Protokoll fra styremøte nr 5/ NSG kontor, Asker GK /15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2015

Transkript

1 Protokoll fra styremøte nr 5/ NSG kontor, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Olaug Slethei (OS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Kjell A Saastad (KAS), Thore Daae Olseng (TDO) 2. vara. Forfall: Karl Peter Aasland (KPA), Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 33-05/15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2015 Protokoll fremlagt og underskrevet 34-05/15 Status Administrasjon Dagligliv på Servicekontoret NEO orienterer om etterarbeidet med sesongen 2015 hvor det er viktig å evaluere hva som er bra og hva som må forbedres i NSGs produksjon. Dette arbeidet omfatter informasjonsinnhenting fra turneringskoordinatorer, gjennom gang av økonomi og evaluering av en del praktiske gjøremål alt fra evaluering og etterarbeid med premier til salg av NSG-produkter, lagerstatus og forberede bestilling samt legge grunnlag for neste års budsjett Espen redegjorde om mulighetene for å kunne trekke på Jan H Skaar sin kompetanse i forbindelse med ESGA 2016, da i en fleksibel Sekretariat-funksjon i samsvar med Kåres (KAW) behov og ønsker. JHS vurderer situasjonen og mulighetene. Markedsaktivitet NEO orienterer om relativt begrenset aktivitet i Markedsgruppen i den senere tid. Ingen nye annonsører er tilkommet, men etter oppløftende positive møter med Callaway og abacus har vi to positive samhandlingspartnere med på lag i neste sesong. Disse kan benyttes aktivt og effektivt i arbeidet med å finne nye og flere samarbeidspartnere/støttespillere til ESGA Et arbeid som nå må målsettes og systematiseres. (Se senere punkt.) Under erkjennelsen av at ESGA 2016 er et produkt av begrenset kommersiell verdi må vi tenke hva og hvordan vi kan skape en viss attraktivitet for noen å bidra med penger, produkter eller tjenester. Vi har store arenaer, men de eneste som vil se eventuelle reklameplakater er spillerne. Det er litt tynt, så vi må skape noe som eventuelle støttespillere kan føle at de får noe igjen for. Med denne bakgrunn tror jeg det er svært krevende å få noen til å dekke hele det målsatte budsjett på ,-. Selv det å finne tre på ,- vil være krevende. Derfor må vi konsentrere innsats om flere små om det så skal helt ned til 20 a 7.500,. (som er pris på en margannonse på hjemmesidene). Tatt i betraktning at vi må satse på venner, kjente og bekjentes venner og kjente kan vi fremvise et kost/nytte -produkt om vi kombinerer med tittelsponsorat/aktivitet på turneringsproduktene vår, bruker NSG Referat styremøte okt Side 1 av 10

