Bergen Parkering KF - omdanning til aksjeselskap og etat. Inngåelse av leieavtale

Transkript

1 Dato: 8. desember 2010 Byrådssak 1477/10 Byrådet Bergen Parkering KF - omdanning til aksjeselskap og etat. Inngåelse av leieavtale DAOE SARK Hva saken gjelder: Bystyret har vedtatt å dele Bergen Parkering KF i et aksjeselskap og en etat. Vedtaket i Bystyret ble fattet i sak I vedtakets punkt 7 ble byrådet gitt fullmakt til å inngå leie/driftsavtale med det nye aksjeselskapet. I denne saken legges avtaleutkastet frem til godkjennelse. Vedtakskompetanse: Bystyrets vedtak i sak pkt. 7. Byråden for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Byrådet godkjenner avtale mellom Bergen kommune og Bergen Parkering AS om leie/drift av parkeringsanlegg i Bergen. Øistein Christoffersen byråd for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel 1

2 Saksutredning: Bystyret gjorde i møte følgende vedtak: 1. Bergen Parkering KF avvikles pr , og foretakets virksomhet deles basert på om dets oppgaver anses å falle innenfor eller utenfor enerettsområdet. Foretaket anbefales således delt slik: Det opprettes et aksjeselskap for den delen av virksomheten som forventes å ligge utenfor enerettsområdet og som regnes som konkurranseutsatt. Det nye aksjeselskapet benevnes Bergen Parkering AS, og samtlige aksjer i det nye selskapet tegnes av Bergen kommune. Den delen av virksomheten som forventes å ligge innenfor enerettsområdet, dvs. delegert politimyndighet med mer, omdannes til en etat. Denne selskapsomdanningen foretas med regnskapsmessig virkning fra Bergen Parkering AS etableres med en aksjekapital på MNOK 5, hvorav MNOK 2,5 er kontantinnskudd og MNOK 2,5 er tingsinnskudd i form av drifts- og anleggsaktiva. Kontantinnskuddet finansieres midlertidig ved bruk av disposisjonsfond. I 1. tertialrapport 2011 vil byrådet komme tilbake til endelig finansiering av dette kontantinnskuddet. Tingsinnskuddet foretas ved at relevante drifts- og anleggsaktiva i Bergen Parkering KF blir overført til Bergen Parkering AS til markedsmessige verdier. For eventuelle merverdier etableres det en kortsiktig gjeld i aksjeselskapet til kommunen med 3 års løpetid. 3. Byrådet gis fullmakt til å stifte Bergen Parkering AS iht. vedlagte vedtekter og øvrige retningslinjer som fremgår av saken, herunder fastsette endelig åpningsbalanse, tegne aksjer, foreta kapital- og tingsinnskudd, avholde konstituerende generalforsamling der styre og revisor velges samt registrere selskapet i Foretaksregisteret. Det videre arbeid med den praktiske gjennomføringen av omdannelsen ivaretas av selskapets daglige ledelse og styre. 4. Bergen Parkering AS gis driftstilskudd for omstillingstiltak på MNOK 1 i tertialrapport 2011 vil byrådet komme tilbake til endelig finansiering av riftstilskuddet på MNOK De nåværende ansatte i Bergen Parkering KF, og som overføres til Bergen Parkering AS, gis anledning til å opprettholde medlemskapet i BKP. 6. De nåværende ansatte i Bergen Parkering KF, og som overføres til den nye parkeringsetaten, vil beholde Bergen kommune som arbeidsgiver. 7. Bergen kommune inngår en leie-/driftsavtale med Bergen Parkering AS vedr. de ulike parkeringsanleggene som BP i dag drifter og forvalter. Denne avtalen inngås for en periode på 5 år fra , og med en opsjon på ytterligere 3 år. Bystyret delegerer til byrådet å inngå en slik leie-/driftsavtale med Bergen Parkering AS. 8. De ansatte i Bergen Parkering KF gis rett til å reservere seg mot overføring til Bergen Parkering AS. De arbeidstakere som blir med over til aksjeselskapet gis en rett til å 2

