Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: Møtedato/tid: kl. 09:00 Møtested: Kommunestyresalen, herredshuset Møtedeltakere: Tone Småge Måsøval Helge Borgen Kirsten Dragsnes Laila Wedø Sten S. Arntzen Andre møtende: Berit Flåmo, Frøya kommune Svanhild Mosebakken, Frøya kommune Gard S.G. Lyng, Revisjon Midt-Norge Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge Torbjørn Berglann, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak, Revisjon Midt-Norge NB! Sak med rapport om utbygging av Rabben 1 ettersendes. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon , eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tone Småge Måsøval (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 18/17 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon - kvalitet i opplæringen - ny behandling 19/17 Kontrollutvalgets årsmelding for ny behandling 20/17 Nytt fra utvalgene /17 Referatsaker 22/17 Eventuelt

3 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon - kvalitet i opplæringen - ny behandling Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 17/19-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner planen med leveringstidspunkt og ressursramme lagt fram i møtet. Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 4/17 en forvaltningsrevisjon av kvaliteten i opplæringen. Denne forvaltningsrevisjonen står øverst i plan for forvaltningsrevisjon Revisjon Midt-Norge har laget en plan for gjennomføringen av arbeidet, denne ble opprinnelig fremmet for kontrollutvalget 10.5., men behandlingen av planen ble utsatt fordi kontrollutvalget ikke var vedtaksdyktig. Saken fremmes derfor på nytt. Revisjon Midt-Norge legger opp til å undersøke innholdet i opplæringen og samhandlingen mellom lærer og elev, organisering og ledelse, og kvaliteten i opplæringen på småtrinnet og de første årene av mellomtrinnet. Revisjonen skal gjøre dette ved å besvare tre spørsmål: 1) Har Frøya kommune system for forbedringsarbeid innen opplæringsområdet? - Oppfølging av resultat: Nasjonale prøver Eksamensresultatene Grunnskolepoeng Elevundersøkelsen 2) Ivaretar Frøya kommune bestemmelsen om tidlig innsats i trinn? Gruppestørrelse Samarbeid og kartlegging GRUF 3) Ivaretar Frøya kommune føringer for vurderingsarbeid: Systematisk halvårsvurdering (utviklingssamtaler), underveisvurdering og oppfølging og tilpasning Involvering av elevene i deres læring

4 Arbeidet var opprinnelig planlagt utført innenfor en timeramme på 220 timer med leveranse til sekretariatet , men oppstarten er forsinket fordi kontrollutvalget ikke har fått godkjent planen. Oppdragsansvarlig revisor vil være til stede og orientere om planen, eventuelle endrede rammer for leveransen samt ta imot eventuelle innspill fra utvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalgets medlemmer går gjennom planen og eventuelt gir revisor innspill til problemstillinger, for å sikre at rapporten blir i tråd med utvalgets intensjoner.

5 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Kvalitet i grunnskolen Styringsgruppe, dato: BAKGRUNN Revisjon Midt-Norge mottok i brev av bestilling av forvaltningsrevisjon av kvalitet i skolen, jf. KUsak 4/17. I vedtaket ber kontrollutvalget om få prosjektplan til behandling, for å bekrefte at vi i problemstillingene følger opp utvalgets intensjoner. I brevet vises det til saksutredning, hvor risiko og ønsket innretning er beskrevet. 1.1 BESTILLING I saksutredningen heter det: Kommunens arbeid med kvalitet i opplæringen er prioritert øverst i kommunens nylig vedtatte plan for forvaltningsrevisjon Bakgrunnen for dette er at avgangselevene fra Frøya kommune har dårligere karakterer enn landsgjennomsnittet. Ulike satsinger for å bedre situasjonen har tilsynelatende ikke hatt den ønskete effekten. I utdraget av saksutredningen ovenfor vises det til at resultatene for elevene som går ut av grunnskolen er svakere enn for landsgjennomsnittet, og det stilles spørsmål ved om ulike satsinger som skolene deltar i gir ønsket effekt. Saksutredningen viser videre at: I arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon var både politikere og administrasjonen samstemt i at Sistranda skole er sentral når man skal gå gjennom kvaliteten i opplæringen. Grunnleggende ferdigheter som lesing og matematikk blir likevel lagt på de lavere trinnene, så hvis elevene begynner på ungdomsskolen med lavt ferdighetsnivå vil det gi ungdomsskolen ekstra utfordringer. Hvorvidt forvaltningsrevisjonen skal avgrenses til Sistranda skole, eller om man skal gå bredere ut, er et spørsmål som må avklares av Revisjon Midt-Norge. side 1 av 6

