MØTEINNKALLING Kommunestyret

Transkript

1 Balsfjord kommune for framtida MØTEINNKALLING Kommunestyret Dato: Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Tidspunkt: 10:30 Eventuelt forfall må varsles snarest på følgende måte: telefon eller SMS til møtesekretær Mette Toftaker tlf eller på e-post til Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Ishavskysten Friluftsråd v/toril Skoglund Orienterer om Det nasjonale skoleprosjektet «læring i friluft» og status på statlig sikrede friluftsområder i kommunen

2 SAKSLISTE:

3 Saksliste: Saksnr Innhold PS 74/18 Godkjenning av møteprotokoll PS 75/18 PS 76/18 RS 18/16 Spørretimen Referatsaker Kontrollutvalget - protokoll fra møte PS 77/18 Lyngsfjord Adventure AS - Søknad om skjenkebevilling - Camp Tamok U63 PS 78/18 Tromsø Ice Domes AS - Søknad om skjenkebevilling U63 PS 79/18 Engangsgebyr vedrørende renovasjon 212 PS 80/18 Kontrollutvalgssak 33/18 - Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - arbeidsmiljø, sykefravær og skade i pleie- og omsorgstjenesten G10 PS 81/18 Avhending av Tennes fiskerihavn P23 PS 82/18 2.tertialrapport 2018 Balsfjord kommune 220 PS 83/18 PS 84/18 PS 85/18 Suppleringsvalg etter innvilget fritak fra verv i Sakkyndig nemnd ut valgperioden Valg av kommunal representant til styret i Balsfjord Næringsutvikling AS Eventuelt 033 U05

4 PS 74/18 Godkjenning av møteprotokoll PS 75/18 Spørretimen PS 76/18 Referatsaker

5 BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Aslaug Moen Arnhild Lindholm Anne-Grethe Eriksen Jan Solli Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådgiver skole/barnehage Lillian Pedersen (tilstede innledningsvis) Enhetsleder/rektor Trude Bråthen (d.s.) Enhetsleder/rektor Yvonne Jakobsen (d.s.) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen

6 2 Merknader til innkalling og sakliste: Innledningsvis orienterte rådgiver skole/barnehage Lillian Pedersen, enhetsleder/rektor Trude Bråthen og enhetsleder/rektor Yvonne Jakobsen om oppvekstsektoren med særlig fokus på mobbing og spesialundervisning. Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: Saknr Tittel 30/18 Godkjenning av protokollen fra møte /18 Rapportering fra revisor oppfølging forhold i Balsfjord kommunalteknikk KF 32/18 Svar på revisjonsbrev nr. 9 Balsfjord kommunalteknikk KF - Budsjett i driftsregnskapet 33/18 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgssektoren 34/18 Oppfølging sak 2/18 kommunalt tilsyn i byggesaker 35/18 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn 36/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Balsfjord kommune 37/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn Balsfjord kommunalteknikk KF 38/18 Referatsaker U.off.

7 3 Sak 30/18 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Innstilling: Protokollen fra møte godkjennes. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen fra møte godkjennes. Sak 31/18 RAPPORTERING FRA REVISOR OPPFØLGING FORHOLD I BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Innstilling: (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Behandling: Revisor orienterte om revisjonens foreløpige gjennomgang av saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Det vises til referatsak G i sak 38/18. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sak 32/18 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 9 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF BUDSJETT I DRIFTSREGNSKAPET Innstilling: Kontrollutvalget viser til foretakets brev av og revisjonens brev av angående revisjonsbrev nr. 9. Utvalget registrerer at revisjonsbrevet ikke er tilfredsstillende besvart, og at revisjonen følger opp saken nærmere.

8 4 Revisor rapporterer i neste møte om oppfølgingen av saken. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget viser til foretakets brev av og revisjonens brev av angående revisjonsbrev nr. 9. Utvalget registrerer at revisjonsbrevet ikke er tilfredsstillende besvart, og at revisjonen følger opp saken nærmere. Revisor rapporterer i neste møte om oppfølgingen av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 33/18 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ARBEIDSMILJØ, SYKEFRAVÆR OG SKADER I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Innstilling: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt.

9 5 Vedtak: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt (svarfrist ) til: - Balsfjord kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2018 til: - Balsfjord kommune v/ordfører Sak 34/18 OPPFØLGING SAK 2/18 KOMMUNALT TILSYN I BYGGESAKER Innstilling: Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse innen med oversikt over planlagte og gjennomførte tiltak etter kommunestyrets behandling av sak 21/18 om strategiplan for kommunalt tilsyn i byggesaker. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse innen med oversikt over planlagte og gjennomførte tiltak etter kommunestyrets behandling av sak 21/18 om strategiplan for kommunalt tilsyn i byggesaker. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommune v/rådmannen

10 6 Sak 35/18 BUDSJETTOPPFØLGING PER KONTROLL OG TILSYN Innstilling: Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Sak 36/18 BUDSJETTRAMME 2019 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNE Innstilling: 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret.

11 7 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen Sak 37/18 BUDSJETTRAMME 2019 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Innstilling: 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2019 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/ daglig leder

12 8 Sak 38/18 REFERATSAKER Innstilling: Behandling: Referert: A. OPPSUMMERINGSBREV FRA REVISOR ETTER REVISJON AV REGNSKAPET FOR Brev av fra KomRev NORD B. OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAPET FOR Brev av fra KomRev NORD C. REPRESENTANTSKAPET K-SEKRETARIATET IKS - Protokoll fra møtet D. REPRESENTANTSKAPET SENJA AVFALL IKS - Innkalling til møte E. REPRESENTANTSKAPET KOMREV NORD IKS - Protokoll fra møtet F. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET Sak 39/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Arbeidsmiljø, sykefravær og skade i pleie- og omsorgstjenesten - Sak 40/18 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF - Sak 41/18 Regnskap og årsberetning 2017 Balsfjord kommunalteknikk KF - Sak 43/18 - Regnskap og årsmelding 2017 Balsfjord kommune G. UTSENDING AV EKSTRA UTGIFT PÅ KOMMUNAL AVGIFTER E-post av fra Balsfjord kommunalteknikk KF Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering.

13 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Mona Grønås, tlf Saksframlegg Dato Referanse Arkivkode: U / Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 77/18 Kommunestyret Lyngsfjord Adventure AS - Søknad om skjenkebevilling - Camp Tamok Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Søknad om skjenkebevilling - Camp Tamok Utfyllende opplysninger til søknaden Internkontroll Ansettelsesforhold Firmaattest Firmaopplysninger Attest for skatt og mva Planskisse Lavvu A Planskisse Lavvu B Ønske om uttalelse fra politiet Saksopplysninger: Lyngsfjord Adventure søker om skjenkebevilling for Camp Tamok. Bevillingen det søkes om er for øl (gruppe 1), vin (gruppe 2) og brennevin (gruppe 3). Eierforholdet er fordelt mellom Hans Olav Eriksen (51%), John-Arild Angelsen (14%), Tom-Frode Johansen (11,5%), Tor-Vidar Nystad (11,5%) og Roar Nyheim (11,5%). Camp Tamok er utgangspunktet for alle aktiviteter til Lyngsfjord Adventure. De driver med hund, rein, snøskuter, nordlysturer osv. De tilbyr også overnattingsprogram og «campstay/dagprogram» til sine gjester. Ved bestilling av aktiviteter inngår det servering av lokal mat i serveringslavvuene. I denne forbindelse er det ønskelig og kunne servere øl og vin til maten. Campen har også Bivrost bar som det ønskes å kunne serveres øl, vin og brennevin i til gjestegrupper som ønsker dette tilbudet. Campen har campverter som ivaretar servering og sikkerheten til gjestene. Gjestene ankommer i all hovedsak campen med buss til faste tidspunkter alle dager i uken. Bestilt aktivitet gjennomføres og gjestene forlater campen til oppsatt buss i retur. Det søkes om skjenking for gruppe 1 og 2 (øl og vin) i tidsrommet: mandag til søndag fra kl til kl Skjenking av gruppe 1 (øl) og 2 (vin) vil foregå i serveringslavvuene og i Bivrost bar Det søkes om skjenking for gruppe 3 (brennevin) i tidsrommet: mandag til søndag fra kl til kl Skjenking av gruppe 3 (brennevin) vil kun foregå i Bivrost bar. Skjenkestyrer er Kristi Skog og stedfortreder er Morten Pettersen. Det søkes kun om innendørs servering.

14 Politiet er forespurt om merknader på styrer og stedfortreder, men det har ikke kommet tilbakemelding på dette. Bevillingsprøve og kunnskapsprøve for styrer og stedfortreder er ikke gjennomført på nåværende tidspunkt. Lyngsfjord Adventure overtar driften etter Destination Tromso AS i lavvouene og i Bivrost bar. Destination Tromso AS har pr. dd. bevilling for disse lokalene, men denne bevillingen vil opphøre når Lyngsfjord Adventure overtar aktivitetene i campen. Vurdering: Camp Tamok har i dag bevilling under Destination Tromso AS. Bevillingen er en videreføring av det opplegget som allerede er i campen. Det er ikke forevist bestått kunnskapsprøve for styrer/stedfortreder samt bestått etablererprøve for leder eller styrer. Dette er det krav om jf. Alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 6 og 7 og må forevises før bevilling innvilges. Sjekk av vandel, jf. alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 5, må være godkjent av politiet før bevilling kan gis. De omsøkte skjenketidspunktene for servering er innenfor rammene til skjenketider jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer. Rådmannens innstilling: Søknaden innvilges i henhold til alkoholpolitiske retningslinjer med forbehold om godkjenning fra politiet angående sjekk av vandel, jf. alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 5 Skjenketiden for øl og vin innvilges som omsøkt og innenfor gitte rammer jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer, mandag søndag fra kl til kl Skjenketiden for brennevin innvilges som omsøkt og innenfor gitte rammer jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer, mandag søndag fra kl til kl Bevillingen gjelder for øl, vin og brennevin innenfor de skjenkeområder som er oppgitt i søknaden. Øl og vin kan, som omsøkt, serveres i serveringslavvuene og i Bivros bar. Brennevin kan, som omsøkt, kun serveres i Bivrost bar. Bekreftelse på bestått kunnskapsprøve og bevillingsprøve må forevises før skjenkebevilling kan innvilges jf. alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 6 og 7 Med forbehold om godkjenning fra politiet godkjennes Kirsti Skog, f som skjenkestyrer og Morten Pettersen, f som stedfortreder. Hvis en eller begge ikke godkjennes hos politiet kan det søkes om erstatter for disse. Dette kan godkjennes administrativt, etter alkoholpolitiske retningslinjer punkt 3, siste avsnitt, og etter ny godkjent uttalelse fra politiet. Bevillingen som Destination Tromso har i Camp Tamok faller bort når Lyngsfjord Adventure AS sin bevilling trer i kraft. Rigmor Richardsen rådmann Hans Hugo Henriksen enhetsleder

15 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Mona Grønås, tlf Saksframlegg Dato Referanse Arkivkode: U / Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 78/18 Kommunestyret Tromsø Ice Domes AS - Søknad om skjenkebevilling Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Søknad om skjenkebevilling Endring i bevilling fra Destination Tromso til Tromsø Ice Domes Situasjonsplan Mva attest Rutiner for internkontroll (tidligere søknad) Dokumentasjon på styrer og stedfortreder Mattilsynet Saksopplysninger: Tromsø Ice Domes overtar aktivitetene som Destination Tromso har drevet i Camp Tamok. De har hatt skjenkebevilling i en isbar samt i lavvoene som tilhører Camp Tamok. Tromsø Ice Domes flytter lokaliteten 400 meter unna. De søker nå om å få endret bevillingen til å gjelde for is-baren og isrestauranten som de skal bygge på det nye området. Tromsø Ice Domes er 100% eid av Eirik Tannvik. Gjestene er i hovedsak utenlandske turister i aldersgruppen år. Stedet har 3 8 verter som fungerer som vakthold og servitører. Det søkes om skjenkebevilling for gruppe 1 (øl) og gruppe 2 (vin) i tidsrommet: Mandag til torsdag kl til kl Fredag til lørdag kl til kl Søndag/helligdag kl til kl Det søkes om skjenkebevilling for gruppe 3 (brennevin) i tidsrommet: Mandag til torsdag kl til kl Fredag til lørdag kl til kl Søndag/helligdag kl til kl Skjenkestyrer er Eirik Tannvik og stedfortreder er Christian Hilstan, samme som er godkjent i bevillingen til Destination Tromso. Det søkes kun om innendørs servering. Bekreftelser på bevillingsprøve og kunnskapsprøve for styrere er levert. Det er også levert bekreftelse på kunnskapsprøve på stedfortreder. Jf. Alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 6 og 7. Politiet er forespurt om merknader på styrer og stedfortreder og har intet og bemerke.

16 Vurdering: Destination Tromso AS avslutter sin virksomhet i Camp Tamok og flytter aktivitetene til en ny lokalitet på området. Driften av dette er det nå Tromsø Ice Domes som skal stå for og de må derfor søke om ny skjenkebevilling. Dokumentasjonen som kreves for ny bevilling er innlevert. Sjekk av vandel, jf. alkoholpolitiske retningslinjer punkt 2.2 kulepunkt 5, er godkjent av politiet. De omsøkte skjenketidspunktene for servering er innenfor rammene til skjenketider jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer. Rådmannens innstilling: Søknaden innvilges i henhold til alkoholpolitiske retningslinjer Skjenketiden for øl og vin innvilges som omsøkt og innenfor gitte rammer jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer o Mandag til torsdag kl til kl o Fredag til lørdag kl til kl o Søndag/helligdag kl til kl Skjenketiden for brennevin innvilges som omsøkt og innenfor gitte rammer jf. punkt 3.4 i alkoholpolitiske retningslinjer o Mandag til torsdag kl til kl o Fredag til lørdag kl til kl o Søndag/helligdag kl til kl Bevillingen gjelder for øl, vin og brennevin innenfor de skjenkeområder som er oppgitt i søknaden. Alkohol kan, som omsøkt, serveres i is-baren og i is-restauranten. Som skjenkestyrer godkjennes Eirik Tannvik, f , og som stedfortreder godkjennes Christian Hilstan, f Bevilling gitt til Destination Tromso i styrer og stedfortreders navn trekkes tilbake. Rigmor Richardsen rådmann Hans Hugo Henriksen enhetsleder

17 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Oddvar Larsen, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: 212 Referanse 2018/280 - Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 79/18 Kommunestyret Engangsgebyr vedrørende renovasjon Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Kommunestyresak 41/18 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i møte sak 41/18, under behandling av Balsfjord kommunalteknikk KF s regnskap og årsberetning for 2017 at for å dekke opp merforbruk på avfallssektoren for 2017, skulle det ilegges et engangsgebyr på kr 298,- for å dekke inn merforbruket på kr ,-. I saken ble det opplyst at det var mangler i kunderegistret KomTek, og at det jobbes med å få registrene oppdatert. Det er nå foretatt en såkalt datavask for å få oppdaterte registre i KomTek, som medførte til en større oppdatering og utsjekk mot matrikkelen. KomTek benytter matrikkelen for å hente ut riktige opplysninger om eiendommene i Balsfjord. Denne datavasken avdekte at vi hadde mange «gratispassasjerer», og det ble avdekt 341 boliger som ikke betalte renovasjonsgebyr, samt 197 fritidseiendommer som ikke betalte avgift. Registreringen pågår fortsatt og flere eiendommer kommer til fortløpende. Gebyrinntektene for 2. termin 2018 sammenlignet med 2. termin 2017, viser også merinntekter både i forhold til vann og avløp/slam. Det er vedtatt ny lokal forskrift for renovasjon i tråd med alle medlemskommuner i Senja Avfall, samt kommuner ellers i Norge som det har vært sjekket mot. Det er også av styret i Balsfjord kommunalteknikk KF vedtatt retningslinjer for fritak, som skal være styrende for administrasjonen hos rådmannen for å kunne gi fritak etter søknad. Vurdering: I påvente av datavasken er ikke gebyret sendt ut til abonnentene, da det sannsynligvis vil skape mye støy. 341 eiendommer er pt ilagt renovasjonsgebyr på kr 3.100,- pr år, og som er tatt med i 2. termin Dette medførte til en merinntekt for 2018 på kr ,-, og vil gi en helårseffekt fra 2019 på kr ,-. I tillegg er det pt ilagt 197 fritidsgebyr på kr 1.200,-, som også er tatt med på 2. termin 2018, og ga en effekt for 2018 på kr ,- i merinntekt, med helårsvirkning fra 2019 med kr ,-. I disse tallene vil det være noen som vil få endringer i gebyrene etter søknad om endring i matrikkelen fra enebolig til enebolig som benyttes som fritidsbolig. Pt er dette tallet ca 45 stk. Noen fritak vil også måtte

18 gis, og søknadene for fritak er pt ca 35 stk. Det vil også øke det som innbetales til Senja Avfall på fritidsrenovasjon. Engangsgebyret som ble vedtatt i kommunestyret, skulle dekke inn underskudd på renovasjon på totalt kr ,-. For inneværende år vil økte merinntekter være på kr ,-. 2. tertial for Balsfjord kommunalteknikk KF viser at foretaket går i balanse for 2018 med de ekstra inntektene som beskrevet, og da er kjente utgifter for inneværende år hensyntatt. Behovet for engangsgebyret er dermed falt bort, og styret anbefaler at kommunestyret fatter nytt vedtak om omgjøring av tidligere vedtak. Styrets innstilling: Kommunestyret opphever vedtak i sak 41/18 om å ilegge abonnentene et engangsgebyr på kr 298,-. Nye abonnement legges inn i budsjettet for 2019.

