34-05/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 4/2016

Transkript

1 Referat fra styremøte nr 5/ kl 14:00-17:30 NSG, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Karl Peter Aasland (KPA), Kjell A Saastad (KAS), Olaug Slethei (OS) Fra Adm: Sissel Johansen (SJ) Forfall: Nils Espen Olafsen (NEO) 34-05/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 4/2016 Det var ingen merknader til protokollen som ble godkjent og underskrevet 35-05/16 Status administrasjon Generelt om aktiviteten HW gikk gjennom notat fra NEO vedr status ü Hovedfokus har vært forberedelse og gjennomføring av ESGA 2016 samt løpende oppgaver i forbindelse med gjennomføring av Senior Tour. Da i form av oppfølging og kontroll, samt mottak og utsendelse av premiesjekker. ü Produktsalg har i år vært mindre enn foregående år. ü Uttakene til landskampene var ferdig 1. august og lagene er pt klare og reisene planlagt. ü Medlemstilstrømmingen har tidvis vært enorm, men avtatt noe i sommerferien før en liten naturlig oppblomstring før Lagmesterskapet ü Lagmesterskapet og planlegging av dette ble overlatt til Jan H Skaar som følge av at denne jobben måtte gjøres mens TK-leder og Daglig leder var i full gang med ESGA ü Innkomne tilbud om reiser til Vietnam, Kambodsja, Sri Lanka og Maldivene er overført til SponsorLink som sammen med de aktuelle turoperatører vil fremkomme med disse eksotiske reisetilbud. Dette da som tilleggsprodukter og ikke en del av NSGs signaturarrangement. ü Reisen til Vilamoura er godt over fjorårets deltakerantall og nærmer seg 50. Videreføring av avtalen NSG s hovedsponsor Premium Reiser (v/vestfold Golfhall) har vært NSG s hovedsponsor i perioden Avtalen med Vestfold Golfhall (VGH) er nå reforhandlet for en ny treårsperiode. Hovedinnholdet i avtalen er NSG Winther Tour som arrangeres i Spania (Mar Menor) på våren. VGH har tidligere sponset vinnerne av NSG Senior Tour. Denne ordningen endres nå ved at et avtalt beløp overføres til et eget fond som skal gå til sponsing av deltakere på NSG Winter Tour. Det er NSG som vedtar retningslinjer for tildelingen. Styret tok avtalen til etterretning, men ba om at det ble gjort noen tekniske endringer på selve avtaleteksten. Side 1 av 9

2 Oppfølging NEO følger opp merknadene fra styret med VGH og besørger undertegning av avtalen. Styret ga daglig leder og TK-leder fullmakt til å utforme de detaljerte retningslinjer for tildeling av stipend fra dette fondet basert på resultater fra årets NSG Senior Tour. Dette må avklares i god tid før sesongavslutningen (17-18 sept) Økonomisk støtte fra Norges Golfforbund Som følge av at NSG etter hvert har fått flere kvinnelige medlemmer med lavt handicap, har styret vurdert om NSG skal sende representasjonsspillere til EGA både for herrer og damer. Det er i utgangspunktet NGF som skal sende deltakere til EGA-mesterskap, men NGF har overlatt dette til NGS. NGF har tidligere gitt en støtte til delvis dekning av NSG s utgifter til EGA-mesterskap, men denne har bortfalt de siste årene. NGS yter i dag en betydelig støtte til EGA-deltakelse og er helt avhengig av støtte fra NGF hvis vi skal sende flere deltakere til EGA. NGF har jo nå en uttalt målsetting om økt satsing på kvinner og NSG mener at norsk kvinnedeltakelse i EGA-mesterskap for seniorer kan være ett av flere gode tiltak i en slik satsing Dessverre har vi hittil ikke nådd frem med våre argumenter i fagavdelingen i NGF. Styret vedtok å løfte dialogen med NGF på et høyere nivå. Oppfølging NEO bes følge opp styrets vedtak med NGF 36-05/16 Økonomi og regnskap Status medlemmer pr dato og betalt kontingent. Medlemsoversikt Utmeldt før Nye - innmeldt før Medlemmer pr 1.1 / Innmeldte i løpet av året 291 (24) Utmeldt i året Ikke betalt -/Ikke strøket Betalende medlemmer Registrert i GolfBox Bruttoinntekt - medlemmer : Krediteringer (utmeldinger) Netto fakturert Med en medlemskontingent på 800 tilsvarer dette medlemmer (hvis alle har betalt full pris) Med korreksjon for 152 medlemmer (som ikke har betalt og ikke er kreditert) blir det betalende medlemmer så langt i år Side 2 av 9