3 returnere til et eventuelt arbeidsforhold i Bergen kommune i en 1 års periode regnet fraoverdragelsestidspunktet, nærmere definert til regnskapsmessig overdragelsesdato. I samme periode gis disse arbeidstakere også rett til å søke internt utlyste stillinger i kommunen." Byrådsavdeling for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel har sammen med Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap utarbeidet et forslag til avtale mellom kommunen og det nye aksjeselskapet i henhold til vedtakets punkt 7. Forslag til avtale følger vedlagt. Det er først og fremst prissetting av avtalen som er viktig. Avtalen skal gi det nye aksjeselskapet gode insentiver til effektiv drift, og til å forberede seg på å konkurrere med andre private parkeringsselskaper om oppdrag i privat sektor. Samtidig skal det sikres at selskapet ikke får rammebetingelser som kan være konkurransevridende i henhold til norsk og internasjonal lovgiving. Ytterligere har det vært en målsetting å unngå større overskudd i selskapet for dermed å gjøre selskapsskatten minst mulig. Disse hensyn har til dels dradd i hver sin retning. Særlig er det grunn til å minne om at det ikke er mulig å fastlegge inntekter og kostnader i aksjeselskapet så detaljert at en kan regne seg frem til fremtidig skatteplikt. Her må selskapet leve med samme usikkerhet som andre private aktører. Den leien som fremkommer i punkt 5 i avtalen er fremkommet etter en gjennomgang av tidligere regnskaper og en forsiktig vurdering av utviklingen som kan påregnes i årene som kommer. Det er imidlertid slik at så lenge kommunen sitter med fullt eierskap til selskapet vil byrådet når som helst ha evne til å gjøre endringer i avtaleverket dersom ulike hensyn skulle tvinge dette frem. Dernest er det sentralt hvem som skal ha rett til å sette prisene for parkering i anleggene. På den ene siden kan dette sees på som et parkeringspolitisk instrument. Det taler for at kommunen setter prisene. På den annen side skal aksjeselskapet arbeide i et marked, og må ha mulighet til å tilpasse prisene til konkurrentene og til kontraktens krav til inntjening. Det taler for at selskapet skal ha prisfastsetting. Endelig vil en vise til at kommunen alltid vil ha mulighet til å instruere selskapet gjennom generalforsamlingen. Byråden har således falt ned på at selskapet bør kunne styre prissettingen. Avtalen vil på kommunens vegne bli forvaltet av Byrådsavdeling næring, eiendomsforvaltning og samferdsel. Avtalen følger vedlagt. 3

4 AVTALE: Vedlegg Det er i dag inngått leieavtale (heretter omtalt som "Avtalen") mellom Bergen Kommune, org. nr (heretter omtalt som "BK") og nyetablert aksjeselskap: Bergen Parkering AS, org. nr: , heretter omtalt som "Leietakeren". Parkeringsanleggene omtalt i Vedlegg 1- Oversikt over leieobjektene, har blitt driftet av Bergen Parkering KF som etter selskapsomdanning, iverksatt den , blir delt i to selskap: Bergen Parkering AS og Parkeringsetaten. Denne leieavtalen har således til hensikt å overføre drift- vedlikeholds- og forvaltningsansvaret for parkeringsanleggene beskrevet i Vedlegg 1- Oversikt over leieobjektene, fra Bergen Parkering KF, til Bergen Parkering AS. BK og Bergen Parkering AS er i det følgende samlet omtalt som "Partene" 1. BAKGRUNN OG FORMÅL 1.1 BK er eier av parkeringsanleggene omtalt i Vedlegg 1 - Oversikt over leieobjektene. BK ønsker å leie ut de ovennevnte parkeringsanleggene til Bergen Parkering AS på de vilkår som er beskrevet i denne leieavtalen. 1.2 BK har ikke gjennomført anbudskonkurranse for å velge leietaker for de ovennevnte parkeringsanleggene. Leieavtalen er inngått med nyetablert aksjeselskap: Bergen Parkering AS, org. nr: som eies 100 % av Bergen kommune. Leieavtalen omfattes ikke av reglene om offentlig innkjøp. 1.3 Oppdraget starter den KONTRAKTSDOKUMENTER - TOLKNINGSREGLER 2.1 Følgende dokumenter inngår i denne Avtalen: Avtaledokumentet Vedlegg 1- Oversikt over leieobjektene 2.2 Dersom Avtalen inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor. 3. AVTALEPERIODE Denne Avtalen løper i 5 år fra Avtalens inngåelse den Leietakeren har opsjon på å fortsette avtaleforholdet i ytterligere 3 år, fra den , uten å reforhandle avtalen. Avtalen kan ikke sies opp av Partene i kontraktsperioden, med mindre det foreligger vesentlig mislighold. 4. KRAV TIL ANLEGG OG PARKERINGSUTSTYR 4.1 Leietakeren skal skaffe tilveie/kjøpe inn og montere alt nødvendig parkeringsutstyr for oppfyllelse av avtalen, og som er nødvendig for forsvarlig drift av parkeringsanleggene. 4

