61 NIKT Digital Patologi Prosjektbegrunnelse

Transkript

1 61 NIKT Digital Patologi Prosjektbegrunnelse Versjonsnummer: 0.9 Godkjent dato: Godkjent av prosjektstyreleder: Levert av prosjektleder: <dato> Lisbet Sviland Line Rodahl Dokset

2 VERSJONSKONTROLL: Versjon Dato Forklaring Utført av Dokumentet opprettes Johanna Ivarsson Kapitler gjennomgås og sorteres Line Rodahl Dokset Innhold skisseres Line Rodahl Dokset Gevinstbeskrivelser Sindre Byrkjeland Gjennomgang av underlag, oppdateres Sindre Byrkjeland Ivar Skaland Oppsummering Sindre Byrkjeland Ivar Skaland Justeringer Prosjektgruppen Dokumentet oversendes prosjektstyret 1.0 Presiseringer innarbeides og endelig versjon etableres Line Rodahl Dokset Prosjektbegrunnelse II

3 Innhold 1 Sammendrag Bakgrunn for prosjektet Nåsituasjon Muligheter Prosjektbeskrivelse Strategi og forretningsbehov Kritiske suksessfaktorer Effektmål Resultatmål Nytteeffekter Introduksjon Sammenhenger og avhengigheter Gevinststruktur Overordnede gevinster Prosjektspesifikke gevinster Delprosjekt 1 - Samhandling Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Delprosjekt 3 Blokker, glass og digitale snitt Delprosjekt 4 Svarrapporter Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Delprosjekt 6 Overføre informasjon Delprosjekt 7 Undervisning og forskning Kostnader Prosjektkostnader Drift- og forvaltningskostnader Regionale innføringskostnader Nåverdiberegninger Risiko Konklusjon Prosjektbegrunnelse III

4 9 Vedlegg, oversikt Appendix Prosjektbegrunnelse IV

5 1 Sammendrag «NIKT Digital Patologi» startet opp sin konseptfase 5. februar 2016, og leverte foranalyserapporten 28. mai 2017 sammen med en første versjon av prosjektbegrunnelsen. Prosjektet startet deretter opp planleggingsfasen 28. august 2017, og prosjektbegrunnelsen har så blitt videreutviklet i denne fasen. Prosjektet er et nasjonalt prosjekt og gjennomføres etter Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. For at igangsatte og planlagte regionale prosjekt innenfor digital patologi skal kunne hente ut gevinster knyttet til samhandling på tvers av helseregionene, er det en forutsetning at det foreslåtte nasjonale prosjektet blir gjennomført. Alternativet er at helseregionene gjennomfører digitalisering hver for seg og kan ende opp med løsninger som ikke er tilrettelagt for nasjonal samhandling. Gevinstbetraktningene som beskrives her, forutsetter at digitalisering av patologiområdet gjennomføres i regionene. Det nasjonale og de regionale prosjektene må ses i sammenheng og er gjensidig avhengige. Derfor kan man ikke forvente maksimalt estimert gevinstuttak før både det nasjonale og de regionale prosjektene er gjennomført. De overordnede gevinstene ved å innføre digital patologi er som følger: Pasientgevinster: Økt pasientsikkerhet gjennom 1. Kortere tid til diagnose 2. Raskere og riktigere behandling 3. Færre feil og misforståelser som kan gi gale behandlingsvalg Bedre kapasitetsutnyttelse gjennom mer effektiv prosessering gjør det mulig å håndtere økt prøveomfang Bedre datakvalitet for registre, særlig Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet Utdanning av patologer (inkludert etterutdanning) kan gjøres i nasjonal regi som interaktive virtuelle kurs og e-læringsprogrammer, som også støtter gruppeundervisning på hver enkelt avdeling I tillegg viser investeringsvurderingen en positiv nåverdi for prosjektet. Prosjektbegrunnelse 1

6 Antall prøver og arbeidsmengden per prøve øker for hvert år. Det betyr at belastningen på patologimiljøet vil øke dersom ikke tiltak iverksettes. Generasjonsskiftet, som innebærer at mange høyproduktive patologer pensjoneres de nærmeste årene, kommer parallelt med det økte prøveomfanget. Prosjektet har arbeidet to år med utredninger, planleggingsarbeid og dokumentasjon, som raskt vil bli utdatert hvis prosjektet blir satt på vent. Leveransene fra prosjektet er etterspurt og forankret i fagmiljøene. Eksempelvis er Kreftregisteret og klinikere svært interesserte i nasjonal strukturert svarrapport. De ovenstående argumentene oppsummeres med at vi har et tidsvindu for å starte gjennomføringen av prosjektet. Vi mener derfor at en beslutning om oppstart av det nasjonale Digital patologi prosjektet bør fattes snarest. Det henvises til Appendix til slutt i dokumentet for å se forutsetningene for beregninger som er utført. Prosjektbegrunnelse 2

7 2 Bakgrunn for prosjektet 2.1 Nåsituasjon Hittil har graden av standardisering innen patologiprosessene vært forholdsvis lav. Faget preges av manuelle prosesser hvor risikoen for feil er større enn nødvendig. Utvikling av mer automatisert utstyr, nye laboratoriedatasystemer og snittskannere med tilhørende programvare tilbyr nå de nødvendige verktøy for økt standardisering, effektivisering og reduksjon av feil. Andelen av eldre er økende i Norge, og antall kreft-tilfeller øker med alderen. All kreftbehandling, og % av all sykehusbehandling, baserer seg på en patologidiagnose. Kreftregisteret har beregnet at antall krefttilfeller vil øke med 40 % frem til 2030 (Figur 1). Figur 1. Forventet utvikling av nye kreftpasienter pr år (kilde: Kreftregisteret) Antall prøver som skal diagnostiseres vil øke mer enn antall kreftpasienter. En årsak er at kun en del av prøvene som undersøkes i patologilaboratoriet får en kreftdiagnose. Flere overlever også kreft, og dette medfører økt antall prøver fra hver pasient i forbindelse med kontroll og oppfølging. Figur 2 viser forventet vekst i antall biopsier (vevsprøver) frem til 2025 på 45 % i Helse Vest. Figur 3 tydeliggjør at arbeidsmengden med hver prøve også øker, ved at antall blokker og glass for hver prøve øker mer enn antall prøver. Prosjektbegrunnelse 3

8 Figur 2. Observert og forventet antall biopsier i Helse Vest frem til 2025 Figur 3. Observert økning av blokker og glass versus prøver (remisser) ved Oslo universitetssykehus Med utgangspunkt i figurene forventer vi på landsbasis en økning i prøveomfanget fram mot 2025 som vil kreve minst 100 patologer og 200 bioingeniører flere enn vi har i dag, dersom det ikke skjer endringer i måten å arbeide på. Forsinket, unøyaktig eller feil diagnose kan føre til feilbehandling, unødvendige kostnader, lidelser og for tidlig død. Rapporten Kreft i Norge kostnader for pasientene, helsetjenesten og samfunnet (Oslo Economics, 2016) viser at kreftrelaterte kostnader, inkludert verdien av tapte leveår, er beregnet til MNOK per år. En nylig publisert metaanalyse (Interpretive Diagnostic Error Reduction in Surgical Pathology and Cytology, Guideline From the College of American Pathologists, 2015) konkluderer med at 5,9 % av Prosjektbegrunnelse 4