19 Balsfjord kommune Vår saksbehandler, tlf Saksframlegg Dato Referanse - Arkivkode: G10 Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 80/18 Kommunestyret Kontrollutvalgssak 33/18 - Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - arbeidsmiljø, sykefravær og skade i pleie- og omsorgstjenesten Vedlegg: 1 Kontrollutvalgsak 33/18 - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten 2 Saksfremlegg til kontrollutvalget Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter I Oppstartsbrev forvaltningsrevisjonsprosjekt Komrev Nord I Bestilling av dokumentasjon - Komrevnord - Øivind Hauge forvaltningsrevisjon U Bestilling av dokumentasjon - Komrev Nord forvaltningsrevisjon I Midlertidig tilbaketrekking av Questback KomRev Nord v/ Øivind Hauge I Ber om oversendelse av avtaler og referater Komrev Nord U Ettersending av dokumentasjon i forbindelse KomRev Nord med forvaltningsrevisjon U Høringsutkast - Arbeidsmiljø, sykefravær og Øivind Hauge skader i pleie- og omsorgstjenesten U Tilbakemelding på forvaltningsrevisjon KOMREV NORD IKS Balsfjord kommune I Høringsutkast - Arbeidsmiljø - sykefravær og Komrev V/ Øivind Rikardsen skader i pleie- og omsorgstjenesten I Kopi - Rapport fra KomRev NORD v/ Øivind Hauge forvaltningsrevisjonsprosjektet - arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgssektoren i Balsfjord kommune I Kontrollutvalgssak 13/18 - K-Sekretariatet IKS - Inger Johansen Forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø - sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten S Kontrollutvalgssak 13/18 - Forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten U Uttalelse fra rådmannen angående Kontrollutvalgssak 13/18 - Forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø - sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten K-Sekretariatet IKS - Inger Johansen

20 I Kontrollutvalgsak 13/18 - K-sekretariatet Forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten S Kontrollutvalgssak 13/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Arbeidsmiljø, sykefravær og skade i pleie- og omsorgstjenesten U Særutskrift: Kontrollutvalgssak 13/18 K-SEKRETARIATET IKS Forvaltningsrevisjonsrapport - Arbeidsmiljø, sykefravær og skade i pleie- og omsorgstjenesten U Tilbakemelding til kontrollutvalget i Balsfjord K-SEKRETARIATET IKS kommune, Komrev Nords rapport Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten I Kontrollutvalget - sak 33/18 på uttalelse - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport arbeidsmiljø - sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten K-sekretariatet U Uttalelse fra rådmann kontrollutvalgssak 33/18 K-SEKRETARIATET IKS Saksopplysninger: Kontrollutvalget har i møte sak nr 33/18 protokollert følgende: Innstilling: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Gunda Johansen ordfører

21

22 K-Sekretariatet Balsfjord kommune v/ ordfører Deres ref.: Saksbeh.: Inger Johansen Telefon: Dato: Vår ref.: 56/18/ /IJ E-postadr.: KONTROLLUTVALGSAK 33/18 OPPFOLGING FORVALTNINGSREVISJONS- RAPPORT ARBEIDSMILJO, SYKEFRAVÆR OG SKADER I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Kontrollutvalget har i møte i ovennevnte sak protokollert følgende: «Innstilling: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedta k: Behandling: Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedta k: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. Postadresse: Hovedkontor: Avdelingskontor: Avdelingskontor: Organisasjonsnr: K-Sekretariatet IKS Fylkeshuset Postmottak eio Lenvik kommune Postboks 6600 Strandvn. 13, TROMSØ 9479 HARSTAD 9306 FINNSNE.S 9296 TROMSØ Tlf Tlf Tlf

23 2 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet.» Saken bes fremlagt for kommunestyret. Saken har vært forelagt rådmannen til uttalelse iht. KL 77 nr. 6, hvor det framgår at saken skal være framlagt administrasjonssjefen til uttalelse før den rapporteres til kommunestyret. Rådmannen har i brev av gitt tilbakemelding om at rådmannen har ingen kommentarer til kontrollutvalgets behandling og vedtak i saken. Vedlagt følger saksdokumenter i sak 33/18. Med vennlig hilsen n r i.nansen seniorrådgiver

24 K-Sekretariatet Utvalg: Kontrollutvalget i Balsfjord kommune Saksnummer: 33/2018 Møtedato: Saksbehandler: Inger Johansen OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ARBEIDSMILJO, SYKEFRAVÆR OG SKADER I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN Innstilling til vedta k: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v edta k: Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingen gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Saken gjelder: Oppfølging av kommunstyresak 39/18. Vedlegg til saken: Trykte vedlegg: Brev av fra Balsfjord kommune Saksutredning: Utrykte vedlegg: Kommunestyresak 39/18 Kontrollutvalgssak 13/18 Forvaltningsrevisjonsrapport «Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ipleie- og omsorgstjenesten» - datert Alle forvaltningsrevisjonsrapporter skal systematisk følges opp for å se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter. Kontrollutvalgsforskriftens 12 pålegger utvalget å gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp.

25 2 Kontrollutvalget vedtok i møtet den 7. april 2017 (sak 12/17) å bestil1e et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie og omsorg med fokus på arbeidsmiljø, sykefravær og skader. Enhetene Malangstun sykehjem og hjemmetjenestene Laksvatn og Nordkjosbotn ble valgt for undersøkelse. Overordnet prosjektskisse fra KomRev NORD ble vedtatt i møte i sak 21/17. Formålet med prosjektet var å kartlegge de ansattes opplevelse av det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet og å skaffe større kunnskap om sammenhenger mellom arbeidsmiljø, sykefravær og skader innen nevnte tjenester. I tillegg ønsket kontrollutvalget å rette fokus mot viktigheten av rutiner for avviksregistrering og oppfølging.kontrollutvalget ønsket også å rette fokus mot arbeidsmiljøet samt bidra til å finne tiltak for å bedre dette, med den hensikt å redusere sykefraværet og risikoen for skader og avvik. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble oversendt fra KomRev NORD den Problernstiningene som ble besvart i prosjektet var som følger: Hvilke faktorer synes å medvirke til sykefravær blant de ansatte? Hvordan opplever de ansatte det j5)siske og psykososiale arbeidsmiljøet på arbeidsplassen? Oppfiller Balsfiord kommune plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant ansatte i de her aktuelle tjenestene? Har Balsfjord kommune et system som er egnet for registrering oppfølging og forebygging av avvik på området for arbeidsmiljø, skader og sykefravær? Revisjonens oppsummering og konklusjon på bakgrunn av funn og vurderinger i prosjektet ble beskrevet under hvert kapittel for den enkelte problemstilling. Når det gjelder første problemstilling Sykefravær medvirkende årsaker ble det under rapportens kapittel 4.3 beskrevet følgende oppsummering: I overkant av 70 % av respondentene i vår spørreundersøkelse blant ansatte ved Malangstun, Hjemmetjenesten Laksvatn og Hjemmetjenesten Nordkjosbotn oppga at sykefraværet deres verken var direkte eller indirekte relatert til faktorer på arbeidsplassen eller jobben som gjøres. Blant de årsakene som kunne relateres til jobben og/eller arbeidsplassen, oppga respondentene ved samtlige enheter at belastningsskader er den årsaken som i størst grad var knyttet til deres sykefravær. Det fremgår altså at hovedårsakene til sykefravær blant majoriteten av respondentene ikke synes å være relatert til faktorer på arbeidsplassen eller jobben som gjøres. Av faktorer relatert til arbeidet som synes å være medvirkende er belastningsskader den hyppigst rapporterte blant repsondentene. Revisors opnsummering til problemstilling 2 Ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet er beskrevet i rapportens kapittel 5.4, og var som følger: Spørreundersøkelsesresultatene vi presenterer i kapittel 5, indikerer på et overordnet nivå at både opplevd arbeidsmengde og opplevd bemanningssituasjon varierer en del mellom både enkeltansatte og mellom de tre enhetene undersøkelsen omfatter. Når det

26 3 gjelder fysisk arbeidsmiljø, indikerer resultatene at dette gjennomsnittlig oppleves som nokså godt ved både Hjemmetjenesten Laksvatn og Malangstun, mens respondentene ved Hjemmetjenesten Nordkjosbotn gir uttrykk for større mangler på området. Respondentene fra Malangstun og Hjemmetjenesten Nordkjosbotn synes gjennomsnittlig i middels grad å oppleve at deres arbeidsplass har enfysisk utforming som bidrar til å forebygge skader og uheldig fysisk belastning, mens ansatte ved Hjemmetjenesten Laksvatn i stor grad opplever at disse hensynene er ivaretatt gjennom utforming av deres arbeidsplass. Også når det gjelder tilgang til verneutstyr og forekomst av verneinnretninger, synes ansatte ved Hjemmetjenesten Laksvatn gjennomsnittlig å oppleve denne som bedre (god) enn ved de to øvrige enhetene (middels). Resultatene viser stor variasjon i respondentenes vurderinger av inneklimaet ved deres arbeidsplass, og enhetene imellom varierer gjennomsnittvurderingen fra «godt» ved Hjemmetjenesten Laksvatn til «dårlig» ved Hjemmetjenesten Nordkjosbotn. Når det gjelder psykososialt arbeidsmiljø, indikerer resultatene at de fleste respondentene ved Hjemmetjenesten Nordkjosbotn og Hjemmetjenesten Laksvatn opplever dette som godt eller svært godt. Ved sistnevnte enhet ga imidlertid enkeltrespondenter uttrykk for å oppleve et dårlig eller svært dårlig psykososialt arbeidsmiljø. Ved Malangstun indikerer resultatene mer uensartede oppfatninger av det psykososiale arbeidsmiljøet. Samlet sett kan resultatene vedrørende opplevelser av urettferdig behandling indikere at det har forekommet enkelthendelser og/eller konflikter med negativ innvirkning på det psykososiale arbeidsmiljøet. Samtidig synes mange av repsondentene å være tilfredse både med sin arbeidshverdag, sitt arbeid og kollegialt samarbeid Hjemmetjenesten Laksvatn skilte seg «positivt ut» med høye gjennomsnittskårer på flere av spørsmålene angående disse temaene. Ved Hjemmetjenesten Nordkjosbotn og Malangstun ga respondentene, etter gjennomsnittsverdien å dømme, uttrykk for å oppleve at deres arbeidsgiver i middels grad påser at de beskyttes mot trakassering, vold, trusler og annen uheldig belastning, mens repsondentene ved Laksvatn gjennomsnittlig i større grad opplevde å bli beskyttet mot slike forhold. For problemstilling 3 Forebygging og oppfølging av sykefravær ga revisor følgende konklusjon, beskrevet i rapportens kapittel 6.3: På bakgrunn av revisors funn og vurderinger konkluderer vi med at Balsfjord kommune ikke i tilstrekkelig grad oppffiler plikten til systematisk arbeid med forebygging og oppfølging for å redusere sykefraværet blant ansatte i de her aktuelle tjenestene. Revisors konklusjon til problemstilling 4 Avviksforebygging, -oppfølging og registrering ble beskrevet i rapportens kapittel 7.3 og var som følger: På bakgrunn av revisors funn ogvurderinger konkluderer vi med at Balsfjord kommune har et system som er egnet for registrering oppfølging og forebygging av avvik på området for arbeidsmiljø, skader og sykefravær. Revisor bemerker at resultater og fritekstkommentarer fra sporreundersøkelsen indikerer at avvikssystemet i praksis ikke blir benyttet slik det er ment av jlere av respondentene som svarte på undersøkelsen. Dette gjelder imidlertid ikke utelukkende avvik som er knyttet til arbeidsmiljø, sykefravær og skader, men omfatter blant annet også området medikamenthåndtering. Videre viser spørreundersøkelsesresultatene at respondentene i gjennomsnitt opplever at det i middels grad er lagt til rettefor at ansatte kan melde fra om kritikkverdige forhold I tillegg tyder protokollene fra Balsfjord

27 4 kommunes arbeidsmiljøutvalgsmøter på at avviksbehandling ikke har vært tema i disse møtene. Revisjonens anbefaling ble beskrevet i rapportens kapittel 9. På bakgrunn av funn, vurderinger og konklusjoner anbefaks Balsfjord kommune å videreutvikle sine systemer og rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær, slik at de fullt ut samsvarer med kravene i relevant regelverk. I forbindelse med dette arbeides anbefales kommunen å se hen til resultatene fra spørreundersøkelsen. Kontrollutvalget behandlet rapporten i møtet (sak 13/18) og saken ble oversendt kommunestyret, som i sak 39/18 gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedta k: Kommunestyret viser iii oppsummering og konklusjon samt anbefalingen i rapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen gitt i rapporten, som følger: Balsflord kommune bør videreutvikle sine systemer og rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær, slik at de fullt ut i samsvarer med kravene i relevant regelverk. I forbindelse med dette arbeidet bør kommunen se hen til resultatene fra spørreundersøkelsen. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imotekomme anbefalingen i rapporten. Frist lbr tilbaketnelding fastsettes til Tilbakemelding iht. vedtakets tredje kulepunkt er gitt i brev av fra rådmannen. Her redegjøres det for iverksatte og planlagte tiltak for å imøtekomme anbefalingen i rapporten iht. vedtakets andre kulepunkt (referert ovenfor). I tilbakemeldingen fremgår det at det er gjort tiltak for videreutvikling av systemer og rutiner for forebygging og oppfølging av sykefravær. Det kan kort nevnes at kommunen har tatt i bruk kvalitetssystem, etablert nye sykefraværsrutiner for tettere oppfølging, mer opplæring for å bruke systemet ved avviksmeldinger og varsling om kritikkverdige forhold. Det vises til rådmannens tilbakemelding for en nærmere beskrivelse av de ulike planlagte og iverksatte tiltakene for å imøtekomme anbefalingen i rapporten (jf. vedlegg). Etter sekretariatets vurdering gir de opplyste tiltakene i kommunens svarbrev grunn for å imøtekomme anbefalingen gitt i rapporten. Finnsnes, den 5. september n r Yohansen seniorrådgiver

28 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Arne Rydningen, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: P23 Referanse 2017/841 - Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 159/18 Formannskapet /18 Kommunestyret Avhending av Tennes fiskerihavn Vedlagte dokument: Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter I Referat oppstartsmøte - ønske om ny båthavn på Tennes I Svar til Balsfjord kommune om status i avhendingssak Tennes fiskerihavn I Orientering om avslutting av sak vedrørende avhending av Tennes fiskerihavn I Svar til Balsfjord kommune vedrørende avhending av Tennes fiskerihavn U Svar på orientering til Balsfjord kommune om avslutting av sak vedrørende avhending av Tennes fiskerihavn I Avhending av Tennes fiskerihavn i Balsfjord kommune i Troms fylke I Vedrørende avhending Tennes fiskerihavn i Balsfjord kommune og mulighet for å søke om tilskudd U Ber vi om at dere utvider fristen vedrørende tilbakemelding - avhending Tennes kai i Balsfjord Kommune I Avhending av Tennes fiskerihavn i Balsfjord kommune - Ny frist S Avhending av Tennes fiskerihavn Halfdan Meyer Kystverket v/ Ivar Sigbjørn Lindås Kystverket Kystverket - Ivar Sigbjørn Lindås Kystverket v/ Ivar Sigbjørn Lindås Kystverket Miljødirektoratet post@kystverket.no Kystverket Saksopplysninger: Kystverket eier Tennes fiskerihavn som Fiskeridirektoratet nå avvikler som fiskerihavn. Kystverket har de siste årene gjennomført en analyse og vurdering av fiskerihavnene i Norge. Vurderingen av Tennes fiskerihavn er at det ikke lenger er behov for denne. Kystverket ønsker å avhende havneanlegget (i hovedsak kai og molo), og tilbyr nå dette til Balsfjord kommune for kr ,-. Balsfjord kommune ble varslet om avviklingen den Havn blir først tilbudt statlige etater, så fylkeskommune og kommune.