6 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Styringsgruppe, dato: Kontrollutvalget peker spesielt på Sistranda skole, men åpner for at revisjonen kan utvides til å gjelde de andre skolene. Bekymringen er at svake grunnleggende ferdigheter (eksempelvis lesing og matematikk) fra barneskolen, gir utfordringer med hensyn til faglig utvikling i ungdomsskolen Revisor vil gjøre oppmerksom på at skoleeier er forpliktet i opplæringsloven til å sette ekstra ressurser på trinn, i fagene matematikk og norsk (tidlig innsats). Det er likevel nødvendig at skolen setter inn de tiltakene som trengs, også senere i opplæringsløpet, slik at elevene kan få utnyttet læringspotensialet sitt, for å være rustet til videre opplæringsløp. Uavhengig av hvilke virksomheter som omfattes av undersøkelsen bør tema være det som gjerne betegnes som prosesskvalitet. Dette er kvaliteten i selve opplæringen og som omfatter opplæringens innhold, metodiske tilnærming, lærernes bruk av egen kompetanse og læringsmiljøet. Begrepet omfatter også samspillet i opplæringen: lærernes samspill med elevene, elevenes samspill seg imellom og skolens involvering av foreldrene. Organiseringen og ledelse er tema som også bør belyses. Kontrollutvalget opererer med begrepet prosesskvalitet. Dette begrepet er bl.a. omtalt i NOU 2003:16 I første rekke -, der kvalitetsbegrepet har tre hovedelementer: strukturkvalitet, prosesskvalitet og resultatkvalitet. Strukturkvalitet peker på systemene rundt opplæringen, som kompetanse i personalet, ressurssituasjon, styringssystemer og fysiskmiljø, for å nevne noe. Prosesskvalitet er, som det fremgår ovenfor, innholdet i opplæringen, mens resultatkvalitet er karakterer, resultat på ulike prøver, gjennomføring og overgang til videregående skole. I beskrivelsen ovenfor er det prosesskvalitet som er vektlagt, men organisering og ledelse er sider ved opplæringen som gjelder strukturkvalitet. Nedenfor ser vi at det er resultatkvalitet som er bakgrunnen for at kontrollutvalget ønsker denne forvaltningsrevisjonen, og som de ønsker å at vi finner årsaksforklaringer og forbedringsforslag for: Formålet med forvaltningsrevisjonen er å identifisere mulige årsaker til at avgangselevene fra Frøya kommune gjør det dårligere enn landsgjennomsnittet og gi kommunen mest mulig konkrete forslag til å heve kvaliteten på undervisningen side 2 av 6

7 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Styringsgruppe, dato: Revisjon Midt-Norge vil gjøre oppmerksom på at årsakssammenhengene til elevenes resultater kan være sammensatte og komplekse, og trenger ikke ha sammenheng med kvaliteten på opplæringen. Revisjon Midt-Norge gjør oppmerksom på at Fylkesmannen gjennomførte tilsyn ved Sistranda skole om skolens etterlevelse av opplæringslova 9a-3 andre og tredje ledd, elevenes skolemiljø, høsten Tilsynet hadde spesielt vekt på elevenes psykososiale miljø. Konklusjonen i tilsynsrapporten er at fylkesmannen, etter sin undersøkelse og vurdering av praksis ved skolen, ikke har avdekket svakheter eller mangler som gjør at de kan konkludere med brudd på regelverket. 1.2 OPPLÆRINGEN I FRØYA KOMMUNE Frøya kommune har seks grunnskoler: Nordskag (36 elever), Mausundvær (21 elever), Nabeita (113 elever), Dyrøy (22 elever), Sistranda (305 elever) og Sørburøy (8 elever). Mausund oppvekstsenter består av en barnehageavdeling og skole med trinn. Sistranda og Sørburøy skoler er 1-10 skoler, med SFO-tilbud. Nordskag Dyrøy og Nabeita oppvekstsentre består av barnehage og skole med trinn, i tillegg til SFO tilbud. Oppvekstsentrene ledes av enhetsleder, som i ivaretar skolelederansvaret. Kommunalsjef for oppvekst ivaretar det daglige skoleeieransvaret. Tallene som er rapportert inn på kvalitetsindikatorer for opplæring (resultatkvalitet) er gjengitt i tabell 1. 1 FMST: Tilsynsrapport. Skolens etterlevelse av opplæringslova! 9a, andre og tredje ledd side 3 av 6

