MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND Møtested: Skogheim Møtedato: Tid: 09:00-15:30 Eventuelt forfall meldes til servicekontoret tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orienteringer: Rådmenn Interkommunale samarbeidsordninger (se siste sak) SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/18 18/7 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLER FRA FELLESNEMNDA 18 OG 19 JANUAR /18 18/116 OPPLEGG FOR ARBEIDET MED STRATEGISK PLAN - NOTAT 15/18 18/110 PROSJEKT OMSTILLING - MANDAT FELLESNEMNDA 16/18 18/107 SAMISK SPRÅKOMRÅDEORDNING - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST 17/18 18/105 FORNYING OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET - KOMMUNESAMMENSLÅING HAMARØY OG TYSFJORD VEST 18/18 18/104 UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDING- KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST 19/18 18/106 KOMMUNEVÅPEN - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST

2 20/18 18/108 TILTAK - UTVIKLING AV NÆRINGSLIVET I NYE HAMARØY - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST 21/18 18/112 PROSJEKTPLAN OG TILBUD HAMARØY HAVN 22/18 18/117 RAPPORT REGNSKAP /18 18/36 INTERKOMMUNALE SAMARBEIDSORDNINGER I HAMARØY OG TYSFJORD KOMMUNE Hamarøy, Jan-Folke Sandnes Leder i Fellesnemnda

3 Sak 13/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLER FRA FELLESNEMNDA 18 OG 19 JANUAR 2018 Saksbehandler: Trine Olvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/7 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/18 Fellesnemnd /18 Fellesnemnd /18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Protokoller fra møtene i Fellesnemnda 18. og 19. januar 2018 godkjennes. Saksutredning: Møteprotokoller fra Fellesnemndas møter 18. og 19. januar 2018 legges frem for godkjenning. Eirik André Hopland rådmann

4 Sak 14/18 OPPLEGG FOR ARBEIDET MED STRATEGISK PLAN - NOTAT Saksbehandler: Kurt Helge Johansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/116 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Fellesnemnda tar notat med opplegg for arbeidet med strategisk plan til etterretning. OPPLEGG FOR ARBEIDET MED STRATEGISK PLAN NOTAT Bakgrunn Fellesnemda ønsker en strategisk prosess. Hovedmålet med den strategiske prosessen er å frambringe et plan- og beslutningsgrunnlag som politikerne i Hamarøy og Tysfjord kan benytte i arbeidet med å bestemme tjenestestruktur og økonomiske rammer for de framtidige virksomhetene til «nye Hamarøy kommune». Selv om prosessen skal ta opp i seg utfordringer i samfunn og næringsliv er det evaluering av driften som har fokus i denne fasen. I arbeidet med å etablere den nye kommunen er det nødvendig med en prosess som involverer de sentrale beslutningstakerne. Den strategiske prosessen skal bidra positivt til å: Etablere ny kommune Bygge nye tjenester ut fra Hamarøy og Tysfjords vestsides tjenestetilbud Bygge tjenestestrukturstruktur Bygge faglig sterke tjenester faglig i nasjonal front Komme i gang med samfunnsoppgaver Lage et grunnlag for kommunal planstrategi til kommunestyret i «nye Hamarøy» Ideelt burde kommunen gått i gang med en planstrategi og en kommuneplan. Tiden fram mot er for knapp til å gjennomføre en prosess etter plan og bygningslovens krav. En kommunal planstrategi og en kommuneplanprosess blir en av oppgavene det nye kommunestyret må i gang med raskt. For å håndtere de kortsiktige behovene må kommunene lage en strategisk plan med fokus på driften. Samtidig kan den strategiske prosessen gi et godt grunnlag til «nye Hamarøys» kommunale planstrategi. En kommunal planstrategi skal ta hensyn til følgende: redegjørelse for utviklingstrekk og utfordringer knyttet til samfunnsutvikling og miljø, drøfting av hovedtrekkene i en langsiktig arealstrategi (prinsipper for romlig utvikling), både for å ivareta samordning, utbygging og vern av områder), vurdering av sektorenes planbehov, og vurdering av prioriterte planoppgaver og behovet for revisjon av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. Kommunal planstrategi skal ta hensyn til nasjonale planføringer og regional planstrategi. Den strategiske prosessen vil kunne gi materiale til alle kulepunktene (kanskje med unntak

