A- Møteprotokoll RiddoDuottarMuseat

Transkript

1 RDM styremøte , Kokelv oppvekstsenter Møtet ble avholdt Kl. 12:00-16:00 Styret besøkte Nillagården. A- Møteprotokoll RiddoDuottarMuseat Til stede var: Johan Ailo Kalstad Irene Persen Gry Fors John Nystad Mikkel Ailo Gaup Hjalmar Strømeng Anne May Olli Forfall: Svein Atle Somby Ragnhild Vassvik Ellen J. S. Eira Johan Eliassen Ingar Eira Jan Edvard Nilsen Arvid Petterson Styreleder Vara for Arvid Petterson /Ansattrepresentant Vara for Somby vara for Ellen J. S. Eira Direktør/Sekr. Vara for Ragnhild Vassvik vara for Johan Eliassen Nestleder Saknr: SAK Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Valg av to personer til å signere protokoll. Gry Fors og Hjalmar Strømeng velges til å signere dagens protokoll. Enstemmig vedtatt. 1. ORIENTERINGSSAKER Orienteringer - Protokoll siste styremøte - Referat fra RDM AU- møter - Regnskap Kort informasjon om en utstilling i Masi som planlegges og jobbes med Referat styremøte RDM Side 1 av 7

2 - Informasjon om Kunstmuseums saken - Informasjon om omorganisering Vedtak: Sakene er tatt til orientering. 2. OPPFØLGINGSSAKER Ingen saker 3. BESLUTNINGSSAKER Årsmelding Årsmelding Årsmeldingen for 2016 omhandler de viktigste sakene/aktivitetene igjennom året. Vi har fokusert på å gjøre årsmeldingen mer leservennlig og samlet all informasjon fra hver avdeling slik at det er enklere å finne informasjon pr avdeling. Årsmelding 2016 godkjennes. Årsmelding for 2016 er kommentert og godkjent. Enstemmig. Referat styremøte RDM Side 2 av 7

3 Årsregnskap Regnskap Revisjonsberetning Regnskapet 2016 viser et underskudd på kr ,41,- for år Dette er et mindre underskudd enn budsjettert. Administrasjonen ser mer på differansene i budsjett og regnskap for år 2016, for å få et bedre grunnlag for å revidere 2017 budsjettet. AU tar øvrig informasjon til orientering. Regnskap for 2016 godkjennes. Enstemmig godkjent Revidert budsjett 2017 Resultatrapport 2017, april Vedlagt er det nye verktøyet som RDM har tatt i bruk. Vi har sett litt på differansen mellom budsjett 2016 og regnskap Hovedpunktene er differanse i pensjonskostnader, dette er fordi vi har hatt premiefond å ta av likevel, og vi hadde glemt å trekke fra Referat styremøte RDM Side 3 av 7

4 2% som de ansatte betaler selv. Vi hadde også mindre lønnsutbetaling på eldre arbeidstakere enn planlagt. Prosjektmidler har ikke vært med i budsjettet, men er med i regnskapet. Fondet har vært tatt med i budsjettet, men ikke blitt brukt. Vi har hatt tre store kostnadskrevende prosjekter i fjor Utstillingen i Skoganvarre, sentrumslokale i Lakselv og kunstmagasinet. Det er avvik på sluttsum på regnskap og budsjett. Dette er fordi prosjektmidler er ikke i budsjettet, mens regnskapet inneholder totale beløp. Ellers er mye av differansene mellom budsjett og regnskap en konsekvens av prioriteringer. Vi har tatt i bruk et nytt program og i forbindelse med dette har vi fått et nytt budsjettoppsett. Dette programmet setter budsjett og regnskap i kontakt med hverandre, og alle våre avdelingsledere kan gå inn og til enhver tid sjekke eget regnskap opp mot avdelingens budsjett. Dette gjør at vi får en bedre økonomistyring og en bedre mulighet for å gjøre nødvendige tiltak når man ser at det er nødvendig. Dette regnskapssystemet gjør at vi etter ett år, får et meget godt grunnlag for videre budsjettarbeid i årene som kommer. Det blir lettere å se faktiske kostnader pr avdeling helt ned til bilagsnivå. Det er fortsatt et system under oppbygging og opplæring av personalet som skal bruke det. Rammene er som følger, totalt budsjett kr ,- Endring: ,- som var satt på SVD midlertidig ansatt (post 5010) overføres/flyttes til ADM ramme post prosjekt/seminarer kr ,- Innkjøp samling KOKELV (post 6653) kr ,- Resterende overføres til under adm kr ,- lønn, Honorar ,- Adm post 6860 kr ,- Lønnskostnader kr ,- Ny ramme pr avdeling: ADM ,- SVD ,- GG ,- JMM ,- Kunst ,- PM ,- Øvrig driftsbudsjett kr ,- Ny ramme pr avdeling: ADM ,- SVD ,- GG ,- JMM ,- Kunst ,- PM ,- Referat styremøte RDM Side 4 av 7

