Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord KRYSS Revisjon

Transkript

1 Den gode dialogen mellom Revisor, Kontrollutvala og Fellesnemnda for etablering av nye SUNNFJORD KOMMUNE REVISJON AV FELLESNEMNDA FOR SUNNFJORD KOMMUNE Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord KRYSS Revisjon Revisjonsoppdrag overfor Fellesnemnda for samanslåing av Kommunane Jølster, Førde, Gaular, Naustdal etablering av SUNNFJORD kommune Vedtak om val av KRYSS Revisjon som revisor; Kommunestyra i Jølster, Gaular, Naustdal og Bystyret i Førde Fellesnemnda for SUNNFJORD kommune SUNNFJORD KOMMUNE frå 1. januar

2 Revisor for fellesnemnda Tilsyn med fellesnemnda sitt virke fram til ny kommune er etablert Inndelingslova, Kommunelova, med tilhøyrande forskrifter 10 blei til 4 Intensjonsavtalen vedteken juni

3 Folkeavrøysting, spørreundersøkelse, Høyringsrunder Eksterne utgreiingar Folkemøter Informasjonsrudner, m.m. 3

4 Kommunen vår viktigaste velferdsprodusent - frå vugge til grav - Familierådgjeving Jormor Helsestasjon Primærhelseteneste Barnehage Grunnskule / SFO Barnevern Ungdomsarbeid Sosialteneste Kultur Skatt / Eigedomsskatt Arealplanlegging Byggjesaker, gebyr Kommunale vegar Vatn- og kloakk, renovasjon Brannvern, skog, landbruk Heimetenestene Open omsorg / Heimehjelp Heimesjukepleie Helse-/Omsorgsbustader Aldersheim / Sjukeheim Kyrkje/Kyrkjegardar 4

5 NKRF på vakt for fellesskapet sine verdiar KOMMUNESAMANSLÅING ENDRINGSPROSESSEN - KONSEKVENS FOR REVISJON OG TILSYN Endra risikobilde - nokre risiko- og fokusområder Intern kontroll Rutiner går i «oppløysing» Nye personar kjem inn i rollene Fokus flyttast til ein NY kommune Nye system/programvarer (fleire nye samtidig/på ein gong) Nye oppgåver og auka kompleksitet Nedpakking og utpakking av rekneskap Fellesnemnda sitt mandat, rolle og betydning 10 5

6 Endra risikobilde, forts. Ny/endra organisering på alle nivå - endra «persongalleri» Ny politisk organisasjonsstruktur Nytt administrativt organisasjonskart Nye delegasjonsfullmakter endra rapportering Nye rutinar/endra arbeidsprosessar Nye oppgåver og auka kompleksitet Ny teknologi/nye system/nye programvarer (mykje nytt samtidig) Endring/samordning av lokale reglement (nye rutiner på alle nivå) Endring/samordning av prisar og betalingssatsar Endra/Nye eigarsstrukturar, interkommunale samarbeid Ca tilsette skal ha ny arbeidsgjevar og nye arbeidsavtaler Avviklast Ny kommune Avviklast Førde kommune driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune Jølster kommune driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune før 2017 Gaular kommune driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune Naustdal kommune driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune RISIKOVURDERINGAR 6

7 SUNNFJORD kommune Kva verdiar skal prege prosessane med å bygge ein god, ny kommune? 7

8 Tilsyn og kontroll med Fellesnemnda sitt virke Fellesnemnda får ulike tilskotsmidlar frå Staten Det skal gjerast greie for middelbruken Det er ingen spesielle reglar for rekneskapsføring, rapportering, m.v. Generelle reglar om kommunalt rekneskap, budsjett, årsberetning er i all hovudsak gjeldande, > må tilpassast korleis fellesnemnda organiserer seg Årleg rapportering rekneskap og evaluering pr , med revidert rekneskap og særskild særattestert med revisjonsrapport/-uttale. Årsrekneskap for Fellesnemnda handsamast av Fellesnemnda Årsrekneskapen for Fellesnemnda for 2019, handsamast av det nye Kommunestyret i den nye samanslåtte kommunen, innan KMD/Departementet/Fylkesmannen kjem med nærmare føringar Fellesnemnda Kommunelova: Krav om skriftleg sakshandsaming Innkallinga og saksdokumentasjon presentasjonar, utgreiingar m.v. Møteprotokollar Revisor/kontrollutval bør ha desse 8

