MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til Kristen Rusaanes på tlf eller på e-post:

Transkript

1 Lillehammer kommune Formannskapet MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 10:00-14:00 Eventuelt forfall meldes til Kristen Rusaanes på tlf eller på e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. ORIENTERINGER Lillehammer Institute of Music Production and Industries (LIMPI) Skoleutbygging Jørstadmoen Oppfølging budsjett 2017 SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 1/17 MELLOMOPPGJØRET DEBATTHEFTE FRA KS 2/17 3:1 DIGITALISERINGSSTRATEGI /17 KOMMUNEDELPLAN FYSISK AKTIVITET OG NATUROPPLEVELSE, 3. GANGS RULLERING AV HANDLINGSPROGRAM, KAPITTEL 5 4/17 OPPHEVING AV FORSKRIFT OM FEIE- OG TILSYNSORDNING I LILLEHAMMER KOMMUNE 5/17 HØRING: ENDRINGER I POLITIETS LOKALE TJENESTESTEDSTRUKTUR 6/17 REKRUTTERING AV STYREMEDLEMMER I SELSKAP DER LILLEHAMMER KOMMUNE HAR EIERINTERESSER

2 7/17 SØKNAD OM TILSKUDD TIL FILM OM UNGDOMS-OL 8/17 STØTTE TIL VÅRSAMLING FOR START NORGE 9/17 TILSKUDD - FORPROSJEKT - OPPRUSTING/ UTBYGGING AV JOREKSTAD FRITIDSBAD Lillehammer, 10. januar 2017 Espen Granberg Johnsen ordfører

3 Sak 1/17 Sak 1/17 MELLOMOPPGJØRET DEBATTHEFTE FRA KS Saksbehandler: Sidsel Brath Arkiv: 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 4/16 Lønnsutvalget /17 Formannskapet Vedlegg: Debatthefte - KS spør. Mellomoppgjøret 2017 Sammendrag: KS ber sine medlemskommuner om innspill til hovedtariffavtalens mellomoppgjør i I denne saken foreslår rådmannen svar på de spørsmål KS har stilt kommunene i «Debattheftet KS spør. Mellomoppgjøret 2017». Bakgrunn: Som arbeidsgiverorganisasjon har KS fått fullmakt av medlemmene kommunene og fylkeskommunene - til å inngå sentrale tariffavtaler på deres vegne. Det er Hovedstyret i KS som vedtar forhandlingsmandatet. Dette kan imidlertid ikke gjøres uten en bred forankring hos medlemmene, både gjennom gode politiske prosesser i hver kommune og fylkeskommune, og på de fylkesvise strategikonferansene som KS arrangerer. At kommunesektoren står samlet bak behov og prioriteringer, gir KS en solid forhandlingsposisjon og grunnlag for å oppnå et godt forhandlingsresultat på vegne av medlemmene. KS sender hvert år ut et debatthefte til sine medlemmer i forkant av fylkesvise strategikonferanser. Der beskrives noen utfordringer som følges av spørsmål KS ønsker tilbakemelding på. Fakta: Årets mellomoppgjør omhandler økonomiske rammer, reforhandling av hovedavtalen og 3 særavtaler - Kommunelegeavtalen, Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonale og Særavtalen for barnehager, SFO og skole, og utenforskap til arbeidslivet. KS spør: Mellomoppgjøret økonomisk ramme 1. Hvordan kan en eventuell endret disponibel ramme brukes til å justere den lokale potten? Hovedavtalen 2. Ser kommunen/fylkeskommunen behov for endringer i Hovedavtalen? I så fall hvilke endringer? Særavtalene 3. Ser kommunen/fylkeskommunen behov for særskilte endringer i særavtalene som har utløp i 2017? I så fall hvilke endringer? Inkludering Side 3

4 Sak 1/17 4. Hva kan bidra til at flere personer, som i dag står utenfor arbeidslivet, blir ansatt i ordinære stillinger i kommuner og fylkeskommuner? 5. Hvordan kan NAV gi kommuner og fylkeskommuner som arbeidsgivere god og hensiktsmessig bistand, slik at flere kommer i jobb? Vurdering: Til spørsmålene har rådmannen følgende forslag til svar fra Lillehammer kommune som arbeidsgiver: Mellomoppgjøret- økonomisk ramme 1. Hvordan kan en eventuell endret disponibel ramme brukes til å justere den lokale potten? Økt disponibel ramme kan benyttes til å øke potten eller framskynde virkningsdato. Lokal pott på 0,9% av lønnsmassen til lokale lønnsforhandlinger i kapittel 4 er et noe lavere nivå enn det som har vært satt av de senere årene. Midler til lokale lønnsforhandlinger er virkemiddel til oppfølging av lokal lønnspolitikk. Størrelse på potten vil ha betydning for prioritering av tiltak. Det vil derfor være hensiktsmessig at eventuelle endret disponibel ramme benyttes til å øke den lokale potten ut over 0,9%. Hovedavtalen 2. Ser kommunen/fylkeskommunen behov for endringer i Hovedavtalen? I så fall hvilke endringer? KS viser i debattheftet til at det i 2002 ble foretatt en omfattende revisjon, og at endringer de siste 10 årene blant annet har vært knyttet til enighet om et tydeligere felles formål og medbestemmelsesordningen ved kommunal samhandling og interkommunalt samarbeid. KS viser også til at samhandlingen fungerer godt, og at hovedavtalen er lite omtvistet. Dette er i tråd med rådmannens oppfatning om samhandlingen i egen kommune. Gjeldende avtale gir lokalt handlingsrom for å finne felles løsninger. Det vurderes ikke å være behov for endringer i avtalen. Særavtalene 3. Ser kommunen/fylkeskommunen behov for særskilte endringer i særavtalene som har utløp i 2017? I så fall hvilke endringer? De tre særavtalene som går ut er avtaler som er utviklet over tid. Kommunelegeavtalen (SFS 2305) regulerer lønns- og arbeidsforhold for alle typer legearbeid i kommunehelsetjenesten. I debattheftet omtales en utviklingen mot sentralisering av akuttfunksjoner, og vedtatte endringer i kompetansekravene for leger i legevakttjeneste. I kommuner med rekrutteringsutfordringer til legetjenestene, vil særlig daglegevakt i all hovedsak måtte dekkes av fastlegene. I dagens avtale er det kun fastslått sats for daglegevakt pr time for kommuner under innbyggere. Det anbefales at partene vurderer om det også skal etableres satser for kommuner og kommunesamarbeid med høyere innbyggerantall. Det vil kunne påvirke rekrutteringen og etablere noe større likhet mellom kommunene i honorar til daglegevakt for fastlegene. De to avtalene som kanskje har vært mest i fokus de senere årene er Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonale (SFS 2213) og Særavtalen for barnehager, SFO og skole (SFS 2201). For begge avtalene har det vært særlig fokus på regulering av arbeidstid. Side 4