3 Resultater og balanse (frem til møtedato). HW gikk gjennom resultat pr 31.7 og 24.august Oppsummering av regnskapet mot periodisert budsjett ü Inntektene pr 31.7 er litt i underkant av budsjett (ca ) ü Varekostnadene er også mindre enn budsjett slik at netto inntekt ligger noe over budsjett (ca ) ü Lønnsutgiftene ligger en del under budsjett, men her mangler noen lønnsinnberetninger for 1.halvår ü Samlede driftskostnader ligger ca over budsjett Korrigering for avvik i periodisering mellom budsjett og regnskap. Vi er inne i en periode med store endringer som følge av regnskapsføringen av turneringsøkonomien, samt kostander og fakturering av egenandeler for representasjon. Det er derfor ikke utarbeidet noen oversikt over avvik på enkeltposter. Prognose vurdering av nøkkeltall. Inntekter ü Vi vil få en liten svikt på sponsorinntekter ü Foreløpig regnskap viser at vi ligger ca foran årsbudsjettet. 152 medlemmer som ikke har meldt seg ut, har ikke betalt medlemskontingent på tross av flere purringer. Dette betyr at vi derfor nå i praksis ligger ca foran årsbudsjettet. ü Som følge av nedgang av antall turneringsrunder fra i fjor og økt budsjett i år, vil vi her få en inntektssvikt. Denne vil delvis bli kompensert av reduserte arrangements- og premieutgifter Utgifter ü Vi vil muligens få litt mindre totale lønnsutgifter enn budsjett i 2016, men vi må her avvente mellomregnskap mellom NSG s driftsregnskap og prosjektregnskapet for ESGA ü Økte kostander på hotell og reise samt høyere Eurokurs enn budsjettert, vil medføre en kostnadssprekk på representasjonsutgifter ü Den foreløpige kostnadsoverskridelsen på ordinære driftsutgifter vil bli hentet inn i løpet av året og antagelig bli noe lavere enn budsjett ü Som følge av at vi foreløpig ikke har laget sluttregnskapet for ESGA 2016 er prognosene her usikre (se også egen sak om ESGA) Prognose for årsresultat Pr ligger vi ca foran periodisert budsjett, men det ligger an til noe dårligere resultat i 2.halvår enn budsjettet. Tall for ESGA 2016 er da ikke tatt med i dette regnskapet Styret tok regnskapet til etterretning, men uttrykte bekymring over varslede kostnadsoverskridelser på representasjonsutgifter og mindre dekningsbidrag fra turneringene enn budsjettert. Oppfølging ü Kostnadene til turneringsgjennomføringen i 2016 må vurderes i forhold til at deltagelsen og dekningsbidraget ligger betydelig under budsjett. ü Det må fremlegges en kvalitetssikret prognose for årsresultatet til neste styremøte. Side 3 av 9

4 37-05/16 Oppsummering ESGA 2016 Oppsummering av vedtak på presidentmøtet HW ga en oppsummering av vedtakene på presidentmøte som ble holdt i forbindelse med ESGA 2016 i Sandefjord: Presidentmøtet behandlet forslag om nedsetting av aldersgrensen fra 55+ til 50+ og 70+ til 65+ for Masters. Det var et flertall for å beholde dagens aldersgrenser for turneringene i regi av ESGA, men det ble åpnet for at medlemslandene kunne senke aldersgrensen for sine medlemmer til 50+ Endringen fra 55+ til 50+ ville kreve ¾ flertall. Kun 9 av 22 land (som stemte) ønsket en endring. Det ble videre gitt åpning for at de land som ønsket en egen klasse for