5 Sak 14/18 av miljø). Når nytt kommunestyre er i funksjon kan nasjonale og regionale føringer tas inn sammen med resultatene fra den strategiske prosessen. Kommunen vil da tidlig kunne behandle en planstrategi for Metode En strategisk prosess består av tre faser: 1. Strategisk analyse, ståstedsvurderinger 2. Visjoner, mål, strategier 3. Tiltak Det finne mye tilgjengelig statistikk som beskriver kommunene. Samtidig er det behov for å få innspill fra befolkningen og andre sentrale aktører før de strategiske samlingene starter. Statistikken må suppleres med ønsker, behov og krav som befolkningen og sentrale brukergrupper har til kommunen, men som ikke kan «leses» ut av statistikken. Det arrangeres to folkemøter i forkant av prosessen og to folkemøter i etterkant. Samtidig arrangeres det møter med eldre, næringsliv og ungdomsskoleelever for å få innspill på hvordan den «nye» kommunen bør prioritere. Det lages faktaark for hvert delområde. Faktaarkene inneholder de mest sentrale nøkkeltallene, sentrale faglige utviklingstrekk, innspill fra folkemøtene og brukergruppene. På verkstedene evaluerer deltagerne de ulike virksomhetsområdene. Hvilke utfordringer står kommunen overfor i dag og hvilke utfordringer ser gruppen kommer i framtiden. Selv om det i denne prosessen vil være et driftsfokus vil sentrale samfunnsoppgaver bli berørt. Faktaarkene har noen spørsmål gruppene må svare på. Det er for å sikre at prosessen holder seg på et strategisk nivå og ikke blir for detaljert og for å sikre at alle virksomhetene behandles likt. Når faktaarkene er gjennomgått, konkluderer forsamlingen med hvilke utfordringer den nye kommunen står overfor, og hvilke planer som må utarbeides nå, og hvilke planer som det nye kommunestyre bør utarbeide. Konklusjonene på planbehovet på kort sikt vil gi visjon, mål og strategiprosessene retning og fokus slik at planene som følger i bakkant har karakter av å være handlingsprogram for de ulike delområdene. For å sikre at det samiske perspektivet blir løftet inn i evalueringen av de ulike områdene må faktaarkene inneholde spørsmål som evaluerer det framlagte materialet i forhold til sentrale samiske forhold. Verksted som metode Verksted er en direkte oversettelse av det engelske ordet «workshop», som ofte betegner et lite seminar der deltagerne gjennom sin aktivitet utgjør seminarets eller møtets innhold. En arena for kommunikativ samhandling Interaktiv samhandling mellom inviterte deltagere Får sitt faglige innhold skapt av deltagerne gjennom en organisert prosess, der hovedtrekkene er planlagt og styrt men kan og bør tilpasses den dynamiske utviklingen av saken. Verkstedsformen åpner for en kreativ og åpent utprøvende situasjon som tilfører prosessen dynamikk og nye perspektiv som er vanskelig å få til i lineære utredningsprosesser eller i byråkratiske behandlingsprosesser. Verkstedsformen åpner for å ta i bruk så vel intuisjon som kunnskap.

6 Sak 14/18 Verkstedene Det legges opp til 3 strategiske verksteder som skal få fram den overordnede strategiske planen og to oppfølgingsverksteder som skal gi de strategiske føringene på helse og omsorgssektoren og oppvekst og undervisning. Tilbakemelding fra folkemøtene og møtene med næringslivet, frivillige organisasjoner og ungdommene tas inn i faktaarkene der det er naturlig. Samling 1: Strategisk analyse/ståstedsvurdering Samisk perspektiv, demografisk utvikling, behov og kostnadsdrivere, kultur og næring Dag1: Åpning, presentasjon, gjennomgang av prosessen, kjøreregler, krav fra folkemøtene Samisk perspektiv, hva er det og hvordan skal det ivaretas? Lunsj Samisk perspektiv, hva er det og hvordan skal det ivaretas? Demografiske og økonomiske rammebetingelser Dag 2: Åpning, gjennomgang av dagens program Behov, hva påvirker kommunes behov for tjenester Faktaark /IGP (befolkningsutvikling, utvikling i demografiske kostnader, andre kostnadsdrivende faktorer, tilbakemelding fra folkemøtene) Lunsj Kultur og næring Faktaark/IGP (kultur, næring tilbakemelding fra fokusgruppeintervjuene) Oppsummering, evaluering, avslutning. Samling 2: Strategisk analyse/ståstedsvurdering, tekniske tjenester, oppvekst og undervisning, helse, omsorg, rus, psykiatri og miljøtjenesten Dag 1: Åpning, gjennomgang program Tekniske tjenester Lunsj Oppvekst og undervisning Avslutning Dag Åpning Kommunehelse, pleie og omsorg, rus og psykiatri Lunsj Kommunehelse, pleie og omsorg, rus og psykiatri, forts Hvilke planer skal utarbeides fram mot , i neste kommunestyreperiode Evaluering og avslutning

