MØTEINNKALLING. Til: Studentparlamentets medlemmer

Transkript

1 DATO: MØTEINNKALLING Til: Studentparlamentets medlemmer Møtedato: klokken 17:00 Møtested: Auditorium 2, Teorifagsbygget, hus 1 Middag: Kantina, Teorifagsbygget, Hus 1, klokken 1600 Møt presis til middag! Referat- og orienteringssaker: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av referater (s. 2 6) 3. Orientering fra Studentombudet Studentombudets årsmelding (s 7 25) 4. Orientering fra leder (s ) 5. Orientering fra nestleder (s ) 6. Orientering fra velferds- og Finmarksansvarlig (s. 30) 7. Orientering fra utdanningspolitisk- og internasjonaliseringsansvarlig (s ) 8. Orientering fra forskning- og likestillingsansvarlig (s. 34) 9. Orientering fra UiT-styret (ikke mottatt skriftlig orientering) 10. Orientering fra Samskipnadsstyret (s 35) 11. Orientering fra Studentsamfunnet Driv (Ikke mottatt skriftlig orientering) Vedtakssaker Vårfordelingen av semesteravgift (s ) Økning av semesteravgift (s ) Endring av reglement for studentparlamentet UiT Norges arktiske universitet (s ) Endring av reglement for tildeling av støttemidler (s ) Endring av forretningsorden for studentparlamentet (s ) Resolusjon: Bedre tilbud for studenter med barn (s. 59) Resolusjon: Nei til flytting av eksamensdatoer (s. 60)

2 Referat fra møte i Studentparlamentet Sosialistisk Studentlag Tilstede Vara 1 Bendik Storvik Nilsen Ja 2 Ina Marie Ruud Guttulsrød Ja Sosialdemokratiske studenter 3 Helge K. Sættem Ja Severin Lyngstad 4 Morten Antonsen Ja 5 Maia Gartland Hoff Ja Birgitte Jørstad Pedagogisk liste 6 Aleksander Lyngstad Ja Andreas Smørvik Moderat Liste 7 Kristoffer Wilhelmsen Ja 8 Kristian Wangsfjord Ja Hilde Larsen 9 Vegard Heiberg Ja Vetle Langedahl 10 Kristin Fjellheim Eriksen Ja 11 Chris Alexander Stokvik Ja Fay Høyfjell 12 Marte Sandslett Seland Ja Malin Lilletvedt 13 Kamilla Fjellheim Eriksen Ja Grønn liste 14 Kristin Myrvang Gjørv Ja Daniar Ramak 15 Chris André Winger Ja Arktisk liste 16 Ruben Doornebal Ja Finnmarksfakultetet 17 Trudi Svarstad Ja Erika Ekman HSL 18 Kristiane Mauno Krystad Ja NT-fak 19 Tillman Fortmüller Ja Jur.fak 20 Synne Evensen Nei Det helsevitenskapelige fakultet 21 Stine Andersen Ja BFE-fakultetet 22 Johannes Martola Nei Kunstfak 23 Jens Solbakken Ja ISU 24 Emma A.K. Jada Ja Mikhail Enikeev SSSR 25 Lemet Jovna Guttorm Ja Møtet satt med 23/25 stemmeberettigede 2

3 Contents Sak 0: Setteordstyrer... 2 Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden... 2 Sak 2: Godkjenning av referater... 2 Sak 3-11: Orienteringssaker... 2 Sak 70/1516 Valg av delegater til NSOs landsmøte... 2 Sak 67/1516 Representasjon i Studentparlamentet for Samiske studenters forening... 3 Sak 68/1516 Valg av studentrepresentanter til referansegruppe for ny læringsplattform... 4 Sak 69/1516 Fordeling av restmidler fra semesteravgiften... 4 Sak 71/1516 Valg av representanter til DebutUKAs årsmøte... 5 Sak 0: Setteordstyrer Forslag fra Arbeidsutvalget: Emil André Krogh velges som ordstyrer for møtet Vedtak: Parlamentet velger Emil A. Krogh som ordstyrer for møtet Sak 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag fra 1 fra arbeidsutvalget: sak 71/1516 Valg av representanter til DebutUkas årsmøte tas inn på dagsordenen Forslag 2 fra arbeidsutvalget: Sak 70 flyttes først på dagsorden Vedtak: Dagsorden godkjennes med de foreslåtte endringene Sak 2: Godkjenning av referater Vedtak: Referat fra møtet i studentparlamentet samt ekstraordinært møte er godkjent Sak 3-11: Orienteringssaker Det vises til skriftlige orienteringer i sakspapirene Sak 70/1516 Valg av delegater til NSOs landsmøte Det skal velges 11 delegater, en reisende vararepresentant, samt ytterligere fire vararepresentanter. Innkomne forslag til delegater Stine Andersen Morten Antonsen Ruben Doornebal Kari Ripel Eie Frid Haldorsen Stine-Andrea Hasselberg Reidun Heggen 3

4 Kenneth Johannessen Severin Lyngstad Bendik Storvik Nilsen Aurora Skagen Chris Winger Nicolai Weinstock Delegatene ble deretter valgt ved elektronisk preferansevalg. De som ble valgt er: Aurora Skagen Bendik Storvik Nilsen Chris Winger Kari Ripel Eie Kenneth Johannessen Morten Antonsen Reidun Heggen Ruben Doornebal Severin Lyngstad Stine Andersen Stine-Andrea Hasselberg Det gjøres deretter et valg over hvem som skal være reisende vararepresentant Innkomne forslag: Steffen Haneboe Frid Ripman Haldorsen Vedtak: Parlamentet velger Frid Haldorsen som reisende vara Det velges deretter vararepresentanter: Inkomne forslag: Nicolai Weinstock Aurora Meland Jens Rudi Solbakken Steffen Haneboe Vedtak: Parlamentet velger disse fire som vararepresentanter. Sak 67/1516 Representasjon i Studentparlamentet for Samiske studenters forening Forslag til vedtak fra Representant 25, Lemet Jovna Guttorm: 4.2 Studentparlamentet skal bestå av 31 representanter. Endres til: 4.2 studentparlamentet skal bestå av 32 representanter 4.4 En (1) representant velges av et eget valgorgan for de internasjonale studentene for å representere alle de internasjonale studentene ved hele institusjonen. 4

5 Endres til: 4.4 En (1) representant velges av et eget valgorgan for de internasjonale studentene for å representere alle de internasjonale studentene ved hele institusjonen. Likeledes velges én representant av samiske studenters forening. Det voteres først over hvorvidt endringen i 4.4. skal vedtas. Det vil kun være nødvendig å endre 4.2 dersom 4.4. blir endret. Siden det er en vedtektssak, må endringen vedtas med 2/3 flertall. For å endre 4.4: 1,2,3,4,5,6,14,24,25,17,18 Mot å endre 4.4: 23, 10,7,9,13,12,11,16 Vedtak: Forslaget om å endre 4.4. har ikke fått tilstrekkelig flertall, og er avvist. Sak 68/1516 Valg av studentrepresentanter til referansegruppe for ny læringsplattform Kandidater: Marte Seland Aurora Meland Vara: Reidun Heggen Ruben Doornebal Vedtak: Parlamentet velger de foreslåtte representanter og vararepresentanter Sak 69/1516 Fordeling av restmidler fra semesteravgiften Innstilling til vedtak: Studentparlamentet vedtar fordeling av restmidler slik det fremgår fra tabellene under Tabell I: Omsøkte restmidler med innstilling Organisasjon Søknadssum Innstilling SAIH Tromsø 5 000, ,- StudentUKA , ,- TSI TULL , ,- Tromsø Akademiske , ,- Kvinnekor Hurradio , ,- Studentutvalg NT , ,- Cantus Cordis & Ultralyd , ,- StudentKRIK 7 500, ,- Studenthuset City Scene , ,- TSI SUT , ,- Ompagniet , ,- Biologiforeningen Linnaeus 5 193, ,- Jusshjelpa , ,- Sum , ,- 5

6 Tabell II: Søknader som innstilles avvist Organisasjon Søknadssum Studenthuset Driv ,- TSI Styrkeløft ,- Studentutvalget v/ ,- Finnmarksfak. Start UiT ,- HHT-dagen ,- TSI Trulle ,- Sum ,- Forslag fra representant 19: Hele søknadssummen fra studentutvalget NT-fak innvilges For: 19, 6,15,14,25,18,24 Mot: 2,3,4,5,10,8,7,9,16,13,12,11 Avholdende: 1 Forslaget har ikke fått flertall, og har falt Vedtak: Studentparlamentet vedtar fordeling av restmidlene fra semesteravgiften slik det fremgår av tabellen over. Sak 71/1516 Valg av representanter til DebutUKAs årsmøte Innkomne forslag til representanter Ruben Doornebal Aurora Meland Vedtak: De foreslåtte kandidatene velges ved akklamasjon Møtet hevet: 18:41 6