29 Den fikk Balsfjord kommune frist til å meddele sin interesse for å overta havn, med frist til 5. september. Kommunen syntes fristen var vel kort, og ba om utsatt frist til da dette ville forutsette politisk behandling i formannskap og kommunestyre. Henvendelse om utsatt frist ble sendt Den fikk vi forlenget fristen til 31.oktober, men merknad om at fristen ikke kan påregnes å utsettes ytterligere. Ønsker kommunen ikke å overta Tennes havn, vil den bli lagt ut for salg i markedet. Balsfjord kommune har siden 1958 hatt drifts- og vedlikeholdsansvar for fiskerihavna. De seinere årene har havna vært lite i bruk som til fiskeriformål, og vedlikeholdet har da også vært mangelfullt. Framtidig bruk vil sannsynligvis forutsette rivning av eksisterende kai og eventuelt erstattes av ny flytebrygge. Ved overtakelse kan det i førte omgang være nødvendig å sperre av kaiområdet (dette er et ansvar kommunen allerede har). Kommunen har det materiell og kompetanse som kreves for å gjennomføre dette. Dette er noe som i alle tilfeller bør gjøres da den ikke lenger brukes som fiskerihavn. Kommune har også mottatt et brev fra Miljødirektoratet i denne saken (sendt 14.aug). De viser til at Tennes havn ligger nært område satt av som naturmiljø i kystsoneplanen og at hele området er kartlagt og vurdert som svært viktig friluftsområde for allmennheten (Verdi A i kartlegging av friluftslivet). Det opplyser at det kan søkes om statlige midler gjennom ordningen med statlig medvirkning til sikring av friluftsområder. Balsfjord kommune har søkt Troms fylkeskommune om midler til bærekraftig besøksforvaltning: Besøksforvaltning som verktøy for bærekraftig reiselivsutvikling i Balsfjord. (Orientering til Formannskapet 11.april 2018: Bærekraftig besøksforvaltning v/john Vegard Gystad sender søknad om tilskudd). Bakgrunnen for prosjektet er at Balsfjord har stort potensiale for helårs opplevelsesbasert reiseliv, både når det gjelder naturforhold/-mangfold og kommunens historiske betydning. Ved Tennes, ca. 5 km nordover fra Storsteinnes, finnes bl.a. de eldste sporene etter mennesker i Balsfjord i form av helleristninger som ble laget for tusenvis av år siden. Prosjektet vil ta i bruk bredden av landskap, kultur og historie og gjenreise Tennes som knutepunkt i Balsfjords reiselivssatsing, samt sikre en bærekraftig reiselivsutvikling. En overtakelse av fiskerihavn på Tennes vil kunne bidra til tilrettelegging for fritids- og tursimeformål: Herunder småbåthavn (inntil 40 plasser) Mulighet for at turister kan fra Tromsø (med båter med inntil 150 passasjerer om bord), til og fra Tennes havn. Opparbeidet med kai, molo og båtutsetting. Tilrettelegge for økt besøk til hellerisningsfeltene Bedre tilgjengelighet til Tennes kirke Interesse på Tennes for etablering av fisketurisme, agro-turisme og aktiviteter i naturen hele året i samarbeid med gård- og grunneiere, Tennes ungdoms- og idrettslag. Kort avstand til Sørkjosfjæra som er internasjonalt våtmarksområder vernet i hht Ramsar-konvensjonen. Området er delvis tilrettelagt for besøkende (adkomstveg) og kan utvikles for fugletursime. Kort avstand til Malangen-området: Malangen Brygge, Nordby Handelssted, camping ved Hamnvåg og kulturminnet«oppgangssaga i Aursfjord/Aursfjordsaga».

30 UiT Norges arktiske universitet har gjennom 50 år kartlagt og brukt Balsfjorden som studieobjekt, og vil bidra med kunnskap og informasjon tilrettelagt for besøkende. Bruk av 10-på topp løypenett til Tenneshaugen og Jagarberghaugen. Lysløype om vinteren, kjøres opp av Tennes ungdoms- og idrettslag. Grendehus m/parkering, samt lekeplasser for barn. Etter vår vurdering vil en kommunal overtakelse av Tennes havn kunne bli sentralt i utviklingen av fritids- og turismeaktiviteter med betydelig økonomisk potensial for hele kommunen. I tillegg vil det bidra til å tilrettelegge for frilufts formål på sjø, på land og i fjellet. Dette var da også begrunnelsen for søknad om midler fra fylkeskommunen. Fylkeskommunen fant ikke å kunne innvilge søknaden da den be vurdert til å ikke passe inn i omsøkte program. Balsfjord kommune ble invitert til å rette søknaden på nytt, men da til et annet program. Det har vært en god dialog med fylkeskommunen om dette, og det er enighet om at søknaden fyller viktige målsettinger både for fylket og kommunen. Fornyet søknad vil bli sendt i nær fremtid og det er forventet rask saksbehandling på fylket. De alternativene som kan tenkes er: 1. Balsfjord kommune takker nei til å overta Tennes havn. Kystverket finner ingen annen som vil overta. Balsfjord kommune sitter fortsatt med drifts- og vedlikeholdsansvaret. 2. Balsfjord kommune takker nei til å overta Tennes havn. Kystverket finner annen som vil overta. Balsfjord kommune forutsettes fristilt fra drifts- og vedlikeholdsansvaret. 3. Balsfjord kommune takker ja til å overta Tennes havn. Balsfjord kommune sitter fortsatt med drifts- og vedlikeholdsansvaret. a. Balsfjord kommune sikrer havna mot alminnelig ferdsel b. Balsfjord kommune river eksisterende kai. Havna åpnes for alminnelig ferdsel uten kai. c. Balsfjord kommune river eksisterende kai og erstatter den med flytebrygge. Alternativ 1 er et forhold Balsfjord kommune ikke kan påvirke, og kommunen vil risikere å måtte ta på seg kostnader for en visst vedlikehold på ubestemt tid. Alternativ 2 vil innebære at kommunen har liten innflytelse på den videre utviklingen av området, men heller ikke pådrar seg kostnader. Alternativ 3 gir kommunen mulighet til å tilrettelegge for ny næringsaktivitet og økt trivsel for innbyggere og besøkende. Vurdering: Alternativ 3 kan gjennomføres trinnvis, og kommunen kan trekke seg ut og redusere sitt økonomiske ansvar over tid. Alt 3 åpner for samarbeid med private aktører både innen nærings- og foreningslivet, der man kan finne gunstige fordelingsmekanismer for kostander underveis. Alternativet gir mulighet for offentlig styring gjennom areal- og reguleringsplaner, samt annet kommunal planverk. Det er også det alternativt som gir best tilgang til offentlige tilskuddsordninger. Inngangsbilletten er kr ,- som kan tas fra disposisjonsfondet. Rådmannens innstilling: Balsfjord kommune aksepterer tilbudet om overtakelse av Tennes fiskerihavn for kr ,- Overtakelsen finansieres over disposisjonsfondet. Behandling i Formannskapet : Sp v/jens-olav Løvlid fremmet følgende forslag: Overtakelse av Tennes fiskerihavn for kr 1,-.

31 Rådmannens innstilling mot forslaget fra Sp v/jens-olav Løvlid Rådmannens innstilling vedtatt med 5 mot 2 stemmer Tilrådning fra Formannskapet : Balsfjord kommune aksepterer tilbudet om overtakelse av Tennes fiskerihavn for kr ,- Overtakelsen finansieres over disposisjonsfondet. Rigmor Richardsen rådmann

32 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Steffen Kvien, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: 220 Referanse 2018/ Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 160/18 Formannskapet /18 Kommunestyret tertialrapport 2018 Balsfjord kommune Vedlegg: 1 2. tertialrapport 2018 Balsfjord kommune 2 Investeringsrapport pr 2.tertial Balsfjord kommune Saksopplysninger: Med dette fremlegges 2.tertialrapport 2018 (økonomirapport pr ). Rapporten inneholder vurdering av økonomien samlet, rapport for de ulike rammeområdene, finansrapport, budsjettreguleringer, samt egen investeringsrapport (eget vedlegg). Rådmannens innstilling: Vedlagte økonomirapport tas til etterretning Budsjettreguleringer i rapporten vedtas Behandling i Formannskapet : Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Tilrådning fra Formannskapet : Vedlagte økonomirapport tas til etterretning Budsjettreguleringer i rapporten vedtas Rigmor Richardsen rådmann

33 Balsfjord kommune - for framtida 2.Tertialrapport 2018 Økonomirapport pr Behandling: Formannskap 10.okt Kommunestyre 31.okt

34 Innholdsfortegnelse Regnskapsoversikt pr Overordnet... 5 Ramme 01. Politisk styring/folkevalgte organer... 8 Ramme 11. Rådmannen og rådmannens stab... 9 Ramme 13. Økonomi og interntjenesten Ramme 14. Plan- og forvaltning Ramme 15. Havn Ramme 16. Brann og redning Ramme 17. Landbruk Ramme 18. Næringsarbeid Ramme 19. Fellesutgifter sentraladm Ramme 20. Laksvatn Oppvekstsenter Ramme 21. Nordkjosbotn skole og SFO Ramme 22. Storsteinnes skole og SFO Ramme 23. Sand skole Ramme 24. Malangseidet skole/ SFO Ramme 25 Voksenopplæring Ramme 29. Fellesutgifter skole, SFO og voksenopplæring Ramme 32. Nordkjosbotn barnehage Ramme 36. Malangen barnehage Ramme 37. Moan barnehage Ramme 39. Fellesutgifter Barnehage Ramme 50. Omsorgstjenestene Malangen Ramme 51. Balsfjord bo - og servicesenter Ramme 52. Boligtjenesten funksjonshemmede Ramme 53. Hjemmetjenesten Laksvatn Nordkjosbotn Ramme 59. Felles omsorg Ramme 60. NAV/sosial Ramme 61. Lege- og miljørettet helsevern Ramme 62. Ergo- og Fysioterapitjenesten Ramme 63. Helsesøster/jordmortjenesten Ramme 64. Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Ramme 65. Barnevern Ramme 66. Flyktninger Ramme 69. Fellesutgifter helse Ramme 70. Balsfjord folkebibliotek Ramme 71. Kulturskolen Ramme 80. Byggforvaltningen Finansrapport pr Budsjettreguleringer

35 Regnskapsoversikt pr Regulert budsjett Regnskap Restbudsjett/ Forbruks- Forbruksprosent saldo prosent pr Politisk Styrings-/ Utgift ,3 % 54,0 % folkev.organer Inntekt ,1 % 43,2 % Nettoutgift ,2 % 54,2 % 11 Rådmannen m/stab Utgift ,2 % 63,9 % Inntekt ,3 % 14,7 % Nettoutgift ,8 % 69,7 % 13 Økonomi og interntjenesten Utgift ,8 % 76,1 % Inntekt ,4 % 80,8 % Nettoutgift ,6 % 74,8 % 14 Plan og forvaltning Utgift ,1 % 68,6 % Inntekt ,4 % 93,8 % Nettoutgift ,8 % 62,2 % 15 Havn Utgift ,3 % 53,3 % Inntekt ,2 % 105,3 % Nettoutgift #DIV/0! 172,0 % 16 Brann og redning Utgift ,3 % 83,8 % Inntekt ,7 % 129,9 % Nettoutgift ,1 % 70,3 % 17 Landbruk Utgift ,5 % 66,0 % Inntekt ,7 % 31,4 % Nettoutgift ,0 % 125,3 % 18 Næringsarbeide Utgift ,6 % 89,8 % Inntekt ,8 % 161,6 % Nettoutgift ,3 % 23,0 % 19 Fellesutgifter sentraladm Utgift ,3 % 47,2 % Inntekt ,6 % 439,4 % Nettoutgift ,9 % 41,3 % 20 Laksvatn Oppvekstsenter Utgift ,1 % 65,1 % Inntekt ,6 % 89,1 % Nettoutgift ,7 % 62,7 % 21 Nordkjosbotn skole og SFO Utgift ,5 % 63,8 % Inntekt ,9 % 80,1 % Nettoutgift ,7 % 62,3 % 22 Storsteinnes skole, SFO Utgift ,8 % 68,5 % Inntekt ,3 % 100,3 % Nettoutgift ,7 % 66,8 % 23 Sand skole Utgift ,3 % 67,3 % Inntekt ,1 % 166,9 % Nettoutgift ,7 % 62,5 % 24 Malangseidet skole og SFO Utgift ,7 % 65,0 % Inntekt ,4 % 152,5 % Nettoutgift ,8 % 58,0 % 25 Voksenopplæring Utgift ,1 % 72,0 % Inntekt ,0 % 102,0 % Nettoutgift ,4 % 33,7 % 29 Fellesutg. skole, SFO og Utgift ,9 % 54,4 % voksenopplæring Inntekt ,0 % 208,2 % Nettoutgift ,0 % 21,9 % 32 Nordkjosbotn barnehage Utgift ,0 % 66,6 % Inntekt ,8 % 90,6 % Nettoutgift ,6 % 58,4 % 36 Malangen barnehage Utgift ,2 % 67,1 % Inntekt ,3 % 93,2 % Nettoutgift ,3 % 62,7 % 37 Moan barnehage Utgift ,8 % 68,0 % Inntekt ,2 % 72,5 % Nettoutgift ,3 % 66,2 % 3

36 Regulert budsjett Regnskap Restbudsjett/ Forbruks- Forbruksprosent saldo prosent pr Fellesutgifter barnehager Utgift ,3 % 63,6 % Inntekt #DIV/0! -315,0 % Nettoutgift ,4 % 61,2 % 50 Omsorgstjenestene Utgift ,2 % 66,5 % Malangen Inntekt ,7 % 73,9 % Nettoutgift ,5 % 65,0 % 51 Balsfjord bo- og Utgift ,7 % 72,0 % servicesenter Inntekt ,5 % 89,1 % Nettoutgift ,9 % 67,5 % 52 Boligtjenesten funksjonsh. Utgift ,0 % 66,8 % Inntekt ,0 % 78,0 % Nettoutgift ,7 % 63,1 % 53 Hjemmetjenesten Utgift ,6 % Nordkj.b og Laksvatn Inntekt ,8 % Nettoutgift ,2 % 59 Felles helse og omsorg Utgift ,2 % 23,7 % Inntekt ,3 % 12,6 % Nettoutgift ,0 % 28,1 % 60 Sosial/NAV Utgift ,9 % 54,6 % Inntekt ,4 % 17,5 % Nettoutgift ,4 % 62,0 % 61 Lege og miljørettet Utgift ,7 % 51,5 % helsevern Inntekt ,0 % 48,5 % Nettoutgift ,7 % 53,0 % 62 Ergo- og fysioterapi- Utgift ,9 % 63,4 % tjenesten Inntekt ,1 % 65,6 % Nettoutgift ,5 % 62,7 % 63 Helsesøstertjenesten Utgift ,5 % 60,5 % Inntekt ,3 % 106,4 % Nettoutgift ,3 % 56,5 % 64 Psykisk helse, Rus og Utgift ,1 % 68,6 % ReHab. Inntekt ,5 % 111,8 % Nettoutgift ,5 % 58,8 % 65 Barnevern Utgift ,8 % 68,3 % Inntekt ,0 % 247,2 % Nettoutgift ,9 % 39,5 % 66 Flyktninger Utgift ,4 % 33,4 % Inntekt ,6 % 65,6 % Nettoutgift Fellesutgifter helse Utgift ,3 % 56,0 % Inntekt ,9 % - Nettoutgift ,7 % 47,3 % 70 Folkebibliotek Utgift ,1 % 65,6 % Inntekt ,6 % 117,2 % Nettoutgift ,0 % 64,9 % 71 Kulturskolen Utgift ,7 % 60,7 % Inntekt ,9 % 46,5 % Nettoutgift ,4 % 66,1 % 80 Byggforvaltning Utgift ,4 % 61,1 % Inntekt ,7 % 72,6 % Nettoutgift ,7 % 51,0 % A ,8 % 59,3 % 4

37 Overordnet Rapporten inneholder en samlet vurdering og oversikt over forbruket pr 31. august, rapport for hvert rammeområde, finansrapport samt forslag til budsjettreguleringer. Investeringsrapport ligger som eget vedlegg til saken. På overordnet nivå forutsettes merinntekter og rentebesparelser på kr 1,3 mill, jfr tabell nedenfor. På rammeområdene forventes det samlet mindreforbruk på kr 2,0 mill. For driftsbudsjettet samlet stipuleres netto mindreforbruk på kr 3,3 mill. Moment (1000 kr): Øk.rapport pr 31.8 (2.tertial) Øk.rapport pr 30.4 (1.tertial) merknader 2.tertial Frie inntekter nettoeffeekt frie inntekter Rente/avdrag rentebesparelser Avskr/rente restverdi (Havn) Kreditering fra selvkost Havn Sum merinntekt/mindreutgift: Avvik rammeområder: Pensjon (KLP) Politisk Styrings-/folkev.organer tilbakeførte midler fra KomRev NORD IKS 2 Rådmannen m/stab vakanser 13 Økonomi og interntjenesten 0 0 inntektssvikt spesielt reguleringplaner. Ekstra utgifter vei 14 Plan og forvaltning Havn Brann Landbruk midreforbruk lønnsmidler 18 Næringsarbeid Fellesutg sentraladm Laksvatn oppvekstsenter Nordkjosbotn skole St.nes skole Sand skole Malangseide skole Voksenopplæring Fellesområde Skole SFO og VO Nordkjosbotn barnehage Malangen barnehage vakanse - billigere vikar 37 Moan barnehage Fellesområde barnehage Omsorgstjenestene Malangen medisin og med.forbrukstratriell 51 Balsfjord bo- og servicesenter overtid, betaling UNN utskr.klare pasienter mm. 52 Boligtjenesten funksjonshemmede vakanser 53 Hj.tj N.botn og Laksvatn Felles omsorg 0 0 særskilt usikkerhet pga tvistesak 60 Sosial / NAV lave utg på kvalifiseringsstønad 61 Legetjenesten Ergo- og fysioterapitjen vakanse 63 Helsesøster/jordmortjenesten sykepengeref./vikarbruk 64 Psyk.helse, Rus og Rehab Barnevern Flyktninger integreringstilskudd overstiger utgifter 66 Avsetning fond flyktninger forutsatt avsatt flyktn.fond 69 Fellesutg helse og barnevern vakanse enhetslederstill helse 70 Folkebibliotek Kulturskolen Byggforvaltning 0 0 Sum avvik rammeområder Netto sum

