A- Møteprotokoll RiddoDuottarMuseat

Transkript

1 RDM styremøte , Scandic Karasjok Møtet ble avholdt Kl. 10:00-14:40 A- Møteprotokoll RiddoDuottarMuseat Til stede var: Johan Ailo Kalstad Arvid Petterson Gry Fors (pr. telefon) Svein Somby Mikkel Ailo Gaup Ingar Eira Anne May Olli Forfall: Ragnhild Vassvik Hjalmar Strømeng Synnøve Solbakken-Härkönen Ellen J. S. Eira Johan Eliassen Jan Edvard Nilsen Styreleder Nesteleder /Ansattrepresentant vara for Ellen J. S. Eira vara for Ragnhild Vassvik Direktør/Sekr. (bedt om fratredelse) vara for Hjalmar Strømeng vara for Johan Eliassen Saknr: SAK Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste enstemmig godkjent. Sak 22 ble behandlet før sak 21, da regnskap hittil i år og budsjett ble behandlet med Averdi v/ Ingvald Laiti tilstede under møtet Valg av to personer til å signere protokoll. Svein Somby og Ingar Eira velges til å signere dagens protokoll. Enstemmig vedtatt. 1. ORIENTERINGSSAKER Orienteringer - Protokoll siste styremøte - Referat fra RDM AU- møter - Regnskap hittil i år Nedbemanning- og omorganiseringsprosess 2017/ Kunstmuseumssaken Referat styremøte RDM Side 1 av 9

2 - Info om innspillsmøte med Kulturdep og Sametingets komiteer Valg av nye styrerepresentanter 2018 Vedtak: Sakene er tatt til orientering. 2. OPPFØLGINGSSAKER Ingen saker 3. BESLUTNINGSSAKER Bytte av pensjonsordning 1) Dokumenter: - Prognose på Forsikret Tjenestepensjon Virke - Prognose på Offentlig tjenestepensjon - Drøftelsesdokument mellom arbeidsgiver og de ansattes største fagorganisasjon Delta v /HTV. 2) Saksutredning: RDM er bundet gjennom tariffavtalen til en meget kostnadskrevende pensjonsavtale. Det er kommet en Hybrid, som kan gjøre at man får bedre kontroll over utgiftene. Vi har i dag en ordning som gjør at vi betaler pensjon for personer som ikke lenger jobber hos oss. Hybridvarianten gjør at vi vil betale for de som er ansatt. Det er mange fordeler med forhåndsinnbetaling av pensjonistomkostningene: - Forutsigbarhet for arbeidsgiver. - Demper engangspremie ved fratredelse før uttak av pensjon - Ingen engangspremie for pensjonister. - Ingen løpende premie for pensjonister eller personer som har sluttet. Det påløper ingen kostnader etter uttak av pensjon ei heller etter fratredelse før uttak av pensjon bedriften vil ikke lenger, som i en offentlig tjenestepensjonsordning, fortsette å betale kostnader for pensjonistene og fratrådte. - Innskuddsfritak også på sparing til pensjonistomkostninger. Dette innebærer at vi vil ikke spare mye ved omlegging den første tiden men på sikt vil vi få en mer forutsigbar pensjonskostnad, og vi vil ikke måtte fortsette å betale for samtlige som er innom RDM og jobber en periode. Ulempen er at alle over 52 år forblir i den gamle ordningen, mens de under vil overføres til den nye ordningen. Den gamle ordningen vil fortsatt løpe for oss alle sammen, men vi som er under 52 vil i praksis ha begge ordninger, og alle nytilsatte vil kun få den nye avtalen. Den gamle ordningen løper til dødsfall. Referat styremøte RDM Side 2 av 9

