Det var ingen merknader til protokollen, som ble godkjent og underskrevet

Transkript

1 Referat Styremøte nr 6/ kl 14:00-17:30 NSG, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Karl Peter Aasland (KPA), Kjell A Saastad (KAS), Olaug Slethei (OS) Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 43-06/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr 5/2016 Det var ingen merknader til protokollen, som ble godkjent og underskrevet 44-06/16 Status administrasjon Generelt om aktiviteten Hovedfokus har vært å rydde etter sesongen, ikke minst i resultater etter landsfinale og samle ulike innspill til kommende turneringsbestemmelser, samt utsendelse av invitasjoner til klubber og Klubbkontakter for neste års turneringer. Forberedelser av fremtiden kan også settes som overskrift på en nært forestående oppgradering av NSGs hjemmesider. Det innebærer så vel formatering til ulike Leseverktøy, som form og innhold. Oppfølging: Daglig leder ba styremedlemmene vurdere hva vi skal ha på våre hjemmesider. Er det noe som kan fjernes og er det noe som ønskes inn? Avtalene med Premium Reiser/Mar Menor og Sponsor Link/Vilamoura/Vårtur/Landskampen mot Portugal er sluttført. Salg av produkter har ikke vært banebrytende, men mer et jevnt sig av kunder. Vi skal i god tid før sesongslutt telle og beslutte om vi skal øke sortimentet med feks en skjorte uten arm til damer, da dette har vært etterspurt.. Markedsaktivitet har ikke vært prioritert i siste periode, da kontraktene løper. Asle P og undertegnede har imidlertid en plan om å være mer aktive på innendørsgolf og er i dialog med Toppgolf, som en mulig samarbeidspartner.. Medlemsundersøkelsen (Se også vedlegg 1 i dette referat) ü Oppdraget tildelt Hans Holmengen og Edgar Bergh. ü Styret, da spesielt styreleder følger utarbeidelsen av undersøkelsen ü Fremdrift: Undersøkelsen sendes ut medio november, med kort svarfrist og kunne fremlegges på styremøtet før Årsmøtet 2017

2 ü Undersøkelsen må gi oss mulighet til å sortere svarene på aktivitetsnivå. ü De som ikke deltar i våre konkurranser (brukere av fordelskortet og "støttemedlemmer") ü De som deltar på endel konkurranser uten mål om sluttspill, OOM eller representasjon ü De som er opptatt av OOM, sluttspill og representasjon Annual General Meeting i ESLGA i Guadalmina i Spania den 5-9.sept. Med bakgrunn i referat fra møtet informerte Grethe Kristensen Nysveen (GKN) om følgende Alle forslag om endring i alders og handicapklasser ble nedstemt. Eldste klasse kan kjøre buggies... Alle nasjoner skal sende informasjon om nasjonale farger på klærne de spiller i... Samhandling NGF. Helge Wangen, Grethe Kristensen Nysveen og DL Espen Olafsen hadde 6. okt et orienterende møte med Golfpresident Marit Wiig som representant for NGF styret og Gen. Sek Tor Anders Hansen for NGFs adm.. Vår misjon var å etterspørre et offisielt oppdrag av NGF som arrangør av turneringer for seniorer (50+). Dernest drøfte oppdraget skal inneholde av nasjonale og internasjonale turneringer og hvordan det skal godtgjøres. Vi ønsker å etablere tydelige og forutsigbare samhandlingsbånd mellom våre organisasjoner, slik at de som er av den oppfatning at seniorgolf-spill bør ligge under NGF ser nytteverdi og økonomiske fordeler ved at NSG administrerer senioraktivitet. Alternativet deles aktivitetene slik at NGF tar seg av elitespillere, herunder NM og de mesterskapene som arrangeres i EGA regi (dame, herre, lag og individuelt) Så får NSG være breddeorganisasjonen og mer eller mindre holde på som vi gjør, dog med tydelig tilknytning til NGFs virksomhet rettet mot seniorspillere. Vi opplevde anerkjennelse for vårt arbeid og gehør for våre tanker og ønsker. Oppfølging: Marit Wiig tar hovedpunktene med seg inn i sitt styre og drøfter deretter videre med NGFs administrasjon og hvordan vi skal bygge golfaktiviteter for seniorspillere videre. Det planlegges et nytt møte mellom NGF og NSG på slutten av året. Valgkomiteen Valgkomiteens leder, Astri Liland, er aktivert i den forstand at DL Espen Olafsen hadde et møte med henne 21. September. Hun har i ettertid kontaktet alle styremedlemmer som er på valg og gjort en god innsats for å få tak i nye kandidater til styret, ikke minst gjennom egen oppfordring på NSGs hjemmeside, samt i egen E-post til alle medlemmer /16 Økonomi og regnskap Status medlemmer pr dato og betalt kontingent pr Utmeldt før Nye - innmeldt før Medlemmer pr 1.1 / Innmeldte i løpet av året 291 (24) Utmeldt i året Ikke betalt -/Ikke strøket Betalende medlemmer

