % utleie. Næringsmegling anses særlig utsatt på grunn av Høye transaksjonssummer Kompliserte selskapsstrukturer Salg in blanco Kan være vanskelig å fastslå markedsverdi Markedsverdi kan manipuleres lettere v. f.eks fiktive leiekontrakter Næringsmeglingsavdelingen som har stedlig saksbehandler med fagansvar følges i tillegg tett opp av Hvitvaskingsansvarlig med fokus på AHV-arbeidet. Oppgjørsoppdrag (ca 500 av ca 7000 transaksjoner totalt i 2015), øker risiko pga lavere kjennskap til: Partene Avtalen Salgsobjektet, herunder prisen Transaksjoner i nyboligmarkedet, om lag 1000 pr år, har særlig risiko på grunn av: Selskapsstruktur hos utbygger Ønske om skjøte in blanco/videresalg av kontrakt i kjøperleddet Nybyggavdelingen har egen fagsjef lokalisert ved avdelingen, og har ansvar for all kundeopprettelse og saksbehandling på nybyggsiden herunder nybyggprosjekter i hele

11 Side 11 av 18 virksomhetens markedsområde, noe som utgjør en klar stryke med hensyn til etterlevelse, løpende oppfølging og kontroll Bransjens generelt lave kunnskapsnivå Problemstillingene virker «fremmed» selv om det har skjedd en modning og bevisstgjøring omkring problemstillingene det siste året. Inntrykket er at mange kvier seg for «å angi» eller «anmelde» kundene som er de som sikrer lønnsgrunnlaget. Det har vært svært lite fokus på AHV, også i vår bransje, og bransjen er preget av etterslep som følge av manglende fokus siden loven trådte i kraft i Blant virksomhetens ansatte er det en høy andel nyutdannede, der AHV-regelverket kun har vært tema i 5 timer på studiet. På den annen side har man erfarne meglere som kjører på «gammel rutine» uten et sunt kritisk blikk på transaksjonen. Ovennevnte innebærer et «etterslep» med tanke på kompetanse blant de ansatte, men de tiltak som er gjennomført som beskrevet i pkt. 6 viser seg å ha god effekt med tanke på etterlevelsen av AHVregelverket i virksomheten Utdatert IT-system som fordrer manuell behandling Dagens IT-verktøy har ingen modul som sikrer etterlevelse av AHV-regelverket. Det foreligger ingen mulighet for «automatisk kontroll» med tilhørende «stoppunkter». Mye manuelt arbeid uten «fysiske» stoppunkter bidrar til økt risiko på grunn av økt rom for menneskelige feil Organisering Hittil har hvitvaskingsansvarlig vært ilagt mye ansvar også når det kommer til det operative AHVarbeidet, noe som har gjort virksomheten sårbar ved dennes fravær mv. Ved innfasing av Fagansvarlig som aktør i førstelinje forsvaret, ref. pkt. 6, er denne risikoen redusert. Organisering med Sentral Oppgjørsavdeling (SO) og Avdeling for Sentral Saksbehandling (SSB) medfører at prosessen stykkes opp. Dette er egnet til å øke risiko ved at dette kan medføre at ingen av de involverte ta «fullt eierskap» til problemstillingen. Gjennom de kontrollrutiner som er etablert, ref. pkt. 6 vurderes at sistnevnte risiko er tilfredsstillende håndtert og at organisering med SO og SSB derigjennom utgjør en styrke ved virksomhetens organisering mtp. etterlevelse av AHV-regelverket. Organiseringen innebærer at man får sterke fagmiljø både på saksbehandler- og oppgjørssiden, og det er i seg selv en styrke at alle oppgjør (unntatt næring) håndteres av en avdeling med dedikerte medarbeidere, noe som styrker muligheten for opplæring og kontroll.

12 Side 12 av Identifisering av risikoindikatorer med analyse og vurdering av identifiserte risikoer Gjennom risikovurderingsprosessen er det identifisert en rekke risikofaktorer som er gruppert på følgende måte. Type oppdragsgiver/medkontrahent Kjennskap til kunde/medkontrahent Transaksjonstype Forhold ved transaksjonen Grupperingen vurderes å være i samsvar med hvitvaskingsloven 5 sitt krav til at det foretas løpende risikobasert kundekontroll vurdert ut fra «type kunde, kundeforhold, produkt eller transaksjon». Ved vurdering av risiko er det benyttet følgende vurderingskriterier: Forenklede kontrolltiltak Standard kundekontroll Forsterket Risiko - nivå Lav/ingen risiko. Ikke identifisert noe spesifikke risikoer for hvitvasking og terrorfinansiering Forhold som alene ikke utgjør risiko, men som sammen med andre kriterier kan medføre en forhøyet risiko for hvitvasking og terrorfinansiering og dermed behov for forsterket kontroll Forhold som medfører forhøyet risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Kriterier som i seg selv er tilstrekkelig for å sette en kunde til forsterket kontroll (eks PEP kunde) Risiko basert på type oppdragsgiver/medkontrahent Norsk privatkunde Utenlandsk statsborger bosatt i Norge Utenlandsk statsborger bosatt i utlandet Politisk eksponert person - PEP* Norskregistrerte selskap (AS, ANS, DA, ASA, BL) Norskregistrerte Utenlandske Foretak (NUF) Utenlandskregistrert selskap Off. virksomhet som tilfredsstiller krav til forenklet kontroll Vergemål Risiko - nivå

