Protokoll, styremøte søndag 13.januar kl

Transkript

1 Alta IF - skigruppa Protokoll, styremøte søndag 13.januar kl Sted: Finnmarkshallen, kretskontoret Tilstede: Roger Finjord Evy Olsen Daniel Strand Henriette Heitmann Mikkelsen Beate Jensen Carsten Rolland (leder valgkomiteen) Forfall: Odd Egil Olsen Vidar Kristensen Saksliste Sak 51/18 Sak 52/18 Sak 53/18 Sak 54/18 Sak 55/18 Sak 56/18 Sak 57/18 Årsmøte. Valgkomiteens arbeid Status utvalgene Barneidretten KM i Båtsfjord januar Altarennet februar Eventuelt Sak 51/18 Årlig møte Det skal gjennomføres årlig møte i Alta IF Langrenn innen utgangen av februar. Utfordringen har vært å få engasjert foresatte/andre til å delta på dette møtet. I fjor deltok kun avtroppende og påtroppende styre. Ber om at styrets medlemmer tenker igjennom følgende:: Hvilket tema/innhold på det årlige møtet vil trekke folk? Vedtak: Det årlige møtet arrangeres etter premieutdelingen på Altarennet søndag 17.februar. Da er alle foresatte og utøvere tilstede. Foreløpig kjøreplan: Presentasjon av styret og de oppgaver komiteene har Presentasjon av regnskap Presentasjon av forslag på ny modell for treningsavgifter Presentasjon av arbeidet med Altaparken (anleggsutvalget)

2 Sak 52/18 Valgkomiteens arbeid Leder av valgkomiteen Carsten Rolland vil være tilstede for å ta en gjennomgang over de behov som styret ser i forhold til komplettering av styret og utvalg. Enighet på forrige styremøtet om at valgkomiteen oppfordres til å bistå i arbeidet med å finne personer til utvalgene. Det hadde vært flott om valgkomiteen kunne funnet 1 medlem til hver utvalg. Vi tror det er lettere å finne medlemmer til utvalgene enn til styret. Samtidig er det ikke så lett for styrets medlemmer å forespørre om deltakelse i utvalgene. Følgende er på valg: Odd Egil Olsen Evy Olsen Beate Jensen Henriette Heitmann Mikkelsen (vara) Vidar Kristensen (vara) Alle er ønsket med videre, men Beate har sagt nei til gjenvalg, og det samme gjorde Henriette på møtet. Carsten spør også Odd Egil og Vidar som ikke var på møtet. Evy stiller seg villig til gjenvalg. Carsten Rolland og resten av valgkomiteen arbeider videre med å komplettere styret. Det er også ønskelig at man finner aktuelle personer til komiteene. Sak 53/18 Status utvalgene Gjennomgang av status i utvalgene. Marked Det jobbes fortsatt med å få på plass de to siste avtalene DNB har tilbudt en klubbjakke til våre juniorer. Reklame til noen av våre partnere vil bli trykket på jakken. Juniorene får også mulighet til å selge noen personlige avtaler på jakken. Disse skal ikke være i konkurranse med klubbens partnere, og må avklares i hvert enkelt tilfelle. Det vil bli sendt ut julehilsen til alle våre partnere. Odd Egil var ikke tilstede. Økonomi: Beate hadde meldt forfall til møtet. God kontroll på organiseringen av kveldsmaten, gjeldende fra nyttår. Viktig at vi er ajour med all utfakturering før jul. God kontroll. Alt er fakturert ut.