9 patologi svarrapportene inneholder betydelige feil. I en annen studie (Ho et al., 2014: Can Digital Pathology Result In Cost Savings? A Financial Projection For Digital Pathology Implementation At A Large Integrated Health Care Organization) estimeres at økte behandlingskostnader og tapte leveår blir konsekvensen av omtrent 0,5 % av de prøver som inneholder feil. I utførte firmaet Proactima en ROS analyse av prosess og diagnostikk ved avdeling for patologi ved Stavanger Universitetssykehus. Resultatene fra denne undersøkelsen samsvarer i stor grad med ovennevnte studie av Ho et al. Foruten denne ROS analysen, har prosjektgruppen ikke funnet andre norske rapporter om hyppighet og alvorlighetsgrad av feil i patologiavdelinger. Et konservativt estimat er at kostnader som følge av feil, unøyaktig eller forsinket diagnostikk utgjør 0,25 % av samfunnets kreftrelaterte kostnader slik de beskrives fra Oslo Economics. Prosjektgruppen mener at innføring av digital patologi i vesentlig grad vil redusere disse kostnadene. Både Kreftregisteret og Folkehelseinstituttet baserer årlige meldinger på data avgitt fra patologilaboratoriene. Data avgis dels elektronisk, dels på papir, og data stammer fra 4-5 laboratoriedatasystemer i ulike format. Særlig har Kreftregisteret beklaget at avleverte data er lite konsistente og at de bruker flere årsverk på å tilrettelegge og tolke informasjonen i overføringen til sine systemer. 2.2 Muligheter Innføring av Digital patologi vil kunne bidra til å løse mange av fremtidens utfordringer relatert til økende prøveomfang, kvalitetskrav og bemanning. Diagnostisk kapasitet blir raskt en begrensende faktor fordi pensjonsavgang i kommende periode er høyere enn dagens utdanningstakt. Samtidig tilsier økende prøveomfang et behov for å øke bemanningen i laboratoriene med anslagsvis 50 %. Digital patologi muliggjør en langt mer rasjonell utnyttelse av kapasitet og kompetanse og derved motvirke disse problemene. Ved innføring av Digital patologi gjennomføres en nasjonal standardisering av arbeidsprosesser og utforming av svarrapporter. Dessuten gis tilgang til nasjonal prøvehistorikk. Dette vil føre til at antall feil reduseres betydelig. Digital patologi vil gi mulighet for større grad av spesialisering innen fagområder. Langt flere prøver vil derved bli besvart av patologer med tilpasset kompetanse. Også dette vil redusere svartider, unøyaktigheter og mangler. Rask, riktig og presis diagnose vil føre til riktigere behandlingsvalg og reduserer kostnadene for patologiavdelingene, behandlende kliniske avdelinger og storsamfunnet. Ikke minst sparer det pasient og pårørende for unødige lidelser. Prosjektbegrunnelse 5

10 Standardisert maskinlesbar rapportering vil være grunnlaget for automatisert høykvalitets rapportering til helseregistre. Dette vil spare registrene for tolkningsressurser og gi ferskere og bedre statistikk. Digital patologi vil forenkle utdanning av leger i spesialisering. LIS-leger vil ha tilgang til digitalt undervisningsmateriell som kan deles på tvers av regionene. Prosjektbegrunnelse 6

11 3 Prosjektbeskrivelse 3.1 Strategi og forretningsbehov Regjeringens styringsmål for spesialisthelsetjenesten 2017, med spesielt fokusområdet «Redusere unødig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen» setter en tydelig retning for Digital patologi. Figur 4. Regjeringens styringsmål 2017 Figur 5. Sykehustalen 2017 Prosjektbegrunnelse 7

12 IKT utviklingen i Helse-Norge er kommet langt, men mange selvstendige virksomheter som har egne ansvar for prioriteringer, anskaffelse og drift har ført til enkeltstående og forskjellige IKT løsninger. I Stortingsmelding 9, ( ) beskriver regjeringen derfor alternative løsninger med hovedmålet «En innbygger én journal». Meldingen understreker også at gode IKT systemer er nødvendig for pasientsikkerhet og kvalitet, hvor kvalitet også betyr tilgjengelighet og service. I Nasjonal Helse og Sykehusplan (Stortingsmelding 11, ) følges dette opp helsetjenesten skal oppleves som pasientens helsetjeneste - pasienten skal ikke bidra til å holde helsetjenesten sammen ved å være en informasjonsbærer mellom ulike helsevirksomheter. Alle innbyggere har en lovfestet rett til lik tilgang til tjenester av god kvalitet (Pasientrettighetsloven, 1999). Denne loven gir pasienten nye rettigheter i forhold til helsetjeneste, bl.a. innsynrett i egen journal. Konsekvensen av «lik tilgang til tjenester» gjøres tydelige i Nasjonal helse- og sykehusplan, kapittel 12, avsnitt III) det skal ytes likeverdige spesialisthelsetjenester, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn. Prosjektet Digital patologi med visjonen «Lik, rask og riktig diagnostikk i alle landets patologiavdelinger» vil være et viktig bidrag til å oppfylle disse målene. Felles nasjonale løsninger innen teknologi, dokumentasjon og arbeidsprosesser vil sikre samhandling ikke bare internt men også mellom laboratorier og helseregioner. Prosjektbegrunnelsen inneholder en beskrivelse av gevinster som oppnås ved å gjennomføre prosjektet Digital patologi nasjonalt. 3.2 Kritiske suksessfaktorer Det forutsettes at alle regionene er enige om og følger de nasjonale føringene. Det nasjonale prosjektet og de regionale prosjektene er gjensidig avhengige. Dersom de regionale prosjektene blir forsinket eller ikke følger nasjonale standarder, vil det redusere eller forsinke gevinstuttakene. De regionale prosjektene er på sin side avhengige av leveransene fra de nasjonale delprosjektene for å unngå kostbare endringer og tilpasninger i ettertid. Nødvendige ressurser fra helseregionene er kritisk for å sikre regional forankring og relevant kompetanse inn i prosjektene. 3.3 Effektmål Effektmålene er knyttet til prosjektets langsiktige virkninger for virksomheten. De konkretiserer de overordnede målene og beskriver den verdiskapning som prosjektet skal bidra til. Prosjektbegrunnelse 8

13 Effektmålene skal omfatte alle patologiavdelinger og fagområder, men vil under prosjektperioden kun måles for de avdelinger og fagområder som har tatt i bruk i Digital patologi. Effektmålene for øvrige områder vil nås og måles etter prosjektperioden. Antall avdelinger og fagområder som har tatt i bruk Digital patologi er målsatt med en egen nøkkelindikator. Tiltakene vil resultere i identifiserte kvantitative og kvalitative gevinster. Det betyr at det er en tydelig sammenheng mellom definerte mål og de gevinstene som skal til for å tilfredsstille målene. Der det er identifisert kvantitative gevinster er det også naturlig å gjøre både nullpunktsmålinger og resultatmålinger underveis i prosjektet for å validere både tiltak, gevinster og måloppnåelse. Under presenteres de fem effektmålene. Effektmål 1 Forbedret pasientsikkerhet Pasientsikkerheten er forbedret gjennom redusert utredningstid, korrekte og komplette svar: Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Digitale snitt er koblet til svarrapporter Historiske prøver er raskt og lett tilgjengelige Prøver til re-granskning er raskt og lett tilgjengelige Prøver (vev, blokker, glass, digitale snitt) og svarrapporter er entydig og unikt merket for å hindre forbytting Digitale snitt og prøvesvar er tilgjengelig for klinikere og pasienter Effektmål 2 Hevet kvalitet på patologitjenesten Kvaliteten på patologitjenesten er hevet gjennom at: Svarrapporter med strukturerte data benyttes for alle fagområder Gjennomsnittlig svartid er redusert på tvers av avdelinger og fagområder Digitale verktøy benyttes for å måle uttrykk av biomarkører på digitale snitt Prosjektbegrunnelse 9

