Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: Møtedato/tid: kl. 10:00 Møtested: Møterom A, herredshuset Møtedeltakere: Espen Håvard Hauan Helge Borgen Kirsten Dragsnes Laila Wedø Sten S. Arntzen Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak Frøya kommune, Revisjon Midt-Norge NB! Legg merke til møtetidspunktet! Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon , eller e-post: torbjorn.berglann@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Espen Håvard Hauan (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 42/17 Referatsaker 43/17 Forvaltningsrevisjon - plan for gjennomføring 44/17 Avtale om revisjon for /17 Møteplan våren /17 Nytt fra utvalgene /17 Virksomhetsbesøk våren /17 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/173-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsaken tas til orientering. Vedlegg Når blir styremedlemmer inhabile som politikere Saksutredning Følgende referatsak blir presentert i møtet: 1. Når blir styremedlemmer inhabile som politikere

4 Når blir styremedlemmer inhabile som politikere? Kommunal Rapport Jussekspert Jan Fridthjof Bernt gyver løs på det han omtaler som noe av det minst forståelige i forvaltningsloven. Spørsmål: Hovedutvalget for oppvekst i vår kommune behandlet spørsmålet om en leieavtale for helsestasjonen for ungdom (altså kommunal virksomhet) til et nytt bygg. Bygget eies av et aksjeselskap D som er et datterselskap av et heleid kommunalt aksjeselskap M. Tre politikere som sitter i styret til morselskapet M deltok da hovedutvalget vedtok at AS D skulle få leiekontrakten. Det var også et annet privat alternativ som ble vurdert i saken. En de tre medlemmene i hovedutvalget som også var styremedlemmer i M, opplyste at hun hadde spurt kommuneadvokaten om hun var inhabil, og hadde fått til svar at hun var habil til å behandle saken, fordi dette gjaldt et datterselskap. Er disse tre politikerne habile? Svar: I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2, første setning, er det fastsatt at den som er medlem av styret for et selskap som er part i saken, er inhabil. Her er imidlertid ikke morselskapet, AS M, part. Spørsmålet må i stedet vurderes etter bestemmelsen i andre avsnitt, om inhabilitet «når særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Jeg vil mene at som alminnelig utgangspunkt må styremedlemskap i et morselskap til et heleid aksjeselskap være «særegne forhold». Når kommuneadvokaten kommer til motsatt konklusjon, er det etter alt å dømme pga. regelen i 6, første avsnitt, bokstav e, andre setning, som lyder: «Dette [regelen om inhabilitet for styremedlemmer] gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken». Resonnementet må klart nok være at hvis disse folkevalgte ikke er inhabile om morselskapet var part i saken, kan de heller ikke bli når datterselskapet er det. Dette virker umiddelbart overbevisende, men er basert på en misforståelse av denne unntaksregelen. Det er imidlertid ikke rart at kommuneadvokaten tar feil her. Denne bestemmelsen er vel noe av det minst forståelige i forvaltningsloven, og er litt av en rebus når vi skal tolke den. Det er tale om to vilkår, knyttet til en bestemt type situasjon: Vilkårene er at det er tale om «et selskap som er fullt ut offentlig eid» og at «dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken». Det er jo tilfelle her, men dette unntaket gjelder bare «for person som utfører tjeneste eller arbeid for» et selskap som eier det selskapet som er part i saken. Etter ordlyden kan det se ut som om dette unntaket skal gjelde også når slike personer utfører verv som medlem i folkevalgt organ, men etter sammenhengen er det klart at regelen bare gjelder i situasjoner der noen som

5 «utfører tjeneste eller arbeid» for datterselskapet, er med å treffe avgjørelser i morselskapet. Ved saksbehandling og avgjørelser i andre organer enn morselskapet, gjelder ikke dette unntaket. Bestemmelsen må med andre ord leses om det sto: «Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier et selskap som er part i sak som behandles av eierselskapet.» Dette er stadig en ganske vanskelig tekst, og denne unntaksregelen burde skrives helt om, men det blir en oppgave for Forvaltningslovutvalget. Den konkrete vurdering av om de tre folkevalgte var inhabile når denne saken ble behandlet i hovedutvalget, skal jeg ikke si noe sikkert om, men jeg synes det høres ut som om denne saken er så viktig for datterselskapet at det må ses som «særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til «deres upartiskhet etter 6, andre avsnitt.

