Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 08/2018

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte - SSK Dato: Tid: 18:30 21:00 Møtenr.: 08/2018 Referent: Tilstede: Dan Anders Greni Askeland, Lisbeth Hjelle, Cecilie Dahl, Stian Mikkelborg, Kenneth Lervik, Dan Christensen; Siv Øye Carlsen; Øystein Bredholt, Per Magne Handegård, Frid Sage, Svein Olav Sørensen, Rikard Ledang (leder), Forfall: Nr. Sak Ansv. Frist 1. SAK 1/18 REFERAT Referat fra forrige møte er sendt ut. Det er gitt kommentar på sak 4/18 (møte 6) der det presiseres at i saker som omhandler samarbeid med andre klubber skal hovedstyret involveres på et tidlig tidspunkt. Vedtak; Det var ingen andre kommentarer til siste styrereferat 2. Sak 2/18 ØKONOMI Regnskap; Som nevnt i forrige møte har vi en utfordring på sponsorinntekter som pr er ca ,- bak budsjett (se også konto 3270 Gaver) Det er gjort tiltak, men det er ikke realistisk å hente inn mer enn det som allerede er budsjettert for høsten (ca ,-). Dette betyr at vi beregner å være ca ,- bak budsjett på sponsorinntekter ved årsslutt noe som får innvirkning på forbruket. Forbruket første halvår ligger under budsjett, noe som gjør at vi til tross for sviktende inntekter har et underskudd pr på kr. 295` mot et budsjettert underskudd på kr. 523` Vedtak; Lederne for idrettsgruppene må gå nøye gjennom sine halvårsregnskap og vurdere om periodiseringen for 2.halvår er riktig. Alle gruppene må «stramme på livreimen» ved at kostnader som var budsjettert for første halvår men ikke blitt brukt må forbli ubrukt. Vi må holde kostnadene i tråd med det som er budsjettert/periodisert for 2.halvår! 3. Sak 13/18 STATUS IDRETTSGRUPPENE FOTBALL; 3.divisjon herrer leder serien med 5 poeng og gjør det veldig bra om dagen. Fortsetter trenden så blir det opprykk, noe klubben bør forberede seg på. 1 av 6

2 HÅNDBALL; TURN; ANDRE IDRETTER; 4. Sak 15/18 EVENTUELT Turnhallen og nye fotballbanene; Styret fikk en omvisning i turnhallen og på de nye 5`er og 7`er banene i forkant av møtet. Turnhallen er 6 uker forsinket og det jobbes foreløpig mot en overtakelse i uke 46. Arbeidet med banene er godt i gang og Sartor Maskin avslutter sitt arbeid med nytt drenssystem, murer og avretting om ca. 3 uker. Nytt dekke legges om ca. 1 mnd. Vedtak; Som del av et samlet miljøtiltak for oppsamling av granulat på fotballbanene ønsker styret pris på montering av oppsamlingsrister og inngjerding av Sotrabanen og Stadion likt det som monteres på de nye 5`er og 7`er banene 5. Sak 16/18 Trond Mohn Games Trond Mohn fylte 75 år i mai, og idretten hyller han med et friidrettsstevne på Fana Stadion. Vedtak; Hovedstyret oppfordres til å delta. Påmelding til Siv innen Klubben betaler billett til alle styremedlemmer. 6. Sak 17/18 SAMARBEIDSLAG SOTRA/KJØKKELVIK/MATHOPEN Det er gjort en samarbeidsavtale med Kjøkkelvik- og Mathopen håndball fortrinnsvis på damelaget. Det er uttrykt bekymring for utviklingen og faren for at Sotra SK mister store årskull siden mesteparten av treningene skjer på andre siden av broen. Dan Siv September Snarest Vedtak; Hovedstyret ber håndballgruppen om å arbeide frem en løsning som gir et godt tilbud for alle aldersnivåene på damehåndballen i Sotra Arena, både med en kortsiktig og en langsiktig horisont. Stian Høsten Sak 18/18 - LED LYS PÅ FOTBALLBANENE I prosjektet for nye 5`er og 7`er baner er det prosjektert med nye LED flomlys. Disse vil bli montert delvis i eksisterende master og i nye master som settes opp i forbindelse med anleggsarbeidet. I denne forbindelsen er det også gitt tilbud på å bytte ut dagens flomlys på Sotrabanen med LED. LED flomlys har hatt en rivende utvikling de siste årene både i kvalitet og pris. Med timer gir de et tilnærmet vedlikeholdsfritt flomlysanlegg de neste 20 årene mot dagens årlige kostnad på ,- for å skifte lyspærer. Strømbehovet reduseres såpass mye at vi kan gå ned èn effektklasse på side 2 av 6