superseniorer (75+) kunne samarbeid om et forslag for fornyet behandling av dette neste år. Det var 10 av 21 land (som stemte) som ønsket at det ble utredet opplegg med en egen klasse for superseniorer. Tsjekkia som arrangerer Masters neste år planlegger en egen turnering for superseniorer Styret tok beslutningene på presidentmøte til etterretning.. Styret vil legge opp til at det utarbeides en helhetlig plan for fordeling av representasjonsoppgaver mellom de ulike hovedklasser i NSG 50-55, 55+ og 70+ for herrer samt 50+ og 65+ for damer. Oppfølging Styret ba adm forberede en drøfting om rammene av representasjonsoppgaver for herrer og damer på neste styremøte. Evaluering av oppsatte suksesskriterier for ESGA Styringsgruppen hadde satt opp 5 suksesskriterier for ESGA 2016 Økonomistyring Alle regninger er ikke mottatt og styret fikk forelagt en svært foreløpig prognose Inntektene ble noe redusert som følge av at land trakk ett, eller begge lag Sponsorinntektene ble mindre enn budsjettet Alle seremonier ble noe lavere enn budsjett (noen som i hovedsak skyldes lavere deltagelse) Det har vært gjennomført streng budsjettkontroll slik at det med få unntak er innsparing på budsjetterte utgifter. For- og etterarbeidet ble en del større enn budsjettert og dette kan medføre noe overskridelse på avtalte øvre rammer for godtgjøring til de sentrale medarbeidere. Det har blitt levert mye dugnadsinnsats (ikke betalt) av mange sentrale medarbeidere. Innkvarteringen Pga. manglende oversikt og styring av hotellet, fikk vi noen misfornøyde gjester ved ankomst lørdag. Dette ble rettet om i møte mellom hotell og Kåre A Wilhelmsen (KAW) på møte søndag morgen. Feil ble rettet opp og det fremkom ikke flere klager. Derimot fikk sekretariat mye skryt for innkvarteringen i løpet av arrangementet Side 4 av 9

5 Transportløsningen KAW hadde på forhånd gjort en stor innsats for å sikre transport til alle som hadde behov for transport til hotellet fra tog og flyplasser. KAW ordnet opp i alle misforståelser under vegs og sørget for at alle kom frem. Selv om alt ble løst var dette en stor belasting for KAW som hadde mange praktiske oppgaver i tillegg til sitt lederansvar. Transporten mellom hotell og baner gikk uten problemer med blide og hjelpsomme sjåfører. Gjennomføringen av turneringene NSG har i ettertid fått svært mye ros for baner, måten turneringene ble gjennomført på og resultatservicen. Styret i ESGA kom innledningsvis med ønske om litt endringer på spilleplanen for de to første konkurransedagene. Dette, sammen med konsekvensene av at lag og spillere meldte avbud rett i forkant av arrangementet, gjorde at KAW sammen med turneringslederne på Larvik og Vestfold besluttet å legge om startlistene. Arbeidet var omfattende og ble utført natt til mandag. Seremonier inkl. lydanlegg Fra mange hold ble det påpekt at NSG gjennom ESGA 2016 har satt en ny standard for gjennomføring av seremonier. Alle seremonier ble gjennomført med en ny og ekstra vri som satte en ekstra spiss på seremoniene. Avslutningsseremonien var preget av godt høytaleanlegg, god mat og stilig premieseremoni. Det hele ble avsluttet med dans og sanginnslag fra muntre deltakere. EO hadde en stram og god regi på alle seremonier. Oppsummering President Georges Gevers i ESGA oppsummerte i sin avslutningstale at dette hadde vært et fantastisk bra arrangement, «among the best ever». ESGA 2016 ble et flott utstillingsvindu for norske golfarrangement, norske golfbaner og ikke minst NSG som en viktig motor for seniorgolfen. Drøfting av forespørsel fra ESGA om norsk representant i styret HW mottok under ESGA 2016 en forespørsel