7 Sak 14/18 Samling 3 Visjoner, mål, strategier og mandat og delplaner Dag 1: Åpning Konklusjonene fra den strategiske analysen og ståstedsvurderingen Visjoner, mål, strategier Lunsj Visjoner, mål, strategier Evaluering avslutning Dag 2: Åpning, Visjoner, mål. strategier, planer, mandat Lunsj Visjoner, mål. strategier, planer, mandat, forts Evaluering, avslutning Det legges opp til to oppfølgende dugnader, en for helse- og omsorg og en for oppvekst/undervisning. Opplegger for disse samlingene defineres i mandatene fra den strategiske samlingen (verksted 3). Her defineres temaene som tas opp, hvem som skal være deltagere og hvordan prosessen kjøres. Kjøreplan mars informasjonsmøter ansatte 5. mars Fokusgruppeintervju Eldrerådet 8. mars Møte ungdomsskoleelever Oppeid 8. mars fokusgruppeintervju Næringslivsrepresentanter 9. mars møte ungdomsskoleelever Drag/Innhavet 19. mars folkemøte Drag 20. mars folkemøte Oppeid april Verksted og arbeidsdugnad 1 Strategisk analyse/ståstedsvurdering april Verksted og arbeidsdugnad 2 Strategisk analyse/ståstedsvurdering 2 3 mai Verksted og arbeidsdugnad 3 Mål og strategiprosess mai Verksted og arbeidsdugnad 4 Helse og omsorgsplan mai Verksted og arbeidsdugnad 5 Oppvekstplan 4. juni høring Eldrerådet 7. juni høring/tilbakemelding Næringslivet juni informasjon til de ansatte 14, juni Folkemøte Storjord 15. juni Folkemøte Innhavet 18. juni tilbakemelding ungdomsskoleelever fellessamling Kjøreplanen er tilpasset møteplanen til Kommunestyrene og formannskapene i Tysfjord og Hamarøy, Partssammensatt utvalg Hamarøy, Råd for eldre og funksjonshemmede Hamarøy og Tysfjord Vest, fellesnemndene (nord og vest), arbeidsutvalget Hamarøy, Fylkestinget, Regionrådet og Robeknettverket. Opplegget krever at Fellesnemdas møte den 18. april flyttes til en annen dag.

8 Sak 14/18 Informasjon/Høringer Etter at den strategiske prosessen er over må resultatene kommuniseres ut til befolkning, ansatte og tillitsvalgte og de må få muligheter til å komme med tilbakemelding på de beslutningen som er tatt. Det betyr at det må arrangeres folkemøter, informasjonsmøter med de ansatte etter at strategisk prosess er ferdig (verksted/arbeidsdugnad 3) og før oppfølgende prosesser (helse og omsorgsplan, oppvekstplan) gjennomføres. Det gir deltagerne en mulighet til å gi innspill til mandatene som er gitt til videre prosess. Det bør lages en informasjonsavis som kommer ut i forkant av de øvrige informasjonstiltakene. Informasjonsavisen må være et virkemiddel i den interne markedsføringen. Det vil være en styrke for prosjektet å kunne bruke sosiale medier aktivt i prosessen, men det er lite trolig at en prosjektmedarbeider kommunikasjon er på plass til da. Alternativ kapasitet bør leies inn. Det må være sammenheng mellom det som informeres gjennom eksterne kanaler (informasjonsavis, blogg, sosiale medier) og det som kommuniseres internt. De administrative lederne lederne, hovedverneombud og tillitsvalgte har et ansvar for å informere sine. Den administrative ledergruppen følger linjen. Det utarbeides et informasjonsopplegg som gruppene kan benytte seg av. Verneombud og tillitsvalgte står selvfølgelig fritt til å lage sine egne opplegg. Deltagere Følgende deltager bør være med: Kommunestyret i Hamarøy 17 Kommunestyrerepresentantene for Tysfjords vestside - 9 Ordfører Tysfjord 1 Ledergruppe Tysfjord 7 Ledergruppe Hamarøy 7 Prosjektadministrasjon 3 Totalt antall deltagere 50 Fellesnemda deltar som en del av politikergruppen. I tillegg inviteres prosjektleder for nye Narvik kommune og prosjektleder for kirkelig fellesnemnd. Det er mulig å ta med representanter fra brukergrupper eller andre sentrale aktører, men antallet bør ikke bli mye over 50. Steder for samling og teknisk avvikling Det er ønskelig at dugnadene blir arrangert på forskjellige steder i «nye Hamarøy». Med et så stort antall deltagere stiller det store krav til lokaler og fasilitetene i lokalene. Det er ikke mange hensiktsmessige lokaler som kan håndtere så store grupper. I utgangspunktet er det bare Tysfjord turistsenter og Hamarøy hotell som har lokaler og bevertning som håndterer en så stor gruppe.. Verksted/Arbeidsdugnad 1: Tysfjord Turistsenter (Strategisk analyse/ståsted) Verksted/Arbeidsdugnad 2: Hamarøy hotell (Strategisk analyse/ståsted) Verksted/Arbeidsdugnad 3 Tysfjord Turistsenter (Mål/Strategier)

9 Sak 14/18 Verksted/Arbeidsdugnad 4 Ulvsvåg (Helse og omsorgsplan) Verksted/Arbeidsdugnad 5 Drag (Oppvekstplan) Verkstedene for helse og omsorgsplan og oppvekstplan vil ha færre deltagere og stiller ikke samme krav til lokaler. Med så store forsamlinger krever det god tilgang til teknisk utstyr, flippover, whiteboards, prosjektorer, grupperom og plenumssal Verkstedene har lange dager og det er viktig at gruppen har tilgang på mat og drikke. Kaffe, mineralvann, frukt og mellommat må være tilgjengelig både i løpet av formiddagsog ettermiddagsøkten i tillegg til en god lunsj midt på dagen. Det er viktig med energipåfyll jevnt i løpet av dagen slik at gruppen ikke mister energien på grunn av lavt blodsukker. Eirik André Hopland rådmann

