Saksfremlegg. ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 08/898 Sakstittel: SØR-TROMS REGIONRÅD- UTVIDET SEKRETARIATSFUNKSJON Rådmannens innstilling ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& 1. Gratangen kommunestyre viser til regionrådets vedtak i sak 23/08 av og tiltrer forslaget til samarbeidsavtale om utvidet sekretariatsfunksjon for Sør-Troms regionråd slik som vist i vedlegg til saken. 2. Kommunestyret tiltrer følgende endringer i vedtekter for Sør-Troms regionråd: 5 Faktisk virkeområde skal lyde: Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvikle og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. 7 Budsjett og økonomi skal lyde: Regionrådet oversender kommunene forslag om budsjettramme for det kommende år innen utgangen av april måned. Regionrådet vedtar budsjett innenfor de rammer kommunene fastsetter. Bevilgede beløp innbetales til regionrådets konto innen i budsjettåret. Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning i neste års budsjett. 3. Kommunestyret tiltrer kommunevis fordeling av budsjettrammen for Sør-Troms regionråd etter alternativ B slik som vist i vedlegg til saken. 4. Kommunestyret tiltrer budsjettramme for 2009 med kroner. Gratangen kommune sin andel av budsjettet for 2009 utgjør etter dette kroner. Økningen på kroner innarbeides i budsjettet for ::: &&& Sett inn innstillingen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&

2 ... &&& Sett inn saksutredningen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: 1 Forslag til samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjon for Sør-Troms regionråd 2 Vedtekter for Sør-Troms regionråd Dette saksframlegget bygger på skisse forelagt Sør-Troms regionråd i møte Det foreslås som tillegg til vedtektene for regionrådet, en særskilt samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjon for rådet. Ved samarbeidsavtalen skapes grunnlag for en stillingsressurs tilsvarende ett årsverk organisatorisk plassert i Harstad kommune, som kan ivareta en utvidet sekretariatsfunksjon for Sør-Troms regionråd. Det foreslås en fordobling av regionrådets budsjettramme, fra kroner i 2008 og til kroner i Gjennom samarbeidsavtalen gis de enkelte kommunestyrer i etterfølgende år direkte innflytelse på rådets budsjett- og aktivitetsnivå. Kommunene Bjarkøy, Harstad, Ibestad, Kvæfjord og Skånland etablerte i 1994 Sør-Troms regionråd til erstatning for Ordførerkollegiet i Sør-Troms. I 2005 ble kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen tilsluttet Sør-Troms regionråd. Regionrådet er etter vedtektene 1 et politisk samarbeidsorgan som skal arbeide for å styrke regionen, spesielt infrastruktur og rammebetingelser for kommunene og næringslivet. De gjeldende regionrådsvedtekter uttrykker i 6 at rådet engasjerer selv sekretariatsbistand slik dette finnes hensiktsmessig. Regionrådet har over lengre tid drøftet mulighetene for utvidet sekretariatsbistand. Det løper nå avtale med Kunnskapsparken i Harstad AS om sekretariatstjenester. Avtalen har en tidsramme til og forlenges automatisk for ett år om gangen, med gjensidig oppsigelsesfrist på seks måneder. Oppsigelse før tilsier at avtalen senest opphører ved neste årsskifte, partene er dog enige om at samarbeidsforholdet kan opphøre tidligere enn dette. I protokoll fra regionrådets møte er blant annet nedfelt at Troms fylkeskommune legger til grunn i mange saker at det skal komme felles uttalelser fra regionrådene, Rådet er også i utvikling og har flere prosjekter som må følges opp. Det er pr i dag ikke nok ressurser i sekretariatsstillingen til å følge alt opp godt nok. Forslag på å ansette en sekretær i full stilling i Harstad kommune for å følge regionrådet bedre opp. Kommunene betaler da inn til Harstad kommune for drift og dermed kommer også regnskap, revisjon etc inn i Harstad kommune. Det ble deretter under rådets sak 10/08 blant annet vedtatt at to av administrasjonssjefene skulle forberede en utredning om hvordan sekretariatsfunksjonen skal organiseres og finansieres. Av hensyn til sakens framdrift ble deretter en skisse til utvidet sekretariatsbistand framlagt for Sør- Troms regionråd i nytt møte Rådet tiltrådte da i sak 23/08 forslaget til en samarbeidsavtale om utvidet sekretariatsfunksjon, samt justeringer i vedtektene 5 om faktisk virkeområde og 7 om økonomi. For 5 dreier det seg kun om å korrigere en tidligere skrivefeil i vedtektene.