fra ESGA om NSG var interessert i å få et medlem i styret i ESGA. Det foregår nå en viss utskifting av styremedlemmer (som har sittet i mange år). Denne forespørselen tar styret som en annerkjennelse av sitt arbeid med seniorgolfere og NSG s innsats som arrangør. Styret ble utvidet med en representant (som følge av ønsket overlapping av ansvar) og vurderer en ytterligere utvidelse i Søknad om styreplass, med forslag til kandidat, må fremmes av medlemslandet. Styret var enstemmig av den oppfatning av at det var viktig å delta i beslutningsprosessene på europeisk nivå. De årlige presidentmøtene er korte og mye av føringene for beslutningene er tradisjonelt lagt av styret i ESGA. Styret forutsetter at ESGA dekker utgiftene til slik deltagelse gjennom ESGA sine egne budsjetter. Styret var videre opptatt av at en eventuell styrerepresentant fra Norge har en tett dialog med styret i NSG i for- og etterkant av styremøtene og dermed sikrer styret i NSG nødvendig påvirkning på beslutninger i ESGA. Styret besluttet enstemmig å søke ESGA om plass i styret i ESGA fra Side 5 av 9

6 Styret foreslår at Helge Wangen (som nå har et godt kontaktnett i ESGA) blir kandidaten fra Norge. Oppfølging Styret ber adm avklare om en styreplass vil medføre utgifter for NSG. Adm bes videre om å forberede en søknad som skal sendes ESGA, helst i løpet av september /16 Endring av TB 2016 opplegg for behandling av TB 2017 Henstilling om reversering av bestemmelsen i pkt 2.1 i TB 2016 NSG har mottatt en henstilling fra Einar Skogstad (i Oslo Golfklubb) pva en gruppe spillere om å annullere følgende bestemmelse i turneringsbestemmelsene med tilbakevirkende kraft: Henstillingen, som ble sendt som åpent brev til NSG, kom i etterkant av en lengre mailutveksling mellom Skogstad og styreleder, daglig leder og TK-leder. Innledningsvis tok Skogstad opp tre forhold 1) De formelle vedtak på årsmøte og styremøte når det gjelder denne bestemmelsen 2) Informasjon om denne bestemmelsen til spillerne 3) Den urettferdighet som denne bestemmelsen har medført for de beste spillerne i NSG Når det gjelder pkt 1 har styreleder redegjort for prosessen rundt utarbeidelse, høring og vedtak av turneringsbestemmelser. I mail i forkant av styremøte bekrefter da også Skogstad om at formalitetene i denne saken er i orden Når det gjelder punkt 2 har NSG også gjort rede for informasjon til klubbkontakter og øvrige medlemmer i NSG. Informasjon om TB 2016-generelt ü TB 2016 sendt ut til alle klubbkontakter i desember 2015 ü Orienteringsmøte om endringene i TB 2016 (i forhold til 2015) i forkant av årsmøte i febr ü TB 2016 ble lagt ut på nettet etter endelig vedtak i styret (dagen etter årsmøte 2016) Informasjon om gjeldende bestemmelse spesielt ü Det ble i forkant av sesongen (13.april) lagt ut en artikkel på hjemmesiden at en kunne sanke ekstra poeng og penger ved å delta på minitourer i distriktene i 2016 ü Det ble samme dato sendt e-post i GolfBox til 2677 medlemmer med følgende beskjed: Større muligheter enn du tror... med utdrag av samme artikkel Styret tar spillergruppens argumentasjon om at disse meldingene ikke er lest eller forstått av spillerne til orientering. Når det gjelder punkt 3 som går på konsekvensene av denne bestemmelsen har styret vurdert spillergruppens innsigelser og argumentasjon sammen med andre konsekvenser av dette forslaget. Spillergruppens begrunnelse for at bestemmelsen bør endres med tilbakevirkende kraft: 1) 10% regelen vil kunne gi så store utslag at de i ekstreme tilfeller kan før til at de 6 beste spillerne i Norge ikke kommer med på EGA-laget fordi de ikke velger uttaksturneringer som omfattes av denne regelen. Side 6 av 9