7 2015 ÅRSRAPPORT 2015 Studentombudet ved UiT Norges arktiske universitet 7

8 FORORD FRA STUDENTOMBUDET Det er en glede å få presentere Studentombudet ved UiT sin første årsrapport. Rapporten er skrevet i henhold til Studentombudets mandat, og er offentlig. 1 Årsrapporten fremlegges universitetsstyret som orienteringssak og er ment å gi universitetet en oversikt over studentombudets virke. UiT Norges arktiske universitet (UiT) var den fjerde utdanningsinstitusjonen som fikk Studentombud i Norge, og ordningen er inspirert av Studentombudet ved Universitetet i Oslo (UiO). Nasjonalt er ordningen i rask vekst og per i dag har følgende utdanningsinstitusjoner studentombud: UiO (2013), Høyskolen i Oslo og Akershus (HiOA), Universitetet i Stavanger (UiS), UiT, Universitetet i Bergen (UiB) (2015) og Handelshøyskolen i Bergen (HHB) (2016). Dette har medført at den norske studentombudsordningen har fått oppmerksomhet både nasjonalt og internasjonalt. Selv om hver ordning må tilpasses behovet ved hver enkelt studiesituasjon, bygger alle ombudsordningene på Studentombudet ved UiO sitt mandat. Årsrapporten bygger på rapportene til studentombudene ved UiO og HiOA, noe som vil være naturlig siden studentombudsordningen ved UiT ble etablert med utgangspunkt i ordningen fra Universitetet i Oslo. Denne likheten mellom rapportene gjør det mulig å dra noen sammenlikninger mellom ordningene. Studentombudet sin årsrapport omfatter et kalenderår, og inneværende rapport vil dermed omfatter studentombudet sitt virke for høstsemesteret Det påpekes derfor for ordens skyld at universitetets organisasjon fremstår i årsrapporten for 2015 som den gjorde før fusjonen Siden ombudsordningen enda er i startfasen vil det prege årsrapporten for Denne første rapporten vil danne plattformen for fremtidige årsrapporter og jeg vil komme med noen kommentarer vedrørende dette i kapittel 6. Dette vil være i tråd med at studentombudet må følge utviklingen som skjer både på universitetet og blant studentene i fremtiden. Avslutningsvis ønsker jeg dere god lesning! Tromsø, mars 2016 Torill Varberg 1 Se vedlegg 2: Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt

9 INNHOLDSFORTEGNELSE Forord fra studentombudet... 1 Innholdsfortegnelse Innledning Om Studentombudet ved UiT Studentombudets virke i Henvendelser fra studentene Henvendelser fordelt på fakultet Henvendelser fordelt på saksområder Henvendelser fordelt på måneder Eksempler på henvendelser... 9 Eksempel Eksempel Eksempel Eksempel Eksempel Eksempel Noen utvalgte utfordringer Frister for sensur Tillitsvalgtordning Nettverk og utvikling Satsingsområder for Oppsummering Vedlegg Vedlegg

10 1. INNLEDNING Universitetsstyret ved UiT Norges arktiske universitet vedtok å opprette ordningen med studentombud, og Torill Varberg tiltrådte stillingen den 20. juli Studentene har dermed hatt tilgang til et studentombud i et semester. I det følgende vil det gjøres en beskrivelse av Studentombudet ved UiT og studentombudets virke i Det vil deretter redegjøres for henvendelser og statistikk knyttet til disse med noen eksempler. På bakgrunn av henvendelsene, observasjoner og samtaler med tillitsvalgte, studentutvalg og Studentparlamentet, rettes det fokus mot to områder hvor det foreligger forbedringspotensial. Videre gis det en kort redegjørelse for nettverk og utvikling, og noen satsingsområder for studentombudets virke i Avslutningsvis gis det en oppsummering av rapporten OM STUDENTOMBUDET VED UIT Studentombudet ved UiT er en uavhengig bistandsperson som gir studentene hjelp og veiledning i saker vedrørende deres helhetlige studiesituasjon. Studentombudet skal påse at sakene får en forsvarlig og korrekt behandling, og at studentenes rettigheter blir ivaretatt. 2 Hovedformålet med Studentombudet ved UiT er å sikre at studentenes rettigheter blir ivaretatt. Dette gjøres ved å påse at saker som omhandler studenter blir rettmessig behandlet, og at ulike problemer blir løst rettmessig og effektivt på lavest mulig nivå i organisasjonen. Studentombudet er en uavhengig instans som er organisatorisk plasser i Norges arktiske studentsamskipnad. Det betyr at studentombudet har en uavhengig stilling i forhold til organisasjonen UiT. 3 Som en uavhengig og nøytral tredjepart hjelper studentombudet studentene med å finne løsninger på problemer som kan oppstå i studierelaterte saker, gir en uformell gjennomgang av ulike alternativer og veileder studentene i saksgangen ved institusjonen. At studentombudet er nøytral medfører at ombudet ikke tar side i en sak eller representerer enkeltstudenter overfor universitetet, men vurderer saken ut fra det til enhver tid gjeldende regelverk ved UiT. Studentombudet har ikke myndighet til å avgjøre saker, og er ikke en klage- eller ankeinstans for saker som er behandlet og avgjort av andre enheter eller beslutningsorganer ved UiT. 4 I tillegg til å håndtere enkeltsaker skal Studentombudet løfte prinsipielle problemstillinger som har betydning for studentenes rettssikkerhet i organisasjonen. Studentombudet kan på 2 Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt 1. 3 Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt 3. 4 Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt 5 annet punktum. 3 10

11 eget initiativ kontakte fakulteter for å informere om kritikkverdige forhold, og har anledning til å fremme saker direkte for Universitetsstyret. 5 Studentombudet kan selv avgjøre om hun/han vil bistå en student i en sak eller ikke. Det skal alltid gis en begrunnelse når ombudet avslår å bistå i en sak, og avslaget kan ikke overklages. 6 Når det gis bistand har studentombudet bare innsyn i den enkelte saks dokumenter i den grad studenten det gjelder har gitt samtykke til innsyn. Videre har studentombudet taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 og all kontakt behandles konfidensielt, med mindre studenten ønsker noe annet. Det er studentombudet som aktivt skal informere om sin funksjon til studentene ved UiT. 7 Studentombudet har derfor opprettet en egen nettside, 8 en facebookside 9 og en twitterkonto. 10 Videre forsøker studentombudet være synlig på universitetets campuser, gjøre seg kjent med Studentparlamentet og studentutvalg, og bistår i å gi opplæring i gjeldende regelverk både til enkeltstudenter, tillitsvalgte og andre. 2. STUDENTOMBUDETS VIRKE I 2015 Studentombudet er selv ansvarlig for å utarbeide strategi og virksomhetsplan for rollen, og besørge planlegging og daglig drift av egne arbeidsoppgaver i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og interne rutiner. 11 Det har derfor vært et hektisk første semester hvor det ble lagt ned mye tid til å etablere og promotere ordningen, bli bedre kjent med universitetssystemet, og skape relasjoner til ansatte og til studenter. Det var stor pågang av henvendelser fra studentene de første månedene etter semesterstart. Samtidig begynte arbeidet med å kartlegge behovet ved universitetet og utforme stillingen. Det ble derfor brukt tid til å være til stede, snakke med studenter, studentorganisasjoner og tillitsvalgte, og begynne promoteringen av ombudsordningen. Dette er et arbeid som vil fortsette i 2016, og promotering og videreutvikling av ordningen vil være et kontinuerlig satsingsområde. Studentombudet var med på flere faglige og sosiale aktiviteter under DebutUKA, deltok på ulike arrangement, har stått på stand gjennom hele høsten, holdt presentasjoner av ordningen og deltatt i ulik grad på tillitsvalgtkurs ved fem fakulteter. I tillegg har 5 Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt 7. 6 Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt Det jobbes nå med å etablere en ny og bedre nettside Mandat for Studentombudet ved UiT, punkt

