Protokoll fra Styremøte nr 4/ , NSG kontor, Asker /15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2015

Transkript

1 Protokoll fra Styremøte nr 4/ , NSG kontor, Asker Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Karl Peter Aasland (KPA), Olaug Slethei (OS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Kjell A Saastad (KAS) Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 27-04/15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2015 Protokoll fremlagt og underskrevet 28-04/15 Status Administrasjon Espen (NEO) redegjorde for dagliglivet på Servicekontoret der det råder høy grad av fleksibel og selvgående arbeid med de respektive oppgaver. Tirsdag er fast kontordag. Salg av produkter har dabbet litt av med unntak at litt salg til representasjonsspillere. Vi har en del ukurante Cool-Tex skjorter og pullovere på lager. Admin. foretar et høstsalg med Hentepris og Fritt tilkjørt Markedsaktivitet har hatt sommerferie og må nå revitaliseres. Vi har en utfordring med å skaffe støttespillere til ESGA Sjekke status med KAW om hans arbeid, men være forberedt på å hjelpe til. Forhåpentligvis kan dette bidra til mulige tittelsponsorat i fremtiden. Espen luftet tanken om å få inn en proff Fundraiser. Grethe (GKN) hadde en kandidat hun skal forhøre seg med. HW påpekte at dette eventuelt må skje på provisjonsbasis Oppstart akkvisisjon annonsører på hjemmeside for neste sesong. Høsttur Portugal er i ferd med å lande på ca 40 deltakere. Inger Thorp (SponsorLink) er med som reiseleder. Asle (APJ) og Espen (NEO) følger med som offisielle representanter fra NSG og deler evt bonus for oppnådd antall deltakere når det er klart Mar Menor er i støpeskjeen og vil finne sted mars. Brosjyre i pdf-format og papir er produsert av PremiumReiser og vi kan nå legge turen inn i GolfBox, samtidig som vi promoterer turen og premien opp mot NSG Senior Masters Landsfinale. APJ valgt som NSG-ansvarlig for NSG Winter Tour og oppretter en operativ komite som bistår reisearrangør med å sette et tydelig NSGpreg på arrangementet. Sissel og NEO valgt inn (ref: Erfaringsmøte mellom NSG og PremiumReiser v/ Tom Arne Tollefsen etter årets tur) Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 1 av 8

2 29-04/15 Økonomi og regnskap Medlemsinntekter Status medlemmer pr er Vi har siden nyttår fått inn 239 herrer og 103 kvinner, totalt 342. Ved start purring hadde vi 233 som ikke hadde betalt. Etter 3. purring står vi med 59, hvorav 6 er nyinnmeldte. Netto medlemsinntekter er hittil ca mot et årsbudsjett på Etter eventuell avskriving av utestående medlemskontingent vil resultatet bli ca bedre enn budsjett Andre inntekter Arrangementsinntektene ligger ca foran budsjett, men her var det en del usikkerhet knyttet til periodiseringen. Oppfølgingen viser at vi resultatmessig ligger ca på budsjett. Sponsorinntekter ligger noe over budsjett Lønnskostnader Regnskapet viser et forbruk under budsjett, men dette skyldes i stor grad at lønn til turneringskoordinatorer rapporteres noe senere enn budsjettert. Basert på gitte lønnsrammer antar HW at vi ved årsslutt vil ligge på budsjett Andre kostnader Budsjettsprekk på trykksaker i perioden og har passert årsbudsjettet da vi måtte bestille flere medlemskontingent-blanketter og konvolutter i C4 og C5 format. Samlet ligger andre driftskostnader på ca kr som er ca mer enn budsjett Resultat Vi ligger vi nå ca foran periodisert budsjett Basert på prognose utarbeidet av HW ligger det an til et årsresultat som er ca bedre enn budsjett. Dette gjør at en kan få et mindre overskudd istedenfor et budsjettert underskudd i 2015 HW og styret berømmet adm. for generelt god innsats og en veldig bra økonomistyring. Styret tok fremlagt regnskap til etterretning 30-04/15 Gjennomføring av turneringsprogrammet Alle uttak og Senior Tour er gjennomført i hht terminlisten. Avlyste turneringer blir satt inn i terminlisten for senere avvikling. Det ble budsjettert litt for ambisiøst mht delte turneringer (to baner både Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 2 av 8