2 hjemmesiden og trekker aktuelle leverandører inn i fordelskortet. Her må det også oppfordres i våre arrangørklubber til å bidra i det minste med kontaktpersoner til skaffe midler og/eller ytelser. Alle velvillige støttespillere i klubbene og golf-norge er kartlagt og markedsgruppen er oppfordret til å gå gjennom listene for å finne mulige bekjente og kontakter som vi kan presse inn et ben hos. Høstturen til Portugal 42 personer reiser 31. okt til Vilamoura. Espen og Asle er NSG s representanter på turen og vil sammen med Inger Thorp fra Sponsor Link holde et vennlig men bestemt grep om turen. Asle P er ansvarlig for turneringsdelen sammen med Inger og alle baner og deltakere er lagt inn i GolfBox. Startlister til alle turneringer er laget og scorekort er på gang Espen bistår Asle kommunikativt på premieutdelinger, infomøter og opptrinn av noe mer uformell karakter. Forberedelse Mar Menor APJ og NEO orienterte om programmet og planer for å tydeliggjøre NSG s rolle før og under turen, da både rent visuelt på diverse materiell og gjennom å sette preg på arrangementet så vel i spill som i spillopper.. Pr dato er det 64 påmeldte, hvilket er mer enn på samme tid i fjor. APJ og NEO vil bruke turneringserfaringen fra Portugal-turen i samhandling med opplegget som Premium Reiser har planlagt /15 Økonomi og regnskap Medlemsoversikt Status medlemmer Pr dags dato er det registrert medlemmer i GB. Antall innmeldte i 2015 er 345. (242 herrer og 103 damer) Utmeldte etter utsendelse av faktura er stykker har ikke betalt og skal strykes. (Dette utgjør kr ,-.) Utmeldte fra frem til utsendelse av kontingent for 2015 er ikke tilgjengelige, men kan telles manuelt. NSG har pt 2525 medlemmer som har betalt medlemskontingent i Dette forhold gjør at inngangstallet Medlemmer pr 1.1 for 2015 er ukjent og må settes som sluttsum for de øvrige kjente tall. (Kolonne 2015 korr.) korr Utmeldt før Nye - innmeldt før Medlemmer pr Innmeldte i løpet av året Utmeldt i året Ikke betalt -strøket Betalende medlemmer Registrert i Golfbox NSG Referat styremøte okt Side 2 av 10

3 Resultatregnskap og balanse pr Det var på forhånd utsendt resultatregnskap og balanse pr I tillegg var det i forkant av styremøte tatt ut et regnskap pr med sammenligning mot årsbudsjettet. HW gikk gjennom hovedpostene i resultatregnskapet Inntekter pr Inntektene ligger noe under periodisert budsjett. Bruttoinntekten er på ca som er lavere enn budsjett Hovedårsaken til dette er arrangementsinntekter og lavere egenandel enn budsjettert som følge av at utlegg som spillerne har hatt, foreløpig ikke er regnskapsført. Varekostnader pr Varekostnadene ligger ca under budsjett, hovedsakelig som følge av reduserte utgifter til premier (jfr lavere arrangementsinntekter enn budsjett) Lønnskostnader Lønnskostnadene ligger ca under budsjett. Ikke alle lønnskostnader er ført pr og en må også se lønnskostnader i sammenheng med kjøp av tjenester (overforbruk på ) og reiseutgifter (overforbruk på ca ). Annen driftskostnad Andre driftskostnader ligger ca under budsjett. Dette må sees i sammenheng med at totale kostander ved representasjon ikke er ført (jfr også merknader vedr inntekter). Resultat Det foreløpige resultatet er et overskudd på ca mot et periodisert resultat på ca Budsjettert årsresultat er et lite underskudd Kommentarer til enkelte poster i regnskapet ü Sponsorinntekter ligger over budsjett ü Budsjettsprekk på trykksaker i perioden og har passert årsbudsjettet da vi måtte bestille flere medlemskontingentblanketter, konvolutter i C4 og C5 format og produsere den historiske brosjyren. ü Inntekter fra «slag mot kreft» skal føres i balansen da dette ikke er reelle inntekter ü Varesalg og innkjøpspris Innkjøp varer er langt over budsjett. det er salg av produkter også, men det er ikke en fortjeneste i denne virksomhet som tilsier god butikk. Dette kan skyldes at en del er gått ut som gaver i forbindelse med representasjon. Dette gjelder spesielt pins, greengafler og baller, samt i noen grad innkjøpte headcovers. Det ble også kjøpt inn et større parti slips som foreløpig ikke er realisert. Faktura fra Bjørn Juvet skulle strengt tatt vært på 2014 for bla pins som ble levert i fjor. NSG Referat styremøte okt Side 3 av 10