10 Sak 15/18 PROSJEKT OMSTILLING - MANDAT FELLESNEMNDA Saksbehandler: Ørjan Higraff Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 18/110 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/18 Fellesnemnd - PSU /18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Følgende vedtaksmyndighet delegeres til Fellesnemda: Tilsetting for personale som skal jobbe i omstillingsprosjektet Fastsette bemanningsplan for den nye kommunen Treffe beslutning om utvelgelsesområde og utvalgskriterier Foreta utvelgesen av de overtallige og innplassering i stillinger Treffe beslutninger om eventuelle oppsigelser Saksutredning/bakgrunn: Fra Hamarøy kommunestyre og Tysfjord kommunestyre har Fellesnemden gjennom intensjonsavtalen fått følgende oppdrag: Det overordnede målet for Fellesnemda er å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Innvolvere innbyggerne i den nye kommunen for konkrete forslag til utvikling av en kommune med like store muligheter, uten utkanter, men med samarbeidende tettsteder som baserer seg på egenart og potensiale. Den geografiske grensesettingen for nye Hamarøy kommune skal behandles av Fellesnemda. Fellesnemda skal se på råd, utvalg og nemder, og foreslå en framtidig politisk struktur. Mandat og oppgaver for fellesnemda: Fellesnemda utreder framtidig organisering og driftsstruktur. Fellesnemda tar hand om det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter sammenslåing, samt ivaretar andre oppgaver slik inndelingsloven angir. Fellesnemda kan opprette andre utvalg og arbeidsgrupper etter behov. Drøfting i Fellesnemda i spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen. Fellesnemda skal vurdere saker med økonomiske, strukturelle eller arealpolitiske konsekvenser. Fellesnemda skal innvolveres i forberedelsen av økonomiplan med årsbudsjetter. Fellesnemda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Fellesnemda skal gjennomgå og reforhandle alle interkommunale samarbeidsordninger. Fellesnemda skal vurdere innhold og forhold knyttet til samisk språkområdeordning/forvaltningsområde for samisk språk.

11 Sak 15/18 Fellesnemda skal bygge på konsensus, drøfte seg fram til forslag som fremmes med likelydende innstilling til de to kommunestyrene. Fellesnemda opphører når det nye kommunestyret er konstituert. Vurdering: I følge inndelingslova 3 andre ledd bokstav b skal det opprettes ei fellesnemd til å samordne og forberede en kommunesammenslåing. Videre ser vi at i 26 står det at Fellesnemda skal ta hånd om det forberedende arbeidet med økonomiplanen og budsjettet for det første driftsåret etter at kommunesammenslåingen er satt i verk. Andre arbeidsoppgaver og fullmakter for fellesnemda skal fastsettes i reglement som må vedtas i alle kommunestyrene eller fylkesting. For den nye Hamarøy kommune er Inndelingslova 3 oppfylt. Av fullmakter som er gitt til Fellesnemda er reforhandling av interkommunale tjenester, utover dette er ikke Fellesnemda tildelt beslutningmyndighet. Av Intensjonsavtalen kan vi se at Fellesnemda er tildelt arbeidsoppgaver, men ikke vedtaksmyndighet. Det bør vurderes om Fellesnemnda kan få vedtaksmyndighet i de saker som omhandler ny kommune, fullmakt til å håndtere de arbeidsrettslige og andre avgjørelser som må/bør tas, og fullmakt for tilsetting i omstillingsprosjektet. På KS sine hjemmesider finner vi blandt annet «Kommunereformen og jurdidiske prosesser»(vedlegg 2), «Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåing»(vedlegg 3) som er utarbeidet av KS sine advokater. De henviser alle til 26 femte ledd «Nemda kan få fullmakt til å tilsetje personal i den nye eininga...» og fremhever at Fellesnemda må få tilstrekkelige fullmakter fra kommunestyrene til å håndtere de arbeidsrettlige og andre avgjørelser som må/bør tas. Videre skriver de at Fellesnemda må sørge for en effektiv organisering av gjennomføringsfasen og bør delegere myndighet videre til administrativt nivå. KS foreslår at følgende myndighet bør ligge hos Fellesnemda/delegeres til administrativt nivå. Innen personalområde: Fastsette organiseringen for den nye kommunen dersom dette ikke skjer i kommunestyrene Fastsette bemanningsplan for den nye kommunen Treffe beslutning om utvelgelsesområde og utvalgskriterier Foreta utvelgesen av de overtallige og innplassering i stillinger Foreta utlysninger og tilsette i stillinger Treffe beslutninger om eventuelle oppsigelser Generell myndighet til å ivareta arbeidsgiverfunksjonen for ny arbeidsgiver ved deltagelse i drøftinger etter lov og avtaleverk mv. Fellesnemda vil kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en bedre og mer effektivt dersom beslutningsmyndighet følger arbeidsoppgavene. Av punktene som KS anbefaler ovenfor, bør tilsetningsmyndighet for prosjektet omstilling legges til Fellesnemda, for tilsettinger utover dette bør ei involvering av Fellesnemda være nok. Omstillingsprosjektet er ment å