12 Studentombudet ved UiT blitt kjent med andre studentombud, både nasjonalt og internasjonalt. Dette kommer jeg tilbake til i kapittel 5. Studentombudet er blitt tatt godt imot, og har utelukkende fått positiv tilbakemelding fra studentene. Flere ser verdien i å ha tilgang til en instans som ivaretar og sikrer deres rettssikkerhet, og mange av studentene som har henvendt seg til studentombudet syns det er bra å kunne snakke fritt og konfidensielt med en utenforstående person. Også flere ansatte melder om at de er glad tilbudet eksisterer og har påpekt at det er positivt å få en tredjepart som kan bidra til å observere, kvalitetssikre og være behjelpelig med å finne løsninger i saker som omhandler studiesituasjoner. Studentombudet ved UiT har valgt å ikke ha anledning til «drop in». Dette fordi studentombudet ønsker at alle studentene ved UiT skal ha det samme tilbudet, uansett campustilhørighet. Videre ønsker studentombudet å være mest mulig fleksibel siden det ofte avtales møter, kurs og andre arrangement på ettermiddagen og i helgene. Studentombudet er derfor tilgjengelig på mail, mobiltelefon og sosiale medier. 3. HENVENDELSER FRA STUDENTENE Hovedformålet med årsrapporten er å informere om studentombudets virke. Statistikk over henvendelser per fakultet og henvendelser fordelt på saksområder og perioder vil derfor legges frem i rapporten. Og basert på dette kan studentombudet avdekke om det foreligger svakheter i systemet og påpeke utfordringer universitetet bør ta til etterretning. Studentombudet har mottatt 77 henvendelser i perioden. Samtlige har fått svar og mange har fått oppfølging og bistand. Det er stor variasjon i hvor mye tid hver henvendelse tar, alt etter hvor komplekse saker det er tale om og det foreligger stor variasjon i henvendelsenes alvorlighetsgrad. Ikke overraskende viser enkelte henvendelser etter deres art at ombudsordningen er i startfasen og at det foreligger uklarheter rundt ordningen, da det har kommet inn en del saker som egentlig skulle blitt besvart av enheter ved universitetet eller saksområder som faller utenfor ordningen. Av de sakene Studentombudet har fått inn er det avdekket brudd på regelverket i 43 av de totalt 77 henvendelsene. I andre saker er rutiner og reglement fulgt opp, men studentene har ikke tillitt til at avgjørelsene er riktige. I noen tilfeller har studentombudet avdekket regelbrudd som viser feil i systemet. Studenter og ansatte som henvender seg til studentombudet for å få informasjon om ordningen regnes ikke som henvendelser. Det gjør heller ikke spørsmål som studentombudet får i møte med studenter eller andre i forbindelse med presentasjoner eller arrangement. 5 12

13 3.1. HENVENDELSER FORDELT PÅ FAKULTET Det har kommet inn henvendelser fra studenter ved alle fakultetene i perioden. Og det har vært særlig stor pågang fra enkelte fakulteter etter at studentombudet har hatt presentasjoner eller kurs ved enheten. Når studentene kontakter studentombudet spør ikke ombudet nødvendigvis om hvilket fakultet eller hvilket studieprogram studentene tilhører. I noen tilfeller er det nødvendig for å gi best mulig veiledning, i andre tilfeller kommer det naturlig opp i samtalen. Derfor er ikke alltid fakultetstilhørigheten kjent. Tall fra NSD Norsk senter for forskningsdata viser at det i 2015 var det registrert 11947,1 studenter ved universitetet. Disse fordelte seg på universitetets fakulteter på følgende måte 12 : Fakultet Antall studenter BFE Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi 1761 Finnfak Finnmarksfakultetet 716,3 Helsefak Det helsevitenskapelige fakultet 3035 HSL Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 3043 Jurfak Det juridiske fakultet 823 Kunstfak Det kunstfaglige fakultet 180,9 NT-fak Fakultet for naturvitenskap og teknologi 1327 Uspesifisert 1061 Sum 11947,1 Tabell 1: Antall studenter ved UiT i 2015 fordelt på fakultet BFE Finnmark Helsefak HSL Jurfak Kunstfak NT Ukjent Annet Figur 1: Antall henvendelser fordelt på fakultet. 12 Tall hentet fra NSDs utdanningsstatistikk (DBH) 6 13

14 Som de to største fakultetene er det ikke overraskende at det er flere studenter fra Helsefak og HSL som har vært i kontakt med studentombudet. Men justert for antall studenter var det studentene ved Finnmarksfakultetet (nåværende IRS) som har benyttet tilbudet mest. Fakultet Antall studenter BFE Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi 0,40 % Finnfak Finnmarksfakultetet 1,26 % Helsefak Det helsevitenskapelige fakultet 0,69 % HSL Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 0,56 % Jurfak Det juridiske fakultet 0,49 % Kunstfak Det kunstfaglige fakultet 1,11 % NT-fak Fakultet for naturvitenskap og teknologi 0,45 % Tabell 2: Prosentandel av fakultetenes studenter som har henvendt seg til studentombudet Det kan være flere forklaringer til denne fordelingen, men studentombudet tror det avgjørende er studentenes kjennskap til ordningen. Det er videre 11 henvendelser hvor fakultetstilhørighet ikke er kjent eller som av andre grunner ikke faller inn under tallene i tabell 2. Studentombudet har mottatt to henvendelser fra studenter som ikke har tilknytning til UiT Norges arktiske universitet, men som tilhører andre utdanningsinstitusjoner. Begge studentene ble henvist til studentombudet ved eget universitet. Studentombudet har også fått inn 4 henvendelser fra Ph.D-studenter, hvor det var tale om arbeidsrettslige problemstillinger. Studentombudet er tilgjengelig for denne gruppen, men er bare behjelpelig i saker som gjelder deres studiesituasjon og ikke deres forhold som ansatt HENVENDELSER FORDELT PÅ SAKSOMRÅDER Studentombudet har sortert henvendelsen inn i 11 kategorier. 13 De fleste henvendelsene faller inn under en enkelt kategori, mens der er andre saker som har vært mer komplekse og således kunne vært plassert flere steder. 13 Kategoriene bygger på de andre studentombudene sine kategorier, men det er gjort noen tilpasninger til saksomfanget ved UiT. 7 14

15 Figur 2: Antall henvendelser fordelt på saksområder. Det varierer hvor mye arbeid hver henvendelse krever. Noen får svar på enkle spørsmål om regelverket eller saksbehandlingsprosesser, andre krever mer bistand og oppfølging HENVENDELSER FORDELT PÅ MÅNEDER Det er tidspunktet for førstekontakt som registreres. Det var en klar andel studenter i august og september med henvendelser i kategorien sen sensur. Men om det foreligger en sammenheng mellom forskjellige problemstillinger og perioder i semesteret er foreløpig for tidlig å si noe om August September Oktober November Desember Figur 3: Antall henvendelser fordelt på måneder. 8 15

16 3.4. EKSEMPLER PÅ HENVENDELSER I hver årsrapport ønsker Studentombudet å trekke frem noen utfordringer som har blitt avdekket i perioden. Utfordringene vil bli illustrert med eksempler. EKSEMPEL 1 En student klaget på eksamenskarakteren siste uken i juni Etter en måned henvende studenten seg til fakultetet og etterspurte ny sensur. Studenten fikk da vite at karakteren ville bli noen uker forsinket på grunn av ferieavvikling. Før semesterstart etterspurte studenten igjen sensur, uten å få svar på sin henvendelse. Etter gjentatte purringer fikk studenten karakter medio september. Ny sensur var F og fristen for å melde seg opp til kontinuasjonseksamen var gått ut. Studenten fikk beskjed om å melde seg opp til ny eksamen våren Studentombudet kontaktet enheten, og enheten tilbød studenten å gå opp til kontinuasjonseksamen. Studenten ønsket å heller melde seg opp til eksamen våren 2016 siden det bare var noen dager til kontinuasjonseksamen skulle avholdes. EKSEMPEL 2 En student kontaktet studentombudet fordi studenten følte seg trakassert av en medveileder over lengre tid. Studentombudet anså de aktuelle hendelsene som klart kritikkverdig og la frem forslag til løsning på situasjonen for studenten. Men studenten følte seg nedbrutt og sliten, og ønsket derfor ikke å ta saken videre. Kommunikasjonen mellom studenten og medveileder ble derfor brutt, og studenten vil forsøke å bare forholde seg til veileder i ettertid. 9 16

17 EKSEMPEL 3 En student hadde søkt om tilrettelegging i forbindelse med praksis på grunn av en kronisk sykdom. Studenten fikk avslag. Studentombudet anbefalte studenten å få en utfyllende legeattest med forklaring på hvorfor tilrettelegging er nødvendig, for så å klage på vedtaket. Studenten gjorde dette og vedtaket ble endret. EKSEMPEL 4 En student kontaktet studentombudet på vegne av sitt kull og informerte om at en foreleser ikke fulgte opp arbeidskrav; disse blir ikke aktivert i fronter etter tidsskjema og studentene fikk ikke vurdert arbeidskravene innen de fastsatte fristene. Studentombudet kontaktet enheten og ba dem gå igjennom rutiner for arbeidskrav. Enheten lovet at dette skulle ordnes opp i, og studentombudet hørte ikke mer fra studentene. EKSEMPEL 5 En student kontaktet studentombudet på vegne av sitt kull og fortalte at en foreleser hadde informert om at en forelesningsrekke var å anse som pensum, selv om temaet ikke var dekket av pensumlisten. Studentombudet informerte studenten om regelverket vedrørende pensum. Studenten tok dette opp med sin enhet og forelesningsrekkens tema ble ikke bli ansett som pensum til eksamen