14 Effektmål 3 Effektiv bruk av ressurser i patologitjenesten Ressurser i patologiavdelingene blir utnyttet bedre: Patologiavdelinger samhandler via epat Patologer diagnostiserer innenfor sitt fagområde Ved konsultasjon og regranskning av tidligere prøver fra andre regioner benyttes digitale snitt via epat Lagringsbehov for glassnitt er redusert til et minimum basert på Nasjonal plan for lagring av blokker og glass Forsendelse og administrasjon av glassnitt skjer i liten grad Arbeidsprosessene er standardiserte Effektmål 4 Hevet kvalitet på fremtidige helsetjenester Kvaliteten på fremtidige helsetjenester er bedre fordi: Alle avdelinger benytter epat for å levere rapporter til kreftregisteret, FHI og andre kvalitetsregistre elektronisk med strukturerte data Forskningsprosjekter kan benytte nasjonale datasett som tilgjengeliggjøres fra epat Effektmål 5 Styrket undervisning Utdanning av leger i spesialisering blir styrket gjennom: En samling av digitalt undervisningsmateriell er laget Digitalt undervisningsmateriell, inkludert digitale snitt, brukes på tvers av regionene En digital undervisningsplattform er etablert Nasjonale digitale kurs innen fagområder som har gjennomgått standardiseringsfasen er utviklet 3.4 Resultatmål Resultatmålene beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser, innenfor prosjektperioden. Prosjektbegrunnelse 10

15 Prosjektet vil bli gjennomført i 7 delprosjekter. Hovedprosjektets resultatmål er å gjennomføre delprosjektene. Hvert og et av delprosjektene har en rad leveranser, som de vil ta frem mål for og deretter rapportere løpende til hovedprosjektet. Her presenteres en oversikt over delprosjektene med tilhørende hensikt, for å gi en forståelse av hva delprosjektene skal levere. For en detaljert oversikt over leveransene henvises til Faseplanen. Tabell 1. Delprosjektene og deres hensikt Prosjektbegrunnelse 11

16 4 Nytteeffekter I dette kapitlet beskrives nytteeffekter og gevinster. Kostnadsdelen beskrives i kapittel 5, før det hele sammenstilles i en nåverdiberegning i kapittel 6 og en konklusjon i kapittel Introduksjon Figur 6. Faser i prosjektet. Fase 1 Forberede vil legge til rette for gevinstene som vil komme i senere faser. De forventede gevinstene vil komme gradvis fra fase 1 Forberede, fase 2 Standardisering og sterkere etter fase 3 Samhandle nasjonalt. Erfaring fra andre større endringsprosjekter er at det tar mer tid enn forventet før gevinstene realiseres for fullt. 4.2 Sammenhenger og avhengigheter Prosjektet har store gjensidige avhengigheter til de regionale prosjektene som skal etablere Digital patologi i den enkelte helseregion. I tillegg har prosjektet eksterne treffpunkter som listet i Figur 8, og spesielt nevnes avhengigheten til prosjekt PK PAT (aktivitetsbasert kodeverk) fra Direktoratet for e-helse i Figur 9. Prosjektbegrunnelse 12

17 Plan for blokker, glass og digitale snitt Nasjonal nummerserie Standardiserte rekvisisjoner Standardiserte svarrapporter epat H H 1H H 1H H 1H H Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Unilab Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Regional Sympathy Reginal LVMS Digital patologi (skanner, lagring, arbeidsstasjon) Figur 7. Det nasjonale prosjektet og de regionale prosjektene (pr januar 2018). Figuren viser viktige leveranser fra det nasjonale prosjektet som påvirker eksisterende systemer eller legger føringer for anskaffelser. Figur 7 viser viktige nasjonale leveranser og hvordan disse påvirker regionale anskaffelser som er pågående eller planlagte: Plan for blokker, glass og digitale snitt vil legge føringer for helseregionenes lagringsstrategier. Nasjonal nummerserie er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for oppbygging og konfigurering av nummerserie i regionale løsninger. Standardiserte rekvisisjoner, standardiserte svarrapporter og epat er nødvendig for effektiv samhandling, og legger føringer for definering av rekvisisjoner og svarrapporter, herunder bruk av kodeverk, i regionale løsninger. Det finnes nå en unik mulighet for å etablere standarder og strukturer nasjonalt som kan komme de fire regionene til gode ved implementering av sine respektive digital patologi systemer. Dette vil bidra til å gjøre de regionale prosjektene mer tidseffektive. Å etablere standarder en gang, i stedet for 4 (regionene) eller 17 ganger (HF nivå) gir en stor gevinst. Gode eksempel på dette er nasjonal plan for blokker, glass og digitale snitt, samt nasjonal nummerserie som etterspurte nasjonale leveranser. I Figur 8 vises overordnet delprosjektenes eksterne avhengigheter og grensesnitt. Prosjektbegrunnelse 13

18 Figur 8. Eksterne avhengigheter og grensesnitt i Fase Forberede per delprosjekt. Interessenter med gruppen av eksterne interessenter og tilhørende avhengigheter er tatt med i planleggingen av de aktuelle delprosjektene, og det er beskrevet i Interessentregistret og Kommunikasjonsplanen. Direktoratet for e-helse arbeider med aktivitetsbaserte kodeverk for patologiområdet. Vårt prosjekt arbeider parallelt med strukturert bruk av kodeverk i digital patologiprosessen. Det er helt nødvendig å samarbeide for best resultat. Fremdriftsplan for aktivitetskodeverket er skissert i Figur 9. Figur 9. Fremdriftsplan aktivitetskodeverk De regionale prosjektene har laget egne prosjektbegrunnelser for sine gevinster. Det er viktig å unngå dobbelføring av gevinstene. I møte med de regionale prosjektene har vi avklart hvilke gevinster som presenteres i respektive prosjekt. Overordnet prinsipp er at tiltak som gjennomføres på nasjonalt nivå også gevinstføres her. Prosjektbegrunnelse 14

19 Gevinster knyttet til at avdelingene etter digitalisering har behov for å ansette færre patologer og bioingeniører til å håndtere fremtidig vekst er ikke tatt med i denne prosjektbegrunnelsen. Her er kun tatt med tidsbesparelser knyttet til sanering av arbeidsoppgaver som faller bort etter konkrete tiltak i nasjonalt prosjekt. De fleste nasjonale gevinstene forutsetter at Digital patologi er implementert regionalt, og flere av de regionale gevinstene vil bli forsterket med de nasjonale leveransene. Prosjektbegrunnelse 15

20 4.3 Gevinststruktur Det er lagt opp til en gevinststruktur der prosjektet først beskriver de overordnede gevinstene som er identifisert. Overordnete gevinster er gevinster som ikke kan relateres direkte til prosjektets leveranser, og kan være av en samfunnsøkonomisk type. Gevinstene er ikke analysert på detaljert nivå, og inngår ikke i investeringsvurderingen eller i gevinstrealiseringsplanen. Bakgrunnen for dette er at eksterne faktorer vil kunne påvirke tallene betydelig. Det blir krevende å isolere effektene som kommer fra Digital patologi på et så høyt nivå som disse gevinstene beskrives. Prosjektet har likevel valgt å presentere gevinstene med bakgrunn i at vi ønsker å synliggjøre potensialet ved å gjennomføre Digital Patologi. Overordnete gevinster er diskutert i kapittel 4.4 Videre beskrives de prosjektspesifikke gevinstene, som lar seg knytte direkte til et delprosjekt. Gevinstene presenteres i kapittel 4.5. De prosjektspesifikke gevinstene vil inkluderes i prosjektets gevinstrealisering. De prosjektspesifikke gevinstene er delt inn i tre hovedtyper, i henhold til DFØs veiledning for gevinstrealisering. Gevinster Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Gevinster for øvrige aktører Figur 10. Gevinststruktur fra DFØ Effektiviseringsgevinster er gevinster som gir besparelser og kostnadsunngåelser i egen virksomhet, i dette dokumentet menes her patologiavdelingene. Eksempler på slike gevinster er redusert tidsbruk og reduserte utgifter til porto. Disse gevinstene estimeres i kroner og er kvantitative. Kvalitetsgevinster er gevinster som medfører økt kvalitet på ett eller flere områder. Eksempler på kvalitetsgevinster er færre situasjoner med avvik fra normal drift, raskere svar, Prosjektbegrunnelse 16