12 Sak 15/18 vare fram til I Videre er det mange planer og reglement som skal harmoniseres og utvikles. Fellesnemda bør få myndighet til å ta de beslutninger som må tas underveis for utvikling av dette, for eksempel utvalgskriterier for nedbemanning. Gjennomføring av en kommunesammenslåing er et omfattende og komplekst prosjekt. Det krever god prosjektstyring, endringsledelse og evne til å se arbeidsgiverpolitiske spørsmål i sammenheng med overordnede politiske visjoner og målsettinger. Tydelige roller og mandater er viktige faktorer for en vellykket sammenslåingsprosess. Det er utført en studie/utviklingsarbeid hvor hovedformålet var å systematisere relevant kunnskap og erfaring om arbeidsgiverpolitiske utfordringer i kommunesammenslåinger (vedlegg 4). Kommunene som ble kartlagt valgte å organisere arbeidet på forskjellige måter, men samtlige har forholdt seg til de retningslinjene som er gitt i Inndelingsloven. «Etter at det fattes vedtak om kommunesammenslåing i de aktuelle kommunenes kommunestyrer etableres en fellesnemnd, som skal fatter vedtak på vegne den nye kommunen. De fleste kommunene har også etablert et partssammensatt utvalg bestående av kommunens ledelse og tillitsvalgte, som har en viktig rolle i drøfting av arbeidsgiverpolitiske spørsmål. Deloitte vurderer det som viktig at de etablerte utvalgene og gruppene har klart definerte mandater, som kan bidra til en tydelig rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå. Det er videre viktig at sentrale aktører også får delegert myndighet og fullmakt til å ta nødvendige beslutninger. Fellesnemnden som interimsstyre har en særlig viktig rolle i å ta beslutninger på vegne av den nye kommunen, og legge rammer for hvordan de gamle kommunene skal forberede seg til en sammenslåing. Viktige betraktninger i etablering og sammensetning av prosjektorganisasjonen handler både om 1) hvordan en kan sikre en hensiktsmessig sammensetning på tvers av kommuner og aktører og 2) hvordan en kan sikre en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom politisk og administrativ ledelse». Kilde: Den erfaring andre kommuner har fra sin kommunesammenslåingsprosess bør vurderes også for Fellesnemda i nye Hamarøy. Det ble ansett fra kommunenes side at det var viktig at Fellesnemda fikk delegert myndighet og fullmakt til å ta beslutninger. Vedlegg som følger saken: Intensjonsavtalen (vedlegg 1) Kommunereformen og juridiske aspekter KS(vedlegg 2) Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåing»(vedlegg 3)

13 Sak 15/18 Arbeidsgiverpolitikk i kommunesammenslåinger. Kunnskapsbaserte innspill til gode prosesser(vedlegg 4) Eirik André Hopland rådmann

14 Sak 16/18 SAMISK SPRÅKOMRÅDEORDNING - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: 003 Arkivsaksnr.: 18/107 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Saksutredning/bakgrunn: Fellesnemnda har i møte av 18 januar 2018, sak 2/18 Styringsdokument, vedtatt å igangsette delprosjekt samisk språk, kultur og samfunnsliv. Vurdering: Som vedlegg følger notat fra Filip Mikkelsen til behandling i nemnda. Det vil bli orientert nærmere i møtet om notats innhold og arbeide fremover. Vedlegg som følger saken: Notat samisk språkområdeordning Eirik Andre Hopland rådmann

15 Sak 17/18 FORNYING OG UTVIKLING AV LOKALDEMOKRATIET - KOMMUNESAMMENSLÅING HAMARØY OG TYSFJORD VEST Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: 030 &23 Arkivsaksnr.: 18/105 Saksnr.: Utvalg Møtedato 17/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Saksutredning/bakgrunn: Fellesnemnda har i møte av 18 januar 2018, sak 2/18 Styringsdokument, vedtatt å igangsette delprosjekt fornying og utvikling av lokaldemokratiet. Vurdering: Som vedlegg følger notat fra Fred-Eddy Dahlberg til behandling i nemnda. Det vil bli orientert nærmere i møtet om notats innhold og arbeide fremover. Vedlegg som følger saken: Notat fornying og utvikling av lokaldemokratiet Eirik Andre Hopland rådmann