3 Registrert i GolfBox Bruttoinntekt - medlemmer : Krediteringer (utmeldinger) Netto fakturert Med kontingent på 800,- tilsvarer dette medlemmer (hvis alle har betalt full pris) Med korreksjon for 170 medlemmer (som ikke har betalt og ikke er kreditert) blir det betalende medlemmer så langt i år Styreleder ønsket en prinsippavgjørelse vedrørende innkreving av ubetalt kontingent. Vedtak: De som ikke har betalt til nå slettes og denne innfordringen avskrives som tap uten at sakene forfølges. Resultater og balanse (frem til møtedato). Før HW gikk gjennom resultatregnskapet pr 31.9 redegjorde han for prosjektregnskapet for ESGA 2016, da dette utgjør en vesentlig del av NSGs kostnader og inntekter for Regnskap ESGA NSGs støtte til ESGA 2016 er ,- men evt overskudd tilbakeføres til NSG slik at støtten reduseres i NSG s hovedregnskap. Det legges opp til at ESGA-regnskapet da går i 0. Noen hovedpunkter fra prosjektregnskapet for ESGA Inntekter ü Inntektssvikt på ca Dette skyldes i hovedsak reduserte deltakeravgifter pga avmeldinger Kostnader ü Kostnader knyttet til planlegging hadde en overskridelse på ca ü Gode avtaler og innkjøp førte til en besparelse på ca ü NSG-lønnet bistand får en overskridelse på ca ,- ü Reduserte kostnader på seremonier på ca ü Reserven på ca er ikke benyttet ü Totalt gir dette en kostnadsreduksjon på ca Resultat ü Før reduksjon i NSG s støtte til ESGA-prosjektet gir et et prosjektoverskudd på ca ü Ved tilbakeføring av denne til NSG, blir samlet bidrag fra NSG på ca Prosjektregnskap for turneringsvirksomheten i NSG Regnskapet er ikke ferdig, men det ligger an til et litt bedre resultat enn budsjett Regnskap for representasjonsreiser Det ligger an til en overskridelse på Hovedårsakene til dette er høy kurs på Euro og noen ekstra utgifter som ikke var budsjettert. Prognose 2016 vurdering av nøkkeltall. HW presenterte en årsprognose basert på regnskap for periode jan-sept, samt prognosetall for

