Sør-Troms Regionråd INNKALLING TIL ÅRSMØTE I SØR-TROMS REGIONRÅD

Transkript

1 Bjarkøy Gratangen Harstad Ibestad Kvæfjord Lavangen Salangen Skånland s medlemmer Harstad, 6.april 2010 INNKALLING TIL ÅRSMØTE I SØR-TROMS REGIONRÅD Det innkalles til årsmøte i Sør-Troms regionråd: Tid: Fredag 16. april 2010 ca kl Sted: Huset ved Havet, Salangen Saksliste: Sak 1/10 Konstituering Sak 2/10 Årsrapport Sak 3/10 Regnskap og revisorrapport Sak 4/10 Vedtektsendringer Sak 5/10 Valg av leder og nestleder Forfall meldes snarest på telefon / eller pr mail til trine-lise@sortroms-regionraad.no Mvh Helge Eriksen Leder Trine-Lise W. Fossland daglig leder Vedlegg: Årsberetning 2009 Regnskap 2009 Revisorberetning 2009 Vedtekter med forslag til endringer

2 Bjarkøy Gratangen Harstad Ibestad Kvæfjord Lavangen Salangen Skånland ÅRSMELDING FOR SØR-TROMS REGIONRÅD 2009 har i 2009 bestått av følgende: Helge Eriksen ordfører i Harstad leder fra Eva Ottesen ordfører i Gratangen nestleder fra (gjenvalgt) Lillian Hessen ordfører i Kvæfjord Svein Berg ordfører i Skånland Marit Johansen ordfører i Ibestad Ivar B. Prestbakmo ordfører i Salangen Viktor Andberg ordfører i Lavangen Eddmar Jon Osvoll ordfører i Bjarkøy I tillegg har administrasjonssjefene/rådmennene møterett, og møter i stor grad. Forrige årsmøte Årsmøtet ble avholdt den Helge Eriksen avløste Lillian Hessen som leder og Eva Ottesen ble gjenvalgt som nesteleder. Virksomheten Det ble avholdt 7 møter i i perioden og behandlet 62 saker. Regionrådet har tidligere leid sekretariatstjenester fra Kunnskapsparken Nord v/ Lise Aamot Linaker. Fra er Trine-Lise W. Fossland ansatt som daglig leder med kontorsted i Harstad rådhus. Harstad kommune har vertsskapsrollen for administrasjonen. Leder og daglig leder gjennomførte en besøksrunde til alle kommunene høsten Prosjektarbeid Astafjordprosjektet Prosjektets fase III ble søkt finansiert. Tilsagn fra Troms fylkeskommune ble gjort i desember 2009 Felles innkjøpsfunksjon for kommunene i Sør-Troms Muligheten ble utredet, men behandlingen i den enkelte kommune ga ikke rom for etablering

3 Prosjekt Rute 69 nord Finansieringsstøtte fra Troms fylkeskommune på kr avklart. Prosjektleder ansatt i 50%, begynner i januar Sør-Troms Prosjektet er igangsatt, og faktagrunnlag er utarbeidet. Videreføres i Kommunikasjonsløsninger innad og til/fra Sør-Troms Prosjektgruppen ble justert og arbeidet tatt opp igjen høsten 2009 Besøk / presentasjoner i møtene Mange ønsker å delta på møtene i regionrådet for å presentere sine arbeidsområder eller prosjekt. I 2009 har vi hatt besøk av følgende: : Norsafety v/ Stig Fredriksson og Svein Harald Forsberg : NAV Sør-Troms v/ Lisbeth Ringstad : Newtonrom søknad om støtte : Fylkesmannen i Troms v/ ass. Fylkesmann Bård M. Pedersen. I tillegg møtte informasjonsrådgiver Geir Håvard hanssen, ass fylkeslege Klaus Melf, fylkesberedskapssjef Per Elvestad og leder Salangen Ungdomsråd Simon Sæbø : KS Nord-Norge v/ regionleder Magne Nicolaisen : Sør-Troms museum v/ direktør Ole J. Furset og styreleder Tore Einar Johansen : Husbanken v/ Mona Paulsen, Adelheid Kristiansen og Linn Edvardsen : Ungt entreprenørskap v/ Line Bjørkli : Newtonrommet. Besøk og info fra Annette Ekman : Harstad kommune, Helsehuset v/ kommuneoverlege Frode Risdal : Desination Harstad v/ Mariette Verhage Uttalelser: Nei til nedklassifisering av Harstad/Narvik lufthavn, Evenes IKEA til Sør-Troms Betaling for Matfiskkonsesjoner Høringsuttalelse til økning på 5 % produskjonskapasitet 18-hulls golfbane på Sandstrand i Skånland kommune Sammensetning av RDA-styret og bruk av midlene, Troms Fylkeskommune Innspill til regionale forskningsfond Innspill til Fylkesplan for Troms Innspill til Fylkesvegplan for Troms , med 4-årig handlingsprogram Innspill til RUP Brev til styret i HT-gruppen: Harstad Tidende kan bli redigert og ledet fra Tromsø Sparebangen NN nedlegging av skranketilbud og filialer Uttalelser til prosessen i Troms fylkeskommune om tilbudet i videregående skole Andre saker rådet har arbeidet med Gründerrom i Sør-Troms. Prosjektet eies og drives av Kunnskapsparken Nord. Ble ikke avklart i Årsmelding for Sør-Troms regionråd 2009 Side. 2

