Visma web for leiarar sjukefråvær og permisjonar

Transkript

1 Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommune Dato: Visma web for leiarar sjukefråvær og permisjonar Eigenmelding - saksgang 1. Den tilsette legg sjølv inn eigenmelding ved eigen eller barn/barnepassar sin sjukdom i Visma web. Ved behov kan den i eininga som har rolla «Registrere for andre» legge inn eigenmelding for ein tilsett. 2. Einingsleiar godkjenner fråværet. Den tilsette må legge inn informasjon om barn under 12 år under «Personalia» i Visma web for å ha tilgang til å nytte eigenmelding ved barn/barnepassar sin sjukdom. Tilsette med rett til fleire eigenmeldingsdagar pga. kronisk sjuke barn eller eineforsørgarstatus, må dokumentere dette med vedtak frå NAV. Einingsleiar må hake av i Pårørandefana i Visma web og sende kopi av vedtaket til lønskontoret. Einingsleiar kan ikkje gjere endringar i eigenmeldingar ho/han har godkjent, - send melding på e-post til lønskontoret. Viktige reglar for bruk av eigenmelding ligg som vedlegg. Sjukmelding - saksgang Elektroniske sjukmeldingar går automatisk inn i Visma og leiar må ikkje inn i Visma web å behandle dei. Sjukemeldingar du mottar på papir skal du sende til lønskontoret snarast råd. Lønskontoret legg sjukemeldinga inn i Visma. Når du mottar melding frå NAV om at ein av dine tilsette er sjukemeldt, må du gå inn på NAV.no og sjekke om den tilsette har fylt ut sin del av sjukemeldinga rett: Sjekk om den tilsette har svart rett på spørsmålet om tidlegare eigenmelding/sjukmelding? Har den tilsette levert sjukemelding for alle stillingane sine? Dersom den tilsette har haka av at han/ho har avvikla ferie, vil han/ho ikkje får ferien tilbake. Er datoane for ev. avvikla ferie rett? Er sjukmeldingsprosenten rett? Stemmer talet for arbeidde timar som den tilsette har skrive? Permisjon under 14 dagar - saksgang 1. Den tilsette legg sjølv inn søknad om permisjon i Visma web. Ved behov kan den i eininga som har rolla «Registrere for andre» legge inn permisjonssøknad for ein tilsett. 2. Einingsleiar godkjenner eller avslår permisjonssøknaden. 3. Dersom einingsleiar gir permisjon utan løn må einingsleiar også sørge for å legge inn trekk i løn. Sjå rettleiing for timeføring og trekk i løn. Side 1 av 9

2 Einingsleiar kan ikkje gjere endringar i permisjonar ho/han har godkjent, - send melding i e-post til lønskontoret. Oversikt over permisjonsordningane våre ligg som vedlegg. Permisjon over 14 dagar - saksgang 1. Den tilsette søkjer permisjon på permisjonssøknadsskjema og sender til einingsleiar. 2. Einingsleiar godkjenner eller avslår permisjonssøknaden. 3. Innvilga/avslått søknad vert sendt tilbake til den tilsette, kopi til arkivet for arkivering i p-mappe. 4. Dersom einingsleiar innvilgar permisjon utan løn må einingsleiar sørge for at det vert laga personalmelding/lønsmelding for permisjonen og sende den til lønskontoret for stopp i løn. 5. Den tilsette legg inn innvilga permisjon med løn i Visma web. Einingsleiar godkjenner. Einingsleiar kan ikkje gjere endringar i permisjonar ho/han har godkjent, - send melding i e-post til lønskontoret. Oversikt over permisjonsordningane våre ligg som vedlegg. Foreldrepermisjon - saksgang Sjå permisjonsreglementet Den tilsette søkjer permisjon på eige permisjonssøknadsskjema som gjeld foreldrepermisjon og sender denne til einingsleiar. 1. Einingsleiar tilrår søknaden og sender søknadsskjemaet med vedlegg til kontor- og personalsjef med kopi til lønskontoret. 2. Kontor- og personalsjef gjer vedtak og sender kopi av vedtaket til lønskontoret. 3. Lønskontoret legg inn permisjonen i Visma. 4. Personalmedarbeidar innan eininga di sørger for ev. lønsendringar og einingsleiar godkjenner. Rutiner 1. Behandle fråvær Gå inn på startsida til Visma web Trykk på Fravær til behandling som ligg under Oppgaver Side 2 av 9