7 2) En spiller som kommer med på EGA-laget som eksempelvis 5. eller 6. mann på bekostning av en som ikke har spilt uttak i distriktene, vil neppe akseptere plassen og få stempel på seg for urettmessig å komme med på laget. 3) En spiller som eventuelt vinner Senior Touren Order of Merit ved hjelp av bonuspoengene fra distriktene i Asker midt i september, vil neppe være særlig stolt over å bli Årets Spiller når vedkommende ikke er det i følge «ren» ranking. Styrets vurdering av henstillingen fra spillergruppen Styret har stor forståelse for argumentene mot bestemmelsen i TB 2016, pkt 2.1.b, og legger derfor opp til at denne ordningen ikke videreføres med dagens ordlyd i turneringsbestemmelsene for Styret ser at det kan oppstå store forskjeller mellom spillere som velger å delta, eller avstår fra å delta, i disse turneringene. Dette er imidlertid, som det anføres i brevet fra spillergruppen, et valg som spillerne selv gjør. Styret ber spillergruppen utvise varsomhet når det gjelder «uthenging» av spillere som har fått tildelt sine OOM-poeng av NSG ihht gjeldende regelverk, selv om spillergruppen mener regelverket er urettferdig. Styrets vurdering av ordningen Bestemmelsen om vekting av utvalgte turneringer i regionene var et forsøk på å imøtekomme regionenes ønske om tiltak for å øke deltagelsen på en del regionale turneringer. Ordningen har ført til at det ble et stort oppsving på deltakelsen. Dette gjelder både spillere fra regionen og spillere fra Østlandet. Dette må styret veie opp mot de innsigelser som har kommet fra spillere om at dette medfører en skjevfordeling som de mener er sportslig uforsvarlig. Oppsummering: Ordningen var en prøveordning som nå skal bli evaluert. Styret mener imidlertid at dagens ordning ikke bør videreføres i 2017 i sin nåværende form. Styret er imidlertid opptatt av å finne virkemidler som kan stimulere til økt deltakelse på de regionale turneringene. Spillergruppens henstilling om å endre pkt 2.1 d) i TB 2016 med tilbakevirkende kraft, tas ikke til følge. Bestemmelsen vil derfor gjelde for Styret vedtok videre at denne ordningen ikke videreføres i TB 2017 i sin nåværende form. Endrede rammebetingelser for TB 2017 Styret utsatte behandlingen av denne saken til neste styremøte /16 Gjennomføring av turneringsprogrammet Erfaringer med gjennomføring av uttaksturneringer og Senior Tour så langt. Foreløpige tall fra turneringene viser en nedgang på deltakelsen fra Frafallet ser ut til å være størst i klassene som har høyest handicap. Som en prøveordning ble det adskilte herre- og dameklasser for alle med Hcp i Det har vært ulikt syn på en slik deling og ordningen vil bli evaluert ved sesongslutt. Evaluering av Lagmesterskapet Forberedelsene til lagmesterskapet kom parallelt med avviklingen av ESGA og Jan H Skaar har vært behjelpelig med forberedelsene. Lagmesterskapet er NSG s store breddemønstring hvor over 500 spillere er i aksjon over to dager. Deltakelsen i år var på linje med Side 7 av 9

8 Dessverre var det kun ett damelag som meldte seg på i 3.div avd. vest. Pga. misforståelser i NSG fikk ikke dette laget tilbud om å delta i dameklassen i en av de to andre avdelingene i 3.divisjon. Evaluering av Lagserien og finalen Lagserien har i år hatt rekordstor oppslutning i 2016 og flere av styremedlemmene berømmet Edgar Bergh for hans innsats med planlegging og oppfølging av lagserien. Lagseriefinalen ble gjennomført på Kongsberg etter samme opplegg som i APJ påpekte at konseptet for gjennomføring av finalehelgen nå er veldig bra, men at det bør vurderes å utvide dette med