16 Sak 18/18 UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDING- KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 18/104 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Saksutredning/bakgrunn: Fellesnemnda har bedt prosjektleder om å starte et arbeide med utvikling av eierskapsstrategier for Nye Hamarøy. Vurdering: En eierskapsmelding vil være en del av det KS omtaler som «godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale selskaper». I vedlagte temahefte fra KS gis det anbefalinger mht hvordan en kommune organiserer seg mht tjenesteproduksjon som er lagt utenfor den kommunale organisasjon. Iht anbefalinger fra KS bør en eierskapsmelding utarbeides som del av kommunenes kommuneplan, hvor grunnlaget for utformingen av kommunens struktur og tjenesteproduksjon fastsettes. Således kan det være riktig å ta dette emnet inn i arbeidet med strategisk plan for Nye Hamarøy, og at utarbeidelsen av en eierskapsmelding utvikles samtidig og parallellt med den strategiske planen. Som del av den kommunale tjenesteproduksjonen tilkommer også de tjenester som er lagt i interkommunale selskaper (IKS). Fellesnemnda har tidligere (18 januar 2018) hatt en gjennomgang av alle de interkommunale samarbeidsordninger i Hamarøy og Tysfjord kommune. Etableringen av Nye Hamarøy kommune gir en god mulighet samlet å håndtere spørsmålet om hvordan den kommunale tjenesteproduksjon skal organiseres og gjennomføres, og at en eierskapsstrategi utvikles som del av dette arbeidet. I tillegg er prosjekt «Jasska» i oppstart, og resultatet av dette prosjektet vil også ha betydning for tjenesteproduksjonen i Nye Hamarøy. Når det gjelder interkommunale selskap holdes dette foreløpig utenfor, og det vises til den regionalt vedtatte eierstrategi. Prosjektleder foreslår at et eierstrategidokument bygges opp rundt følgende hovedpunkter (som minimum): Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskap og samarbeide Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps-og samarbeidsformer

17 Sak 18/18 Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokument Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv Hensikt med en eierskapsmelding: En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. Vedlegg som følger saken: Temahefte fra KS Eirik Andre Hopland rådmann

18 Sak 19/18 KOMMUNEVÅPEN - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: 005 Arkivsaksnr.: 18/106 Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Saken fremmes uten forslag til vedtak Saksutredning/bakgrunn: Hamarøy og Tysfjord kommune har i Intensjonsavtalen avtalt at «Fremtidig kommunevåpen avtales senere». Vurdering: Ifm inngåelse av Intensjonsavtale mellom Hamarøy og Tysfjord kommune er det inngått avtale om både navn og kommunesenter i Nye Hamarøy kommune. Når det gjelder kommunevåpen skal dette avtales på et senere tidspunkt. Fellesnemnda har satt opp saken på møteagenda og ønsker å diskutere hvordan spørsmålet om kommunevåpen skal håndteres videre av nemnda. Reglene om kommunevåpen beskrives på regjeringens nettsider Fra sidene siteres: «Fra 1. januar 2018 trer nytt regelverk om kommunevåpen og kommuneflagg i kraft. Det nye regelverket innebærer at den statlige godkjenningsordningen for kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen oppheves og at kommunestyret og fylkestinget får eksklusiv kompetanse til å vedta flagg og våpen. Våpen og flagg skal derfor ikke lenger godkjennes av Kongen i statsråd.» Videre er prosessen for kommuner under sammenslåing beskrevet som følgende: «Kommuner og fylkeskommuner som er i prosess for sammenslåing kan velge forskjellige fremgangsmåter ved fastsetting av våpen og flagg: 1. Videreføre en av kommunenes flagg eller våpen. Det eneste kravet vil være å gi Arkivverket beskjed om at et gjeldende våpen skal videreføres som felles våpen for ny kommune eller fylkeskommune. 2. Det er ikke nødvendig at nye kommunale og fylkeskommunale flagg og våpen er klare fra første dag etter sammenslåingen ettersom det ikke er noe regelverk som pålegger kommuner og fylkeskommuner å ha våpen eller flagg. Det er derfor mulig for kommunene å bruke god tid til å fastsette nytt våpen og flagg. 3. Dersom det er ønskelig å fastsette nytt våpen og flagg før ikrafttredelse av ny kommune, kan eksisterende kommunestyrer treffe likelydende vedtak. Før vedtak treffes er det viktig at kommunene setter av tid til å orientere seg i Arkivverkets

19 Sak 19/18 oversikt over eksisterende kommunevåpen og foretar forundersøkelse hos Patentstyret. Etter vedtak i kommunestyrene må det sørges for felles innsending til Arkivverket. Fellesnemnda har ikke kompetanse til å vedta flagg eller våpen.» Prinsipielt foreligger det følgende muligheter mht kommunevåpen: Det fattes vedtak om kommunevåpen forut for sammenslåing 1 januar 2020 Det avventes med vedtak om kommunevåpen til Nye Hamarøy kommune er etablert 1 januar 2020 Dette innebærer at man enten kan videreføre nåværende kommunevåpen eller det kan fastsette nytt kommunevåpen, men at dette må gjøres enten av kommunestyrene i Hamarøy og Tysfjord kommune (i forkant av sammenslåingen), eller av kommunestyret i Nye Hamarøy kommune (etter sammenslåingen). For øvrig legger departementet til grunn at det ikke foreligger noen plikt for kommuner og fylkeskommuner til å ha kommunevåpen eller kommuneflagg. Rådmannen legger imidlertid til grunn at Nye Hamarøy kommune ønsker å ha et kommunevåpen. Med bakgrunn i nye regler for kommunevåpen vil altså Fellesnemnda ikke ha kompetanse til å avgjøre spørsmålet om flagg eller våpen. Kompetansen tilligger kommunestyret eller kommunestyrene. Dersom det vedtas om nytt kommunevåpen må det nyttes ressurser ifm utarbeidelse av et heraldisk korrekt kommunevåpen i tillegg til kostnader ifm utskifting av logoer, skilt mv. I forarbeidene til loven henvises det til at «utforming av kommunevåpen handler om identitetsbygging og profilering, noe som er særlig viktig i forbindelse med kommunesammenslåinger». Derfor kan det være en vurdering av Fellesnemnda hvorvidt utarbeidelse av nytt kommunevåpen kan være en nyttig del av identitetsbyggingen i Nye Hamarøy. Eirik Andre Hopland rådmann