21 bedre arbeidsmiljø og økt tillit til en virksomhet. Disse gevinstene er kvalitative og er ikke estimert i kroner. Gevinster for øvrige aktører er effektiviseringsgevinster, besparelser eller kostnadsunngåleser, alternativt kvalitetsgevinster utenfor egen virksomhet. Eksempel på øvrige aktører er Kreftregistret og Folkehelseinstituttet. En effektiviseringsgevinst kan være en kostnadsbesparelse. Dette er en gevinst som vil kunne hentes ut i form av nedtrekk på eksisterende budsjetter. Et eksempel vil være reduksjon av portokostnader ved forsendelser mellom avdelinger som følge av digitalisering. De fleste av prosjektets effektiviseringsgevinster er av typen kostnadsunngåelse. Dette er en gevinst til følge av at en kostnad ikke oppstår. Et eksempel vil være utvikling av nasjonale standarder, der det er rimelig å anta at hver region eller hvert HF, ville ha måttet gjøre dette arbeidet selv, i stedet for at det gjøres en gang, for alle. Innføring av Digital patologi i regionene, og implementering av leveransene fra det nasjonale prosjektet vil ikke gå helt i takt. Dette gir en usikkerhet på når gevinstene vil tas ut, men en utsettelse eller forsinkelse eliminere ikke gevinstene som presenteres i dette dokumentet, men kan komme til å skyve dem ut i tid. 4.4 Overordnede gevinster Prosjektet vil gi overordnete gevinster innenfor flere viktige områder. Patologitjenesten påvirker i høy grad pasientens og samfunnets opplevde helsetjeneste. Etiske/omdømme Økonomiske Avvik Pasienter engster seg unødig lenge Pasienter ligger lenger inne på sykehus mens de Pakkeforløp som ikke innfris venter på diagnose Pasienter får ikke den behandling de trenger Pasienter kan få dyr og uvirksom behandling Risiko for feil behandling Pasienter kan be om Second opinion eller velge annet sykehus for behandling Utstrakt grad av innkalling/re-granskning av prøver for å sikre komplett og korrekt diagnose Pasientklager For beregning av overordnete gevinster har prosjektet basert seg på en undersøkelse av Oslo Economics «Kreft i Norge 2016». Den viser at kreftrelaterte kostnader i Norge, inkludert verdien av tapte leveår, er beregnet til MNOK per år. Fagpersoner i prosjektgruppen har gjort en antagelse at feilaktige eller unøyaktige patologidiagnoser er årsak til 0,25 % av denne summen. Dette kan tilsvare 350 MNOK i årlig besparelse. Prosjektbegrunnelse 17

22 Antagelsen støttes av prosjektets beregninger basert på en ROS analyse utført av Proactima i 2013 ved avdeling for patologi, Stavanger Universitetssykehus. Den analysen konkluderer med at feil, unøyaktig eller forsinket patologidiagnostikk gir gal eller unødig pasientbehandling for sykehusets kreftpasienter, estimert til 15 MNOK per år. Ekstrapolert til nasjonalt nivå tilsvarer dette mer enn 200 MNOK årlig. Studien på Stavanger Universitetssykehus samsvarer i stor grad med konklusjonene som publiseres i artikkelen fra Ho et al, se kapittel Beregningene av overordnete gevinster synliggjør de betydelige verdier prosjektet kan gi. Estimatene er grove, men prosjektgruppen mener at diagnostiske feil som forårsaker slike utgifter i vesentlig grad vil reduseres ved innføring av Digital patologi. 4.5 Prosjektspesifikke gevinster I kapitlet presenteres prosjektspesifikke gevinster per delprosjekt Delprosjekt 1 - Samhandling Tabell 1. Gevinster, delprosjekt 1 Delprosjektet skal etablere nasjonal løsning for samhandling som understøtter informasjonsdeling, konsultasjon og arbeidsflyt. Løsningen piloteres på utvalgte fagområder. Full årlig gevinst utløses når alle fagområder er en del av epat og alle patologiavdelinger har tatt i bruk løsningen Kvantitative gevinster ved å etablere samhandlingsløsning på tvers av regionene I en digital fremtid ønskes flere forsendelser av prøver mellom avdelinger og regioner for å utnytte den samlede kapasitet og kompetanse innen patologiområdet mer optimalt. Man forventer og ønsker mer spesialisering innen fagområder for å kunne tilby rask og presis diagnostikk. I dag må blokker og glass sendes via post når den enkelte patolog ønsker konsultere kollega på annen avdeling. Fordi arbeidsprosesser i liten grad er standardisert, og for å ha dokumentasjon på diagnostikken i mottakende avdeling, produseres der nye snitt og supplerende undersøkelser. Dette dobbeltarbeidet vil reduseres betydelig gjennom nasjonal standardisering og Digital patologi, slik at konsultasjon og re-granskning i stor grad kan Prosjektbegrunnelse 18

23 baseres på tilgjengelige digitale snitt. Der er også mange telefonhenvendelser fra rekvirenter med spørsmål om prøver og prøvesvar. Forsendelser og produksjon av nye snitt har kostnader både gjennom forberedelser i avgivende avdeling, selve postforsendelsen, produksjon av glass i mottakende avdeling, tilbakesending av blokker og originalsnitt, og tid brukt til telefoner fra rekvirent Reduksjon av postforsendelser I gevinstberegningen av digital patologi er det lagt til grunn at 2,5 % av antall remisser oversendes til en annen geografisk lokasjon, og returneres. Per i dag (Årsrapport Den norske Patologforening, 2015) utgjør dette ca forsendelser i året. Tallet på 2,5 % er basert på spørreundersøkelse i patologiavdelingene i regi av nasjonalt prosjekt. Forsendelsesprisen på Nkr er estimert av prosjektet og inkluderer administrasjon og porto Produksjon av nye glass Ved konsultasjon eller regranskning produseres ca. 4 nye glass snitt per prøve. Dette tallet er gjennomsnittlig antall glass per histologiprøve (Den norske patologforeningen, 2015). Kostnaden ved å lage nye objektglass i mottakende avdeling er beregnet til kr 400 per glass. Denne kostnaden er basert på totalbudsjett for norsk patologi, delt på antall glass som produseres hvert år Reduksjon av telefonhenvendelser Nasjonalt mottar patologi avdelingene årlig telefonhenvendelser med spørsmål om prøver. Vi antar at telefon henvendelser om prøver som sendes mellom regioner reduseres med på telefonhenvendelser som har direktekost 50 Kr i arbeidstid pr telefon henvendelse. Reduksjon av telefonhenvendelser skyldes forbedret elektronisk informasjonsflyt. Gevinsten for samarbeidsløsningen omfatter både arbeidstid til ansatte, rekvisita- og portokostnader. Prosjektets vurdering er at rekvisita- og portokostnader vil reduseres betydelig. Reduserte arbeidstidskostnader kan bli omsatt i et fremtidig økt prøveomfang. For å konkretisere faktisk uttak bør prosjektets hypoteser verifiseres i form av null-linjemålinger i de enkelte avdelinger. Gevinstuttak vil kunne verifiseres i form av at man bekrefter avvikling av postforsendelser, produksjon av nye glass, samt reduksjon i telefonsamtaler relatert til prøvesvar. Prosjektet har ikke tatt høyde for en sannsynlig økning av prøveforsendelser som følge av økt prøvevolum Fordeling av gevinst Det er rimelig å fordele gevinstene knyttet til postforsendelser og produksjon av nye glass mellom de regionale prosjektene og nasjonalt prosjekt, da de regionale prosjektenes Prosjektbegrunnelse 19