5 4.2 Leietakeren har ansvaret for at parkeringsanleggene og det tekniske utstyret skal være moderne og oppfylle de krav som stilles av offentlige myndigheter, samt være i bruksmessig god stand for utøvelse av denne type aktiviteter. 4.3 Leietakeren har ansvaret for gjennomføring av eventuelle parkeringsmessige pålegg som blir gjeldende for eksisterende bygg. 4.4 Parkeringsanleggene, med unntak av Solheim og Nordnes P-hus, skal være tilgjengelig for publikum hele døgnet hver dag, hele året, inkludert helligdager. Leietakeren skal sørge for at det er betjening tilgjengelig alle virkedager fra klokken 07:00 til klokken 18:00. På tidspunkt hvor stedlig betjening ikke er tilgjengelig skal Leietakeren sørge for tilgjengelig vakttjeneste 24 timer i døgnet. Betjening og vakttjeneste skal inkludere besvarelse av henvendelser fra brukere, assistanse ved anleggene, etc. Bemanningen skal på ethvert tidspunkt være tilstrekkelig til å møte brukernes behov på en måte som er preget av god service og tilgjengelighet for brukerne. De døgnåpne P-husene skal ha videoovervåkning 24 timer i døgnet. Leietakeren skal sørge for god og informativ skilting av parkeringsanleggene, herunder markering av kjørefelt og parkeringsplasser, samt skilting av antall ledige parkeringsplasser i ByGarasjen og Klostergarasjen. Alle vesentlige endringer av parkeringsanleggene skal godkjennes på forhånd av BK. 5. LEIEBELØPETS STØRRELSE Leiebeløpet består av en fast og en variabel del. Alle beløp er oppgitt eks. mva. Den variable leien justeres i henhold til oppnådd driftsoverskudd for parkeringsanleggene. 5.1 Fast del Leietakeren skal betale en fast leie til BK med NOK 42 millioner pr. år. Leien betales med 1/4 av den årlige faste leien med forfall den første virkedag i hvert kvartal. Leien betales etterskuddsvis. 5.2 Variabel del Driftsoverskudd, som definert nedenfor, skal fordeles som følger: 60 % av driftsoverskuddet skal tilfalle BK og 40 % av driftsoverskuddet skal tilfalle Leietakeren. Driftsoverskuddet defineres som: Parkeringsinntekter - Driftskostnader - Fast leie = Driftsoverskudd 5.3 Variabel leie gjøres opp innen 30. april for foregående driftsår i henhold til revisorbekreftede regnskaper. 6. AVSETNING TIL VEDLIKEHOLD For bygningsmassen som Leietakeren i henhold til denne kontrakten skal ha vedlikeholds og forvaltningsansvar for, vil det etter hvert oppstå behov for gjennomføring av nødvendige påkostninger som ikke skal belastes leietaker. For å kunne dekke denne typen påkostninger vil det være behov for å opprette et fond hos utleier. Fondets oppbygging skal skje ved årlig fast avsetning på 2 mill pr år, inntil øvre grense på totalt kr 10 mill. er avsatt. Fondet bygges opp i bykassen og disponeres av BK. 7. RETT TIL INNSYN Leietakeren skal hvert kvartal utarbeide og oversende til BK en oversikt som viser inntekter, antall transaksjoner sammenlignet med budsjett og fjorårets tilsvarende tall m.v. BK har til enhver tid rett til å kreve innsyn og revisjon av Leietakerens driftsregnskap for parkeringsanleggene. 5