3 Regionrådet anmodet kommunene om å behandle forslaget til samarbeidsavtale og justering i vedtektene innen , samt tiltre en budsjettramme for 2009 med kroner. Det legges til grunn at stilling som sekretariatsleder/daglig leder kan lyses ledig så snart de nødvendige vedtak med finansiering er forankret i samarbeidskommunene. Vurderinger I utgangspunktet er der flere alternativt tenkbare organisatoriske løsninger for en eventuell utvidelse av sekretariatsfunksjonen i regionrådet: regionrådet står selv som arbeidsgiver bruk av en form for vertskommunemodell etablering av interkommunalt selskap (IKS) kjøp av sekretariatsbistand etter anbudskonkurranse. Sistnevnte er mye lik dagens modell. Regionrådet har framhevet behovet for rask avklaring, og har derfor som vist ovenfor anmodet om å få framlagt et forslag som bygger på en sekretariats- og utrederfunksjon der Harstad kommune som vertskommune ivaretar arbeidsgiveransvar og nødvendig kontorhold. Det er derfor ikke brukt tid på å vurdere de øvrige alternativer. Kommuneloven kapittel 5 fikk fra nye bestemmelser om vertskommunesamarbeid, tatt inn som 28a-28k i loven. De nye reglene er innrettet mot samarbeid om kommunalt lovpålagte kjerneoppgaver og der et siktemål har vært overføring av beslutningsmyndighet, også når det gjelder offentlig myndighetsutøvelse. Fra tidligere har 27 bestemmelser om interkommunalt samarbeid, men også her med en forutsetning om at det skal være tale om at det foretas en tildeling av avgjørelsesmyndighet. Rene samarbeidsorganer, uten myndighet til å treffe avgjørelser vedkommende den aktuelle virksomheten og uten et selvstendig ansvar for denne, kan ikke oppfattes som et styre til løsning av felles oppgaver. Her trenges derfor ingen særskilt hjemmel eller spesielle lovregler. Det vil være meningsløst å underkaste rene samarbeidsorganer den formaliserte regulering med vedtekter og regler om oppløsning av samarbeidet som finnes i 27 eller i 28a-28k i kommuneloven. I den grad man trenger slike regler, kan disse i stedet utformes i en særskilt samarbeidsavtale. Her tas derfor utgangspunkt i videreføring av de gjeldende vedtekter for regionrådet og slik at der som et tillegg etableres en ny og rimelig kortfattet Samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjon for Sør-Troms regionråd. Utgangspunktet for en samarbeidsavtale må være regionrådets virke, som ut fra vedtektene 5 Faktisk virkeområde mer har et politisk fokus: Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvide og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. Formuleringen utvide og styrke regionen er en skrivefeil og hvor det opprinnelig har stått utvikle og styrke regionen, kommunene bør nytte høve til å korrigere dette. Forslaget til samarbeidsavtale bygger på det frivillige interkommunale samarbeidsfokus som er nedfelt i de gjeldende vedtekter for Sør-Troms regionråd.