4 Det ligger riktignok en del i varebeholdning, men det kan også ligge en skjult feilkilde i hvordan gaver er ført. Oppfølging: Espen og Sissel ser på dette. Vedtak: Styret tok fremlagte regnskap med kommentarer til etterretning Prognose vurdering av nøkkeltall (basert på regnskap pr 27.19) Medlemsinntekter Netto medlemsinntekter er hittil mot et årsbudsjett på En avskriving av utestående medlemskontingent vil utgjøre som gir en netto medlemsinntekt på Dette er bedre enn budsjettet Andre inntekter Arrangementsinntektene ligger ca etter periodisert budsjett. Dette kompenseres ved en reduksjon av premiekostnadene som nå ligger ca under budsjett. Denne reduksjonen må også sees i sammenheng med en omlegging av premieringen i 2015 Lønnskostnader Regnskapet viser et forbruk under budsjett, som at lønn til turneringskoordinatorer rapporteres noe senere enn budsjettert. Basert på gitte lønnsrammer antar HW at vi ved årsslutt vil ligge på budsjett Andre kostnader NSG ble i 2014 fakturert for Golf-box avgift på ca Det ble kompensert med tilskudd i Det er foreløpig ikke avklart hvordan dette blir håndtert i 2015 Resultat Vi ligger pr ca foran periodisert budsjett. Det ligger ikke an til store endringer i siste kvartal slik at HW antar at vi i 2015 vil få et positivt resultat på Det tas da forbehold om at netto utgifter til golfbox kan redusere overskuddet Vedtak: Styret tok fremlagte prognose til etterretning og berømmet administrasjonen for god økonomistyring i /15 Gjennomføring av turneringsprogrammet Oppsummering av sesongen APJ/NEO orienterer om oppsummeringsmøte med turneringskoordinatorene Oppsummering fra møtet er vedlagt Svikt i uttak for klasse 4 og 5 dels fordi det blir flere bedre spillere, men også at en del i disse klassene har følt at dette ikke har vært noe for dem, samt at pris på kr 200,- har vært litt for høy. Av dobbelt turneringer er noen slått sammen. NSG Referat styremøte okt Side 4 av 10

5 Regionmesterskapene har slitt med dårlig oppslutning av ulike årsaker, blant annet kollisjoner med klubbmesterskap. Styret ønsket kortere baner for de høyere klassene, noe som ga utslag i at blant annet damene synes det ble for liten forskjell. Lagserie match finale meget vellykket, spesielt med Lucky looser-spill for lagene som ble slått ut. Landsfinalen har en utfordring mht kvalifisering. Vi må gå over til tydeligere kvalifisering på grunnlag av OoM. Vi lever i håpet om at GolfBox hjelper oss med å få inn hcp i egen kolonne. Landslagsplass til vinner i Sørlandstour og Tour Hordaland må fortsette. Benevne uttaksturneringer som en tydeligere del av Senior Tour og kalle det Senior Tour m/uttak. TK ser på disse forholdene i sitt møte 12. nov. Forslag fra Helge om å kjøre en spørreundersøkelse igjen. Edgar var spesielt interessert i å undersøke rundt Lagserie Match. Lagserie Match må for øvrig legges opp i ny Club-modul der vi kan spille første og siste ni, men ikke få med sammenlagt resultat. Som følge av at lagserien har fungert veldig bra i 2015 og at NSG står foran betydelige endringer (jfr forslag om senking av aldersgrense for herre sak 38) var styret av den oppfatning av at en bør avvente med å sende ut noen ny spørreundersøkelse til medlemmene. Arbeidet i TK Status og planer tas i møtet 12. nov med utgangspunkt i møtet med turneringskoordinatorene. Her vil det også vurderes behovet for å endre klasseinndelingen og egen dameklasse. HW stilte spørsmål om det er behov for å utvide NSG s arrangørstab når Jan H Skaar slutter i NSG i løpet av APJ opplyste at dette vil kompenseres ved økning av belastningen på de gjenværende slik at de skal kunne håndtere dette uten å trekke inn nye personer. HW pekte på at vi må forvente økt deltakelse ved endret aldersgrense og vi må også ha kapasitet til å håndtere sykdom. Sentrale personer vil også i 2016 få oppgaver knyttet til planlegging og gjennomføring av ESGA 2016 i Vestfold i starten av august. HW ba derfor om at TK vurderer dette når turneringsprogrammet for 2016 fastlegges og at adm vurderer belastningen på våre turneringskoordinatorer. Et viktig mål for TK-møte 12.nov er å kunne presentere et utkast til terminliste og endringer i TB 2016 på styremøtet 8. desember. NSG Referat styremøte okt Side 5 av 10

