GEVINSTREALISERINGSPLAN FOR PROSJEKT OPPGJØRSKONTROLL

Transkript

1 Gevinstrealiseringsplan GEVINSTREALISERINGSPLAN FOR PROSJEKT OPPGJØRSKONTROLL Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: <dato> Roy Smelien Anna Hammar Beslutning: <Godkjent/ikke godkjent/ øvrige vurderinger må gjøres > Signatur (prosjekteier) 1

2 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent v Opprettelse dokument Anna Hammar v Skrevet in i kapittel 1, 2, 3, 4 Anna Hammar v Skrevet in tekst i kapittel 3 Anna Hammar v Utdypet etter innspill fra styringsgruppen Roy Smelien DISTRIBUSJONSLOGG Versjon Dato Navn Styringsgruppeledere, pasientreisekontorledere, prosjektgruppe og ledere i Pasientreiser ANS Styringsgruppeledere, pasientreisekontorledere, prosjektgruppe og ledere i Pasientreiser ANS 0.6 Styringsgruppeledere, pasientreisekontorledere, prosjektgruppe og ledere i Pasientreiser ANS, styre i Pasientreiser ANS 2

3 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Systemeierforum og helseforetakene har over lengre tid ønsket å få på plass en oppgjørsmodul i Nissy for å ivareta oppgjørskontroll spesielt tilknyttet oppgjør fra leverandører av transporttjenester innenfor reiser med rekvisisjon. I 2013 ble Revisjonsrapport for tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS ferdigstilt. Revisjonen viste svakheter i dagens kontroll av oppgjør mot transportører, og påpekte at dette er et område som bør prioriteres. Systemeierforum ser et behov for å koordinere pasientreisekontorenes felles utfordringer innen oppgjørskontroll, og sikre en nasjonal tilnærming og tilrettelegging av arbeidet innenfor området. Sammenhengene mellom de ulike aktørene og systemene innenfor dagens oppgjørsordning er kompleks og det er mange involverte parter. 2. Formål og mål for prosjektet Formålet er å få kontroll på transportørkostnader knyttet til reiser med rekvisisjon, dette gjennom å anskaffe et system som skal effektivisere oppgjørskontroll. Som et ledd i dette må det ferdigstilles og implementeres en ny SUTI standard. Formålet skal bidra til oppnåelse av de overordnede målsettingene. Mål for hele prosjektet: Implementere ny SUTI standard for oppgjørsdata som muliggjør kontroll av kostnadsdriverne Anskaffe og utvikle en løsning for gjennomføring av oppgjørskontroll Avdekke økonomiske avvik på reiser med rekvisisjon og sikre korrekt oppgjør til transportør 3. Formålet med dokumentet Dokumentet skal følge prosjektet i gjennomføringen og over i realiseringsfasen. Dette skal sikre fokus på mulige gevinster og potensial for å effektuere disse. Gjennomføring av en gevinstrealisering skjer hovedsakelig i 4 faser, men det understrekes at planen må oppdateres løpende ved behov. De fire fasene er å identifisere gevinster, planlegge gevinstrealisering, gjennomføre gevinstrealisering og dokumentere realiserte gevinster. Dette dokumentet beskriver de ulike fasene for prosjektet oppgjørskontroll innen pasientreiseområdet. 4. Kort om prosjektkostnader Prosessen for å utføre oppgjørskontroll gjennomføres manuelt på pasientreisekontorene i dag dette betyr at dagens utgangspunkt gjenspeiler en situasjon med manuell håndtering av oppgjørskontroll, men uten systemstøtte. Prosjektets hypotese er at det finnes et ytterligere gevinstpotensial, som kan oppnås ved å gi pasientreisekontorene systemstøtte. Prosjektets store gevinstpotensial anses å ligge i reduksjon av transportkostnader. I foranalysen ble det innhentet resultater og simuleringer fra andre aktører for å danne seg et bilde av mulige besparelser i transportkostnader. Med en antatt økt årlig drift og avskrivningskostnad på 2,1 millioner NOK vil løsningen være avhengig av å oppnå en årlig gevinst på 0,14 % av dagens kostnadsbase (1.46 milliarder NOK) for å balansere de økte kostnadene. Et forenklet regnestykke viser at dette oppnås ved å avdekke 24 overfakturerte kilometer daglig per pasientreisekontor. 3