3 Liste med ubehandla fråvær kjem opp. Trykk på linja til den tilsette du vil behandle fråværet for. Sjekk informasjonen i fråværsbildet. Godkjenn ved å trykk Send. Dersom du ikkje vil godkjenne fråværet, trykk Rediger og du får fleire alternativ. Side 3 av 9

4 Du kan trykke Avvis og fråværet går tilbake til den tilsette. Du kan trykke Slett for å slette fråværet. 2. Trekk i løn ved fråvær Dette kan vere aktuelt t.d. dersom den tilsette har levert eigenmelding som ikkje vert godkjent, t.d. fordi han ikkje har rett til å levere eigenmelding den tilsette har levert sjukmelding, men har ikkje rett på løn under sjukdom, t.d. pga. over maxdato. Du har innvilga ein tilsett permisjon utan løn (under 14 dagar). Sjå rettleiing for timeføring og trekk i løn. 3. Kronisk sjuk/svangerskapsrelatert fråvær krav om vedtak frå NAV Den tilsette må levere vedtak frå NAV til einingsleiar. Einingsleiar sender vedtaket til arkivet (p-mappe) med kopi til lønskontoret snarast råd, Lønskontoret legg vedtaket inn i Visma. Oversikt over fråvær (eigenmeldingar, sjukmeldingar og permisjonar) 1. Fråvær du skal behandle Desse ligg under Oppgaver på startsida i Visma web. Trykk på Fravær til behandling og liste med ubehandla fråvær kjem opp. 2. Oversikt over fråværet til ein tilsett Trykk på Medarbeidere Saksbehandling Fravær (i venstremenyen). Søk fram eininga di og/eller namn på den tilsette og trykk Søk. Klikk på den aktuelle tilsette og du ser dei fem siste fråværa til høgre i bildet. Side 4 av 9

5 3. Fråværsoversikt i kalender Trykk på Medarbeidere Saksbehandling Kalender Velg Fråvær Trykk ev. på ein tilsett for å få meir informasjon om fråværet. Spørsmål? Dersom du har spørsmål eller treng hjelp, ta kontakt med: Kommune Namn Tlf Førde Liv Andersen Førde Elisabeth Lunde Indrebø Førde Siv Gråberg Førde Solveig Masdal Haugsvær Gaular Irene Lunde Aven Jølster Gaute Dvergsdal Bøyum Jølster Siv Kjøsnes Naustdal Ingrid Tyvold Side 5 av 9