38 Skatt/rammetilskudd Prognosen for rammetilskudd (inntektsutjevning) er nå mindre usikker enn ved budsjetteringstidspunktet i og med at folketallet er kjent. Prognosen fanger opp følgende forhold: - I endelig statsbudsjett ble frie inntekter øket med ca 0,2 mill. - Folketallene pr tilsier isolert sett inntektstap på kr 0,8 mill. - Nedjustert makroskatteanslag i RNB utgjør inntektstap på kr 0,3 mill. - Første fakturering eiendomsskatt tilsier merinntekt 0,8 mill. Så langt ligger lokal skatteinngang noe over periodisert budsjett. Imidlertid vil eventuelle mer/mindreinntekter på lokal skatteinngang i svært stor grad utjevnes av inntektsutjevningen. Usikkerheten som gjenstår er derfor primært knyttet til den samla skatteinngang i kommunesektoren. I prognosen er forutsetningene i revidert nasjonalbudsjett (RNB) i mai lagt til grunn. Her ble skatteanslaget for 2018 for kommunesektoren nedjustert med knapt 0,5 mrd til tross for god skatte inngang så langt på året. At det nedjusterte anslaget i RNB likevel legges inn som forutsetning er etter anbefaling fra KS og i erkjennelse av at kommuner lokalt har mindre kunnskap og informasjon om den samlede skatteinngang enn man har sentralt. Forholdet har effekt for Balsfjord gjennom inntektsutjevningen. Ut fra dette kan det forventes mindreinntekt på kr 0,1 mill på frie inntekter, jfr tabell nedenfor. Budsjett Prognose Differanse budsjett 1000 kr vs prognose Rammetilskudd Skatt på inntekt og formue Sum rammetilsk. og skatt på inntekt og form Eiendomsskatt Sum Prognosen for frie inntekter vil kunne endres i forbindelse med at oppdatert skatteanslag for kommunenorge kommer samtidig som statsbudsjett 8.oktober. Eventuelle endringer vil da fanges opp til formannskapet 10.okt. Renter og avdrag Det forventes i sum kr 1,0 mill i netto besparelser (inkl rentekompensasjon og renteinntekt), jfr tabell nedenfor. Det er budsjettert med 2,0% rente på de flytende lån. Flytende lånerente i kommunalbanken har vært 1,5% frem til 3.april, da den ble satt opp til 1,7%. Det er i prognosen hensyntatt renteøkning 0,25% i årets siste 3 måneder. Det er også forutsatt at utsatte låneopptak fra kan avventes til primo november. Forutsatt at rentenivå på bankinnskudd også blir lavere enn budsjettert, blir det mindreinntekt på renteinntekter og rentekompensasjon. Når det gjelder avdrag forutsettes at det vil bli betalt ihht budsjett, dvs at det foretas avdragsutsettelser basert på minsteavdragsprinsipp ihht økonomiplan. 6

39 (1000 kr) Budsjett Prognose Avvik Renteutgifter Renteinntekter Rentekompensasjon Netto renter Avdrag Sum renter/avdrag inkl rentekomp Vedrørende kreditering av avskrivninger/rente restverdi havn I økonomiplan er det ikke fanget opp at det skal krediteres ca kr 0,4 mill i kommuneregnskapet fra selvkostområdet havn. Forholdet er å anse som en teknisk glipp. Vedrørende pensjon I tabellen ovenfor er det stipulert et mindreforbruk på pensjon på kr 0,8 mill. Saken gjelder KLP, og er basert på anslag fra KLP. Hovedårsak til mindreutgift er at lønnsoppgjøret ble billigere enn forutsatt. Særskilte forhold som kan slå inn i regnskapet Merforbruk 2017 på BKT Regnskapsresultat 2017 for BKT vil kunne slå inn i regnskap 2018 på det ordinære kommuneregnskapet. På områdene avløp, renovasjon og hytterenovasjon var det til sammen kr 1,5 mill i merforbruk i Dersom dette ikke blir håndtert innenfor selvkostregnskapene i 2018 vil det måtte dekkes av det ordinære kommuneregnskapet. Det blir derfor viktig å vurdere denne utviklingen utover året. Ankesak/stevning fra BUPA I regnskap 2017 ble aktivert en nettokostnad på 2,3 mill knyttet til en stevning i forhold til det økonomiske ansvar for en bruker. Saken ble domstolsbehandlet i juni, og kommunen tapte saken. Saken er besluttet anket. Dersom man vinner ankesaken kan man kreditere regnskapet for beløpet. Dersom man taper må man påregne ytterligere saksomkostninger som må utgiftsføres i 2018-regnskapet. Inntil ankesak er avgjort meldes ikke budsjettavvik. 7

40 Ramme 01. Politisk styring/folkevalgte organer Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,3 % Inntekt ,1 % Nettoutgift ,2 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Ingen særskilte tiltak nødvendig. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0% Fraværsprosent korttidssykefravær: 0% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: ikke aktuelt. Vurdering: På budsjettansvaret for kontroll og revisjon vil det bli et mindreforbruk på kr relatert til at representantskapet i MomRev Nord har vedtatt å tilbakeføre midler fra selskapet til eierne (fordelt ut fra eierandelene). For øvrig er det intet særskilt å bemerke. Regnskap så langt ihht forutsetninger. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr Underskrift: Steffen Kvien, økonomirådgiver 8

41 Ramme 11. Rådmannen og rådmannens stab Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,2 % Inntekt ,3 % Nettoutgift ,8 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Ingen særskilte tiltak nødvendig. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,8 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,8 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: ingen særskilte tiltak nødvendig. Vurdering: Det er nettobesparelser på rammen relatert til ulike vakanser og diverse forhold. Vesentlig endring fra 1.tertialrapport er at det nå forutsettes at det ikke ansettes kommunalsjef omsorg/oppvekst i Konklusjon: Det forventes mindreforbruk på kr Underskrift: Steffen Kvien, økonomirådgiver 9

42 Ramme 13. Økonomi og interntjenesten Dato: 21. august 2018 Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,8 Inntekt ,4 Nettoutgift ,6 Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Forbruket er «normalt» for enheten på denne tiden pga utgifter som ikke er periodisert. Dette gjelder spesielt vedlikeholdsavtaler innen IKT. Både inntektssiden og utgiftssiden er høyere enn budsjettert noe som skyldes inntekter som er mottatt via Troms fylkeskommune, og ellers fondsavsetninger, eller er utbetalt til andre aktører. Inntekter på sykelønnsrefusjon og svangerskapsrefusjon medfører øket inntekter i forhold til budsjett. Inntekt fra BKT er inntektsført pr 2. tertial. Vakante stillinger (0,55%) + permisjon (0,45%) er nå besatt, og lønnsutgifter vil løpe fra 21/ Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 2,84 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,21 % Lavt fravær, ingen tiltak iverksettes. 1 person er langtidssykemeldt i 30%. Vikar for vedkommende er satt inn. Vurdering: Regnskapstallene viser normalt forbruk, og ingen tiltak iverksettes. Det forventes ikke sparte kostnader vedr sykemeldt person eller vakanse i stillinger. Det er fortsatt «uorden» i ivaretakelse av enkelte arbeidsoppgaver pga vakanse, permisjon og sykemelding. Etter nyansettelse vil dette forhåpentligvis bli endret, og enheten kan drives normalt. Etter lynnedslag i telefonsentral på Malangstun, forventes det noen ekstraordinære utgifter, men vet pt ikke størrelsesorden på dette. Omdisponering av midler vil forsøkes, og innmelding til forsikringsselskap ang skaden blir gjort for å få dekt noe. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik, men må ha litt oppmerksomhet rundt uforutsette utgifter som nevnt ovenfor. Underskrift: Hans Hugo Henriksen Enhetsleder 10

43 Ramme 14. Plan- og forvaltning Dato : Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Prosent forbruk Saldo Utgift ,1 % Inntekt ,4 % Nettoutgift ,8 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Inntektsbildet gir et feil inntrykk. MVA-komp er ikke justert til et reelt nivå. Innen oppmåling og byggesak kan det forventes at inntektsmål vil nås. Innen plan/dispensasjon/fradeling kan det forventes at inntektsmål ikke nås. Tamok fjellbygd og reguleringsplan Bergneset medfører ikke gebyrinntekter til tross for at de er store og krevende planer. Budsjettet på vei er ikke dekkende for det stadig økende vedlikeholdsbehovet. Det er inngått nye kontrakter på hhv sommer- og vintervedlikehold som samlet sett gir oss et bedre produkt. Det forventes at dette vil bidra til å gi oss et økonomisk handlingsrom til å utføre mer forebyggende vedlikehold fra og med Som følge av tidligere varslet merforbruk vei, vil midler bevilget til veivedlikehold i kommunestyrets junimøte i realiteten gå til akuttiltak veivedlikehold, samt dekning av advokatutgifter knyttet til vedlikeholdskontrakter. Midlene er imidlertid ikke tilført ramma enda, hvilket påvirker bildet i stor grad. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 5,89 Fraværsprosent korttidssykefravær: 3,06 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Ved en enhet med relativt få (8) ansatte vil et sykefravær gi stort utslag på fraværsprosenten. Et «langt» kortidsfravær i juli gir dessverre et stort utslag på helheten. Høyt press over tid, medfører stor belastning på ansatte. Vurdering: Det må jobbes med å gjøre de ansatte ved enheten enda mer tverrfaglige. Vi er uhyre sårbare når det bare er en ansatt til hvert enkelt fagområde. Dette påvirker tjenesten som leveres publikum, og videre våre gebyrinntekter. Konklusjon: Det forventes mindreinntekter på kr ,- for plan og regulering. Samlet merforbruk på enheten forventes å være kr ,- Underskrift : Ylva Sneve Enhetsleder 11

44 Ramme 15. Havn Dato : Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Prosent forbruk Saldo Utgift ,3 % Inntekt ,2 % Nettoutgift Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Antall anløp august 2018 : 72 Antall anløp august 2017 : 48 Antall anløp hittil i 2018 : 395 Antall anløp samme tid 2017 : 316 Det er høy aktivitet ved havna. Tall sammenlignet med 2017 viser en økning på 25% hittil i år. Havnekapasiteten er for lav, slik at skip blir liggende og vente på å få legge til. Reguleringsplan for utvidelse av Bergneset havn er i sluttfase. Det jobbes aktivt med å få slutt på rotteproblemene ved havn. Brukere av havna jobber sammen for å få bukt på problemet. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 2,30 Fraværsprosent korttidssykefravær: 2,30 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Ingen ytterligere kommentarer. Vurdering: Sett bort ifra kapasiteten ved havna, forløper driften uten større utfordringer. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik på ramme 15 - havn. Underskrift : Ylva Sneve Enhetsleder 12

45 Ramme 16. Brann og redning Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,8% Inntekt ,0 % Nettoutgift ,3 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Pr har det vært 113 hendelser kontra 76 hendelser på samme tidsrom i Variasjon av hendelser vil gi variasjon i lønnsutbetalinger for brannmannskap, noe man ikke kan styre. Selv om antall hendelser har økt markant sammenlignet med 2017 ligger enheten bra i henhold til den totale rammen, pga av en omorganisering av mannskapene med nye vaktlag og nye ut alarmeringsrutiner. Feietjenesten Pr er det sendt ut 395 feievarsel, av disse er det utført feiing på 304 boliger. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,64% Fraværsprosent korttidssykefravær: 0 Vurdering: Beredskapsavdeling i enheten er en veldig uforutsigbar avdeling, dette pga en kan aldri forutse hvor mange hendelser man får i løpet av året. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Morten Nilsen Enhetsleder/ leder beredskap/ varabrannsjef 13

46 Ramme 17. Landbruk Dato : Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Prosent forbruk Saldo Utgift ,5 % Inntekt ,7 % Nettoutgift ,0 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Inntekter forventes å bli høyere enn budsjettert. Dette som følge av at det ikke er budsjettert med avslutning av minnesmerkeprosjektet og biogassprosjektet. Vi har noen lønnsbesparelser, og det forventes ytterligere besparelser som følge av uttak av 10% afp ved tjenesten. Det er ikke tilført midler fra næringsfondet til beitekartlegging. Vedtak fra formannskapet sier at næringsfondet skal dekke dette. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 1,64% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,64% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Dersom sykefravær inntreffer så vil fortløpende oppfølging med oppfølgingssamtaler og tiltak være faktorer for å øke nærværet. Vurdering: Det driftes som normalt på denne tiden av året. Konklusjon: Det forventes et mindreforbruk på kr ,- på ramme 17 landbruk. Underskrift : Ylva Sneve Enhetsleder 14

47 Ramme 18. Næringsarbeid Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,6 % Inntekt ,8 % Nettoutgift ,3 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Tilgjengelige saldo næringsfondet er pt om lag kr (Inkl. bevilgning på kr ,- i k.sak 52/18) Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 2d Fraværsprosent korttidssykefravær: Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Vurdering: Budsjettramme tilstrekkelig. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Einar Hamnvik næringskonsulent 15

48 Ramme 19. Fellesutgifter sentraladm. Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,3 % Inntekt ,6 % Nettoutgift ,9 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Ingen særskilte. Lav forbruksprosent skyldes i hovedsak at avsatt lønnspott (lønnsoppgjør 2018) fordeles ut på rammene til høsten. I 1.tertialrapport ble forventa besparelse på avsatt lønnspott på kr budsjettregulert (regulering nr 3). Forholdet medfører dermed ikke lengre mindreforbruk. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,3 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 0% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: - Vurdering: På ansvar 1700 tilskudd andre forventes noe merforbruk relatert til at avtalte forpliktelser er større enn budsjett, mens det på øvrige forventes besparelser (forsikringer, pasientskadeerstatning mm). Samlet sett forventes ikke avvik på rammen. Størst usikkerhet er om gjenstående avsatt lønnspott på 4,5 mill (som er basert på makroanslagene for lønnsveksten i revidert nasjonalbudsjett) «matcher» de faktiske kostnader i Balsfjord. Noe differanse vil det alltid være her pga ulik sammensetning av personell i kommunene. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Steffen Kvien, økonomirådgiver 16

49 Ramme 20. Laksvatn Oppvekstsenter Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,96 Inntekt ,52 Nettoutgift ,56 Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: -Forbruksprosenten er høy i forhold til estimert prosent på 66,7. -Refusjoner for vårsemesteret pålydende ca kr ikke innkommet pr.dato. (Ikke avklart pr. dato om refusjoner fra annen kommune pålydende kr vil bli godkjent. Viser til økonomirapport av ). -Har redusert stillingsstørrelsen på skole for høstsemesteret, slik at den samsvarer med ressursmodellen. Liten gevinst pga 3-månederskontrakt. -Fokusere på å redusere overtidsbruk og vikarutgifter for sykefravær. -Sykelønnsrefusjoner ikke ajourført pr. dato. -Redusere innkjøp av forbruksmateriell. -Refusjoner også for høsten fra andre kommuner på estimert beløp pålydende kr ,- -Gjennomgå/få kontroll på utgifter/inntekter av Sfo-drift. -Få kontroll /oversikt over stillingsstørrelser og vikarforbruk i barnehagen. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 5,6% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,4% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Sykefraværsprosenten er redusert fra 8,26% pr til 5,6% pr Redusere ytterligere sykefraværsprosenten gjennom bruk av Felles Retningslinjer for nærværsarbeid og sykefraværsoppfølging; Tidlig og tett på! Vurdering: Da undertegnede kun har fungert i enhetslederstillingen fra og med d.å. er det begrenset hvor mye kontroll/oversikt en har pr. dato. Det innebærer også at eventuelle kostnadsreduksjoner ikke vil bli optimale pga få måneder av inneværende budsjettår. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik Underskrift: Wenche Lundberg Riise Enhetsleder 17

50 Ramme 21. Nordkjosbotn skole og SFO Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,5 % Inntekt ,9 % Nettoutgift ,7 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Følge det budsjettet enheten har fått til disposisjon. Ved korttidsfravær forøke å løse det på en mest hensiktsmessig måte uten at det bryter med opplæringsloven, jfr tidligere vedtak. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 6,20% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,14% Kommentar/tiltak for å redusere sykefraværet: Enheten har lavt sykefravær pr. tiden, men har en sykemelding som følge av operasjon og opptrening. Vurdering: Fastlønna pr. august 2018 følger norm, jf interne omfordelinger ass/lærer/refusjon. Ifh til bunnlinja skal også barneboligen ha refusjon fra oss på ca kr. Dette jf avtale der barneboligen har ansvar for assistent som jobber på en 1:1 elev som også er bruker på barneboligen. Enheten har også hatt og kommer til å ha en del uforutsette utgifter da det er et spesialist team som er inne å jobber med oppfølging av en elev. På bakgrunn av dette har skolen en del ekstra utgifter der ansatte må delta på møter og veiledning utenfor arbeidstid. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Trude Bråthen Enhetsleder 18

51 Ramme 22. Storsteinnes skole og SFO Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,8 % Inntekt ,3 % Nettoutgift ,7 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Vikarbruk begrenses til et minimum og vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ufaglærte vikarer gir lavere lønnskostnader. Enheten har en betydelig økning i forbruk siden forrige tertialrapport. Dette har sammenheng med at intern overføring av lønnsmidler til annen enhet ble regnskapsført i juli, samtidig som de største utgiftene til læremidler og lignende kommer i forbindelse med oppstart av nytt skoleår. På den andre sida mangler det noe sykepengerefusjon. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 4,83% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,81% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Enheten følger Balsfjord kommunes strategi for fraværsoppfølging og nærværsarbeid. Enhetens sykefravær var høyt i årets første måneder, men ble kraftig redusert i andre kvartal (samla sykefravær andre kvartal 3,74%). Vurdering: Det er innenfor vedtatt budsjettramme svært krevende å ivareta oppgaver innenfor gjeldende lovverk i fht både enkeltelevers læringsutbytte og rett til et trygt og godt skolemiljø som fremmer helse, læring og trivsel, og samtidig arbeide forebyggende, langsiktig, systematisk og strukturert med det helhetlige skolemiljøet. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Yvonne Jakobsen Enhetsleder 19