5 Revidert budsjett godkjennes. Enstemmig godkjent RDM Strategiplan Strategiplan Høsten 2016 begynte arbeidet med å utvikle en strategiplan for RDM. Strategiplanen og prosessen med dette arbeidet har vært en selvransakelse av RDM, analysert av ansatte, styre og eiere. Det er viktig at vi kjenner til årsakene for hvor vi er i dag, for å kunne utarbeide en strategi for hva vi vil være i fremtiden. Mye av det RDM er og kommer til å bli i fremtiden, er bevisste valg og prioriteringer gjort av både de ansatte, styre og eiere. Fokuset i strategiplanens første del er selvransakelsen både når det gjelder RDMs arbeid, ansikt utad og økonomiske situasjon i dag. I den midtre del av strategiplanen må vi ta noen valg, plassere oss på ulike skalaer for hvor vi ønsker å være, om vi ikke befinner oss på ønsket sted i dag. Disse valgene leder oss til en visjon for RDM en ledende nasjonal samisk museumssammenslutning. Hva dette betyr i praksis er listet opp i planen. Avsluttende del er hvordan vi skal jobbe oss frem mot vår visjon, som er konkretisert i kortsiktige, mellomlangsiktig og langsiktige mål. Disse skal være med på å prioritere hva RDMs museumssammenslutning bruker av både menneskelige og økonomiske ressurser i planperioden. RiddoDuottarMuseat Strategiplan godkjennes. Strategiplan godkjennes enstemmig med følgende endringer og tilføyelser; - Nummerering erstattes med kulepunkter i kap. 6 Referat styremøte RDM Side 5 av 7

6 - Pkt. 6,1, tredje punkt: jobbe for å realisere byggeplaner i samtlige museer i RDM, Lage en prioritert plan for bygg og infrastruktur for hele RDM, fri til interessenter og finansieringskilder for å få støtte til å oppgradere flere bygg - Pkt. 6,3, Ny: Tilby relevante og attraktive forskningsbaserte utstillinger, Fokusere på forskning og utviklingsarbeid KD-midler og RDM innkjøpsordning Tidligere vedtak/protokoll fra RDM styre Kultur og kirkedepartementet bevilget penger via Sametinget til innkjøp av kunst og kunsthåndverk. På styremøte 7. Februar 2008 sak 06/08 ble det opprettet innkjøpskomite for kunstinnkjøp, hvor RDMs kunstkonservator er fast medlem av KDs innkjøpskomite. Samt at det oppnevnes et medlem fra RDMs kulturhistorisk seksjon og et medlem oppnevnt av Samisk kunstner organisasjon. Jfr vedtekter godkjent av RDM styre i styremøte 14. februar (vedlegg 1) Retningslinjer for RDMs innkjøpsordning pkt. 2.2; To innkjøpskonsulenter med vararepresentanter oppnevnes av RiddoDuottarMuseat. En innkjøpskonsulent skal være tilknyttet institusjonens fagenhet for kunst. En innkjøpskonsulent, med personlig vara, oppnevnes av Sámi Dáiddačepiid Searvi/Samisk kunstnerforbund. Geografisk spredning skal vektlegges. Pkt. 2.3 Innkjøpskonsulenter oppnevnes for 2 år av gangen. (vedlegg 2) Særutskrift fra Sámi Dáiddačepiid Searvi årsmøte 2011 ble Synnøve Persen oppnevnt med Bente Geving som vara til RDMs innkjøpskomite (vedlegg 3) Sami Daiddacepidsearvi har i brev av derimot trekt sitt medlem fra RDMs innkjøpsordning. (vedlegg 4) Av e-post korrespondansen av 27.januar 2012 ser man at KD innkjøpsordnings innkjøpskomite består av Gry Kristina Fors og Riinakaisa Laitila fra RDM. Henholdsvis kunst avdeling og Porsanger museum.(vedlegg 5) I brev av underskrevet Karen Elle Gaup ser vi at RiddoDuottarMuseat har oppnevnt Hege Annestad Nilsen som det tredjemedlemmet av KDs innkjøpskomite. (vedlegg 6). Ut i fra dette ser vi at KD innkjøpskomite ikke har vært fullverdig de siste 3 årene. Heller ikke er oppnevnelse av medlemmer gjort etter retningslinjene til RDMs innkjøpsordning for kunst og dáiddaduoddji. KD ordningen har vært øremerket i tildelingsbrevet fra sametinget som Innkjøp samtidskunst til og med 2015, men fra og med tildelingsbrev 2016 er ikke KD midlene lenger øremerket. Dette igjen samsvarer ikke med retningslinjene pkt. 4.1 I 2016 har kunstsamlingen flyttet til nye magasiner på Sápmiko-bygget. Dette magasinet vil fort fylles opp når det kjøpes inn kunst for ,- pr år, i og med at det i tillegg til KD midlene på kr ,- kjøpes det inn for kr ,-gjennom Sametingets Innkjøpsordning. Når det gjelder innkjøp til egne samlinger, har vi fra og med budsjettår 2016 innført avdelingsvis budsjett, der hver avdeling (lokalmuseum/kunstmagasin) selv kan sette av midler til innkjøp til egen samling etter behov. Referat styremøte RDM Side 6 av 7

7 RDM innkjøpsordning for kunst og dáiddaduodji finansiert av Kulturdepartementet via sametinget (KD- Innkjøpsordning) nedlegges. Dette på bakgrunn av at Innkjøpskomiteen over år ikke har vært fulltallig ifht retningslinjene, KD-midlene er ikke lenger øremerket og inngår nå i direktetilskuddet fra Sametinget og vil fortsatt bli tilgodesett drift av kunstmagasinet. Samtidig fortetter Sametingets Innkjøpsordning med innkjøp av samtidskunst inntil videre. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. 4. DISKUSJONSSAKER Ingen saker 5. OPPSUMMERING Eventuelt Ingen saker Møtet ble avsluttet kl 16:00 Referatet bekreftes riktig: Gry Fors Sign. Hjalmar strømeng Sign. Referat styremøte RDM Side 7 av 7