5 Sak 1/17 Skolesektoren har fokus på lærende arbeidsmiljø for å sikre profesjonalitet og kvalitet i tjenestene. Som arbeidsgiver er vi opptatt av at dette utvikles i fellesskap gjennom kollektiv samhandling. Etter gjeldende avtale forhandles arbeidstiden lokalt, hvor partene med utgangspunkt i lokale behov og avtalens intensjoner søker å komme fram til hensiktsmessige arbeidstidsordninger for den enkelte skole. Det har vært gode prosesser i Lillehammerskolen. Samtidig er det i liten grad medført endringer fra tidligere år. Som skoleeier og fra skoleledere ønskes det fortsatt noe større handlingsrom for arbeidsgiver til kollektiv samhandling. Særavtalen for barnehager, SFO og skole regulerer blant annet planleggingstid og ledelsesressurs i barnehage, SFO og skole. Dette er i all hovedsak en godt gjennomarbeidet avtale. Det er likevel behov for endringer i avtalen på regulering av lederressursen i SFO. Slik dette er i dag er lederressursen fastsatt etter antall barn uansett antall dager/timer barnet er til stede. De senere årene er skoledagen blitt lengre og antall mulige timer i SFO gått ned. Med bakgrunn i dette anbefales at kravet til lederressursen for SFO gjennomgås, slik at det gis mulighet for en mer lokale tilpasning. I løpet av 2017 skal Kunnskapsdepartementet fastsettes ny rammeplan for barnehagene. Det er viktig at eventuelle endringer i rammeplanen som kan få innvirkning på arbeidsmetoder, tas hensyn til i framtidige særavtaler slik at lokalt handlingsrom ikke reduseres. Inkludering 4. Hva kan bidra til at flere personer, som i dag står utenfor arbeidslivet, blir ansatt i ordinære stillinger i kommuner og fylkeskommuner? 5. Hvordan kan NAV gi kommuner og fylkeskommuner som arbeidsgivere god og hensiktsmessig bistand, slik at flere kommer i jobb? Spørsmål 4 og 5 er naturlig å se i sammenheng. Årsaken til utenforskapet er ulike. Målgruppen er sammensatt, med mange ulike behov. De som er på arbeidsutprøving i Lillehammer kommune er både i tillegg til faste ansatte og i kortere midlertidige stillinger. Ledige stillinger blir som hovedregel lyst ut, og i all hovedsak eksternt. I en tid med store krav til effektivitet og omstilling i kommunal sektor, kan det oppleves som ressurskrevende med arbeidsutprøving og tilrettelegging i et arbeidsmiljø. Tiltaksforskriften omhandler ulike tiltak samt ulike tilskuddsordninger til tiltaksarrangør. Tilskuddene er i all hovedsak midlertidige og dekker ikke fullt ut utgiftene, med få særskilte unntak. Økte tilskudd og med lengre varighet kan være tiltak som bidrar til at flere kommer inn i arbeidslivet, eller forhindrer fra å falle ut. Med bakgrunn i at målgruppen er sammensatt kan det også være hensiktsmessig at NAV sammen med kommunene prioriterer ulike grupper i fastsatte perioder. Dette kan bidra til å utveksle og utvikle felles kompetanse og aktuelle tiltak for prioriterte grupper. Konklusjon: Det er i avsnittene over redegjort for rådmannens anbefalte svar til KS, fra Lillehammer kommune som arbeidsgiver. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til Side 5

6 Sak 1/17 I N N S T I L L I N G : Lillehammer kommune svarer på KS spørsmål i «Debatthefte KS spør. Mellomoppgjøret 2017», slik det framgår av saksframlegget. Lillehammer, 25.november 2016 Tord Buer Olsen Rådmann Sidsel Brath HR-sjef Behandling/vedtak i Lønnsutvalget den sak 4/16 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: I N N S T I L L I N G : Lillehammer kommune svarer på KS spørsmål i «Debatthefte KS spør. Mellomoppgjøret 2017», slik det framgår av saksframlegget. Side 6

7 Sak 2/17 Sak 2/17 3:1 DIGITALISERINGSSTRATEGI Saksbehandler: Anne Hvattum Arkiv: 060 &85 17/290-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/17 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Regional rådmannsgruppes forslag til felles digitaliseringsstrategi for perioden for kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal SAMMENDRAG: I denne saken foreslås at kommunestyret vedtar felles digitaliseringsstrategi for kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal. Jamfør KS sak , Økonomi og handlingsplan Årsbudsjett 2017, vedtakspunkt 25: Rådmannen beskriver i denne sak hvordan administrasjonen via å systematisere metodikken rundt gevinstrealisering bevisst vil arbeide med å øke kvalitet i tjenesteproduksjonen og redusere driftsutgifter som følge av investeringer generelt og digitalisering av tjenester spesielt. BAKGRUNN: Regjeringens overordnede IKT-politikk fremgår av Stortingsmelding 27 ( ) Digital Agenda for Norge. Regjeringen har høye ambisjoner om å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor, samtidig som innbyggere og næringsliv har forventninger om en enklere hverdag. Bruk av IKT og bevisst utnyttelse av digitaliseringens muligheter gjør at det er mulig å oppnå begge deler. I tillegg må de digitale tjenestene være en del av digitale arbeidsprosesser i virksomheten. Av stortingsmeldingen fremgår at offentlig sektor har mye å hente på ytterligere digitalisering av arbeidsprosesser og å drive virksomhetsutvikling gjennom digitalisering. Følgende hovedprioriteringer i Digital Agenda for Norge vil være spesielt aktuelle for kommunene: Brukeren i sentrum Ved å ta utgangspunkt i brukernes behov, kan det offentlige i større grad tilby tjenester som brukerne har nytte av. Målsettingen er å lage så gode og effektive digitale løsninger at de aller fleste velger å benytte seg av disse. Styrket digital kompetanse og deltakelse Digital kompetanse, fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet, skal styrkes for å sikre deltakelse og tillit til digitale løsninger. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke. Effektiv digitalisering av offentlig sektor Side 7