6 Forvaltningsrevisjon - plan for gjennomføring Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 17/175-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar planen til orientering. Vedlegg Prosjektplan ekstern.pdf Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i forrige møte å avslutte den igangsatte forvaltningsrevisjonen av kvalitet i skolen, sak 40/17. Bakgrunnen for dette var at Frøya kommune deltar i et prosjekt i regi av Utdanningsdirektoratet, som vil medføre forandringer på de områdene revisjonen skulle undersøke. En forvaltningsrevisjon vil derfor ha begrenset verdi. På denne bakgrunnen bestilte kontrollutvalget en ny undersøkelse fra plan for forvaltningsrevisjon, nå med tema økonomistyring i investeringsprosjekt. Revisjon Midt-Norge ble bedt om å lage en plan for gjennomføring av undersøkelsen. Kontrollutvalgets leder fikk fullmakt til å godkjenne planen, slik at revisjonen kunne komme raskt i gang med arbeidet. Den vedlagte planen er godkjent av utvalgets leder. Revisjon Midt-Norge skal undersøke om kommunen har betryggende styring av og kontroll med investeringsprosjektene, om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for avslutning av investeringsprosjekter og om disse rutinene følges. Sekretariatet viser til den vedlagte planen for en utdyping av problemstillinger, revisjonskriterier og framgangsmåte. Arbeidet skal utføres innenfor en ramme på 250 timer, rapport fra undersøkelsen leveres sekretariatet , den vil følgelig bli behandlet i utvalgets møte i juni. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener at revisjonen har lagt en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen, som ivaretar innspillene kontrollutvalget ga i møtet. I og med at planen allerede er godkjent av utvalgets leder anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar rapporten til orientering.

7 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Investeringsprosjekt BAKGRUNN Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2517 Styringsgruppe, dato: Økonomistyring investeringsprosjekter I sak 40/17 bestilte Kontrollutvalget i Frøya kommune en forvaltningsrevisjon med tema økonomistyring i investeringsprosjekter. Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon der det gis følgende omtale av undersøkelsen: Frøya kommune gjennomfører flere store investeringsprosjekter. Det vil alltid være en viss risiko i forbindelse med investeringsprosjekt, derfor er det viktig med systemer som minimerer risikoen i gjennomføringsfasen. Hvordan sikrer rådmannen at prosjektene holder den fastsatte planen? Er det utarbeidet rutiner som bidrar til at budsjettene holdes? Hvordan rapporterer rådmannen om prosjektene til politisk nivå? Hvilke systemer har kommunen for å dokumentere prosjektdokumentasjonen? En forvaltningsrevisjon bør gi svar på disse og andre problemstillinger som er aktuelle i forbindelse med byggeprosjekt. I bestillingssaken vises det videre til at kontrollutvalget ga innspill om at forvaltningsrevisjonen bør vurdere kommunens arbeid i forkant av investeringene og hvilke analyser som gjøres. Utvalget ønsker også at revisjonen undersøker om og/eller hvordan kommunen trekker læring av de gjennomførte investeringsprosjektene. Undersøkelsen bør omfatte både større og mindre investeringsprosjekt. KAPITTEL Revisor har sett gjennom kommunens investeringsregnskap for 2017/18 og valgt ut følgende investeringsprosjekt for nærmere gjennomgang. Dette er prosjekt som er godt igangsatt av kommunen. Revisor har etterspurt en liste over ferdigstilte investeringsprosjekt i 2017/18. Revisor har ut fra denne listen tatt ut to større og to mindre investeringsprosjekt for nærmere gjennomgang. Disse er: Sistranda idrettspark Utvidelse renseanlegg Kjerkdalsvatnet Bolig funksjonshemmede Heia Sistranda Gjetøy Bru, ferdigstillelse høst 2017 side 1 av 4

