Protokoll fra ordinær generalforsamling i AS Kirkevang 1. Konstituering Vedtak: Valgt Vedtak: Godkjent Vedtak: Valgt Vedtak: Godkjent

Transkript

1 1 AS Kirkevang Protokoll fra ordinær generalforsamling i AS Kirkevang Møtedato: Møtetidspunkt: Møtested: Majorstutunet bo og behandlingssenter Til stede: 41 aksjonærer var representert med samlet 719 aksjer Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Asgeir Tannum. Møtet ble åpnet av Fredrik Berg Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Kjell-André Steffensen foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en møtedeltaker som protokollvitne Som fører av protokoll ble Asgeir Tannum foreslått. Som protokollvitne ble Tove Teilman foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. 3. Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-. Vedtak: Vedtatt, enstemmig

2 5. Behandling av innkomne forslag og saker 2 AS Kirkevang A Om utbygging av loft Saksframstilling: Det har ikke vært aktuelt å selge loftareal til utbyggere å bygge separate loftsleiligheter da dette vil medføre for store endringer i bygningskonstruksjon (bla. vil det da være krav om heis). Enkeltaksjonærer har uttrykt ønske om å kjøpe opp lofts areal til utvidelse av allerede eksisterende enheter i fjerde etasje. Dette vil i hovedsak gjelde hjørneleilighetene. Ved at utbygging skjer over allerede eksisterende enheter unngår man i stor grad den belastning og usikkerhet slike utbygginger ellers kan innebære. En slik utbygging kan gi vårt aksjeselskap betydelig økning av egenkapital samt stabilt økte husleieinntekter. Siden selskapet står ovenfor betydelige vedlikeholdsutgifter i kommende år vil dette kunne være verdifulle inntekter som kommer hele felleskapet til gode. Da forslaget ble tatt opp ved forrige generalforsamling var enkelte usikre på hvorvidt det var penger å hente for et slikt prosjekt. U.t aksjonær har innhentet takst fra sertifisert takstmann på et av loftene for å gi aksjeselskapet en pekepinn på inntektsmuligheter. Denne takstmann ga takst med kvm pris på kr-kvm og aktuelt område å kjøpe opp var beregnet til 89kvm for areal over en hjørneleilighet. Hele loftet er ikke besiktet. Et annet element det ble reist bekymring for var lofts arealets bruk som boder og tørkeloft pr. i dag. I overnevnte takst ble det iberegnet at kun et få antall (2 boder) måtte bli flyttet. Det ble understreket at det var god plass til å bygge nye boder for disse på samme loft. En kan ved gode planlegging sørge for at en slik utbygging skjer forut for annen utbygging, slik at andre aksjonærer ikke blir berørt. Det vil også være gode muligheter for å tørke tøy for dem som ønsker dette. Styret bes utarbeide et forslag til helhetlig plan som viser hvilket areal leilighetene i fjerde etasje gis mulighet til å kjøpe opp og til hvilken pris. PLANEN SKAL besørger at øvrige aksjonærer berøres i så liten grad som mulig av eventuelle oppkjøp. Styrets innstilling: Dette forslaget ble også behandlet på fjorårets GF. Styret foreslår at saken ikke voteres over og at fjorårets vedtak står. (styrets innstilling ble trukket) Vedtak: Forslaget ble trukket B Om bygging av balkonger Saksframstilling: Ønsker med dette å foreslå at aksjelaget åpner for at det kan monteres balkonger i bakgården. For de leilighetene som ikke har anledning til å montere ordinære balkonger, foreslås det at det åpnes for å etablere franske balkonger. Montering av balkonger og franske balkonger vil øke trivselen til beboerne og sørge for flere får glede av gårdsrommet. Balkongene vil også føre til at leilighetsverdiene stiger, også for leiligheter hvor det ikke monteres balkong. Dette fordi presset på utearealene kan minske noe og fordi verdiøkningen vil være med å trekke opp gjennomsnittsverdien for boenhetene i aksjelaget. At flere tar i bruk gårdsrommet vil også gjøre omgivelsene tryggere for barn som leker, redusere risikoen for hærverk og føre til livlige og tryggere omgivelser for beboerne.