3 inntakssikringene. Dette vil redusere fastavgiften med 40- til 50% i tillegg til det reduserte strømbehovet. Nye LED lys på Sotrabanen er kostnadsberegnet til ,- Vedtak; Styret vedtok enstemmig å bytte ut dagens flomlys på Sotrabanen med nye LED lyd. Arbeidet starter så snart som mulig. Utskiftingen finansieres av tilbakebetalte spillemidler for fotballhallen. 8. Sak 19/18 HELHETSPLAN FOR STRAUME IDRETTSPARK Fjell Kommune har startet arbeidet med ny Straumeplan og har i den forbindelse bedt Sotra Sportsklubb om å utarbeide en helhetsplan/fremtidsplan for hele Straume Idrettspark inkl. turveiene. Planene bør omfatte alle fremtidige bygg og anlegg som dagens hovedstyre kan se i «glasskulen». Planene må også innbefatte behovsplan. Vedtak; Hovedstyret ser positivt på forespørselen. Det ble ikke gjort vedtak om hvordan arbeidet skal foregå må tas opp på senere møte. 9. Sak 20/18 UTSTYRSLEVERANDØR Dagens avtale med Macron går ut Det er gjort en grundig evaluering av 8 leverandører hvor kriterier som pris, rabatter, produktkvalitet og passform m.m. er vurdert. Gjennom denne første utsilingen falt følgende leverandører ut; - Diadora - Stanno - Adidas - Puma Vi står igjen med 4 potensielle leverandører; - Macron - Nike - Umbro - Hummel Vedtak; I neste fase gjøres det en enda med detaljert gjennomgang av leverandørenes tilbud og produkter. Alle leverandørene inviteres til å presentere sine produkter for en sammensatt gruppe som skal bestå av representanter for alle idrettene. Gruppelederne plukker ut 2-3 personer som representerer i utvalget i tillegg til klubbadministrasjonen. 10. Sak 21/18 KLATREHALL OG STYRKEPARK Dan Tomtespørsmålet med Fjell Kommune er løst og klubben får en avtale om å kunne bygge klatrehall og styrkepark foran fotballhallen. Klatrehallen vil fortrinnsvis en gruppe med klatrere fra Bergen Klatreklubb arbeide videre med mht. finansiering og planlegging, men hvor Sotra SK kommer med i arbeidet når vi ser at det kan realiseres. Styrkeparken er satt i bestilling og blir levert/montert i november. Dette er en forutsetning for midler fra Gjensidige-fondet. Parken er i sin helhet finansiert gjennom Gjensidigefondet, spillemidler og gave fra Lions. side 3 av 6