52 Ramme 23. Sand skole Dato:12/9-18 Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,3% Inntekt ,1% Nettoutgift ,7% Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Skolen benytter minimalt med vikarer for å holde utgiftene nede. Utgifter i forbindelse med svømmeopplæring på Moan ga økte kostnader vinteren Feil ved overføring av fond desember/januar 2017/18 fører til at tilskudd fra Elevorganisasjonen ikke har blitt overført kr Disse må brukes av skolens nåværende budsjettet for å unngå regresskrav fra Elevorganisasjonen. Pålagt budsjettnedtrekk med kr ,- er gjennomført. Skolen mangler refusjon fra Værdal kommune på en elev. Dette vil telle positivt inn på balansen for skolen. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum):3,3 % (jan-aug) Fraværsprosent korttidssykefravær:1,1 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Skolen har ingen langtidssykemeldinger for øyeblikket. Har gjort flere kollegiale trivselstiltak for å motvirke fravær. Vurdering: Korttidsfraværet er lavt. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Roy-Arne Myhre Enhetsleder 20

53 Ramme 24. Malangseidet skole/ SFO Dato:12/9-18 Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,7% Inntekt ,4% Nettoutgift ,8 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Skolen benytter minimalt med vikarer for å holde utgiftene nede. Utgifter i forbindelse med svømmeopplæring på Moan ga noe økte kostnader vinteren Pålagt budsjettnedtrekk med kr ,- er gjennomført Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum):1,4 (jan-august) Fraværsprosent korttidssykefravær:1,4 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Kun korttidsfravær, noe som er lavt. En ansatt er kroniker og har sykemelding fra dag 1. Vurdering: Korttidsfraværet er lavt. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Roy-Arne Myhre Enhetsleder 21

54 Ramme 25 Voksenopplæring Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Prosent Saldo forbruk Utgift ,1% Inntekt % Nettoutgift ,4% Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Følge det budsjettet enheten har fått til disposisjon. Ved korttidsfravær forsøke å løse det på en mest hensiktsmessig måte. Slå sammen grupper der det lar seg gjøre. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 28,37% Fraværsprosent korttidssykefravær: 7,0% Kommentar/tiltak for å redusere sykefraværet: Enheten har hatt meget høyt sykefravær. Leder følger fortsatt opp fraværet med jevnlige oppfølgingssamtaler. Enheten har tett dialog med NAV når det gjelder ansatte som har hatt lengre sykefravær. Fraværsprosenten er høy pga flere sykemeldinger tidligere på året. Pga. få ansatte, blir prosenten bli høy så snart en er syk. Vurdering: Enheten har for 2018 fått inn alle refusjonene fra IMDI og venter ikke flere innskudd dette året. Et beløp på rundt skal dekkes av fondsmidler. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Trude Bråthen Enhetsleder Trude Bråthen Enhetsleder 22

55 Ramme 29. Fellesutgifter skole, SFO og voksenopplæring Dato: pr Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,9 % Inntekt ,0 % Nettoutgift ,0 % Viktige opplysninger/tiltak for å få balanse: Forbruksprosent utgift er litt høy da tilskudd til andre og refusjoner for elever i andre kommuner har et merforbruk. Utgifter knyttet til kurs/konferanse vil i stor grad refunderes. Interne midler til kompetanseheving av lærere er ikke utgiftsført. Faste gebyrer og lisenser er ikke budsjettert med, og dermed vil det være et merforbruk her. Lav forbruksprosent på interne lønnskostnader fra andre enheter, kan bli et mindreforbruk. På inntektssiden er det kommet øremerkede midler litt mer enn budsjettert. Det er også kommet refusjoner fra andre kommuner som indikerer en merinntekt. Vurdering: Elever med enkeltvedtak/spesialundervisning medfører ekstra utgifter både i SFO, skole og privatskole, samt barn plassert i andre kommuner. Fosterbarns plasseringer medfører også ekstra utgifter til skoleplass. For barn som er plassert i fosterhjem i Balsfjord, vil det medføre refusjonsinntekter. Dette er uforutsigbare inntekter og utgifter. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik med de opplysningene vi har i dag. Men på bakgrunn av mangelfulle opplysninger hittil om de store utgifts- og inntekts postene refusjoner til og fra andre, er dette noe usikkert. Underskrift: Lillian Pedersen, på vegne av rådmannen. 23

56 Ramme 32. Nordkjosbotn barnehage Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,0 % Inntekt ,8 % Nettoutgift ,6 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Restriktiv ved vikarbruk. Enheten har refusjoner fra sykemeldte og personal som er ute i svangerskapspermisjon Enheten har 40% barnehagelærerstilling vakant. Det er omgjort barnehagelærer stilling til assistentstilling f.o.m t.o.m Man har mindre foreldrebetaling enn forventet, utgjør ca ,- pr mnd. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 3,86 Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,09 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: For å redusere sykefravær søker leder å være tett på personalet og tilrettelegge der det er behov, så langt det lar seg gjøre. Enheten har også fokus på hygiene for å redusere smittefaren. Vi har en gruppe som har ansvar for sosiale bidrag til personalgruppen. Det blir opprettet HMS-gruppe som har møte hver 6. uke med faste saker. Vi har klubbmøter, ved behov. For å ivareta personalets medvirkning/-bestemmelse. Vurdering: Renholdstillingen er budsjettert lavere enn reell avlønning pr. i dag, det utgjør ,- for regnskapet på årsbasis. Pedagogisk leder som er vikariat i svangerskapsstillingen har høyere avlønning enn budsjettert, utgjør ca ,-. Enheten må kjøpe fri pedagogisk leder i perioder for å få gjort merkantile- og pedagogiske arbeidsoppgaver som er lovpålagte. Det må også kjøpes fri pedagogisk leder (verneombud og brannvernsleder) for å gjøre HMS-arbeid. Dette er ikke budsjettert. Enheten har måtte kjøpe ny moppemaskin som ikke er budsjettert utgjør ,- for regnskapet. Vi har klart å dekke opp manko på fastlønnsbudsjettet ved å være restriktiv ved vikarbruk, også ved frikjøp av fast ansatte. På denne rapporten er ikke all syke- foreldrepermisjons refusjoner oppdatert. Det er heller ikke interne refusjoner, det skal rettes opp til neste rapport. Konklusjon: Med tiltakene som er nevnt forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Anita Deilet Enhetsleder 24

57 Ramme 36. Malangen barnehage Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,2% Inntekt ,3% Nettoutgift ,3% Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Det er besparelser på lønnsposter pga billigere vikarer inne i renholdstilling og i pedagogstilling. Mindreforbruket vil endre seg noe når det er foretatt innkjøp ifb nytt barnehageår. Det vil være økte kostnader ved ferieavvikling av fjerde ferieuke. Mestervik er i sluttfasen ved utbygging og vi har styrket personalet 5 timer pr dag for å ha alternativ drift da utbygging berører avdelingen. Enheten har fokus på å drifte «godt nok», vurderer vikarbehov opp mot barnehageloven samtidig som vi er restriktive med innkjøp. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 4,99 Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,68 Fordeling av fravær pr avdeling: Mestervik Skrållan Malangseide Fraværsprosent : 1,93 Fraværsprosent : 2,77 Fraværsprosent: 12,97 Korttidsfravær: 0,93 Korttidsfravær: 1,20 Kortidsfravær: 0,95 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Enheten er med i prosjekt for å øke nærvær. Det er lav fraværsprosent både på kort og langtidsfravær, Malangseidet har høy fraværsprosent som skyldes at det var en ansatt med langtidsykemelding. Enheten har fokus på et godt arbeidsmiljø som en viktig faktor for å fortsatt ha et lavt sykefravær. Vurdering: Det forventes at budsjettrammen vil holde. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr Underskrift: An-Magritt Asplund Enhetsleder 25

58 Ramme 37. Moan barnehage Dato: pr Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,8 % Inntekt ,2 % Nettoutgift ,3 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Inntektsgrunnlaget for Moan barnehage er 96 plasser. Disse er pr dags dato fylt opp med 69 barn, fordelt på 86,6 plasser. Enheten har barn med rett til gratis kjernetid. Ekstra utgifter på funksjon 211(fastlønn) refunderes fra felles drift barnehage. Det vil bli gjort en del nødvendig innkjøp av inventar og utstyr som er nødvendig for forsvarlig og pedagogisk drift. Av grunner som ikke er avklart vil matbudsjettet i Moan barnehage gi mindre forbruk. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 10,55 Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,87 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Barnehagen har et høyt korttids fravær, og legemeldt sykefravær. På personalmøter jobbes det med fravær, og vi velger ha fokus på nærvær og konsekvenser for enheten ved fravær. Samt samtaler i forkant av en evt sykemelding for å kartlegge om det er aktuelt med tilrettelegging. Enheten starter opp samarbeid med Arbeidslivssentret IBedrift høsten Vurdering: Moan barnehage er i sitt andre hele drifts år (2018). Barnehagen har stor kapasitet på antall barnehageplasser, og sett opp mot antall nye søknader opplever man nå ledig kapasitet. Fra september 2018 vil de være 9,4 ledige barnehageplasser fordelt på alle avdelingene. Reduserte lønnsutgifter sett opp mot redusert foreldrebetaling vil dette medføre kun et lite mindre forbruk som vil gå med til å dekke de høye vikarutgifter. Med høyt korttidsfravær gir det store utgifter på vikar bruk, selv om man er restriktiv med innleiing av vikarer. Det er også en del møtevirksomhet på ettermiddagstid som utløser utbetalinger i forhold til tillegg. Det er enda en del inventar og utstyr som må kjøpes inn for å kunne bruke og drifte barnehagen optimalt på inne og uteområdet. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Trine Guttormsen Enhetsleder 26

59 Ramme 39. Fellesutgifter Barnehage Dato: pr Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,3 % Inntekt % Nettoutgift ,4 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Noe lav forbruksprosent fordi interne lønnskostnader på spesialpedagogisk hjelp ikke er utgiftsført pr dato, dette kommer på høsten. Refusjonskrav fra andre kommuner vil øke høsten Det er dekning for dette i budsjettet. Utgiftene føres en gang pr halvår. Oppgradering av datasystem har ført til uforutsette utgifter. Noe av inntekten tilhører regnskapsåret 2017, mens største del av inntekten er prosjektmidler til kompetanseheving og svømmeopplæring. Disse midlene utgiftsføres i løpet av året. Driftstilskudd private barnehager utgjør størstedelen av utgiften for Vurdering: Refusjonskrav fra andre kommuner på barnehageplass for både fosterbarn og barn som går i ikke kommunale barnehager, samt utgifter til spesialpedagogisk hjelp er utgifter som er uforutsigbar. I tillegg kommer utgifter til spesialpedagogisk hjelp til barn bosatt i kommunen i både kommunal og privat barnehage. Også refusjon for redusert foreldrebetaling og søskenmoderasjon er utgifter som refunderes private barnehager. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik med de opplysningene vi har i dag. Underskrift: Lillian Pedersen, på vegne av rådmannen. 27

60 Ramme 50. Omsorgstjenestene Malangen Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,2% Inntekt ,7% Nettoutgift ,5% Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Slik forbruksprosenten viser pr holder vi oss innenfor budsjetterte rammer. På lønn hjemmetjenesten ligger vi høgt på forbruksprosent, men kortidsavd. Ligger lavt. Dette skyldes rullering i turnusen. Disse avdelingen kan sees under ett. Vi har forbruk på overtid som skyldes vakanser i sykepleierstillinger og bruk av personell som utløser overtid. På art medisinsk utstyr/forbruksvarer ligger vi høgt i forbruksprosent. Dette skyldes for lavt budsjett i f.t. de utfordringer vi har i h.t. samhandlingsformen Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 8,51. fraværsprosent juli, august og sept. 4,50% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,45 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Vi har frem til d.d. hatt flere voksne arbeidstakere som har vært sykemeldt i påvente av pensjon. Flere av disse er nå på vei ut av arbeidslivet. Disse arbeidstakerne har vært sykemeldt og har hatt permisjon i påvente av pensjon. Dette har påvirket sykemeldingsprosenten. Ved å gå inn å se på de to siste mnd. ligger fraværsprosent på 4,50%. Vi arbeider med sykefravær og tilrettelegger så langt det er mulig. Vurdering: Vi arbeider for å holde oss innenfor budsjetterte rammer med å bruke korte vakter på vikarer. Vi sparer der vi kan. Vi har hatt store utfordringer i tjenesten med brukere med sammensatte behov. (Samhandlingsformen) Bruk av ekstra personalet (med kompetanse) for å imøtekomme brukeres behov har vært nødvendig. (Vi får stadig yngre brukere som ønsker å få dø og stell hjemme). Dette har medført bruk av ekstra personell og overtid. Ved høgt forbruk på medisiner og medisinske forbruksvarer som gjør at vi vil få et overforbruk på ca 200 tusen. Konklusjon: Ut fra de nevnte forhold forventes netto merforbruk på kr Underskrift: Marit Tollefsen. Enhetsleder 28

61 Ramme 51. Balsfjord bo - og servicesenter Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,7 % Inntekt ,5 % Nettoutgift ,9 % Forbruksprosenten på fastlønn pr august er: 60,23 % Prosenten er lav pga ledige stillinger. Forventet besparelse for året er 1,9 mill, men utgifter til vikarbyrå er i dag regnskapsført til 1,1 mill og vil mot regnskapsavslutning gå opp i opp. Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Rekruttering til vacante stillinger har stort fokus i enheten for å på sikt redusere overtidsbruken i enheten. Flere vacante sykepleierstillinger gjør at det er nødvendig å fortsette med bruk av vikarbyrå for opprettholdelse av forsvarlig drift. På skjermet avdeling kreves det fortsatt ekstra bemanning og tiltaket med innleie av 1 ekstra pleier på alle seinvakter vedvarer. Det er fortsatt høyt pasientbelegg, og stort påtrykk på institusjonsplasser. Det har vært nødvendig å gå til innkjøp av nødvendige hjelpemidler og utstyr utover budsjett. På grunn av høyt belegg har det ikke vært mulig å ta imot alle utskrivningsklare pasienter fra UNN. Tom august er det utgiftsført ,- mer enn budsjettert. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 10,84 Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,35 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær bruk Enheten har et høyt sykefravær. En kontroll mot min vakt viser at dagsverk registrert i agresso er betydelig mindre enn dagsverk registrert i Min Vakt. BBS har nå særlig fokus på å få rutiner ifht riktig fraværsregistrering og fraværsoppfølging på plass. Vurdering. Driftsituasjonen ved enheten er nå stabilisert og det er et høyt fokus på å ansette personell med kompetanse i ledige stillinger. Utarbeidelse av rekrutteringstiltak for å sikre økt tilgjengelighet av fagkompetanse er nødvendig og i tillegg bør en se på mulige løsninger/tiltak for å rekruttere og beholde sykepleierkompetanse. Det jobbes kontinuerlig med pasientlogistikk i institusjonen for å klare å ta imot flest mulig av de utskrivningsklare pasientene fra helseforetaket. Det er en utfordring at KAD-seng av den grunn ofte er opptatt. Likevel forventes her en merutgift på 1,3 mill. Overtidsbruken er i dag 1,7 mill høyere enn budsjettert. Det på grunn av ledige helgestillinger, og høyt fravær på enheten ,- av dette forventes refundert ifht ressurskrevende tjenester. Det forventes at overtidsbruken øker. Det forventes merinntekt på ressurskrevende tjenester og brukerbetaling, tilsammen ca 2,6 mill Konklusjon: Det forventes et merforbruk på Underskrift: Renate Salangli, fung.enhetsleder 29

62 Ramme 52. Boligtjenesten funksjonshemmede Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,0 % Inntekt ,0 % Nettoutgift ,7 % Forbruksprosenten på fastlønn pr august er: 60,23 % Prosenten er noe lavere enn forventet fordi vi bruker «billige» vikarer og har hatt en 100% stilling stående vacant i 3 mnd. Denne stillingen blir igjen ledig så vi forventer en fortsatt besparelse Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Begrense bruken av vikarer ned til et minimum. Tilstrebe at refusjonsgrunnlaget ifht ressurskrevende tjenester er så riktig som mulig. Intern salg av tjenester mellom avlastning/skole. Avtaler lagt i eporthe på saksnummer 13/45, men internoverføring ikke utført pr dags dato. Forventet inntekt ca ,- Flytting av årsverk fra 64 til 52 er gjort og vedtatt i kommunestyre i juni. Det er i mai meldt nytt behov om praktisk bistand. Utgifter på ,- ( ,- helårseffekt) dekkes inneværende år på egen ramme. Det forventes merforbruk på tillegg på ca ,-. Dekkes inneværende år på egen ramme. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 6,05 Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,68 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Enheten har høyt fokus på nærværsarbeid. For 2018 har vi et mål om 95% nærvær. Vi tilstreber en rask dialog med arbeidstaker og lege slik at vi avklarer eventuelle behov for tilrettelegginger og begrenser behov for sm. Vurdering. Det var en besparelse på fastlønnsbudsjett på ca 0,5 mill pr april (inkl sos utg). Det antas en mindreinntekt på ressurskrevende tjenester på om lag kr 0,3 mill. og høyere utgift ifht nytt tiltak ,- og tillegg ,- Konklusjon: Det forventes mindreforbruk på kr Underskrift: Renate Salangli Enhetsleder 30

63 Ramme 53. Hjemmetjenesten Laksvatn Nordkjosbotn Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,6 % Inntekt ,8 % Nettoutgift ,2 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Fortsatt stort trykk på hjemmetjenesten, både med tanke på antall brukere og omfang av tjenester. Spesielt så ser vi økt behov for sykepleieressurs, på samtlige vakter. Fortsatt vakante stillinger, som vi ikke har kvalifisert personal i. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 5,54% Fraværsprosent korttidssykefravær: 2% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Ingen spesielle tiltak angående sykefravær, men oppfølging av den enkelte sykemeldte i forhold til gjeldende retningslinjer. Vurdering: Da vi har stort trykk på hjemmetjenesten, spesielt med tanke på behov for sykepleierressurs, så er det bruk av overtid for å kunne tilgodese brukernes behov for nødvendig helsehjelp. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr Underskrift: Bente Seljelv. Enhetsleder 31