18 EKSEMPEL 6 En student klaget på en karakter fra et grunnstudium. Ny sensur resulterte i A, og studenten kunne dermed få plass ved profesjonsstudiet. Studenten fikk derimot ikke sende inn ny sensur siden fristen for å sende inn dokumentasjon var gått ut. Studenten mente man mister sin reelle klageadgang i slike tilfeller. Studentombudet forklarte reglene og påpekte at studenten hadde fått behandlet klagen på sensur i henhold til regelverket om klageadgang. 4. NOEN UTVALGTE UTFORDRINGER På bakgrunn av henvendelsene har studentombudet valgt ut to områder som det anbefales at universitetet ser nærmere på; frister for sensur og tillitsvalgtordningen FRISTER FOR SENSUR Studentombudet har fått tolv henvendelser som gjelder frister for sensur, både førstegangs sensurering og klagesensur. I tillegg har studentombudet vært i kontakt med studenter gjennom SU, på stand og på diverse arrangement, som forteller at dette er et problem som går igjen. I høst var det studenter fra fem fakulteter som fortalte at de har fått for sen sensur en eller flere ganger. Studentombudet oppfatter at dette er et større problem på enkelte fakulteter, og det er spesielt studenter fra HSL og Helsefak som melder om tilfeller av for sen sensur. I de fleste tilfellene kommer sensuren innen en uke etter fristens utløp. Men i enkelte tilfeller er sensuren så sen at det kan få store konsekvenser for studenten, se kapittel 3.4 eksempel 1. Studentombudet påpeker at mange studenter er frustrerte over dette, og selv om det bare er tale om noen dagers forsinkelse skaper det misnøye og dårlig stemning blant studentene. Både lov om universiteter og høyskoler, forskrift for eksamen ved UiT og Kvalitetssystemet er klar på fristene for sensur. Hele systemet for oppmelding til og avlegging av eksamen er forutsigbart for institusjonen, og studentombudet kan derfor ikke se hva som medfører at så mange studenter har opplevd å få sensuren for sent

19 4.2. TILLITSVALGTORDNING Studenter ved flere fakulteter melder om manglende eller dårlig fungerende tillitvalgtsystem. Det kan være flere årsaker til dette, men studentombudet antar at manglende engasjement fra studentene og manglende tilrettelegging fra universitetets side kan være hovedårsakene. Studentombudet har holdt kurs for tillitsvalgte på fem fakulteter i høst, og planlegger å være til stede på lignende kurs på samtlige fakulteter i Det har vært varierende oppmøte på disse kursene, men tilbakemeldingene fra studentene har vært gode og studentombudet erfarer at mange tillitsvalgte tjener på å få en noe grundigere opplæring i regelverk samt diskusjoner og refleksjoner rundt rollen som tillitsvalgt. Studentombudet samarbeider nå med både SUene og UiT for å forbedre tillitsvalgsystemet på samtlige enheter. Studentombudet ønsker derfor å benytte denne anledningen til å oppfordre universitetet til å tilrettelegge for tillitsvalgte. Dette kan gjøres ved å sørge for at det velges tillitsvalgte for alle kull ved semesterstart, skape gode kommunikasjonskanaler mellom studentene og fakultetene, sørge for at de tillitsvalgte har fungerende plattformer, sikre at studentene blir hørt og ta tilbakemeldingene til etterretning, samt bidra til å løfte ordningen ved å for eksempel sørge for at de tillitsvalgte får attest på deres verv fra fakultetet. 5. NETTVERK OG UTVIKLING Siden ordningen er helt ny ved UiT Norges arktiske universitet har det vært viktig å få avklart roller og forventninger, samt utvikle plattformer for erfaringsutveksling. Studentombudet jobber kontinuerlig med å avklare forventninger, innarbeide rutiner og skape kjennskap om tilbudet blant studenter og ansatte. God kontakt med Arbeidsutvalget og Studentparlamentet, studentutvalgene ved fakultetene og studenttillitsvalgte har vært viktig for å kartlegge hvilke forventninger, behov og ønsker studentene har til ordningen. Studentombudet har deltatt på ulike arrangement og kurs i regi av disse instansene, både for informere om ordningen, holde kurs og foredrag, men også bare for at studentene skal bli bedre kjent med studentombudet og bli trygg på ordningen. I tillegg har det vært viktig for Studentombudet ved UiT som det tredje studentombudet i Norge å bidra til å bygge opp et nasjonalt nettverk. Studentombudet ved UiT fikk raskt kontakt med Studentombudene ved UiO, HiOA og UiS da det allerede i juli ble arrangert et møte ved UiO mellom de fire studentombudene i Norge og studentombudet i Denver. Kort tid etterpå ble Studentombudet ved UiB representert. Det har vært viktig for de norske studentombudene å få på plass en arena for samarbeid og kompetansedeling så raskt som mulig, og i oktober 2015 hadde det norske nettverket sitt første møte. Studentombudet ved 12 19

20 HiOA var vertskap for det første møtet, mens det andre gang var samling ved Handelshøyskolen i Bergen. Studentombudet ved UiT er, som de andre norske studentombudene, medlem i Skandinavisk nettverk for ombud i høyere utdanning og i det europeiske nettverket for ombud i høyere utdanning, ENOHE. 6. SATSINGSOMRÅDER FOR 2016 For at studentombudsordningen skal fungere optimalt er det viktig at både studenter og ansatte er kjent med tilbudet. Studentombudet holder derfor nå på å utarbeide en ny nettside og en markedsføringsplan slik at ordningen er bedre profilert innen utgangen av Videre er det ønskelig at studentombudet får et eget fora med representanter fra studentene og fra universitetet, samt en tettere dialog med fakultetene. Dette kommer i stand fra og med høstsemesteret. Formålet er å få belyst problemområder raskt og effektivt, og å være en bidragsyter til universitetets kvalitetssikringssystem. Det påpekes at studentombudet vil gi mer utfyllende tilbakemeldinger på aktuelle tema i årsrapporten for Basert på studentombudets erfaring vil det gis anbefalinger og forslag til forbedring på disse områdene, med det formål å bidra til å øke kvaliteten på UiT sitt studietilbud. 7. OPPSUMMERING Studentombudet ved UiT er en viktig ordning for studentene. Selv om saksbehandlingen på universitetet i stor grad er god og forsvarlig, er det enkelte tilfeller hvor studentene har behov for et ombud. Dette gjelder hovedsakelig tilfeller hvor studenter innehar en sak som har falt igjennom systemet, hvor universitetet ikke har forholdt seg til gjeldende regelverk eller hvor studenten av ulike årsaker ikke har tillit til systemet. Det er stor variasjon i henvendelsenes saksområde og alvorlighetsgrad. De fleste sakene har likevel lett latt seg løse, og studentombudet har erfart at ansatte har vært imøtekommende og løsningsorienterte i kontakt med ombudet. Derimot har flere studenter informert om dårlig kommunikasjon mellom studenter og ansatte, og enkelte føler at de ikke blir hørt eller tatt på alvor i møte med universitetet. For studentene er det svært viktig å få si sin mening 13 20

21 og bli hørt, ha tillit til systemet og føle seg verdig behandlet. Studentombudet har fått henvendelser hvor saken er forsvarlig behandlet ved universitetet, men det overnevnte har sviktet. Jeg ønsker på bakgrunn av dette å minne om at studietiden kan være svært utfordrende for mange. Det er derfor viktig å overholde prinsippet om kontradiksjon, samt å gi studentene gode begrunnelser når det fattes vedtak overfor dem

22 VEDLEGG 1 Basert på andre studentombud sine årsrapporter og henvendelsene som Studentombudet ved UiT har fått, er det det valgt følgende henvendelseskategorier. Kategoriene er ikke uttømmende, og kan være gjenstand for endring ved neste årsrapport. Eksamen og sensur Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Sensur og begrunnelse for karakter - Saksbehandling og klageadgang for karakter - Avsluttende oppgave som bachelor- og masteroppgaver - Formelle feil på eksamen - Forhold som ikke er regulert, men som angår eksamen og sensur Studierelatert Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Pensum - Obligatoriske arbeidskrav - Undervisning - Studie- og emneplaner - Forhold som ikke er regulert, men som er relatert til studiet Saksbehandling Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Saksbehandlingstid - Begrunnelse for vedtak som ikke gjelder vurdering av faglige prestasjoner - Klage på vedtak som ikke gjelder vurdering av faglige prestasjoner - Veiledningsplikt - Annet som gjelder UiTs saksbehandling som forvaltningsorgan Dispensasjon Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Antall eksamensforsøk - Forkunnskapskrav - Forhold som ikke er regulert Læringsmiljø Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Ansattes opptreden - Fysisk læringsmiljø - Psykososialt læringsmiljø - Andre forhold som er relatert til helse, miljø og sikkerhet 15 22

