Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord KRYSS Revisjon

Transkript

1 Den gode dialogen mellom Revisor, Kontrollutvala og Fellesnemnda for etablering av nye KINN KOMMUNE REVISJON AV FELLESNEMNDA FOR KINN KOMMUNE Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord KRYSS Revisjon Revisjonsoppdrag overfor Fellesnemnda for samanslåing av Kommunane FLORA og VÅGSØY etablering av KINN kommune Vedtak om val av KRYSS Revisjon som revisor; Kommunestyret i VÅGSØY og Bystyret i FLORA Fellesnemnda for KINN kommune

2 Eigarkommunar; 11: Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund Kommunale særbedrifter Kommunale føretak + 11 Kyrkjelege Fellesråd Interkommunale selskap Private barnehagar, Stiftingar, Legat, m.fl. Personalstaben i KRYSS Revisjon hausten 2017 Styreleiar i KRYSS Revisjon, Trygve Jacobsen (H, Førde) Dagleg leiar/ Nestleiar / Revisjonssjef Revisjonssjef forvaltning Orienteringar konstitueran Terje Førde Charles Litsheim Nestleiar i Styret, Jorunn Ringstad (SP, Askvoll)

3 Kommunelova 1 Føremålet med denne lov er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap, og med sikte på ei bærekraftig utvikling.

4 INNDELINGSLOVA Lov om fastsetting og endring av kommune- og fylkesgrenser, Lov av , nr. 70, med seinare endringar ( Lov ; ) Fastsetting og endringar av kommunegrenser blir regulert i inndelingslova Lova gjev rammer for samanslåingsprosessar Lova har særpreg av teknisk karakter «KOMMUNANE ER EIN GRUNNLEGGANDE DEL AV INFRASTRUKTUREN I VÅRT VELFERDSSAMFUNN, OG DET ER DERFOR VIKTIG Å STYRKE LOKALDEMOKRATIET OG KOMMUNANE» (Regjeringen.no/inndelingsloven)

5 Inndelingslova 26, fellesnemnda «Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3, andre ledd, bokstav b, skal det opprettat ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Reglane i kommunelova om val og sakshandsaming i folkevalde organ er gjeldande for fellesnemnda sitt virke Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter samanslåinga. Nemnda skal i si virkeperiode gje fråsegn til Fylkesmannen om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for fellesnemnda blir fastsette i eige reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinget Fellesnemnda kan få fullmakt til å tilsette personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetting av rådmann og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan også få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld også for val av sekretariatsordning for kontrollutvalet. Eigne uttaler frå KMD, NKRF, KS og NKKF om prosessar, utfordringar, m.v.

6 Fellesnemnda Kommunelova: Krav om skriftleg sakshandsaming Innkallinga og saksdokumentasjon presentasjonar, utgreiingar m.v. Møteprotokollar Revisor/kontrollutval bør ha desse

7 KINN KOMMUNE frå 1. januar 2020

8 Revisor for fellesnemnda Tilsyn med fellesnemnda sitt virke fram til ny kommune er etablert Inndelingslova, Kommunelova, med tilhøyrande forskrifter

9 10 blei til 2 Intensjonsavtalen vedteken juni 2015

10 Folkeavrøysting, spørreundersøkelse, Høyringsrunder Eksterne utgreiingar Folkemøter Informasjonsrudner, m.m.

11 Kinn kommune er sant Stortinget vedtok i samband med handsaming av Prop. 96 S ( ), Innst. 386 S ( ) den , Endringer i kommunestrukturen i vedtak 831 følgjande: Vågsøy kommune og Flora kommune slås sammen senest fra 1. januar Bremanger består som egen kommune.