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Styringsgruppe, dato: Tabell 1 Score på kvalitetsindikatorer innen opplæring. Frøya, Hitra, Sør-Trøndelag og landet (prosent). Frøya Hitra Sør-Trøndelag Landet 14/15 15/16 16/17 14/15 15/16 16/17 14/15 15/16 16/17 14/15 15/16 16/17 Andel elever på mestringsnivå 1-2, nasjonale prøver regning 8. trinn Andel elever på mestringsnivå 1-2, nasjonale prøver lesing 8. trinn Gjennomsnittlige grunnskolepoeng (10.klasse) Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående opplæring Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 37,5 42,9 26,4 34,5 33,4 48,1 34,8 29,3 31,1 32,1 29,4 29,7 38, ,0 36,8 52,4 41,9 27,2 28,8 27,9 26,6 29,8 27,3 36,0 35,7.. 38,8 41,1.. 40,8 41,1.. 40,8 41, , ,9.. 98,5 98,3.. 98,0 98,1.. 11,3 11,1 12,3 10,8 13,9 13,7 13,7 13,7 I Tabell 1 er det gjengitt score for elever i hhv Frøya og Hitra kommuner, for Sør-Trøndelag fylke og for hele landet. For skoleåret 16/17 ser vi at elevene i 8. trinn i Frøya har en betydelig lavere andel elever på de svakeste mestringsnivåene enn elevene i Hitra kommune, på både regning og lesing. Andelen elever på de svakeste mestringsnivåene ligger også under fylkesgjennomsnittet og landsgjennomsnittet. Elevene på Frøya har lavere gjennomsnittlig grunnskolepoeng enn Hitra og kommunene i Sør-Trøndelag og landet for øvrig, mens de ligger om lag likt med gjennomsnittet for landet, Sør-Trøndelag og Hitra kommune når det gjelder direkte overgang til videregående skole. Gruppestørrelsen (antall elever pr. lærer) har ligget stabilt på litt over 11 elever pr. lærer i Frøya de siste årene, dette er en noe større lærertetthet enn landet, Sør-Trøndelag og Hitra kommune (unntatt 15/16). AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Utvalget er klar på at de ønsker vektlegging av det som går under prosesskvalitet; innholdet i opplæringen og samhandlingen mellom lærer og elev. De trekker dessuten fram organisering og ledelse av opplæringen, som kanskje er i grenselandet mellom struktur- og prosesskvalitet. Vi går ut ifra at de bygger ønsket innretning på resultat fra kartlegginger, nasjonale prøver og eksamensresultat (resultatkvalitet). Det går videre fram at de ønsker et spesielt fokus på Sistranda skole, og vi tolker det også dit hen at side 4 av 6