64 Ramme 59. Felles omsorg Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,2 % Inntekt ,3 % Nettoutgift ,0 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Utbetaling til Målselv kommune for en bruker som får sitt tilbud der (ca kr 2,2 mill) skjer ifbm regnskapsavslutning, og vil derfor isolert sett gi lav forbruksprosent frem til da. I regnskap 2017 ble aktivert en nettokostnad på 2,3 mill knyttet til en stevning i forhold til det økonomiske ansvar for en bruker. Saken er domstolsbehandlet, og kommunen tapte saken. Saken er besluttet anket. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,6 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,6 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: - Vurdering: Det er mulig det blir stort budsjettavvik (mindreforbruk hvis man vinner, merforbruk mht evt saksomkostninger hvis man taper), men inntil ankesak er avgjort meldes ikke budsjettavvik. Konklusjon: Med særskilt forbehold om utfall av tvistesak forventes ikke budsjettavvik. Underskrift: Steffen Kvien, økonomirådgiver 32

65 Ramme 60. NAV/sosial Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,9 % Inntekt ,4 % Nettoutgift ,4 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Merforbruk fastlønn skyldes at 50 % av lønnsutgiftene til en hel kommunal stilling refunderes fra NAV Troms. Merforbruk økonomisk sosialhjelp (bidrag ) og mindreforbruk kvalifiseringsstønad (KVP ) skyldes at disse ytelsene normalt sett varierer fra måned til måned. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,89 Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,89 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: NAV Balsfjord følger NAV sine rutiner for tett og tidlig oppfølging av sykmeldte og benytter IA-virkemidler der det vurderes som hensiktsmessig. Det er ingen kommunalt ansatte som er sykmeldt i kontoret pr. i dag. Vurdering: Ut fra regnskap hittil i år, estimeres det et merforbruk på økonomisk sosialhjelp på kr. Det estimeres et mindreforbruk på utbetaling av kvalifiseringsstønad på kr. Det forventes ikke avvik på lønnsutgifter som følge av refusjoner fra staten og korrigeringer av lønnsutgifter knyttet til eksterne prosjektmidler. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr kr. Benedicte H. Lilleng Enhetsleder, NAV Balsfjord 33

66 Ramme 61. Lege- og miljørettet helsevern Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,7% Inntekt ,0 % Nettoutgift ,7 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Netto forbruksprosent er lav fordi det ikke er gjort belastning på kjøp av nødnett fra Tromsø kommune, intern overføring for kommunens utgifter til drift av legevakt samt gjesteinnbyggeroppgjør (hvert år gjøres det ved årets slutt oppgjør mellom kommunene for pasienter tilhørende andre kommuner). Disse forhold påvirker både utgifts og inntektssiden. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 4, 38 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,75% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: 1 person er deltidssykemeldt. Fokus på nærvær, arbeidsmiljø og trivsel jobbes kontinuerlig med. Vurdering: Netto forbruksprosent er lav da kjøp av nødnett fra Tromsø kommune og intern overføring for kommunens utgifter til drift av legevakt samt gjesteinnbyggeroppgjør gjøres ved årslutt. Dette gjøres ved årets slutt oppgjør mellom kommunene for pasienter tilhørende andre kommuner, og belastning utgifter for nødnett. Også inntekter egenandeler er noe lav ift budsjett, og vil sjekkes ut nærmere. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Rigmor Hamnvik. Fung Enhetsleder 34

67 Ramme 62. Ergo- og Fysioterapitjenesten Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,9 % Inntekt ,1 % Nettoutgift ,5 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Bakgrunn til at nettoforbruk er høy skyldes at fastlønnstilskuddet kommer to ganger pr år. Vakanser på to stillinger med anslått 6 mnd, gir mindreforbruk lønn, vil også påvirke inntekt og mindre tilskudd. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 2,37 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 1, 2 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Fagtjenesten har lavt fravær. Jobbes med trivseltiltak og tilstedeværelse på jobb Vurdering: Vakanser i 2 stillinger som følge av oppsigelse og nyansettelser, medfører noe lavere forbruk, men også lavere inntekt egenandeler og fastlønnstilskudd Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr 160`. Underskrift: Rigmor Hamnvik. Fung Enhetsleder 35

68 Ramme 63. Helsesøster/jordmortjenesten Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,% % Inntekt ,3% Nettoutgift ,3% Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Nettoforbruk er lavere enn forventet, dette skyldes refusjon sykepenger. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 8,86 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,6 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: En person er friskmeldt etter langtidsfravær. Fokus på nærvær, arbeidsmiljø og trivsel jobbes det kontinuerlig med. Vurdering: På bakgrunn av refusjoner har tjenesten et mindreforbruk. Samtidig er tjenesten inne i rekruttering av nye medarbeidere som vil påvirke forbruket totalt. Driftssituasjonen er utfordrende i forhold til å tilstrekkelig ansatte for å levere forsvarlige tjenester. Det er iverksatt midlertidige tiltak for å gi et forsvarlig tilbud til brukere av helsestasjonen og skolehelsetjenesten. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr Underskrift: Rigmor Hamnvik,. Fung Enhetsleder 36

69 Ramme 64. Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,1 % Inntekt ,5 % Nettoutgift ,5 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Det tilsagnsmidler kr 1330`fra Fylkesmannen/ Helsedir. og BUF-dir., som er videreføring av prosjekter rusfaglig arbeid, (voksne og unge), samhandling/ Rus/psykisk helse (ROP)lidelser, Forebyggende arbeid barnefattigdom, Bedre tverrfaglig innsats (BTI). I tillegg kommer refusjon fra NAV ifb med arbeidspraksis/lønnstilskudd. Økt behov innen funksjonshemmede er nødvendig tiltak og ivaretatt. Det er etterslep på lønnsutgifter for støttekontakt, avlastning, sykevikar, ferievikar og annen variabel lønn som påvirker regnskapsføringen. Omsorgslønn er beregnet til et merforbruk på 100`, dette kan endre seg utover regnskapsåret. Ved å hensynta ulike merinntekter (tilsagnsmidler) og utgifter, samt budsjettregulering er forbruket pr tiden 61,2 %. Det er budsjett regulert lønnsutgifter fra tiltak funksjonshemmede til boligtjenesten. Økte behov ivaretas pt innen rammer pr tiden, noe som følges med fortløpende Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 6,06% Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,2% Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: 3 personer er friskmeldt i deltid/heltid etter langtidsfravær, totalfraværet er gradvis synkende, og lavere enn i Fokus på nærvær, arbeidsmiljø og trivsel jobbes kontinuerlig med. Vurdering: Forutsatt samme utgifter på omsorgslønn videre i år, kan overforbruket bli 100`, og merutgifter ved behov funksjonshemmede vurderes ivaretatt i forhold til besparelse andre tiltak i enheten. Dette kan endres utover året. Evt merinntekter på ressurstrengende brukere er ikke vurdert Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Rigmor Hamnvik, Enhetsleder 37

70 Ramme 65. Barnevern Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,8 Inntekt Nettoutgift ,9 Viktige opplysninger: Brutto forbruksprosenten er noe lav pga etterslipp på regninger. Som det fremgår av oversikten ligger inntekten lav, og dette skyldes at kommunen mottar refusjoner tilsvarende tre stillinger, det forventes at refusjonen fra fylkesmannen kommer i løpet av neste kvartal. Videre utestår en del refusjoner fra Bufetat som omhandler klienttiltak. Disse refusjonene kommer kvartalsvis. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 2,03 Fraværsprosent korttidssykefravær: 17,67 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Vurdering: Ut fra dagens situasjon forventes det at rammen for 2018 kommer til å holde. Det er usikkerhet rundt tiltak og refusjoner, noe som gjør det vanskelig å forutse hvilken retning det endrer seg. Det kan bli store svingninger på kort varsel både i forhold til behov for tiltak og utgifter opp mot tiltak. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Marita Løvli-Rognmo Konstituert enhetsleder 38

71 Ramme 66. Flyktninger Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,4 % Inntekt ,6 % Nettoutgift Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Budsjettet tar utgangspunkt i anmodningen fra Imdi og kommunestyrets vedtak på bosetting av 10 personer i løpet av Faktisk bosettingstall, og tidspunkt på året for bosetting påvirker resultatet i budsjettet. Midler til styrking av 50% administrasjonsressurs på voksenopplæringa hentes av integreringstilskuddet. Det er budsjettert med stillinga frem til Stillinga forlenges ut 2018 med 40% fra august, midlene tas av den budsjetterte fondsavsetninga. Bosatte familie på 4 i august. Planen er å bosette 6 personer til i løpet av høsten Den bosettingen er foreløpig ikke lagt inn i inntekter og kostnader, men ligger som tiltak. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0,69 Fraværsprosent korttidssykefravær: 0,69% Vurdering: Vi har en liten ledig bolige for enslige som er klar for bosetting, og har meldt inn den ledige kapasiteten til Imdi. Nå er det i stor grad aktuelt med kvoteflyktninger da det er svært få som trenger bosettingskommune fra mottakene. For kvoteflyktninger er det familieboliger som er mest aktuelt. Vi samarbeider med byggforvaltning for å finne ledige familieboliger. Konklusjon: Dersom vi forutsetter utifra den bosettingen vi har gjort per i dag, vil enheten ha et mindreforbruk på 3,3 mill som kan settes av til fond. Underskrift: Elisabeth Mikkelsen Fagleder flyktningtjeneste 39

72 Ramme 69. Fellesutgifter helse Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift % Inntekt ,3% Nettoutgift ,3 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Vakanse i enhetslederstilling, aktivitet og driftsutgifter gir mindreforbruk. Der er feil i budsjett-18 på 65 ` som er tatt hensyn til, noe som påvirker til høyere forbruksprosent enn forventet. Beløp på kr 55`ifb tidligere aktivitet læring og senter/ samhandling kommuner Tromsø Karlsøy blir ubrukt i år. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0 Fraværsprosent korttidssykefravær: 0 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Ikke aktuelt Vurdering: Det blir mindreforbruk på bakgrunn av vakanse i enhetslederstillingen. Det er også hensyntatt korreksjoner på totalt kr 120`. Konklusjon: Det forventes netto mindreforbruk på kr 370. Underskrift: Rigmor Hamnvik 40

73 Ramme 70. Balsfjord folkebibliotek Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,1 Inntekt ,6 Nettoutgift ,0 Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 0 Fraværsprosent korttidsfravær: 0 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Vurdering: Biblioteket er i en veldig positiv utvikling når det gjelder besøk, utlån, omdømme, ønske om bruk og aktivitet. Økt åpningstid og bruk har skapt forventninger om at det kundene ønsker, også finnes. Det medfører utfordringer ift midler til innkjøp og gjennomføring med tildelt beløp. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Roy Hansen. Enhetslede 41

74 Ramme 71. Kulturskolen Dato: Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Saldo Prosent forbruk Utgift ,7 Inntekt ,9 Nettoutgift ,4 Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Overføring fra fond og helårsrefusjoner kommer på slutten av året. Refusjoner fra elever, kor og korps kommer 2 ganger i året, august og desember. Kulturskolen tilstreber seg på få gitt tilbud til så mange elever som mulig innenfor gitte budsjettrammer. Det medfører at inntekter og utgifter varierer gjennom året. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 3,81 Fraværsprosent korttidsfravær: 0 Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: En delvis langtidssykemeldt tilbake i full jobb pr Vurdering: Kulturskolen drifter etter beste evne ift rammer, omstendigheter og ressurs til administrasjon. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift: Roy Hansen. Enhetsleder 42

75 Ramme 80. Byggforvaltningen Dato : Budsjett Regnskap pr Restbudsjett/ Prosent forbruk Saldo Utgift ,4 % Inntekt ,7 % Nettoutgift ,7 % Viktige opplysninger/ tiltak for å få balanse: Dersom vi ser for oss jevn inntektsstrøm gjennom hele året, ligger vi lavere på husleieinntekter enn det som er budsjettert. Denne må ryddes opp i ifm budsjettrunde. Det gjenstår etterfakturering av husleie for PPT på Kuben, dette vil bidra til å rette opp bildet noe. Strømutgiftene hittil i år ligger høyt. Noe kan gjerne forklares med den lange kuldeperioden vi har hatt denne vinteren. Det var forventet at skjevheten skulle rettes opp noe i løpet av juli/august, hvilket viste seg å stemme. Forutsatt at strømutgiftene holder seg til normalen resten av året vil vi måtte påregne et mindre merforbruk her uten at det forventes et overforbruk på ramma i sin helhet. Forhold som må tas med i kommende budsjett- og økonomiplanperiode: - Vi er noe svakt budsjettert på forsikringer til våre nye bygg. Budsjettet til enheten kan være noe uforutsigbart, ettersom det er mange momenter som spiller inn, strøm for å nevne en spesiell faktor. Tekniske installasjoner er også en usikker faktor. Så lenge ingenting havarerer vil vi klare å holde oss innenfor budsjett. Men dersom noe uforutsett inntreffer, vil dette kunne medføre overforbruk. Status sykefravær: Fraværsprosent (i sum): 4,43 % Fraværsprosent korttidssykefravær: 1,62 % Kommentar/Tiltak for å redusere sykefravær: Enheten har et langtidsfravær. Vurdering: Bygningsmassen driftes etter et «godt nok»-prinsipp. Hoveddelen av utgiftene er knyttet til strøm og oppvarming. Aldrende bygningsmasse kombinert med unormalt lang kuldeperiode kan forklare det høye strømforbruket. Tekniske installasjoner på bygningene har levd ut sin levetid, og det forventes et stadig økende behov for vedlikehold/utbytte av tekniske komponenter i årene som kommer, det arbeides derfor med å utarbeide en drifts- og vedlikeholdsplan for kommunal bygningsmasse. Konklusjon: Det forventes ikke netto budsjettavvik. Underskrift : Ylva Sneve Enhetsleder 43

76 Finansrapport pr Bakgrunn Kommunestyret vedtok (k-sak 13/16) reglement for finansforvaltning. Reglementet fastsetter at rådmannen i forbindelse med tertialrapporteringen skal rapportere til kommunestyret. Rapporten er bygd opp slik: 1. Ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål 2. Gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler 3. Langsiktige finansielle aktiva 4. Stresstest 5. Vurderinger Rapporten dekker selskapet Balsfjord kommune. Rapporten dekker ikke VAR-selskapet og selskapet Balsfjord kirkelige fellesråd. 1. Forvaltning av ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål I tillegg til at tidspunkt for låneopptak påvirker likviditet vil de ulike tidspunkt for innbetaling av de ulike inntekter samt de månentlige lønnskjøringer gi en systematisk stor variasjon i likviditet innenfor hver måned. Likviditeten 1.tertial har vært god. Gjennomsnittslikviditet for 1.tertial 2018 var kr 71,7 mill mot kr 91,5 mill til samme tid i fjor. Hovedårsak til reduksjon er mindre ubrukte lånemidler. Figur 1 nedenfor synliggjør innskudd på bank tom 31/8 og de tre forutgående år. Figur 1. innskudd på bank 44

77 All ledig likviditet er plassert i hovedbankforbindelse ihht finansreglement, jfr tabell 1 nedenfor. Rentebetingelsene på innestående midler er regulert i hovedbankavtalen, og som en fast +margin mot 3 måneders NIBOR-rente. I snitt for perioden januar tom. august ble renten på innskutte midler 1,2%. Det kan for øvrig presiseres at av beholdningen av likviditet er til enhver tid ca. kr 10 mill bundet opp i skattetrekkskonto som ikke skal brukes til vanlig drift. Normalt utgjør også ubrukte lånemidler vesentlige beløp. Tabell 1. Saldo likviditet Innskudd hos hovedbankforbindelse* Avkastning side ,8 % 1,4 % 1,2 % 1,2 % Avkastning benchmark (ST1X) 0,5 % 0,5 % 0,5 % 0,6 % Tidsinnskudd ingen ingen ingen ingen * av praktiske årsaker kun innskudd hos hovedbankforbindelse med, hvor det aller mest vesentlige ligger. I årsrapportene er også oppgaver for andre med. Dette gjelder (begrensede) innskudd i postbank og forbrukersamvirket. 2. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Låneporteføljens størrelse og sammensetning er slik: Tabell 2. Oversikt låneportefølje kroner andel kroner andel kroner andel Lån med pt.rente ,2 % ,0 % ,0 % Lån med NIBOR basert rente (3mnd) ,1 % ,2 % ,4 % Lån med fast rente ,6 % ,9 % ,6 % Samlet langsiktig gjeld ,0 % ,0 % ,0 % Finansiell leasing Øvrige opplysninger: Gjennomsnittlig rente år 20xx 1,76 % 1,77 % 1,76 % Herav gj.sn. rente flytende lån 1,64 % 1,63 % 1,63 % Antall løpende enkeltlån pr Største enkeltlån Rentebytteavtaler Andel lån i Kommunalbanken ,9 % ,6 % ,2 % Andel lån i Husbanken ,1 % ,4 % ,8 % Finansreglementet fastsetter at minimum 20 % (og maksimalt 65 %) av porteføljen skal ha fast rente. Bindingsgraden er pr på 24,6 %. 45