23 Opptak Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Opptak til studieprogrammer ved UiT - Opptak til masterprogrammer - Opptak til emner - Andre forhold som ikke er regulert Disiplinærsaker Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Skikkethetsvurderinger - Mistanke om fusk Praksis Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Tilrettelegging - Evaluering - Andre forhold Utveksling Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Adgang til utveksling - Andre forhold som ikke er regulert Annet Kategorien omfatter situasjoner som oppstår eller spørsmål knyttet til blant annet: - Tilrettelegging - Andre saker som ikke faller inn under overnevnte kategorier, men som er relatert til studiesituasjonen Utenfor ordningen - Henvendelser vedrørende Norges arktiske studentsamskipnad - Henvendelser fra universitetets PhD-kandidater som gjelder arbeidsrettslige problemstillinger - Henvendelser vedrørende Lånekassen - Henvendelser fra studenter som tilhører andre utdanningsinstitusjoner - Henvendelser som ikke er relatert til studiesituasjonen 16 23

24 VEDLEGG 2 Mandat for studentombudet ved UiT Norges arktiske universitet 1. Studentombudet ved UiT skal være en uavhengig bistandsperson som har som oppgave å gi studentene hjelp og veiledning i saker vedrørende deres helhetlige studiesituasjon. Studentombudet skal påse at sakene får en forsvarlig og korrekt behandling, og at studentenes rettigheter blir ivaretatt. 2. Studentombudet skal aktivt informere om sin funksjon til studentene ved UiT. 3. Studentombudet er organisatorisk plasser under Norges arktiske studentsamskipnad. Det betyr at studentombudet har en uavhengig stilling i forhold til organisasjonen UiT. Studentombudet har ikke instruksjonsmyndighet overfor enhetene ved UiT. 4. Studentombudet er ansvarlig for å utarbeide strategi og virksomhetsplan for studentombudsrollen. Studentombudet skal besørge planlegging og daglig drift av egne arbeidsoppgaver i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og interne rutiner. 5. Studentombudet skal bidra til at saker kan løses nærest der de oppstår; dvs. på lavest mulig nivå i organisasjonen. Studentombudet har ikke myndighet til å avgjøre saker, og er heller ikke en klage- eller ankeinstans for saker som er behandlet og avgjort av andre enheter eller beslutningsorganer ved UiT. 6. Studentombudet skal årlig rapportere om sin virksomhet til rektor ved at det utarbeides årsrapporter. Disse skal legges frem for Universitetsstyret som orienteringssak. Rektor orienteres fortløpende om spesielt alvorlige saker, eller saker som er av prinsipiell betydning. 7. Studentombudet kan på eget initiativ fremme saker direkte for Universitetsstyret. Studentombudet vil kunne være en viktig bidragsyter i å informere om deler av det interne kontrollsystemet ved UiT. 8. Studentombudet kan på eget initiativ kontakte institutt og/eller fakultet for å informere om episoder av lignende karakter som er lagt frem for studentombudet. 9. Studentombudet mottar halvårlig rapportering om omfanget av ulike typer saker behandlet gjennom tillitsvalgte studenter, UiTs Si fra-system og andre relevante instanser

25 10. Studentombudet kan selv avgjøre om hun/han vil bistå en student i en sak eller ikke. Det skal alltid gis en begrunnelse når ombudet avslår å bistå i en sak, og avslaget kan ikke overklages. 11. Studentombudet har bare innsyn i den enkelte saks dokumenter i den grad studenten det gjelder har gitt samtykke til innsyn. Studentombudet har taushetsplikt etter Forvaltningsloven 13 om alle forhold hun/han blir kjent med gjennom sitt virke

26 Orientering Leder Kjære parlamentsvenner, long time no see! Siden sist har vi I AU hatt meget høy arbeidsbelastning. TSI var, som de fleste sikkert har fått med seg arrangør for studentlekene, et bra arrangement. I den forbindelse var jeg og Reidun frivillige i kiosk på arrangementet. Vi har gjort en solid jobb sammen med kontrollkomiteen med å revidere studentparlamentets vedtekter. Det har gått med mye tid på å forberedelser til landsmøtet til Norsk Studentorganisasjon. Blant annet så har jeg bistått delegasjonsleder med organisering i forbindelse med landsmøtet. Jeg har vært i ås på U-nettverksmøte, hvor vi diskuterte sakene som skal opp på landsmøtet til NSO. Vi har også hatt besøk av NTNU. Her utarbeidet vi en resolusjon om pedagogisk merittering. Det er viktig at vi får vedtatt nasjonal politikk på at undervisningen i UH-sektoren skal bli bedre. Vi i AU arrangerte et seminar for studentorganisasjonene. Seminaret ble vellykket, og vi fikk gode tilbakemeldinger i etterkant. På seminaret holdt jeg et innlegg om det å være student i en ny by, og hvordan det står til med studentenes psykiske helse. Tanken her er at studentorganisasjonene er en nøkkel i å få ned andelen studenter som føler seg ensomme i studietiden. Vi fikk også komme å møte de nytilsatte viserektorene, her holdt jeg en kort presentasjon om studentdemokratiet ved UiT, og vi avtalte at vi skulle ha et godt samarbeid i året som kommer. 26

27 Noe tid har også gått til å følge opp den nye utdanningspolitiske i AU. Dette har vært en særdeles enkel oppgave. For en stund tilbake vedtok studentparlamentet en resolusjon om akademisk dugnad. Dette er noe administrasjonen fikk med seg, og jeg ble i den forbindelse spurt om å holde appell på UiTs arrangement om akademisk dugnad. Jeg fikk her rettet litt fokus på de gode tiltakene som gjøres av studentene selv. Jeg pekte også på viktigheten av at universitetene tar dette samfunnsansvaret. UiT har også hatt sin årlige årsfest, hvor jeg holdt jeg tale. Tema jeg tok opp var årets tildelinger av studentboliger det vises at det satses på nord som kunnskapssenter. Og jeg utfordret UiT på å arbeide for en felles UiT identitet nå etter fusjonen. Pluss at jeg skrøt en hel del, da spesielt av at UiT fokuserer så mye på å forbedre undervisningen, årsfest er årsfest. Jeg og Marte har vært i Oslo å deltatt på innspillseminar i regi av NSO og KD om den kommende stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning. UiO hadde SP-valg i perioden vi var der, og vi brukte kvelden vi kom på å dra på Chateu Noef for å se listedebatten deres. Jeg og nestleder har arrangert og organisert valgdebatt mellom listene til studentparlamentsvalget. Jeg har deltatt på to super SU møter hvor jeg orienterte om det da kommende SP-valget. Mye tid har egentlig gått med til å promotere, og mobilisere til valget. Noe som viste seg å gi resultater; REKORDOPPSLUTNING FOLKENS! Det er mange som har bidratt til dette resultatet, og jeg vil rette en ekstra takk til listerepresentantene som virkelig har stått på. Det gjør meg så stolt! 27

28 Orientering Nestleder Ærede parlament, takk for sist! Perioden siden forrige parlamentsmøte har bydd på spennende og varierte arbeidsoppgaver. Torsdag 10. mars skal holdt jeg et innlegg på Det 75. Norske Bibliotekmøte om hvordan det er å være student i en digital hverdag. I mitt innlegg la jeg vekt på at dagens studentgenerasjon er vant med utvidet bruk av digitale hjelpemidler i utdanning, men sitter igjen med en følelse av at bruken av disse stagnerer på universitetet. Videre la jeg vekt på alle mulighetene digitale hjelpemidler byr på for å spre kunnskap og å heve kvaliteten i utdanningen. Eksempler på dette kan være utstrakt bruk av strømming, podcast, interaktive former og digitale verktøy med relevans for arbeidslivet. Påfølgende uke var det duket for et av årets store høydepunkt i en karrierepolitisk sammenheng; Peter F. Hjort-seminaret. Nestleder har, som tidligere orientert, vært med i referansegruppen for planleggingen av seminaret, og var også forespurt om å holde avslutningsinnlegget for seminaret. I mitt avslutningsinnlegg la jeg vekt på Arbeidsutvalgets ønske om en sterkere tilknytning til arbeidslivet, og at universitetet og arbeidslivsaktører i Nord-Norge spesielt må finne sammen. I forlengelsen av dette oppfordret jeg alle bedrifter og offentlige virksomheter å se på studenter som en ressurs, og gi studentene en sjanse gjennom oppgavesamarbeid, internships etc. Seminaret for øvrig var en stor suksess, og antall påmeldte har økt dramatisk siden 2015, og blitt fulltegnet tidligere. Dette tyder på en økende interesse for hva UiT har å tilby landsdelenes arbeidsliv, noe nestleder mener er særdeles positivt også for studentene ved UiT. Seminaret hadde for øvrig også en egen arbeidsøkt med tema oppgavesamarbeid med arbeidslivet, med deltagere både fra studenter, akademia og arbeidsliv. Virkelighetsforståelsen er lik, og det er enighet om at alle har noe å tjene på et tettere samarbeid. Gjennomgående for perioden har Arbeidsutvalget sett på muligheter for å øke valgoppslutningen rundt. For nestleders del har dette innebåret design av plakat med Arbeidsutvalgets eminente grafiske designer, Reidun Heggen, samt gjort spvalg.no-siden så brukervennlig og interessant som mulig. Arbeidsutvalget er fornøyd med den dramatiske økningen i oppslutning, opp fra 1500 til 2100, og håper dette tallet er bærekraftig i årene 28

