Protokoll fra Styremøte nr 3/ , NSG kontor, Asker /15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 2/2015

Transkript

1 Protokoll fra Styremøte nr 3/ , NSG kontor, Asker Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Karl Peter Aasland (KPA), Olaug Slethei (OS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Thore Daae Olseng (TDO) 2. vara. Forfall: Kjell A Saastad (KAS) Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 19-03/15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 2/2015 Protokoll fremlagt og underskrevet 20-03/15 Status Administrasjon Espen redegjorde for dagens dont på Servicekontoret hvor hovedtyngden av innsatsen nå medgår til Turneringsproduksjonen og ga en kort versjon av sin rapport fra NSG on Tour regionmøtene, med referanse til eget notat. Olaug bemerket at det i fremtiden bør oppfordres i klubbene til å innkalle alle seniorer i klubben. Salg av produkter tikker og går. Admin. sender tilbud om produktlevering på turneringer hvor vi er tilstede. Espen lanserte tanken om å tilby en Utstyrspakke til representasjons- spiller, samt kjøre et tilbud på bla. pullovere som ikke selger. Markedsaktivitet er et evighetsprosjekt, men vi har nå lagt tittelsponsoratene litt på is i påvente av hvordan Kåre Wilhelmsen ønsker å benytte Senior Tour og uttak 2016 til de han er i dialog med for ESGA Ellers jobber vi ufortrødent med å få inn annonsører på margannonseplass på vår hjemmeside. Innkomne reiseønsker for høsten er varierte og spennende. Reisekomiteen har anbefalt å innhente tilbud på Spania Tyrkia Portugal, bo på en bane, spille turnering og kjøre eget NSG opplegg. Vi har bedt om tilbud fra ABX, Ving og Sponsorlink. Vi har sett på tilbud fra GolfPlaisir og mottatt tilbud fra Premium Reiser på Lag Tour til Sicilia. I skrivende stund har vi to reelle tilbud å forholde oss til: Sponsorlink til Portugal (Praia del Rey, eller Villa Mora) og Premium til Sicilia. Helge fremmet tanker om en felles nordisk turnering på nøytral grunn (Eksempel European Cup for alle kjønn som arrangeres i Portugal av Inger Torp), men dette må vurderes separat og ikke inn i NSGs reisetilbud til medlemmer. Evaluering av turen til Mar Menor. Det er berammet et oppfølgingsmøte med Tom Arne Tollefsen den Styret er enige om at en satser på færre arrangement enn i 2014 og at en legger hovedfokus på å få ett stort arrangement på våren (jfr Mar Menor) og et tilsvarende på høsten.

2 21-03/15 Økonomi og regnskap Status medlemmer pt Vi har siden nyttår fått inn 181 herrer og 73 kvinner. Vi hadde ved purringsstart 233 som ikke hadde betalt. Utmeldinger representerer ca kr. Purring er i gang For å nå årets budsjettmål trenger vi 30 medlemmer til, og får inn ytterligere fra utestående fordringer Resultatmessig ligger vi ca foran budsjett, hvilket i hovedsak skyldes at vi er foran på salgsinntekter og av i foreløpig ikke har fått inn timelister for utbetaling av lønn til Turneringskoordinatorene. Vi ser en budsjettsprekk på trykksaker i perioden og har allerede passert årsbudsjettet. Og det tilkommer nok ca 5.000,- da vi måtte bestille flere medlemskontingent-blanketter og konvolutter i C4 og C5 format. Med erfaring fra 2014 har en i 2015 valgt å opprette egne prosjektregnskap for turneringsgjennomføring og representasjon (jfr sak 23). HW påpekte at avvikene mellom regnskap og periodisert budsjett i hovedsak skyldes naturlige forskyvninger og at en samlet ser ut til å nå årets budsjettmål. HW og styret berømmet adm for god innsats når det gjelder salg av produkter og fremforhandling av gode innkjøpspriser. NSG har liten avanse på produktene som betyr at våre medlemmer får gode produkter til svært fordelaktige priser. Styret tok fremlagt regnskap til etterretning 22-03/15 Gjennomføring av turneringsprogrammet Alle uttak og Senior Tour er gjennomført i hht terminlisten. Avlyste turneringer blir satt inn i terminlisten for senere avvikling. Banene har vært relativt bra, men det er variasjon i måten klubbene gjennomfører arrangementet på. Noe forskjell på banenes kvalitet har avstedkommet kommentarer, men det er som kjent levende organismer som befinner seg utendørs. Dermed er det umulig å forutsi om en bane er i god eller dårlig forfatning midt på vinteren, når turneringslista settes. Asle fører en egen liten svartebok hvor han ligger inn dette og hint. Samtidig tas ulike forhold og bemerkninger ihht den turneringsavtale som foreligger. Det er helt udiskutabelt at innføring av treerballer og å dele feltet i to puljer er effektivt og øker spillehastigheten. Nytt av året er at uttaksturneringene er delt slik at en bruker to baner pr dag og at alle klasser dermed får delta. Dette betyr mindre startfelt, men samlet flere deltakere pr uttaksturnering. Oppsummert: ü Økningen i deltakelsen på uttaksturneringene har ført til litt færre