3 lørdag og søndag) og vi har pt ca 1000 færre spilte runder enn budsjett. Banene er jevnt over i god stand, spillerne er fornøyd, med unntak av noe murring rundt banenes lengde og forskjell mellom dame og herreutslag. Klubbene virker også gjennomgående fornøyd og NSGs turneringskoordinatorer gjør en kjempejobb. Lagserien er finaleklar 20. aug. og invitasjon sendes ut umiddelbart. Edgar (EB) fikk ros og applaus for å ha klart å hente inn en meget skjev start (spesielt pga utfordringer i golfboks) til et særdeles vellykket produkt for NSG. Lagmesterskapet er gjennomført med stor suksess i den nye lagmodulen i GB. JHS har gjort et formidabelt grunnlagsarbeid, som tidsmessig overstiger budsjett med 20%. Også Turneringskoordinatorene har betydelig lenger dager enn de oppsatte 8 timer med dette omfattende mesterskap på 6 baner. 120 kroner i startkontingent, der 20 går til klubb er i beste fall en hyggelig gest til medlemmene, men for NSGs økonomi er det høyst tvilsomt. Flere lag står fortsatt til rest med sin innbetaling. Oppfølging Styret må vurdere å innføre en lagpris, fremfor en sum pr spiller. Representasjonsoppgaver administreres aldeles utmerket og spillerne koser seg i spenningsblandet fryd. JHS gjør et godt arbeid, selv om noen spesialønsker forpurrer modellen med egenandel, som skulle spare oss for unødig og tidkrevende arbeid med reiseregninger, utlegg, bortkomne kvitteringer og tilbakeføringer. 4 spillere er tatt inn på Englands-tur fordi landskamp mot Sverige er avlyst, og vi har ikke lykkes å finne erstatning tross for bearbeiding av fire ulike alternativer. Island er den vi har kommet lengst med og her kan det være aktuelt med en landskamp (evt både herrer og damer) i Samlet fører endringene i 2015 til en innsparing på ca på representasjonsutgiftene. Styret beklaget at konsekvensen av endringene er at færre spillere enn planlagt har fått en representasjonsoppgave i år til tross for at administrasjonen har gjort en betydelig innsats for å finne en erstatter for Sverige. Håndtering av «No Show». Andelen No Show er meget liten, og de som forekommer er som regel berettigede av ulike årsaker. Men alle registreres og der vi ikke vet noe sendes en høflig e-post som gjør oppmerksom på det inntrufne, med vennlig oppfordring om at dette ikke aksepteres gjentatt, med henvisning til TB2015. Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 3 av 8

4 31-04/15 Turneringsøkonomi og kontroll Gjennomgang av prosjektregnskap for turneringsvirksomheten viste at vi til tross for lavere deltakelse enn budsjettert, er ca på budsjett når det gjelder fortjeneste ( mot i periodisert budsjett) I perioden 23.april til 6.august gjennomført 103 turneringer (en er utsatt) hvor det samlet er spilt runder, dvs. i snitt 55 deltakere pr turnering. Det varierer fra 21 til 190 i denne perioden. Overskuddet (som brukes til tilskudd til repr. spillere) er på ca mot et årsbudsjett på ca Administrasjon og turneringsledere har løpende turneringskontroll basert på innsendte skjema for hver turnering Styret og administrasjon holdes periodisk oppdatert ved tilsending av rapporter (fra JHS og HW) med sammenstilling av fremdrift og resultater fra turneringene Prosjektbudsjett og regnskap for representasjon har funnet sin form i egen oversikt. Vi har kontroll i et oversiktlig skjema, som viser at vi så langt ligger an til å gjennomføre reisevirksomheten lavere enn budsjett. De fremlagte oversikter ble tatt til etterretning /15 Behandling av protester og etiske retningslinjer Behandling av protest på turneringsleders avgjørelse (Drammen) HW orienterte om håndteringen av denne saken. Som følge av at to av tre medlemmer av AU erklærte seg inhabile, måtte styreleder fatte nødvendig vedtak Styret godkjente fremgangsmåten i saken. Oppfølging: TK ser på tiltak som medvirker til at vi i tydeligere grad kan avgjøre protester innen turneringens tidsramme. Klage på uttak MS/ESLGA 65+ Saken ble behandlet som hastesak via mail. Alle i styret uttalte seg, og styret delte seg på midten. Dette medførte at styreleder måtte bruke sin dobbeltstemme. Styret godkjente fremgangsmåten saken ble løst på. Oppfølging av klagen HW opplyste at den generelle oppfatningen blant presidentene i ESGA, er at ESLGA har større prestisje enn MS, ettersom det der ikke er noen Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 4 av 8