6 Opplegg for behandling av TB 2016: ü Asle gjennom går og samler innspill. ü Erik går gjennom etter at TK har gått gjennom innspill på møtet i TK 12. nov. ü APJ bekrefter at de klubber som ikke svarer på vår invitasjon er utelukket. ü Vi setter opp våre ønsker og vil kontakte klubbene ü Det blir slik at Turneringskoordinatorene følger sine turneringer fullt og helt fram til turneringsoppgjør, kontroll og oppfølging, som nå vil bli ivaretatt av Sissel. ü Saksunderlag til møtet i TK o Referat fra møte med turneringskoordinatorene /15 Turneringsøkonomi og kontroll Prosjektregnskap for turneringene i HW orienterte i hht til utsendte oversikt som nå omfatter hele Produksjonen. Da det ikke er helt match mellom totalen i skjemaet og regnskapet (Differanse på ca , må grunnlagsskjemaer og innbetalinger sjekkes. Det må også differansen i premiesjekker 3.450) Oppfølging: ü Helge lager liste (sortert på innbetalingsdato) over innbetalinger basert på opplysninger i oppfølgingsarket til JHS ü Sissel kontrollerer alle regnskapsførte innbetalinger mot listen fra Helge Prosjektregnskap for representasjonsreiser HW gikk igjennom oppsettet for avvik fra det tidligere utsendte oppsett med budsjett og foreløpig regnskap. Avviket i hotellkostnader og egenandel for ESGA Masters tilskrives at spillerne betalte hotell selv og dermed fikk redusert egenandel i hht det. EGA lag Bulgaria var i utgangspunktet feil budsjettert. Blant annet ble hotellet betydelig dyrere, samt at det oppsto en del kostnader som følge av forsinket utstyr og bagasje. Englandturen er strengt tatt ikke helt ferdig oppgjort da det henger en regning på en leiebil i behandlingsapparatet. Ellers er det verdt å merke seg at bidraget til representasjon fra startkontingent i Uttaksturneringer er kr /15 Forberedelse til forventet endring av aldersgrenser i EGA og ESGA Bakgrunn Henvendelse fra NGF v/tamburstuen EGA diskuterer i disse dager å senke alder for senior herrer fra 55år til 50år. I den forbindelse ønsker NGF å vite hvordan NSG stiller seg til å innføre en slik endring allerede i 2016 hvis det blir aktuelt. NSG Referat styremøte okt Side 6 av 10

