Styreprotokoll 2015/16

Transkript

1 Styreprotokoll 2015/16 26 mai 2015 ( Bård, Linn, Lene Mari, Bjørn Inge, Knut og Anne Lise) 1. Knutepunkt Bjerkvik arr. 1aug. Vedtak: Vi gjennomfører Coop bakkeløp / marsj på lik linje som i fjor. Fire klasseinndelinger: jenter opp til 16 år, gutter opp til 16 år her er 1 premie 300,- 2 premie 200,- og 3 premie 100,- Damer fra 16 år og opp, herrer fra 16 år og opp her er 1 premie 500,- 2 premie 300,- og 3 premie 100,- Påmelding: Voksen kr. 100, Junior/barn kr. 50 og trim. 50. Bård, Heidi, Anne Lise og Bjørn Inge har ansvar. Anne Lise hører med Tor Einar om sponsing av premier. Staturs per 13.09: Coop sponset gavekort. 2. Årsmøte vedtok at vi søker KM del 1 sesongen Knut skriver søknad. Frist er 10 juni. Status per 03.06: Søknad er skrevet og sendt inn. I etterkant har vi fått melding om at vi har fått KM del NNM Årsmøtet vedtok at skigruppa skal søke på NNM Søknadsfrist er 15 februar Vedtak: Søknadskomite består av Knut Leikvam, Øystein Flygel, Anne Lise Nylund. Gjermund Raaen blir spurt om å være med. I forbindelse med dette ble vi enig om å søke FIS godkjenning av vårt løypeanlegg. Anne Lise undersøker gjennomføring av det. 4. Sone-samling 20 juni. Denne sonesamlingen blir gjennomført i Bjerkvik. Lene Mari og Anne Lise er kjøkkenkomite. Sonelaget mangler leder, soneinstruktør er Jan Erik Reinås. 20 juni skal et velges leder, Bjerkvik ski har ingen forslag. Status per 13.09: Rune Tøllefsen ble valgt til leder. Senere på høsten ble Anne Lise spurt om å være i styret, og har takket ja til det. 5. Klubbsamling. Vedtak: Vi er enig om å gjennomføre klubbsamling. Aktuell dato er aug. Mulig sted er Setermoen. Lager et opplegg for den minste gruppa lørdag 29 aug. 6. Rydding av løypa: Vedtak: Knut organiserer kostemaskin. 7. Klippeliste: Vedtak: Vi klipper plenen på BTV. Anne Lise samarbeider med Rune og lager liste som sendes ut. Status per 03.06: Lista er sendt ut til noen på mail samt at den ligger på hjemmesida.

2 25 august 2015 (Anne Lise, Knut, Bård, Linn, Lene Mari og Bjørn Inge) 8. Bestilling av overtrekkdresser. Tilbud fra Trimtex på barnestr kr. 1099,- per dress og kr.1499,- per dress for voksen. Vedtak: Vi bestiller overtrekkdresser, klubben sponser en del slik at prisen blir kr.700,- per dress for barn (400,- for jakke og 300,- for bukse) og kr.1000,- per dress for voksne (600,- for jakke og 400,- for bukse) Frist for bestilling er Treningsprogram. Trenerne har ansvar for program. Knut og Bjørn Inge samarbeider om de største gruppene. Kai, Rune og Viggo har laget et opplegg for de minste. Program er delt ut. 10. Klubbsamling: Vedtak: Vi avholder klubbsamling lørdag 26 september ved idrettshallen. Knut lager program. Anne Lise deler ut til 1-4 kl. ved skolen. Vi ordner pizza fra gatekjøkkenet. Status per 13.09: Kjøkkenet på hallen er bestilt og Info delt ut. 11. Dugnader: Vi gjennomfører dugnad ved BTV (rydding av skog) kr ,- Rydding av skog på Seines kr. 5000,- og grilling på BTV kr.3000,- Anne Lise avtaler med Rune ang fordeling av klipping på BTV i sommer. 12. Kommende renn: KM del 1: Vi avholder styremøte i oktober der vi planlegger KM. Dvs. lager invitasjon, fordeler gjøremål osv. Øystein blir innkalt til dette møtet. Anne Lise har bestilt idrettshallen. Anne Lise og Karin ser på premier. Bård booker skolen fredag til søndag. Status per : KM vellykket gjennomført. Se evaluering NNM 2017: Vi er usikker om vi vil klare å avholde NNM etter FIS sine regler. Vedtak: vi starter med at Knut skriver brev til grunneierne og tilbyr dem en sum for at vi kan utbedre og utvide løypene. Etter det avholder vi et medlemsmøte med bla. Informasjon. NNM 2016: Anne Lise bestiller hytter i Alta. Status per 13.09: Vi fikk leie 4 leiligheter med to soverom, bad, kjøkken til 1400,- per natt og 1 hytte til kr.1000,- per natt. De må ha endelig bekreftelse på antall innen Har prøvd flere steder, men alt er allerede bestilt. Vi kommer tilbake til egenandel per. person. 13. Bestilling av utstyr: Vedtak: Knut bestiller diverse utstyr til bruk i trening. 14. Vi lager Facebook gruppe, samt at Knut lager egen gruppe som kommunikasjon mellom han og juniorene.