3 Arrangement Har vært stor arbeidsmengde i det siste. Må foran neste sesong se på en enklere løsning med registering av barn/foresatte/aktuelle arbeidsoppgaver. Roger kan ta ansvar for å få opp en elektronisk løsning, samt følge opp de som ikke svarer innen fristen. Også enighet om at ansvaret for å finne reiseledere til renn flyttet ut fra leder i arrangementsutvalget! Bæskades: Daniel forespør om en av idrettsklassene om lærer og elever kan tenke seg å bidra i gjennomføringen av rennet som en del av undervisningen. Vurdere et tettere samarbeid med Røde Kors, der de får noe større andel av inntektene. Samtale med Johns Suhr og Einar Suhr om mulig ansvar. Bidra i forkant av rennet (ønsker sikkert å gå selve rennet selv). Einar har også en gruppe veteraner som kanskje kan forespørres? Sportslig Skirennene er i gang. God deltakelse i Nordreisa med felles overnatting på skolen. Mange barn (ca 30) på 6-10 årsgruppa (1.-4. klasse). Vanskelig å få folk til å ta ansvar for å frakte smørehengeren til rennene. Politiattester er ok på alle som skal være trenere og reiseledere i vinter. Uttak Norgescup for juniorene skal gjøres senest Har god dialog med utøvere og foresatte NC er i gang. Brukbart fornøyd med resultatene for våre løpere. Veldig positivt med Kirsten Helsvig Nilsen år trener sammen med BUL og Tverrelvdalen 1 gang pr. måned. Neste fellestrening er i Tv.dalen sitt nye skileikanlegg. Har vært en del sykdom i 15/16 årsgruppen. Per Erik Bjørnstad har fått i oppdrag å få på plass en smørekoffert. Denne fylles (festesmurning) gjennom kjøp hos Intersport Hammari. Sak 54/18 Barneidretten Gjennomgang av barneidrettsbrosjyren. Styret skal gi en tilbakemelding til Hovedstyret hvordan oppstart av barneidretten vil påvirke økonomien i Alta IF Langrenn. Evy har lagt inn med rødt det som ble gjennomgått på styremøtet, samt innspill hun selv har kommet opp med i etterkant av møtet: LANGRENN Skitrening og -lek på Kaiskuru skistadion onsdager fra kl Kveldsmat på Kaiskuru nærmiljøsenter fra kl 19. Vi vil diskutere med Barneidrettsgruppa om dette kan dekkes av treningsavgiften.

4 Mulighet for deltakelse på barne- og sonerenn lokalt og ellers i fylket i henhold til terminliste. Skal vi la det om ellers i fylket stå? Vi velger å ikke sette skicup inn her på grunn av at treningsavgiften ikke vil dekke deltakelse på de cupene som arrangeres av Kaiskuru IL, Aronnes grendelag og Komsa FAU. Utstyrsbehov Ski og staver Varm drikke og klær etter vær Foreldrene har ansvaret for at barna møter med rett utstyr og må være til stede dersom barnet trenger hjelp utover det barneidretten kan tilby. Noen dager er det behov for å ha flere voksne med og da etterspør trenerne dette på forhånd. Dugnad Foreldre må stille på 1 dugnad knyttet til kveldsmatservering og 1 stort rennarrangement i Alta IF langrennregi. Vi forsøker å legge denne dugnaden til en arrangementshelg barnet kan delta på. Kommunikasjon mellom foreldre og trenere skjer på lukket facebookside for treningsgruppa. I tillegg legges det ut informasjon på Alta IF langrenn egen facebookside og på eget område på Alta IF sin hjemmeside. I tillegg ønsker vi å foreslå for Barneidretten at håndball og ski «utveksler» trenere. Ski hjelper til på håndball og håndball hjelper til på ski. Vedtak: Innspill sendes til Evy rundt teksten over. Evy og Daniel fullfører innholdet og melder tilbake til hovedstyret. Sak 55/18 FM i Båtsfjord januar Roger informerer på møtet om status på påmelding av ledere/utøvere til FM i Båtsfjord. Felles buss med øvrige klubber i Alta. Alta IF organiserer. Veldig fornøyd med påmeldingen fra egne løpere selv om FM kollidererer med Kvalfosssprinten i Holmenkollen. Roger blir reiseleder og Per Kåre blir smøresjef. Sak 56/18 Altarennet februar Innbydelsen ble gjennomgått. Odd Egil arbeider med å få på plass partnere for rennene og premier. Det utarbeides et komplett informasjonsskriv, samt en annonse med hovedpunkt. Barnerenn både lørdag og søndag. Vi har fått på plass ansvarlige for hovedoppgavene til rennet: Rennleder: Roger Finjord Ass.rennleder: Odd Egil Olsen Løypesjef: Daniel Strand Tidtaker: Jørn Roar Pedersen Speaker: Tine Klevstad Rennkontor: Anna Kjersti Helsvig

5 Kafe/måltider: Ruth Hansen /Jorunn Sandberg Overnatting: Elin Holsbø Start/mål Kafevakter Løypevakter Premiering Saft ved mål Sak 57/18 Eventuelt Utetimen og Basisanlegg februar kommer NSF til Alta for utetimen for utvalg skole og produksjon av basisanlegg i Kaiskuru. Foreløpig program: 11.februar: Utetimen for (trolig) Komsa skole 12.februar: Produksjon av basisanlegg på formiddagen, og testing for Kaiskuru nærmiljøsenter på slutten av dagen. Viktig at klubbene har representanter på produksjonen på formiddagen for å se hvordan dette gjøres. Alta kommune kommer med løypekjørerne. Åpent anlegg på ettermiddagen.