3 Den gamle ordningen vil pr år koste oss ,- da er det alle de over 52 år (7 stk), samt alle de som har vært innom RDM så lenge det har vært offentlig pensjonsordning. Her vil vi kun betale reguleringspremie i takt med endringer i beløp på lønnstrinn som er meldt inn (årlige reguleringer). De som er under 52, vil bli flyttet over i den nye hybridløsningen til en pris av ,-, samtidig som vi fortsatt vil ha det beløpet som allerede står inne på den gamle ordningen og vil påkoste reguleringspremie inntil vi dør (inkludert i summen på ,-) På sikt vil det bli billigere, etter hvert som de som er over 52 enten meldes ut av pensjonsordningen (tar ut pensjon eller sier opp stillingen). Det som gjenstår er da reguleringspremie. I dag betaler vi rundt en million kroner til pensjon. Vi vil for de som blir i den gamle og for den nye ordningen betale til sammen ,- På lang sikt vil vi få en billigere pensjonsordning for bedriften, og gir rom for nye tilsettelser. Direktør foreslår å gå over til hybridløsningen. Dette for å unngå at vi får flere oppsatte (personer) å betale for, enn det vi faktisk har aktivt ansatte. De som allerede er i den gamle ordningen blir der inntil sin død. 3) Uttalelsene fra AU: Sak : I og med at pensjon har en så stor påvirkning på vårt totale budsjett, er det viktig å vurdere andre alternativer. Saken må tas opp med de ansatte og saken løftes opp på neste styremøte. 4) Forslag til vedtak: RDM går inn for overgang til Forsikret tjenestepensjon Virke fra og med De over 52 år forblir i Offentlig tjenestepensjon (OTP), de andre beholder det de har oppspart i OTP samtidig som de begynner ny sparing i Forsikret Tjenestepensjon Virke fra årsskiftet. Alle nyansatte etter innlemmes i den nye ordningen. 5) Vedtak: Forslag til vedtak vedtas enstemmig, med protokolltilførsel fra Gry Fors: «Ansatterepresentant stemmer for vedtaket om endring av pensjonsordning under tvil, fordi Delta representanten ved RDM ikke har involvert NTL i drøftinger om ordningen. Ber om at Direktør fremover ber Delta om denne involveringen i alle saker som gjelder medlemmer av andre fagorganisasjoner» Budsjett ) Dokumenter: - Budsjettforslag fra administrasjonen Referat styremøte RDM Side 3 av 9

4 2) Saksutredning: Budsjett 2017 prioriteringer I budsjettarbeidet for 2017 så vi på sparebehov, i og med at vi fikk signalisert en økning på kun kr 0,6%. Resultatet etter budsjettbehandlingen på sametingets plenumsmøte ble at RDM fikk en økning på 5,4%. Dette medførte at vi dermed kunne bruke mer tid på både omorganisering- og nedbemannings prosesser. Sparebehov vil derfor få utslag i 2018 mer enn i RDMs strategidokument ble vedtatt i juni RDM har prioritet i 2017 å gjennomføre kunstutstillingen i Tråante, utstillingen Masi dokumentasjonssenter, samarbeidet med Nordnorsk Kunstmuseum og OCA, delta på arenaer som har gjort oss aktualisert, spesielt innenfor kunstfeltet. Dette har gitt konsekvenser for gjennomføring av tiltak og krevd intern omdisponering av midler. Vi har derfor blant annet utsatt ansettelse av Konservator på SVD, utsatt overgang til AFP, utsatt seminar om manglende oppmerksomhet i riksmedia o.l. Dette er tiltak som må tilbake på budsjett 2018 og prioriteres. Inntekter 2018 Sametingsrådets budsjettforslag gir RDM en økning på 2,1%. Både fylkeskommunen og kommunene har signalisert ved samtaler at RDM får ingen økning i 2018, dvs 0%. Pris- og lønnsvekst for 2018 er signalisert å bli på rundt 4,6%. Dette innebærer at RDM har en differanse på 2,5% som må hentes inn på eget budsjett. Total driftsstøtte kr ,- er fordelt følgende; Sametingsrådets budsjettforslag på driftsstøtte til RDM er på kr ,- Herav kr ,- øremerket Innkjøpskomiteen for samtidskunst. Finnmark Fylkeskommune kr ,- Kautokeino Kommune kr ,- Karasjok Kommune kr ,- Porsanger Kommune kr ,- Kvalsund Kommune kr ,- RDM forventer en salgsinntekt på kr ,- Dette gir RDM en driftsramme på totalt kr ,- Sparebehov og kuttforslag I og med at RDM opplever en 2,5% realnedgang på inntektene for 2018, samtidig som RDM skal prioritere i henhold til vedtatt strategiplan må RDM være tydelig på prioriteringer. Referat styremøte RDM Side 4 av 9