3 14 september 2015 (Anne Lise, Bård, Linn, Knut, Bjørn Inge) Per SMS 15. Det er kveldskurs i eqtiming i Tromsø i november. Forslag fra Viggo at noen fra gruppene drar. Eqtiming kan kombineres med emit. Vedtak: Bjørn Erik drar for skigruppa. Vi betaler påmeldingsavgift. 15 oktober 2015 (Anne Lise, Bård, Knut, Bjørn Inge, Lene Mari) Samt Øystein Flygel. 16. Det er kommet forespørsel fra hovedstyre om det er noen fra gruppene som ønsker å arrangere 17 mai Vedtak: Skigruppa stiller seg villig til å arrangere 17 mai. 17. Invitasjon til KM januar 2016 ble skrevet samt Øystein gjennomgikk organisering av renn. Det ble delegert oppgaver. 03 november 2015 (Anne Lise, Knut, Bård, Linn, Bjørn Inge, Lene Mari samt Øystein) 18. Ny gjennomgang og organisering av KM. Staben settes sammen. Vedtak: Vi bestiller leiebrikker fra Emit. Kr.16,- per stk. Anne Lise ordner dette. Vedtak: Leif Kjetil Gamst har ansvar for tidtaking. Han betales kr.3000,- for jobben. I tillegg til kost og losji (mulig han får privat overnatting). Vedtak: 7 klasse er villig til å ha kafe på tirsdagsrenn, samt at de står i kafeen under KM, de betales kr 3000,- for jobben under KM. (de andre klassene er spurt). 19. Karin og Anne Lise har gjort forberedelser til tirsdagsrenn. Skjema kommer ut etter hvert. 20. Skigruppa arranger brukbutikk og julebord onsdag 9 desember. Vedtak: Merete handler inn det som trengs til julebordet. Status : Vellykket julebord. 21. I forbindelse med at vi vedtok på Årsmøte 2015 om å søke på NNM 2017, så ble det skrevet et brev til Prestjord Grunneierlag med forespørsel om utvidelse av lysløypa. De stiller seg positiv til dette og ønsker et møte med oss onsdag 4 november. Vi planlegger møte Styremøte (Anne Lise, Bård, Knut, Bjørn Inge, Linn og LeneMari) Per sms. 22. Møtet med grunneier i Prestjord var positiv. Vi vil nå kontakte en konsulent fra skiforbundet til å hjelpe oss med løypetraseer. Dette må vi betale mellom kr for. Vi prøver å få dette refundert fra BIF senere. Vedtak: Vi betaler konsulenten overnevnte beløp for gjennomgang av løypetrase.

4 Medlemsmøte (Karin, Linn, Viggo, Bjørn Erik, Lene Mari, Terje, Anne Lise, Bård, Bjørn Inge, Knut, Kai og Lise) 1. Tema: Skal vi søke på NNM Vedtak: Enstemmig vedtatt at Bjerkvik IF ski ikke søker NNM i Men vi jobber videre med oppgradering av løypenettet. Vi venter på forslag fra skiforbundet, og legger dette frem for grunneiere og årsmøtet i Bjerkvik IF (Anne Lise, Knut, Bård, Linn, Bjørn Inge, Lene Mari. Øystein var med på det som omhandler evaluering av KM) 23. Årsmøtet i BIF 18 februar. Knut ordner regnskap og budsjett. Bård ordner med revisjon. 24. Dekning av utgifter til NC og Junior NM: Vi har tidligere et vedtak på at skigruppa dekker 70% av uttak til NC renn og 50% av de neste uttakene. Dette vedtaket opprettholdes. Vedtak: Skigruppa dekker 70% av utgifter til junior NM for løpere. 25. NNM Alta: Det er bestilt overnatting på Alta river caming. Vedtak: Hver enkelt som drar betaler 500 kr i egenandel til skigruppa i etterkant. Skigruppa spanderer en middag. 26. Kjøp av tredemøller: Det er kommet inn forslag på kjøp av tre tredemøller som kan stå på klubbhuset. Disse brukes til bla intervall og vanlig trening når det er for kaldt ute. Bjørn Inge innhenter pristilbud til neste styremøte mai. Skigruppa har tidligere sagt deg villig til å arrangere 17 mai. Styret er 17 mai komite. 17 mai tas videre opp på styremøte i midten av mars. 28. Bardu sport: Vi fornyer ikke avtalen med Intersport i Narvik om å få klubbrabatt. Anne Lise undersøker med Bardu sport hva vi vil få i tilbud fra dem, samt at vi reklamerer for dem evt på hjemmesida vår. 29. Løypeanlegg: Forslag til løypeanlegg er kommet fra skiforbundet ved Hermod Bjørkestøl. Vi vil få FIS godkjent løypeanlegget til alt unntatt fellesstart skøyting. Vi jobber videre med å få godkjent 9 m bredde slik at vi får FIS godkjent fellesstart skøyting også. Øystein har videre dialog med grunneiere. Vedtak: Anne Lise leverer inn innkommen sak til Årsmøtet i BIF der vi foreslår følgende: Opprettelse av anleggskomite/ løypekomite for utbedring av skianlegg.

5 Denne komiteen må få fullmakt til å gå i dialog med grunneiere, jobbe med plan og budsjettarbeid som videre legges frem for styret i BIF. 30. Evaluering av KM del 1: Positiv TD rapport. Positiv speaker. Vi leide inn tidtaker Leif Ketil Gamst til tidtaking, han og Bjørn Erik var et kjempe team. Stafett: Bedre tidsfrister, samt at lagene ikke endrer oppstilling. Men dette er noe kretsen må se på. Premiering: Vi erfarte at det er en fordel med enda mer like premier enn det vi hadde. Må være to som har med premier og gjøre. Fordel med stort målområde. Måldommere og forvarsling fungerte bra. Ulempa at juniorer/seniorer varmer opp i motsatt retning av det løpere går. Vi bør ha merket plass til glidtest. Bedre system med nr.innsamling ved stafett. Det må være minst to som har ansvar for kafedrift Styremøte per sms (Anne Lise, Bård, Lene Mari, Bjørn Inge, Linn) 31. Smøretelt NNM Alta 2016: Vedtak: Skigruppa bestiller smøretelt til kr.5000,- til NNM Alta.