29 fremover. I forbindelse med offentliggjøringen av valgresultatet sendte nestleder ut pressemeldinger til mediene, og fikk oppslag på itromsøs nettutgave, samt radioinnslag på NRK Troms. I min funksjon som styremedlem av universitetsbiblioteket ble jeg orientert om at det i tilknytning til universitetsbibliotekets hovedbygg skal komme et infotorg / ekspedisjon. I utgangspunktet skal dette være et infotorg for HSL-studenter spesielt, men gitt infotorgets sentrale plassering vil det være et sted for praktiske henvendelser på tvers av fakultetstilhørighet. Har du en sak du vil drøfte? Ta kontakt! «What we do now echoes in eternity» - Marcus Aurelius Emil Ellefsen, nestleder@sp.uit.no tlf:

30 SAK AU/1516 Til: Studentparlamentets representanter Møtedato: Orientering fra Velferds og Finnmarksansvarlig Ærede parlament Siden forrige parlamentsmøte har jeg hatt flere møter i kvalitetsutvalget ved IRS fakultetet hvor vi blant annet har diskutert tillitsvalgtkurs og semesterstarsåpning. Videre har jeg også hatt flere campusmøter med ledelsen på IRS fakultetet hvor det ble diskutert både hvordan det nye campusrådet, samt campusmøtet vil se ut etter sommeren. Arbeidsutvalget har vært i møte med Lena i samskipnaden angående studentundersøkelsen. Undersøkelsen viste både mye positivt, men man ser at vi fortsatt har mye forbedringspotensialet noen steder. Den 17 mars hadde vi organisasjonsseminar på Driv og det var en solid suksess spør du meg. Dette er noe jeg mener burde bli en årlig happening, og noe jeg også skal sørge for at vi får på plass i Finnmark! Jeg har også vært på regions møte til NSO i Bodø. Nord Universitet har et fint campus i Bodø, men kollektivtransporten var ikke akkurat noe å skryte av. Ellers har mye av tiden gått til vårfordelingen av semesteravgiften. Komiteen har hatt tre møter før vi kom fram til endelig innstilling, og jeg vil som ved sist fordeling gi skryt komiteen, for gode og konstruktive møter! Jeg håper parlamentet stiller seg positivt til innstillingen fra komiteen, og at dere ser at vi har gjort en grundig jobb ved denne fordelingen. Bortsett fra dette har jeg jobbet med mine daglige administrative kontoroppgaver, samt fortsatt arbeidet med Studenttinget i Finnmark. Stine-Andrea Hasselberg velferd@sp.uit.no Tlf:

31 Orientering utdannings- og internasjonaliseringsansvarlig Ærede parlament Dette er min første orientering etter at jeg tok over som utdannings- og internasjonaliseringsansvarlig etter Hanna Bakke-Jensen den 29. februar. Jeg ønsker å takke Studentparlamentet for tillitten og resten av arbeidsutvalget for god oppfølging og overlapp. Den første uken ble hovedsakelig brukt til innføring i arbeidet, gjennomgang av tidligere sakspapirer, meldinger og rapporter, samt arbeidsprogrammet og Hannas årsrapport for å få overblikk i pågående arbeid og hva som måtte arbeides med videre. Strategisk Utdanningsutvalg har hatt et møte siden forrige parlamentsmøte. Dette møtet ble avholdt 29. mars og hadde hovedtemaene studentenes livs- og studiemestring, Samskipnadens velferdstilbud og innspill til stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning. Avdelingsleder for studenthelse og studentrådgivingen presenterte arbeidet med tiltak for å sikre god livs- og studiemestring hos studentene. Samskipnaden startet derfor «prosjekt gjennomstrømming» på Campus Harstad og prosjektet «En dør inn» for å fange opp studenter som har det vanskelig så tidlig som mulig, for å øke gjennomstrømming og hindre frafall. Samskipnaden presenterte sitt velferdstilbud sett i sammenheng med utvikling av campusene på UiT. Hvilke problemer de ulike campusene står overfor og hvilke grep som skal settes i gang. Den siste saken som ble tatt opp er at institusjonen ble invitert til å komme med innspill til stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning. I bestillingen var det formulert spørsmål rettet mot UiTs eget arbeid og synspunkter på departementets styring for kvalitet og nasjonale tiltak. Innspillene tok utgangspunkt i institusjonens egen strategiske profil gjennom «Drivkraft i Nord», digitaliseringsstrategien og rapporten «Innsats for kvalitet» som omhandler pedagogisk merittering. Den 7. april var Aurora og jeg på innspillseminar med NSO og Kunnskapsdepartementet, for å gi innspill til stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning. Dette var et veldig lærerikt seminar med innlegg fra tillitsvalgte i NSO, studenter fra andre institusjoner og Torbjørn Røe Isaksen. 31

32 1. april deltok jeg på et halvdagsseminar om digital eksamen med fagansatte på UiT. Dette seminaret ble også streamet til ansatte i Alta, Harstad og Narvik. Der holdt jeg et innlegg om digital eksamen sett fra et studentperspektiv og studentenes visjoner for digital eksamen i fremtiden. Digitaliseringsutvalget har møttes tre ganger henholdsvis 4. mars, 20. mars og 8. april. Arbeidet i utvalget har på disse møtene bestått av å videreutvikle og ferdigstille digitaliseringsstrategien. Denne er nå ferdig og utvalget har skrevet et oversendelsesnotat til ADM2020, som skal sende strategien på høring og fremme saken for Universitetsstyret. Samarbeidet med IT-avdelingen fortsetter godt og jeg har hatt to møter med de siden jeg tok over. I disse møtene har vi sett på studentprint, ny læringsplattform og studentappen. Arbeidet med studentprint er snart ferdig og studentprint med farge vil være tilgjengelig fra semesterstart. På siste møte fikk vi første utkast av en betalingsmodell for denne ordningen. Forslaget var at studenter skal få en viss sum hvert semester på studentkortet for print, der en fargeprint tilsvarer ca. ti sort/hvitt print. Forslaget på betalingsmodellen jobbes videre med, og et nytt forslag skal fremstilles på neste møte. Gjennom samarbeidet med IT-avdelingen har studentene blitt invitert med i referansegruppen for nytt LMS og referansegruppen for studentapp. Jeg har vært i et møte med hver av disse referansegruppene. Første møtet i referansegruppen for nytt LMS gitt ut på praktisk informasjon om referansegruppen og våre forventninger til det videre arbeidet. Alle deltakerne i gruppen arbeider nå med behovsbeskrivelser til den nye læringsplattformen til neste møte. Jeg har sammen med Reidun vært i skypemøte med referansegruppen til studentappen. Der diskuterte vi nåværende funksjoner i appen, viktigheten av disse, design og hva studentene ønsker skal legges til i appen. Det ble foreslått podcast av forelesninger i offlinemodus, mazemap, link til Oria og Dropbox, varslingssystem på timeplan, e-post og frontermeldinger og informasjon fra UiTs inforsjermer på startsiden av appen. Læringsmiljøutvalget har hatt et møte den 8. april. Der fikk vi presentert resultatene fra Samskipnadens brukerundersøkelse. Studentundersøkelsen viser studentenes kundetilfredshet av Samskipnadens velferdstilbud og tjenester. Vi startet også arbeidet med revisjonen av læringsmiljøhåndboken for studenter. Dette for at håndboken skal passe til alle studenter på ulike campus etter fusjonen. Mvh Marte Seland Utdanningspolitisk- og internasjonaliseringsansvarlig 32

33 33

34 Orientering fra Forsknings- og likestillingsansvarlig Ærede parlament Perioden fra 2.mars til 20. april har vært en travel periode, og jeg har hatt mange ulike oppgaver. Det har vært en del møtevirksomhet, og reising i forbindelse med landsmøtet til Norsk Studentorganisasjon. Jeg har også hatt noe fravær pga. sykdom. Jeg har deltatt på møter i forskningsstrategisk utvalg og læringsmiljøutvalget. På møte i læringsmiljøutvalget fikk vi presentert studentsamskipnadens brukerundersøkelse, og vi diskuterte også tilrettelegging ved eksamen. Hvordan kan tilretteleggingen for studentene bli mer hensiktsmessig enn den er i dag, og hvor strengt skal reglene rundt tilrettelegging praktiseres? Jeg har jobbet med promotering av akademisk dugnad, og fikk holde et kort innlegg om dette på UiT-frokosten. I tillegg har jeg vært i møte med rektoratet, og AU fikk også møte viserektoren ved Narvik og Harstad. AU har arrangert organisasjonsseminar, som det virket som flere organisasjoner dro nytte av, og jeg har deltatt i arbeidet med gjennomføring og planlegging av dette seminaret. Videre har jeg også deltatt på frokostens dag, årsfesten til UiT og åpningen av kulturkjelleren på studentsamfunnet Driv. På Super SU-møte 30.mars diskuterte vi fakultetsvalg og hvordan Studentutvalgene, som har sitt utspring fra fakultetene, skal forholde seg til de nye campusutvalgene i Harstad, Narvik og Alta, som vil være tverrfakultære. Det ble også snakket om valget til Studentparlamentet. Jeg har vært i møte med Debutuka, og diskutert samarbeidsområder. Rent administrative oppgaver har gått ut på å designe plakatene for studentparlamentsvalget, og å hjelpe Aurora med taler. Jeg håper alle har hatt en fin påske og vil gratulerer alle med rekordoppslutning i valget. Med kameratslig hilsen Reidun Heggen Med ansvar for Forskningspolitikk og likestillingsansvarlig UiT Norges Arktiske Universitet 34