3 3 AS Kirkevang Videre vil montering av balkonger øke brannsikkerheten i bygården. Balkongene kan benyttes som rømningsvei ved brann og røykutvikling. Dette kan redusere risikoen for at liv går tapt, dersom det skulle begynne å brenne. Dette er spesielt viktig i vår bygård hvor mange dører er dårlig isolerte og faren for spredning av røyk og flammer derfor er stor. Det åpnes for montering av balkonger og franske balkonger i bakgården. Utgiftene knyttet til etablering og vedlikehold bekostes av de aktuelle boenhetene. Det settes ned en prosjektgruppe som får ansvar for søknadsprosessen og gjennomføring av prosjektet. Vedtaket endres til (dette ble lest opp. 2 ganger, og orientert om på GF): «Det åpnes for å etablere balkonger mot bakgården. Styret til AS Kirkevang utpeker en prosjektgruppe som gis fullmakt til jobbe videre med prosjektet, herunder innhente tilbud, sende ut henvendelse til alle beboere for å kartlegge hvem som ønsker balkong og lage et forslag for fordeling av kostnader. Hvorvidt styret skal gis fullmakt til å iverksette og sende inn byggesøknad for balkonger i AS Kirkevang behandles på en fremtidig generalforsamling. Prosjektgruppen som nedsettes skal etterstrebe å gi god informasjon til alle beboere i løpet av prosessen.» Vil også gjerne presisere at forslaget forutsetter at de aksjeeiere uten nye balkonger ikke skal ha kostnader i forbindelse med etablering eller vedlikehold av de nye balkongene. Styrets innstilling: Forslaget slik det er fremsatt kan ikke behandles på GF ettersom det er en søknadspliktig byggesak (fasadeendring.) Balkonger er behandlet, og nedstemt, på GF ved flere tidligere anledninger. Styret foreslår derfor at saken avvises. (styrets innstilling ble trukket) Vedtak: Forslaget ble diskutert og debattert med stort engasjement. Det var mange forskjellig synspunkt i salen. Forslagsstillers representant valgte til slutt å trekke saken. C Om oppsigelse av TV-abonnement Saksframstilling: Stadig færre benytter seg av ordinære TV-abonnement. Svært mange benytter seg kun av strømming fra tjenester som Netflix, HBO, NRK nett-tv osv. For å forhindre at store deler av aksjelaget betaler for tjenester de ikke benytter, foreslås det at styret sier opp det kollektive TV-abonnementet. De beboerne som fortsatt ønsker ordinært TV-abonnement står fritt til å inngå avtale med den leverandøren de ønsker. Styret sier opp det kollektive ordinære TV-abonnementet. Styret sørger for at nødvendig infrastruktur beholdes, slik at de beboerne som ønsker å tegne TVabonnement kan gjøre dette. Styrets innstilling: Dette er under arbeid. Styret foreslår at saken trekkes og behandles når alternativer foreligger. Vedtak: Styrets innstilling til saken ble enstemmig vedtatt