9 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Styringsgruppe, dato: de ønsker å se på kvaliteten i opplæringen som skjer i de første trinnene; småtrinnet og de første årene av mellomtrinnet. 2.2 PROBLEMSTILLING 1) Har Frøya kommune system for forbedringsarbeid innen opplæringsområdet? - Oppfølging av resultat: o Nasjonale prøver o Eksamensresultatene o Grunnskolepoeng o Elevundersøkelsen 2) Ivaretar Frøya kommune bestemmelsen om tidlig innsats i trinn? - Gruppestørrelse - Samarbeid og kartlegging - GRUF 3) Ivaretar Frøya kommune føringer for vurderingsarbeid: - Systematisk halvårsvurdering (utviklingssamtaler), underveisvurdering og oppfølging og tilpasning - Involvering av elevene i deres læring REVISJONSKRITERIER Kilder for revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen vil i hovedsak være opplæringsloven med forskrift, rundskriv og andre føringer for kvalitet fra statlige myndigheter. Videre vil vedtak i kommunestyret på opplæringsområdet ligge til grunn for vurderinger og konklusjoner i denne forvaltningsrevisjonen. METODE Metodene for å framskaffe data i denne undersøkelsen vil være intervju med ledelse, ansatte i nøkkelfunksjoner og pedagogisk personal i skolene i Frøya kommune. Det kan dessuten være aktuelt å få elevenes syn på opplæringen, f.eks. representert ved foreldreutvalgene. side 5 av 6

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Kvalitet i grunnskolen Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2515 Styringsgruppe, dato: Det foreligger mye statistikk på indikatorer som sier noe om kvaliteten på opplæringen. Vi vil ta utgangspunkt i GSI (Grunnskolens informasjonssystem), som inneholder en mengde tall om grunnskolen i Norge, helt ned på kommune-, skole- og trinn-nivå. Her vil vi i første rekke finne tall som viser lærertetthet (antall elevtimer pr. lærertime) og omfang av ressurser innen f.eks. PPT. Skoleporten.no er Utdanningsdirektoratets nettportal, hvor ulike verktøy for vurdering av kvalitet i grunnopplæringen er tilgjengelig. Her får vi tilgang og kan presentere relevante og pålitelige nøkkeltall for grunnskolen. Resultatene fra nasjonale prøver ligger her, resultat fra elevundersøkelsen, i tillegg til en rekke annet tallmateriale for grunnskolen. Vi vil også gjennomgå kommunens kvalitetssystem for grunnskoleopplæringen. Kvalitetssystemet er obligatorisk for å ivareta bestemmelsene i opplæringsloven. Til kvalitetssystemet hører det med at kommunen skal utarbeide en årlig tilsynsrapport, som skal beskrive og vurdere skolenes ivaretakelse av opplæringslovens bestemmelser forrige år. ORGANISERING AV PROSJEKTET Tor Arne Stubbe er oppdragsansvarlig for denne forvaltningsrevisjonen, og Anna Ølnes er prosjektmedarbeider. Arve Gausen og Gard S.G. Lyng er styringsgruppe. Revisjonen utføres innenfor en timeressurs på inntil 220 timer. side 6 av 6

11 Kontrollutvalgets årsmelding for ny behandling Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/87-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner utkast til årsmelding for 2016 og sender det til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Vedlegg Utkast til årsmelding for kontrollutvalget 2016 Saksutredning Utkast til årsmelding legges fram for kontrollutvalget på nytt, da utvalget ikke var vedtaksdyktig ved forrige behandling og utsatte saken. Kontrollutvalget skal etter kommuneloven rapportere om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets årsmelding er et ledd i denne rapporteringen. Eventuelle endringsforslag tas inn i dokumentet før det sendes til kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å godkjenne utkastet til årsmelding og sende det til kommunestyret.

12 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I FRØYA KOMMUNE Behandlet i kontrollutvalget

13 Innhold 1. Kontrollutvalget Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets virksomhet Saksbehandling Finansiell revisjon (regnskapsrevisjon) Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre saker til behandling i utvalget Annet Økonomi og ressurser Økonomi Sekretariats- og revisjonsressurser