20 Sak 20/18 TILTAK - UTVIKLING AV NÆRINGSLIVET I NYE HAMARØY - KOMMUNESAMMENSLÅING - HAMARØY OG TYSFJORD VEST Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: U01 Arkivsaksnr.: 18/108 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: 1. Det opprettes en stilling som prosjektmedarbeider næring. 2. Stillingen gis ansvaret for å understøtte og utvikle næringslivet i den nye kommunen. 3. Det delegeres til rådmannen å utlyse stillingen. Kostnader belastes Fellesnemndas budsjett. 4. Fellesnemnda ber rådmannen gå i dialog med næringslivet forut for at stillingen lyses ut. Saksutredning/bakgrunn: Fellesnemnda har i møte av 19. januar behandlet spørsmålet om hvordan det skal legges til rette for utvikling av næringslivet i Nye Hamarøy. Spørsmålet ble bla diskutert sammen med Nordland Fylkeskommune og ifm at Hamarøy kommune har søkt fylkeskommunen om midler til en ressursanalyse og næringsutvikling. Det kan også nevnes at Narvik kommune har fattet vedtak om å ansette en næringssjef «med administrativt overordnet ansvar for nærings- og eierskapsforvaltning og utvikling av dette i Nye Narvik». Vurdering: Det er derfor etter prosjektleders mening et behov for å sette inn ressurser i regi av Fellesnemnda for å styrke arbeidet med næringsutvikling som del av utviklingen av Nye Hamarøy. Ved ansettelse av «prosjektmedarbeider næring» bør det velges en strategisk innretning hvor vedkommende medarbeider skal fokusere på å «understøtte og utvikle næringslivet» i samarbeide med det lokale næringsliv. Etter prosjektleders mening kan arbeidet med å utarbeide en delplan næring være en del av det strategiske planarbeidet som er under oppstart i samarbeide med Nordland Fylkeskommune, mens en prosjektmedarbeider næring må ha fokus på det operative samarbeidet med næringslivet, men også mot bla Fylkeskommune, Innovasjon Norge mfl. Det vil også være betimelig at Fellesnemnda vurderer Steigen kommune som samarbeidspartner innenfor næring. Prosjektleder er også av den oppfatning at det er naturlig å invitere næringslivet i Hamarøy og Tysfjord Vestside inn, enten gjennom et bredt anlagt møte eller gjennom å invitere inn representanter for enkeltvirksomheter som eks Nord-Salten Kraft AS, Hamsunsenteret, Arran og The Quartz Corp. Som del av dette bør næringslivet utfordres på

21 Sak 20/18 å etablere en felles næringsforening. Næringslivet i den nye kommunen bør høres forut for at stillingen lyses ut for på denne måten å få gode innspill ifm utlysningen. Arbeidet til prosjektmedarbeider næring bør ta utgangspunkt i de prioriteringer som er gitt av Formannskapet i sak 17/349 «Ressursanalyse og næringsutvikling Hamarøy og tilliggende områder », hvor områdene reiseliv, landbruk, havbruk og mineral er prioriterte utviklingsområder. Eirik Andre Hopland rådmann

22 Sak 21/18 PROSJEKTPLAN OG TILBUD HAMARØY HAVN Saksbehandler: Petter Staal Arkiv: P00 Arkivsaksnr.: 18/112 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Felesnemda vedtar å starte arbeid ihht til Tilbud fra Transportutvikling AS ihht til tilbud pålydende kr for å lette sammenslåing til et havnedistrikt i 2020 og sikre en god start for den nye kommunen havnemessig. Saksutredning/bakgrunn: Se vedlagt tilbud fra Transportutvikling. Tysfjord kommune er organisert som et eget havnedistrikt, med egne regulativer og organisasjon. Forarbeidene til denne organiseringen, søknader mv. ble utført av Transportutvikling AS. Hamarøy kommune har ikke tilsvarende dokumentasjon, organisering og planverk i forhold til havn. Dette innebærer en utfordring når kommunene slås sammen. Det nye havnedistriktet vil bestå av nåværende Hamarøy kommune og Tysfjord kommunes vest- /sørside. Den nye kommunen vil i regional sammenheng, ha en del sjøtrafikk, både fiskeri/oppdrett, ferger, industriell tonnasje, lokalbåter og fritidsfartøy. På Drag er det også muligheter for anløp av stykkgods/containerførende skip og utlasting av tømmer. Det kan være et trafikkmessig potensiale for videre utvikling av sjøtransporten i den nye kommunen, men mulighetene er p.t. ikke avklart. Grunnlaget for å etablere egen og lønnsom havnedrift synes å være til stede, herunder etablering av samkjørte retningslinjer for drift/forvaltning i henhold til Havne- og Farvannsloven, Plan og Bygningsloven mv. Det er avholdt et forberedende møte mellom Transportutvikling AS og representanter for Hamarøy og Tysfjord kommuner. Den nye kommunen vil ha behov for en mer planmessig drift/forvaltning av havnene i kommunen i henhold til gjeldende lov-/regelverk. Dette innebærer en nødvendig havnemessig samkjøring, både organisatorisk, i forhold til regelverk og forvaltningsmessig drift. Det er også viktig at den nye kommunen har en god oversikt over infrastrukturen og de markedsmessige forutsetningene for drift av havn og kaier. I en slik sammenheng vil det være fornuftig å ha en strategisk plan for den nye havnen, herunder eventuelle muligheter/utfordringer for samarbeid med andre. Formaliseringen av de nevnte forhold vil være gjenstand for vanlig kommunal saksbehandling.