finale for 2.divisjonslagene også. Styret så positivt på dette. Status Senior Masters Landsfinale ü Valg av hotell for fellesarrangement Thon hotel Vettre er valgt som hoved innkvartering ü Opplegg for fellesarrangement på lørdag Styret ønsker at det legges opp til et fellesopplegg på kvelden lørdag hvor både de som bor på hotellet og øvrige spillere kan møtes til et felles arrangement med middag. ü Utdeling av hedersmerke Styret i NSG vedtok i styremøte 26. mai i 2015 at det opprettes en særskilt hederskomite som skal håndtere utvelgelse og tildeling av NSGs Hedersmerke. Styreleder i NSG er komiteens formann og det velges 4 medlemmer til komiteen på årsmøtet medlemmer velges for 2 år og 2 for fire år, for å sikrekontinuitet i arbeidet. Utdeling av NSG Hedersmerke ble utdelt første gang i jubileumsåret 2015 og ble tildelt NSG s første styreleder, Noble Stibolt HW opplyste at dette vedtaket dessverre ikke har blitt fulgt opp og at denne komiteen ikke er valgt. Styret valgte derfor å ikke foreta flere tildelinger av hedersmerke før denne komiteen er valgt og konstituert. Statuttene må også formelt vedtas ü Styret er positiv til en utvidelse av finalespill for lagserien med finaler også for vinnerne av 2.div avdelingene ü Det legges opp til en fellessamling med middag i finalehelgen ü Utdeling av NSG s hedersmerke utsettes til komiteen er formelt opprettet og konstituert /16 Turneringsøkonomi og kontroll Gjennomgang av prosjektregnskap for turneringsvirksomheten. HW gikk gjennom foreløpig prosjektregnskap. Det mangler fortsatt en del oppgjørsskjema, men både deltakelse og dekningsbidraget ligger betydelig under budsjett Avvik i forhold til prognoser og budsjett. Foreløpig regnskap viser at dekningsbidraget (som skal delfinansiere representasjonsreiser), ligger ca under budsjett. Styret tok orienteringen til etterretning 41-05/16 Representasjonsoppgaver 2016 HW opplyste at uttakene nå er gjennomført og at de fleste oppgavene er gjennomført. Styret berømmet nettolaget i Masters (70+) som vant nettoklassen i Belgia i år. Side 8 av 9

9 KPA spurte om uttakene er gjennomført i henhold til bestemmelsene. Bakgrunnen var sjekk mot opplysningene som nå ligger i GolfBox APJ bekreftet at uttakene var gjort i henhold til bestemmelsene. Avvikene i GolfBox skyldes opprydding etter at uttakene er gjort. Uttakene går over to kalenderår og fjorårets resultater kan ikke fjernes før uttakene er gjort. Etter at 2015 nå er fjernet i GolfBox, blir listene som gjelder ufullstendige /16 Eventuelt Oppfølging av ESLGA Det er Annual General Meeting i ESLGA i Guadalmina i Spania den 5-9.sept. Det er normalt en av våre kapteiner som representerer NSG på disse møtene GKN påpekte at det er viktig at kapteinen som skal representere NSG gis føringer fra styret. På agendaen her står bl.a. om aldersklassene og hcp. kravene for deltakelse skal endres. Konkret er det forslag om å endre aldersgrensen for ESLGA 65+ til 60+ og innføring av en ny klasse 70+. Styret ba GKN ta en runde med de mest aktuelle spillere i tillegg til kapteinene på MS-laget og ESLGA 65+ laget for å få synspunkter på endringene. GKN fikk styrets fullmakt til å gi føringer til møtet. Styret gir GKN fullmakt til å gi føringer til kapteinen som skal representere NSG på Annual General Meeting i ESGA. Årsmøte 2017 Årsmøte legges til lørdag 11.februar. Sted Gardermo-området. Kommende styremøter 2016 ü Styremøte oktober 2016 ü Styremøte desember 2016 ü Styremøte 1/ januar sept 2016 Helge Wangen, Referent Helge Wangen Grethe Kristensen Nysveen Karl Peter Aasland Kjell A Saastad Asle Petter Johansen Olaug Slethei Side 9 av 9