4 2.1 MNOK Nødvendig besparelse for å balansere estimert økning i kostnader (herav 1,2 MNOK med avskrivning over 5 år) 617 kr Nødvendig besparelse som må avdekkes daglig (200 dager) per pasientreisekontor får balansere estimert økning i kostnader (forenklet regnestykke) 20 km Antall overfakturerte kilometer som må avdekkes daglig per pasientreisekontor for å balansere estimert økning i kostnader (forenklet regnestykke) 9,8 MNOK Årlig nettogevinst dersom løsning bidrar til reduksjon i kostnadsbase på 1 % av dagens nivå. Tabell 1 Kostnadsbesparelser Prosjektet har også dratt den erfaring fra Stockholm Läns Landsting (SLL) som har hatt et egenutviklet oppgjørskontrollsystem i 20 år. Årlig håndteres oppgjør for 4,2 millioner transportoppdrag, til en total kostnad på 1.3 milliarder Skr hvorav 1 % av turene returneres til transportør med avvik. 80 % av disse avvikene rettes opp av transportør og resterende 20 % av disse er feil fra SLL sin side eller skyldes andre avvik. Prosjektet har ikke mottatt noe konkrete sifrer som sier noe om økonomiske gevinster eller gjeldende redusert ressursbruk. Gevinstene i gevinstrealiseringsplanen må ses som potensielle gevinster for det enkelte helseforetak ved innføring av fremtidig løsning for oppgjørskontroll. Gevinsten oppnås i hvert enkelt helseforetak, men grunnet store ulikheter og kompleksitet har det visst seg vanskelig å lage en god fremstilling av kvantitative gevinster for det enkelte pasientreisekontor. Det er sannsynlig at en realisering av kvalitative gevinster også vil medføre en positiv økonomisk gevinst. Det forutsettes at gevinstene gradvis vil inntreffe i løpet av 2016, med full effekt i løpet av Arbeidet med gevinstberegning vil videreføres og oppdateres i gjennomføringsfasen. 4

5 5. Identifiserte gevinster Tabellen viser de identifiserte gevinstene gjennom foranalysen og forprosjektet, og det vil være viktig å oppdatere dette i kommende faser av prosjektet gjennom tett dialog med pasientreisekontorene. Dette da det er de i stor grad som skal realisere gevinstene i avsluttende faser av prosjektet. Gevin st nr. Gevinst tittel Beskrivelse Type gevinst Knyttet til produkt Verdi Måle-enhet Hvor realiseres gevinsten Startdato for uttak av gevinster Sluttdato for uttak av gevinster 1 Innfri krav fra Internrevisjonen 2 Nasjonal standardisert oppgjørsfil 3 Riktig taksameterbruk hos leverandør som bruker SUTI 4 Standardisering av avvikskoder 5 Kontroll av kostnadselementer Etablering av et nasjonalt standardisert og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør. Imøtekommer krav fra internrevisjon av tverrgående prosesser mellom HF og Pasientreiser ANS som påpekte manglende og standardisert verktøy for kontroll av oppgjør. Etablering av nasjonal oppgjørsfil vil imøtekomme de viktigste kontrollbehovene i dagens avtaler, og en forutsetning for nasjonalt oppgjørssystem Løsningen vil tvinge frem korrekt bruk av taksameter hos transportør, og man vil få økt grad av korrekt status per rekvisisjon i NISSY Etablering av standardiserte avvikskoder vil forenkle automatisk avviksbehandling, samt gjøre det enklere å kategorisere avvikene. Oppgjørskontroll-løsningen vil sikre en kontroll på transportkostnadene. Kvalitet Reiser med rekvisisjon Lav N/A Alle HF Ved implementering en Kvalitet SUTI, NISSY, Etterbehandlingssyste m og oppgjørssystem Høy N/A Alle HF Ved implementering Kvalitet NISSY og taksameter Middels N/A NISSY? Ved implementering Kvalitet Økonomisk, reduksjon i kostnader SUTI, NISSY, Etterbehandlingssyste m og oppgjørssystem SUTI Reiser med rekvisisjon Middels - Høy Middels N/A Alle HF, Systemleverandører, Transportører, Etterbehandlere Ved implementering Kroner Alle HF Ved implementering Ved implementering en 5