8 Sak 2/17 Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt, og på en måte som reduserer kompleksitet og risiko, slik at gevinster realiseres. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Fellesløsninger skal benyttes til å lage effektive og brukervennlige digitale tjenester for hele offentlig sektor. Godt personvern og god informasjonssikkerhet Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet og IKT-sikkerhet er en nødvendig forutsetning for tillit til digitale løsninger. Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner har hatt et formalisert samarbeid innenfor IKT siden 2003, som del av 3-1-samarbeidet. Det regionale IKT-styret har blant annet ansvaret for utarbeidelse av strategier og handlingsplaner som innbefatter bruk av IKT, er det kommunale samarbeidets øverste prosjektorgan og skal sørge for effektive beslutningsprosesser knyttet til oppstart, gjennomføring og avslutning av IKT-prosjekter. I praksis er IKT per i dag et element i alle større kommunale prosjekter. Kommunene kjøper IKT-tjenester av Ikomm AS. Dette innebærer også faglig og teknisk bistand i prosjekter. Digitalisering er ikke noe nytt for kommunene og det har gjennom en årrekke vært gjennomført større og mindre digitaliseringsprosesser. Planlagte prosesser for perioden fremgår av regional handlingsplan for IKT. Fra 2017 vil det være følgende regionale satsninger: Videreutvikling av innbyggertjenester Kommunens internettsider endres både når det gjelder layout og innhold, for å forenkle brukeropplevelsen, samt for å sikre at kommunens innbyggere og andre aktører kan finne informasjon de etterspør og forvalte sine interesser på egne premisser. Det utarbeides flere elektroniske søknadsskjemaer som blir tilgjengelige via kommunens nettsider, og den enkelte tjeneste gjennomgår og reviderer publisert informasjon for å sikre at denne er korrekt og tilstrekkelig. Det settes forsterket fokus på informasjonssikkerhet og personvern i hele organisasjonen for å sikre at personopplysninger forvaltes på en tilfredsstillende måte og for å sikre innbyggernes tillit til de digitale løsningene. Etablering av ny telefonsentral og oppgradering til Office365 Det er behov for en ny og oppdatert telefoniløsning. Ny telefonsentral må ses opp mot muligheter en oppgradering til Office365 vil gi, herunder Skype for business. Videreføring av arbeidet med å etablere fullelektronisk arkiv Arbeidet mot et fullelektronisk arkiv for hele organisasjonen videreføres. Målet er at alle enheter skal være fullelektroniske innen utgangen av Digital kommunikasjon skal bli førstevalg mellom kommunen, innbyggere og næringsliv, mellom kommuner og mellom kommunen og andre aktører. Innbyggere som ikke ønsker dette, kan reservere Side 8

9 Sak 2/17 seg i et sentralt register. Fullelektronisk arkiv og kommunikasjon vil medføre mer effektiv saksbehandling, legge til rette for bedre digitale innbyggertjenester og økt informasjonssikkerhet gjennom tilfredsstillende lagring av dokumenter og tilgangsstyring. Systemanalyse Det igangsettes en gjennomgang av alle systemer som benyttes i enhetene for å sikre at systemene er hensiktsmessige og oppfyller tjenestenes behov. Det antas å ligge ubenyttet potensiale i enkelte systemer som kan realiseres. Videre vil det bli vurdert om antall systemer kan reduseres. Det er ønskelig å etablere en felles standardisert portefølje av fagsystemer for regionen, som også omfatter bruken av systemene og samarbeid om systemforvaltningen. Effektivisering for kommunene og innbyggere/næringsliv Tiltakene som er nevnt i kulepunktene over skal medvirke til at kommunens samlede ressurser utnyttes effektivt og at det oppleves slik av innbyggere og næringsliv. Dersom disse gruppene bruker digitale løsninger til finne informasjon de etterspør, få nødvendig veiledning og søke om tjenester, vil det frigjøre tid for ansatte i tjenestene til andre oppgaver, herunder saksbehandling. Raskere saksbehandling vil igjen være en fordel for innbyggere og næringsliv. Teknologiske løsninger muliggjør hel- og delautomatisering av arbeidsprosesser som kan bidra til ytterligere effektivisering i organisasjonen. Det samme vil nye løsninger for samhandling og kommunikasjon som ligger i Office365. Det vises videre til Lillehammer kommunestyres vedtakspunkt 28 i sak om å intensivere arbeidet med å ta i bruk velferdsteknologi innen helse- og omsorgstjenesten. Planleggingen er i gang og dette arbeidet følger også forutsetningene gitt i vedlagte forslag til digitaliseringsstrategi. VURDERING: Regjeringen har høye ambisjoner for kommunene knyttet til digitalisering. Dette innebærer bruk av teknologi for å fornye, forenkle og forbedre arbeidsprosesser for både innbyggere, næringsliv og kommunene. I dette ligger det også en betydelig forventning om effektivisering i offentlig sektor. En felles digitaliseringsstrategi for kommunene Gausdal, Lillehammer og Øyer skal sikre at våre overordnede målsetninger ligger til grunn for utviklingen, samt at vår innsats på disse områdene har et tilstrekkelig fremtidsperspektiv og både enkeltvis og samlet trekker i den retningen vi ønsker. Digitaliseringsstrategien som legges frem for politisk behandling er i tråd med statlige føringer og overordnede målsetninger som fremgår av kommuneplanens samfunnsdel. Videre er den forankret i kommunenes planstrategi. Kommunene i Lillehammer-regionen har sammenfallende utfordringer knyttet til kommuneøkonomi og demografiske utfordringer som følge av skjevheter i befolkningsutviklingen. Dette krever omstilling i kommunene, både på kort og lang sikt. Det vil bli flere som har behov for tjenester og færre til å utføre dem. Forventningene innbyggere og næringsliv har til kommunene har endret seg i tråd med den generelle samfunnsutviklingen. Det etterspørres et vidt spekter av digitale løsninger, der Side 9