24 målbilde vil innebære å sende digitale bilder innad i regionen via LIMS. I dag foregår mye av forsendelsen mellom avdelinger innad i regionene, og epat sitt bidrag blir derfor begrenset til interregional sending. Prosjektet foreslår at 60 % av gevinsten beregnes nasjonalt og 40 % regionalt, basert på følgende resonnement og usikkerhet i datagrunnlaget: Helse Vest (HV) utfører 19,7 % av alle prøver nasjonalt I regionalt prosjekt HV er det identifisert 1,075 MNOK i regionale forsendelseskostnader. Nasjonalt prosjekt har beregnet 12 MNOK i portokostnader på landsbasis. Dette tilsier, ut fra at HV utfører 19.7 % av prøvene, at 2,4 MNOK brukes til porto i HV MNOK utgjør vel 40 % av disse 2.4 MNOK, og derav anslås at de resterende 60 % brukes til interregionale forsendelser Kvalitative gevinster ved å etablere epat på tvers av regionene Kvalitative gevinster i tilknytning til å etablere en samhandlingsløsning knytter seg til at det blir enklere og raskere å konsultere hverandre, samtidig som man i spesialisthelsetjenesten får tilgang til nasjonal prøvehistorikk også fra private laboratorier. Komplett prøvehistorikk og rask tilgang til å konsultere patolog med ønsket kompetanse kan være avgjørende for riktig diagnose. Gevinstene er i sin helhet vurdert som nasjonale, med bakgrunn i at de muliggjøres som følge av et nasjonalt tiltak. Oppfølging av gevinstene knyttet til konsultasjoner på tvers kan gjøres ved å følge KPI for antall prøver som utveksles mellom avdelinger og sammenligne utviklingen med nullpunktsmålinger fra i dag. Gevinsten knyttet til tilgang på prøvehistorikk er binær og kan regnes som oppfylt dersom man får verifisert at tiltaket faktisk er gjennomført med et ja/nei spørsmål til berørte parter i et gevinstoppfølgingsregime Delprosjekt 2 Helhetlig virksomhet Tabell 2. Gevinster, delprosjekt 2 Prosjektbegrunnelse 20

25 Delprosjektet skal etablere nasjonale strukturer både organisatorisk og faglig, for å oppnå forutsigbare og likere arbeidsprosesser og resultater. De årlige gevinster vil bli realiserbare for regionene etter at respektive tiltak er implementert i hver enkelt region. Engangsgevinst blir mulig etter gjennomført tiltak Etablere nasjonale fagnettverk Delprosjektet skal etablere nasjonale fagnettverk for patologer og nasjonalt laboratorienettverk i samarbeid med linjeledelse og eksisterende organisasjoner innen fagmiljøene. Fagnettverkene skal utarbeide prosedyrer og diagnosemaler innen aktuelt fagområde og laboratorienettverket skal utarbeide laboratorieprosedyrer som støtter opp under standarder utarbeidet av fagnettverkene. Målsetningen er å oppnå likest mulig prøvehåndtering og diagnostikk i alle patologilaboratorier. Standardisert prosessering og diagnostikk vil hindre at unødvendige analyser utføres og redusere behovet for reprosessering av prøver som sendes annet laboratorium. Nasjonal strukturert svarrapport vil sikre like, komplette og riktige svar som gir klinikerne det beste grunnlag for pasientbehandling og elektronisk overføring til registre. Organisering i fagnettverk vil gi mulighet for større grad av spesialisering innen fagområder og utdanning av nye patologer og laboratoriemedarbeidere med tilpasset kompetanse. Fagnettverkene vil brukes innen konsultasjon og regranskning samt bidra til å oppfylle visjonen «Lik, rask og presis diagnostikk i alle landets patologiavdelinger». Det er svært sannsynlig knyttet store kvantitative gevinster til likere prøvehåndtering og svarrapporter. Gevinstene vil være både riktigere diagnostikk og pasientbehandling. Det er vanskelig å etablere valide nullpunktsmålinger og oppfølgningsregimer for å bedømme effekten av tiltakene. Dette skyldes at datagrunnlaget for slike regnestykker mangler nasjonalt og internasjonalt selv om de er etterspurt av alle som gjennomfør digitalisering av patologiområdet. De rapporter som finnes har kostet år med arbeid og har kun fokusert på enkelte områder av virksomheten. Prosjektgruppen mener derfor at det vil være uhensiktsmessig å bruke store ressurser på dette og heller beskrive overordnede gevinster som er svært sannsynlige og potensielt kan gi årlige samfunnsøkonomiske gevinster opp mot 350 MNOK. Prosjektbegrunnelse 21

26 Etablere mottaksorganisasjon for digital patologi Prosjektet vil komme med fortløpende leveranser gjennom hele prosjektperioden. Det betyr at en mottaksorganisasjon må etableres ved oppstart av gjennomføringsfasen. Dette er tenkt etablert gjennom et mandat gitt av prosjektstyret og må bestå av fagpersoner og ledere fra alle regioner. Mottaksorganisasjonen skal sikre at gevinster realiseres. Videre skal det sammen med prosjektet identifisere behov for rapportering, eksempelvis svartider og produksjon av blokker og glass. Mottaksorganisasjonen skal også sammen med prosjektet vurdere løpende behov for avlastning eller annen organisert samhandling mellom regionene. Mottaksorganisasjonen vil være av stor betydning for å realisere gevinster i prosjektet Finansieringsordning som understøtter samhandling Innføring av Digital patologi vil medføre at dagens arbeidsprosesser endres til en digital arbeidsflyt. Digitaliseringen vil muliggjøre oppdeling av arbeidsprosessen; en prøve kan prosesseres ved ett laboratorium men diagnostiseres ved et annet. For å sikre at slike muligheter realiseres må finansielle ordninger understøtte dette. Prosjektgruppen betrakter en fremtidig vellykket finansieringsordning som en viktig kvalitativ gevinst. Som for forbedret diagnostikk vil effekten av en vellykket finansieringsordning være vanskelig å måle siden finansieringsordningen kun vil være ett av flere virkemidler som bidrar til forbedret samhandling og diagnostikk Utvikling av nasjonal nummerserie for prøvemerking I dag er det forskjellig praksis i laboratoriene for hvordan prøver merkes. Nasjonal nummerserie for prøvemerking vil redusere re-merking av prøver ved forsendelse interregionalt. Ikke minst vil en nasjonal nummerserie gjøre det mulig å diagnostisere mellom avdelinger, fordi hvert enkelt digitale snitt vil ha et unikt nummer og derved ikke kunne forbyttes. Bedre kontroll vil kunne frigjøre tid blant personalet som da kan håndtere et forventet økt prøveomfang. Prosjektet har estimert en besparelse på NOK 0,6 MNOK i årlig direkte gevinst. Dette baseres seg på at ca prøver sendes, med 4 re-merkinger pr år med kostnad kr 50 pr stk. Estimatene er basert på analyse på tidsbruk i HN Utvikling av patologens arbeidsplass Det er identifisert en kvantitativ engangsgevinst i å unngå dette arbeidet i regionene, fordi det nasjonale prosjektet utvikler standarder for patologens arbeidsplass. Gevinsten forventes å gi spart tidsbruk i regionale prosjekter og forenkle implementering av digital patologi ved patologiavdelingene. Det er estimert en engangsbesparelse på 0,25 MNOK for hvert av de 17 HF, på landsbasis 4,25 MNOK. Prosjektbegrunnelse 22