9 Kommunereforma; >Tilskotsmidlar frå staten Fellesnemnda får ulike tilskotsmidlar frå staten Det skal rapporterast om bruken av midlane etter gjeldane ISA (internasjonal standard) Revisor skal uttale seg om middelbruken TILSKOTSMIDLAR, EINGONGSSTØTTE, REGIONMIDLAR, REFORMSTØTTE, INFRASTRUKTURMIDLAR Tilskotsmidlar, eingongsstøtte, regionmidlar, reformstøtte, infrastrukturmidlar- fellesnemnda 46,1 mill. kr. 9

10 Tilsyn og kontroll av Fellesnemnda Kommunestyret sin rolle (Kommunelova 6 og 76) Kontrollutvalet sin rolle (Kommunelova 77) Revisor sin rolle Kommunelova 78 og 79) Kva skal tilsynsorgana ettersjå? Kvifor? Kven rapporterer til kven, korleis? Dommarrolla «i samsvar med lov og regelverket» Kommunerevisjonen Revisorrolla «stadfesting av informasjon» Revisor «vitenskapeleg sanning»/verkelegheit, «forklaring fakta» Forskarrolla/Forvaltningsrevisor «hjelpe klienten til forbetringar» Konsulent-/Rådgjevarrolla 10

11 Rekneskap ved kommunesamanslåing Kommunane og kommunestyra i dei gamle kommunane må vere i funksjon t.o.m Årsrekneskapen for 2018 skal avleggast innan Årsmeldinga Årsopppgjeret for 2018 handsamast ordinært vis; Kommunestyret innan Årsrekneskapen for 2019 skal avleggast innan Årsmeldinga Årsoppgjeret for 2019 handsamast av ny kommune; kommunestyret innan > Dvs. nytt kommunestyre handsamar årsrekneskapane for kvar av dei gamle kommunane for rekneskapsåret 2019 Dagens kontrollutval i dagens kommunar handsamar årsrekneskapen 2017 og 2018 på vanleg måte Nytt kontrollutval i ny kommune handsamar årsrekneskapen for 2019, og tilrår overfor nytt kommunestyre i ny kommune. Adressat for revisjonsberetninga til Fellesnemnda sitt rekneskap Revisjonsuttale/Revisjonsberetninga adresserast til Fellesnemnda Kopi til kontrollutvalet i kvar av fusjonerande kommunar Kopi til Kommunestyret/Bystyret i kvar av fusjonerande kommunar i kva grad skal kontrollutvala i kommunane som slår seg saman, uttale seg til rekneskapen for Fellesnemnda før handsaming i Fellesnemnda? 11

12 Åpningsbalanse / Noteopplysningar og Årsmeldingane for 2019 Som grunnlag for rekneskapsføring og rekneskapsavlegging vil det vere nødvendig å etablere ein inngåande balanse åpningsbalanse i den nye kommunen pr Ein åpningsbalanse i ny kommune skal vere klar 1. mars 2020 Ein endeleg åpningsbalanse skal vedtakast av kommunestyret I noteopplysningane for dei gamle kommunane skal interne mellomverande med kommunane som slår seg saman, spesifiserast etter nærmare reglar, og avreknast i åpningsbalansen Årsmeldingane for dei gamle kommunane for 2019 skal ha i seg opplysningar om kommunesamanslåinga (frå dato for vedtak, kva har skjedd, korleis, problemstillingar, osv.) Budsjett, Økonomi- og handlingsplanar Dagens kommunestyre/bystyre vedtek årsbudsjett og Økonomi- og handlingsplanar som før for åra 2018 og 2019 Det nye kommunestyre vedtek årsbudsjettet for 2020 og Økonomi- og handlingsplan for åra , for den nye kommunen hausten 2019, dvs. innan