3 deltakere på senior tour. En må også se deltakelsen i sammenheng med at det har vært dårligere vær i mai 2015 enn mai 2014 ü Færre deltakere i klasse i 4 og 5 i 2015 enn i 2014 Nytt tilbud til de som ikke vil konkurrere For å øke tilbudet til ledsagere (som ikke vi spille konkurranse) og andre som vil delta i NSG s arrangement foreslo Helge at en bør prøve ut et opplegg med en egen klasse for de som ikke vil spille konkurranse, med ta en hyggelig og sosial runde og kunne vinne en premie kun gjennom deltakelse. Asle foreslo å prøve dette på en eller flere av Turene ila sommeren Administrasjonene bes om å utarbeide et tilbud til Ledsagere og andre interesserte på Mjøsvikua, Romeriksslaget, Taigatour og Øst/Vest. Håndtering av «No Show». Alle som ikke kommer registreres, tidspunkt og grunn loggføres og der det er tydelig No Show skrives en høflig e-post som gjør oppmerksom på det inntrufne, med vennlig oppfordring om at dette ikke aksepteres gjentatt, med henvisning til TB2015. Lagserien endring av rammebetingelser konsekvenser. Den nye GB modulen Interclub ville ikke virke etter vårt behov. Dette ble klarlagt etter mye prøving og feiling med ny modul. NSG måtte derfor ta i bruk gammel modul. Det ble fra flere i styret påpekt at det har blitt veldig mye informasjon som følge av stadig endring av rammebetingelser. Dette må unngås neste år Fra neste år vil vi ikke kunne bruke den gamle versjonen av golf. Det må derfor gjøres en evaluering om vi vil utvikle et eget WEB-verktøy eller om vi skal tilpasse vår lagserie til Interclub-modulen i Golfbox. Edgar bes om å utrede muligheten for ny webbasert løsning 23-03/15 Turneringsøkonomi og kontroll Gjennomgang av prosjektregnskap for turneringsvirksomheten viste at vi er bemerkelsesverdig på budsjett. Det er i perioden 23.april til 25.mai gjennomført 26 turneringer (en er utsatt) hvor det samlet er spilt runder, dvs i snitt 72 deltakere pr turnering. Det varierer fra 21 til 138 i denne perioden. Overskuddet (som brukes til tilskudd til repr. spillere) er på ca som er over budsjett Prosjektregnskap representasjon presentert i egen oversikt og vi har kontroll i et meget ryddig og oversiktlig skjema, som igjen er grunnlag for den løpende turneringskontrollen som foretas i admin. Oversikten

4 viser at vi har en liten innsparing i forhold til budsjett, men hovedtyngden av disse utgiftene kommer senere. Styret berømmet adm. for opplegget som gjør at en nå har svært god løpende kontroll med økonomien. De fremlagte oversikter ble tatt til etterretning /15 ESGA 2016 Helge og Espen møter Kåre for å styrke organisasjon og sette en tydelig gjennomføringsstruktur og etablere ansvarsområder i første linje etter Kåre. Kåre Wilhelmsen er oppfordret til å detaljplanlegge oppgaver og bemanning på vitale primæroppgaver som sekretariat og de tre arenaene.. Utvikle program og oppgavedefinisjon med arbeidsinstruks for frivillige Status søknad NGF er ikke tilkommet oss, men den er bebudet behandlet i NGF styremøte 4. juni Søknad Vestfold Fylkeskommune utarbeides. Pål Melbye i NGF har formidlet kontakt til spesifikk person /15 Jubileumsmarkering(er) Hedersmerke Middag lørdag 19. september under Landsfinale får status Jubileumsmiddag hvor det blir gjort heder og delt ut hedersmerker. Styret ønsker nå å få igangsatt aktivitet slik at kandidater og merker er klare til jubileumsmarkeringen Styret er enige om at en nå bør gå ut å få forslag på kandidater til hedersmerke i Hedersmerke i jubileumsåret 2015 bør være forbeholdt NSGs opphavsmenn. Aktuelle kandidater vil være idéskapere og gründere. Det kom forslag om at styret bør opprette en særskilt hederskomite som skal håndtere utvelgelse og tildeling av NSGs Hedersmerke. Styreleder i NSG er komiteens leder og det velges 4 medlemmer til komiteen på årsmøtet (Det foreslås at 2 medlemmer velges for 2 år og 2 for fire år, for å sikre kontinuitet i arbeidet.) Adm bes iverksette utarbeidelse av et forslag til merke i gull, samt forslag til statutter/retningslinjer for tildeling, hvori inngår å oppfordre