4 de tre siste måneder i 2016 Regnskapstallene omfatter ikke regnskapet for ESGA da det kun er budsjettert med NSG s bidrag til NSG i budsjettet for Inntekter: ü Årsinntekt 3, 8 mill som er under budsjett. Hovedårsaken til dette er at egenandelene for representasjon ble lavere enn budsjettert, men dette kompenseres noe av at utgiftene også ligger under budsjett Varekostnader: ü Innsparing ifht budsjett på ca Hovedposten her er premiesjekker Lønnskostnader ü Prognosen viser en innsparing på ca i forhold til budsjettet Driftskostnader ü Administrasjonen har klart å redusere en del av de budsjetterte driftsutgiftene slik at prognosen viser en innsparing på ca Resultat før finans ü Det ligger an til et overskudd på i overkant av ü Resultatet kan bli ytterligere forbedret som følge resultatet av prosjektregnskapet for ESGA ü Det gode resultatet i 2016 er en følge av god økonomistyring og at noen investeringer er satt på vent inntil en har fått avsluttet ESGA Det er også grunn til å påpeke at NSG har et lavt lønnsbudsjett som følge av mye frivillig innsats og svært moderate lønninger og godtgjøringer Disponering av overskudd Styret drøftet ulike muligheter for anvendelse av et overskudd. NSG er i utgangspunktet en «null bedrift» og overskudd skal komme medlemmene til gode i en eller annen form. Styret ser det videre som viktig at NSG har kapital som gjør at en tåler noen ekstraordinære økonomiske utfordringer. Det ble fremmet et forslag om å etablere et fond for internasjonale arrangement (Nordisk... EGA...ESGA Masters) slik at vi også kan nyttiggjøre oss den erfaring som vi nå har skaffet oss gjennom å arrangere ESGA 2016 (og Marisa Sgaravatti for noen år siden). Styrking av egenkapitalen gir også NSG mulighet til å gi økonomisk støtte til forslag om tiltak som kommer fra våre medlemmer 46-06/16 Oppsummering av ESGA2016 Gjennomgang av endelig regnskap (ref pkt 45-06/16) samt gode tilbakemeldinger fra deltakere gjør at HW konkluderte med at ESGA 2016 i Vestfold og Sandefjord var en ubetinget suksess. Håndtering av forslag til nordisk medlem av ESGAs styre Styret i NSG avventer foreløpig en styrebehandling i Finnland, da General Assembly i ESGA har ønsket at Finnland og Norge skal bli enige seg imellom om hvem av de to landene som skal bli tildelt styreplass i ESGA. Formelt skal det avholdes valg under ESGA 2017 Helge har tilskrevet Pertti (president i Finland), som svarer at de ennå ikke har styrebehandlet om de skal fremme en kandidat. Forslag til ny styrekandidat fra Norden må være avklart i løpet av året og avventer vi styrebehandling fra Finnland litt til. Styrets samlede innstilling er at vi må fremme Helges kandidatur overfor ESGA.

5 47-06/16 Oppsummering av turneringssesongen 2016 Erfaringer med gjennomføring av uttaksturneringer og Senior Tour er gitt i referat fra TK. Helge W har gjort et dypdykk i tallene og har gjort følgende funn for Senior Tour (med og uten uttak), samt lagmesterskapet og finalen i lagserien Til tross for at endel har ment det har vært en nedgang i 2016 i forhold til 2015, så viser tallene at antall runder har økt med 9% og deltakelse pr runde er økt med 11% I registreringen er det lagt inn en dag pr turnering, dvs at turneringer over to dager er registrert som to turneringer (og turneringsdager) Her er et sammendrag fordelt på typer turneringer For at styret, TK og våre turneringsledere skal ha et grunnlag å planlegge på videre er det laget følgende statistikker (på pdf - de som ønsker excel-arket kan få det) Alle - Oversikt over deltakere på alle turneringsdager i 2015 og 2016 Gruppert - Egne kolonner for tre hovedgrupper i 2015 og 2016 basert på oversikten over turneringsdagene Sortert - Her er turneringene i 2015 og 2016 sortert etter deltakelse (fra flest til færrest). Her får en da også bedre oversikt over de avlyste turneringene. Grafer - Grafisk fremstilling av utviklingen Erfaringer fra landsfinalen. Uttak av de kvalifiserte kom etter hvert godt på plass innenfor TB 2016 Det ble diskusjon spesielt omkring de spillere som skiftet klasse, samt en del korreksjonsfeil som førte til at det ved kontroll viste seg at det ble fremlagt feil i resultatlistene. I en av klassene viste «finregningen» at både 1. og 2. plass fikk samme poengsum Vedtak: Som følge av finregningen belønnes begge spillere med gavekort fra Premium Reiser på kr 7.000,- Oppfølging: Styret må finne en løsning for 2017 som sikrer at vi ikke kommer i en slik situasjon med klasseskifter og tilhørende omregning. Innspill til TK og styreleder vedr tolking av TB 3.0 pkt d) Dersom spilleren ikke vil oppnå 8 tellende runder i den klassen spilleren deltar i på Landsfinalen, vil spilleren i toursammendraget telle i den klassen spilleren kommer fra, med slagtillegg/fradrag opp/ned til hcp-grensen for denne klassen.

