27-04/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2016

Transkript

1 Agenda Styremøte nr 4/ kl 14:00-17:30 NSG, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Karl Peter Aasland (KPA), Kjell A Saastad (KAS), Olaug Slethei (OS) Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 27-04/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 3/2016 Protokoll fremlagt og underskrevet /16 Status administrasjon NEO redegjorde for dagens dont på Servicekontoret der sesongstart og stor tilstrømming av nye medlemmer tar mye av tiden og oppmerksomheten, som følge av at mange både nye og gamle medlemmer trenger informasjon og veiledning så vel på telefon, som på e-post. Planlegging og tilhørende oppgaver med ESGA tar tid, herunder kontakt med mulige samarbeidspartnere og oppfølging av NGF for å få oppnevnt dommere til arrangementet. NEO har dessuten søkt NGF om støtte til å sende to damer til EGA 2016, men fått avslag med bakgrunn i NGFs Virksomhetsplan. Denne er imidlertid ny fra 2016, slik at NEO har sendt ny henvendelse om fremtidig samhandling. Oppfølging: Følge opp NGF Noe slappe holdninger til avmelding fra turneringer etter fristens utløp (kl 12:00 dagen før turneringen) har resultert i en skjerping i form av utvikling av tre brev til de som melder seg av med og uten grunn og et til de som ikke stiller til start. (Stor takk til Erik Økseter for bistand til dette). NSGs regionmøter er nå fullført og det vises til egen rapport for disse møtene som i hovedsak har vært holdt for KKer som i hovedsak er fornøyde med NSG, men som sedvanlig etterlyser ytterligere aktivitet og oppslutning i regionene spesielt i Rogaland og Hordaland. Som Ekstra-service er det holdt Lykkepille-foredrag i Trøndelag, Hordaland (Bjørnefjorden GK), på Nøtterøy GK og Bærum GK. Oppfølging: Gå gjennom tilbakemeldinger i TK Salg av produkter har grunnet øvrig arbeidsmengde vært en smule nedprioritert i form av aktiv promotering.

2 Oppfølging: Aktivisere utsendelser i forbindelse med turneringer Du ringer vi bringer. Markedsaktiviteten i denne perioden har vært av oppfølgende karakter i hovedsak rettet mot å skaffe samhandlingspartnere til ESGA, hvilket ikke er helt enkelt. Det er imidlertid inngått avtale med Unibuss om reduksjon av pris på transport med kr ,-. Scandic Hotels bidrar med 25 hotelldøgn og halsstropper til ID-kort ved arrangementet. Kåre Wilhelmsen har til vår store glede fått inn to støttebedrifter á kr ,-. Colgate Palmolive bidrar med poser og Samplingprodukter til deltakermapper. Callaway ønsker fortsatt å være NSGs Offisielle ball og deres grad av bidrag gjør at vi tildeler dem tittelsponsoratet for Senior Tour. Oppfølging: Turneringskoordinatorene legger Callaway Senior Tour og Callaway Senior Tour m/uttak inn i beskrivelse / navn på turneringen i GB. NEO avtaler møte med Henrik Spørck, Callaway, for møte (30.05.) med endelig undertegning av avtale, fotografering og utarbeidelse av melding til pressen. Vedr NSGs reisevirksomhet blir vi løpende kontaktet ukentlig av tur og reise arrangører som vil lage turer for oss. Vi legger de fleste høflig i mappen for Interessant, men vi er foreløpig ikke åpne for nye samarbeidspartnere. Dette fordi vi har et godt forhold til SponsorLink og er i forhandling med premium Reiser om videre utvikling av NSG Winter Tour på Mar Menor. Det har imidlertid kommet et spennende tilbud fra Louis Røren om reise til Vietnam og Kambodsja og Sør Afrika og et (etter møtet) fra NSGs KK på Nøtterøy, Bernt Olav Christensen om en unik tur til Sri Lanka og Maldivene. Oppfølging: NEO vil utrede tilbudene med bakgrunn i at NSGs reiser må være mulige inntektskilder. Forutsetningene er at de ikke kommer i konflikt med de reiser og avtaler vi allerede har inngått med våre arrangører. (Vi reiser til Vilamoura primo november i år og til Mar Menor ultimo Mars 2107). Administrasjonen tilrår en handlingsregel for samarbeid for fremtiden med så vel nye som gamle er at det til prisen for reisen tillegges et "Kick Back" til NSG og en sum til en premiepott pr reisende. (Forslag: 750,- / 250,-) Om det i tillegg er rom for Y friplasser ved oppnådde X solgte reiser vil de etter avtale tilfelle en av NSG utnevnte reiseleder(e) Status evalueringsmøte Mar Menor HW og NEO hadde en gjennomgang av årets arrangement basert på den miniundersøkelse Premium Reiser har foretatt. Vi ble enige om at slike undersøkelser heretter ivaretas av NSG. For øvrig ble det fattet enighet om følgende: NSG Winter Tour 2016 var med få unntak en god opplevelse for de som var med. (132 deltakere) Av de 102 som bodde på resorten har vi fått 46 svar en ukjent andel er på vegne av par. I grovt må vi konkludere med et vellykket arrangement. NSG lykkes bedre med å sette signatur på arrangementet gjennom daglig AfterGolf.