35 Orientering fra styrelederen i Norges Arktiske Studentsamskipnad Det skjer mye spennende rundt omkring i Samskipnaden. Alt fra faglig påfyll til de som jobber med studenthelse i Narvik og Harstad, til nye Kettlebells og romaskin på studenttreningssenteret i Alta. Det var også veldig artig å se at fire av våre serveringssteder kom på topp 10 i TNS Gallup sin undersøkelse over de mest populære serveringsstedene i samskipnader. Hvor kaffebaren C8H10N402 og Bazinga tok 1. og 2. plassen. Vi har hatt offisiell åpning av Kulturkjelleren på Driv hvor forskjellige studentorganisasjoner allerede har funnet seg godt til rette. Sist men ikke minst så har styret i Norges arktiske studentsamskipnad vedtatt å sette i gang bygginga av det etterlengtede Kraft II i Tromsø. Spaden settes i jorda allerede nå i juni, og det skal etter planen være ferdig i september neste år. Med det nye bygget på plass øker det totale idrettstilbudet fra 2500 m2 til 7900 m2. Og det er ikke lite vi studenter kan glede oss til. Det nye bygget vil inneholde en ny flerbrukshall med tribunekapasitet, spesialiserte saler til yoga, kampsport og slyngetrening, større gruppetreningssaler og økt kapasitet for egentrening i styrke- og kondisjonsrom. I tillegg vil det være en betydelig forbedring av garderobefasiliteter, blant annet med badstu, og det blir plass til et møte- og undervisningsrom. Litt lengre frem i tiden planlegger studentidretten også å opprette et buldrerom til den økende andelen klatrere på Kraft. Bygget vil også huse eksterne leietakere, blant annet et mye etterspurt fastlegesenter for studentene, og undervisnings- og eksamenslokaler for UiT. Vi har styremøte i Samskipnaden 25. april. Hva vi blir enige om der kan jeg snakke mer om når vi møtes den 27. april. Beste ønsker Styreleder i Norges Arktiske Studentsamskipnad Johannes Utvåg johannesutvaag@gmail.com 35

36 SAK Til: Studentparlamentets representanter Møtedato: Ansvarlig: AU Fordeling av semesteravgift Vårfordelingen Semesteravgiftskomiteen har mottatt søknader for totalt kroner til vårfordelingen av semesteravgift, fordelt på 20 søknader. Gjenstående til fordeling var kroner Komiteen har behandlet søknadene i fire møter over perioden mellom 1. og 20. april. Semesteravgiftskomiteen har for vårfordelingen av semesteravgiften lagt til grunn at man ønsker å tildele midler som skaper aktivitet, ikke for at studentorganisasjoner skal bygge opp egenkapital. Derfor har vi lagt inneværende balanse til grunn og redusert tildelinger til organisasjoner som innehar det komiteen anser som en uhensiktsessig stor egenkapital. At studentorganisasjoner har en økonomisk buffer har komiteen forståelse for, og at denne avhenger etter aktivitetsnivå har blitt tatt høyde for i tildelingen. Det skal allikevel ikke være slik at egenkapitalen stadig øker som følge av årlige overføringer av velferdsmidler. Komiteen ser det ikke som hensiktsmessig at overførte midler som skal gagne studentvelferden står ubrukt. De tildelte midlene skal føre til økt studentvelferd for studentorganisasjoner medlemmer og bidra til studentmiljøet ved UiT Norges arktiske universitet. Komiteen har brukt til dels svært mye tid på å hente inn manglende informasjon fra søkerorganisasjonene. Det er viktig for komiteen å understreke at det store flertallet av søkerorganisasjoner til slutt har klart å levere nødvendig dokumentasjon. Komiteen vil likevel presisere at studentorganisasjonene er nødt til å innskjerpe sine rutiner rundt å levere dokumentasjon sammen med søknadene. For å kunne behandle søknadene er det en forutsetning at komiteen har tydelige budsjett og fullstendige regnskap å ta stilling til. Komiteen ser det som unødig tidsspille å måtte bruke mye tid på å hente inn manglende informasjon. I tillegg til at det fører til at arbeidet med fordelingen trekker ut i tid, går det også ut over de organisasjonene som ikke klarer å gi gode nok redegjørelser. Nedenfor presenteres komiteens vurdering av hver enkelt søknad, etterfulgt av en tabell hvor totalen for fordelingen fremgår. Arctic Sector Arctic Sector har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen mener organisasjonen redegjør greit for sine planlagte aktiviteter i søknaden. Søknaden er oversiktlig og 36

37 gir et godt bilde av den økonomiske situasjonen i foreningen. Komiteen foreslår at den innvilges med omsøkt sum. Børsklubben Børsklubben har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Foreningen oppgir i søknaden sin at de regner med å ha kroner i egenkapital ved semesterstart skoleåret 2016/2017. Komiteen mener søknaden er oversiktlig og redegjør godt for planlagte aktiviteter. Samtidig mener komiteen at organisasjonen bør bruke av sin oppsparte egenkapital til å finansiere aktiviteter. Komiteen foreslår at søknaden innvilges med kroner. Filosofisk filmklubb Filosofisk filmklubb har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. I foreningens regnskap fremgår det at de har en egenkapital på drøyt kroner. Komiteen mener foreningens søknad er oversiktlig, og at budsjett og regnskap tegner et godt bilde av foreningens planer og økonomiske situasjon. Komiteen mener foreningen bør bruke av sin egenkapital til å finansiere aktivitet, og innstiller på at søknaden innvilges med kroner. FN-studentene FN-studentene har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen mener søknaden redegjør greit for foreningens aktivitetsplan for det neste året. Foreningen oppgir å ha en egenkapital på ca kroner ved inngangen til Komiteen mener foreningen bør bygge ned sin egenkapital og finansiere deler av aktiviteten gjennom å bruke egne midler. Komiteen foreslår at søknaden innvilges med kroner. Forenede studenters sammenslutning av de gode ganer Forenede studenters sammenslutning av de gode ganer har søkt om kroner fra semesteravgiften. Komiteen mener søknad og budsjett redegjør for planlagt aktivitet på en god måte, og at regnskapet er ryddig. Komiteen mener at foreningen bør bygge ned sin egenkapital, og ønsker heller ikke å støtte opp om innkjøp av gensere til foreningen. Søknaden foreslås innvilget med kroner. HHT-dagen HHT-dagen har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Foreningen har levert en ryddig søknad, hvor de redegjør for sin økonomiske situasjon og sine økonomiske behov. Støtten fra semesteravgiften utgjør en relativt liten del av budsjettet til HHT-dagen, som for en stor del er eksternt finansiert. Komiteen foreslår at søknaden innvilges med omsøkt beløp. Høyres studenter Høyres studenter har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Søknaden redegjør greit for foreningens økonomiske situasjon og økonomiske behov. Foreningen har noe egenkapital som komiteen mener bør inngå i driften. Søknaden foreslås innvilget med kroner. Imladris Imladris søker om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen mener at Imladris har levert en ryddig søknad, hvor de redegjør greit for sin økonomiske situasjon og sine økonomiske behov. Foreningen oppgir å ha en oppspart egenkapital på noe over 9000 kroner. Komiteen foreslår at søknaden innvilges med kroner. 37