4 4 AS Kirkevang D Om utvidelse av boder på loft og kjeller Saksframstilling: Lagringsplass har blitt mer ettertraktet de siste årene og i Kirkevang AS har vi relativt store områder på loft og kjellere som ikke blir benyttet. Å utvide loftsbodene og bygge nye boder i de ubrukte arealene kjelleren er et rimelig tiltak som vil kunne gi hver boenhet betydelig mer lagringsplass. Det foreslås at styret utreder mulighetene i fellesområdet og innhenter pristilbud og utarbeider et forslag som kan presenteres på neste årsmøte. Styret utreder mulighetene for utvidelse av boder på loft og i kjellere og presenterer et forslag med et prisestimat på neste årsmøte. Styrets Innstilling: Styret ser ikke behovet. Vedtak: Ikke vedtatt. 59 aksjer stemte for forslagsstillers forslag E Om utarbeiding av styreinstruks Saksframstilling: En styreinstruks er en detaljert arbeidsplan med konkrete arbeidsoppgaver og mål for styrets arbeid. Et slikt dokument vil være et nyttig hjelpemiddel for styret gjennom året og vil kunne bidra til at det blir lettere for aksjeeiere å foreslå konkrete arbeidsoppgaver og skaffe seg en oversikt over arbeidet som blir gjort i aksjelaget. En styreinstruks vil kunne øke forventningene og arbeidsmengden til styret. Det er derfor naturlig at styrehonoraret økes noe som følge av dette. Trolig vil en økning av styrehonorar raskt tjenes inn igjen som følge av økt kostnadseffektivitet gjennom en klarere styreinstruks. Styret utarbeider et forslag til styreinstruks som behandles på neste årsmøte. Aksjeeierne får i forkant av neste møte anledning til å komme med innspill til styreinstruksen. Styrets innstilling: Styret har allerede retningslinjer for sitt arbeide nedfelt i selskapets vedtekter. Vedtak: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt F Om montering av energimålere på radiatorer Saksframstilling: Beboerne i Kirkevang AS har i dag ingen insentiver til å spare på varmen. Radiatorene kan stå på maks når man er borte i helger, ferier, om man sover med åpent vindu på natten osv. Dette er hverken bra for økonomien til Kirkevang eller miljøet. Det finnes nøyaktige og rimelige målere på markedet som enkelt estimerer energiforbruket i de ulike boenhetene. Det foreslås at styrets innhenter anbud og inngår en avtale med et av selskapene som leverer slike målere. Kirkeveien 102 monterte målere for en tid tilbake og er svært fornøyde med resultatet.

5 5 AS Kirkevang Styret innhenter pristilbud fra ulike aktører som tilbyr energimålene og inngår avtale med det selskapet som etter en helhetlig vurdering av pris og kvalitet leverer det beste tilbudet. Styrets innstilling: Det bør være insentiv nok at fellesutgiftene speiler forbruk av fjernvarme. Om det finnes løsninger for individuelle målinger som er lette å håndtere både praktisk og administrativt kan det vurderes. Styrets motforslag: Styret innhenter pristilbud fra ulike aktører som tilbyr energimålere og legger dette fram for neste års generalforsamling. Vedtak: Ikke vedtatt. Styrets motforslag ble votert. 308 stemmer (aksjer) mot. 220 stemmer (aksjer) for forslaget. 191 aksjer stemte blankt. G Om takterrasse på nytt sykkelskur Saksframstilling: Utearealer er svært eksklusivt i dette området. Å etablere terrasse på taket til det nye sykkelskuret vil øke fellesarealet betraktelig. Prisen for å etablere terrasse er svært lav tatt eiendomsprisene i området og investeringen i et nytt sykkelskur i betraktning. Dette vil føre til økt bokvalitet for beboerne, samt øke verdien på leilighetene i Kirkevang. Det etableres terrasser på taket til det nye sykkelskuret iht. Tegninger som ble presentert på forrige årsmøte. Styrets innstilling: Dette ble grundig behandlet, og nedstemt på fjorårets GF. Byggesaken er i gang, og styret støtter ikke forslaget. Vedtak: Forslaget ble trukket

6 6. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Rolf Vassdokken foreslått. 6 AS Kirkevang B Som styremedlem for 2 år, ble Kjell-André Steffensen foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Ola Erstad foreslått. C Som varamedlem for 1 år, ble Helene Roshauw foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Tove Teilman foreslått. D Som representant(er) i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Anette Apold Harald Hårfagresgate 11 Finn Skogum Kirkeveien 80 Trond Frostad Kirkeveien 82 Fredrik Berg Kirkeveien 80 Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av Kjell-André Steffensen /s/ Møteleder Asgeir Tannum /s/ Fører av protokollen Tove Teilman /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Rolf Vassdokken Schønings gate 40 1 år ( ) Styremedlem Kjell-André Steffensen Kirkeveien 82 2 år ( ) Styremedlem Ola Erstad Schønings gate 40 2 år ( ) Varamedlem Helene Roshauw Harald Hårfagres gate 9 1 år ( ) Varamedlem Tove Teilman Kirkeveien 82 1 år ( ) Valgkomiteen Trond Frostad Kirkeveien 82 1 år ( ) Anette Apold Harald Hårfagres gate 11 1 år ( ) Finn Skogum Kirkeveien 80 1 år ( ) Fredrik Berg Kirkeveien 80 2 år ( )