5 medlemmene til komme med forslag. Adm bes iverksette et opplegg slik at NSG s medlemmer oppfordres til å komme med forslag på kandidater til å få hedersmerke i 2015 i samsvar med de føringer som er lagt av styret. NSG s historie Espen opplyste at Bjørn Juvet ikke har avsluttet sitt arbeid Det må videre avklares om dette skal tilgjengeliggjøres som Brosjyre, PDF eller PPT? Oppfølging: Espen følger opp Bjørn og finner hensiktsmessig presentasjon /15 Eventuelt NSG Invitational og NSG Masters Landsfinale arrangeres i henhold til gjeldende regler i TB 2015 og følger satte rutiner. Administrasjon sjekker hotelltilbud på Quality Sarpsborg i tillegg til det vi har på Støtvig Behandle protest NSG har mottatt protest fra en spiller på turneringsledelsens avgjørelse i en konkret situasjon. Som følge av at NSG ikke har dommere og ikke setter krav til arrangøren vedr faglige krav til turneringsledelsen, har NSG åpnet for at avgjørelser kan ankes inn for NSG s ankenemd. AU er i dag NSG s ankenemnd. Pga habilitetsproblemer i AU har NSG valgt en kortsiktig løsning ved å innhente uttalelse fra klubben/turneringskomiteen og innhente uttalelse fra en dommer (Forbundsdommer Tor Grette Jensen) som grunnlag for behandling av protesten i AU. Denne saken reiser spørsmål om en trenger et Domsutvalg eller lignende i NSG. Situasjonen i lagserien Det har kommet to protester/innsigelser på oppsettet av lagserien i Vestfold. ü Opplegg med avbrutt serie (det spilles kun to returmatcher i stedenfor 4 for at det skal bli 6 kamper pr lag. ü Muligheten for en klubb til å stille med to lag i samme avdeling Styret fikk en innledende orientering om bakgrunnen for oppsettet i lagserien ü En har tatt utgangspunkt i at det skal være 4 lag i hver avdeling ü Det har tidligere vært påpekt at en bør unngå for lange reiseavstander slik at det er tatt sterke geografiske hensyn ü Det har fremkommet ønske om at det ikke bør være mer enn 6 kamper pr lag. ü Det er vektlagt å gi et best mulig tilbud til alle som ønsker å stille lag. Der en klubb kan stille flere lag har NSG sagt ja selv om to

6 lag kan komme i samme avdeling utfra geografiske hensyn ü Der en av geografiske hensyn har fått 5 lag i samme avdeling, er det innført avbrutt serie dersom alle lag ikke ønsker å spille full serie. Styret drøftet saken inngående. Oppsummering av drøftingene: Flere lag fra samme klubb i en avdeling Kortsiktig løsning: Styret tilrår ikke at det gjøres noen endringer i 2015 Langsiktig løsning: NSG er positiv til at klubber stiller flere lag. Det må oppmuntres til at flere klubber stiller lag i lagserien slik at antall avdelinger kan utvides og at en dermed unngår problemet. Alternativt må de geografiske rammer for puljeoppsett utvides. Avbrutt serie Kortsiktig løsning: En av kampene som ikke skal spilles etter oppsett med avbrutt serie er spilt. Sett lys av dette gjorde styret følgende vedtak Vedtak I gjeldende avdeling spilles det full serie med de lag som er satt opp. De øvrige avdelinger med 5 lag spilles med avbrutt serie som det er lagt opp til av turneringsledelsen Langsiktig løsning: Erfaringer fra årets opplegg med avbrutt serie evalueres som ledd i planleggingen av neste års oppsett av lagserien. Styret påpekte at en bør kunne vurdere større regioner som kombinerer Østfold og Vestfold. Oppfølging: Admin bes informere de som har klaget samt lagledere for lag i denne avdelingen om styrets vedtak Uttak til representasjonsoppgaver i 2015 Uttak 2015 avsluttes i mai Det er berammet møte i uttakskomiteen (UK) 3. juni. Det tas da ut representanter til følgende oppgaver ü EGA (individuelt og lag) ü ESGA ü ESGA Masters (+70) ü Marisa Sqaravatti Trophy ü ESLGA (+65) Det ble påpekt at spillerne ikke har anledning til å velge hvilken liste de vil stå på. For å unngå misforståelser om dette bes adm gi tilstrekkelig informasjon om dette til spillerne og eventuelt legge ut informasjon om dette på hjemmesidene

7 Uttak til landskamper skjer etter avsluttet uttakssesong ( ) TB 2016 APJ orienterte om at TK nå setter i gang arbeidet med TB Det er allerede berammet et evalueringsmøte med turneringskoordinatorene for lagserien for å evaluere årets oppsett og erafingene med bruken av golfbox i dette arbeidet APJ opplyste videre at TK legger opp til en uttaksordning hvor alle bruttolag tas ut først, deretter nettolagene Styret hadde ingen merknader til dette Kommende styremøter i 2015 / 16 Styremøte august 2015 (Helge mulig forfall, Grethe leder møtet) Styremøte oktober 2015 Styremøte desember 2015 Styremøte 1/ januar 2016 Drøbak, den 4.juni Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Karl Peter Aasland Asle Petter Johansen Grethe Kristensen Nysveen Thore Daae Olseng Olaug Slethei