3 Premium Reiser hadde utvidet Shuttle-tilbudet og det hele gikk stort sett smertefritt. Vi har funnet en form som nå trenger kun marginale forbedringer, så lenge vi alle har den rette innstillingen; gjestene er her for å kose seg og spille mye golf Forbedringspunkter. -Bytte sengetøy i alle fall håndklær to x i uka. -Informasjon om hyppighet renhold -Mulig en kveldsutflukt med buss til Cartagena gjestene besørger selv hjemreise -Spille tre baner, med delvis samme transportopplegg -Tilstrebe deling i tre like grupper -Utslag på turneringen tilstrebes foretatt fra 1 og 10 -NSG vil gjerne delta i menyvalg på fellesmiddager. Premiering fra Premium Reiser til sammenlagtvinnere i hver klasse begrenses til gavekort ikke full pakke som tidligere. Premium Reiser ba NSG vurdere om NSG Winter Tour burde utvides til 2 puljer a en uke. HW og NEO var skeptiske til dette på nåværende tidspunkt. En slik utvidelse vil ha endel negative effekter. Oppfølging: Vurdere om vi vil gi en premie til vinner eller dele opp (6.666,- til disp) Spillere som ikke er medlemmer av NSG kan ikke delta i konkurransen. Oppfølging: Vi jobber for å gå videre og arrangere NSG Winter Tour mars til 1. april Premium Reiser/TAT skal forhandle priser innen utgangen av mai /16 Økonomi og regnskap Status medlemmer pr er 2791.og betalt kontingent. Inn 428 Ut 143 (inkl. utmeldte pr ) Grovt regnet er det 300 medlemmer som ennå ikke har betalt kontingent men en god del av disse er nye hvor kontingent ennå ikke er forfalt enda. Vi har passert budsjettmålet for nye medlemmer. NEO har fulgt opp vedtatt oppfølging i forrige styremøte og flyttet NSGs oppsparte midler er til konto med høyere rente (1,4%) Som følge av god medlemstilgang ligger vi noe foran periodisert inntektsbudsjett. Kostnadsbildet er positivt stabilt i den forstand at vare-, lønns- og øvrige kostnader er tilnærmet på budsjett Som følge av at regnskapet er noe bedre enn periodisert budsjett, er det ikke behov for å iverksette noen spesielle tiltak. Prognosen for regnskapet for ESGA 2016 tilsier heller ikke at det er behov for noen tiltak

4 Regnskapet ble tatt til etterretning /16 Gjennomføring av turneringsprogrammet Asle P redegjorde for gjennomføring og erfaringer med Callaway Senior Tour og uttak så langt. Gjennomføring og service fra arrangørklubbene har vært upåklagelig. Det er ikke nedgang på antall deltakere som påmeldingslisten i GB kan gi inntrykk av. Men kanskje ikke så heldig at alle turneringer ble dumpet ut samtidig. (Vi må kanskje vurdere å porsjonere utlegg av turneringer på GB for neste år) Vedtak: Oppsatte dobbeltturneringer på Kragerø og Arendal slås sammen grunnet antall deltakere som gjør dette mulig. Oppfølging: NEO informere på nett og egen e-post. Asle informerer påmeldte og slår sammen turneringene. Karl P bekymret over turneringer som blåser bort med vinden det blir en del turneringer som har så vanskelige forhold at de ikke blir tellende.. Dette starter den klassiske drøftingen om plasseringsbasert OoM, som er veldig vanskelig med så store variasjoner i startfeltet.. Vedtak: Som følge av at styret har hatt en god drøfting overlates det til TK å være oppmerksom på uheldige virkninger med spesielt dårlige dager. Dameklasseutfordringene er stort sett løst og partene har roet seg betydelig Asle P løser ulike konflikter ved å gi dispensasjon til å spille i en lavere klasse med tillegg.. Det bemerkes at med bakgrunn i deltakelse tyder det på at å gjeninnføre klasse 6 kanskje var litt overilt. En problemstilling som dukker opp jevnlig er hva som skal betales i GreenFee når det spilles NSG Lagserie Match. Det går forlydende om 350,- Dette synes mange spillere er en drøy pris når de kjenner til at NGFs Lagserie som spilles søndager etter kl 14:00 er uten vederlag, pålagt av NGF. Dett er imidlertid et økonomisk anliggende utenfor vårt herredømme. Vi har ikke mulighet til å gripe inn i saken. Dette må bearbeides internt i klubben mellom seniorspillere og ledelse og løses som et gjensidig «Greenfee-samarbeid» de aktuelle klubbene i mellom. Håndtering av «No Show» er ikke et veldig stort problem, men vi må ta dette på høyeste alvor og dette må tilflyte vår medlemmer. Oppfølging: NEO i samarbeid med Erik Økseter har utviklet tre formuleringer som sendes ut ti de aktuelle kategorier av henholdsvis NS og ikke minst RTD (spillere som trekker seg spesielt etter avmeldingsfristens utløp) Lagserien ny rekord 145 lag påmeldt. Edgar melder om positive tilbakemeldinger om opprettelse av nye avdelinger. (Ny sammensetning.) Styret retter dannet applaus og stor takk til Edgar Bergh for hans uoppslitelige

