Hvordan strukturere og dokumentere forskningsdata

Transkript

1 Hvordan strukturere og dokumentere forskningsdata Philipp Conzett Universitetsbiblioteket Onsdag Lær å håndtere forskningsdataene dine etter beste praksis! Research UiT

2 Livssyklusen til forskningsdata

3 Læringsmål for denne modulen Forstå hvorfor er det viktig med god strukturering og dokumentasjon av forskningsdata Vite hvordan gjøre det på en bevaringsverdig måte Vite hvor du kan finne mer informasjon og få hjelp Avbryt når du har spørsmål eller kommentarer!

4 Hvorfor?

5 Hvorfor?..a systematic human error in coding the name of the files had been made during the extraction of the EEG template topographic maps best differentiating the two experimental conditions at the single subject level.

6 Hvordan strukturere på en bevaringsverdig måte? Andre må kunne forstå dine data, også mange år fra nå. Tenk strukturering og dokumentasjon tidlig. De viktigste elementene: Datalagring Navngivning av filer og mapper Beskrivelse av filer og deres innhold Filformat Bruk arkiveringsguiden til UiT Open Research Data.

7 Lagring

8 Gode lagringsrutiner unngå tap av data!

9 Gode lagringsrutiner unngå tap av data! Versjonering Regelmessige sikkerhetskopier Flere sikkerhetskopier Automatisk sikkerhetskopiering & versjonering O365 OneDrive ( mydoc) O365 SharePoint ( udoc) box FAR NEAR HERE Illustration: hjemmeområdet ditt på UiT \\homer.uit.no Info & hjelp (for mer avanserte lagringstjenester, f.eks. persondata): Forskningsdataportalen: «Arbeida med aktive forskingsdata» Egen kursmodul: Lagring av forskningsdata

10 Navn på filer og mapper Bruk konsistente filnavn Filnavn deskriptive, men korte (< 25 tegn) Ikke bruk mellomrom: I stedet: Project notes.pdf Project_notes.pdf, Project-notes.pdf, ProjectNotes.pdf Unngå spesialtegn / \ : *.? < > [ ] ( ) & $ ææ øø åå Internasjonalt format på datoer: ÅÅÅÅ-MM-DD

11 Filorganisering Sortert etter dato: _notes_MassObs.docx _questionnaire_MassObs.pdf _notes_Gorer.docx _questionnaire_Gorer.pdf filtype: Notes_Gorer_ docx Notes_MassObs_ docx Questionnaire_Gorer_ pdf Questionnaire_MassObs_ pdf innhold: Gorer_notes_ docx Gorer_questionnaire_ pdf MassObs_notes_ docx MassObs_questionnaire_ pdf Tvungen sortering med nummerering: 01_MassObs_questionnaire_ pdf 02_MassObs_notes_ docx 03_Gorer_questionnaire_ pdf 04_Gorer_notes_ docx Kilde: The University of California, Santa Cruz, Data Management Library Guides, Movie Tutorials, Module 1.3: File Naming. Viewed May 24, 2016 at

12 Mappeorganisering Velg et konsistent oppsett. Hovedstrukturen bør gjenspeiles i filnavn. - Også nyttig for arkivering etterpå. Dokumenter i en ReadMe-fil.

13 Veiledning til dine data: ReadMe-fil Start å dokumentere tidlig Beskriv - Kontaktinformasjon - hva datasettet handler om - filstruktur og regler for navngiving - hvor en finner hvilke data = oversikt over filene - metode og framgangsmåte - kolonneoverskrifter i tabeller - Forkortelser - Måleenheter -... Lagre som Unicode UTF-8-tekstfil (.txt) eller PDF/A Avklar spesifikke metadatakrav (fag, arkiv, finansiør...) Tilstrekkelig informasjon for gjenbruk og replikasjon

14 Eksempel på ReadMe-fil Project: Kristin s important chemistry project Date: June 2016-April 2017 Description: Description of my awesome project here Funder: Department of Energy, grant no: XXXXXX Contact: Kristin Briney, kristin@my .com ORGANIZATION All files live in the ImportantProject folder, with content organized into subfolders as follows: RawData : All raw data goes into this folder, with subfolders organized by date AnalyzedData : Data analysis files Documentation : Scanned copies of my written research notes and other research notes Miscellaneous : Other information that relates to this project (Tilpasset fra README.txt,

15 Eksempel på ReadMe-fil (forts.) COLUMN HEADINGS AND ABBREVIATIONS Explanation of column headings used in DataFile01 H1 contains... H2 contains... Explanation of abbreviations used in DataFile01: A1 means... A2 means... NAMING Raw data files will be named as follows: YYYY-MM-DD_experiment_sample_ExpNum (ex: _UVVis_KMnO4_2.txt ) (Tilpasset fra README.txt,

16 Klargjøring for arkivering Utvalg - Ikke ta bort negative data Ta med råversjon og behandlede data Ev. anonymisering og/eller aggregering eget opplegg for kvalitative data / persondata Både originalfiler og i arkivverdig filformat

17 Arkivverdige (persistente) filformat er vanligvis ikke-proprietære, åpne, og følger dokumenterte internasjonale standarder, brukt av store deler av forskningsmiljøet, bruker standard tegnkoding (f.eks. ASCII, UTF-8), og er ikke komprimerte

18 Arkivering: Arkivverdige filformat Arkivverdige filformat for vanlige dokumenttyper: Dokumenttype Ikke-arkivverdig format (eksempler) Tekst MS Word (.docx) PDF/A Arkivverdig format Regneark MS Excel (.xlsx) Tabulatorseparert Unicode-UTF-8-tekst (.txt) Bilde Windows Bitmap (.bmp) Ukomprimert TIFF Lyd AAC (.m4a) WAV Video Quicktime (.mov) MPEG-4 Databaser MS Access (.accdb) XML eller tabulatorseparert Unicode-tekst (.txt) Mer informasjon i arkiveringsguiden vår.

19 Regneark >>.txt Microsoft Excel, LibreOffice Calc, osv. Konvertér til Tekst (tabulatordelt) (*.txt) Hvert ark må konverteres. OBS! Unngå kommaer, semikolon, tabulatorer i cellene: Kan være problematisk ved importering til regneark eller ved bruk i annet programvare Figurer og diagrammer? Konvertér til PDF/A.

20 Formatert tekst >> PDF/A (.pdf) Hvis formatering er nødvendig (viktige linjeskift, tabulatorer, figurer) PDF/A arkivverdig.pdf: - Ikke tillatt med integrert Audio Video kjørbart innhold ( executable content ) eksterne referanser Kryptering - Grafiske elementer og fonter må være integrert i fila.

21 Oppgaver 1. Dokumentasjon - Finn en ReadMe-fil for et publisert datasett på ditt fagområde. - Er datasettet beskrevet forståelig? 2. Filformat - Hva slags data og filtyper bruker du i forskninga di? - Hvordan kan datafilene dine konverteres til arkivverdig(e) format? Se arkiveringsguiden vår

22 Mer info og hjelp Forskningsdatapotalen på UiT: E-post:

23 Klar for arkivering! Kursmodulen Del dine forskningsdata

24 Gi oss ris og ros, og fyll ut det korte evalueringsskjemaet vårt (som vil bli sendt til deg på e-post etter kurset) TAKK OG LYKKE TIL!