10 Sak 2/17 innbyggeren selv kan forvalte sine interesser på egne premisser. Dette innebærer blant annet anledning til å tilegne seg informasjon om kommunens tjenester når man ønsker, enkle kanaler for elektronisk kommunikasjon og tilgang til selvbetjeningsløsninger. Digitalt førstevalg er en føring fra statlig hold, og innebærer at innbyggere aktivt må reservere seg mot digital kommunikasjon med sin kommune. For å lykkes med sine målsetninger innenfor dette området, er kommunene helt avhengige av at innbyggerne faktisk velger å benytte de digitale løsningene som utvikles. Dette vil blant annet avhenge av at løsningene baserer seg på reelle behov og ønsker fra innbyggere og næringsliv, brukervennlighet og tilliten til at personopplysninger forvaltes på en tilfredsstillende måte. Brukerperspektivet er således sentralt. De av våre innbyggere som ikke har tilstrekkelig digital kompetanse til å benytte seg av digitale løsninger, skal få god bistand og oppfølging fra kommunen. Digitale tjenester vil også omfatte trygghets- og mestringsteknologi som skal bidra til at våre innbyggere mestrer egen hverdag, også i perioder med sykdom og funksjonsnedsettelse. Eksempler på dette er velferdsteknologiske løsninger som trygghetsalarm, ulike typer sensorer og kameraovervåkning. Digitalisering kan også bidra til smartere byer og bygder. Et smart lokalsamfunn ivaretar både mennesker og bedrifter, det tilbyr tjenester av høy kvalitet på en effektiv måte og gir større avkastning på offentlige investeringer. En vesentlig forutsetning for å lykkes med digitalisering og da særlig i et brukerperspektiv, er at den digitale grunninfrastrukturen er av tilstrekkelig høy kvalitet. Konkret betyr dette at effektive digitale løsninger og digital deltakelse forutsetter tilfredsstillende tilgang til internett i hele regionen. Dette er ikke tilfelle per i dag. Implementering av digitaliseringsstrategien kan ikke vente til denne forutsetningen er oppfylt fullt ut. Med bosetningsmønsteret i regionen og dagens bredbåndsdekning, vil dette i tilfelle medføre at implementering av digitaliseringsstrategien vil bli kraftig forsinket. For å forsere bredbånddekningen ut over det markedet selv løser på kort sikt, har kommunene igangsatt en større prosess med å jobbe frem etablering av bredbånd i regionens rurale områder. Målsettingen er at det i løpet av 2017 skal igangsettes konkrete grendevise prosjekter for utrulling av bredbånd. Dette vil skje i samarbeid med beboerne, næringslivet og bredbåndstilbyderne. Finansieringen vil bestå av egne midler fra disse aktørene, mulig offentlig medfinansiering, samt en betydelig innsats både fra bredbåndstilbyderne og grendene selv. Første halvår 2017 vil primært være dedikert til et omfattende kartleggingsarbeid. Bredbåndstilbydernes dekning og informasjon fra brukerne selv om dagens faktiske netthastigheter vil danne grunnlag for igangsettingen av de ulike bredbåndsprosjektene i andre halvår 2017, ut over de bredbåndsaktørene allerede har under planlegging/utrulling. Merverdi/Gevinsrealisering Med stadige behov for effektivisering, er det viktig at tjenestene vurderer muligheter for å oppnå dette ved hjelp av teknologi. Rådmannens oppfatning er at det ligger et potensiale for slik effektivisering i alle kommunens virksomheter. Noen av de teknologiske løsningene er utviklet og tilgjengelige. Andre bør kommunen vurdere å bidra til utviklingen av ved å utfordre leverandører til å levere tjenester som dekker kommunens behov. Digitalisering skal medvirke til at kommunens samlede ressurser utnyttes effektivt og oppleves slik av innbyggere, næringsliv og kommunens medarbeidere. Det er i strategien derfor formulert en målsetning om at vi skal digitalisere alt som kan digitaliseres, så fremt det gir en reell merverdi. Merverdi vil Side 10

11 Sak 2/17 omfatte et vidt spekter av gevinster for innbyggere, næringsliv og/eller kommunen, herunder økonomiske besparelser, økt kvalitet i tjenestene, raskere saksbehandling, enklere tilgang til informasjon, økt grad av innsyn i egne personopplysninger og mulighet for å gjenbruke data som allerede er samlet inn. Gevinster skal realiseres og synliggjøres. Lillehammer kommune er i dag i en krevende økonomisk situasjon. Fondene er tilnærmet tomme. Det forventes at 2016 går i balanse og at en dermed kan begynne å bygge opp frie fond igjen. Lillehammer kommune har et mål om Disposisjonsfond på 200 mill. kroner. Dette for å bygge robust kommuneøkonomi og derav oppnå reell politisk handlefrihet. Samtidig har Lillehammer kommune med bakgrunn i store investeringsbehov vedtatt økende investeringsnivåer i årene som kommer. Målet om 200 mill. kroner i disposisjonsfond sammen med denne store investeringstakten kan kun oppnås med systematisk og målrettet gevinstrealisering. I handlingsplanen til digitaliseringsstrategien vil det være en målsetning at investeringer som gjøres på dette området skal medføre reduserte driftskostnader på sikt, slik at disse i størst mulig grad blir selvfinansierende. Dette sammen med en målsetting om økt kvalitet i tjenestene gjør at rådmannen ser behov for en ytterligere systematisering av metodikken med gevinstrealisering. Gevinstrealisering innebærer å planlegge og å organisere med tanke på å hente ut gevinster av et tiltak, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert. Gevinstrealisering settes som et krav i strategien og er poengtert to steder; Vi skaper gevinster og realiserer dem Alle prosjekter og prosesser som igangsettes skal baseres på en kost- /nyttevurdering og ha en plan for gevinstrealisering. Gevinster skal realiseres og synliggjøres. I handlingsplan til digitaliseringsstrategien vil det være en målsetning at investeringer skal medføre reduserte driftskostnader på sikt, slik at disse i størst mulig grad blir selvfinansierende. For å gjennomføre digitaliseringen vil handlingsplaner for det videre arbeidet med digistalisering bygges på en modell hvor effekter tas ut fortløpende for å finansiere nye investeringer. Alle tiltak skal gi en reell merverdi og krever utarbeidelse av kost-/nytte analyser og gevinstrealiseringsplaner. Gevinster skal realiseres og synliggjøres. Merverdi vil i noen tilfeller innebære mulighet for effektivisering og økonomiske besparelser, og i andre tilfeller økt kvalitet og brukervennlighet for innbyggere og ansatte. Gevinstrealisering som metode er godt kjent i Lillehammer kommune allerede, og mest systematisk er den de senere år brukt innenfor område IKT i 3:1 samarbeidet. Gevinster som har vært vurdert i dette arbeidet over år har vært: Side 11

12 Sak 2/17 Rådmannen er opptatt av og planlegger for at kommunen skal få til dette systematiske arbeidet også innenfor alle andre områder i Lillehammer kommune på vesentlige investeringsprosjekter og prosesser. Direktoratet for økonomistyring (DFØ) samarbeider med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) for å bidra til vellykket gevinstrealisering i statlige prosjekter. Her kan hentes nyttig kunnskap for videreutvikling av gevinstrealiseringsmetodikk. DFØ har gitt ut veileder om gevinstrealisering, og noe informasjon derfra er gjengitt nedenfor: Direktoratet for økonomistyring har laget en modell for gevinstrealisering. Hovedtrinnene i denne modellen er: Viktige kritiske suksessfaktorer for vellykket gevinstrealisering: Erkjenne at ansvaret for gevinstrealisering ligger hos virksomhetsledelsen og ikke hos prosjektet. Identifisere tidlig tiltakets gevinster og forutsetningene som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert. Erkjenne at gevinstene ikke blir realiserte av seg selv, og at det derfor må settes av nok ressurser til arbeidet med gevinstrealisering. For ytterligere informasjon om gevinstrealisering i offentlige virksomheter: Veileder gevinstrealisering: %20Gevinstrealisering_web.pdf Side 12