13 Side 13 av 18 Offentlig skifte - dødsbo Privat skifte - dødsbo Konkursbo Fullmaktsalg Indikasjon på at kunde/medkontrahent opptrer på vegne av andre Kunde/medkontrahents bopel/adresse harmonerer ikke med inntektsforhold Kunde/medkontrahent er selskap som er tilsynelatende «tomt» Ingen risiko basert på forhold ved transaksjonen Oppdragsgiver gir jevnlig oppdrag uten å være registret med virksomhet knyttet til kjøp/salg av eiendom Geografi generelt en av partene har ingen naturlig tilknytning til området eiendommen ligger Kompliserte selskapsstrukturer/organisasjoner der reelle rettighetshavere vanskelig lar seg identifisere Ingen risiko basert på type oppdragsgiver/medkontrahent * PEP: En som har/har hatt høytstående verv eller stilling i annen stat enn Norge, eller barn/ektefelle til slike. Risiko basert på kjennskap til kunde/medkontrahent også nærstående** Kjent fra media /annet hold på grunn av kriminalitet Kjent fra media /annet hold som straffedømt Kjent fra media /annet hold på grunn av etterforskning Ingen risiko basert på kjennskap til kunde mv. Risiko - nivå ** Nærstående = Styremedlem, aksjonær, daglig leder, (og ektefelle/barn/sambo/søsken/foreldre til disse), mor/datter-selskap. Risiko basert på transaksjonstype Salg - vanlig salgsoppdrag Deloppgjør (flere innbetalinger, for eksempel prosjekt) Oppgjørsoppdrag Transport av kontrakt Ingen risiko basert på transaksjonstype Risiko basert på forhold ved transaksjonen Penger overføres til/fra konto i norsk bank Penger til/fra utenlandsk bank, betaler har naturlig tilknytning til bankens hjemland Risiko - nivå Risiko - nivå

14 Side 14 av 18 Beløp til/fra utenlandsk bank uten at betaler har naturlig tilknytning til landet Kjøper finansierer kjøpet helt/delvis med egenkapital som ikke harmonerer med vedkommendes øk. Stilling Kjøper opplyser at man vil yte kontantinnskudd Selgerkreditt Kjøp/salg in blanco Oppgjør i annet enn penger Kort tid mellom kjøp og videresalg Oppdragsgiver har ikke hjemmel Oppgjør skal til andre enn oppdragsgiver Egenkapital betales av andre enn kjøper Lånefinansiering fra utradisjonell kilde Oppgjør foretas i unødig mange transaksjoner Selger aksepterer tap saker (kjøper innbetaler før årsskifte uten at overtagelse er rett etter årsskifte) Uvanlig bruk av klientkonto (førtidlig betaling) Transaksjon mellom selskap og nærstående*** Oppusset objekt med kort tid fra kjøp til videresalg Endringer i oppgjørsavtale underveis Eiendommen kjøpes usett Oppgjør skal ikke gå om megler Ingen risiko basert på forhold ved transaksjonen Den ansatte har, basert på skjønnsmessige kriterier, anledning til å merke kunder for forsterket kontroll både ved kundeetablering, eller som en del av den løpende kundekontrollen.