27 Kvalitetskrav for validering og kontroll i laboratoriet Prosjektet skal etablere felles laboratorieprosedyrer knyttet til Digital patologi. Prosedyrene skal forankres og besluttes før de overleveres til implementering i patologiavdelingene via mottaksorganisasjonen. Prosedyrene skal utarbeides av fagnettverkene og prosjektet vil bistå med ressurser for å sikre gjennomføring. I dette tiltaket må fagnettverkene enes om omfang og implementere for ett og ett fagområde. Generelle krav kan opprettes utenom takten for implementering av de ulike fagområdene. Krav til kontroll knyttet til Digital patologi identifiseres og opprettes, før de overleveres for implementering. Felles prosedyrer og kontroll vil bidra til økt standardisering og gjøre samhandling enklere. At dette gjøres nasjonalt innebærer at de enkelte helseforetak ikke vil ha behov for å bruke ressurser på å utvikle egne prosedyrer. Prosjektgruppen har valgt å betrakte gevinsten som kvalitativ Rapporteringsstruktur på alle nivåer Innføring av Digital patologi vil medføre at dagens arbeidsprosesser endres og rapporteringsstrukturer som er relatert til dagens prosesser må endres, for å oppnå størst gevinst bør dette koordineres nasjonalt. Dette tiltaket skal identifisere hvilke rapporter som må på plass for å sikre en oversikt og nødvendig samhandling mellom regionene. Rapporteringsstrukturen skal samstemme med epat og fungere fra helseforetak til region og nasjonalt. Rapportene som utarbeides skal bidra til pålitelig statistikk og være en hjelp i å utvikle bedre arbeidsmetoder Utvikling av standarder for prosessering av prøver Det er identifisert en kvantitativ gevinst gjennom reduksjon av feilproduksjoner. I dag er det ingen definert beste praksis nasjonalt for hvordan bioingeniører og patologer skal prosessere innkomne prøver. Dette er ønskelig å standardisere, med formål å tilnærmet eliminere feil som gjøres i avdelingene. Feil som blir oppdaget utgjør minimum 5 % av total produksjon. En stor andel av disse feilene oppdages og korrigeres, og ifølge undersøkelse på OUS tar det 5 minutter per feilkorrigering. Prosjektet estimerer at ca. 25 % av feilene medfører at minst ett nytt snitt og glass må reproduseres. Totalt er det beregnet at kostnaden ved feilretting og nyproduksjon er 6 MNOK per år. Hypotesen til prosjektet er at tilnærmet alle disse feil kan unngås ved etablering av nasjonale retningslinjer for prøveprosessering og implementering av prosesstyringsmekanismer i LIMS samt gode integrasjonsløsninger til utstyr som fargemaskiner. Prosjektbegrunnelse 23

28 Fordeling av gevinst Nasjonalt prosjekt kan ikke forventes å få fullt gevinstuttak på dette området, da en del arbeid er realisert i regionene allerede. Moderne LIMS systemer er innført eller er under innføring i alle regioner. Prosjektet estimerer en fordeling med 80 % svarende til 3,5 MNOK av gevinsten fordeles til nasjonalt prosjekt Delprosjekt 3 Blokker, glass og digitale snitt Tabell 3. Gevinster, delprosjekt 3 Delprosjektet skal synliggjøre dagens praksis for oppbevaring av blokker, glass og digitale snitt og legge grunnlag for nasjonale retningslinjer for fremtidig håndtering av området. I forbindelse med utvikling av nasjonal plan for lagring av blokker, glass og digitale snitt, er det identifisert gevinster i å redusere behov for lokal lagring. Videre foreslås reduksjon av fysiske lagringskostnader som følge av overgang til digitaliserte snitt. Det er også identifisert en kvalitativ gevinst i form av forenklede prosesser for nedbygging av den fysiske lagringen Ikke behov for lokale krav for lagring av blokker og glass I dag finnes det ikke tydelige retningslinjer for lagring av blokker og glass. Plassmangel ved flere av landets patologiavdelinger gjør at materiale kastes ved behov. Helseregionene har meldt behov for å få etablert en felles nasjonal plan, slik at ikke hvert HF eller region må bruke mye tid på å lage lokale løsninger og retningslinjer. Dersom dette arbeidet skulle gjøres av hvert HF estimeres det en utredningskostnad på 0,15 MNOK på 17 HF, på landsbasis 2,55 MNOK Reduserte kostnader fysisk lagring Dersom prosjektet realiseres, og nasjonale retningslinjer basert på prosjektets anbefalinger etableres, vil behovet for fysisk lagring reduseres og digitale snitt vil overta. Kostnadsreduksjon baseres på lavere arealkostnader og reduserte administrasjonskostnader i forbindelse med gradvis avvikling av glassarkiv. Gevinsten er per nå beregnet til 64 MNOK frem til Dette forutsetter at scenario 3 eller 6 i «Delprosjekt 3 - Nasjonal plan for Prosjektbegrunnelse 24

29 blokker og glass» gjennomføres, hvor glass kasseres på en styrt måte og slik at glassarkivene etter hvert blir helt erstattet av digitale arkiv. Prosjektet antar at kostnader til digital lagring vil gå ned. Man forventer en sterk nedgang i fysisk lagring, og en økning i digital lagring. Videre er det identifisert en kvalitativ gevinst i form av forenkling av implementeringen av Digital patologi for regionene ved at nasjonale retningslinjer for lagring av digitale snitt etableres Forenklede prosesser for nedbygging av fysisk lagring for avdelingene Avdelingene vil få nasjonale retningslinjer for hva som skal oppbevares og ikke. Beslutninger om frigjøring av lagringsplass forenkles Ikke behov for lokale krav knyttet til lagring av digitale snitt Helseregionene har meldt behov for å få etablert en felles nasjonal plan, slik at ikke hvert helseforetak eller region må utrede dette. Dersom dette skulle gjøres i hvert helseforetak estimeres det en internkostnad på 0,2 MNOK på 17 helseforetak som er en engangskostnad, totalt 3,4 MNOK Oppsummering En forutsetning for at gevinstene kan realiseres, er at prosjektets anbefaling i «Delprosjekt 3 - Nasjonal plan for blokker og glass» blir vedtatt av Helsedirektoratet og fagmiljøet. Nasjonale retningslinjer for lagring av blokker, glass og digitale snitt vil forenkle lokal implementering av digital patologi. Det vil også bidra til ensartede beslutninger angående destruksjon av snitt eldre enn 20 år samt nye digitaliserte snitt Delprosjekt 4 Svarrapporter Tabell 4. Gevinster, delprosjekt 4 Delprosjektet skal spesifisere både teknisk og funksjonell standard for strukturerte nasjonale svarrapporter som inkluderer kodeverk. Strukturerte rapporter piloteres i utvalgte fagområder. Gevinster i å etablere strukturerte patologisvar er økt pasientsikkerhet og bedret kvalitet av data i registre. Prosjektbegrunnelse 25

30 De årlige gevinster vil bli fullt realiserbare for regionene etter at tiltak er implementert i hver enkelt region. Engangsgevinst blir mulig etter gjennomført tiltak Utvikling av standard for patologisvar I forbindelse med utvikling nasjonal teknisk standard for patologisvar er det identifisert en kvantitativ engangsgevinst gjennom at regioner slipper å utvikle og vedlikeholde standarder, eksempelvis elektronisk malstruktur, som følge av at det utvikles en nasjonal standard en gang. I dag brukes nasjonal KITH-standard ulikt innad og mellom regionene. Videre er det identifisert en kvalitativ gevinst ved at en felles nasjonal mal som svarer på behovet til digital patologi. For denne gevinst er det lagt til grunn en kostnadsunngåelse i form av redusert tid til utvikling og vedlikehold av standarder i det enkelte 17 HF med en engangs snittkostnad på 0,5 MNOK, på landsbasis totalt 8,5 MNOK Nasjonale strukturerte patologisvar Konseptstudien identifiserte et behov for maler innenfor svarrapporteringen. Det finnes nå kun en nasjonal strukturert svarrapport. Flere studier har vist at bruk av strukturerte svarrapporter bidrar til mer korrekte og komplette svarrapporter som er lettere lesbare for klinikere og bidrar til færre misforståelser angående patologisvaret. Enkelte rapporter konkluderer også med redusert tidsforbruk. En undersøkelse utført i HN påviste en gjennomsnittlig tidsbesparelse på 2 minutter pr. svarrapport. Ved 0,5 millioner prøvesvar per år kan dette årlig 16 MNOK tilsvare i spart arbeidstid. Delprosjektet har som målsetning at standardiserte strukturerte nasjonale svar-rapporter etableres innen alle fagområder. Prosjektet vil utarbeide teknisk standard for slike maler. Fagnettverkene blir tildelt ansvar for utarbeidelse av faglig innhold. For måloppnåelse kan antall svar maler som er utarbeidet, implementert og brukes nasjonalt følges opp Delprosjekt 5 Rekvisisjoner Tabell 5. Gevinster, delprosjekt 5 Prosjektbegrunnelse 26