4 Utvidet sekretariatsfunksjon fordrer utvidede økonomiske rammer. Det er i forslaget her tatt utgangspunkt i fordobling av budsjettrammen, til kroner i Eventuell utvidet aktivitet i 2008 forutsettes dekket via gjeldende budsjett og om nødvendig supplert med ubrukte midler fra tidligere år. Samtidig legger avtalen til grunn at det enkelte kommunestyre i senere års budsjettprosesser gis direkte innflytelse på rådets budsjettomfang, tilsvarende som for samarbeidsavtalen av 1995 om interkommunal PP-tjeneste i Sør-Troms. Når det gjelder de økonomiske rammer, slår regionrådsvedtektene 7 fast at de årlige utgifter ved drift av regionrådet dekkes av de tilknyttede kommuner. Bestemmelsen om at budsjett for det kommende år skal oversendes kommunene innen utgangen av mai, er kun tidvis fulgt opp og bør derfor klargjøres slik at kommunestyrene kan få et reelt forhold til virksomheten. En tradisjonell utfordring er å sikre det enkelte kommunestyre en grad av innflytelse på budsjettramme og aktivitetsnivå. Dette kan for eksempel ivaretas ved bestemmelse lik samarbeidsavtalen om interkommunal PP-tjeneste, der den enkelte kommune innen 1.juli i året forut for budsjettåret fastlegger sitt tilskudd til tjenesten på det vis at lavest forholdsmessige tilskudd styrer totalbudsjettet for PPtjenesten. I praksis betyr dette at dersom én av kommunene går for et lavere tilskudd (målt for eksempel per kommune eller per innbygger eller i en kombinasjon av disse), så blir det også styrende for hvor mye de øvrige kommuner til slutt skal bevilge. Regionrådets budsjett settes nå opp innenfor en ramme med et likt, fast årlig beløp for alle kommunene. Bevilgningsrammen har de siste årene stått fast med kroner for hver kommune, i sum kroner. Et regionråd med aktivitet lik antydet ambisjonsnivå, krever større budsjettvolum. Det forelås derfor som nevnt en dobling av årlig budsjettramme, for det første basert på videreføring av dagens andel som et basistilskudd fra hver kommune med kroner, for det andre et tillegg for økt budsjettramme som beregnes enten likt per kommune, ut fra innbyggertall for hver kommune eller via en kombinasjon av disse to elementene. Sett hen til at hver kommune har én stemme i regionrådet, skisseres nedenfor to løsninger for fordeling av tilskudd som fortsatt opprettholder en betydelig andel på den enkelte kommune. Alternativ A viser det nevnte basistilskudd pluss et variabelt tilskudd ut fra innbyggertall (ved siste årsskifte). Alternativ B har det samme basistilskudd, men et tillegg der 1/3-del fordeles likt på hver kommune og bare 2/3-deler ut fra innbyggertallet, dvs samlet sett med en noe mindre andel på Harstad kommune enn under alternativ A. Kommunestyrene bør tiltre et alternativ for kommunevis fordeling av tilskudd. Regionrådet har anbefalt bruk av alternativ B hvorved samlet sett altså 66,6 prosent av årlig tilskudd fordeles likt på kommunene, det øvrige ut fra folketall ved siste årsskifte. Fordelingsnøkkelen gitt ved alternativ B kan naturligvis ved senere høve også legges til grunn for fordeling av en budsjettramme som enten er høyere eller lavere enn regionrådets budsjettforslag for 2009 med kroner. A Tilskudd Økning

5 Folketall = = Nytt tilskudd K.nr Kommune basis variabel Harstad Kvæfjord Skånland Bjarkøy Ibestad Gratangen Lavangen Salangen SUMMER B Tilskudd Deløkning Deløkning Folketall = = = Nytt tilskudd K.nr Kommune basis fast 1/3 variabel 2/ Harstad Kvæfjord Skånland Bjarkøy Ibestad Gratangen Lavangen Salangen SUMMER Ved siden av bestemmelse i særskilt samarbeidsavtale slik som antydet ovenfor, hvorved den enkelte kommune innen 1.juli i året forut for budsjettåret bestemmer sitt tilskudd til virksomheten, foreslås det at regionrådsvedtektene 7 Budsjett og økonomi endres slik: FRA: Budsjett for det kommende år skal oversendes de tilknyttede kommuner innen utgangen av mai måned. De årlige utgifter ved drift av regionrådet dekkes av de tilknyttede kommuner. Regionrådets budsjett settes opp innenfor en ramme basert på et likt fast beløp for alle kommuner.