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Investeringsprosjekt Oppdragsansvarlig: Arve Gausen AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 2517 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNING I tråd med kontrollutvalgets bestilling rettes fokuset i undersøkelsen mot den økonomiske utviklingen i investeringsprosjektene. I undersøkelsen ser vi på fire investeringsprosjekt som i hovedsak ferdigstilles i 2017/2018. Revisjonen vil søke å kartlegge årsaken til kostnadsutviklingen i forbindelse med planlegging og gjennomføring av prosjektene, og vurdere om oppfølging og kontroll er tilstrekkelig. Investeringsprosjektene er ikke vurdert opp mot lov om offentlige anskaffelser. 3.2 PROBLEMSTILLING 1. Er det betryggende styring og kontroll av Frøya kommunes investeringsprosjekter? a) Er det et tilstrekkelig planleggings/beslutningsgrunnlag for oppstart av investeringsprosjektet? b) Er det gjennomført tilstrekkelig risikovurderinger i planleggings/beslutningsgrunnlag i investeringsprosjektet? c) Er det etablert tilstrekkelige rutiner og systemer for rapportering (framdrift, budsjett, økonomi, mm) og blir rapporteringsrutinene fulgt? d) Er det en hensiktsmessig håndtering av avvik og endringer i investeringsprosjektet? e) Hva er årsaken til avvik og endringer i investeringsprosjektet? 2. Er det tilfredsstillende rutiner for avslutning av investeringsprosjekter og følges disse? a) Rutiner/retningslinjer for evaluering og erfaringsoverføring/kunnskapsdeling fra gjennomførte investeringsprosjekt? b) Rutiner/retningslinjer for godkjenning av endelig prosjektregnskap? For å undersøke om kommunen har tilfredsstillende rutiner for avslutning av investeringsprosjekt vil revisor se på et utvalg investeringsprosjekt som er avsluttet i 2016/17. REVISJONSKRITERIER Det fremgår av kommunelovens 23.2 at rådmannen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. side 2 av 4

9 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Investeringsprosjekt Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2517 Styringsgruppe, dato: Kommunelovens 23.2 gir imidlertid ingen operasjonalisering av betryggende kontroll. I Ot.prp. nr. 70 ( ) fremgår det at administrasjonssjefen har et selvstendig ansvar for å føre kontroll med kommunens virksomhet. Det er ledelsen i en organisasjon som har ansvaret for å etablere et tilfredsstillende internkontrollsystem. Internkontroll defineres i videste forstand som en prosess, iverksatt og gjennomført av virksomhetens ledere og ansatte, med formål å sikre måloppnåelse på følgende områder: - Målrettet og effektiv drift - Pålitelig ekstern rapportering - Overholdelse av gjeldende lover og regelverk. Internkontrollarbeidet i Frøya kommune er videre regulert av en rekke lover og forskrifter som enten er sektorovergripende, eller som definerer krav til internkontroll innenfor avgrensende områder av virksomheten. Som en del av sitt internkontrollansvar har rådmannen ansvar for å sikre at kommunale investeringsprosjekt er underlagt tilstrekkelig styring og kontroll. Rammeverkene (COSO og ISO 9001) for internkontroll omhandler å etablere strukturer, rapporteringslinjer og myndighet og ansvar som er egnet for å oppnå vedtatte målsettinger. Vi vil i vår vurdering av kommunens forståelse og praktisering av det overordnede internkontrollarbeidet benytte COSO-modellen. Lover og forskrifter regulerer en rekke systemkrav på dette område. Nedenfor følger en oversikt over noen kilder til revisjonskriterier som er relevant i dette prosjektet: o I forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner er det i 10 satt krav til budsjettstyring, videre er det i 47 føringer på bruk av budsjettet. o Veileder for budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap fra Kommunal- og regionaldepartementet oktober 2011 o Frøya kommunes økonomireglement o Politiske vedtak knyttet til valgte investeringsprosjekt side 3 av 4

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2017 Kommune: Frøya Prosjekt: Investeringsprosjekt Planlegging/prosjektstyring Oppdragsansvarlig: Arve Gausen Prosjektnr.: 2517 Styringsgruppe, dato: En vellykket prosjektgjennomføring er et prosjekt som leverer til rett tid, med riktig ytelse og innenfor kostnadsrammen. Et godt styringsgrunnlag og realistiske planer kan innebære riktig budsjett og avsetninger, korrekte fremdriftsplaner og en hensiktsmessig organisering, risikostyring med mer. Prosjektstyringssystemet bør videre inkludere prosedyrer for avslutning og læring av prosjektet, samt rutiner for rapportering/avviksrapportering som muliggjør korrigerende tiltak. Retningslinjer for kvalitetsstyring i prosjekter (ISO 10006:2003) gir veiledning om anvendelse av kvalitetsstyring i prosjekter, og kommunens investeringsprosjekter vil bli vurdert opp mot denne standarden. METODE Revisjonen må inn i selve prosjektstyringen av investeringsprosjekt i Frøya kommune. Vurderingen av god eller mindre god kostnads- og fremdriftskontroll tar utgangspunkt i den etablerte internkontrollen. Det må være en formalisering av kontroller, hensiktsmessig informasjonsflyt, og man må ta utgangspunkt i identifisert risiko i utvalgte investeringsprosjekt. En viktig del av datagrunnlaget vil være informasjon fra intervju med ansatte i sentrale roller i tilknytning til investeringer i kommunen. I tillegg vil vi se på hvordan kommunen evaluerer og behandler sluttregnskap for valgte investeringsprosjekt som er avsluttet, for å besvare problemstilling 2 i undersøkelsen. ORGANISERING AV PROSJEKTET Vi vil overlevere forvaltningsrevisjon til kontrollutvalgets sekretariat innen og innenfor en ramme på 250 timer. Oppdragsansvarlig er Arve Gausen, medarbeider Wenche Holt. Styringsgruppe er Tor Arne Stubbe og Inge Storås. side 4 av 4