5 Porsanger kommune har signalisert at vi ikke får kommunalt tilskudd til Turistinformasjonen i Inneværende avtale gjelder ut mars 2018, dermed har vi ikke økonomisk grunnlag til å opprettholde Kunstarena Lakselv. Dette tiltaket har vært midlertidig i påvente av Porsanger Kommunes plan om å samlokalisere kulturinstitusjonene i kommunen. Dette har ikke skjedd, og RDM ser derfor ingen annen økonomisk løsning enn å ha kun en lokalitet i kommunen, Skoganvarre, fra og med 1. juli (reduksjon på kr ,-). RDM har leid et bygg fra Mesta vederlagsfritt fra Opprinnelig plan var å flytte dette bygget til en mer egnet lokalitet (er i dag inne på et industriområde), men kostnadsberegningen for bare flytting er anslått til å bli mellom 4-5 millioner kroner (beregning på bakgrunn av Norsk folkemuseums erfaring med flytteprosjekter). Dette er kostnader før istandsetting av bygget til bruk. RDM har ikke disse pengene, og per i dag har RDM heller ingen bruk av bygget. RDM har som del av nødvendige sparetiltak sagt opp leieavtalen og har ett års oppsigelsestid. Kostnadene på bygget har til nå vært strømutgifter (2017: omtrent ,-). Mestabygg-saken er i høst overført til Porsanger kommune som selv har direkte kontakt med Mesta vedr hva som skjer videre med bygget. RDM har ansvar for bygget til Strømmen vil bli kuttet til sommeren Pensjonsavtalen er nødvendig å endre. Den avtalen RDM har i dag medfører store kostnader i og med at RDM fortsetter å betale reguleringspremie for alle som er innlemmet ordningen. I dag har RDM 44 personer i pensjonsordningen, men kun 17 ansatte (inkl. vikarer/prosjekt). Det er nødvendig å gå over til en ordning som ikke innlemmer flere personer inn i en evigvarende ordning som den vi har i dag. Selv med endring allerede i 2018, så vil det ikke gi besparelser før på lengre sikt. For å være i stand til å hente inn noe av realnedgangen samt etterfølge strategiplanen til RDM, så er det nødvendig med reduksjon av stillinger. Strategidokumentet er tydelig på at administrasjonen skal effektiviseres og fag skal styrkes. Dette medfører nedbemanning på med omtrent to årsverk. RDM holder på med kartleggingsfasen, og vil ferdigstille dette arbeidet i løpet av første halvår Konsekvenser Konsekvensene av det forslaget som foreligger dreier seg primært om personalressursene vs. kjøp av tjenester. RDM vil være nødt til å kjøpe flere tjenester eksternt som vil medføre mindre kontroll internt på oppgaver som skal gjøres, og vil kreve mer planlegging og større tidsperspektiv. Derimot vil RDM bespare kostnader som ofte ikke er like synlige som lønnskostnader (pensjon, kursing, reiser, sykelønn mm). Ved å kun ha en lokalitet i Porsanger, vil RDM kunne styrke det faglige arbeidet på denne lokalitet. Derimot vil museet igjen få en fysisk avstand til brukere, slik som skole og barnehage. Budsjett 2018 Budsjett 2018 er satt opp på bakgrunn av regnskapet for Budsjettet er satt opp så nær erfaringstallene som mulig for faste utgifter og der det er rom for å gjøre tiltak og prioriteringer så er det tatt hensyn til det for Erfaringene fra 2017 med nytt regnskapssystem har gjort at vi har fått en bedre økonomisk styring, og ser tydeligere hvor vi har våre utgifter. Arbeidet med å styrke vår økonomiske situasjon vil fortsette i 2018, samtidig som vi vil fortsatt jobbe med å styrke det museumsfaglige arbeidet gjennom sterkere prioritering. Referat styremøte RDM Side 5 av 9