5 innsats /16 Turneringsøkonomi og kontroll Helge gikk gjennom av grunnlaget for prosjektregnskap for turneringsvirksomheten og tilhørende oppgjørsskjema for Turneringskoordinatorene. I den grad slike Excel-oversikter kan kalles vanntette, så er det svært begrensede muligheter for lekkasjer Stor takk til Erik og Asle for kyndige innspill og i særlig grad til Helge for et uvurderlig arbeid med å holde oversikt og kontroll. Avvik i forhold til prognoser og budsjett. Vi ligger litt etter budsjett hva gjelder antall deltakere så langt. Et gledelig unntak er Sotra hvor det ble 14 spillere flere enn budsjett. Når det gjelder turneringer i distriktet gir styret en generell godkjennelse til å ta med spillere som ikke er medlemmer i NSG. Eventuelt andre tas opp med Turneringsleder / TK Klassevise OoM Som et prøveprosjekt legger Helge inn alle våre turneringer i et oversiktsskjema for å få frem klassevise OoM. Dette gjør at vi etter TKs ønske kan ta ut lister for de ulike klassene ved behov. Disse kan legges ut på hjemmesiden 32-04/16 Representasjonsoppgaver 2016 Status vedr spillesteder og representasjon er i rute.. Uttak tilpasninger i 2016 pga. tidlig landskamp mot Sverige er ivaretatt i TB2016. Budsjett og prognose for representasjon Som følge at de nye plassene til 70+ er budsjettet for landskamper noe økt for disse oppgavene 33-04/16 Status ESGA 2016 Bulgaria er ikke med, tre nasjoner stiller kun med ett lag og ett land stiller kun med 5 spiller på hvert av lagene. Hotellbestilling er følgelig justert ned. Våre faste kostnader reduseres ikke tilsvarende slik at totaløkonomien svekkes. Vedr. gjennomgang av milepeler og ytterligere informasjon fra møtet i Styringsgruppa 9. mai vises til eget referat fra møtet. Av øvrige beslutninger nevnes at Hvalbåt er ferdigforhandlet for Presidents lunsj. Kåre og Espen har møte med hotellet fredag om detaljer i planlegging og gjennomføring, samt en økonomisk drøfting av utfordringen med prisen og konsumet av drikkevarer. Vi ønsker å benytte et bongsystem for å ha flytende kontroll. Espen gikk gjennom en del detaljer rundt seremonier og produksjon av div materiell. APJ redegjorde for dommere og plan for involvering av disse. (Møte Larvik 18. mai.)

6 Styret tar til informasjonen om dette store sakskomplekset til etterretning og lever lønnlig i håpet om at dette går fint /16 Eventuelt Erik Økseter hadde sendt inn forespørsel til styret om å behandle et Greenfeforlangende fra Meland på kr 450,- i forbindelse med MiniTouren lørdag 22. mai. 16 Vedtak: Etter grundig drøfting vedtok Styret å imøtekomme Melands prisforlangende. Dette i hovedsak med bakgrunn i deres ordinære priser i helg. Kommende styremøter 2016 ü Styremøte august 2016 ü Styremøte oktober 2016 ü Styremøte desember 2016 ü Styremøte 1/ januar mai 2016 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Grethe Kristensen Nysveen Karl Peter Aasland Kjell A Saastad Asle Petter Johansen Olaug Slethei