6 Førde, Gaular, Jølster og Naustdal kommune Dato: Reglar for bruk av eigenmelding ved eigen sjukdom Arbeidstakaren kan nytte eigenmelding i 24 kalenderdagar i løpet av ein 12 månaders periode. Dette inneber at eigenmelding for eksempel kan brukast 24 gangar a' 1 dag i løpet av en 12 månaders periode. Eigenmelding kan ikkje nyttast i meir enn 8 kalenderdagar per fråværstilfelle. Ved nytt fråvær innan 16 dagar medreknast tidlegare eigenmeldingsdagar. Når arbeidstakaren har nytta 8 eigenmeldingsdagar i løpet av ein 16 dagars periode, må han/ho arbeide samanhengande i 16 kalenderdagar før eigenmelding kan nyttast på nytt. Dersom ein er arbeidsufør utover 8 dagar, må sjukefråveret dokumenterast med sjukemelding. Dersom arbeidstakar går til lege og får sjukmeldingsattest etter ein eller fleire eigenmeldingsdagar, vil desse dagane regnast som brukte eigenmeldingsdagar. Har arbeidstakaren møtt på arbeidd og må gå heim pga grunn av eigen sjukdom, skal eigenmelding nyttast ved fråver over halve arbeidsdagen. Fråvær frå ei arbeidsøkt som strekke seg over eit døgnskilje, skal reknast som ein eigenmeldingsdag. Fråværet vert likevel rekna som to kalenderdagar i forhold til arbeidsgjevarperioden. Eksempel: Ein tilsett arbeider turnus og skal ha vakt frå torsdag kl. 23:00 til fredag kl. 07:00. Han informerer om at han er sjuk, og kan ikkje ta denne vakta. Han bruker da ei eigenmeldingsdag, men arbeidsgivar skal telle både torsdag og fredag med i arbeidsgjevarperioden, dvs. 2 dagar. Dersom arbeidstakar leverer eigenmelding for dagen før og etter fridag/arbeidsfri dag, skal han/ho levere eigenmelding for fridagen også. Første fråværsdag skal arbeidstakaren munnleg informere sin leiar om fråværet. Når arbeidstakar er tilbake i arbeid, skal han/ho melde fråværet i RS eller fylle ut eigenmeldingsskjema og levere det til leiar (om vedkomande ikkje har fått sjukemelding). Eigenmelding kan ikkje nyttast Før arbeidstakaren har vore tilsett i kommunen i 2 månader. Når arbeidstakaren er delvis sjukmeld. I forlenging av sjukemelding. Når arbeidstakaren har hatt stopp i løn pga. maksdato og ikkje er tilbake i opprinneleg stilling. Har arbeidstakaren vore sjukmeldt i meir enn 16 dagar (arbeidsgjevarperioden), må vedkomande ha vore i arbeid i 16 dagar før eigenmelding kan nyttast igjen. Sjukmelding etter eigenmelding Dersom arbeidstakar har brukt 8 eigenmeldingsdagar, må han leggje fram sjukemelding dersom han er sjuk den 9. dagen også. Om ikkje sjukemelding vert levert, tapar han retten til sjukepengar for eigenmeldingsdagane. Tap av retten til å nytte eigenmelding Ein arbeidstakar kan maksimalt nytte 24 kalenderdagar i løpet av 12 mnd. Ved nytt sjukefråvær utover dette må arbeidstakaren legge fram sjukmelding frå første dag. Om arbeidsgjevar har grunn til å tru at fråværet ikkje skuldast sjukdom kan arbeidstakaren miste retten til å nytte eigenmelding. Reglar for bruk av eigenmelding ved barns eller barnepassar sin sjukdom Arbeidstakar som har omsorg for barn har rett til permisjon etter AML 12-9: a) for naudsynt tilsyn med barnet når det er sjuk b) om barnet skal følgjast til legeundersøking eller anna oppfølging i samband med sjukdom sjølv om bornet ikkje er sjuk eller pleietrengande den aktuelle dagen c) om den som har det dagleg barnetilsynet er sjuk eller har permisjon etter denne paragraf på grunn av eit anna barn. Retten til permisjon og sjukepengar etter paragrafen her gjeld: T.o.m. det kalenderåret barnet fyller 12 år. Rett til permisjon inntil 10 dagar kvart kalenderår eller inntil 15 dagar dersom arbeidstakar har omsorg for meir enn to barn. Dersom barnet har kronisk sjukdom, langvarig sjukdom eller er funksjonshemma og det derfor er ein markert auke i risikoen for at arbeidstakar får fråvær frå arbeidet, har arbeidstakar rett til fri i inntil 20 dagar kvart kalenderår. Retten til permisjon gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år. (Må ha vedtak frå NAV.) Arbeidstakar som er aleine om omsorga for barn har rett til dobbelt så mange permisjonsdagar. (Må ha vedtak frå NAV.) Det same gjelder om det er to om omsorga, men ein av dei er langvarig avskåra frå tilsynet med barnet på grunn av egen funksjonshemming, innlegging i helseinstitusjon som langtidspasient eller tilsvarande forhold. Side 6 av 9

7 Eigenmelding Arbeidstakarar som har rett til sjukepengar ved barn eller barnepassar sin sjukdom kan nytte eigenmelding når arbeidstilhøvet har vart i 4 veker. Eigenmelding kan nyttast i 3 kalenderdagar om gongen. Frå og med fjerde fråværsdagen må arbeidstakaren legge fram dokumentasjon frå lege for barnet eller barnepassar. Det er ikkje nokon grense for tal eigenmeldingsperiodar per år ved barns eller barnepassar sin sjukdom. Avgrensinga etter denne ordninga ligg i tal dagar per år. Side 7 av 9