31 Delprosjektet skal spesifisere både teknisk og funksjonell standard for strukturerte nasjonale rekvisisjoner som inkluderer bruk av nasjonale kodeverk. Strukturerte rekvisisjoner piloteres i utvalgte fagområder. De årlige gevinster vil bli fullt realiserbare for regionene etter at tiltak er implementert i hver enkelt region. Engangsgevinst blir mulig etter gjennomført tiltak Utvikle nasjonal standard for rekvirering av prøver En nasjonal standard for rekvirering av prøver forventes gi reduksjon i tidsbruk ved mottak av prøver, estimat baseres på erfaring fra HN. En enhetlig prosess kan gi en redusert tid på 60 sek per prøve. Et årlig estimat på prøvemottak og minuttkost kr 10,- for lab/sekretær gir en forventet gevinst på 5 MNOK Redusert prosjekttid i regionene for innføring av elektronisk rekvirering Nasjonal standard for rekvirering av prøver vil gi redusert prosjekttid i regionene for innføring elektronisk rekvisisjon. Dette estimeres til en engangskostnad på 0,4 MNOK for hver av de 4 regionene. Totalt 1,6 MNOK Redusert prosjekttid i regionene for innføring av NORPAT/SNOMED-CT En nasjonal standard for bruk av koder vil gi kvalitative gevinster eks. redusert prosjekttid i regionene for å ta i bruk kodeverk NORPAT/SNOMED-CT. Dette er en engangsbesparelse og estimeres til 0,4 MNOK for hver av de 4 regionene, på landsbasis 1,6 MNOK. Enhetlig nasjonalt kodeverk vil også gi kvalitative gevinster gjennom å dele informasjon mellom patologiavdelingene og til forskingsformål Delprosjekt 6 Overføre informasjon Tabell 6. Gevinster, delprosjekt 6 Overføring av data skjer i dag med flere delvis manuelle prosesser. Blant annet skjer all overføring av obduksjonsrapporter på papir. Mange av gevinstene til dette tiltaket er knyttet til riktigere ressursbruk og bedre datakvalitet i registre. Prosjektbegrunnelse 27

32 Delprosjektet skal etablere løsning for overføring og tilgjengeliggjøring av strukturert informasjon fra samhandlingsløsningen epat, til registre som kreftregisteret, FHI og pasientinnsynsløsninger. Det skal videre etableres innsyn for pasient til bilder og svarrapport, etablere innsyn for kliniker til bilder og svarrapport samt avgi data til forskning og undervisning. De årlige gevinster vil bli fullt realiserbare for regionene etter at tiltak er implementert i hver enkelt region Elektronisk overføring av data til Folkehelseinstituttet(FHI) Etablering av en elektronisk overføring av data til FHI vil gi gevinster til både patologiavdelingene og FHI. Data sendes per i dag i hovedsak per post og må registreres manuelt hos FHI. Prosjektets hypotese er at det vil være ressursbesparende å få etablert elektroniske overføringer til FHI og reduksjon av både tidsbruk ved postforsendelser, og portokostnader. Dette antas å kunne spare et årsverk i sum for regionene totalt. For FHI sin del estimeres å kunne spare opptil tre årsverk, beregnet til kr ,-. Prosjektet har her basert estimater på erfaring fra Kreftregisteret. Implementeringen vil skje via regionale LIMS til epat, og videre til FHI Elektronisk overføring av data til kreft- og andre kvalitetsregistre I dag mottar Kreftregisteret kun 55% av rapporteringen elektronisk. Dataene kommer i forskjellige formater, hvilket gjør at de må mappes og kontrolleres. Resterende 45% sendes per post og må registreres manuelt. Ved etablering av epat legges det opp til en standardisert rapportering og en fullautomatisert overføring, som sender data av høy kvalitet til Kreftregistret. For Kreftregistrets sin del estimeres å kunne spare et stort antall årsverk á kr ,-. Estimatet er oppgitt av Kreftregisteret. For patologiavdelingene vil dette være nok et effektiviseringstiltak, som frigjør kapasitet i avdelingene gjennom at merkantilt personell slipper å skrive ut, sortere og sende alle rapportene. Implementeringen vil skje via regionale LIMS til epat, og videre til Kreftregistret. Prosjektbegrunnelse 28

33 Etablere innsyn for kliniker til bilder og svarrapport Ved å muliggjøre innsyn for klinikere til bilder og svarrapporter vil dette bidra til færre telefonhenvendelser angående prøvesvar fra rekvirent. Dette vil frigjøre tid ved patologiavdelingene og for klinikerne. Videre gir dette klinkerne bedre mulighet til planlegging, slik at færre pasienter møter opp uten at prøvesvar foreligger. Gevinsten er her beregnet som kvalitativ, siden den kvantitative gevinsten i forhold til redusert antall telefonhenvendelser er beregnet i «Delprosjekt 1 Samhandling» Etablere innsyn for pasient til bilder og svarrapport Ved å muliggjøre innsyn for pasient til bilder og svarrapporter vil lovkrav om tilgang til egne pasientdata oppfylles Delprosjekt 7 Undervisning og forskning Tabell 7. Gevinster delprosjekt 7 Delprosjektet skal etablere en løsning for å muliggjøre overføring av relevant informasjon, som vil inneholde både rapporter og bilder, til undervisning og forskning. Dette vil bidra til en tidsbesparende prosess og dermed frigjøre tid i patologiavdelingene. Årlige gevinst vil bli fullt realiserbare for regionene etter at tiltak er implementert i hver enkelt region Avgi data til forskning Tiltaket skal muliggjøre eksport av data via den nasjonale samhandlingsløsningen, epat, til forskning etter formell REK (regional etisk komité) godkjenning Avgi data til undervisning Tiltaket skal muliggjøre eksport av avidentifiserte data via den nasjonale samhandlingsløsningen, epat, til undervisning. Den nasjonale undervisningsløsningen skal muliggjøre både virtuelle kurs og e-læringskurs. Dette vil gi effekt som standardiserte kurs og dermed gi samme opplæring til alle spesialistkandidatene. Prosjektbegrunnelse 29

34 Reduksjon i tidsbruk ved planlegging og gjennomføring av undervisning Den største gevinstene til dette delprosjektet er knyttet til reduksjon i tidsbruk. Gevinster er beregnet utfra at det per i dag avholdes ca. to kurs for spesialistkandidater per år i Norge. Disse kurs forestås av overleger fra avdelinger landet rundt. Gjennomsnittlig bruker ca. 4 patologer 2-3 arbeidsuker på å forberede og holde hvert slikt kurs. I tillegg er det tilsvarende behov for intern undervisning og andre interne og eksterne kurs i alle avdelinger. Prosjektet estimerer en kvantitativ gevinst tilsvarende et patolog årsverk som evt. kan frigjøres til diagnostisk arbeid, totalt 1,5 MNOK. I tillegg oppnås en kvalitativ gevinst ved at man kan holde virtuelle kurs og lage e-læringskurs myntet på alle spesialistkandidater samtidig. Prosjektbegrunnelse 30

35 5 Kostnader En prosjektgjennomføring vil utløse tre kostnadstyper: 1. Prosjektkostnader 2. Drift- og forvaltningskostnader 3. Innføringskostnader i regionene Prosjektkostnader og innføringskostnader som engangskostnader på forventet innslagspunkt, mens drift- og vedlikeholdskostnader fra de oppstår, og 5 år frem i tid fra og med tilhørende delprosjekt er avsluttet. Dette er samme prinsipp som er benyttet for årlige gevinstberegninger. Kostnadstypene er nærmere beskrevet i den videre teksten. 5.1 Prosjektkostnader Prosjektkostnader er i sum estimert til 161 MNOK i perioden med en årlig fordeling som vist i Tabell 8. Tabell 8. Prosjektkostnader Det vil være flere finansieringskilder som bidrar til å dekke den totale prosjektkostnaden. Prosjektlederressurser (prosjektleder, assisterende prosjektledere, delprosjektledere, testledere og release manager) på 46,1 MNOK (inkludert 5 % risikopåslag), samt møtekostnader (4,6 MNOK) vil finansieres av porteføljen til NIKT, og er skilt ut i en egen linje i tabell 9. Prosjektkostnader fra NIKT utfaktureres mot det enkelte RHF som en del av den totale utfaktureringen av NIKT sin kostnadsbase mot regionene. Videre ligger det en forpliktelse fra regionene om å delta med ressurser i nasjonale initiativ i regi av NIKT, samt til å dekke anskaffelseskostnader som forventes å oppstå i prosjektet. Prosjektet har gjort et estimat på hva regionene kan forvente av kostnader på dette området. Her er det gjort et forsøk på å skille aktiviteter som knytter seg til drift og investering i prosjektet. Bakgrunnen er at driftskostnader som løper vil måtte kostnadsføres i regionene løpende, mens investeringskostnader kan aktiveres og avskrives over en lengre tidsperiode (5 år). Videre er det verdt å poengtere at rent praktisk, så er det opp til hver enkelt region hvorvidt de ønsker å belaste kostnader ved avgitte ressurser via regional IKTportefølje, eller om dette skal dekkes av avgivende helseforetak eller avdeling. Prosjektbegrunnelse 31