5 Hcp-begrensning nedad. APJ ønsket en prinsippavklaring fra styret som føring for arbeidet med TB2016 Styret besluttet at damer 65+ kun skal kvalifisere seg for ESLGA +65. Oppfølging: Turneringsbestemmelsene endres som følge av uttak Ileggelse av spilleforbud som følge av ureglementert håndtering av Hcp-regulering NEO orienterte om nedlegging av spilleforbud og videre oppfølging i forhold til spiller som NSG mener har håndtert sin Hcp-regulering på en ureglementær måte Styret godkjente håndtering av saken. Oppfølging: TK tar opp utredning om: -Generell vurdering av medlemmers praksis for å oppnå "ønsket Hcp og klassetilhørlighet". og påla admin. å skrive artikkel på hjemmeside om fenomenet Vi ser deg Styret ba TK vurderer behov for innføring av etiske bestemmelser og etablering av en egen disiplinærkomite i NSG /15 ESGA 2016 Orientering om erfaringer fra ESGA 2015 i Luxembourg NSG deltok med fire deltakere (HW, NEO, APJ og prosjektleder Kåre Wilhelmsen (KAW), i tillegg til de 12 spillerne som var uttatt HW, APJ og NEO redegjorde for sine erfaringer med arrangementet. Vi får et betydelig mer kompakt og godt arrangement med ett hotell og tre baner i Norge neste år. Alle arrangementer skjer på hotellet (Park). Vi har et godt resultatsystem i GolfBox. Vi må legge vekt på god kommunikasjon både i luften og på veien. På følgende punkter må opplegget fra 2015 vesentlig forbedres: ü Transportservice til spillere på trenings- og spilledager ü Vann og mat til spillerne ü Resultatservicen ü Høyttaleranlegget (åpnings- og avslutningssermoni Vedr åpningsseremonien ble det påpekt at det er viktig å gi spillere mat fort når vi skal møtes til velkomst Orientering om administrativ organisering. Den sittende komité med Kåre, Helge, Grethe og Espen fortsetter (Vi må etter hvert opprette to ESGA besluttede komiteer en honorær Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 5 av 8

6 og en tournament komité ) Sportslig ledelse vil fortrinnsvis utøves av APJ som ansvarlig på Larvik. Administrativ ledelse blir en samhandling mellom KAW og NEO. Førstnevnte vil ha den fullstendige oversikt, men i mindre grad være praktisk operativ. NEO skal skygge KAW og ha lederfunksjonen i sekretariatet på Park. Vi må ha egne ansvarlige på transport, seremoni og økonomi. Asle, Jan og Helge (president cup) er NSG ansvarlige for hver sin bane. De respektive klubbene er ansvarlige for sine turneringer. Budsjettering og økonomistyring Revidere budsjett med eventuell stønad fra NGF og Vestfold Fylkeskommune utarbeides så snart disse søknadene er sluttbehandlet. Praktisk gjennomføring i utvikling av oppgaver og hva skal det koste? Hvem i NSGs faste stab kan vi engasjere til hvilken pris? Status sponsorstøtte er 0 Status søknad NGF om og Vestfold Fylkeskommune Begge behandles i begynnelsen av september. ESGA 2016 går nå over fra å være et prosjekt til å bli en reell oppgave og oppgaven må beskrives, struktureres og ansvar fordeles i henhold til dette. Oppfølging: Komitémøte på Asker kl. 10: /15 Jubileumsmarkering(er) NSG Invitational fredag 18.sept Invitasjon sendes til KKer, leverandører og forbindelser til NSG Invitational som arrangeres dagen før landsfinalen. Etter turneringen (shotgun) vil APJ og NEO oppsummere sesongen 2015 og åpne opp for innspill til endringer som bør med i TB 2016 Deltakerne bør på forhånd ha drøftet (internt i sine klubber) forslag til forbedringer samt utdeling av ris og ros når det gjelder årets sesong Styret vedtak også å benytte denne anledningen til påskjønnelse av god innsats for NSG. NSG-landsfinale Jubileumsmiddag lørdag 19. september med tilhørende historikk, taler og utdeling av hedersmerket. Middag lørdag 19. september under Landsfinale rammer. Påmelding legges ut i GolfBox med frist for påmelding da en trenger noe tid til kvalitetssikring for å holde grensen på 120 deltakere Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 6 av 8

7 Asle og Espen lager invitasjon. Styremedlemmer, vara og turneringskoordinatorer får Wild Card til landsfinalen da det er viktig at disse er representert der. De fleste av disse er allerede kvalifisert. Alle disse tilskrives om denne honorære deltakelsen NSG s hedersnål Denne er satt i produksjon Tildeles i jubileumsåret til NSGs første president, som inviteres til å delta på turneringene, samt overnatte med kone uten økonomisk kostnad NSG 25 år Historisk dokumentasjon / Brosjyre, PDF eller PPT? Trykke en 16. sider med tekst og bilder. Manus og underlag ferdig primo sept kr avsettes til å fullføre prosjektet med presentasjon, utarbeidelse og produksjon av et lite opplag brosjyrer. Bjørn Juvet får beskjed om at det ikke leveres innen frisen primo sept, skrinlegges prosjektet og det utbetales ikke honorar for det som er utført /15 Eventuelt Forslag fra APJ: Damer har også sin versjon av EGA. Kan dette være en utfordring for nye, gode damer til å bli med? Styret vurderer forutsetninger og muligheter, samt økonomi for å sendt to spillere til slik(e) turneringer. Oppfølging: Admin og APJ undersøker mulighet i EGA / NGF Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 7 av 8

8 Kommende styremøter i 2015 / 16 Styremøte oktober 2015 (NB flyttet en uke fra opprinnelig plan) Styremøte desember 2015 Styremøte 1/ januar 2016 Drøbak, den 21. august 2015 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Karl Peter Aasland Asle Petter Johansen Grethe Kristensen Nysveen Kjell A Saastad Olaug Slethei Referat fra styremøte (18.aug 2015) Side 8 av 8