7 Som dere vet ble alderen for Mid-amatører senket i år og NGF senket dermed også alderen i NM Mid-amatør. I Sverige ser det også ut til at de allerede har planlagt senkning for seniorer, før EGA har bestemt seg. Innledende avklaring fra ESGA Georg Gevers (president i ESGA) har svart slik på Espen forespørsel om ESGA s holdning: Last August, during the ESGA General Assembly meeting in Luxembourg, this matter has been raised and according to our direct information from EGA, the decision to be taken by the General Assembly of EGA in November was not likely to be in favour of lowering the age from 55 to 50. It was decided to wait for the EGA decision. With the time passing and some likely lobbying, it seems that the decision could be in favour of lowering the age and to introduce it in ESGA is traditionnaly following EGA rules and I do not think wise to fight against the lowering of the age, but the introduction in 2016 could generate a serious problem for the organization of the ESGA championship and I would suggest that you mention it to your national golf association. A postponement of the introduction of the new age limit to 2017 would facilitate the organization and would be more fair for some countries with a smaller reservoir of players. We will contact EGA immediately after their General Assembly and organize a committe meeting of ESGA to see what decision should be taken for We will of course keep you fully informed about this matter as you are very much concerned with the 2016 Championship. With my best regards Georges Gevers Innledende drøftinger I styret Etter innledende orientering av HW drøftet styret inngående følgende punkt: Kvalifisering til EGA hvis EGA åpner opp for 50+ fra Kvalifisering til EGA og ESGA hvis de åpner fra 2017 (vi starter jo uttak for 2017 i 2016) Utvidelse av klassebegrepet må vurderes av TK i deres møte 12. nov. Med senking av aldersgrense til 50 tyder mye på at klasse 1 må settes lavere og at klasse 6 igjen innføres Det må også vurderes egen dameklasse. Landskamper - overgangsordninger for uttak, evt klasseinndeling. Vi må finne ut hva de respektive land gjør og forholde oss til det. Det er vårt utspill overfor Island om landskamp Tidspunkt for endring av vedtekter (kan tidligst skje på årsmøte i 2016) Vedtak: Styret legger opp til endring av vedtektene slik at NSG kan følge EGAs beslutning om å endre aldergrenser for seniorer. Under forutsetning av EGA innfører nye aldersgrenser fra 2016 vil styret foreslå at det åpnes for medlemskap i NSG for 50 åringer fra Da med tilbud om å kvalifisere seg for EGA lag og individuelt i Oppfølging: Adm holder løpende kontakt med NGF, EGA og ESGA om saken, som skal opp i styremøte i EGA medio november, og tilsvarende i ESGA ultimo nov. NSG Referat styremøte okt Side 7 av 10

8 Saken behandles i NSG s styremøte 8.des. Det forberedes da eventuell endring av NSG s vedtekter med sikte på behandling av vedtektene på årsmøtet i februar /15 Behandling av protester og etiske retningslinjer Forslag til retningslinjer ü Behandling av protest på domsavgjørelser skal i størst mulig utstrekning avgjøres innen turneringens tidsrammer. Det er opprettet kontakt med dommer som kan bistå i en bakvaktordning. ü Klager og disiplinærforseelser behandles av styret, da de i hht vedtektene er NSGs disiplinærmyndighet. Det er følgelig ikke behov for opprettelse av en egen disiplinærkomite i NSG. Ei heller innføring av etiske bestemmelser ut over det som allerede finnes innen idretten. Vedtak: Styret ber om at disse punkter tydeliggjøres i TB2016 og dermed er i henhold til NSGs vedtekter. Oppfølging: Som følge av dette må turneringsbestemmelsen om å fremføre klage for AU strykes /15 ESGA 2016 Organisering av planlegging og gjennomføring NSG s hovedkomite Mandat: Skal ivareta styrets føringer for gjennomføring av arrangementet. Medlemmer: Kåre, Helge, Grethe og Espen Formelle komiteer Dette er komiteer som skal oppnevnes iflg retningslinjene til ESGA. ESGA Committee: Georges Gevers, President of ESGA. Antonio Rebelo, Vicepresident of ESGA Championship Committee: Helge Wangen, President NSG NGF President* Representant fra Vestfold fylkeskommune Ordfører i Sandefjord kommune Medlem oppnevnt av ESGA Nils Espen Olafsen, daglig leder NSG President Larvik GK President Vestfold GK *Espen O kontakter NGFs kommende president vedr representasjon i Championship Committee når vedkommende er valgt Tournament Committee Kåre A. Wilhelmsen, Mesterskapsleder, Head of Organizing Comittee Asle P. Johansen, Turneringsleder Championship NSG Referat styremøte okt Side 8 av 10