6 Dette punktet må omskrives i TB TK s forslag for 2017 er at spillerne i bruttoklassene gjennom sesongen OoM-beregnes i den klassen hvor den første turneringen spilles. Endres en spillers handicap seg mer enn 2,0 fra klassegrensen, skal spilleren skifte klasse og OOM-poengene omregnes til den nye klassen. Spillerne kan kun skifte klasse en gang pr sesong. Styret sa seg enig i dette forslaget fra TK. Henstilling om reversering av bestemmelsen i pkt 2.1 i TB 2016 Etter styrets svar til Spiller-gruppen er det ikke kommet ytterligere reaksjoner eller tilbakemeldinger fra medlemmer. Situasjonen er tilsynelatende stabilisert i påvente av hva som vil bli foreslått i TB /16 Planlegging av turneringssesongen 2017 Omfanget av turneringsvirksomheten i 2017 vil, ifølge forslaget fra TK, bli som i TKleder Asle P Johansen vil påbegynne arbeidet med Terminlisten etter at NSG Indian Summer Tour er gjennomført (medio Nov.) Forespørsel fra Stjørdal GK om å få arrangere Lagmesterskapet 3. Div avd Nord. Vedtak: Styret anbefaler TK til å etterkomme ønsket fra Stjørdal Oppfølging: NSG definerer hvilket geografisk område som er nord. DL gir Stjørdal GK beskjed om vedtaket. Generelt om styrets behandling av ønske om arrangementssteder Basert på henvendelsen fra Stjørdal, som bl.a gikk til styreleder, drøftet styret i hvilken grad styret skal komme med anbefalinger til TK. Det var enighet om at styret primært skal vurdere forslagene fra TK samlet og kun unntaksvis behandle henvendelser fra klubber til styret. Fremdriftsplan TB 2017 Det legges opp til følgende fremdriftsplan for behandlingen av TB 2017: ü TK startet opp arbeidet med TB 2017 etter sesongavslutning ü Innledende behandling med føringer fra styret ble gjort på styremøte ü Turneringskomiteen har berammet sitt neste møte til 28. nov. ü Styret får høringsutkastet fra TK til sitt neste møte, 13.desember ü På dette styremøtet blir utkastet eventuelt korrigert med styrets innspill ü Høringsutkastet blir oversendt klubbkontaktene (KK) så raskt som mulig etter styremøte ü Høringsfristen fastsettes så innspill fra klubbene kan behandles på styremøte ü TK behandler innkomne forslag til endringer og legger frem revidert versjon av TB samt innspillene fra klubbene på styremøte ü Forslaget til TB blir presentert for medlemmene i forkant av årsmøte 11.februar ü Styret sluttbehandler TB 2017 på styremøte 12.februar ü TB 2017 legges ut på hjemmesiden så snart det er vedtatt av styret 49-06/16 Representasjonsoppgaver i 2017