11 Avtale om revisjon for 2018 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 17/61-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtalene om gjennomføring av finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon for Utvalgets leder får fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale om finansiell revisjon 2018 Avtale om forvaltningsrevisjon 2018 Saksutredning Kontrollutvalget inngår årlige avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS om leveransen av revisjonstjenester. Avtalene beskriver innholdet i tjenestene og omfanget av leveransen, i tillegg til retningslinjer for kommunikasjon om utførelse og resultat. Leveranseavtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS, som regulerer forholdet mellom revisjonen og eierne. Leveranseavtalene er også ledd i kontrollutvalgets oppfølging av ansvaret for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. kontrollutvalgsforskriften. For 2018 er timeressursen til finansiell revisjon satt til timer 400, noe som tilsvarer det samme høye nivået som de to siste årene. Timeressursen til forvaltningsrevisjon er redusert med 20 timer fra i fjor og er i 2018 på 270 timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at utvalgets leder signerer avtalene på vegne av kontrollutvalget.

12

13

14

15

16 Møteplan våren 2018 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget holder sine møter følgende dager våren 2018: 28. februar 25. april 20. juni Møtestart kl. 09:00. Saksutredning Kontrollutvalget har vanligvis tre møter i halvåret. Formannskapet og kommunestyret har møtedag henholdsvis tirsdager og torsdager, kontrollutvalget har sine møter på onsdager for å unngå møtekollisjon. Sekretariatet forselår følgende møteplan for vårhalvåret: Onsdag 28. februar Onsdag 25. april Onsdag 20. juni Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet har lagt opp til at kontrollutvalget avvikler tre møter første halvår Antall møter er normalt tilstrekkelig til å behandle utvalgets saker.

17 Nytt fra utvalgene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken blir lagt fram uten innstilling. Saksutredning Medlemmene i kontrollutvalget følger hver sine hovedutvalg og orienterer resten av utvalget om aktuelle saker. Utvalgene er fordelt slik: Kommunestyre: Helge Borgen Formannskap: Laila Wedø Hovedutvalg for drift: Sten S. Arntzen Hovedutvalg for forvaltning: Kirsten Dragsnes Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at utvalget tar stilling til oppfølging av sakene i møtet.

18 Oversikt over kommunale virksomheter Kommunale virksomheter: Nordskag oppvekstsenter Mausund oppvekstsenter Nabeita oppvekstsenter Dyrøy oppvekstsenter Sistranda skole Sørburøy skole Nesset barnehage Kulturskolen Teknisk Strategi, kultur og næring NAV Sosialtjenesten Servicesenteret Familie og Helse Bo, aktivitet og miljøtjenesten Pleie og omsorg Interkommunale samarbeid: PPT (med Hitra og Snillfjord) NAV (med Hitra) Feiing (med Hitra) Skatteoppkreving (med Orkdalsregionen) Legevakt (med Orkdalsregionen)

19 Oversikt over eierskap Frøya kommune Selskap Selskapsform Eierandel DalPro AS AS 40,00% Hamos Forvaltning IKS IKS 9,00% Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,70% Kontrollutvalgssekretariat Midt Norge IKS IKS 3,80% Midt Norge 110 sentral IKS IKS 1,47% Revisjon Midt Norge IKS IKS 3,80% Kystlab Prebio AS AS 3,91% Midt Norsk fergeallianse AS AS 16,67% TrønderEnergi AS AS 2,75% Trøndersk Kystkompetanse AS AS 17,01% Frøya storhall AS 100,00% Frøya fiskeri og havbruksfond Stiftelse 100,00% Stiftelsen Halten Nekolai Dahls Minne Stiftelse 15,38%

20 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Frøya kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/173-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.