13 Sak 2/17 Rådmannen ønsker å bygge videre på det gode arbeidet som er gjort innenfor gevinstrealisering i 3:1 samarbeidet samt tilføre organisasjonen nyere kunnskap på området og videre utvikle en systematisk metodikk for Lillehammer kommune. Arbeidet er satt i gang, og metodikken for gevinstrealisering forventes klar til bruk ila første halvår. Avslutningsvis Den digitale utviklingen medfører et behov for forsterket fokus på informasjonssikkerhet og personvern. Ingen løsninger skal anskaffes eller etableres uten at vi vet at kravene til informasjonssikkerhet er oppfylt. Digitalisering er et omfattende arbeid. Det må dedikeres både økonomiske og menneskelige ressurser i kommunen til å utvikle gode og fremtidsrettede løsninger. I investeringsbudsjettet for perioden er det lagt inn midler til digitaliseringstiltak. For å lykkes, er det viktig at digitaliseringsstrategien forankres i organisasjonen og at tjenestene engasjeres i arbeidet med kvalitetsforbedring og effektivisering ved bruk av teknologi. I tillegg til samordning innad i det enkelte fagområde, vil det kreves samordning på tvers av fagområder internt i egen kommune og et forpliktende samarbeid mellom kommunene. Fagmiljøer på tvers av kommunegrensene vil også dra nytte av samhandling for å utvikle kompetanse og for å løse oppgaver i fellesskap. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : Kommunestyret vedtar felles digitaliseringsstrategi for perioden for kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal. Lillehammer, Tord Buer Olsen Rådmann Anne Hvattum Økonomisjef Side 13

14 Sak 3/17 Sak 3/17 KOMMUNEDELPLAN FYSISK AKTIVITET OG NATUROPPLEVELSE, 3. GANGS RULLERING AV HANDLINGSPROGRAM, KAPITTEL 5 Saksbehandler: Kari Nesdal Arkiv: 143 C2 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 2/17 Utvalg for plan og samfunnsutvikling /17 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: 1. Kap. 5.4 Handlingsprogram anlegg 2. Uttalelse fra Lillehammer Idrettsråd. Sammendrag: Kapittel 5.4 Anlegg i Kommunedelplan for fysiske aktivitet og naturopplevelse foreslås rullert med bakgrunn i aktivitet siste år og etter innspill i forbindelse med årets høring. Spillemiddelsøknader prioriteres i samsvar med rullert handlingsprogram kap for nærmiljøanlegg og kap for ordinære idretts- og friluftsanlegg. Bakgrunn: Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse ble vedtatt av Lillehammer kommunestyre den 23. januar 2014 (sak 2/14). Plandokumentet gjelder for fire år, men planens handlingsprogram rulleres årlig. Denne saken omhandler 3. gangs rullering av handlingsprogrammet. Fakta: For at det skal kunne søkes om spillemidler til anlegg og områder for idrett og fysisk aktivitet stiller Kulturdepartementet krav om at disse anleggene skal være innarbeidet i en kommunal plan. Planen skal inneholde målsetting for kommunens satsing på idrett og fysisk aktivitet. Selve plandokumentet gjelder for den 4-årige planperioden. Det er et krav for å kunne søke spillemidler at planen har et oppdatert prioritert handlingsprogram. Dette medfører at handlingsprogrammet blir gjenstand for årlig rullering sammen med prioritering av spillemiddelsøknadene fra kommunen. Handlingsprogrammet forplikter ikke det kommunale budsjettet i planperioden. Dersom det ikke bevilges midler til tiltakene over det ordinære kommunale drifts- eller investeringsbusjettet, må prosjektene finansieres på annen måte eller skyves ut i tid. Denne saken omhandler tredje gangs rullering av planens handlingsprogram, kap. 5.4 Anlegg. Siden planen i sin helhet skal gjennomgå hovedrevisjon neste år, blir det ikke foretatt endringer i selve plandokumentet. Side 14

15 Sak 3/17 Årets rullering er kunngjort i lokalpressen. Aktuelle lag og foreninger, anleggseiere og offentlige instanser har mottatt høringsbrev. Det er kommet inn totalt 7 innspill til årets rullering av handlingsprogrammet. Det er videre meldt inn 8 eksterne spillemiddelsøknader som fordeler seg på 2 nærmiljøanlegg og 6 ordinære anlegg for idrett og fysisk aktivitet. I tillegg blir det sendt inn 12 søknader fra Lillehammer kommune. 11 av de totalt 20 søknadene er fornying av tidligere søknader. Lillehammer Idrettsråd har uttalt seg til handlingsprogrammet. Idrettsrådets uttalelse følger saken som vedlegg. Kommunestyret vedtar prosjekter i handlingsprogrammet i prioritert rekkefølge. Det vedtatte handlingsprogrammet er grunnlag for prioritering av spillemidler. Det forutsettes at alle søknader er fullstendige og godkjent administrativt av Lillehammer kommune i henhold til krav fra Kulturdepartmentet før de videresendes til Oppland Fylkeskommune innen 15. januar Vurdering: Prinsipper for prioritering av spillemiddelsøknader: I tråd med tidligere års praksis er det for 2017 i hovedsak prioritert anlegg som det er søkt om spillemidler til tidligere år, men som ikke har fått tildeling. Prosjekt som opprinnelig var plassert i 2017 kommer så før ny prosjekter spilt inn i årets runde. Prosjekt som i gjeldende plan var satt opp i 2017, men som det ikke søkes spillemidler til i denne omgang forskyves ut i tid og tas opp til ny prioritering ved neste års hovedrevisjon av planen. Mottatte innspill med Rådmannens kommentar: Innspill som handler om andre deler av planen enn kap. 5.4 Anlegg registreres, men det foretas ingen endringer i selve plandokumentet nå. Kap. 5.4 i handlingsprogrammet foreslås oppdatert i henhold til aktivitet som har skjedd siste år, samt de innspill som er kommet inn ved årets behandling. Et sammendrag av innspillene er gjengitt sammen med Rådmannens kommentar. De fullstendige innspillene følger som utrykte vedlegg. Lillehammer Idrettsråd har mottatt kopi av innspillene og uttalelse fra idrettsrådet følger saken som vedlegg. Dok. 16/ Lillehammer innebandyklubb Lillehammer innebandyklubb støtter et forslag om ny flerbrukshall. Rådmannens kommentar: Tas til orientering. Flerbrukshall er oppført som planleggingsprosjekt i planperioden, kap Dok. 16/ Olympiaparken Understreker viktigheten av at nytt idrettsgulv i Håkons Hall som i planen er prioritert i 2017, blir fulgt opp med kommunale investeringsmidler i Rådmannens kommentar: Det er ikke bevilget kommunale investeringsmidler til nytt idrettsgulv i Håkons Hall. Prosjektet skyves derfor ut i tid og vurderes ved neste års hovedrevisjon av planen. Dok. 16/ Friskis&Svettis Lillehammer Side 15