78 Det er foreløpig ikke tatt opp nye lån i Når det gjelder ordinære låneopptak ihht budsjettvedtak ligger det forutsatt låneopptak medio Tidspunkt for dette låneopptaket samt låneopptak for enkeltsaker i 2018 vil bli nærmere vurdert ut fra likviditet og fremdrift i prosjektene. 3. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva Reglementet fastslår at kommuner ikke skal være i besittelse av langsiktige finansielle aktiva. Kommunen har ikke slike aktiva. 4. Stresstest Ihht reglement skal nettoeffekten av 1%-poeng renteendring synliggjøres. Stresstesten gir oversikt effekten gitt status på et gitt tidspunkt. Tabell 4. Stresstest ved 1% renteendring Endrings- Beregnet kroner Andel parameter effekt Lån: Lån med flytende rente (p.t og 3 mnd Nibor) ,4 % 1 % Lån med fast rente ,6 % 0 % 0 Sum lån Ledig likviditet og andre midler til driftsformål % Grunnlag rentekompensasjon/ effekt % Samlet effekt (merkostnad) ved 1% renteøkning Stresstest basert på faktiske tall for gjeld, likviditet og rentenivå pr 31.august viser at det på 12-månedersbasis vil bli en netto merkostnad på kr 2,4 mill ved 1% renteøkning (dvs etter at økte renteinntekter og økt rentekompensasjon er trukket fra). Effekten på regnskapsåret vil avkortes proporsjonalt med resterende antall rentedager som gjenstår ved evt renteendring. 5. Vurdering Likviditet har hittil i 2018 vært god, med tilstrekkelig til å dekke de løpende forpliktelser. Avkasting på likviditet vurderes som tilfredsstillende. Det rapporteres ingen avvik i forhold til vedtatt finansreglement hva gjelder forvaltning av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsportefølje. Stresstest viser at kombinasjon høy lånegjeld/lav bindingsgrad gjør at kommunen er følsom for rentesvigninger. 46

79 Budsjettreguleringer 1. Avsetning av antatt mindreforbruk flyktninger til fond Prognosen for inntekter og utgifter på ramme 66 Flyktninger tilsier mindreforbruk på kr 3,3 mill i 2018, jfr rapport ovenfor i dokumentet. I forhold til økonomiplan vises det til kap. 8.31, hvor det ble beskrevet at det sannsynligvis ville bli overskudd også i Det er fremdeles usikkerhet. Dersom prognosen endres utover høsten vil det fremlegges forslag til tilsvarende endret avsetning. Argumentasjonen for å avsette til eget disposisjonsfond er den samme som i k-sak 131/15, hvor overskudd 2015 ble vedtatt avsatt til fond. Hovedargumentasjonen består i at inntektene (integreringstilskudd) for et helt år kommer på det regnskapsåret flykningen kommer, uavhengig om når på året flyktningen kommer (og derved hvor store utgifter som påløper det samme regnskapsåret). Samtidig vurderes det som en usikkerhetsfaktor hvor store utgifter man over tid vil ha, både til etablering og integrering, men også etter at man ikke lengre vil motta integreringstilskudd (etter «år 5»). Det er slik at integreringstilskuddet er å regne for frie inntekter. Det er dermed opp til kommunestyret å bestemme hvordan et eventuelt overskudd skal anvendes. Dersom man ikke vedtar avsetning til fond vil et overskudd fra flyktningevirksomheten gå direkte inn i kommunens samlede årsresultat. oversik t over effek t på rammene Ramme Ramme Nytt ramme Rammeområde Budsjett Endring budsjett Ramme 66 Flyk tninger Avsetning til fond Korreksjon driftsposter Økt integreringstilskudd Nettoutgift Avdrag Det foreslåes regulert kr 1,2 mill av budsjettpost for renter til budsjettpost for avdrag. Med slik regulering vil man for 2018 ikke trenge å be om avdragsutsettelser. Det vurderes som fornuftig å bruke rentebesparelser i 2018 til å redusere lånegjeld og dermed fremtidige renteutgifter i ei tid hvor rentebanen peker oppover. Budsjett 2018 er saldert med avdragsutsettelser, dog innenfor lovverkets bestemmelser om «minsteavdrag». Budsjettet er saldert med kr 3,0 mill, jfr økonomiplan sd 21. Som følge av at låneopptak er forskjøvet forskyves også en del avdrag, i sum ca kr 1,8 mill. Ved å omdisponere kr 1,2 mill av rentebesparelsene i 2018 til avdrag vil man fullt ut betale avdrag etter betalingsplanene på de lån som faktisk er tatt opp pr august. Rammeområde Budsjett endring Nytt budsjett 91 Rente/avdrag Renteutgifter Avdrag SUM netto

80 Statusrapport Investeringsprosjekter Sist oppdatert:

81 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Innhold Energispareprosjekt... 5 Industriveien Nordkjosbotn... 5 Ny barnehage Malangseidet... 5 Overvannsleding Nordkjosbotn... 6 Prosjektering og bygging GS vei Mestervik og Ny adkomst Mestervik boligfelt... 6 Tomt(tillegg) Didriksengården... 7 Digitalisering byggearkiv... 7 Utbygging Bergneset havn... 8 Veglys bru Laksvatn og Bomstad bru... 8 Omsorgsboliger Nordkjosbotn (20 boenheter)... 9 Renovering/oppgradering av utleieboliger Inv.ihht tilstandsrap. Formålsbygg og Invest.ihht Resight-rapport Brukertilpasninger Sand skole Omsorgsboliger Balsfj.sykeh.,3 boenheter Varmeleveranse bygg Moan Mobildekning Vesterli-Josefvatn Branntek.friskm.Malangseidet skole Utleieboliger 1. Storsteinnes 6 enheter Kuben Nytt toalett Pettersborg bofellesskap Ombygging av Kløverlund til hybelhus Riving av Sumstadbygget Utvidelse Malangen barnehage avd. Mestervik HR verktøy Utvidelse Vang kirkegård Parkering og bussholdeplass Kuben Vognskur Nordkjosbotn barnehage Lås/ sikring av bygg - Malangstun og Lås/ sikring av bygg - rådhuset Solavskjerming - Moan barnehage og Solavskjerming - Helsesenter lokaler til fysioterapeutene.. 19 Nytt tak rådhuset IKT plan IKT plan - grunnskole Utrede ny brannstasjon Utbedring basseng Sand Utbedring basseng Sand

82 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Tanken med ny rapporteringsform på investering er å forbedre sporbarheten underveis, og bedre informasjon ut til andre aktører. Det er foretatt små endringer i layouten siden forrige rapport. Prosjekter som ferdigstilles i løpet av året, vil ut i fra et sporbarhetshensyn, ikke bli avsluttet før den årlige behandlingen om teknisk regulering av investeringsprosjekt i henhold til framdrift. Tanken bak å kun avslutte prosjekter i desember hvert år er forenkling av sporbarhet dersom man har behov for å gå tilbake i tid. Ved en gjennomgang av prosjekter som evt har et merforbruk vil kunne finansieres opp av avsluttende prosjekter som går med mindreforbruk. Viser prognosen et større merforbruk må prosjektet evt stoppes til finansiering er på plass. Hver prosjekt må vurderes særskilt. Rapporteringen pr viser ingen større merforbruk på noen prosjekt. Egen prosjektledelse kontra å kjøpe tjenesten av andre mener man er nøkkelen til en oppfølging og økonomistyring. Bygging av gang- og sykkelvei Mestervik og ny adkomst Mestervik boligfelt må sees i sammenheng da det underveis ikke har vært mulig å henføre kostnaden korrekt ettersom jobben går i hverandre og gjennomføres av samme entreprenør. Investeringene på IKT har fått nytt anleggsnr pga tidligere avskrivningsfeil. Noen prosjekt har nok ikke vært godt nok belyst i forkant og det som skjer er at tilbudet som blir levert må avvises da det ikke er budsjettmessig dekning. Dette gjelder bla vognskur Nordkjosbotn barnehage som ble dyrere pga endring av krav og toalett Pettersborgveien bofellesskap hvor det mest sannsynlig må gjøres en teknisk endring som ikke var forutsatt. Det vi ser som en gjenganger, og som vi må ta lærdom av, er at tidshorisonten fra vi gjør et anslag på kostnadsbilde til at et prosjekt blir realisert er så lang at prisene har økt betydelig og budsjettrammen dermed ikke vil holde eller at det ikke er lagt inn uforutsette hendelser i budsjettet. Ved nylig anbudsåpning av «utbedring av basseng Sand» var det ikke kommet inn et anbud. Det var heller ikke noen på befaring, veien videre er p.t uavklart. Det vil fremlegges en egen orienteringssak så snart som mulig. Det er også svært usikkert om det vil komme inn anbud til «brannteknisk friskmelding av Malangseidet skole» da det ikke var noen aktører på befaring, og ei heller har noen vist interesse så langt. Bak i rapporten finnes beskrivelse pr anlegg som viser formål og fremdrift. 2

83 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Tabell 1. Oversikt over pågående prosjekt som forventes avsluttet innen Anleggs nummer Prosjektnavn Forbruk pr Total budsjett Avvik pr Energispareprosjekt IKT plan anl IKT-plan grunnskole Prosjektering og bygging GS vei Mestervik Tomt(tillegg) Didriksengården Digitalisering byggearkiv Brukertilpasninger Sand skole Ny adkomst Mestervik boligfelt Omsorgsboliger Balsfj.sykeh., boenheter Omsorgsboliger Nordkjosbotn (20 boenheter) Varmeleveranse bygg Moan Mobildekning Vesterli-Josefvatn Utleieboliger 1. Storsteinnes enheter ( Nye Buktaveien 1) Riving av Sumstadbygget Utvidelse Malangen barnehage avd. Mestervik IKT plan anl1 (forts ) IKT plan skole anl1(forts ) Parkering og bussholdeplass Kuben Lås/ sikring av bygg - Malangstun Lås/ sikring av bygg - rådhuset Solavskjerming - Moan barnehage Solavskjerming - Helsesenter lokaler til fysioterapeutene Nytt tak rådhuset Tabellen 2 viser prosjekt som forventes avsluttet innen Anleggs nummer Prosjektnavn Forbruk pr Total budsjett Avvik pr Kuben Ombygging av Kløverlund til hybelhus HR verktøy Utvidelse kirkegård Tabellen 3 viser prosjekter hvor det er uavklart når de blir ferdigstilt. 3

84 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Anleggs nummer Prosjektnavn Forbruk pr Total budsjett Avvik pr Industriveien Nordkjosbotn Ny barnehage Malangseidet Overvannsleding Nordkjosbotn Inv.ihht. Tilstandsrap Formålsbygg Utbygging Bergneset havn Veglys bru Laksvatn og Bomstad bru Renovering/oppgr. av utleieboliger Invest.ihht Resight-rapport Branntek.friskm.Malangseidet skole Nytt toalett Pettersborg Vognskur Nordkjosbotn barnehage Utrede ny brannstasjon

85 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Energispareprosjekt Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Formål med investeringen: Energibesparende tiltak på kommunens utleie- og tjenestebygg. Fremdrift Energibesparende tiltak gjennomføres fortløpende. Siste budsjettmidler benyttes til å skifte ut til LED-belysning på BBS. Konklusjon Det forventes at ramma vil holde. Industriveien Nordkjosbotn Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift Avvik Forventet avsluttet innen Formål med investeringen: Etablering av adkomstvei til område i tråd med vedtatt reguleringsplan for næring/industri i Nordkjosbotn. Fremdrift Et hus har fått påvist setningsskader som følge av veibyggingen. Det har vist seg å være utfordrende å få firmaer til å gi pristilbud på oppdraget med å utbedre skadene. Bortsett fra dette, er prosjektet gjennomført. Så fremst forespurte firmaer gir tilbud på oppdraget, kan prosjektet forventes avsluttet i Konklusjon Det forventes et mindreforbruk på dette prosjektet. Ny barnehage Malangseidet Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr budsjettramme rapportering Forventet avsluttet innen 5

86 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder Malangen barnehage Formål med investeringen: Drifte barnehagen i egne lokaler kontra leide lokaler som ikke er helt hensiktsmessig. Fremdrift En utbygging av Malangen barnehage avdeling Mestervik ble vedtatt. Det er ikke barn nok på Malangseidet til å bygge en ny barnehage p.t. Konklusjon Ingen aktivitet. Dersom det i fremtiden skulle bli aktuelt med ny barnehage på Malangseidet, må det gjøres nye utregninger på kostnader for bygging av barnehage da dette er en bevilgning fra Overvannsleding Nordkjosbotn Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: nei Formål med investeringen: Det er lite bakgrunnsdokumentasjon på dette prosjektet. Fremdrift Det er ingen fremdrift på dette prosjektet. En del av årsaken til dette det siste året har vært en manglende formell avklaring av ansvarsforhold for håndtering av overvann. (Vei eller Balsfjord kommunalteknikk). Konklusjon Uavklart prosjekt Prosjektering og bygging GS vei Mestervik og Ny adkomst Mestervik boligfelt Total forbruk pr Avvik Total Forventet Anleggsnr rapportering budsjettramme avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve 6

87 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: nei Fremdrift Bygging av gang- og sykkelvei mellom boligfeltet i Mestervik, og Mestervik sentrum (coop). Det forutsettes også at tiltaket bakes inn i handlingsplanen for fylkesveger, og at kommunen derfor vil få tilbakebetalt en større andel av kostnaden. Ny adkomst Mestervik boligfelt ble satt som et krav fra Statens vegvesen som følge av utvidelsen av boligfeltet. Fremdrift Oppmåling er gjennomført. Matrikkelføring og utbetaling av grunnerverv forventes utført innen utgangen av september måned. Kommunen har kommet til enighet med samtlige grunneiere, det betyr at saken ikke kommer opp i tingretten. Prosjektene må sees i sammenheng kostnadsmessig. Konklusjon Prosjektet forventes avsluttet innen utgangen av Det er usikkert når det vil foreligge et vedtak fra fylkeskommunen på refusjon av midler til prosjektet. Tomt(tillegg) Didriksengården Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr Forventet avsluttet innen budsjettramme rapportering Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: nei Formål med investeringen: Erverve tomt for å flytte Didriksengården for å legge til rette for utbygging ved TINE Storsteinnes. Fremdrift : Vedtak om riving av bygget er fattet. Forutsetningene for å flytte huset er ikke lengre til stede. Klagefristen på vedtaket løper enda. Så snart klagefristen er løpt ut, og dersom ingen har påklaget vedtaket kan riving iverksettes. Konklusjon Prosjektet forventes avsluttet innen utgangen av Digitalisering byggearkiv Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr Forventet avsluttet innen budsjettramme rapportering Ansvarlig for prosjektet: Hans Hugo Henriksen 7

88 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Formål med investeringen: Formålet var å få digitalisert byggesakarkiv, delearkiv og jordbruksarkiv, slik at dokument var lett søkbart i våre system. Fremdrift : Vi har skannet ferdig byggesakarkivet, og er nesten ferdig med delearkivet. Jordbruksarkivet blir nå starte opp, og vil bli ferdigstilt innen Når alt er skannet, vil det bli integrert i våre sak/arkiv system, og være tilgjengelig på kommunens hjemmeside for den enkelte oppsitter. Konklusjon I hht plan, og innenfor kostnadsrammen. Utbygging Bergneset havn Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr budsjettramme rapportering Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Legge til rette for næringsutvikling ved Bergneset havn. Det er utfordrende å finne dokumentasjon på eksakt hva bevilgningen innbefatter. Fremdrift I løpet av høringsperioden ble det fremmet innsigelse fra Fylkesmannen og NVE. Det jobbes med å få løst disse, slik at innsigelsene kan frafalle. Saken forventes fremmet til endelig vedtak i oktober måned. Utbygging kan deretter igangsettes. Konklusjon Prosjektet er i sluttfase. Veglys bru Laksvatn og Bomstad bru Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen 8

89 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Etablering av veilys langs strekningen Nordkjosbotn-Bomstad bru, og på Laksvatn fra gml butikk og til vegkryss mot Lakselvbukt. Fremdrift Forutsetningene for prosjektet var at kommunen skulle forskuttere det, og så få penger igjen fra SVV ved overtakelse. Det foreligger ingen intensjonsavtale på dette. Dette medfører at dersom prosjektet skal gjennomføres, så må tallene gås igjennom på nytt igjen. Og det må regnes drift- og vedlikeholdskostnader for anlegget også. Kommunen kan ikke lånefinansiere noe de ikke skal eie, og vi har da ikke rett på momskompensasjon på investeringen. Ang veglys Laksvatn, så kan dette gjennomføres. Men all den tid kommunen ikke har rammeavtale på prosjekteringstjenester, og heller ikke har kompetanse på dette innenfor egne rekker, så står vi fast. Det er forventet å lande rammeavtaler i løpet av vår/sommer Konklusjon Det er altfor mange uavklarte forhold her som bør avklares før prosjektet realiseres. Omsorgsboliger Nordkjosbotn (20 boenheter) Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve, Annar Ryan Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder hjemmetjenesten Nordjosbotn-Laksvatn Bente Seljelv Formål med investeringen: Bygging av nye omsorgsboliger i Nordkjosbotn. Fremdrift Overlevering utført. Det gjenstår sansehage som skal etableres, inkludert gjerde. Konklusjon Det kan forventes et mindreforbruk på dette prosjektet. 9