14 1. Kontrollutvalget Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, at det føres betryggende kontroll med den økonomiske forvaltning, at det gjennomføres forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger) og at det gjennomføres eierskapskontroll (kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.) 1.1 Kontrollutvalgets formål Kommunens virksomhet skal i henhold til kommuneloven legge forholdene til rette for kommunalt folkestyre og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesskapets interesser med sikte på en bærekraftig utvikling. Kommunen skal også drive en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunelovens formålsparagraf gir mål og retning for kontrollutvalgets arbeid. Denne årsmeldingen gir informasjon om kontrollutvalgets arbeid i 2016, og dermed hva utvalget har gjort for å bidra til å nå de overordnede målene i kommuneloven. 1.2 Kontrollutvalgets medlemmer Faste medlemmer Varamedlemmer Leder: Tone Småge Måsøval (H) Espen Håvard Hauan Nestleder: Helge Borgen (Ap) Anne Katrine Finne Medlemmer: Kirsten Dragsnes (Ap) Gustav Gjevik Laila Wedø (V) Harry Osvald Hansen Stena Arntzen (Sp) Bjørnar Espnes I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene i kontrollutvalget være fast medlem i kommunestyret, i denne perioden er det utvalgets nestleder, Helge Borgen. Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn, dermed er sammensetningen i tråd med kravet om minst 40 % representasjon av hvert kjønn. Kommunens virksomhet skal legge forholdene til rette for kommunalt folkestyre og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesskapets interesser, med sikte på en bærekraftig utvikling. Kommunen skal også drive en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard 1. Kommunelovens formålsparagraf gir mål og retning til kontrollutvalgets arbeid. I denne årsmeldingen informerer utvalget om hva det har gjort for å bidra til å nå de overordnede målene i arbeidet gjennom året. 1 Kommuneloven 1. 3

15 2. Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget legger vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende om sin virksomhet ved: Å legge fram møteprotokoller som melding til kommunestyret. Å legge fram revisjonsrapporter til behandling i kommunestyret. Å avgi uttalelse om kommunens årsregnskap. Ved å avgi innstilling i spesielle saker. 2.1 Saksbehandling Kontrollutvalgets møter er åpne. I 2016 har kontrollutvalget holdt 5 møter og behandlet 42 saker. 2.2 Finansiell revisjon (regnskapsrevisjon) I 2016 behandlet kontrollutvalget årsregnskapet for Frøya kommune for regnskapsåret I uttalelsen fra kontrollutvalget bemerket utvalget blant annet følgende: Årsregnskapet og årsberetningen er levert etter fristene. Store avvik mellom budsjett og regnskap i investeringsregnskapet. I årsberetningen gjør ikke rådmannen rede for nevnte avvik i investeringsregnskapet. Balansepostene er ikke tilfredsstillende dokumentert og avstemt Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne årsregnskapet for Forvaltningsrevisjon Utvalget fikk levert rapport fra forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen (sak 20/16). Kommunestyret fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen til orientering. 2. Kommunestyret anbefaler rådmannen å fortsette arbeidet for å redusere sårbarhet knyttet til sykepleiefaglig kompetanse ved sykehjemmet ved korttidsfravær. 3. Kommunestyret ber rådmannen sette i verk tiltak for å øke kommunens bruk av SiO. 4. Kommunestyret ber rådmannen invitere samhandlingsdirektøren ved St. Olavs hospital til et kommunestyremøte for å orientere om samhandlingen mellom kommunen og St. Olavs hospital. 5. Rådmannen bes rapportere om oppfølgingen av rapporten innen Selskapskontroll Ett av kontrollutvalgets arbeidsområder er å føre kontroll med kommunens eierskap. Frøya kommune deltok i en selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS i samarbeid med seks av de øvrige eierne. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og forventer at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i tråd med revisjonens anbefalinger. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. Kommunestyret ber formannskapet og kommunens eierrepresentant sørge for at dette etterkommes. 4

16 Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av punktene i forbindelse med neste behandling av eierskapsmeldingen i kommunestyret. 2.5 Andre saker til behandling i utvalget Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Utvalget har blant annet gjort dette ved å be om orienteringer fra rådmannen i disse sakene: Rådmannens internkontroll Oppfølging av forvaltningsrevisjoner Kriterier og rutiner for utbetaling av startlån Rutiner for møteavvikling i kommunens politiske organer Kommunens arbeid mot mobbing og MOTs aktiviteter i Frøya kommune Rådmannens oppfølging av politiske vedtak Utvalget legger enkelte møter selskap der kommunen har eierinteresser, eller til kommunale virksomheter for å få informasjon om driften. I 2016 besøkte kontrollutvalget Nordskag oppvekstsenter og fikk orientering fra ledelsen og rådmannen. 2.6 Annet Kontrollutvalget får tilbud om å delta på flere kurs og konferanser, men har ikke hatt anledning til å delta. Sekretariatet arbeider med å finne alternative opplegg i Sør-Trøndelag. 5