16 Sak 3/17 Påpeker at Friskis&Svettis er organisert som et idrettslag og drives som et idrettslag. Laget er underlagt NIFs lover og er en egen seksjon i Norges fleridrettsforbund. Ber om at teksten i Kap justeres i henhold til dette. Rådmannen kommentar: Tas til etterretning. Teksten vil bli justert i forbindelse med neste års hovedrevisjon av planen. Dok. 16/ Naturvernforbundet i Lillehammer Påpeker at det bør utarbeides egne sykkeltraseer i friluftsområdene. Økende omfang av terrengsykling kan medføre slitasje og erosjon på stier og terreng og det bør settes i verk tiltak som begrenser påvirkningen på naturen og konflikter med andre brukere. Etterlyser interkommunalt samarbeid og samarbeid på fylkesnivå. Minner om at friluftsloven gir kommuner, i samarbeid med grunneiere, adgang til å vedta lokale forskrifter som prioriterer fotgjengenere framfor syklister i bestemte områder eller å gjøre andre tiltak som skiller syklister og gående. Vedrørende Nordseter påpekes at det er viktig at kommunen opprettholder vedtaket om at vegen fra bommen og innover fjellet ikke skal vinterbrøytes. Rådmannens kommentar Innspillet tas til orientering. Terrengsykling vil være et aktuelt tema ved neste års hovedrevisjon av plandokumentet. Dok. 16/ Fylkesmannen i Oppland Fylkesmannen har ingen merknader til handlingsprogrammet. Rådmannens kommentar Tas til orientering. Dok. 16/ Oppland fylkeskommune Fylkeskommunens merknad gir en grundig gjennomgang av plandokumentet med forslag til en rekke oppdateringer og forbedringer av de ulike kapitlene. Det er ingen merknader til det prioriterte handlingsprogrammet. Rådmannens kommentar: Innspillet registreres, men det foretas ingen endring av selve plandokumentet nå. Innspillet vil være nyttig i forbindelse med neste års hovedrevisjon av plandokumentet. Dok 16/ Lillehammer fotballklubb/lillehammer kvinnefotballklubb Påpeker behov for ekstra spilleflater på kunstgress på Stampesletta. Spesielt i perioden marsmai må kamper flyttes og treninger kanselleres p.g.a. for liten banekapasitet. Ny kunstgressbane bør planlegges med undervarme og lys slik at man får økt kapasitet i vinter-/vårperioden og på høstkvelder. Klubben tar ikke stilling til hvor ny kunstgressbane bør plasseres. Rehabilitering av Øvre bane bør gjennomføres i Rådmannens kommentar: Side 16

17 Sak 3/17 Det blir søkt spillemidler til ny kunstgressbane på Stampesletta i 2017, med tanke på bygging i Undervarme vurderes. Plassering/gjennomføring må ses i sammenheng med forstudie for eventuell fotballhall, se handlingsprogrammets kap Planleggingsprosjekter i planperioden. Rehablilitering av Øvre bane er meldt inn som behov i forbindelse med økonomiplan for Lillehammer. Konklusjon: Kap Anlegg oppdateres i henhold til aktivitet siste året, samt i tråd med Rådmannens kommentar til de innspillene som er kommet gjennom årets høring for rullering. Søknader om spillemidler prioriteres i henhold til det korrigerte handlingsprogrammet. Prosjekt som det har vært søkt om tidligere gis prioritet i henhold til tidligere års prioriteringer. Dette gjelder prioritet 1-11 på ordinære anlegg. Nye søknader /prosjekt prioriteres under prosjekt som i planen opprinnelig har vært planlagt det aktuelle året. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K: 1. Rullering av handlingsprogrammets kap. 5.4 i Kommunedelplan for fysisk aktivitet og naturopplevelse vedtas. 2. Søknader om spillemidler for 2017 prioriteres i henhold til planens handlingsprogram Nærmiljøanlegg og kap Idretts- og friluftsanlegg. Lillehammer, Tord Buer Olsen Rådmann Lars Rudi Kommunalsjef Side 17

18 Sak 4/17 Sak 4/17 OPPHEVING AV FORSKRIFT OM FEIE- OG TILSYNSORDNING I LILLEHAMMER KOMMUNE Saksbehandler: Thor Kristian Høilund Arkiv: M80 &00 17/293-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 4/17 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Ingen Sammendrag: Lokal forskrift om feie- og tilsynsordning i Lillehammer kommune foreslås opphevet, da det fra 1. januar 2016 er gitt sentral forskrift som regulerer aktuelle område. Ny forskrift åpner ikke for lokale forskrifter. Bakgrunn: Lillehammer og Øyer kommunestyrer fastsatte 29. januar 2009, med hjemmel i forskrift 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og tilsyn 7-3, jf. lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) 13 fjerde ledd, lokal forskrift om feie-og tilsynsordning. Kommunestyret i Gausdal fastsatte 21.mars 2013 liklydende forskrift for Gausdal kommune. Fakta: Lillehammer, Øyer og Gausdal har fastsatt lokal forskrift der fritidsboliger med fyringsanlegg som er tilknyttet offentlig infrastruktur i form av veg, vann og avløp skal ha feie- og tilsynstjeneste, i henhold til forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Eiere av slike fritidsboliger skal betale gebyr på linje med øvrig bebyggelse. Eiere av hytter som ikke har slik tilknytning til offentlig infrastruktur kan bestille feiing, eller leie utstyr for egenhendig feiing. Fra 1. januar 2016 trådte ny sentral forskrift om brannforebygging i kraft, og tidligere sentral forskrift ble opphevet fra samme dag. Bestemmelsen om feiing og tilsyn med fyringsanlegg har i den nye forskriften følgende ordlyd; «17 Feiing og tilsyn med fyringsanlegg Kommunen skal sørge for at røykkanaler i fyringsanlegg som brukes til oppvarming av byggverk, blir feiet ved behov. Feiingen skal utføres på en faglig tilfredsstillende måte som medfører minst mulig ulempe for eiere og brukere. Etter feiingen skal feieren sørge for at all sot blir fjernet og brakt til egnet sted. Side 18