36 Summen av prosjektkostnader, både drift og investering, skal i teorien fordele seg etter nasjonal fordelingsnøkkel mellom RHF ene (per tiden er denne 53,8 % HSØ, 19 % HV, 14,4 % HM og 12,9 % HN). Men total kostnadsbelastning per RHF vil avhenge av faktisk tilhørighet for deltagende personer i det nasjonale prosjektet, siden det ikke er lagt opp til noe felles økonomistruktur rundt avgitte ressurser fra regionene. Prosjektkostnader drift på 80,7 MNOK består av 73 MNOK i ressurskostnader og 7,7 MNOK i reisekostnader. Prosjektkostnader investering på 30 MNOK er fordelt på 19,2 MNOK i ressurskostnader og 10,8 MNOK i anskaffelseskostnad for løsning. Merk at estimatene på investering og drift er gjort med bakgrunn i informasjon tilgjengelig i planleggingsfasen, og at det reelle bildet vil detaljeres og potensielt sett kunne endres utover i prosjektperioden. Se Appendix for detaljer knyttet til timepriser som er lagt til grunn i prosjektbegrunnelsen. For å konkretisere ressursbehovet det forventes at regionene stiller med, har vi brutt kostnadene fra tabell 9 opp i konkrete årsverk i tabell 10. Dette er snittet av antall årsverk per ressurstype per år som prosjektet nå estimerer med. Gruppen andre eksterne er ønsket bemannet fra Kreftregisteret og Direktoratet for e-helse. Tabell 9. Snitt årsverk per ressurstype og år. Ressurstype Andre eksterne 0,5 0,9 0,4 0,1 Andre interne 2,7 6 6,2 2,2 Arkitekt 3,9 5,7 4,9 2,1 Kliniker 4,3 7,3 5,3 1,9 Totalsum 11,5 19,9 16,7 6,2 5.2 Drift- og forvaltningskostnader Forvaltningskostnadene er utledet på bakgrunn av forventet anskaffelseskostnad og inkluderer både forventet vedlikeholdskostnad hos leverandør og kostnader til interne forvaltningsressurser. Driftskostnadene er basert på grove estimater innhentet fra Norsk Helsenett som har erfaring med å drifte tilsvarende nasjonale løsninger. Prosjektbegrunnelse 32

37 Tabell 10. Drift- og forvaltningskostnader Drift og forvaltningskostnadene ved ny løsning er beregnet til 50,9 MNOK i perioden fra 2018 til Drift- og forvaltningskostnader kommer gradvis når leveransene er satt i drift. Årsak til at sum kostnader er avtagende i de siste år i perioden, henger sammen med at kostnadene innenfor hvert delprosjekt kun er beregnet fem år frem i tid fra løsning forventes levert, tilsvarende prinsipp som er benyttet innenfor gevinstberegningene. Siden enkelte relativt sett små delleveranser utføres sent i prosjektet, ser man derfor en avtagende kostnad totalt. Dette betyr ikke at årlige drifts- og vedlikeholdskostnader estimert til 9,2 MNOK (eller tilhørende gevinster) forsvinner, men de forsvinner ut av nåverdiberegningen som er beslutningsgrunnlag for prosjektet. For å forenkle modellen er det antatt at samhandlingen starter i Reell «opptrapping» av samhandlingen vil avhenge av gjennomføringen av de regionale prosjektene, men 5-års «vinduet» i modellen gjør at «forskyvning» i gjennomføring av de regionale prosjektene, vil ikke påvirke investeringsvurderingen vesentlig 5.3 Regionale innføringskostnader Regionene er ansvarlig for innføringsaktiviteter for regional Digital patologi. I tillegg er regionene ansvarlig for utrulling og opplæring relatert til det nasjonale prosjektet, utover pilot som ivaretas av prosjektet. Det er derfor rimelig å anta at det er behov for enkelte regionale innføringsaktiviteter som resultat av nasjonalt prosjekt. Kostnadene kommer i to bolker, med opplæring av superbrukere i første omgang, og deretter opplæring av patologer og bioingeniører. Kostnaden er estimert til 7,6 MNOK, og er presentert i Tabell 11: Tabell 11. Regionale innføringskostnader Prosjektbegrunnelse 33

38 6 Nåverdiberegninger Det er gjennomført nåverdiberegning for effektiviseringsgevinstene, som nevnt i kapittel 0 er overordnede gevinster holdt utenfor. Beregningen inkluderer dermed kun de gevinster som prosjektet vil måle og dokumentere i gevinstrealiseringsplanen. Alle kostnadstypene som presenteres i kapitel 5 er hensyntatt i nåverdiberegningene. Det er gjort en helhetlig vurdering av hvilke gevinster som bør deles med regionale prosjekt. Fordelingen er forankret med prosjektledere i de regionale prosjektene. Gevinstperioden er estimert fra og med ferdigstillelse av de enkelte delprosjektene og fem år frem i tid. Dette gjelder ikke de gevinster som er engangsgevinster, de presenteres på det år gevinsten opptrer. Hvis vi kun inkluderer prosjektspesifikke gevinster gir dette en nåverdi på 91,3 MNOK. Resultatet vises i Figur 11, som presenterer Feil! Fant ikke referansekilden.(summen av alle år hittil) kontantstrømmer. De årlige gevinstene i søyleform, og de akkumulerte gevinstene i grafen. Viktige bemerkninger i Figur 11: De fire første årene, , forventes negativ kontantstrøm fordi vi fortsatt investerer i å gjennomføre nasjonalt prosjekt Fra og med 2021 er kontantstrømmen positiv og vi starter «innhøstingen» I slutten av 2022 ser vi at investeringen er tilbakebetalt, ved at den akkumulerte kontantstrømmen passerer 0-linjen Prosjektbegrunnelse 34

39 Figur 11. Gevinster Digital patologi - periodisert Beregningene er dokumentert i regnearket tilhørende prosjektbegrunnelsen, men utgangspunkt i de kostnader og gevinster som er presentert i dette dokumentet. Prosjektbegrunnelse 35

40 7 Risiko Prosjektet følger Difi sin standard for risikostyring i prosjekter. Risikoregistret, som er vedlagt, vil håndteres fortløpende for å identifisere, analysere, håndtere og overvåke risiko. Risikoregisteret er tilgjengelig på prosjektplassen for alle prosjektdeltakerne. Styring av risiko er et viktig verktøy for å sikre at de identifiserte og kommuniserte gevinstene er realiserbare ved at risikoer er kjent, håndtert og kommunisert gjennom hele prosjektets levetid. Prosjektet vil styres med sterkt fokus på risiko og skal bruke risikoregisteret aktivt. Prosjektbegrunnelse 36

41 På overordnet nivå presenterer prosjektet to typer risiko for gjennomføringsfasen; gjennomføringsrisiko, Figur 12, og gevinstrisiko, Figur 13. Figur 12 - Gjennomføringsrisiko Figur 13 - Gevinstrisiko Prosjektbegrunnelse 37