4 Politi-/lensmannssituasjonen i regionen Ansettelse av daglig leder Samarbeid om Klima- og energiplan for kommunene Samhandlingsreformen Søknad om støtte til Ungdomssatsingen i Kunnskapsparken Nord Nedleggingen av Skånland videregående skole Kampflybase Evenes Faktabeskrivelse Sør-Tromsregionen Ansettelse av prosjektleder for Rute 69 grader Nord i 50 % Ambulansebåtsituasjonen i Vågsfjordbassenget Svineinfluensaen Orientering av saker behandlet i OSO Regional eldrerådskonferanse våren 2010 Leverandørdag 2010 Landskonferansen Regionrådet var representert på Landskonferansen for Regionråd Vrådal i Vest- Telemark med daglig leder Trine-lise W. Fossland. Representasjon Valgkomitè til styret i Bredbåndsfylket Troms AS, Helge Eriksen Helge Eriksen representerte i Overordnet samarbeidsorgan (OSO) mellom UNN HF og lokalsykehuskommunene. Eva Ottesen var vararepresentant. Trine-Lise W. Fossland ble utnevnt som regionrådets representant i Vannregionutvalget for Troms Norsafety: Styringsgruppe Troms Fylke trygt og tilgjengelig Representant: ordfører Helge Eriksen og ass. rådmann Henry Andersen fra Harstad kommune. Flyplassutvalget for Harstad Narvik Lufthavn Evenes Representant: Helge Eriksen Kunnskapsparken Nord: Driftsmodell for Newtonrommet Representant: Trine-Lise W. Fossland Økonomi Regnskapet viser et underskudd på kr ,28. Underskuddet skylles vedtak om tilskudd til eksterne prosjekt. Ca var et prosjekttilskudd for 2008 som ikke ble utbetalt før i Egenkapitalen ble med dette redusert fra kr til kr I tillegg er det forskuttert kr ,80 til prosjektet Rute 69 grader nord pr Dette vil senere dekkes opp av tilskuddet fra Troms fylkeskommune. Godtgjørelse til eksternt sekretariat for 2009 var på kr , mens Harstad kommune fikk en godtgjørelse for kontorhold på kr for de 5 siste månedene av året. Årsmelding for Sør-Troms regionråd 2009 Side. 3

5 Årlig kontingent for kommunene har vært på kr ,-. Fra ble denne justert med et tillegg beregnet etter innbyggertall. I 2009 ble dette samlet på kr Årlig beløp framover er satt til kr Viser for øvrig til regnskapet. Harstad Helge Eriksen leder Årsmelding for Sør-Troms regionråd 2009 Side. 4

6 Regnskap 2009 Justert Regnskap Diff Regnskap Budsjett 2009 budsj-regn 2008 Kommunalt basistilskudd ( * 8) , Resttilskudd 2. halvår. Se beregning ,00 0 Renteinntekter 14571, Sum driftsinntekter , Lønn inkl avg. med mer , Prosjektkostnader , Reiser og diett konferanser , Kontorrekvisita/kontorutstyr , Kostnader sekretariat , Møtekostnader , Andre kostnader , Sum driftskostnader , Underskudd , Prosjekt Rute 69 grader nord (Pnr 9901) Momskompensasjon 963,20 Utgifter ,00 Bruk av bundne fond ,80 Disponible midler pr ,59 Underskudd ,28 Forskuttert prosjekt Rute 69 gr nord ,80 Disponible midler pr ,51 3 Kommentarer til postene: Momskompensasjon: Tallene er fremstilt ekskl. mva da kommunen gjennom momskompensasjonsordningen får refundert momsen på de fleste varer og tjenester. Støtten til flyhangarprosjektet på Evenes ble feilført med momskompensasjon. Dette må rettes opp i regnskapet for Note 01 - Prosjektkostnader Saksnr Beløp Prosjekt: "Ungdomssatsing i Sør-Troms" 23/ ,00 Utbetalt i 2009 for Prosjekt: "Ungdomssatsing i Sør-Troms" 22/ ,00 Bevilget for 2009 ( årlig beløp til 2012) Newton-rom 11/ ,00 Utbetalt i 2009 Newton-rom 26/ ,00 Pluss våren 2010 (årlig bel. til 2012) Flyhangar på Evenes 48/ ,00 Bevilget Feilfakt. m/ mva. Rettes på 2010 UNN - OSO 8 000,00 Utbetalt i 2009 SUM ,00 Note 02 - Kostnader sekretariat Sekretærtjenester KPN, regnsk, rev 1. kv ,50 KPN 2. og 3. kv ,00 Kontorhold Harstad kommune ,00 SUM ,50 Note 03 - Disponible midler Disponible midler pr var rådets egenkapital pr 1.1. som ble overført Harstad kommune som vertskommune. MIdlene ble avsatt på et bundet fond i regnskapet til Harstad kommune pr 1.1. Årets resultat blir saldert mot dette fondet slik at etter dette står det disponibelt kr ,51 pr Pr Regnskap_2009