19 Sak 4/17 Kommunen skal sørge for at det ved behov blir ført tilsyn med fyringsanlegg som brukes til oppvarming av byggverk. Kommunen skal sørge for at det blir ført tilsyn med fyringsanlegget etter brann eller eksplosjon i eller i tilknytning til fyringsanlegget.» Vurdering: I den nye forskriften er det, til forskjell fra bestemmelsene i den gamle forskriften, ingen åpning for lokale forskrifter. Det er heller ikke åpning for å unnta noen bygg totalt fra kravet om feiing og tilsyn med fyringsanlegg. Det er ikke krav til verken vei, vann eller avløp for å omfattes av forskriften. Gjeldende lokal forskrift for feie- og tilsynsordning i Lillehammer må som følge av dette oppheves. Konklusjon: Rådmannen tilrår at lokal forskrift for Lillehammer kommune om feiing og tilsyn med fyringsanlegg i fritidsboliger som er tilknyttet offentlig infrastruktur i form av veg, vann og avløp oppheves. Feiing og tilsyn med fyringsanlegg vil etter dette i sin helhet reguleres av sentral forskrift som trådte i kraft 1. januar Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : 1. Forskrift om feie- og tilsynsordning, Lillehammer kommune av 29. januar 2009 nr 123, oppheves med umiddelbar virkning. Lillehammer, 9. januar 2017 Tord Buer Olsen Rådmann Lars Rudi Kommunalsjef Side 19

20 Sak 5/17 Sak 5/17 HØRING: ENDRINGER I POLITIETS LOKALE TJENESTESTEDSTRUKTUR Saksbehandler: Kjersti Morset Arkiv: X31 16/ Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 85/16 Formannskapet /17 Formannskapet Vedlegg: - Vedlegg 1: Forslag til inndeling i geografiske driftsenheter i Innlandet politidistrikt - Vedlegg 2: Arbeidsgruppens forslag til politimesteren om inndeling i geografiske enheter i Innlandet pd Sammendrag: I forbindelse med politiets omstrukturering skal det avgjøres hvordan den geografiske strukturen i det nye Innlandet politidistrikt skal være. Kommunen har tidligere uttalt seg om tjenestested og tjenesteenhet. Nå skal fordeler og ulemper ved potensielle geografiske driftsenheter, GDE, vurderes. Spørsmålet er hvor mange geografiske driftsenheter politidistriktet har behov for, og hvor de skal ligge. Den endelige inndelingen gjennomføres ved lokale forhandlinger i politidistriktet. Kommunen kan uttale seg om eventuelle vesentlige endringer i lokaliseringen av driftsenhetene, dersom det innebærer en vesentlig endring av arbeidsplasser. Kommunen kan også uttale seg om driftsenhetens ansvarsområder. Det presiseres fra Innlandet politidistrikt at dette ikke er en formell høringsrunde. Bakgrunn og fakta: En geografisk driftsenhet skal være et geografisk område i et politidistrikt, som har ansvaret for politioppgavene innenfor dette grafiske området. Driftsenheten kan altså omfatte flere tjenesteenheter og -steder. Driftsenhetslederen er også tjenestestedsleder. Geografiske driftsenheter har det overordnede ansvaret for å lede og koordinere ressursene ved de underlagte tjenestestedene, samt et særlig ansvar for å ivareta administrative oppgaver for tjenestestedene. Lederen av driftsenheten har budsjett-, resultat- og personalansvar. Justis- og beredskapsdepartementet stiller en rekke krav til hva en driftsenhet skal kunne håndtere, som eksempelvis: fullverdig polititjeneste, kontinuerlig operativ beredskap og fleksibilitet, bygge fagmiljøer og spisskompetanse, håndtere større oppgaver/prosjekt som går over tid, ha tilstrekkelig saksvolum m.m. Tidligere Gudbrandsdal politidistrikt har hovedsete på Lillehammer, med koordineringsansvaret for 12 kommuner og 180 ansatte. 108 av dem har per i dag arbeidsstedet sitt på Lillehammer. Lillehammer har nærmere 28 tusen innbyggere og 5 tusen studenter, samt et stort antall besøkende, turister og hyttebeboere i regionen som stiller høye krav til vakt og beredskap. Side 20

21 Sak 5/17 Politiets arbeidsgruppe har lagt fram et forslag til politimesteren om inndeling av geografiske enheter i Innlandet. Det presenteres argumenter både for og imot fire ulike alternativer. Det argumenteres også for at geografiske driftsenheter bør være relativt store for å kunne tilby fullverdig polititjeneste i tråd med kravene fra Justis- og beredskapsdepartementet. Forslag 1: Driftsenhet Oppland og driftsenhet Hedmark. Administrasjonssteder: Hamar og Lillehammer eller Gjøvik Forslag 2: Driftsenhet Glåmdal/Elverum/Nord-Østerdal, driftsenhet Hedmarken/Gudbrandsdal, driftsenhet Vestoppland. Administrasjonssteder: Kongsvinger, Lillehammer og Gjøvik Forslag 3: Driftsenhet Glåmdal/Elverum/Nord-Østerdal, driftsenhet Gudbrandsdal, driftsenhet Vestoppland og driftsenhet Hedmarken. Administrasjonssteder: Hamar og Lillehammer Forslag 4: Driftsenhet Glåmdal, driftsenhet Østerdal, driftsenhet Hedmarken, driftsenhet Gudbrandsdal og driftsenhet Vestoppland. Administrasjonssteder: Kongsvinger, Elverum, Hamar, Gjøvik og Lillehammer Vurdering: Av disse fire forslagene mener rådmannen at det er forslag 2 som på best mulig måte imøtekommer departementets krav og samtidig ivaretar det lokale politiets, kommunens og Lillehammerregionens interesser. I denne modellen vil Lillehammer kommune bli en del av den største enheten i Innlandet politidistrikt. Enheten vil ha flest innbyggere, flest straffesaker, flest operative oppdrag, flest sivile saker og det alene kan være en bekymring. Samtidig vil den også ha flest ressurser og kunne tilby attraktive arbeidsplasser. I forslag 2 vil politiressurser på Hedmarken og Gudbrandsdalen ha en felles ledelse, felles strategi og felles rapportering. Det vil ifølge forslaget være spesielt positivt for en dynamisk polititjeneste i området Lillehammer, Moelv, Brumundal, Sjusjøen og Hamar-området. Modellen åpner for lett tilgjengelig kommunikasjon via E6 og Dovrebanen, noe som vil åpne for en mer fleksibel forflytning av ressurser mellom Hamar og Lillehammer. Rådmannen deler bekymringen som omtales i forslaget fra arbeidsgruppa at det er en fare for at ressurser fra Lillehammer og Gudbrandsdalen trekkes inn mot Hamar, som gjerne har flere hendelser som krever oppfølging fra politiet. Det vil være negativt for beredskapen i Gudbrandsdalen og for kommunen og regionen generelt. I styrende dokumenter er det Side 21