9 Arve Bekkevar, Turneringsleder Cup Nils Espen Olafsen, leder sekretariat Park hotel Hoved-dommer Championship Hoved-dommer Cup Ansvarlige for gjennomføring Hovedkomiteen har vært opptatt av et en så raskt som mulig får splittet oppgavene på de hovedansvarlige for gjennomføring Turneringene ü Det er gjennomført et møte mellom Espen, Asle P og Arve vedr «crash-test» for å teste ut sårbarheter i gjennomføringsplanen ü Espen, Asle og Arve har hatt møte med Per Thomas Hansen i GolfBox om hele oppsettet for turneringene, og vi er sikre på at vi har dette under kontroll. ü Kåre har avtalt møter med banene og satt opp utkast til avtaler. ü Adm pålegges å følge opp fremdriften i dette arbeidet. Budsjett og økonomikontroll ü Vi har fått tilsagn om støtte fra NGF ) og Vestfold fylkeskommune (50.000). ü Ingen sponsorer på plass. Kåre jobber videre med dette. Espen vil også involvere seg sterkere i målstyrt bearbeiding av mulige samarbeidspartnere og støttespillere ü Vi mangler fortsatt i forhold til budsjett men målet for aktiviteten settes til ü Møte med VFK for å få bistand/hjelp til ekstra finansiering/sponsor og evt bistand til konkrete tiltak (fokus kulturelt tilbud) er avholdt og vi har fått en liste over kontaktpersoner som må kontaktes, men ingen flere penger. ü Det må settes opp et alternativt budsjett basert på 0 sponsorstøtte og innspill om kostnader fra alle de hovedansvarlige. Hva trenger Asle og Arve av lønnet bistand? Hva skal Kåre ha i lønn? Hva er igangsatt med Jan H Skaar, lønnsbidrag må avklares? Hva får vi av frivillig hjelp fra klubb og banemannskap. ü HW følger opp budsjett og økonomi Hotellet ü Avtale på plass og underskrevet ü Espen og Kåre har hatt oppfølgingsmøte vedr oppfølgingsoppgaver. Det som nå gjenstår å avtale med hotellet i tillegg til rombestillinger og navn på deltakere er å sette økonomiske rammer for de tre måltidene/seremoniene og derav sette meny. NSG Referat styremøte okt Side 9 av 10

10 Arbeidskrevende oppgaver Hovedkomiteen er opptatt av å få utpekt ansvarlige for krevende oppgaver ü Oppfølging av deltakerlandene i forkant av arrangementet (dette kan ikke håndteres av NSG s sekretariat med nåværende bemanning). Dialog med JHS om denne oppgaven. Espen følger opp med Kåre og avklarer status og fremdriftsplan. ü Transport til og fra baner ü Transport til og fra flyplass ü Gardermoen leiebil eller tog ü Torp leiebil - flybuss ü parkering plass og pris ü Seremonier kulturaktiviteter ü Servering åpning og tidsskjema for arr. ü Servering avslutning annet innhold kjøreplan ü Film og foto ivaretas av elever/studenter ü Sponsorstands på hotellet Espen og Kåre drøfter dette i eget møte for å få systematisert og bemannet de ulike resultatområdene. Kåre og Espen avklarer roller, funksjon og arbeidsoppgaver seg i mellom. Når avtaler med banene er satt, deleger Kåre ansvarsoppgavene til Asle og Arve slik at de kjører dette herfra og inn. Kåre må som prosjektleder stole på at de baneansvarlige kan og gjør jobben sin i hht til omforente mål. Kåre har deretter oppgaven som kontroller og motivator /15 Eventuelt Kommende styremøter i 2015 / 16 Styremøte desember 2015 Styremøte 1/ januar 2016 Drøbak, den 31. oktober 2015 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Karl Peter Aasland Asle Petter Johansen Grethe Kristensen Nysveen Kjell A Saastad Olaug Slethei NSG Referat styremøte okt Side 10 av 10