13 Nyval av Kommunestyre, Formannskap, og Kontrollutval (og andre utval) Nyval skjer ved kommunevalet i september/hausten 2019, og nytt Kommunestyre skal konstituere seg innan Nytt kontrollutval for ny kommune skal velgast etter val av Formannskap for ny kommune. Nyvala trer i kraft straks Dvs. at funksjonstida for nytt Kontrollutvalet for ny kommune trer i kraft straks etter at utvalet er valgt. Dei gamle kommunane politiske styringsorgana Dagens kommunar må merke seg at funksjonstida for alle politiske organ opphøyrer 31. desember 2019 Ingen politiske organ i dagens kommunar har noko mynde etter denne datoen, då ny kommunen trer inn frå og med Det er såleis veldig viktig at val av politisk organisasjonskart vert klargjort forholdsvis tidleg, og at dei politiske utval, nemnder, råd, komitèar, m.v., som skal velgast av det nye Kommunestyret etter konstitueringa , vert gjort i perioden , slik at desse er funksjonsdyktige og operative frå og med

14 Ein, ny, felles BALANSE 14

15 Instituttet for GKRS Standardsettande organ i Norge for God Kommunal Rekneskapsskikk 15

16 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i samanslåingsperioden? Pkt. 4.8 i sjekklista: «I kommuner som vil bli berørt av kommunereformen, bør tidshorisonten og innhold i overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vurderes. Det bør vurderes hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som vil være mest relevante i en slik situasjon. Kontrollutvalgene bør i denne fasen også vurdere andre kontrollvirkemidler som f.eks. orienteringer fra rådmannen og virksomhetsbesøk.» Pkt. 4.9 i sjekklista: «Istedenfor ordinær selskapskontroll for kommuner som går inn i sammenslåingsprosesser, vil det vere aktuelt for kontrollutvalget å ha fokus på kommunens strategi med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløsninger; jfr. KMD veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner», pkt » 16

17 GKRS-NOTAT, OM KOMMUNE- SAMANSLÅINGAR FASTSETT AV GKRS STYRET På lag eller motspelar? I nokre kommunar snakkar ein om «å spille på samme bane», medan ein i andre kommunar snakkar ein om «å vere i samme båt» eller 17

18 Å trekke lasset saman; ei enormt stor oppgåve å bygge ein ny felles plattform; EI NY KOMMUNE Destruktive krefter Silotenking Egosentrisk tankegang Tenke gammalt Må lukast bort tidleg i prosessen Tenke nytt Sjå moglegheitene Vere kreativ, målretta og sjå framover NESTE PRAKSIS BESTE PRAKSIS Sikre gode tenester med høg kvalitet for alle innbyggjarane! Vere ei drivkraft og eit fylkessenter i Sogn og Fjordane-regionen i det nye Vestlandet! Ei stor utfordring: Harmonisering av alle arbeidsavtaler Verksemdoverdraging etter Kap. 16 i Arbeidsmiljølova 2200 tilsette skal ha ny arbeidsavtale med ny arbeidsgjevar frå 1. januar

19 Samordning/HARMONISERING AV ALLE PLANVERK, Samfunnsplan/Arealplaner, Byggesaker, Plan og bygningslova, m. fl. Gebyrregulativet, prisar, satsar Felles reskontro Nye matrikkelnummer,? Nye G.nr. og B.nr. Eigedomsskatt, Arb.gj.avgift NEDPAKKING AV ARKIV ETABLERING AV NYTT FELLES ARKIV Nye system, nye programvarer, mange på ein gong! Dei tilsette i den kommunale revisjon har ein unik kunnskap om, og innsikt i offentleg forvaltning generelt, og i den lokale, kommunale forvaltninga spesielt. Dette har kommunane eigarskap til og må ta vare på framover! 19

20 LUKKE TIL MED ARBEIDET! 20