6 Gevin st nr. Gevinst tittel Beskrivelse Type gevinst Knyttet til produkt Verdi Måle-enhet Hvor realiseres gevinsten Startdato for uttak av gevinster Sluttdato for uttak av gevinster 6 Reduksjon av manuell håndtering og arkivering av taksameterslipper 7 Økt grad av kontinuerlige oppgjør/avstemmi nger 8 Forhåndsgodkjenni ng av fakturabeløp 9 Automatisk og manuell kontroll og avviksoppfølging 10 Frikortrefusjon HELFO 11 Mer helhetlig kontroll Dette vil redusere mengde dokumentasjon og gi lettere administrasjon både hos Pasientreiser og hos leverandør. I dag mottar kontorene oppgjør 1 2 ganger pr. måned. Dette kan resultere i arbeidstopper ved f.eks mottak av faktura, månedsslutt og ferie Godkjennelse av fakturagrunnlag før transportør utsteder faktura, vil kunne medføre et lavere volum på krediteringer Løsningen legger opp til stor grad av automatisk kontroll og avviksoppfølging blant annet som følge av standardiserte avvikskoder. Manuell kontroll og avviksoppfølging vil kun være nødvendig i de tilfeller hvor det ikke oppnås enighet om avvik, eller at manuell kontroll er anbefalt av reiseplanlegger i helseforetaket. Løsningen kan i større grad understøtte korrekt frikortrefusjon fra HELFO Løsningen vil gi brukerne mulighet til å kontrollere langt flere turer på et mer detaljert og standardisert nivå. Effektivisering. Oppbevaring Bedre ressursstyring/ ressursutnyttelse ved kontorene Kvalitet Kvalitet og bedre ressursutnyttelse Kvalitet Andel turer kontrollert Fakturering Middels Tid Alle HF Ved implementering Arbeidsplaner bemanningsplaner. Fakturering og oppgjørssystem Middels Tid Alle HF Ved implementering Middels N/A Alle HF Ved implementering Oppgjørssystem Høy Tid Alle HF Ved implementering Oppgjørssystem og Frikortrefusjon Oppgjørssystem Høy Antall turer Lav N/A Alle HF og HELFO Ved implementering N/A under verdi og måleenhet, i tabellen over, viser at dette er kvalitative gevinster som ikke lar seg sette verdi på og måle. Disse gevinstene vil allikevel tilføre pasientreiseområdet verdi i form av bedret kvalitet og detaljer i kontrollgrunnlag og gjennomføring av oppgjørskontroll. Noe av dette vil være direkte leveranser i prosjektet. 6

7 6. Plan for gevinstrealisering I tabellen over beskrives hvor realisering av gevinster skal realiseres, og dette er avdekket gjennom en interessentanalyse knyttet til prosjektet. Dette er ikke nødvendigvis sammenfallene med hvem som opplever gevinsten, men for gjennomføring av gevinstrealiseringen er dette de vesentligste interessentene. Denne planen skal bidra til å forplikte og motivere virksomhetens ledelse og organisasjon i arbeidet med å realisere gevinster hensikten er å motvirke ansvarspulverisering og sikre at gevinstrealiseringen gjennomføres. Tabellen over vil således være et verktøy for å sikre at prosjektet kommunisere de forventede gevinstene til interessentene som vil bidra til at linjeorganisasjonen holder oppmerksomheten rettet mot gevinstene og realisering av disse. I oppstart av gjennomføringsfasen for prosjektet vil det således være viktig å utarbeide en god kommunikasjonsplan som også tar inn over seg nødvendig forankring av denne planen. I tillegg er det viktig at denne planen brukes som et levende arbeidsverktøy og justeres forløpende, og at det settes av tidspunkter også for dette i gjennomføringsfasen. For å sikre god dokumentasjon av gevinstrealiseringen vil det være viktig å få oversikt over nødvendige arbeidsprosesser i den løpende driften samt gjennomføre målinger av dagens situasjon for disse. Dette er en aktivitet som kan gjennomføres parallelt med gjennomføring av anskaffelse for prosjektet. Utarbeidelse av grunnlag for målinger av dagens situasjon må gjennomføres som en aktivitet med prosjektgruppen når anbudet er ute i prekvalifisering. Videre er det også viktig å kartlegge behov for investeringer i linjeorganisasjonen for å sikre at gevinster kan realiseres. Dette vil f.eks. være i form av nødvendig opplæring, eventuelle organisasjonsendringer og annet. 7. Gjennomføring av gevinstrealisering Selve gjennomføringen av gevinstrealisering vil først skje når løsningen er tatt i bruk, og for dette prosjektet vil dette i stor grad skje ute på pasientreisekontorene. For at dette skal skje på en god og mest hensiktsmessig måte er det vesentlig å sikre at de gevinstansvarlige har eierskap til gevinstene og gjennomføringen av disse. Det er således viktig for prosjektet at dette dokumentet følges opp kontinuerlig og kommuniseres til interessenter og gevinstansvarlige. Det må være fastsatte aktiviteter i prosjektet interne oppfølging samt kommunikasjonsplan. Denne må utarbeides ved oppstart av de ulike fasene. Prosjektgruppen med de regionalt ansvarlige vil sørge for at det etableres nødvendig eierskap til gevinstene der hvor gevinstene skal hentes ut. Første etablering av eierskap til gevinstene er gjort gjennom foranalyse og forprosjektfasen. Her har gevinstansvarlige fått tilsendt gevinstrealiseringsplan med mulighet til å gi innspill. Videre vil dette følge prosjektet og jevnlig forankres etter oppdatering. 7

8 8. Dokumentere realiserte gevinster Dette avsnittet vil bli oppdatert med dokumentasjon på nullpunktsmålinger og realisering av gevinster nå dette foreligger. 9. Risiko for at gevinstene ikke realiseres Utarbeides i anbudsfasen av prosjektet, parallelt med at prekvalifisering gjennomføres. Risiko Konsekvens S K Risiko Risikoreduserende tiltak