6 8. PARKERINGSTEKNISK UTSTYR Leietakeren skal anskaffe parkeringsteknisk utstyr for drift av parkeringsanleggene. Leietakeren påtar seg driftsansvar og alle kostnader i forbindelse med drift og vedlikehold av det parkeringstekniske utstyret i leieperioden. Leietakeren forplikter seg til å anskaffe utstyr som gjør det mulig å måle antall kjøretøytimer i anleggene. 9. DRIFT OG VEDLIKEHOLD Leietakeren er selv ansvarlig for all utførelse av drift, løpende vedlikehold (jfr. Punkt 1.1) og renhold av parkeringsanleggene. Med vedlikeholdsansvar menes vedlikehold som i medhold av Regnskapsloven kan utgiftsføres. Dersom Leietakeren velger å benytte seg av underleverandører skal Leietakeren sørge for at alle involverte selskaper er bundet av de relevante deler av denne Avtalen, og at BK ikke på noen måte skal påføres ulempe som følge av dette, verken økonomisk, driftsmessig eller på annen måte. Leietakeren er uansett fullt ut ansvarlig for alle deler av denne Avtalen. 9.1 Leietakerens driftsmessige ansvar omfatter blant annet: Drift av parkeringsanleggene, herunder innkreving av avgift Snømåking, og eventuell bortkjøring av snø, sandstrøing og renhold ved inn- og utkjørsel Innvendig renhold i parkeringsanleggene inkludert tilstøtende trapper og heishus. Renhold omfatter også papirplukking og fjerning av søppel. Utgifter til elektrisk strøm i parkeringsanleggene. Vedlikehold og reparasjon av det parkeringstekniske utstyret Merking av kjørefelt og parkeringsplasser og maling av vegger og søyler. Nødvendig driftspersonell Leietakerens administrasjon og forretningssted Alle kostnader i forbindelse med kontorhold, telefon, porto, rekvisita, billetter m.v. Er ikke annet avtalt, skal leietaker ha ansvarsforsikring på vanlige vilkår. Forsikringen skal dekke erstatningsansvar for skade han eller de han engasjerer til å utføre oppdrag for seg, kan påføre grunneier eller tredjemanns person og ting, i forbindelse med utførelsen av kontraktsarbeidet. BK er ansvarlig for forsikring av bygningsmassen. Markedsføring Alle kostnader vedrørende drift av parkeringsanleggene, inkludert men ikke begrenset til billetter, vedlikehold av utstyr og automater etc. Andre driftsmessig forhold som naturlig tilhører drift av parkeringsanlegg 9.2 Partene skal jevnlig avholde driftsmøter for å avklare forhold av betydning for gjennomføringen av denne Avtalen. 9.3 Leietakeren er ansvarlig for å utføre tilsyn med at brukerne betaler for benyttelse av parkeringshusene. Leietakeren gis adgang til å ilegge kontrollavgift dersom noen brukere overtrer de bestemmelsene som gjelder for benyttelse av parkeringsanleggene. Dette arbeidet kan settes ut til vaktselskap eller andre underleverandører, uten forhåndssamtykke fra BK, og uten at bestemmelsen i denne avtalens pkt 14 kommer til anvendelse. 9.4 Utgifter til elektrisitet dekkes av Leietakeren, ved direkte betaling til strømleverandør. Leietakeren dekker kostnader forbundet med krav fra offentlige myndigheter, som f. eks brannsikkerhet innenfor begrensningene i punkt 1.1 Leietakeren skal sørge for at bruken av parkeringsanleggene skjer med nødvendig sikkerhet og trygghet. 10. ØKONOMISK RISIKO OG PARKERINGSAVGIFT BK skal ikke ha noen økonomisk risiko ved drift av parkeringsanleggene. Betaling av leie i, henhold til punkt 5 ovenfor, skal skje innen den første virkedag i hvert kvartal, for så vidt gjelder den faste del. Variabel leie gjøres opp innen 31. mars for foregående driftsår i henhold til revisorbekreftede regnskaper. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven av nr