12 Kvifor Kinn eller kysten? Vi vil: - Bli ein attraktiv tilflyttingskommune - Bli den sentrale utviklingsaktøren mellom Ålesund og Bergen - Sikre gode tenester med høg kvalitet for innbyggarane - Styrke vår attraktivitet som lokalisering for næringsverksemd - Sikre ei berekraftig utvikling med målretta satsing på klima og miljø - Styrke lokal stadidentitet og fellesskapskjensle til innbyggjarane i den nye kommunen

13

14 Jølster kommune Kommunesenteret SKEI Flora kommune

15 Vågsøy kommune Gaular kommune Kommunesenteret SANDE

16

17 Kommunen vår viktigaste velferdsprodusent - frå vugge til grav - Familierådgjeving Jormor Helsestasjon Primærhelseteneste Barnehage Grunnskule / SFO Barnevern Ungdomsarbeid Sosialteneste Kultur Skatt / Eigedomsskatt Arealplanlegging Byggjesaker, gebyr Kommunale vegar Vatn- og kloakk, renovasjon Brannvern, skog, landbruk Heimetenestene Open omsorg / Heimehjelp Heimesjukepleie Helse-/Omsorgsbustader Aldersheim / Sjukeheim Kyrkje/Kyrkjegardar

18 Kommmunalt hierarki Omfattande system for å sikre orden og kontroll i kommunar og fylkeskommunar - demokratiet skal råde Informasjon og åpenheit (Kom.lova 4) Klageordningar - heri Kommunestyret sin rett til å få seg førelagt eikvar sak handsama av underordna organ ( 76) Kommunestyret sitt tilsynsansvar (Øverste tilsynsansvar) Kontrollutvalet sitt tilsynsansvar Revisjonen sin utøvande kontroll Administrasjonssjefen (Rådmannen) sin rolle - leiar av det administrative apparatet - påsjå saksutgreiing/sakshandsaming - følgje opp / iverksetting av vedtak - ansvaret for den interne, administrative kontroll - møte- og talerett i folkevalde organ (ikkje Kontrollutv.) Statleg overoppsyn - Fylkesmannen klageinstans; særlov Kommunal og Moderniseringsdepartementet

19 NKRF på vakt for fellesskapet sine verdiar

20 Kommunesamanslåing endringsprosessen - konsekvens for revisjon og tilsyn Endra risikobilde - nokre risiko- og fokusområder Intern kontroll Rutiner går i «oppløysing» Nye personar kjem inn i rollene Fokus flyttast til ein NY kommune Nye system/programvarer (fleire nye samtidig/på ein gong) Nye oppgåver og auka kompleksitet Nedpakking og utpakking av rekneskap Fellesnemnda sitt mandat, rolle og betydning 20

21 Endra risikobilde, forts. Ny/endra organisering på alle nivå - endra «persongalleri» Ny politisk organisasjonsstruktur Nytt administrativt organisasjonskart Nye delegasjonsfullmakter endra rapportering Nye rutinar/endra arbeidsprosessar Nye oppgåver og auka kompleksitet Ny teknologi/nye system/nye programvarer (mykje nytt samtidig) Endring/samordning av lokale reglement Endring/samordning av prisar og betalingssatsar Endra/Nye eigarsstrukturar, interkommunale samarbeid 2200 tilsette skal ha ny arbeidsgjevar og nye arbeidsavtaler

22 Avviklast Ny kommune Avviklast VÅGSØY kommune Driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune 2018 før 2017 FLORA kommune Driftast som før, parallellt med etablering av ny kommune RISIKOVURDERINGAR

23 Tilsyn og kontroll med Fellesnemnda sitt virke Fellesnemnda får ulike tilskotsmidlar frå Staten Det skal gjerast greie for middelbruken Det er ingen spesielle reglar for rekneskapsføring, rapportering, m.v. Generelle reglar om kommunalt rekneskap, budsjett, årsberetning er i all hovudsak gjeldande, > må tilpassast korleis fellesnemnda organiserer seg Årleg rapportering rekneskap og evaluering pr , med revidert rekneskap og særskild særattestert med revisjonsrapport/-uttale. Årsrekneskap for Fellesnemnda handsamast av Fellesnemnda Årsrekneskapen for Fellesnemnda for 2019, handsamast av det nye Kommunestyret i den nye samanslåtte kommunen, innan KMD/Departementet/Fylkesmannen kjem med nærmare føringar

24 Kommunereforma; >Tilskotsmidlar frå staten Fellesnemnda får ulike tilskotsmidlar frå staten Det skal rapporterast om bruken av midlane etter gjeldane ISA (internasjonal standard) Revisor skal uttale seg om middelbruken Tilskotsmidlar, eingongsstøtte, regionmidlar, reformstøtte, infrastrukturmidlar