15 6. Risikoreduserende tiltak Side 15 av 18 Virksomheten har generelt iverksatt en rekke risikoreduserende tiltak for å avhjelpe risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Det arbeides kontinuerlig med å kvalitetssikre disse. I dette kapitelet er det listet en oppsummering av de mest sentrale tiltakene. Det legges til grunn at de risikoer ved virksomheten som er påpekt i pkt. 5 er tilfredsstillende håndtert gjennom de tiltak som er beskrevet i det følgende, og at virksomhetens etterlever de krav AHV-regelverket oppstiller. Videre legges det til grunn at virksomheten vil stå seg godt ved ev. tilsyn fra Finanstilsynet, ref. pkt Forebyggende tiltak I tråd med hvitvaskingsloven har virksomheten utpekt hvitvaskingsansvarlig. Controller ved fagavdelingen er gitt ansvar med hensyn til gjennomføring av internkontroll med rapportering til hvitvaskingsansvarlig hver 3 mnd. Fagansvarlig ved den enkelte avdeling er gitt operativt ansvar for tilsyn og rettledning i førstelinje forsvaret. Ansatte gis grunnleggende opplæring og veiledning på en rekke måter, herunder gjennom nyansattkurs, og i egne dedikerte AHV- kurs. I 2015 og 2016 ble følgende kurs gjennomført for de ansatte: Kurs «Mistenkelige transaksjoner» gjennomført for alle ansatte Kurs «Kundekontroll» gjennomført for alle ansatte Spesialkurs «Kundekontroll» for Næringsavd Spesialkurs «Kundekontroll» for SO og SSB/Saksbehandlere I tillegg er følgende utarbeidet og gjennomgått av Fagansvarlig ved den enkelte avdeling Fagnotat «Kundekontroll» Fagnotat «Mistenkelige transaksjoner» I tillegg legges løpende «råd og vink» ut som nyhetssak på virksomhetens intranett, Innsikt. Denne risikovurderingen, og «Overordnede retningslinjer Tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering, vedtatt i styret » vil bli publisert på intranettet. For øvrig er det i virksomhetens rutiner og sjekklister lagt inn egne kontrollpunkter som skal sikre effektiv etterlevelse av de fastsatte rutiner for risikobasert kundekontroll. Saksbehandler og oppgjørsmedarbeider vil stanse og/eller returnere saken til foregående ledd dersom dokumentasjon på gjennomført risikobasert kundekontroll ligger på saken. Risikobasert kundekontroll (risikoklassifisering av oppdraget) foretas løpende i tillegg til at det er uttrykkelig krav til at det sikres dokumentasjon på dette på to stadier; 1) ved oppdragsinngåelse, 2) etter kontraktsmøte er gjennomført.

16 Alle oppgjør for brukt nybygg håndteres ved Sentral Oppgjørsavdeling, ref. pkt over. Side 16 av 18 Oppgjør for Næringsavdelingen utføres av fagansvarlig ved avdelingen. Fagansvarlig sitter tett på avdelingen (ved samme arbeidsbord), noe som innebærer en klar fordel både med tanke på etterlevelse, løpende oppdateringer og kontroll. Nybyggavdelingen har egen fagsjef lokalisert ved avdelingen, og har ansvar for all kundeopprettelse og saksbehandling på nybyggsiden, noe som utgjør en klar stryke med hensyn til etterlevelse, løpende oppfølging og kontroll Tiltak ved kundeetablering Legitimasjonskontroll (legitimasjon, firmaattest, Bank ID fra annen bank) Kontroll av reelle rettighetshavere Standardisert kundeopprettelsesprosess - alle kundeforhold opprettes av saksbehandler Oppdrag er iht oppdragsavtale betinget av at tilfredsstillende kundekontroll lar seg gjennomføre Oppdrag igangsettes ikke uten at bekreftet ID, ev. skjema for reelle rettighetshavere, og firmaattest er innhentet. Tilsvarende for «Skjema for risikoklassifisering». Selvdeklarering av PEP i forbindelse med oppdragsinngåelse* * Pt. er det ikke prioritert å besørge vask av kundeliste mot Dow Jones PEP-list og FN s terrorliste. Sett hen til risikoen knyttet til PEP (morselskapet SMN har pt. registrert en kunde som er PEP i sitt kunderegister) vurderer virksomheten ut fra et risikoavveiningsperspektiv at det inntil nytt kjernesystem foreligger er forsvarlig at det ikke foretas vask av kundelisten mot nevnte register. Finanstilsynet har dessuten varslet at det ikke stilles noe krav om vasking mot nevnte lister Løpende kundekontrolltiltak Kopi av bekreftet ID, ev. sjekk av reelle rettighetshavere for kjøper innhentes senest på kontraktsmøte. Kjøper, og selger, gjøres gjennom salgsoppgave oppmerksom på at handel er betinget av at tilfredsstillende kundekontroll etter hvitvaskingsloven kan gjennomføres Kjøper må opplyse i skjema hvordan kjøp finansieres og hvordan egenkapital er skaffet til veie Selger må opplyse hvor penger skal overføres og hvem som er kontoinnehaver Skjema for risikoklassifisering fylles ut etter at kontrakt er signert og før saken sendes til oppgjør Oppgjørsavdeling foretar kontroll av at legitimasjonsdokumenter og at skjema for risikoklassifisering ligger på saken når saken mottas til oppgjør. Oppgjør stanses dersom disse mot formodning ikke er på plass. Oppgjørsavdeling foretar kontroll med hensyn til hvem som faktisk betaler inn kjøpesummen og hvem som skal motta betaling, og er i henhold til rutinene særlig oppmerksomme på overføringer til/fra utlandet 6.4. Forsterket kundekontroll Det foretas manuell risikovurdering av kunder ved kundeetablering.

