Protokoll, styremøte søndag 25.november kl

Transkript

1 Alta IF - skigruppa Protokoll, styremøte søndag 25.november kl Sted: Finnmarkshallen, kretskontoret Innkalles: Roger Finjord Evy Olsen Beate Jensen Daniel Strand Odd Egil Olsen Henriette Heitmann Mikkelsen (meldt forfall) Vidar Kristensen Inger Elin Utsi (Hovedstyret) Saksliste Sak 43/18 Bæskadesrennet 2019 Sak 44/18 Status utvalgene Sak 45/18 Utvidelse av styret Sak 46/18 Skiaktivitet Komsa Sak 47/18 Eventuelt SAKSGRUNNLAG: Sak 43/18 Bæskadesrennet 2019 Referat fra styremøtet 27.mai: Sak 18/18 Oppsummering Bæskadesrennet Kort evaluering av årets gjennomføring, gjort etter møte med Lars Abrahamsen, Tore Turi og Roger Finjord. Tidligere annonsering og mer aktiv bruk av sosiale medier neste år. Mulighet for å gå over fredag og lørdag er krevende med tanke på kjøring og klargjøring av løype. Sikkerheten er ikke godt nok ivaretatt. Ordningen videreføres ikke. Må huske å be Alta kommune legge ut informasjon om at skuterløypa er stengt. Et utsalgssted for startkort fungerte godt, tidligere har det vært to. Maze IL opplever rigging og drift av drikkestasjon som arbeidskrevende, men vi enes om at dette er en viktig stopp for trim-familieklassen og ser behov for å beholde og videreutvikle konseptet. Sponsing av energibarer ol. Kan gi drikkestasjonen og Bæskadesrennet et løft. Trengs det to drikkestasjoner? Grilling i Gargia var populært. Alta IF får inntekten av dette. Matservering i Gargia kan annonseres bedre og gjøres mer ut av. Dette må hvert år avklares med fjellstua slik at vi ikke går dem i næringa. Størrelsen på premien til vinner bør være større enn i år. Spurtprisene var i år sponset av Statoil som ledd i langløpstouren. Lars bestiller det som mangler av merker.

2 Brainstorm om veien videre: Hva skal vi gjøre for å få flere deltakere, herunder flere familier, og hva skal vi gjøre for å holde på førstegangsgåerne? Lars forsker litt på «trender» i sitt rikholdige arkiv. Finisher T-skjorter? Ny farge hvert år de 5 første årene man deltar. Ikke så kostbart å bestille opp et stort lager av trenings t-skjorter av god kvalitet. Premiering. Hva vil gi flere deltakere? Høyere premiering i konkurranseklassen? Verdifull trekkpremie blant trim-familie? Tore foreslår å be om sponsing fra FeFo og reinskjøtt fra Finnmark rein. Vi avventer å spørre sponsorer før det er avklart om det blir langløpstour og hvordan det da blir med sponsing. Evy hører med Thomas Darell i forhold til videre arbeid med langløpstour. Saksgrunnlag til dette møtet: Det har ikke vært arrangert planleggingsmøte ennå. Før dette gjennomføres er det viktig at styret tar en ny drøfting på veien videre for dette løpet:. Det har vist seg de siste årene at det har vært utfordrende å få på plass en arrangementsstab/rennledelse til dette rennet. Styret må drøfte hvilken organisasjonsmodell vi ønsker for rennet søndag 28.april. Skal styret være arrangør? Skal vi involvere andre i egen klubb? Klarer vi å lage et Bæskades-utvalg? Andre varianter? Vedtak: Det arbeides for å opprette et Bæskadesutvalg utenfor styret. Det innkalles til et møte med aktuelle personer for å drøfte et mulig utvalg. Lars Abrahamsen og John Suhr ble spilt inn som aktuelle personer til et slikt møte. Forslag om at deltakerne i utvalget får en Alta IF jakke. Vi forsøker å få Petter Eliassen som ambassadør, og muligheten for å få Team BNbank til å delta.