38 Moderat Liste/Sosialdemokratene/Sosialistisk studentlag Semesteravgiftskomiteen har ønsket å likebehandle de politiske listene. Komiteen mener alle listene har levert ryddige søknader med oversiktlige budsjett og regnskap. Det har vært et ønske fra komiteens side at listene skal ha omtrent lik økonomisk situasjon, komiteen foreslår derfor at alle organisasjonene skal ha rundt kroner å drifte for i det neste året. Det foreslås at søknadene fra Moderat Liste og Sosialdemokratene innvilges med kroner, og søknaden for Sosialistisk studentlag innvilges med kroner. Naturvernstudentene Naturvernstudentene har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Naturvernstudentene er en ny organisasjon som søker om oppstartsstøtte fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen synes det er vanskelig å bedømme det planlagte aktivitetsnivået i organisasjonen ut fra søknaden, og ønsker derfor ikke å innvilge den i sin helhet. Søknaden foreslås innvilget med kroner. Ruphus Ruphus har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen mener Ruphus har levert en ryddig søknad hvor aktivitetsnivå og økonomisk situasjon klart fremgår. Foreningen har noe egenkapital, som komiteen mener bør inngå i driften. Det er komiteens anbefaling at foreningen bruker disse pengene til å øke aktivitetsnivået sitt. Komiteen foreslår at søknaden innvilges med kroner. Samisk studentforening Samisk studentforening har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. Komiteen mener søknaden er mangelfull. Det er vanskelig for komiteen å få noen god forståelse av den økonomiske situasjonen i foreningen. Foreningen oppgir å ha drøyt kroner i egenkapital. Komiteen foreslår likevel at søknaden innvilges med kroner. StartUiT Start UiT har søkt om kroner fra semesteravgiftsmidlene. StartUIT har levert en ryddig og oversiktlig søknad, som redegjør godt for aktivitetsplaner og den økonomiske situasjonen i foreningen. Komiteen foreslår at søknaden innvilges som omsøkt. Studenter med Haiti Studenter med Haiti har levert en todelt søknad, hvor de søker om kroner i driftsstøtte samt kroner til festivalen Fieldgood. Komiteen mener søknadene er gode og redegjør godt for organisasjonens behov. Komiteen har vanskelig for å se at Fieldgood-festivalen primært er et studentvelferdstiltak, og har derfor vanskelig for å støtte opp om den. Komiteen mener likevel intensjonen bak festivalen, nemlig å skape blest rundt Studenter med Haitis arbeid, er viktig, og foreslår derfor at organisasjonen totalt sett innvilges kroner i støtte. Studentforening UNIS Studentforeningen på UNIS har søkt kroner fra semesteravgiftsmidlene. Semesteravgiftskomiteen mener søknaden er veldig god og gjennomarbeidet. Det er likevel vanskelig for komiteen å se at de tiltak som er omsøkt er tiltak som bør finansieres over semesteravgiften til UiT-studentene. Til tross for at det store flertallet av UNIS-studenter er 38

39 registrerte ved UiT, er de fleste kun på korte opphold på Svalbard. Komiteen ønsker likevel å tildele noe velferdsmidler til UNIS-studentene, og foreslår at de tildeles kroner. Studentmållaget Mållaget har søkt studentparlamentet om kroner i støtte fra semesteravgiftsmidlene. Mållaget har i sitt regnskap for foregående år opplyst å ha gått ca kroner i overskudd. Komiteen mener organisasjonen bør la oppsparte midler inngå i drift, og foreslår at søknaden innvilges med kroner. YATA Yata har søkt om kroner i semesteravgiftsmidler. Søknaden er svært grundig og danner et godt grunnlag for komiteens vurdering. Foreningen oppgir å ha en egenkapital på ca kroner per Semesteravgiftskomiteen mener egenkapitalen bør inngå i drift. Søknaden foreslås innvilget med kroner. STUDENTKRIK Komiteen mottok søknaden fra StudentKRIK 11 dager etter søknadsfristens utløp, og har dermed ikke realitetsbehandlet den. Rent praktisk innebærer det at søknaden innstilles innvilget med 0 kroner. 39

40 Organisasjon Søkt om Innstilles tildelt Fikk i 2015 ARCTIC SECTOR BØRSKLUBBEN FILOSOFISK FILMKLUBB FN-STUDENTENE FORENEDE STUDENTERS SAMMENSLUTNING HHT-DAGEN HØYRES STUDENTER IMLADRIS MODERAT LISTE NATURVERNSTUDENTENE RUPHUS SOSIALDEMOKRATENE SOSIALISTISK STUDENTLAG (SSL) SAMISK STUDENTFORENING START UIT STUDENTER MED HAITI STUDENTFORENING UNIS STUDENTMÅLLAGET YATA STUDENTKRIK OPPSTARTS/ARR.STØTTE RESTEN AV ÅRET TOTALT TOTALT TIL FORDELING DIFFERANSE/TIL FORDELING HØST INNSTILLING TIL VEDTAK: Studentparlamentet vedtar fordeling av semesteravgiften slik den fremgår av saksdokumentet. 40

41 SAK 73/1516 Til: Studentparlamentets representanter Møtedato: Ansvarlig: AU Økning av semesteravgift. Semesteravgiften for studenter ved UiT utgjør i dag kr 470,-. Dette beløpet har vært uforandret siden semesteravgiften sist ble endret i 2012, med virkning fra vårsemesteret Semesteravgiften er en studentavgift som skal bidra til velferd for studentene, og disponeres av studentsamskipnadene. For studenter tilhørende UiT Norges arktiske universitet, er det Norges arktiske studentsamskipnad (Samskipnaden) som disponerer semesteravgiften. Samskipnaden øremerker blant annet store deler av den årlige potten til fordeling hos studentparlamentet. Det foreslås å øke semesteravgiften med kr 80,- til kr 550,- fra og med høstsemesteret Med en total studentmasse på omkring , vil en slik økning tilsvare at det totale beløpet øker med omkring 2,4 millioner kroner årlig (ca 17 %). Det vil gi mer midler til fordeling hos studentparlamentet, dekke inn en generell økning i pris- og lønnsvekst forbundet med studentrådgivinga, samt bidra til å realisere de økte kostnadene i forbindelse med investeringen i Kraft II. Økningen tenkes også å dekke deler av den nyopprettede stillingen til leder for studentvelferd. Her følger en orientering om hvordan semesteravgiftsmidlene har vært fordelt de siste årene, og om hvordan det tenkes å disponere de økte midlene. Orientering om hvordan semesteravgiftsmidlene fordeles Semesteravgiften er en lovpålagt avgift for studenter i Norge. Avgiften betales inn til en studentsamskipnad og brukes på tiltak som skal forbedre velferdstilbudet for de tilknyttede studentene. Beløpet og bruken av semesteravgiften bestemmes av styret i Samskipnaden, men endringer i beløpet skal godkjennes av Kunnskapsdepartementet. Semesteravgiftsmidlene som disponeres av Samskipnaden har vært fordelt etter en forholdsvis fast fordelingsnøkkel de siste årene. Hovedprinsippet er at midlene skal gå tilbake til velferdstilbud til studentene. Samskipnaden bruker ikke midlene til å dekke administrasjon eller andre driftskostnader hos Samskipnaden. Midlene går heller ikke til å subsidiere lavere priser i for eksempel studentboliger eller -kafeer. Derimot har det vært en god praksis at store deler av midlene fordeles av studentparlamentet til 41

42 studentorganisasjoner og foreninger. Dette er stor forskjell i denne praksisen mellom de forskjellige studentsamskipnadene i landet. I 2015 kom det inn omtrent 11 millioner i semesteravgiftsmidler. Av disse ble i underkant av 5 millioner (kr ) satt av til Studentparlamentet, som så fordelte summen til studentorganisasjonene. Det øvrige beløpet gikk til studentrådgivinga inkl. helsestasjon (kr ), avsetning til investeringer i studenthus (kr ), styrking av psykolog- og helsetilbud (kr ), barnehagetilskudd (kr ) og medlemskontingent til NSO(kr ). I kakediagrammet nedenfor visulaliseres denne fordelingen for Det som er merket med *, er midler som har vært til fordeling hos studentparlamentet. Budsjettet for semesteravgiften i 2016 inkluderer også campus Harstad (campus Narvik har lagt eget budsjett for 2016, og inngår derfor ikke i denne oversikten). Det er budsjettert med totale semesteravgiftsmidler på kr Disse midlene er fordelt på følgende måte i budsjettet: 42

43 Disponering av økning i semesteravgift Med en total studentmasse på opp mot studenter, vil en økning i semesteravgiften på kr 80/semester, tilsvare en total økning i semesteravgiftsmidlene på kr 2,4 millioner/år. Disse midlene foreslås disponert på følgende måte (merk at beløpene nedenfor forutsetter studenter): 1. Fordeling hos studentene Kr av den totale økningen på kr foreslås øremerket til fordeling hos studentene ved de forskjellige campus etter følgende nøkkel (basert på studentmassen ved de forskjellige campus): Campus Alta, Narvik og Harstad: kr ,- x 3 = kr ,- Campus Tromsø kr ,- 2. Kraft II For å realisere økningen i investeringen i Kraft II, foreslås det å øremerke kr ,- av økningen i semesteravgift til dette prosjektet. Samskipnaden har sammen med studentene jobbet for å få til flerbrukshallen Kraft II i Tromsø i flere år, og endelig ble det denne våren besluttet i styret til Samskipnaden at prosjektet skal realiseres. Det er planlagt byggestart sommeren 2016, og bygget skal stå klart i september Økte kostnader studentvelferd De resterende kroner foreslås disponert til økte kostnader innen studentvelferd. Spesielt gjelder det lønns- og prisjustering for studentrådgivinga, samt dekning av deler av stillingen til leder for studentvelferd. 43