6 Bevilgede beløp innbetales til regionrådets konto innen i det aktuelle året. Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning i neste års budsjett. TIL: Regionrådet oversender kommunene forslag om budsjettramme for det kommende år innen utgangen av april måned. Regionrådet vedtar budsjett innenfor de rammer kommunene fastsetter. Bevilgede beløp innbetales til regionrådets konto innen i budsjettåret. Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning i neste års budsjett. Som det framgår ovenfor, har både regionrådet og kommunene slitt med å følge opp budsjettprosedyren. Forslaget her betyr forhåpentligvis en klargjøring og forenkling, der de fleste kommunene langt på vei nærmest kan parallellkjøre sin saksbehandling tilsvarende det som gjelder for PP-tjenesten. Koblet til samarbeidsavtalen bør den enkelte kommune årlig ta stilling til sin andel av budsjettrammen, samtidig som vesentlige endringer i rammen gir Harstad kommune som vertskommune nødvendig handlingsrom til å ivareta sin arbeidsgiverrolle. Det følger ellers av forslaget til samarbeidsavtale 2 at Harstad kommune ivaretar det fullstendige arbeidsgiveransvaret for en stillingsressurs tilknyttet regionrådet, men slik at faglig innhold med nærmere kravspesifikasjoner skal forelegges regionrådet til vurdering. Ellers beskriver 3 tjenester som skal ytes fra Harstad kommune til Sør-Troms regionråd, mot en godtgjøring som avtales særskilt mellom Harstad kommune og regionrådet.... &&& Sett inn saksutredningen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Gratangen kommune, Katrine Lereggen rådmann

7 VEDLEGG 1 Forslag til samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjon for Sør-Troms regionråd

8 1 Sør-Troms regionråd er ved egne vedtekter etablert som interkommunalt samarbeidsorgan for kommunene i regionen. Regionrådet er et politisk samarbeidsorgan som skal arbeide for å utvikle og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. Dette mål danner også grunnlag for samarbeidsavtalen. De samarbeidende kommuner er: Harstad kommune Bjarkøy kommune Gratangen kommune Ibestad kommune Kvæfjord kommune Lavangen kommune Salangen kommune Skånland kommune 2 Harstad kommune ivaretar med virkning fra 1.september 2008 tjenester som sekretariat, tilrettelegger og saksutreder for regionrådet. For oppfølging av slike tjenester organiserer Harstad kommune en særskilt stillingsressurs tilsvarende ett årsverk. Tilsetting i stillingen skjer innenfor de arbeids- og ansettelsesvilkår som til enhver gjelder for Harstad kommune. Harstad kommune ivaretar alle arbeidsgiverfunksjoner for stillingen, som i administrative forhold sorterer under rådmannen i Harstad eller den rådmannen gir tilsvarende styringsrett. Beskrivelse av stillingens faglige innhold med nærmere kravspesifikasjoner og eventuelle senere endringer, skal forelegges regionrådet. Dette avstemmes mot samarbeidsavtalen. 3 Harstad kommune utfører i tillegg følgende tjenester mot godtgjøring som avtales særskilt: Lønnsutkjøring som følger kommunens ordinære lønnskjøringer Regnskapsføring, med utkjøring av budsjettkontrollrapporter i henhold til kommunens ordinære rutiner og oppsett av regnskapsoppstilling pr 31.desember Betaling av fakturaer Regnskap føres som særregnskap i Harstad kommunes regnskap og underlegges kommunens ordinære revisjonsordning.

9 Det opprettes egen bankkonto for regionrådet. Harstad kommune forskotterer løpende oppfølging av samarbeidsavtalen, kommunene er dog etter regionrådsvedtektene forpliktet på innbetaling av bevilget tilskudd til regionrådets konto innen 15.januar i budsjettåret. 4 Sekretariatsfunksjonen omfatter sekretariats- og tilretteleggingsoppgaver for regionrådet i henhold til mål, planer og retningslinjer fastsatt av regionrådet og dets arbeidsutvalg. Dette omfatter også: Sekretærtjenester, inkludert møterom, møteinnkallinger, saksforberedelse, referatskriving og etterarbeid/oppfølging/iverksetting i forbindelse med regionrådets møter, ekstern eller intern informasjon med videre. Fakturamottak samt kontakt og oppfølging mot regnskapsfunksjonen i Harstad kommune. Andre tilretteleggingsoppgaver, rådgivingsoppgaver, prosessledelse eller andre mer kompetansebaserte tjenester. Initiativ på områder som hører under regionrådets vedtekter. 5 Sekretariatet skal ellers, innenfor rammene av samarbeidsavtalen, utføre de oppgaver som regionrådet prioriterer. Sekretariatet ivaretar løpende rapportering til regionrådets leder og ellers i årsberetning. 6 Sekretariatet er pålagt taushetsplikt i henhold til forvaltningslovens bestemmelser når dette anses å være nødvendig. Taushetsplikten gjelder også etter utført oppdrag. Sekretariatet kan ikke iverksette eller delta i virksomhet som kan komme i konflikt eller direkte konkurranse med oppfølging av samarbeidsavtalen. 7 Regionrådet tar i sitt budsjettforslag også inn nødvendig kontorhold med videre etter forslag fra Harstad kommune. De samarbeidende kommuner fastlegger sitt tilskudd til oppfølging av samarbeidsavtalen innen 1.juli i året forut for budsjettåret, med grunnlag i budsjettforslag fra regionrådet. Tilskudd beregnes ut fra en kombinasjon av en lik basisandel fra hver kommune og en andel basert på folketall ved siste årsskifte. Den enkelte kommune kan vedta lavere tilskudd enn det som angis