17 3. Økonomi og ressurser 3.1 Økonomi Kontrollutvalget skal utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Regnskapet for 2016 viser at utvalget har drevet virksomheten innenfor fastsatte rammer. 3.2 Sekretariats- og revisjonsressurser Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, Konsek, leverer sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i eierkommunene, deriblant Frøya kommune. Konsek bistår kontrollutvalget med saksutredning, planlegging og praktisk tilrettelegging i forbindelse med møtene. Sekretariatet leverte 255 av 260 budsjetterte timer til kontrollutvalget i Frøya kommune i fjor. Frøya kommune er deleier i Revisjon Midt-Norge IKS, som leverer revisjonstjenester til eierkommunene. Revisjonen hadde budsjettert med å levere 710 revisjonstimer til Frøya kommune i av disse var øremerket til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, mens de resterende var satt av til finansiell revisjon. Frøya, 10. mai 2017 Tone Småge Måsøval, kontrollutvalgets leder 6

18 Nytt fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 15/168-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken fremmes uten innstilling. Saksutredning Medlemmene i kontrollutvalget følger hver sine hovedutvalg og orienterer resten av utvalget om aktuelle saker. Utvalgene er fordelt slik: Kommunestyre: Helge Borgen Formannskap: Laila Wedø Hovedutvalg for drift: Sten S. Arntzen Hovedutvalg for forvaltning: Kirsten Dragsnes Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at utvalget tar stilling til eventuell oppfølging av sakene i møtet.

19 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/84-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Budsjett i interkommunale selskaper Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Status for sammenslåing kontrollutvalgssekretariat, revisjon

20 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gt TRONDHEIM Deres ref Vår ref 17/ Dato Spørsmål om budsjett i interkommunale selskaper Vi viser til brev 4. april 2017, hvor det blir spurt om deltakerkommunene i et interkommunalt selskap plikter å bevilge midler til selskapet i tråd med det budsjettvedtaket representantskapet i selskapet har vedtatt. Bakgrunn Bakgrunnen for spørsmålet er at lov om interkommunale selskaper 18 tredje ledd om årsbudsjettet ble opphevet fra 1. januar Bestemmelsen lød: Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra deltakerne, er budsjettet ikke endelig før kommune- eller fylkeskommunedeltakernes budsjetter er behandlet etter kommuneloven 45 nr. 4, for såvidt angår tilskuddet. Departementets vurdering Departementet vil i det følgende gjøre greie for hvordan departementet vurderer spørsmålet ovenfor. Departementet understreker at kommuner og interkommunale selskaper har et selvstendig ansvar for å anvende loven og et selvstendig ansvar for de vedtakene de treffer. I Prop. 119 L ( ) s. 33 forklares bakgrunnen for og innholdet i lovforslaget slik: Departementets vurdering i høyringsnotatet var at gjeldande 18 tredje ledd er ei overflødig føresegn, og departementet føreslo å oppheve den. Framlegget i høyringsnotat inneber at selskapets budsjett vil vere å rekne som endeleg når det er vedteke av representantskapet, men at budsjettet må reviderast dersom det oppstår vesentlege endringar i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jan Morten Sundeid

21 Budsjettvedtak vil altså være endelig for selskapet når det er vedtatt av representantskapet. Det følger imidlertid av 19 at dersom det oppstår vesentlige endringer i inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert, skal slike avvik følges opp av selskapets styre med et forslag til revidert budsjett som skal behandles av representantskapet. I høringsnotatet til lovendringen står det følgende om denne bestemmelsen: Denne føresegna gjeld også dersom det oppstår avvik mellom det selskapet har budsjettert som inntekter frå deltakarane, og det deltakarane faktisk kjøper eller gir av andre ytingar til selskapet. Departementet mener på denne bakgrunn at forarbeidene er klare på at lovendringen ikke skal forstås slik at representantskapets budsjettvedtak er bindende for deltakerkommunene. Tvert imot må representantskapet behandle budsjettet på nytt dersom det er vesentlig avvik mellom det representantskapet har budsjettert med av inntekter/tilskudd fra deltakerkommunene og det deltakerkommunene faktisk bevilger i sine budsjetter. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jan Morten Sundeid fagdirektør Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