7 Av tidshensyn ble hovedbehandlingen dette punktet utsatt til neste møte, men det ble drøftet noen poster. ü Behovet for å opprette en egen eliteklasse, med sikte på bl.a kvalifikasjon til EGA ü Mulighet for å stille kvinnelag i EGA ü NSG s tilbud til herrer som ikke kan delta i ESGA ü Et initiativ fra NSG til de øvrige nordiske land om et nordisk mesterskap. Det ble ikke konkludert på noen av disse punktene utover en henstilling om at adm går videre med planleggingen av et nordisk mesterskap og at en viderefører drøftingene med NGF om støtte til NSG s representasjonsoppgaver til EGA 50-06/16 Innledende drøftinger av budsjettet for 2017 Vedtak: Styret gikk med bakgrunn i årets tall og aktivitetsnivåer enstemmig inn for å sette følgende måltall for NSG s budsjett for Inntekter Medlemsutvikling: Nettoøkning 0 Årskontingent for 2017: Står som i 2016 på kr 800,- Sponsorinntekter: Espen lager et grunnlag Dekningsbidrag fra turneringsvirksomheten: Årets resultat blir budsjettall. Utgifter Lønnsutgifter: Vurdere de forestående arbeidsoppgaver på økonomi og kontroll i stor grad ivaretatt av Helge... Representasjonskostnader: Se nærmere på hvilket aktivitetsnivå vi skal legge oss på, og om vi kommer noen vei med samarbeidet for representasjon med NGF. Årsresultat 2017 Måltall for årsresultatet: kr for å styrke egenkapitalen og møte fremtidige utfordringer. Evt overskytende som avsettes til et fremtidig Mesterskapsfond. Oppfølging: Espen lager et grunnlag på sponsorinntekter, samt igangsetter budsjettarbeidet støttet av HW 51-06/16 Forberedelse Årsmøte 2017 Holdes 11.feb Clarion Hotel & Congress Oslo Airport Styremøte den 12 Vedtak: Det er kostnadsfritt for alle medlemmer å delta på Årsmøtet. Ønsker de lunsj betaler de for denne selv. (Adm. minner om den innførte bestemmelse i fjor om at maks reisestøtte settes til kr 1.500) ü Innhold Fagdel ikke besluttet ü Program er som tidligere med fagdel, gjennomgang av TB, årsmøte og middag om kvelden /16 Eventuelt

8 Kommende styremøter 2016 ü Styremøte desember 2016 ü Styremøte 1/ januar 2017 ü Årsmøte 11. Februar ü Styremøte 2/ : februar 17.nov 2016 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Grethe Kristensen Nysveen Karl Peter Aasland Kjell A Saastad Asle Petter Johansen Olaug Slethei