3 Sak 44/18 Status utvalgene Gjennomgang av status i utvalgene. Marked Smørevogna er ferdig. Fakturaer er sendt ut. 7 avtaler er fornyet. Det jobbes fortsatt med 4 bedrifter. Totalt er det skrevet avtaler for Håp om at alt utstyret fra Noname er i Alta i uke 49. Vi har inntekter i henhold til budsjettet. 2 avtaler gjenstår i forhandlingene. Klubbklærne er kommet til Oslo. Evy sjekker opp Siv om muligheten av utdeling av klær onsdag 28.november. Økonomi: Beate har hatt mye å gjøre i det siste med oppstart av ny butikk. Vil være ajour i løpet av uken. Har kontroll. Vi har et budsjett som skal inn 1.desember. Gjennomgang på møtet av inntekter/kostnader. Beate ønsker ikke å fortsette i styret etter årsmøtet i februar. Har ikke kapasitet til å følge opp oppgavene i Alta IF Langrenn parallelt med den sivile jobben som tar mye tid. Det kreves daglig oppfølging i forhold til å svare på e-poster fra regnskap og kontoret. Klubben burde hatt en regnskapsmedarbeider ansatt. Innspill: Alta IF innkaller økonomiansvarlige i gruppene til møte med regnskapshuset for en gjennomgang av den frustrasjonen som ligger i kontering/bilag/åpne poster. Arrangement Arctict tours har fått transporten til alle våre turer i vinter. De hadde det billigste tilbudet. GP-samlingen gikk fint. Siste år med samling på GP. Spent på hvor denne blir lagt i Neste samling er Saariselka for 15 år og eldre. Anne og Per Erik blir reiseledere. Tour de Reisa 1.-2.desember er første fellestur med buss (11 år og oppover). Mads Kristian Eriksen blir reiseleder. Julegrøten blir onsdag 12.desember. Enighet om at kveldsmaten på onsdager etter nyttår blir GRATIS! Håper at dette vil øke antallet som deltar på kveldsmaten og at dette blir en god sosial arena for våre løpere i alle aldre. Vi vil foreslå overfor de øvrige klubbene i Alta at vi beholder samme ansvar på Snøkanoncrossen som i Evy sender forespørselen. Buss Nordreisa avbestilt. Mads Kristian Eriksen er reiseleder. Han lager info mandag til hjemmeside og fb-grupper. 30 cm snø Karasjok. Lover bra for oppstartsrenn 8.des.

4 Snøkanoncrossen 15.des. Møte i forrige uke med de andre klubbene. Rullerte oppgaven et hakk, som i fjor. Alta If Langrenn har da mål (saft, nummer og brikker) og kafè. May Liss Ordemann Olsen og Evy har møte tirsdag for planlegging og dugnadsoppsett. Romjulsrennet 29.des. Rennleder Sven Tore Nilsen. Forespurt har sagt ja januar KM i Båtsfjord. Buss er ok. Ikke reiseleder på plass ennå feb Hammerfest. Fellesopplegg? feb. Altarennet. Rennledere Roger og Odd-Egil (ass). Ruth og Jorun planlegger kafè mars NNM Vadsø. Buss er ok. Ikke reiseleder på plass ennå. 28.april Bæskadesrennet. Ikke avklart om det blir Langløpstour. Sportslig Det driftes bra i klubben. Alle gruppene er i gang med ukentlige treninger. 15/16 år har hatt sin dagssamling hjemme hos Evy og Per Erik år har sin dagssamling lørdag 17.november. 1 gang i måneden har Alta IF og BUL felles trening og kveldsmat for år. Oppfordres til også å invitere med Tverrelvdalen IL på dette flotte opplegget. Politiattester er ok! Utstyr vil bli handlet inn i henhold til vedtak gjort på forrige styremøte. Juniorene er FIS-registrert. Henriette og Daniel har kjøpt inn utstyr til feste. Det skal fortsatt suppleres. Per Erik og Anne tar smørehengeren til Nordreisa. Mats til Karasjok. Treningssamling for år er gjennomført. 16 utøvere. Stor suksess. Holdt på fra Gode tilbakemeldinger. 1,5 t kombiøkt løping/rulleski. Lunsj. Lagbygging. Aktiviteter i gymsalen. Mesternes mester opplegg. Taco som utøverne laget. Per Erik og Daniel vil foreta uttak av juniorløpere til NC-rennene. Det trenes godt i treningsgruppene. Noe sykdom blant juniorene. Få barn i årsgruppen (7-8 utøvere). 1.klassingene inviteres til treningene på onsdagene. Det settes opp plakat på Komsa skole hvor elevene inviteres til Kaiskuru på skitreningene. Daniel lager plakat. Roger distribuerer denne. Sak 45/18 Utvidelse av styret Vi må ruste oss for barneidretten som kommer neste sesong, og i tillegg satse hardt på å få opp interessen og inntekter ved å få medlemmer via skicupene. Vi bør ha et nytt styremedlem med ansvar for barneidrettssatsning/skicup med et eget utvalg. Alternativt at et av varamedlemmene tar denne rollen. Vi melder dette inn til valgkomiteen. Oppgaver: Samarbeid med FAU ved komsa skole og grendelaget på Aronnes. Samarbeid inn mot barneidrettsgruppen i klubben.