25 Tilskotsmidlar, eingongsstøtte, regionmidlar, reformstøtte, infrastrukturmidlar- fellesnemnda 20,5 mill. kr.

26 Rekneskap ved kommunesamanslåing Kommunane og kommunestyra i dei gamle kommunane må vere i funksjon t.o.m Årsrekneskapen for 2018 skal avleggast innan Årsmeldinga Årsopppgjeret for 2018 handsamast ordinært vis; Kommunestyret innan Årsrekneskapen for 2019 skal avleggast innan Årsmeldinga Årsoppgjeret for 2019 handsamast av ny kommune; kommunestyret innan > Dvs. nytt kommunestyre handsamar årsrekneskapane for kvar av dei gamle kommunane for rekneskapsåret 2019 Dagens kontrollutval i dagens kommunar handsamar årsrekneskapen 2017 og 2018 på vanleg måte Nytt kontrollutval i ny kommune handsamar årsrekneskapen for 2019, og tilrår overfor nytt kommunestyre i ny kommune.

27 Adressat for revisjonsberetninga til Fellesnemnda sitt rekneskap Revisjonsuttale/Revisjonsberetninga adresserast til Fellesnemnda Kopi til kontrollutvalet i kvar av fusjonerande kommunar Kopi til Kommunestyret/Bystyret i kvar av fusjonerande kommunar i kva grad skal kontrollutvala i kommunane som slår seg saman, uttale seg til rekneskapen for Fellesnemnda før handsaming i Fellesnemnda?

28 Åpningsbalanse / Noteopplysningar og Årsmeldingane for 2019 Som grunnlag for rekneskapsføring og rekneskapsavlegging vil det vere nødvendig å etablere ein inngåande balanse åpningsbalanse i den nye kommunen pr Ein åpningsbalanse i ny kommune skal vere klar 1. mars 2020 Ein endeleg åpningsbalanse skal vedtakast av kommunestyret I noteopplysningane for dei gamle kommunane skal interne mellomverande med kommunane som slår seg saman, spesifiserast etter nærmare reglar, og avreknast i åpningsbalansen Årsmeldingane for dei gamle kommunane for 2019 skal ha i seg opplysningar om kommunesamanslåinga (frå dato for vedtak, kva har skjedd, korleis, problemstillingar, osv.)

29 Budsjett, Økonomi- og handlingsplanar Dagens kommunestyre/bystyre vedtek årsbudsjett og Økonomi- og handlingsplanar som før for åra 2018 og 2019 Det nye kommunestyre vedtek årsbudsjettet for 2020 og Økonomi- og handlingsplan for åra , for den nye kommunen hausten 2019, dvs. innan

30 Nyval av Kommunestyre, Formannskap, og Kontrollutval (og andre utval) Nyval skjer ved kommunevalet i september/hausten 2019, og nytt Kommunestyre skal konstituere seg innan Nytt kontrollutval for ny kommune skal velgast etter val av Formannskap for ny kommune. Nyvala trer i kraft straks Dvs. at funksjonstida for nytt Kontrollutvalet for ny kommune trer i kraft straks etter at utvalet er valgt.

31 Dei gamle kommunane politiske styringsorgana Dagens kommunar må merke seg at funksjonstida for alle politiske organ opphøyrer 31. desember 2019 Ingen politiske organ i dagens kommunar har noko mynde etter denne datoen, då ny kommunen trer inn frå og med Det er såleis veldig viktig at val av politisk organisasjonskart vert klargjort forholdsvis tidleg, og at dei politiske utval, nemnder, råd, komitèar, m.v., som skal velgast av det nye Kommunestyret etter konstitueringa , vert gjort i perioden , slik at desse er funksjonsdyktige og operative frå og med

32 Dommarrolla «i samsvar med lov og regelverket» Kommunerevisjonen Revisorrolla «stadfesting av informasjon» Revisor «vitenskapeleg sanning»/verkelegheit, «forklaring fakta» Forskarrolla/Forvaltningsrevisor «hjelpe klienten til forbetringar» Konsulent-/Rådgjevarrolla