17 Side 17 av 18 Ved treff på hvitvaskingsindikatorer i gruppen «Forsterket» avgjør megler sammen med Fagansvarlig ved avdelingen hvorvidt kunden skal følges opp med ytterligere forsterkede kontrolltiltak. Vurderingen dokumenteres i Skjema for risikoklassifisering. Dersom konklusjonen er at saken skal følges opp med forsterket kontroll markeres dette i saksbehandlingssystemet parallelt med at det går varsel til Hvitvaskingsansvarlig som beslutter hvilke egnede forsterkede kontrolltiltak som skal iverksettes. For kunder som er merket med forsterket kundekontroll skal det gjennomføres spesifikke kontrolltiltak. Dette gjennomføres i forbindelse med at kunden blir identifisert for forsterket kontroll i tillegg til løpende oppfølging og kontroll. Det er utarbeidet egne spesifikke rutiner hvor det fremgår hvilke kontrolltiltak som skal gjennomføres og dokumenteres. For PEP kunder er det i tråd med hvitvaskingsloven definert særskilte kontrolltiltak. Loven krever at følgende tiltak skal gjennomføres når en kunde er PEP: 1. Treffe egnede tiltak for å fastslå opprinnelsen til kundens formue og den kapital som inngår i kundeforholdet eller transaksjonen. Dette innebærer i første omgang å spørre kunden. Dersom kundens redegjørelse høres tilforlatelig ut, kan dette være tilstrekkelig. Alternativt må virksomheten undersøke nærmere ved å kreve dokumentasjon som bekrefter kundes opplysninger, for eksempel lønnslipp, dokumentasjon på arv, oppgjør for salg av bolig, selvangivelse etc. (Så og si enhver form for aktiva, inklusive kontanter (over kr 3.000), og inntekter (inklusive tippegevinster over en viss sum) skal lignes og skal derved fremkomme av kundens selvangivelse.) 2. Påse at beslutningstaker (med beslutningstaker menes den ansatte som avgjør om det skal inngås kundeforhold med vedkommende person) innhenter samtykke fra overordnet før etablering av kundeforhold. Dette innebærer at vurdering og dokumentasjon i forbindelse med kundekontrollen må gjennomgås sammen med en overordnet og sistnevnte må godkjenne kundeopprettelsen 3. Utføre forsterket løpende oppfølging av kundeforholdet. Dette innebærer at man må gjøre grundigere og oftere kontroller av kundeforholdet enn ved vanlig løpende oppfølging Oppfølging og overvåking For å sikre at virksomhetens rutiner og retningslinjer etterleves som forutsatt er det innført 1. og 2. linje kontroll som beskrevet i «Overordnede retningslinjer Tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering, vedtatt i styret ». Controller ved fagavdelingen gjennomfører periodiske stikkprøvebaserte kontroller knyttet til kundeetablering, forsterket kundekontroll mm, og resultatene av gjennomgangen rapporteres kvartalsvis til Hvitvaskingsansvarlig som deretter rapporterer til styre og ledelse.

18 Side 18 av Etikk og reaksjoner Virksomheten har lagt til rette opplæring, informasjon, rutiner og bestemmelser som skal bidra til at alle ansatte skal ha et aktivt og bevisst forhold til fokus i arbeidet mot hvitvasking og andre former for økonomisk kriminalitet. Når det gjelder forholdet til etikk og reaksjoner så vises det primært til morselskapets etiske retningslinjer og enhetlige sanksjonssystem, samt lover, regler og bestemmelser i samfunnet som gjelder for området. Ansattes overtredelse av forhold som omhandles i denne risikoanalyse (aktsomt eller uaktsomt), vil kunne få konsekvenser for arbeids- og ansettelsesforholdet, samt bli gjenstand for strafferettslig forfølgelse. 8. Revisjon Denne risikovurderingen skal revideres minimum 1 gang pr år, eller oftere dersom forhold tilsier det (eksempelvis endring i produkter eller tjenester). Hvitvaskingsansvarlig er ansvarlig for koordinering av revisjon med forretningsenhetene.