7 11. FORCE MAJEURE Ved force majeure lignende situasjoner i forhold til driften av parkeringsanleggene skal Leietakeren fortsette å drive anleggene og stå ansvarlig for driftskostnader som ellers. Leietakeren skal ikke betale fast leie i den tiden force majeure - situasjonen varer. Variabel leie skal imidlertid betales. 12. STATUS VED AVTALEPERIODENS UTLØP Minimum 12 måneder før anleggene skal overtas av BK skal BK vurdere vedlikeholdet av anleggene. Dersom BK finner at det er vesentlige mangler ved vedlikeholdet kan BK kreve at Leietakeren foretar nødvendig vedlikehold innen nærmere fastsatte frister. Vedlikeholdet skal dekkes av disponible midler på vedlikeholdsfondet. Dersom Leietakeren ikke aksepterer pålegget fra BK, skal det i fellesskap oppnevnes en uavhengig og uhildet sakkyndig som skal vurdere behovet for vedlikehold. Dersom Partene ikke blir enige om en slik sakkyndig, skal denne utnevnes av sorenskriveren i Bergen. Partene er forpliktet til å akseptere avgjørelsen til den sakkyndige. 13. REFORHANDLING Dersom det i løpet av avtaleperioden inntreffer forhold som er av vesentlig betydning for partene, kan hver av Partene legge frem forslag til justering av avtalen. Endrede forhold kan være: Forbud eller restriksjoner på bilbruk i sentrum som påvirker parkeringsanleggenes beleggsprosent. Endrede rammebetingelser som økte bompengesatser, rushtidsavgift eller køprising. Endringer i takststrukturen som følge av at antall kjøretøy som har gratis adgang til parkeringsanleggene, som for eksempel el-biler og kjøretøy med HC-kort, utgjør en vesentlig større andel enn ved avtaleinngåelsen. Nye tekniske eller bygningsmessige installasjoner som vanskeliggjør bruken av parkeringsanleggene. Endring av eierskapet 14. OVERFØRING AV RETTIGHETER OG PLIKTER Leietakeren har ikke adgang til å overføre rettigheter og forpliktelser i henhold til denne Avtalen til andre, uten etter skriftlig samtykke fra BK. Slikt samtykke er også påkrevd ved overføring av rettigheter og plikter internt i konsernforhold. 15. SIKKERHETSMESSIGE FORHOLD Leietakeren har det totale ansvaret for alle sikkerhetsmessige forhold knyttet til anleggenes bruk, inkludert anleggenes brannsikkerhet. 16. FORHOLD TIL SAMEIER BK kan kreve at Leietakeren deltar i de sameier som parkeringsanleggene er deltaker i, på vegne av BK. BK kan gi Leietakeren fullmakt til å forplikte BK i de sakene der sameiene iverksetter tiltak om utbedring, rehabilitering eller andre tiltak som sameiet iverksetter for å ivareta sine eiendommer. Kostnader som påløper som følge av denne typen tiltak, og som blir fordelt i henhold til gjeldende sameieavtaler, har Leietakeren rett til å viderefakturere i sin helhet til BK. 17. TINGLYSNING Det er adgang til å tinglyse Avtalen. I tilfelle tinglysning skal Avtalen ha prioritet etter den pantegjeld og evt. andre finansielle heftelser som til enhver tid hviler på eiendommene. Leietakeren plikter å vike prioritet for de pantelån som BK forlanger. Leietakeren bærer alle omkostningene ved eventuell tinglysning. 7

8 18. TVISTER OG VERNETING Tvister som måtte oppstå mellom Partene om rettigheter og forpliktelser etter Avtalen, skal søkes løst i minnelighet. Dersom Partene ikke kommer til enighet, skal tvisten henvises til behandling for de alminnelige domstoler. Partene vedtar Bergen tingrett som verneting for enhver tvist som måtte springe ut av Avtalen. Denne avtale er utferdiget i to originale eksemplarer, hvorav BK og Leietakeren beholder hvert sitt eksemplar. Bergen Bergen Kommune Bergen Parkering AS Vedlegg 1 OVERSIKT OVER LEIEOBJEKTENE Navn Gnr/bnr Adresse ByGarasjen 165/955 Fjøsangerveien nr 4 Klostergarasjen 166/910 Vestre Muralmenningen 14 Solheim P-hus 158/33 Solheimsgaten nr 29 Nordnes P-hus 165/1104 Nordnesgaten 46 8