22 Alle dokumenter skal journalføres fortløpende Kommunal Rapport Når det skjer grove brudd på plikten til journalføring, bør det reageres tjenestemessig, sier jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kontrollutvalget i Kristiansund har tatt for seg rutiner og journalføring og utlegging av postlister på kommunens nettsted, særlig etter at det i vinter dukket opp et halvannet år gammelt brev på postlista. Senere skal også sju år gamle brev ha dukket opp. Kontrollutvalget har spurt om hvorfor journalføringen ikke skjer fortløpende. Det framkom også at postlista viste maks 100 journalføringer per dag, slik at nummer 101 og oppover ikke framkom da man søkte på lista. Kontrollutvalget ville også vite hvorfor brev til og fra kommuneadvokaten ikke er på postlista. Kommuneadvokaten svarte utvalget med at korrespondansen blir journalført, men ikke satt på postlista fordi mye av den er unntatt offentlighet. Hun viste videre til at det ikke er et lovkrav eller pålegg å legge ut postlister på nett, ifølge Tidens Krav. Spørsmål: Kan en kommunal etat med hjemmel i lov unnlate å sette journalført post på postlista? Er det lov å sette tak på antall journalføringer per dag? Hvor lang tid kan kommunen bruke på å journalføre post? Svar: Det at et dokument er unntatt fra offentlighet, er ikke relevant for plikten til journalføring. Det er i så fall et klart brudd på journalføringsplikten etter offentlighetsloven 10, første avsnitt, og arkivforskriften, der det er fastsatt i 2 6 en alminnelig plikt til å «registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet». Det er klar forutsetning at journalføring skal skje ganske umiddelbart etter utsendelse eller mottak av dokumentet, også der dette er et ledd i en løpende saksbehandling som ikke er avsluttet. I arkivforskriften 3 1 er det fastsatt at «Inngåande post skal leverast til arkivtenesta», og at «Post til organet skal opnast av arkivtenesta». Og i arkivforskriften 3 8 har vi en regel om at utgående brev skal oversendes til arkivet «Når behandlinga er avslutta og svarbrev er ekspedert». Det er etter dette ingen tvil om at all inn- og utgående post skal leveres til arkivtjenesten og journalføres umiddelbart etter at den er sendt eller mottatt. Dette gjelder uavhengig av om journalen føres manuelt eller elektronisk, og finnes det to versjoner, må de selvsagt være identiske. Plikten til journalføring gjelder også der det er adgang til å gjøre unntak helt eller delvis fra retten til innsyn i det aktuelle dokumentet. Allmennheten har rett til å få vite at dokumentet finnes, også om det ikke skal gis innsyn i det. Slik journalføring er ingen omfattende og krevende operasjon, man skal bare registrere dato, avsender eller adressat og tema for dokumentet. Hvis man er usikker på om det er rett til innsyn i et dokument, skal man dessuten ikke ta stilling til dette før det eventuelt kommer krav om innsyn.

23 I offentlighetsloven 29, første setning, er det fastslått at når et organ mottar et innsynskrav, skal det «vurdere kravet konkret og sjølvstendig», altså der og da. Det skal ikke foretas noen form for forhåndsklassifisering av dokumenter når det gjelder innsynsrett, så usikkerhet om innsynsretten er ikke en holdbar unnskyldning for manglende journalføring. Offentlighetsloven inneholder ingen regler om straff eller andre sanksjoner overfor den som bevisst eller uaktsomt bryter lovens regler om rett til innsyn i forvaltningens dokumenter. Dette er én av årsakene til at man tar så lett på etterlevelsen av loven mange steder i forvaltningen. Men ved brudd på plikten til journalføring har arkivloven en straffebestemmelse i 22: «Den som handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter». Jeg vil mene at interne regler som setter tak på antall journalføringer per dag i kommunen, må ses som et klart brudd på loven. Og grove brudd på reglene om dette, bør det i alle fall reageres tjenestemessig på.

24 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/84-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.