10 i budsjettforslaget, lavest forholdsmessige tilskudd styrer på denne måten den totale budsjettramme for regionrådets virksomhet. 8 Dersom en kommune ønsker å tre ut av samarbeidsavtalen, må dette varsles skriftlig til de øvrige kommuner med minst ett års frist. Ettårsfristen regnes fra førstkommende årsskifte etter at uttreden er varslet de øvrige samarbeidskommunene. 9 Samarbeidsavtalen er et tillegg til regionrådsvedtektene og trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt av samtlige kommuner. VEDLEGG 2 Vedtekter for Sør-Troms regionråd 1 Regionrådets geografiske virkeområde Sør-Troms regionråd består av kommunene Bjarkøy, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Salangen og Skånland. 2 Sammensetning Regionrådet er sammensatt av ordførerne i kommunene nevnt i 1 og med varaordføreren som vararepresentant.

11 Representasjonen følger valgperioden, dvs at den til enhver tid sittende ordfører representerer sin kommune i regionrådet. 3 Organisasjonsmessige bestemmelser Regionrådet holder årsmøte hvert år innen utgangen av april. Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når regionrådets leder eller fem av de deltakende kommuner forlanger det. Administrasjonssjefene i de tilknyttede kommunene har møte- og talerett. Regionrådet bestemmer selv hvem de for øvrig vil invitere til sine møter. 4 Saksbehandling Regionrådet fører protokoll hvor alle saker og vedtak føres inn. Vedtak som forplikter den enkelte kommune økonomisk utover regionrådets budsjett er ikke gyldig før saken er behandlet i de berørte kommuner. Regionrådet fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemmegivning avgjørende. 5 Faktisk virkeområde Regionrådet skal være et politisk samarbeidsorgan. Det skal arbeide for å utvide og styrke regionen, spesielt infrastrukturen og rammebetingelsene for kommunene og næringslivet. 6 Sekretariat Regionrådet engasjerer selv sekretariatsbistand slik dette finnes hensiktsmessig. 7 Budsjett og økonomi

12 Budsjett for det kommende år skal oversendes de tilknyttede kommuner innen utgangen av mai måned. De årlige utgifter ved drift av regionrådet dekkes av de tilknyttede kommuner. Regionrådets budsjett settes opp innenfor en ramme basert på et likt fast beløp for alle kommuner. Bevilgede beløp innbetales til regionrådets konto innen i det aktuelle året. Regnskapsunderskudd innarbeides til dekning i neste års budsjett. 8 Større oppgaver Større prosjekter og utredningsoppgaver søkes finansiert som egne prosjekter gjennom anvendelse av distriktspolitiske virkemidler og statlige tilskuddsordninger. 9 Anvisningsmyndighet Leder/nestleder anviser alle utgifter for betaling. 10 Revisjon Regnskapet revideres av revisjonen som benyttes av den kommunen der lederen er hjemmehørende. 11 Vedtektsendringer Endringer i vedtektene kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte og krever at minst 2/3-deler av de møtende representanter stemmer for endringen. Endringer må godkjennes av de deltakende kommuner. 12 Ikrafttredelse Disse vedtekter trer i kraft fra det tidspunkt de er vedtatt av samtlige kommuner.

13