33 Ein, ny, felles BALANSE

34

35 Instituttet for GKRS Standardsettande organ i Norge for God Kommunal Rekneskapsskikk

36

37

38 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i samanslåingsperioden? Pkt. 4.8 i sjekklista: «I kommuner som vil bli berørt av kommunereformen, bør tidshorisonten og innhold i overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vurderes. Det bør vurderes hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som vil være mest relevante i en slik situasjon. Kontrollutvalgene bør i denne fasen også vurdere andre kontrollvirkemidler som f.eks. orienteringer fra rådmannen og virksomhetsbesøk.» Pkt. 4.9 i sjekklista: «Istedenfor ordinær selskapskontroll for kommuner som går inn i sammenslåingsprosesser, vil det vere aktuelt for kontrollutvalget å ha fokus på kommunens strategi med sine forskjellige interkommunale samarbeidsløsninger; jfr. KMD veileder «Formelle rammer i byggingen av nye kommuner», pkt »

39 GKRS-NOTAT, om Kommunesamanslåingar fastsett av GKRs styret

40

41 Korleis forholder vi oss til endringar? Når forandringens vind blåser, setter noen opp levegger.. andre byggjer vindmøller. Korleis er dette arbeidet i Fellesnemnda?

42 På lag eller motspelar «i same båt»? I nokre kommunar snakkar ein om «å spille på samme bane», medan ein i andre kommunar snakkar ein om «å vere i samme båt» eller

43 Å trekke lasset saman; ei enormt stor oppgåve å bygge ein ny felles plattform; EI NY KOMMUNE Destruktive krefter Silotenking Egosentrisk tankegang Tenke gammalt Må lukast bort tidleg i prosessen Tenke nytt Sjå moglegheitene Vere kreativ, målretta og sjå framover NESTE PRAKSIS BESTE PRAKSIs Sikre gode tenester med høg kvalitet for alle innbyggjarane! Vere ei drivkraft og eit kystsenter i Sogn og Fjordane-regionen i det nye Vestlandet!

44 Samordning/HARMONISERING AV ALLE PLANVERK, Samfunnsplan/Arealplaner, Byggesaker, Plan og bygningslova, m. fl. Gebyrregulativet, prisar, satsar Felles reskontro? Nye matrikkelnummer, Nye G.nr. og B.nr. Eigedomsskatt, Arb.gj.avgift NEDPAKKING AV ARKIV ETABLERING AV NYTT FELLES ARKIV Nye system, nye programvarer, mange på ein gong!

45 Ei stor utfordring: Harmonisering av alle arbeidsavtaler Verksemdoverdraging etter Kap. 16 i Arbeidsmiljølova 1650 tilsette skal ha ny arbeidsavtale med ny arbeidsgjevar frå 1. januar 2020

46 Eksempel Eigedomsskatt Eksempel på utfordringar? Kommunesamanslåingar nye takstgrunnlag samordning Harmonisering av reglane for eigedomsskatt i samanslått/ny kommune

47 Arbeidsgjevaravgifta

48 Organisering av arbeidet, programorganisering gjennomføre fleire prosjekt som er gjensidig avhengig av kvarandre for å nå måla

49 Tilsyn og kontroll av Fellesnemnda Kommunestyret sin rolle (Kommunelova 6 og 76) Kontrollutvalet sin rolle (Kommunelova 77) Revisor sin rolle Kommunelova 78 og 79) Kva skal tilsynsorgana ettersjå? Kvifor? Kven rapporterer til kven, korleis?

50 Dei tilsette i den kommunale revisjon har ein unik kunnskap om, og innsikt i offentleg forvaltning generelt, og i den lokale, kommunale forvaltninga spesielt. Dette har kommunane eigarskap til og må ta vare på framover!

51 Som folkevald har ein fire roller Representasjonsrolla innbyggjaren, einskildindividet/personen, eller gruppa (ombodsrolla) Styringsrolla gjere vedtak, kontrollere Leiarrrolla - sette dagsorden, finne løysingar på utfordringar, skape aksept for valde løysingar, utvikle lokalsamfunnet, fronte saker Arbeidsgjevarrolla - Utøvast av kommunestyret/ bystyret som kollegialt organ, lokal arbeidsgjevarpolitikk, arbeidsgjevarstrategi

52 Kva verdiar skal prege prosessane med å bygge ein god, ny kommune?

53 LUKKE TIL MED ARBEIDET!

54 Kommunereforma: # Kommunesamanslåingsprosessen og rekneskapsavlegging i gamle og nye kommunar

55

56

57