5 Sak 47/18 Skiaktivitet Komsa De to siste vintrene har det ikke vært arrangert skicup på Komsa. Både rekrutteringsmessig og økonomisk er det negativt for Alta IF Langrenn. Hvordan kan vi jobbe fram et skimiljø og skicup på Komsa Skole? FAU ved Komsa skole har i møte i oktober vedtatt at de ønsker å arrangere skicup i og med at Alta IF ikke har gjort dette de to siste årene. Viktig med god dialog med disse slik at dette blir en positiv sak. Alta IF bør stå som arrangør, dette for også å sikre medlemmer/økonomi. Saksgrunnlag: Det nærmer seg vinteren. Hvordan skal vi organisere opp en skicup i vinter ved Komsa Skole? Hvilke aktiviteter ønsker vi ved skicupen? Tidtaking? Skileik? Har en oversikt over de oppgaver som kreves til skicupen. Skal vi samarbeide med FAU ved skolen? Har vi studenter ved UiT/Alta VGS som kan bistå? Utstyr til Telenorkarusellen er bestilt Det er kommet en kravsspesifikasjon fra NSF i forhold til blant annet markedsføring og profilering. Evy følger opp Per Pedersen som er leder i FAU ved Komsa skole for å få til et mulig samarbeid. Datoer for skicupen bør settes. Tirsdag kan være en alternativ dag. Sak 48/18 Eventuelt Aggregat til smørehengeren Innmeldt sak fra Per Erik Bjørnstad: Aggregat til smørehengeren ble stjålet under innbruddet for 2 år siden. Ronny Nilsen har prutet hardt på nytt aggregat og kan få et for kr Per Erik mener at vi trenger et aggregat til smørehengeren for å ha sikker drift uansett rennsted og plassering. Vedtak: Vi kjøper inn aggregatet som Ronny har forhandlet seg fram til! Alta IF Langrenn på sosiale medier Vi må bli flinkere til å profilere våre aktiviteter og våre partnere på sosiale medier. Det må utarbeides en plan på HVA/HVEM som skal profileres på de enkelte arrangement. Partnere må tagges og vies større plass. Kan vi få til en liten reportasje av hver enkelt partner med bilde av bedriftseier og unge utøvere. Videointervju med løpere etter renn. Aronnes som klubbområde Det er gjort en jobb for å rydde en trase til ski og turløype på Aronnes. I plangruppen for utbygging av Aronnes (klubbhus/område) er det viktig at langrenn har en stemme inne i denne gruppen. Daniel har snakket med Tor Oskar Thomassen og Knut Suhr om disse kan være aktuelle i en slik gruppe. Neste møte: Tirsdag 18.desember kl Middag i etterkant på Du Verden.