9 Vedlegg 1: Medlemsundersøkelse (utkast) Vedlegg2: Styreleders innspill til oppsett av undersøkelsen er til orientering lagt som et vedlegg bakerst i dette referat (ikke fremlagt på styremøtet, men her som orientering, da undersøkelsen vil bli gjennomført før neste styremøte): Rent generelt tror jeg vi kan dele våre medlemmer inn i tre hovedgrupper a) De som ikke deltar i våre konkurranser (brukere av fordelskortet og "støttemedlemmer") b) De som deltar på endel konkurranser uten mål om sluttspill, OOM eller representasjon c) De som er opptatt av OOM, sluttspill og representasjon Den første gruppene er det interessant å få oversikt over, men jeg håper det er mulig å utnytte datateknikken slik at de slipper å svare på alle spørsmål Gruppe c) er veldig opptatt av konkurransetilbudet og resultater og har meninger om mye (mange av disse opptrer ofte på vegne av flertallet). Disse mener jeg tåler en mer omfattende undersøkelse. Utfordringen er at undersøkelsen ikke blir for stor for gruppe b). Ved å filtrere på hva de har deltatt på i 2016, kan en kanskje begrense svaromfanget noe Mål nr 1) Identifisere svareren slik at vi kan lage statistikker på ulike medlemsprofiler. Jeg synes spørsmålene 1) Kjønn 2) Alder 3) Geografi 4) Ferdighet 5) Aktivitetsnivå 6) Mobilitet 7) NSG-verv er gode og målrettede. Konklusjon: Bør beholdes slik de er Mål nr 2) Mer detaljert kunnskap om svarerens aktivitetsnivå 8) Spiller turneringer 9) Hvilke typer turneringer På dette trinnet har vi vel nok opplysninger til å skille ut hovedgruppe a) Mål nr 3) Vurdering av NSG's tilbud (i forhold til egen preferanse) og ønsker fremover. Overordnet - dvs for alle 10) Hva er viktig for NSG-medlemskap 11) NSG's turneringstilbud 12) Hjemmesidebesøk 13) Ønsket informasjon 24) Viktige oppgaver fremover 25 Servicen fra NSG 26 Forslag til forbedringer 27) og 28) Reiser. Her bør spørsmålene endres slik at de målrettes mot de valg NSG har gjort. Vi satser på få arr med NSG-signatur. Spørsmålene bør endres til: 27) Hvordan opplever du reisetilbudene fra NSG, med alternativer fra dårlig til bra

10 28) Deltok du NSG-reiser i 2016? Alt: NSG Winter Tour (vår) NSG Indian Summer Tour (høst) For de som deltok (på en eller begge) Tidspunkt for reisen i 2016 Lengden på reisen Konkurransetilbudet Sosialt tilbud Innkvarteringen Pris Mål nr 4) Evaluering av iverksetting av nye tiltak i ikke aktuell for hovedgruppe a) 11), 16) og 17) Egen kvinneklasse? Vekting av turneringer - ikke noe spørsmål?? Mål nr 5) Forslag til nye tiltak -ikke aktuell for hovedgruppe a) 16) Egen Eliteklasse 16) Egen dameklasse for ) Tilbake til gammel ordning om større nettoklasse (5 og 6 - gjelder herrer 8 og 9 - gjelder damer) Mål nr 6) Detaljert om seniortour 14) Turneringsomfanget 15) Ønskede ukedager Mål nr 7) Detaljert om lagserien 19) Hva har betydning for deltakelsen 20) Kun damer: Dameklasse contra mix 21) Finalespill Mål nr 8) Detaljert om Lagmesterskapet 22) Fornøyd med årets opplegg 23) Ønske om nettoklasser Mål nr 9) Bruken av fordelskortet Kun ca halvparten av våre medlemmer deltar i våre turneringstilbud. Jeg tror det er viktig at vi får oversikt over bruken av fordelskortet og bør legge inn spørsmål om dette 29) Hvor mange ganger benyttet du fordelskortet i ) Hvilke tilbud savner du på fordelskortet Kanskje også med et kommentarfelt Mål nr 10) Informasjon om styrets og TK's arbeid, samt turneringsbestemmelsene Det har i 2016 blitt rettet sterk kritikk fra enkelte (pva mange?) om at informasjonen om styrets og TK's vedtak ikke er godt nok kommunisert Dette gjelder også prosessen rundt utarbeidelse av TB. Det er viktig å få avdekket om dette oppleves som et generelt problem. Tror ikke dette dekkes av spørsmålene nå. Kanskje litt rydding og endring av spørsmålsstillingen Jeg synes spørsmålene nå er relativt godt balansert mellom de mål vi har med undersøkelsen. Opptatt av vi får dekket mål 9 og 10 Jeg synes ikke vi skal kutte noen mål, men kanskje slanke alternativene på noen av spørsmålene.

11 Synes at Espen spesielt må se på spørsmål 25 (vi har f.eks ikke nyhetsbrev). o Det bør også tas en kritisk gjennomgang av sp 10 og 24 HW