7 KomRev NORD Interkommunalt selskap /0/ /g3, Til 9479 Harstad SØR-TROMS REGIONRÅDS REGNSKAP FOR REVISJONSUTTALELSE Vi har på oppdrag fra daglig leder for Regionrådet revidert regnskapsoppstillingen for for Regnskapsoppstillingen fremkommer med et underskudd på kr ,-. Dette fremstilles i regnskapsoppsettet i 2 beløp; kr ,- på ansvar 7600 "" og kr ,- på ansvar 7680 "prosjekter ". er ansvarlig for oppstillingen. Vår oppgave er å uttale oss om oppstillingen på grunnlag av vår revisjon. Vi har utført revisjon i henhold til god revisjonsskikk og avgir vår attestasjon i samsvar med NSRF's revisjonsstandard RS 800 "Revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål-. God revisjonsskikk krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at oppstillingen ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjonen omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i oppstillingen, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper samt vurdering av innholdet og presentasjonen av oppstillingen. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at regnskapsoppstillingen gir et uttrykk for de midler som er medgått i Harstad, den 25. mars 2010 annessen sansvarlig revisor Besoksadresse: Postadresse: Avdelin skontor: Telefon: Telefaks: Or anisas'onsnummer: Sjogata 3 Postboks 823 "Fromso, Finnsnes, Narvik HARSTAD 9488 HARSTAD Sortland, Storslett, \\ \\ I.Ile \ n,1,111, p,,,t,r1,,m '\ ti,,1,111,,

8 Forslag til endringer til årsmøtet VEDTEKTER 1 Regionrådets geografiske virkeområde Sør-Troms regionråd består av kommunene Bjarkøy, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Salangen og Skånland. 2 Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordførerne i kommunene nevnt i 1 og med varaordføreren som vararepresentant. Representasjonen følger valgperioden, dvs at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i regionrådet. Leder og nestleder velges på årsmøtet for et år av gangen. 3 Organisasjonsmessige bestemmelser Regionrådet holder årsmøte hvert år innen utgangen av april. Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når regionrådets leder eller fem av de deltakende kommuner forlanger det. Administrasjonssjefene i de tilknyttede kommunene har møte- og talerett. Regionrådet bestemmer selv hvem de for øvrig vil invitere til sine møter. 4 Saksbehandling Regionrådet fører protokoll hvor alle saker og vedtak føres inn. Vedtak som forplikter den enkelte kommune økonomisk utover regionrådets budsjett er ikke gyldig før saken er behandlet i de berørte kommuner. Regionrådet fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemmegivning avgjørende. 5 Faktisk virkeområde Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvide utvikle og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. Vedtekter for Sør-Troms regionråd

9 6 Sekretariat Regionrådet engasjerer selv sekretariatsbistand slik dette finnes hensiktsmessig. 7 Budsjett og økonomi Budsjett for det kommende år skal oversendes de tilknyttede kommuner innen utgangen av mai april måned. De årlige utgifter ved drift av regionrådet dekkes av de tilknyttede kommuner. Regionrådets budsjett settes opp innenfor en ramme basert på et likt fast beløp for alle kommuner. Regionrådet vedtar budsjett innenfor de rammer kommunene fastsetter. Bevilgede beløp innbetales til regionrådets konto innen i det aktuelle året budsjettåret. Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning i neste års budsjett. 8 Større oppgaver Større prosjekter og utredningsoppgaver søkes finansiert som egne prosjekter gjennom anvendelse av distriktspolitiske virkemidler og statlige tilskuddsordninger. 9 Anvisningsmyndighet Leder/nestleder anviser alle utgifter for betaling. 10 Revisjon Regnskapet revideres av revisjonen som benyttes av den kommunen der lederen er hjemmehørende. 11 Vedtektsendringer Endringer i vedtektene kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte og krever at minst 2/3-deler av de møtende representanter stemmer for endringen. Endringer må godkjennes av de deltakende kommuner. 12 Ikrafttredelse Disse vedtekter trer i kraft fra det tidspunkt de er vedtatt av samtlige kommuner. Vedtekter for Sør-Troms regionråd