90 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Renovering/oppgradering av utleieboliger Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve, Annar Ryan Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Kommunestyret vedtok i sak 58/13 å selge utvalgte kommunale boliger. Inntektene forbundet med salg var ment benyttet til oppgradering av gjenværende utleieenheter. Fremdrift Det har ikke vært gjort noe på dette prosjektet inneværende år. Mange tiltak innen renovering/utbedring er å anse som ordinært vedlikehold, og må dermed dekkes over driftsbudsjett. Det kan være hensiktsmessig med en omdisponering av midler, for eksempel til gjennomføre tiltak i henhold til bolig- og eiendomsstrategi. Inntekter fra salg av eiendom må benyttes til nye investeringsformål. Konklusjon Ny investeringer må gjøres med forankring i eiendomsstrategiplanen Inv.ihht tilstandsrap. Formålsbygg og Invest.ihht Resight-rapport Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr budsjettramme rapportering Sak 83/11 Øk.plan Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Iverksetting og utføring av tiltak i henhold til tilstandsanalyser for kommunale formålsbygg utført av ReSight i Samlet sum for alle anbefalte tiltak i rapporten var på Investeringen kan ses i sammenheng med Merforbruk på bør kunne dekkes av denne investeringen. Resterende vil benyttes til å gjennomføre tiltak i rapporten. Ny tilstandsrapport bør være med på å legge grunnlag for prioriteringer av hvilke tiltak som må gjøres først. 10

91 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Fremdrift En ny tilstandsrapport er under utarbeidelse. Denne vil danne grunnlaget for en drift- og vedlikeholdsplan for byggforvaltningen i årene fremover. Rapporten lages av driftssjef sammen med driftsteknikere på de ulike byggene. Denne rapporten vil gi et oppdatert bilde over vedlikeholdsbehov på byggene. Tiltak som regnes som ordinært vedlikehold må dekkes over driftsbudsjettet. Konklusjon Investeringsbehovet er langt større enn det som denne bevilgningen dekker, så det blir gjort så mye som mulig innenfor investeringsramma. Brukertilpasninger Sand skole Anleggsnr Anleggsnavn Brukertilpasninger Sand skole Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Kan avsluttes Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: enhetsleder Sand Roy Arne Myhre Formål med investeringen: Tilpasninger for fremkommelighet for rullestolbruker ved Sand skole. Fremdrift Ferdigstilt. Konklusjon Prosjektet kan avsluttes. Omsorgsboliger Balsfj.sykeh.,3 boenheter Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Kan avsluttes Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: enhetsleder BBS Formål med investeringen: Etablering av 3 nye boenheter (omsorgsboliger) ved Balsfjord sykehjem. 11

92 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Fremdrift Prosjektet er ferdigstilt. Konklusjon Prosjektet kan avsluttes. Varmeleveranse bygg Moan Anleggsnr KST 22/15 Total budsjettramme Total forbruk pr Avvik rapportering Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Sikre en energieffektiv energileveranse til Storsteinnes skole, Moan bad og Moan barnehage Fremdrift Steinplukking, utjevning og såing er utført. Faktura for dette er nettopp mottatt. Konklusjon Det forventes at ramma vil holde og prosjektet kan avsluttes ved utgangen av Mobildekning Vesterli-Josefvatn Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Hans Hugo Henriksen Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Nei Formål med investeringen: Formålet var å sørge for mobildekning i Furudalen/Josefvatn, et område som mangler totalt mobildekning. Intensjonen om at prosjektet skulle stå ferdig innen utgangen av 2017, viste seg ikke å holde. Fremdrift Intensjonen om at prosjektet skulle stå ferdig innen utgangen av 2017, viste seg ikke å holde. Dette har vært et prosjekt som har dradd ut i tid, men er nå ferdigstilt og overrekkelse har funnet sted. 12

93 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Konklusjon Alle antennene er nå ikraftsatte og fungerer etter intensjonen. Det er nå god dekning i hele Furudalen og rundt Josefvatn. Det er ikke mottatt faktura fra Telenor på det kommunale bidraget, og noen små utbetalinger må foretas. Det forventes at budsjettrammen skal holde. Branntek.friskm.Malangseidet skole Anleggsnr Øk plan Total forbruk Avvik Total budsjettramme pr rapportering Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: enhetsleder Sand skole Formål med investeringen: Malangseidet skole tilfredsstiller ikke de nødvendige krav i forbindelse med brannsikkerhet og rømning. Man ønsker også å vurdere utbedring av universell utforming for inngangspartiet som i dag ikke tilfredsstiller de nødvendige krav for adkomst. Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder Malangen skole av Malangseidet. Fremdrift Tilbudsbefaring avholdt 5. september. Ingen møtte. Tilbudsåpning uke 38 Konklusjon Det forventes at ramma vil holde. Utleieboliger 1. Storsteinnes 6 enheter Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Boligsosialt team Formål med investeringen: 13

94 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Sanering av gamle boliger og bygging av 6 nye utleieenheter i Buktaveien, omtalt som trinn 1 i økonomiplan Fremdrift Ferdigstilt og overlevert i februar Tildelt og innflyttet. Utvendige arbeider gjennomført. Konklusjon Prosjektet kan avsluttes ved utgangen av Kuben Anleggsnr KST 33/16 Total budsjettramme Total forbruk pr Avvik rapportering Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: NAV Formål med investeringen: Ombygging til å innbefatte kontorlokaler for NAV, VO, PPT samt utleieenheter. Fremdrift Fremdrift i henhold til plan. Arbeidet med å ferdigstille lokaler til NAV pågår. Ombygging til leiligheter påbegynt(inngått kontrakt) planlagt ferdigstilt vår 2019 Konklusjon Fremdrift i henhold til plan. Det forventes ikke budsjettavvik. Nytt toalett Pettersborg bofellesskap Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr budsjettramme rapportering Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder psykiatri og rehabilitering Formål med investeringen: Skille ansatt toalett og toalett til besøkende. 14

95 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Fremdrift Første løsning var det ikke nok midler til. Må ha en ny gjennomgang for å se om det er mulig å få til en løsning innenfor eksisterende ramme. Konklusjon Uavklart om tiltaket kan gjennomføres innenfor eksisterende ramme Ombygging av Kløverlund til hybelhus Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Boligsosialt team Formål med investeringen: I tråd med vedtatt eiendomsstrategi kap pkt 4 skal bygget endres til 7 boenheter (hybler). Fremdrift Arbeider påbegynt. Forventes ferdigstilt vår Konklusjon Det forventes at ramma vil holde. Riving av Sumstadbygget Total Total forbruk pr Avvik Forventet avsluttet Anleggsnr budsjettramme rapportering innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Formål med investeringen: For å tilrettelegge for utvikling påtok Balsfjord kommune seg å rive Sumstadhuset i Nordkjosbotn ved salg av eiendommen. Fremdrift Eiendommen er solgt. Ny eier har ikke signalisert at det er ønskelig å rive bygget. Prosjektet kan tas ut av investeringsporteføljen når skriftlig bekreftelse fra nye eier foreligger på at det ikke er ønskelig med rivning av bygget. 15

96 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Konklusjon Prosjektet kan tas ut av porteføljen når skriftlig bekreftelse fra ny eier foreligger Utvidelse Malangen barnehage avd. Mestervik Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: enhetsleder Malangen barnehage Formål med investeringen: Utvidelse av Mestervik barnehage som følge av økt kapasitetsbehov (flere barn). Fremdrift Prosjektet er i sluttfase. Nytt kjøkken forsinker prosessen som følge av at Focus gikk konkurs. Konklusjon Det forventes at ramma vil holde. HR verktøy Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Else Marie Hamnvik Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Formål med investeringen: Elektronisk oppføling av sykemeldte for å unngå tidstyver og forbedre prosessen mellom arbeidsgiver og NAV Fremdrift Ikke kommer i gang med kravspesifikasjon. Konklusjon Med det at kravspesifikasjon ikke laget har man ingen forutsetninger til si om budsjettet vil holde 16

97 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Utvidelse Vang kirkegård Anleggsnr Øk.plan Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering 0 Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: kirkelig fellesråd Formål med investeringen: Antall ledige gravplasser skal til enhver tid være 3% av innbyggertallet. Dette antallet vil snart være passert. Fremdrift Startfase. Konklusjon Oppstart planarbeid september/oktober. Parkering og bussholdeplass Kuben Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: nei Formål med investeringen: Tilrettelegging for økt behov av parkeringsareal som følge av etableringer i Kuben. Flytte av bussholdeplass og asfaltering av denne. Fremdrift Asfaltert i juli måned. Konklusjon Kan avsluttes når siste faktura har kommet inn. Vognskur Nordkjosbotn barnehage Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen 17

98 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Øk.plan Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder Nordkjosbotn barnehage Formål med investeringen: Som følge av endret barnegruppe, med flere små barn, må det bygges nytt vognskur som sovested for barna. Fremdrift Endrede behov er lagt frem, og ramma må økes dersom dette skal gjennomføres. Konklusjon Ramma er for lita for å gjennomføre prosjektet i tråd med endrede behov. Lås/ sikring av bygg - Malangstun og Lås/ sikring av bygg - rådhuset Total Total forbruk pr Avvik Anleggsnr budsjettramme rapportering Øk.plan Øk.plan Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder Malangstun og enheter på rådhuset Formål med investeringen: Installering av kortleser på hoveddører rådhus og Malangstun for å sikre byggene mer forsvarlig. Fremdrift Priser er innhentet, men leverandør er ikke valgt enda. Konklusjon Det forventes oppstart så snart leverandør er valgt. 18

99 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Solavskjerming - Moan barnehage og Solavskjerming - Helsesenter lokaler til fysioterapeutene Total Total forbruk pr Avvik Forventet Anleggsnr budsjettramme rapportering avsluttet innen Øk.plan Øk.plan Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Enhetsleder helse, fagleder fysio, enhetsleder Moan barnehage Formål med investeringen: Solavskjerming for å opprettholde en rimelig innetemperatur på soldager. Fremdrift Solavskjerming helsesenter gjennomført. Vurderes hvordan man skal få gjennomført solavskjerming også Moan barnehage. Konklusjon Ramma holder ikke for begge prosjektene. Nytt tak rådhuset Anleggsnr Øk.plan Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: Formål med investeringen: Det er avdekket en lekkasje rundt ventilasjonsuttaket, dette må rettes opp i. Fremdrift Rettinger utført. Bilag og er feilført på drift. Kan avsluttes så snart disse er overført til investeringsregnskapet. Konklusjon 19

100 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Kan avsluttes etter at fakturaer er ført over fra drift til investering. Endte opp med mindreforbruk på prosjektet. IKT plan Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Hans Hugo Henriksen Formål med investeringen: Formålet er å være i forkant med IKT satsingen i Balsfjord kommune. Sørge for at vi har, så langt det lar seg gjøre å være i forkant av problemene i stedet for å få de i etterkant. Det er på programvare siden en plan med hvilke moduler og program vi skal benytte for å kunne utføre vår jobb i offentlig forvaltning. Fremdrift Dette er et «levende» prosjekt, og investeringene blir gjort fortløpende. Konklusjon I hht plan, og innenfor kostnadsrammen. Anleggsnr må sees i sammenheng IKT plan - grunnskole Anleggsnr Total budsjettramme Total forbruk pr rapportering Avvik Forventet avsluttet innen Ansvarlig for prosjektet: Hans Hugo Henriksen Formål med investeringen: Formålet er å være i forkant med IKT satsingen innenfor grunnskolen i Balsfjord kommune. Sørge for at vi har, så langt det lar seg gjøre å være i forkant av problemene i stedet for å få de i etterkant. Denne planen ivaretar i stor grad elevrelaterte utstyr innen IKT. Fremdrift 20

101 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Innkjøpene blir gjort av de enkelte skoler etter en fordelingsnøkkel basert på antall elevtall. Kjøpene blir gjort hos våre leverandører som vi har rammeavtaler med innen IKT. Konklusjon I hht plan, og innenfor kostnadsrammen. Anleggsnr må sees i sammenheng Utrede ny brannstasjon Total forbruk pr Avvik Forventet avsluttet Total budsjettramme Anleggsnr rapportering innen Ansvarlig for prosjektet: Morten Nilsen Formål med investeringen: Kommunestyret i Balsfjord har bedt administrasjon om å utrede ny brannstasjon i Balsfjord kommune. Bakgrunn for forespørsel er pålegg fra Arbeidstilsynet om å skape egnet arbeidsmiljø, herunder: ren skitten sone, kjemisk eksponering, garderobe, mekanisk ventilasjon, vaskehall for de ansatte ved brannstasjon. Fremdrift Oppstartsmøte og kravspek Statusmøte Kravspesifikasjon Arbeidsmøter, analyser, innsatstid og krav fra DSB Formannskapet Kommunestyre Konklusjon Fremdriften har gått veldig bra, og man benytte seg av intern kompetanse, så langt det lar seg gjøre. Pt har en ikke bruk noe av den totale budsjettrammen. Men arbeidsgruppen har tenk å bruke noe til en eventuell grunnundersøkelse. Utbedring basseng Sand Anleggsnr Anleggsnavn Total budsjettramme Forventet avsluttet innen Utbedring basseng Sand Ansvarlig for prosjektet: Ylva Sneve Involvere andre enheter som skal ha tilbakemelding om fremdrift: enhetsleder Sand Skole Formål med investeringen: 21

102 Investeringsprosjekter i Balsfjord kommune Renovere for å kunne idriftsette bassenget på Sand i henhold til gjeldene lov- og regelverk. Dette gjelder både innenfor tekniske krav og arbeidsmiljø. Fremdrift Oppstartsmøte avholdt internt. Foreløpig fremdriftsplan legger opp til at anbudsfrist vil være i midten av august, med kontraktsinngåelse i september for oppstart i september/oktober. Det planlegges ut ifra at bassenget vil kunne tas i bruk skoleåret 2019/2020. Prosjektet lå ute på Doffin i august/september. Ved tilbudsbefaring var det ingen aktuelle entreprenører som møtte opp. Prosjektet var lagt ut som en totalentreprise. Ved tilbudsåpning var det ingen mottatte tilbud. Alternativer nå er å lyse ut på nytt igjen med en annen entrepriseform. Dette medfører økt behov for prosjektledelse og byggeledelse innenfor organisasjonen. Med dagens ressurser har ikke organisasjonen hverken kapasitet eller kompetanse til dette. Dersom prosjektet skal realiseres med en slik entrepriseform, må det gjennomføres en detaljprosjektering og masseberegning først både av det bygningstekniske og tekniske anlegg. Det vil medføre behov for en ekstra bevilgning utover vedtatte ramme. Det må innhentes tilbud på prosjektering. Det vil bli lagt frem en orienteringssak til folkevalgte organ angående veien videre. Konklusjon Uavklart. 22

103 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Mette Toftaker, tlf Saksframlegg Dato Arkivkode: 033 Referanse 2015/898 - Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 83/18 Kommunestyret Søknad om fritak fra verv i Sakkyndig nemnd ut valgperioden Vedlagte dokument: Ingen Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter U Særutskrift: Valg av skattetakstnemnd og klagenemnd + Ivan Jørgensen m.fl. utvalg av sakkyndige for perioden I Søknad om fritak fra verv i sakkyndig nemnd Ivan Jørgensen U Innvilget søknad om fritak fra verv i sakkyndig nemnd ut valgperioden Ivan Jørgensen Saksopplysninger: Ivan Jørgensen har den søkt om fritak fra sitt verv som medlem/leder av Sakkyndig nemnd ut valgperioden. Søknaden begrunnes med at han er opptatt av studier og at det derfor har blitt vanskelig å finne tid. Søknaden ble innvilget i henhold til delegasjonsreglementet kap Delegasjon til ordfører. Søknaden gjelder følgende verv: Fast medlem og leder i Sakkyndig nemnd Sakkyndig nemnd består av følgende: Medlemmer Varamedlemmer Ivan Jørgensen - leder Stig Aasnes Arnhild Lindholm nestleder Aase Hanssen Ellinor Jacobsen Kurt-Terje Norkyn-Klaussen Det er ikke personlige varamedlemmer. Faste medlemmer av formannskapet er ikke valgbar til Sakkyndig nemnd. Begge kjønn skal være representert med minimum 40 prosent. Valgbare og pliktige til å motta valg som medlem av sakkyndig nemnd er de som er pliktige til å motta valg til kommunestyret.

104 For ordens skyld nevnes medlemmer og varamedlemmer i Klagenemnda og i Utvalg av sakkyndige slik at det ikke blir dobbelvalg. Klagenemnd Medlemmer Jan Solli leder Elin Kanstad nestleder May Britt Vangen Hans Olav Markussen Ingunn Sandnes Varamedlemmer Rude Rognmo Håvard Lydersen Unni Furumo Thorleif Olsborg Norma Deilet Utvalg av sakkyndige Medlemmer Einar Nysted leder Kjell Atle Alvestad Roger Bjørklund Marit Gåre Jan Yngve Mathisen Vurdering: Kommunestyret bes oppnevne 1 nytt medlem til Sakkyndig nemd. Siden Ivan Jørgensen også innehadde lederoppgaven, bes det om at kommunestyret i tillegg velger ny leder til nemnda. Valgene gjelder fra og ut valgperioden. Ordførers innstilling: Som nytt medlem til Sakkyndig nemnd velges... Valget gjelder fra og ut valgperioden. Som ny leder til Sakkyndig nemnd velges... Valget gjelder fra og ut valgperioden. Gunda Johansen ordfører

105 Balsfjord kommune Vår saksbehandler Mette Toftaker, tlf Saksframlegg Dato Referanse Arkivkode: U /145 - Saksgang: Utvalgssaksnummer Utvalg Møtedato 84/18 Kommunestyret Valg av kommunal representant til styret i Balsfjord Næringsutvikling AS Vedlagte dokument: Ingen. Liste over dokumenter i saken (ikke vedlagt): Journalposter S Etablering av næringsselskap i Balsfjord kommune Saksopplysninger: Balsfjord kommunestyre behandlet etablering av næringsselskap i Balsfjord kommune den sak 24/18. Det ble det gjort følgende vedtak: I følge pkt 9 i vedtaket skal Balsfjord kommune være representert i styret for Balsfjord Næringsutvikling AS