8 Oversikt over permisjonar i Gaular kommune Permisjonstype Heimel Maksimum tal dagar Merknad 10. Svangerskaps-, fødsels- og adopsjonspermisjon (foreldrepermisjon med løn avhengig av opptening) AML FTL kap 14 HTA % løn: 59 veker 100 % løn: 49 veker Inkl fars permisjon fedrekvote). Adopsjonsperm er 3 v kortare. (Eige permisjonsskjema) 11. Faren sin omsorgspermisjon i samband med fødsel/adopsjon/pappapermisjon (løn avhengig av opptening) 12. Utvida fødsels- eller adopsjonspermisjon (Foreldrepermisjon utan løn) AML 12-3 FTL kap 14-10, HTA AML Permisjon i samband med amming (med løn) AML t/dag Også for deltidstilsette, men avhengig HTA av organiseringa av arbeidstida 14. Redusert arbeidstid (utan løn) AML 10-2,4 Eige permisjonsskjema. 2 veker 1 år 15. Permisjon i samband med barn sin sjukdom 6.1. Barn eller barnepassar sin sjukdom (omsorgspengar) 6.2 Opplæringspengar 6.3 Pleiepengar - ikkje livstruande sjukdom 6.4 Pleiepengar livstruande sjukdom AML 12-9 FTL , 9-13 HTA Pleie av nærståande i livets siste fase (utan løn) AML dagar pleiepengar FTL Permisjon utan løn for å gje naudsynt omsorg til foreldre, ektefelle, samboar eller registrert partner. AML Inntil 10 dagar pr kalenderår utan løn Det same gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemma eller kronisk sjukt barn frå og med kalenderåret etter at barnet fylte 18 år når arbeidstakaren har hatt slik omsorg for barnet som nevnt i AML 12-9 tredje ledd. 18. Utdanningspermisjon og kurs (med eller utan løn må avklarast på førehand) AML HTA 14.2, 14.3 Inntil 3 år 19. Eksamen og lesedagar (med løn) HTA 14.4 Eksamensdag + 2 lesedagar 20. Militærteneste/repetisjonsøvingar (med og utan løn) AML HTA Tillitsvalde som er frikjøpt i heile eller deler av stillinga AML (med løn) HA Tillitsvalde som deltar i lønsforhandlingar (med løn) HA 3-5 a-b Denne må ikkje blandast saman med rettar til å vere heime i 10 dagar for sjuke born sjå 17 i permisjonsreglementet Herunder også tillitsvaldopplæring sjå HA 3-6 Gjeld òg ved heimeeksamen. 23. Tillitsvalde-valt som fast medlem i arbeidstakar-org sine HA 3-5 c Inntil 12 dagar pr år. vedtektsfesta organ (med løn) 24. Tillitsverv i eigen arbeidstakarorganisasjon/ hovudsamanslutning (utan løn) HA 3-5 d 25. Offentleg tillitsverv/ombod (med eller utan løn) AML HTA 14.1 Utgangspkt 12 dagar med løn om ikkje heiltidsengasjement. 26. Overgang til ny stilling (utan løn) Inntil 2 år Under visse føresetnadar 27. Særskilte oppdrag /engasjement Inntil 2 år 28 Barn i 1.-3.klasse i grunnskulen Inntil 1 år 29. Sjukdom utover 1 år (utan løn) Inntil 2 år Avhengig av attføringsplan 30. Pleie i heimen ved sjukdom hos næraste pårørande (med løn) HTA 8.4 Inntil 5 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar st jfr. HTA Naudsynt omsorg til næraste pårørande (med løn) Inntil 5 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar 32. Dødsfall/gravferd (med løn) Inntil 3 dagar samt reisedagar Inngår i kvoten på 10 dagar 33. Tilvenning av barn i barnehage (med løn) Inntil 3 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar 34. Skulestart for eigne barn (med løn) Inntil 1 dag pr arbeidstaker Inngår i kvoten på 10 dagar Side 8 av 9

9 35. Eige bryllaup (med løn).. Inntil 1 dag Inngår i kvoten på 10 dagar 36. Dåp, namnefest og konfirmasjon Inntil 1 dag Inngår i kvoten på 10 dagar 37. Deltaking i større idrettsarrangement/ kulturarrangement (med løn) Inntil 5 og 2 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar 38. Deltaking i leiteaksjonar i hjelpekorps (med løn) Inntil 1 dag Inngår i kvoten på 10 dagar 39. Deltaking i brannkorps 40. Feiring av religiøse og nasjonale høgtidsdagar som ikkje er offisielle etter norsk kalender 41. Andre tvingande velferdspermisjonar med løn (lege, fysioterapeut, tannlege og andre private gjeremål) 42. Særskilte permisjonsreglar: nattevakter/ seinvakter og lærarar AML (5) Inntil 2 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar Inntil 2 dagar Inngår i kvoten på 10 dagar 43. Vikar 44. Anna permisjon Inntil 1 år Side 9 av 9