6 3) Uttalelsene fra AU: Budsjett 2018 var sak 24/17. Legger opp budsjett 2018 tilsvarende rammene og regnskapet for ) Forslag til vedtak: Styret vedtar følgende budsjettrammer for 2018; Ramme for lønnskostnader kr ,- Ramme for øvrige driftskostnader kr ,- Dette gir en total budsjettramme kr ,- 5) Vedtak: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt Prioritering ) Dokumenter: - RDMs Strategidokument - Handlingsplan ) Saksutredning: RDMs styre vedtok Strategiplan Dette vedtak medfører at RDMs aktiviteter må rettes mer etter strategidokumentet og prioriteres deretter. Tidligere har styret satt opp prioriterte aktiviteter på marsmøtet, men det gir igjen for kort tid til å innlemme prioriteringer til en detaljert aktivitetsplan før 1.4. Dette aktivitetsplanen skal altså sendes inn til Sametinget innen 1. april, og RDM skal rapportere på de aktiviteter som er sent inn gjennom årsmelding. RDM har en aktivitetsplan for år 2017, som er utarbeidet delvis før styrevedtaket om prioriteringer ble vedtatt i mars, og deretter tilpasset vedtaket. Nå skal de ansatte jobbe med aktivitetsplanen for 2018 som skal sendes sametinget innen 1. april. Det er ønske om at styrets overordnede prioriteringer kommer tidligere, slik at de ansatte kan planlegge i henhold til det. Referat styremøte RDM Side 6 av 9

7 Strategidokumentet har i kapittel 6, side 11, redegjort punkter på kort til lang sikt på hvordan RDM skal jobbe mot vår visjon. Samtidig har styret i sak vedtatt prioriteringer for Dette blir nå satt sammen til forslag på prioriteringer for ) Uttalelsene fra AU: Saken er ikke løftet til AU 4) Forslag til vedtak: Prioriterte aktiviteter 2018: Fortsette arbeidet med å styrke museumsfaglig kompetanse og effektivisere administrasjon. Oppgradering av utstillingene ved blant annet hjelp av primusregistering og digitalisering. Arbeide med fokus på å styrke lokalt samarbeid og skape lokal forankring. Fokus på forskning, FoU prosjekter og samarbeid med forskningsmiljøene. Kunstmuseum byggesak og SVD rehabilitering, jobbe med å få forprosjektmidler. Gjennomgang av andre eksisterende byggeplaner ved trinnvis prioriteringsliste over bygningstekniske behov for de ulike museene og deretter utarbeide en fremtidsrettet arbeidsstrategi vedrørende disse sakene. Dette bør også sees i sammenheng med Bååstede prosjektet. Utarbeide markedsstrategi-/mediestrategiplan ) Vedtak: Prioriterte aktiviteter 2018: Fortsette arbeidet med å styrke museumsfaglig kompetanse og effektivisere administrasjon. Oppgradering av utstillingene ved blant annet hjelp av primusregistering og digitalisering. Arbeide med fokus på å styrke lokalt samarbeid og skape lokal forankring. Fokus på forskning, FoU prosjekter og samarbeid med forskningsmiljøene. Kunstmuseum byggesak og SVD rehabilitering, jobbe med å få forprosjektmidler. Gjennomgang av andre eksisterende byggeplaner ved trinnvis prioriteringsliste over bygningstekniske behov for de ulike museene og deretter utarbeide en fremtidsrettet arbeidsstrategi vedrørende disse sakene. Dette bør også sees i sammenheng med Bååstede prosjektet. Utarbeide markedsstrategi-/mediestrategiplan Styret går enstemmig inn for direktørens forslag med tillegg: Den pågående effektiviseringen prioriteres samtidig som man jobber for å bevare et godt arbeidsmiljø I mars møtet blir grunnbemanning på de ulike museumsavdelinger egen styresak Fokus på å få inn ekstern finansiering på prosjekter Referat styremøte RDM Side 7 av 9

8 Styremøter ) Dokumenter: 2) Saksutredning: Det skal være tre styremøter i året, og det settes opp etter RDMs behov og forpliktelser. 3) Uttalelsene fra AU: -Ikke tatt opp i AU 4) Forslag til vedtak: 13/3 i Kautokeino - bušeahtta evttohus Sámediggái áigemearri cuoŋománu 1. Beaivi / budsjettinnspill til sametinget frist 1. april 20/6 i Kokelv - Jahkedieđáhus revisorii geassemánu 30. Beaivi / Frist årsberetning til revisor 30/6 17/12 i Porsanger bušeahtta gárvvistuvvot galgá jahkemolsašupmái / budsjett 2018 klart til årsskiftet 5) Vedtak: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. 4. DISKUSJONSSAKER Ingen saker 5. OPPSUMMERING Eventuelt Ingen saker Møtet ble avsluttet kl 14:40 Referat styremøte RDM Side 8 av 9

9 Referatet bekreftes riktig: Svein Somby Sign. Ingar Eira Sign. Referat styremøte RDM Side 9 av 9