4 ÅPNE / PÅGÅENDE SAKER FRA TIDLIGERE MØTER Nr. Sak Ansv. Frist Sak 3/18 SPORTSPLANER Hovedstyret ønsker en felles plattform i alle idrettenes sportsplaner som ivaretar de områdene som går på tvers av grenene. Lisbeth Likeverd mellom idrettene o Opp til 15 år skal alle våre utøvere ha lik uttelling på en treningstime. Felles basistreninger o En beskrivelse og retningslinjer for felles basistreninger innenfor- og på tvers av idrettene Retningslinjer for topp-satsing o Gruppenes planer for topp-satsing skal baseres på egenutviklede spillere o Gruppenes planer om topp-satsing skal hvert år forankres av hovedstyret, bl.a. gjennom budsjettarbeidet. «Sotra Kompis» o En beskrivelse og retningslinjer for hvordan alle idrettene hver for seg og i sammen skal tilrettelegge for utøvere som først og fremst vil drive med idretten for vennskap og sosial aktivitet Fellesmøter mellom idrettene o Hovedstyret vil beskrive og lage retningslinjer og også ta initiativ til fellesmøter mellom idrettene for evaluering av sportsplanene + tilrettelegge for økt samarbeid ; Ledes av Lisbeth. Arbeidet er kommet i gang ; Saken ble ikke behandlet. Vedtak; Lisbeth ble valgt som ansvarlig for en gruppe som settes sammen med èn representanter fra hver idrettsgren. Oppgaven er å lage et ferdig innholdsforslag til sportsplanene basert på punktene over. 1. Sak 4/18 STRATEGIPLANER Strategiplaner for den kommende styreperioden skal oppdateres i områdene; - Idrett - Anlegg - Kommersiell virksomhet Siv 24.05; Ledes av Siv. Har hatt et møte, og planlegger et felles møte med de som jobber i gruppen som skal lage sportsplaner i det videre arbeidet. Kommer invitasjon til samling onsdag 22. august 2018 kl ; Det var kalt inn til møte 22.08, men siden dette kolliderer med Trond Mohn Games er møtet utsatt til side 4 av 6

5 Vedtak; Det etableres en gruppe bestående av Cecile, Svein Olav, Rikard, Siv og Dan som reviderer og utarbeider forslag til strategiplaner for inneværende og evnt. kommende periode. 2. Sak 5/18 ØKONOMI- og ANSETTELSESRUTINER Dagens økonomirutiner ble gjennomgått, og det ble avdekket en del punkter som avviker fra praksis. Dette gjelder spesielt; - Økonomiske fullmakter - Ansettelsesavtaler Rikard 24.05; Ledes av Rikard. Første møte 6. juni kl ; Saken ble ikke behandlet. Vedtak; Gruppelederne skal sammen med Rikard gå gjennom dagens rutiner for ansettelsesavtaler. Det etableres en gruppe bestående av Frid, Kenneth, Stian, Rikard og Dan som ser på lik praksis for fremtidige ansettelsesavtaler. Økonomigruppen (Rikard, Øystein, Cecile og Svein Olav) gjennomgår alle rutiner. Øystein leder dette arbeidet. 3. SAK 7/18 KONFLIKTHÅNDTERINGSUTVALG Saken ble behandlet av årsmøtet som vedtok at utvalget skal opprettes. Saken ble drøftet på styremøtet, og det ønskes en videre utredelse av oppdrag og mandat til et ev. konflikthåndteringsutvalg. Siv 16.08; Saken ble ikke behandlet. Vedtak; Hovedstyret ønsker at Siv fører dette arbeidet videre i hovedstyret. *; saker merket med stjerne er unnlatt offentlig referat! Møtekalender Hovedstyre Neste styremøte Deretter 25.10, 15.11, 13.12, 17.01, 21.02, 7.03 Årsmøte 26.03) side 5 av 6

6 Rikard Ledang Cecilie Dahl Øystein Bredholt Styreleder Nestleder Styremedlem Siv Carlsen Svein Olav Sørensen Frid Sage Styremedlem Styremedlem Styremedlem/turn Stian Mikkelborg Per Magne Handegård Kenneth Lervik Styremedlem/håndball Styremedlem/Andre idretter Styremedlem/Fotball Anders Greni Askeland Lisbeth Hjelle Dan Christensen Varemedlem Varemedlem Daglig leder side 6 av 6