23 Sak 21/18 Hovedmålet med prosjektet er å etablere nødvendige formelle forutsetninger for at Hamarøy kommune etablerer en havneorganisering som skal dekke de lovbestemte krav etter Havne- og farvannsloven og gi positiv økonomisk effekt for kommunen. Prosjektet skal bidra til å forenkle sammenslåing av kommunenes havneaktivitet ved en harmonisering/tilpasning av regulativer, reglementer og praktisk drift i de to kommunene. Det er også en målsetting at en gjennom prosjektarbeidet identifiserer/beskriver aktuell infrastruktur på en havnefaglig korrekt måte og foretar de nødvendige økonomiske vurderinger i forhold til fremtidig avgiftsbehandling. Vedlegg som følger saken: Prosjektplan og tilbud Hamaroy havn 2017.pdf Eirik André Hopland rådmann

24 Sak 22/18 RAPPORT REGNSKAP 2017 Saksbehandler: Ørjan Higraff Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/117 Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Fellesnemnda tar vedlagte rapport til etterretning. Bakgrunn: Prosjektleder henviser til vedlagte rapport utarbeidet av økonomisjef. I hht budsjettmessige retningslinjer skal Hamarøy kommune foreta avregning rapportering hver 2. måned (følger mva-periodene). Vurdering: Bruk av midler Kommunereformen 2020 Nye Hamarøy, gjelder fra Prosjektleder har ingen ytterligere merknader. Vedlegg som følger saken: Rapport regnskap Eirik André Hopland rådmann

25 Sak 23/18 INTERKOMMUNALE SAMARBEIDSORDNINGER I HAMARØY OG TYSFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Even Ediassen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 18/36 Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/18 Fellesnemnd Rådmannens innstilling: Fellesnemnda tar utgående brev til orientering. HAMARØY, Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 18/ RÅD/PRO/EVE INTERKOMMUNALE SAMARBEIDSORDNINGER I HAMARØY OG TYSFJORD KOMMUNE Hamarøy kommune skal slås sammen med Tysfjord Vestside fom Dette medfører en rekke endringer for de to kommunene, også mht interkommunale samarbeidsordninger. Nye Hamarøy kommune skal fortsatt være en del av de interkommunale samarbeidsordningene i Salten, og således skal Tysfjord Vestside fom 2020 som hovedregel betjenes av de interkommunale samarbeidsordningene i Salten. Dette medfører at avtaler som regulerer tjenester fra interkommunale selskap i Ofoten mot Vestsiden av Tysfjord, må avsluttes og at nye avtaler må på plass i forhold til interkommunale selskap i Salten. Den nye kommunen vil få tilført om lag 1051 innbyggere fra Tysfjord Vestside. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at spørsmålet om grensesetting mellom de to nye kommunene ikke er endelig avgjort. Fellesnemnda har i møte av 18 januar 2018 gjennomgått de ulike samarbeidsordninger (inkl IKS, AS, fagnettverk, samarbeidsordninger mm) som de to kommunene er involvert i. Totalt dreier dette seg om hhv 34 for Hamarøy og 27 for Tysfjord. Fellesnemnda har bedt rådmannen i Hamarøy om å gjennomgå og prioritere de ulike samarbeidsordninger for det videre arbeidet. I så måte ønsker rådmannen å starte med de interkommunale selskapene (IKS) for i god tid å avklare formelle forhold som bør løses ifm delingen av Tysfjord og sammenslåing av Hamarøy kommune med Tysfjord Vestside. Rådmannen ber derfor om tilbakemelding fra adressatene på følgende områder (i prioritert rekkefølge): 1. Formelle forhold som må hensynstas av Hamarøy kommune forut for sammenslåingen i Dette gjelder eks behov for endringer i vedtekter, selskapsavtaler, behandling i eierkommunene, varslingstid mv. 2. Behov for endringer i gebyr, avgift eller betaling fra kommunen 3. Behov for endringer i infrastruktur og materiell, og

26 Sak 23/18 4. Behov for endringer i kommunens planverk. Dersom noen av IKS har behov for å møte Fellesnemnda eller Prosjektleder ber vi om tilbakemelding på det. For nærmere informasjon kan Even Ediassen, prosjektmedarbeider kontaktes; mobil eller even.ediassen@hamaroy.kommune.no. Med vennlig hilsen Ørjan Higraff Prosjektleder