22 Sak 5/17 imidlertid lagt vekt på at hele distriktet skal tas i bruk. Å legge det ene av de tre administrasjonsstedene på Lillehammer, vil styrke politiet i området og dermed også den geografiske enheten. En av oppgavene til den geografiske driftsenheten er å bygge fagmiljøer og spisskompetanse. Lillehammer kommune er opptatt av at det legges til rette for å beholde og rekruttere til attraktive arbeidsplasser i kommunen og regionen, også når den geografiske driftsenheten skal møte framtidas arbeidsoppgaver. Konklusjon: Rådmannen anbefaler formannskapet å slutte seg til politiets arbeidsgruppe sitt forslag 2 til inndeling av geografiske enheter og plassering av administrasjonssteder i Innlandet politidistrikt. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K: 1. Formannskapet slutter seg til rådmannens vurderinger og konklusjon når det gjelder Lillehammer kommunes uttalelse om inndeling av geografiske driftsenheter i Innlandet politidistrikt. 2. Saksutredning og protokoll sendes politimesteren i Innlandet politidistrikt som kommunens uttalelse i saken. Lillehammer, Tord Buer Olsen Rådmann Side 22

23 Sak 6/17 Sak 6/17 REKRUTTERING AV STYREMEDLEMMER I SELSKAP DER LILLEHAMMER KOMMUNE HAR EIERINTERESSER Saksbehandler: Nanna Kr Egidius Arkiv: 17/299-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 6/17 Formannskapet Vedlegg: Oversikt over rekruttering av styremedlemmer og bruk av i selskap der Lillehammer kommune har en eierandel. Bakgrunn: Lillehammer kommunestyre fattet i sitt møte 22. juni 2016 følgende vedtak i sak 57/16 (Eierpolitikk ): 1. Kommunestyret vedtar Eierpolitikk Kommunestyret ber om at utarbeides Eiermelding for 2016 basert på regnskapene for Vedlagte mal (vedlegg 3)benyttes for alle selskap (AS og IKS) der kommunen eier med enn 50 % eller som er av særskilt politisk interesse. For øvrige selskap benyttes en forenklet framstilling, der selskapets navn, kommunens eierandel og begrunnelse for eierskapet omtales. 3. Kommunestyret ber om at det legges fram en orienteringssak i formannskapet som tar for seg rekruttering av styremedlemmer og bruk av valgkomite i de selskaper der Lillehammer kommune er inne på eiersiden. Det ønskes en oversikt over hvilke selskaper som benytter valgkomité i dag, og en vurdering av praksis for rekruttering av kompetanse og representasjon i selskapene. Eiermelding 2016 ble vedtatt av kommunestyret 15. desember Denne saken gjelder punkt 3. i vedtaket, rekruttering av styremedlemmer og bruk av valgkomite i selskap som kommunen eier. Fakta: De formelle bestemmelsene om valg av styre og styrets oppgaver i aksjeselskap finnes i aksjelovens kapitel 6. Som hovedregel er det selskapets generalforsamling som velger medlemmer av styret og hvem som skal være styreleder. Det er mulig å la styret velge sin egen leder, og det kan vedtektsfestes at andre enn generalforsamlingen skal velge inntil halvparten av styremedlemmene. Alternativt kan det vedtektsfestes at et annet organ enn generalforsamlingen skal velge styret, generalforsamlingen skal da utpeke medlemmene av dette organet. Aksjeloven inneholder også bestemmelser om styrets tilsynsoppgaver, fastsettelse av styreinstruks og saksbehandlingsregler i styret, inklusive regler om habilitet. Det er også en bestemmelse om at styremedlemmer må være myndige og at minst halvparten må være borgere av og bosatt i en EØS-stat. Utover dette er det ingen formelle kompetansekrav til styremedlemmer. Side 23

24 Sak 6/17 Aksjeloven inneholder også bestemmelser om ansattes rett til å velge styremedlemmer. Bortsett fra at de velges på en annen måte har ansattevalgte styremedlemmer de samme rettigheter og plikter i styret som de øvrige styremedlemmene. De formelle bestemmelsene om valg av styre og styrets oppgaver i interkommunale selskap finnes i Lov om interkommunale selskap. I disse selskapene velges styret av representantskapet, som igjen er valgt av kommunestyret i de deltagende kommunene. Det skal være minst ett representantskapsmedlem for hver kommune som deltar. Lov om interkommunale selskap inneholder bestemmelser om styrets tilsynsoppgaver, fastsettelse av styreinstruks og saksbehandlingsregler i styret, inklusive regler om habilitet, som ligner tilsvarende regler i aksjeloven. Det samme gjelder ansattes rett til å velge styremedlemmer. Det er ingen formelle kompetansekrav til styremedlemmer i denne loven heller. Det er ikke uvanlig at selskap bruker valgkomiteer for å rekruttere styremedlemmer. En valgkomite i et selskap er et organ valgt av generalforsamling eller representantskap (IKS) med mandat å fremme forslag til styremedlemmer og eventuelt godtgjørelse til disse. Det er fortsatt generalforsamlingen (eller representantskapet) som velger styret. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert og må tas inn det enkelte selskaps vedtekter eller i en eventuell selskapsavtale. Vedlegg 1 viser en oversikt over selskap (AS og IKS) der kommunen har eierinteresser, med eierandel, bruk av valgkomite samt begrunnelse hvis nei, og beskrivelse av dagens praksis/forslag til praksis. Vurdering: Styrets oppgaver har endret seg dramatisk de siste tiårene og det er almen enighet om at det å tilfredsstille lovens krav ikke lenger er tilstrekkelig for god eierstyring. Aksjeloven (og Lov om interkommunale selskap) sier først og fremst noe om styrets forvaltnings- og tilsynsoppgaver, og hvordan disse skal ivaretas. I dag forutsettes det at styret i tillegg skal bidra til verdiskapningen i selskapet gjennom en aktiv rådgiver- og pådriverrolle overfor ledelsen. Dette fordrer at styret kompetanse på en lang rekke fagområder. Tradisjonelt har dette gjerne vært juss, økonomi og finans, men etter hvert er strategi, organisasjon og ledelse, samt entreprenørskap blitt like interessante styrekompetanser. Bransjekunnskap kan være viktig, og kunnskap om hvordan samfunnet og politiske prosesser likedan, spesielt for selskap med betydelig offentlig eierskap. I dag er det ingen diskusjon om at det er viktig at begge kjønn er representert i et styre. På samme måte kan det argumenteres for at et styre også bør ha et visst mangfold når det gjelder alder og etnisitet. For at et styre skal kunne fungere i rådgiverrollen er det ikke tilstrekkelig at styret har medlemmer som til sammen har den ønskete kompetansen. De må også være villig til å dele og utvikle denne kompetansen i fellesskap og sammen med selskapets ledelse. Styret må kunne fungere som et team, som jobber sammen for å skape resultater i selskapet. Balansen mellom forvaltnings- og tilsynsoppgaver på den ene siden, og rådgiver- og pådriveroppgaver på den annen side er situasjonsbestemt og må finnes av det enkelte styre. Norsk utvalg for eierstyring, som består av representanter for en lang rekke organisasjoner innen næringsliv, finans og revisjon, utarbeider årlig «Norsk anbefaling for eierstyring og Side 24